Иностранный работник оформляется по общим правилам ТК РФ, но комплект документов, который компания обязана иметь и хранить, у него шире. В него входят трудовой договор со сведениями о разрешении на работу, патенте, РВП или ВНЖ (статья 327.2 ТК РФ), приказ о приёме, уведомления в МВД о заключении и прекращении договора и подтверждения их подачи, а для высококвалифицированного специалиста ещё полис ДМС или договор платных медуслуг. Уведомление подаётся в течение 3 рабочих дней. Хранится оно 3 года, а трудовой договор и приказы — 50 лет. Набор зависит от статуса: временно пребывающий предъявляет разрешение на работу или патент, гражданин ЕАЭС работает без них, временно проживающий — с РВП, постоянно проживающий — с ВНЖ.
Ниже — таблица документов по статусу иностранца, обязательные реквизиты договора, порядок уведомления МВД с учётом правила о нескольких регионах и проверка по реестру контролируемых лиц. Отдельно показано, какие копии хранить не обязательно, что изменили новые правила медосвидетельствования с 1 сентября 2026 года и чего не меняют поправки в КоАП с 3 ноября. Сроки хранения по номенклатуре, пошаговая инструкция, расчёт штрафов и стоимость электронного архива — во второй половине материала.
Какие документы иностранного работника компания обязана иметь: разбор по статусу
Статья 327.3 ТК РФ требует от иностранца те же документы, что и от гражданина РФ по статье 65 ТК РФ, и добавляет документ, подтверждающий право работать. Какой именно документ, зависит от статуса. Временно пребывающий предъявляет разрешение на работу (РНР) или патент, временно проживающий — разрешение на временное проживание (РВП или РВП в целях получения образования), постоянно проживающий — вид на жительство. Исключения устанавливают федеральные законы и международные договоры, и самое крупное из них касается граждан ЕАЭС.
Миграционная карта в этот перечень не входит. Медицинское заключение тоже: работодатель его при приёме не требует. Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его внутренним регламентом компании нельзя.
| Категория иностранца | Документ, дающий право работать | Что ещё учесть работодателю |
|---|---|---|
| Временно пребывающий, въехал в безвизовом порядке | Патент | Работа только в регионе выдачи патента и по профессии, если она в патенте указана (статья 13.3 115-ФЗ). Сам работник в течение 2 месяцев со дня выдачи патента подаёт в МВД уведомление о трудовой деятельности и прикладывает копию договора |
| Временно пребывающий, въехал по визе | Разрешение на работу | Должность и регион работы должны совпадать с указанными в разрешении: работа не по профессии из разрешения или в другом субъекте подпадает под часть 1 статьи 18.15 КоАП |
| Высококвалифицированный специалист (ВКС), временно пребывающий | Разрешение на работу ВКС | Полис ДМС или договор работодателя с медорганизацией о платных медуслугах; ежеквартальное уведомление МВД о выплате зарплаты (статья 13.2 115-ФЗ) |
| Временно проживающий | РВП или РВП в целях получения образования | Сведения о РВП вносятся в трудовой договор; истечение или аннулирование РВП — основание для отстранения и прекращения договора |
| Постоянно проживающий | Вид на жительство | Сведения о ВНЖ вносятся в трудовой договор; уведомление МВД о заключении и прекращении договора подаётся на общих основаниях |
| Гражданин государства ЕАЭС | РНР и патент не нужны (статья 97 Договора о ЕАЭС) | 30 суток со дня въезда работник освобождён от миграционной регистрации, при более долгом пребывании действуют российские правила учёта |
По таблице видно, что для граждан ЕАЭС отпадает документ-основание, а уведомление МВД нужно при любом статусе. Поэтому первым делом при оформлении определяют категорию иностранца: от неё зависит, какие реквизиты попадут в договор и за какими сроками придётся следить.
Факт: требовать при приёме документы, которые не предусмотрены законом, указом Президента или постановлением Правительства, нельзя. ИНН в обязательный перечень не входит: если работник не принёс его сам, налоговая всё равно примет отчётность без ИНН.
