Форма приёма на работу иностранного гражданина складывается из четырёх документов: проверенного документа о праве на работу, трудового договора с его реквизитами по статье 327.2 ТК РФ, приказа о приёме и уведомления МВД, которое подают не позднее 3 рабочих дней со дня заключения договора. С 1 сентября 2026 года уведомление оформляют по новой форме из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290: в нём указывают срок действия договора или его бессрочный характер и прикладывают согласие работника на обработку персональных данных. Состав комплекта определяет статус работника: гражданину ЕАЭС разрешение не нужно, безвизовый иностранец предъявляет патент, визовый — разрешение на работу, временно и постоянно проживающий — РВП или вид на жительство.
Материал отвечает на рабочие вопросы кадровика: какой документ проверить по каждой категории, что вписать в трудовой договор и приказ Т-1, какие бумаги требовать нельзя, включая миграционную карту и отметку о миграционном учёте. Отдельно разобраны изменения 2026 года: медосвидетельствование в 30-дневный срок, увольнение по региональным ограничениям и проверка по реестру контролируемых лиц. Пошаговая инструкция, таблица штрафов по статье 18.15 КоАП, приём иностранца в КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сформируйте приказ о приёме по унифицированной форме Т-1: конструктор соберёт файл .docx с таблицей показателей и блоком ознакомления работника.
Какой документ даёт иностранцу право работать: разрешение на работу, патент, РВП, ВНЖ
Статья 327.3 ТК РФ привязывает документ о праве на работу к правовому статусу иностранца. Временно пребывающий предъявляет разрешение на работу или патент, временно проживающий — разрешение на временное проживание, в том числе РВП в целях получения образования, постоянно проживающий — вид на жительство. Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии работают без разрешения: это прямо закреплено статьёй 97 Договора о Евразийском экономическом союзе.
Статус определяют до собеседования о зарплате. От него зависит, какой реквизит попадёт в трудовой договор, нужен ли полис ДМС и что проверять в самом документе.
| Категория работника | Документ о праве на работу | Что проверить и что вписать в договор |
|---|---|---|
| Гражданин государства ЕАЭС | Не требуется (статья 97 Договора о ЕАЭС) | Паспорт гражданина своей страны. Без миграционного учёта может находиться 30 суток с даты въезда, дальше регистрируется на срок трудового договора |
| Безвизовый временно пребывающий | Патент | Территория действия патента и профессия, если регион её указывает; реквизиты патента — в договор |
| Визовый временно пребывающий | Разрешение на работу | Регион и профессия в разрешении, срок действия; реквизиты разрешения — в договор |
| Высококвалифицированный специалист (ВКС), временно пребывающий | Разрешение на работу | Кроме реквизитов разрешения, в договоре указывают основание медицинской помощи: реквизиты полиса ДМС или договора работодателя с медицинской организацией |
| Временно проживающий | РВП или РВП в целях получения образования | Срок действия РВП; реквизиты — в договор |
| Постоянно проживающий | Вид на жительство | Срок действия ВНЖ; реквизиты — в договор |
| Студент очной формы аккредитованного колледжа или вуза | Патент и разрешение на работу не нужны | Работа только в свободное от учёбы время; при досрочном прекращении обучения договор прекращается |
Для патента и разрешения на работу проверка не заканчивается фактом наличия документа: регион и профессия, указанные в нём, ограничивают место и должность так же жёстко, как сам документ ограничивает право на работу.
Зачем нужно разрешение на работу и почему должность в нём сверяют с приказом
Разрешение на работу и патент подтверждают не только право трудиться в России, но и рамки этого права: территорию и профессию. Пункт 1 статьи 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ разрешает привлекать совершеннолетнего безвизового иностранца при наличии патента, а работодатель проверяет территорию его действия и профессию, если она внесена в патент. Профессию в патенте указывают не везде: это решение субъекта РФ. Если же профессия указана, работа по другой не допускается.