Типичная ошибка при найме иностранцев — добавить к законному перечню справку о доходах с прошлого места, характеристику, оригинал миграционной карты на хранение. Оснований для таких требований нет, а оригиналы документов иностранца работодатель удерживать не вправе: паспорт, патент и миграционная карта нужны работнику при проверке документов на улице и при продлении статуса.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов в статье 65 ТК РФ не единственный, но расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании этого не делают. Когда служба безопасности просит принести то, чего в законе нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему за это в приёме нельзя. Сверьте свою анкету для иностранцев со статьями 65 и 327.3 ТК РФ и уберите лишнее.»
Что записать в трудовой договор с иностранцем и как следить за сроками документов
Трудовой договор — основной документ, который подтверждает законность работы иностранца, и статья 327.2 ТК РФ определяет, какие сведения в нём обязательны. Для временно пребывающего это сведения о разрешении на работу или патенте, для временно проживающего — о РВП, для постоянно проживающего — о ВНЖ. В договор с временно пребывающим ВКС дополнительно вносят условие об основаниях оказания медпомощи и реквизиты полиса ДМС или договора о платных медуслугах.
Реквизиты документа в договоре нужны не для формы. Патент и разрешение на работу выдаются на срок, и статья 327.6 ТК РФ называет их истечение или аннулирование самостоятельным основанием прекращения договора. То же относится к РВП, ВНЖ, полису ДМС ВКС и к разрешению на привлечение иностранных работников у самого работодателя. По изменениям Федерального закона от 17.11.2025 № 419-ФЗ основанием стало и приведение численности иностранцев в соответствие с установленными ограничениями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Порядок действий при истечении документа задаёт статья 327.5 ТК РФ: работника сначала отстраняют от работы. Прекратить договор по этим основаниям можно только по истечении 1 месяца со дня, когда наступило обстоятельство (часть 2 статьи 327.6 ТК РФ). Если за этот месяц иностранец получил новый документ, его реквизиты вносятся в договор дополнительным соглашением, и работник возвращается к работе.
Для патента контроль срока дополняется проверкой территории. Статья 13.3 115-ФЗ запрещает привлекать держателя патента вне субъекта, где патент выдан, кроме прямо предусмотренного законом межрегионального исключения. Если в патенте указана профессия, трудовая функция по договору должна ей соответствовать, иначе возникает состав части 1 статьи 18.15 КоАП. Для разрешения на работу правило то же: должность в договоре сверяется с профессией в разрешении.
Важный нюанс из практики: в одном кадровом документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно ПЭП или УНЭП. Работодатель подписывает трудовой договор как организация, и УНЭП с его стороны для договора не подходит. Если иностранец подписывает договор электронно до приёма, когда он ещё не работник, с ним заранее заключают соглашение об электронном взаимодействии.
В Добыто трудовой договор, допсоглашения и приказ о приёме иностранца подписываются в КЭДО, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Документы, которые по статье 22.1 ТК РФ нельзя перевести в электронный вид, например трудовую книжку, по-прежнему ведут на бумаге.
Образцы трудового договора и приказа для оформления иностранного работника
Начните с трудового договора: в него нужно добавить сведения о разрешении на работу, патенте, РВП или ВНЖ по статье 327.2 ТК РФ, а приказ о приёме оформляется по общей форме.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
Уведомления в МВД о заключении и прекращении договора: сроки, способы подачи и доказательства
Работодатель уведомляет территориальный орган МВД о заключении и о прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем не позднее 3 рабочих дней (пункт 8 статьи 13 115-ФЗ). Формы и порядок подачи утверждены приказом МВД России от 30.07.2020 № 536, на дату публикации он действует в редакции от 06.08.2025. Уведомление заполняется отдельно на каждого иностранца.
С 2025 года действует правило о нескольких регионах, введённое Федеральным законом от 23.05.2025 № 121-ФЗ. Если иностранец работает в двух и более субъектах, уведомления направляются в МВД каждого из них. Если в другом регионе он начал работать позже, уведомление туда подаётся в течение 3 рабочих дней с этой даты. Форму уведомления под это правило скорректировал приказ МВД от 06.08.2025 № 552.
Приказ № 536 допускает 4 способа подачи. От способа зависит, какой документ потом подтвердит соблюдение срока:
- Лично в подразделение по вопросам миграции. На уведомлении ставят регистрационный номер и дату, подавшему выдают справку о приёме.
- Через организацию, уполномоченную МВД на приём уведомлений. Этот способ удобен, если подразделение по вопросам миграции далеко от места работы.
- Заказным письмом с уведомлением о вручении. Уведомление о вручении порядок требует, опись вложения обязательной не названа.
- Через Госуслуги. Уведомление подписывается ПЭП или УНЭП, сообщение о приёме приходит не позднее следующего рабочего дня.
Само уведомление, справка о приёме, почтовое уведомление о вручении или электронное сообщение о приёме хранятся в одном деле. Часть 3 статьи 18.15 КоАП наказывает и за нарушение срока подачи, поэтому соблюдение 3 рабочих дней должно подтверждаться документом с датой.
Для ВКС есть ещё одна обязанность: ежеквартальное уведомление об исполнении обязательств по выплате заработной платы (пункт 13 статьи 13.2 115-ФЗ). Его форма тоже утверждена приказом № 536. Отдельной обязанности сообщать в МВД о том, что иностранец не выходит на работу больше 10 рабочих дней, в действующем приказе № 536 нет.
Во что обходится пропущенное уведомление или документ
Штрафы для организаций по статье 18.15 КоАП на дату публикации такие. За привлечение иностранца без разрешения на работу или патента, если они требуются, за работу не по профессии из разрешения или вне разрешённого субъекта (часть 1) — от 250 000 до 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14-90 суток. За неуведомление МВД или нарушение порядка и формы уведомления (часть 3) — от 400 000 до 800 000 руб. либо приостановление на 14-90 суток. Если нарушение совершено в Москве, Санкт-Петербурге, Московской или Ленинградской области (часть 4) — от 400 000 до 1 000 000 руб. либо приостановление на 14-90 суток.
Примечание 2 к статье 18.15 КоАП предписывает считать ответственность отдельно по каждому иностранцу. Если компания в Москве не подала уведомления о приёме 5 иностранцев, минимальная сумма составит 5 × 400 000 = 2 000 000 руб., максимальная — 5 000 000 руб.
С 3 ноября 2026 года вступают в силу изменения КоАП по Федеральному закону от 04.08.2026 № 294-ФЗ. Они повышают штрафы для граждан по частям 1-4 статьи 18.15: по частям 1-3 с 2 000-5 000 до 4 000-7 000 руб., по части 4 с 5 000-7 000 до 7 000-9 000 руб. Санкции для должностных лиц и организаций этим законом не меняются.
Реестр контролируемых лиц, миграционный учёт и медосвидетельствование: что проверяет работодатель
Реестр контролируемых лиц (РКЛ) ведётся по статье 31.2 115-ФЗ с 5 февраля 2025 года. Иностранцам из реестра запрещено, среди прочего, открывать банковские счета, менять место жительства без разрешения и работать, кроме случаев, прямо допущенных законом. Прямой обязанности проверять РКЛ перед каждым наймом закон работодателю не устанавливает, но допуск к работе человека, которому трудовая деятельность запрещена, создаёт риск нарушить миграционные требования.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверка бесплатная, её проводят через сервис проверки по реестру контролируемых лиц на сайте МВД или через Госуслуги. Сведения на сайте МВД обновляются каждые 4 часа. Скриншот или выписку с датой проверки разумно приложить к документам о приёме: так компания покажет, что проверила работника на момент оформления.
С миграционным учётом работодатели часто путают свои обязанности. Компания не становится принимающей стороной только потому, что наняла иностранца. По части 2 статьи 21 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ иностранец встаёт на учёт по адресу организации, если фактически проживает в её помещении либо в помещении без адресных данных. Адрес офиса или места работы сам по себе для этого не годится. Общий срок подачи уведомления о прибытии — 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания. Граждане ЕАЭС освобождены от учёта на 30 суток со дня въезда, граждане Таджикистана — на 15 дней по двустороннему соглашению.