Допуск к работе без требуемого разрешения или патента либо вне разрешённого региона или профессии стоит организации по статье 18.15 КоАП РФ от 250 000 до 800 000 рублей или приостановления деятельности на 14-90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях штраф для организации — от 400 000 до 1 000 000 рублей. Поэтому должность в приказе и трудовом договоре сверяют с формулировкой профессии в документе до подписания, а не после.
Образцы кадровых документов для приёма иностранного работника
Первым откройте трудовой договор: в общий образец дописывают реквизиты патента, разрешения на работу, РВП или ВНЖ, а для ВКС — сведения о ДМС.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Что изменилось в приёме иностранцев в 2025-2026 годах
С 1 сентября 2026 года работодатели уведомляют МВД о заключении и прекращении трудового договора с иностранцем по обновлённым формам. В новой форме указывают срок действия договора или отмечают, что он бессрочный, а к уведомлению прикладывают согласие работника на обработку персональных данных. Бланк, скачанный до этой даты, сверяют с текстом, опубликованным на официальном портале правовой информации: приказ МВД России от 12.05.2026 № 290.
Согласие на обработку персональных данных теперь нужно получить от иностранного работника до подачи уведомления, а не после. Если в компании согласие собирают на первой неделе работы вместе с остальными ЛНА, порядок придётся сдвинуть на день подписания трудового договора.
С той же даты действует Федеральный закон от 10.06.2026 № 162-ФЗ о медосвидетельствовании. Иностранец, прибывший для работы или находящийся в России свыше 90 дней, проходит освидетельствование в течение 30 календарных дней со дня въезда, а дальше ежегодно — в течение 30 дней после истечения года с предыдущего освидетельствования. Это обязанность самого иностранца, но кадровику удобнее вести дату следующего освидетельствования в карточке работника рядом со сроком патента.
С 1 марта 2026 года Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ изменил пункт 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Трудовой договор с иностранцем можно прекратить, чтобы привести численность иностранных работников в соответствие не только с федеральными, но и с региональными ограничениями. Увольнение проводят не позднее срока, установленного актом субъекта РФ.
Внимание: допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям Правительство устанавливает ежегодно, и работников сверх доли увольняют до начала соответствующего календарного года. За несоблюдение ограничений отвечают по статье 18.17 КоАП РФ.
С 5 февраля 2025 года сведения о том, внесён ли иностранец в реестр контролируемых лиц, доступны через Госуслуги. Механизм описан в постановлении Правительства РФ от 26.12.2024 № 1899, а порядок доступа к реестру контролируемых лиц опубликован на сайте Правительства. Реестр введён Федеральным законом от 08.08.2024 № 260-ФЗ и устанавливает ограничения для самого иностранца со дня внесения сведений до исключения из реестра.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в источнике устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующей редакции нормативного акта, а из обзоров и записей вебинаров — логику и перечни, которые меняются реже. Перед подачей любого уведомления сверьте дату утверждения бланка с датой, с которой он применяется.»
Какие документы иностранец приносит при приёме и что требовать нельзя
Перечень документов при приёме закрытый: статья 65 ТК РФ, а для иностранцев — статья 327.3 ТК РФ. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают.
Иностранный работник предъявляет:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- документ о праве на работу по таблице выше: патент, разрешение на работу, РВП или ВНЖ, а гражданин ЕАЭС — только паспорт;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда человек устраивается впервые или идёт на совместительство;
- документ об образовании или квалификации, если должность требует специальных знаний;
- полис ДМС или сведения о договоре с медицинской организацией — для временно пребывающего ВКС;
- справку об отсутствии судимости, если к должности не допускаются лица с судимостью, например в педагогике.
Отдельный документ о СНИЛС статья 327.3 ТК РФ не требует, но номер нужен для ЕФС-1: сведения о трудовой деятельности подают и по иностранным работникам. Если СНИЛС у иностранца ещё нет, работодатель оформляет его регистрацию в качестве застрахованного лица.