С 1 сентября 2026 года действует новый порядок медосвидетельствования по Федеральному закону от 10.06.2026 № 162-ФЗ (пункты 18-19 статьи 5 115-ФЗ). Иностранец, прибывший на работу, проходит его в течение 30 календарных дней со дня въезда, а затем повторно в течение 30 дней после каждой годовщины предыдущего освидетельствования. Есть исключения, в том числе для граждан Беларуси. Медорганизация размещает заключение в ЕГИСЗ, бумажную выписку выдают по просьбе самого иностранца.
Какие документы иностранца компания хранить не обязана
Статья 327.3 ТК РФ обязывает иностранца предъявить документы, но не обязывает работодателя снимать с них копии. Обязательного личного дела для работников коммерческой организации закон тоже не вводит. Без самостоятельной обязанности хранения остаются:
- копии паспорта, патента, разрешения на работу, РВП и ВНЖ: реквизиты этих документов уже есть в трудовом договоре;
- миграционная карта: в перечень статьи 327.3 ТК РФ она не входит;
- медицинское заключение: оно хранится в ЕГИСЗ, и обязанность работодателя держать его копию закон не устанавливает.
Если компания всё же снимает копии, например чтобы при проверке МВД показать, какой документ предъявлялся, это обработка персональных данных. Статья 5 Федерального закона № 152-ФЗ запрещает избыточную обработку и хранение дольше, чем требует цель. Цель, состав копий и срок их хранения фиксируют в ЛНА о персональных данных, иначе копии сами становятся нарушением.
Отдельная граница — иностранец, который работает удалённо из-за рубежа. С ним обычно заключают договор ГПХ, и правила о трудовом договоре с иностранцем к такому исполнителю не применяются.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фраза о том, что иностранец работает за границей удалённо и поэтому с ним договор ГПХ, звучит просто, а на практике это зона риска. Признаки трудовых отношений не исчезают оттого, что человек находится за пределами страны, и вопрос переквалификации остаётся. Выбор договора определяется существом отношений, а не местом нахождения работника. Если у исполнителя есть график, подчинение и постоянная трудовая функция, оценивайте договор как трудовой.»
Сроки хранения документов иностранного работника по Перечню Росархива
Сроки хранения кадровых документов устанавливает Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для иностранного работника они складываются из двух групп: общие кадровые документы, которые хранятся так же, как у гражданина РФ, и миграционные, у которых срок короче.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, приказы по личному составу, личное дело и документы, не вошедшие в личное дело | 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года; 75 лет для более ранних | Статья 445 Перечня, приказ Росархива № 236 |
| Уведомления о трудоустройстве иностранных граждан | 3 года | Раздел 7.1 Перечня, приказ Росархива № 236 |
| Подтверждения подачи уведомлений: справка МВД, уведомление о вручении, электронное сообщение о приёме | В одном деле с уведомлением, 3 года | Подтверждают дату подачи по части 3 статьи 18.15 КоАП |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Копии паспорта, патента, РНР, РВП, ВНЖ, если компания их снимает | Законом не установлен; определяется целью обработки и закрепляется в ЛНА | Статья 5 152-ФЗ |
Из таблицы следует практический вывод: уведомления МВД нельзя подшивать в личное дело иностранца. Личное дело хранится 50 лет, уведомления — 3 года, и если смешать их в одном деле, уничтожить уведомления по истечении срока не получится. Поэтому уведомления о заключении и прекращении договоров и подтверждения их подачи ведут отдельным делом номенклатуры.
Полезно знать: организация вправе сама создать архив и организовать хранение (статья 13 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»). В конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив.
Срок по Перечню считается с 1 января года, следующего за годом, когда дело закончено делопроизводством. Для дела с уведомлениями за 2026 год это значит, что выделить его к уничтожению можно не раньше 2030 года, и только по акту о выделении документов к уничтожению.