Миграционную карту и документ о миграционном учёте при приёме требовать не нужно. Минтруд в разъяснении от 11.11.2022 № 16-3/10/В-15565 указал, что документ о миграционном учёте не входит в перечень документов для заключения трудового договора, и его отсутствие не мешает найму. Миграционная карта в общем порядке не отменена и нужна иностранцу при постановке на учёт у принимающей стороны, но в статье 327.3 ТК РФ её нет. Сертификат о знании русского языка, медицинские справки и квитанции об авансах по НДФЛ иностранец сдаёт в отдел по вопросам миграции при оформлении патента; в кадровый комплект они не входят.
Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя. Налоговая не вправе отказать в приёме отчётности, если в сведениях о физическом лице — получателе дохода ИНН не указан. Если работник принёс ИНН сам, его можно использовать.
Важный нюанс из практики: служба безопасности нередко просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания для такого требования нет: кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме из-за этого нельзя. Для иностранного кандидата правило то же.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме расширяют только закон, указ Президента и постановление Правительства. Не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Прежде чем добавить в список для кандидата ещё одну бумагу, найдите норму, которая её требует; если нормы нет, кандидат может эту бумагу не приносить.»
В чек-листе приёма, которым пользуются в практике Добыто, последний пункт звучит так: документы сверх перечня не запрашивались. Для иностранного работника его проверяют особенно внимательно, потому что копии миграционной карты и регистрации по привычке собирают в личное дело.
Трудовой договор и приказ Т-1 с иностранцем: что в них записать
Статья 327.2 ТК РФ добавляет к обычным условиям трудового договора сведения о документе, который подтверждает право иностранца на пребывание и работу: патенте, разрешении на работу, РВП или ВНЖ. Для временно пребывающего ВКС в договор дополнительно вносят основание оказания медицинской помощи и реквизиты полиса ДМС либо договора работодателя с медицинской организацией. Остальные условия — место работы, трудовая функция, дата начала, оплата труда, режим — заполняют по статье 57 ТК РФ, как для гражданина России.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Наименование должности в договоре и приказе сверяют с профессией в патенте или разрешении на работу. Если профессия в документе указана, другая должность в приказе означает работу вне разрешённой профессии.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому заполняют код трудовой функции в ЕФС-1; при смене наименования или кода должности нужны изменения в штатное расписание и дополнительные соглашения.
Приказ о приёме оформляют по форме Т-1 или по форме, утверждённой в компании, и знакомят с ним работника под подпись. Отдельной формы приказа для иностранцев нет. Гражданство и реквизиты документа о праве на работу фиксируют в личной карточке Т-2. Если приказ формируют в 1С:ЗУП, в сервисе Добыто он уходит на подпись через готовый модуль интеграции, а документы синхронизируются автоматически.
Когда принять иностранца нельзя или договор придётся прекратить
- Патент выдан в другом субъекте РФ: работа вне территории его действия — нарушение статьи 18.15 КоАП РФ.
- Профессия в патенте или разрешении на работу не совпадает с должностью.
- Срок действия разрешения на работу, патента, РВП или ВНЖ истёк: статья 327.6 ТК РФ называет это основанием прекращения договора.
- Иностранец-студент отчислен или досрочно закончил очное обучение: договор, заключённый без патента, подлежит прекращению.
- Численность иностранных работников в отрасли или регионе превышает установленные ограничения: с 1 марта 2026 года договор прекращают и по региональным актам, не позднее указанного в них срока.
Каждую из этих ситуаций проверяют до подписания договора по документу о праве на работу и действующим ограничениям своего региона.
Уведомление МВД о договоре с иностранцем: срок, адресат, ответственность
Пункт 8 статьи 13 Федерального закона № 115-ФЗ обязывает работодателя уведомить территориальный орган МВД о заключении и о прекращении трудового договора с иностранцем не позднее 3 рабочих дней. Правило действует для всех категорий, включая граждан ЕАЭС и иностранных студентов, которые работают без патента. Подразделение по вопросам миграции в практике до сих пор называют миграционной службой, хотя с 2016 года её функции выполняет МВД.
До 1 сентября 2026 года порядок, утверждённый приказом МВД России от 30.07.2020 № 536, допускал три способа подачи: лично, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и в электронном виде через Госуслуги. С этой даты форма уведомления и порядок определяются приказом МВД № 290, поэтому способ подачи сверяют с его текстом.
Ответственность за допуск без разрешения и за нарушения при уведомлении установлена одной статьёй КоАП, но разными частями.
| Нарушение | Норма | Организация | Должностное лицо |
|---|---|---|---|
| Допуск к работе без разрешения или патента, вне разрешённого региона или профессии | Статья 18.15 КоАП РФ | 250 000-800 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток; в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — 400 000-1 000 000 руб. | — |
| Неуведомление МВД, нарушение срока, порядка или формы уведомления | Часть 3 статьи 18.15 КоАП РФ | 400 000-800 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток | 35 000-50 000 руб. |
| То же в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях | Часть 4 статьи 18.15 КоАП РФ | 400 000-1 000 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток | 35 000-70 000 руб. |
Уведомление по старой форме после 1 сентября 2026 года попадает в ту же часть 3, что и неподанное: статья наказывает и за нарушение формы. Опоздание на один рабочий день и бланк прежней редакции стоят организации не меньше 400 000 рублей.
Как оформить приём иностранного работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите статус кандидата и документ о праве на работу: патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ или паспорт гражданина ЕАЭС. Проверьте срок действия, регион и профессию в документе.
- Шаг 2. Примите документы по статьям 65 и 327.3 ТК РФ. Миграционную карту, отметку о миграционном учёте и ИНН как обязательные не запрашивайте.
- Шаг 3. Проверьте СНИЛС. Если его нет, оформите регистрацию иностранца в качестве застрахованного лица: номер понадобится для ЕФС-1.
- Шаг 4. Получите письменное согласие на обработку персональных данных: с 1 сентября 2026 года его прикладывают к уведомлению МВД.
- Шаг 5. Заключите трудовой договор с реквизитами документа о праве на работу по статье 327.2 ТК РФ; для ВКС внесите реквизиты ДМС или договора с медицинской организацией.
- Шаг 6. Издайте приказ о приёме, ознакомьте с ним работника под подпись, заведите личную карточку Т-2.
- Шаг 7. Не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора подайте уведомление в территориальный орган МВД по форме приказа № 290 с указанием срока договора или его бессрочного характера.
- Шаг 8. Подайте в Социальный фонд России сведения о приёме в составе ЕФС-1 в установленный срок.
- Шаг 9. Внесите в карточку работника сроки окончания патента, разрешения, РВП или ВНЖ, полиса ДМС и дату следующего медосвидетельствования.
Приём иностранного работника в КЭДО: что можно подписать электронно
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ не делают различий по гражданству: если работодатель ввёл кадровый электронный документооборот, трудовой договор, приказ о приёме, согласия и ознакомления с ЛНА иностранец подписывает электронно на тех же условиях, что и гражданин России. Исключения закон связывает с видом документа, а не с работником.
Полезно знать: на бумаге остаются трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и журнал инструктажей. Трудовой договор, допсоглашения, приказы о приёме, заявления, уведомления и согласия переводятся в КЭДО.
Какой подписью иностранец подписывает документы о приёме
Вид подписи для каждого документа закрепляют в положении о КЭДО: работник может подписывать документы УНЭП или УКЭП, а в случаях, предусмотренных законом и ЛНА, — ПЭП. Госключ выдаёт подпись при подтверждённой учётной записи на Госуслугах; есть ли такая учётная запись у иностранного работника, проверяют до первого документа, иначе подпись выпускают через оператора КЭДО. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Идентификация работника, который подписывает электронно
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО районный суд сначала встал на сторону работодателя: положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания были утверждены. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись выдали в день заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Для иностранного работника, который плохо читает по-русски, риск того, что документы за него подпишет кто-то другой, выше.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи.»