Как собрать и хранить документы иностранного работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите категорию иностранца: временно пребывающий с патентом или разрешением на работу, ВКС, временно проживающий, постоянно проживающий или гражданин ЕАЭС. От категории зависит документ-основание и реквизиты договора.
- Шаг 2. Проверьте документ-основание: срок действия, регион и профессию в патенте или разрешении на работу. Проверьте работника по реестру контролируемых лиц и сохраните результат с датой.
- Шаг 3. Внесите в трудовой договор сведения о РНР, патенте, РВП или ВНЖ, а для ВКС — условие о медпомощи и реквизиты полиса ДМС или договора о платных медуслугах (статья 327.2 ТК РФ).
- Шаг 4. Подайте уведомление о заключении договора в МВД не позднее 3 рабочих дней, а если работник трудится в нескольких субъектах — в МВД каждого из них. Сохраните справку о приёме, уведомление о вручении или электронное сообщение.
- Шаг 5. Передайте сведения о приёме в Социальный фонд России в составе ЕФС-1, как по любому работнику.
- Шаг 6. Поставьте на контроль даты окончания патента, разрешения на работу, РВП и полиса ДМС. При истечении документа отстраните работника по статье 327.5 ТК РФ.
- Шаг 7. Разложите документы по делам номенклатуры: трудовой договор и приказы — в дела со сроком 50 лет, уведомления МВД и подтверждения — в отдельное дело со сроком 3 года.
- Шаг 8. При увольнении подайте уведомление о прекращении договора в те же 3 рабочих дня и подшейте подтверждение в то же дело.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Комплект хранения — это сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Спрашивать у системы нужно не то, хранит ли она документы, а то, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, при споре или при смене оператора понадобится не изображение на экране, а файлы.»
Электронное хранение документов иностранца в КЭДО
Документы иностранного работника можно вести в КЭДО на общих основаниях статей 22.1-22.3 ТК РФ: отдельного запрета для иностранцев закон не содержит. Ограничения те же, что для всех: электронно нельзя оформить документы, исключённые частью 3 статьи 22.1 ТК РФ, в том числе трудовую книжку и акт о несчастном случае на производстве. Работник должен иметь подпись нужного вида, а работодатель — подписывать трудовой договор с соблюдением требований к виду своей подписи.
Иностранец, который работает в России по разрешению на работу или с ВНЖ и у которого есть СНИЛС и ИНН, может зарегистрироваться на Госуслугах и подписывать кадровые документы через сервис государственной электронной подписи. Неквалифицированная подпись там выдаётся при наличии учётной записи, квалифицированная — при наличии биометрического загранпаспорта, а работа идёт через мобильное приложение, поэтому нужен смартфон.
Формат хранения задаёт приказ Минтруда № 578н, требования действуют с 1 марта 2023 года. Электронный кадровый документ хранится как комплект: визуализация в PDF/A-1A, файл электронной подписи, если документ подписан усиленной подписью, машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности и описание документа в XML. Хранение скана трудового договора без этих файлов требованиям не отвечает.
С 21 сентября по 15 декабря 2026 года действует эксперимент Минтруда по приказу № 423: электронные кадровые документы подписывают УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. Для компаний с иностранными работниками он показывает направление, в котором развивается подписание без выдачи ключей каждому сотруднику.
Где хранятся данные и кто получает к ним доступ
Документы иностранного работника содержат персональные данные: реквизиты паспорта, сведения о миграционном статусе, сроках разрешений, иногда о здоровье. Если КЭДО работает в облаке, к данным получает доступ третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника на обработку персональных данных. Для иностранца, который не всегда свободно читает по-русски, текст согласия и перечень получателей лучше дать заранее и с пояснением.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выбор облачного решения — это ещё и обязанность собрать согласия на передачу данных третьим лицам и объяснить людям, кому именно вы их передаёте. Задавайте вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Обычно это не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Внутри компании действует то же правило разграничения: доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовое нарушение.»
Внимание: если кадровые документы подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения документа и публикуется в реестре. При увольнении такого работника первой отзывается доверенность.
Платформа Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а электронный архив кадровых документов входит в тариф «Бизнес». Для компаний на 1С:ЗУП у нас есть готовый модуль: документы синхронизируются автоматически, установка и настройка занимают 1 день.
При переходе на электронное хранение уведомления МВД, поданные через Госуслуги, и сообщения о их приёме сохраняются вместе с остальными файлами дела. Бумажные справки о приёме уведомлений и почтовые уведомления о вручении остаются в бумажном деле со сроком 3 года, если их не перевели в электронный вид по правилам архивного хранения.
Стоимость электронного хранения кадровых документов в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников в системе, включая иностранных работников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации.
Выводы
Обязательный комплект по иностранному работнику держится на трёх группах документов: трудовом договоре с реквизитами документа, дающего право работать, приказах и уведомлениях МВД с подтверждением даты подачи. Первые две группы живут 50 лет, уведомления — 3 года, поэтому их ведут отдельным делом. Копии паспорта, патента и миграционной карты закон хранить не обязывает, а если компания их снимает, цель и срок закрепляются в ЛНА. Самые дорогие ошибки — пропущенное уведомление и работа не в том регионе или не по той профессии: штраф считается по каждому иностранцу.
Добыто ведёт кадровые документы иностранных работников в КЭДО по тем же правилам, что и документы граждан РФ: с подписью работника через ПЭП или УНЭП, хранением комплекта в электронном архиве и интеграцией с 1С:ЗУП.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД, если с иностранцем заключён договор ГПХ?
Да. Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ обязывает уведомлять территориальный орган МВД о заключении и прекращении не только трудового, но и гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг. Срок тот же — 3 рабочих дня, форма — по приказу МВД № 536. За неуведомление организация отвечает по части 3 или 4 статьи 18.15 КоАП.
Что делать, если у иностранца истёк патент, а новый ещё не получен?
Работника отстраняют от работы по статье 327.5 ТК РФ и не допускают к ней до получения нового документа. Договор можно прекратить только по истечении 1 месяца со дня истечения патента (часть 2 статьи 327.6 ТК РФ). Если новый патент получен раньше, его реквизиты вносят в договор дополнительным соглашением.
Может ли держатель патента работать в другом регионе?
По общему правилу нет: статья 13.3 115-ФЗ запрещает привлекать иностранца вне субъекта, где выдан патент, за исключением межрегионального случая, прямо предусмотренного законом. Работа вне разрешённого субъекта подпадает под часть 1 статьи 18.15 КоАП со штрафом для организации от 250 000 до 800 000 руб. Если иностранец по разрешению на работу трудится в нескольких регионах, уведомление о договоре подаётся в МВД каждого из них.
Нужен ли гражданину Беларуси или Казахстана патент и медосвидетельствование?
Граждане государств ЕАЭС освобождены от разрешения на работу и патента по статье 97 Договора о ЕАЭС. Уведомление МВД о заключении и прекращении договора с ними работодатель подаёт на общих основаниях. От нового порядка медосвидетельствования, действующего с 1 сентября 2026 года, освобождены, в том числе, граждане Беларуси; для остальных категорий действует общий срок 30 календарных дней со дня въезда.
Можно ли подписать трудовой договор с иностранцем электронно до первого рабочего дня?
Можно, если до подписания с ним заключено соглашение об электронном взаимодействии: на этот момент он ещё не работник, и локальные акты о КЭДО на него не распространяются. Со стороны работника допустима УНЭП, со стороны работодателя трудовой договор УНЭП не подписывают. Трудовую книжку в электронный вид перевести нельзя, она остаётся на бумаге или заменяется сведениями о трудовой деятельности.
Обязан ли работодатель требовать у иностранца ИНН и СНИЛС?
СНИЛС входит в перечень статьи 65 ТК РФ и предъявляется при приёме, как у гражданина РФ. ИНН требовать нельзя: налоговая принимает отчётность без ИНН в сведениях о физических лицах. Если иностранец принёс ИНН сам, его можно использовать в учёте.