Перед первым электронным документом иностранного работника проверьте три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, может ли работник сам открыть и подписать документ. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию, чтобы такие сбои всплывали до кадровых действий.
Стоимость КЭДО для оформления приёма сотрудников
Стоимость зависит от численности сотрудников в системе, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой; электронные подписи ПЭП и УНЭП в тариф уже включены.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для компании, которая регулярно нанимает иностранных работников, итог определяет число сотрудников в КЭДО и то, нужна ли автоматическая синхронизация приказов с 1С. Условия каждого пакета и порядок пересчёта при смене тарифа описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; повысить или понизить тариф можно в любое время.
Выводы
Приём иностранца отличается от обычного найма не формой приказа, а проверкой основания работы: статус определяет документ, документ определяет регион, профессию и реквизиты в трудовом договоре. Лишние бумаги вроде миграционной карты и регистрации в кадровый комплект не входят, а самый дорогой риск сосредоточен в трёх рабочих днях после подписания договора и в новой форме уведомления МВД, которая применяется с 1 сентября 2026 года.
В Добыто договор, приказ о приёме, согласия и ознакомления с ЛНА иностранный работник подписывает электронно, а сроки документов о праве на работу кадровая служба ведёт в той же системе, где хранится личное дело.
Частые вопросы о приёме иностранного гражданина
Нужен ли гражданину ЕАЭС полис ДМС для трудоустройства?
Общего требования о ДМС при найме гражданина Армении, Беларуси, Казахстана или Киргизии нет. Статья 327.3 ТК РФ исключает случаи, установленные международными договорами, а статья 98 Договора о ЕАЭС даёт трудящимся право на медицинскую помощь по правилам государства трудоустройства. Полис ДМС как обязательное условие договора закон требует от временно пребывающих ВКС.
Куда подавать уведомление, если иностранец работает в двух регионах?
В каждый регион. Пункт 8 статьи 13 Федерального закона № 115-ФЗ требует при работе иностранца на территории двух субъектов РФ направить уведомление о заключении и о прекращении договора в территориальный орган МВД каждого из них. Срок тот же — не позднее 3 рабочих дней.
В каждом ли патенте указана профессия?
Нет. По пункту 16 статьи 13.3 Федерального закона № 115-ФЗ указывать профессию в патенте или нет, решает субъект РФ. Если профессия указана, иностранец не вправе работать по другой, и работодатель отвечает по статье 18.15 КоАП РФ. Если профессии в патенте нет, проверяют территорию его действия и срок.
Иностранец внесён в реестр контролируемых лиц: можно ли с ним заключить договор?
Федеральный закон № 115-ФЗ в статьях 31.1-31.2 устанавливает ограничения для самого контролируемого лица со дня внесения сведений в реестр до исключения из него. Самостоятельного основания увольнения, связанного с реестром, в статье 327.6 ТК РФ нет; основание о региональных ограничениях, введённое 419-ФЗ, касается численности иностранцев, а не реестра. Исключение из реестра возможно, в частности, после приобретения законных оснований пребывания, поэтому статус проверяют через Госуслуги на дату приёма.
Нужно ли иностранному работнику предъявлять документы воинского учёта?
Нет. Статья 327.3 ТК РФ освобождает иностранцев от предъявления документов воинского учёта, кроме случаев, прямо предусмотренных законом. В личной карточке Т-2 раздел о воинском учёте для такого работника не заполняют.
Нужно ли уведомлять МВД о студенте, который работает без патента?
Да. Студент очной формы аккредитованного колледжа или вуза освобождён от патента и разрешения на работу по подпункту 7.1 пункта 4 статьи 13 Федерального закона № 115-ФЗ, но обязанность работодателя уведомить МВД о заключении и прекращении договора в 3 рабочих дня сохраняется. При отчислении студента договор прекращают и тоже уведомляют МВД.
