Регистрация иностранного гражданина по месту пребывания через Госуслуги для работодателя — это электронное уведомление о прибытии, которое организация подписывает своей УКЭП и направляет в МВД. Общий срок — 7 рабочих дней со дня прибытия работника в место пребывания, для гостиниц и вахтового метода — 1 рабочий день. Госпошлина 500 рублей, но квитанцию при электронной подаче не прикладывают, а отрывная часть с УКЭП должностного лица МВД приходит в личный кабинет не позднее следующего рабочего дня. Работодатель выступает принимающей стороной, только если работник фактически живёт в предоставленном жилье или по адресу организации. В Москве и Московской области работники, приехавшие без визы для работы по патенту, с 1 сентября 2025 года встают на учёт через приложение «Амина», а в остальных регионах учёт идёт по уведомлению принимающей стороны.
Материал показывает, какие документы и полномочия проверить до подачи, как заполнить форму уведомления по приказу МВД № 856 и что делать при продлении пребывания, переезде и увольнении работника. Отдельно разобраны льготные сроки для граждан ЕАЭС, Таджикистана и Узбекистана, а также разница между миграционным учётом и уведомлением о трудовом договоре по новым формам приказа МВД № 290. Таблица штрафов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда работодатель становится принимающей стороной и в какой срок подаёт уведомление
Миграционный учёт по Федеральному закону от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» привязан к месту, где иностранец фактически живёт. Поэтому трудовой договор сам по себе не делает компанию принимающей стороной. Работодатель подаёт уведомление о прибытии в двух ситуациях: он предоставил работнику жильё (общежитие, арендованную квартиру, помещение на объекте) или ставит работника на учёт по адресу самой организации.
С 1 марта 2026 года часть 2 статьи 21 109-ФЗ в редакции Федерального закона от 31.07.2025 № 295-ФЗ разрешает учёт по адресу организации только при фактическом проживании работника по этому адресу. Сюда относится и помещение организации без адресных данных, например временное некапитальное строение на стройплощадке. Если работник снимает квартиру сам и живёт там, адрес офиса для учёта не подходит. Постановка по адресу организации, где иностранец не работает и не ведёт иную разрешённую деятельность, квалифицируется как фиктивная по статье 322.3 УК РФ.
Срок подачи зависит от гражданства работника и типа размещения. Сводка действующих сроков на дату публикации:
| Категория работника или размещения | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Временно пребывающий иностранец, общее правило | 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания | часть 3 статьи 20 109-ФЗ |
| Гостиница, работа вахтовым методом и другие случаи из части 3 статьи 20 | 1 рабочий день | часть 3 статьи 20 109-ФЗ |
| Трудящиеся граждане ЕАЭС (Армения, Казахстан, Киргизия) | 30 суток с даты въезда без постановки на учёт; при пребывании дольше уведомление подаётся по общим правилам | пункт 20(1) Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 15.01.2007 № 9 |
| Граждане Беларуси | 90 дней со дня въезда без регистрации | статья 3 Соглашения между РФ и Республикой Беларусь |
| Граждане Таджикистана | 15 календарных дней с даты въезда без учёта; при пребывании дольше — постановка по российским правилам | Соглашение от 08.02.2013, ратифицировано Федеральным законом от 28.12.2013 № 393-ФЗ |
| Граждане Узбекистана | 15 дней с даты въезда без учёта | межправительственное соглашение 2021 года, в силе с 04.06.2022 |
| Безвизовые работники по патенту или без разрешения на работу и патента в Москве и Московской области (кроме граждан Беларуси) | учёт через приложение «Амина» вместо уведомления принимающей стороны | Федеральный закон от 23.05.2025 № 121-ФЗ, эксперимент до 01.09.2029 |
Срок считается со дня прибытия в место пребывания, а не со дня пересечения границы. Если работник после въезда жил у знакомых, а затем заселился в общежитие компании, 7 рабочих дней отсчитываются от даты заселения. Даты въезда видны в миграционной карте и пограничной отметке в паспорте, дату заселения фиксирует документ о предоставлении жилья: по этим трём датам и определяется последний день подачи.
Что проверить и подготовить до подачи уведомления о прибытии
Электронное уведомление от организации подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью организации, поэтому без действующей УКЭП юрлица подать его через Госуслуги нельзя. ПЭП сотрудника или УНЭП здесь не подходят. Уведомление представляет ответственное лицо организации, сведения о котором указываются в самом уведомлении (пункт 22 Правил № 9), и его полномочия подтверждаются документом.
Перед тем как открывать форму, проверьте по списку:
- УКЭП организации действует и привязана к учётной записи организации на Госуслугах.
- Ответственное лицо определено, документ о его полномочиях подготовлен (пункт 28(1-1) Правил № 9).
- Копии страниц паспорта работника со сведениями о личности и с отметками о пересечении границы.
- Миграционная карта, если она требуется для этого работника.
- Документ о праве пользования помещением, где работник фактически живёт: договор аренды, документ на общежитие, правоустанавливающий документ.
- Для учёта по адресу организации — трудовой или гражданско-правовой договор либо другое подтверждение того, что работник ведёт деятельность в этой организации; для помещения без адресных данных — письмо о фактическом проживании (пункт 28(3) Правил № 9).
- Срок пребывания: срок в уведомлении не может превышать законный срок пребывания (пункт 32 Правил № 9), а для временно пребывающего иностранца учёт ставится максимум на 1 год.
- Статус в реестре контролируемых лиц проверен.
Реестр контролируемых лиц работает с 5 февраля 2025 года вместе с режимом высылки по статье 31.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. В него попадают иностранцы без законных оснований для пребывания. Работодатель проверяет наличие работника в реестре бесплатно через Госуслуги или на сайте МВД, сведения на сайте обновляются каждые 4 часа. Проверку имеет смысл делать дважды: перед заключением договора и перед подачей уведомления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельной роли сотрудника для подачи миграционных уведомлений и обязательной МЧД нормативные акты не описывают, а интерфейс личного кабинета организации может отличаться. Откройте услугу и пройдите форму до этапа подписания заранее, а не в последний из 7 рабочих дней. В Добыто кадровые документы руководитель подписывает УКЭП, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно; для миграционного уведомления нужна именно УКЭП организации, и её проверяют до заселения работника.
Как подать уведомление о прибытии иностранного работника через Госуслуги
На портале услуга называется «Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания». Её форма повторяет бланк из приложения № 4 к приказу МВД России от 10.12.2020 № 856 в редакции приказа МВД от 22.10.2024 № 628, которая действует с 5 февраля 2025 года. Бланк состоит из трёх разделов: «Сведения о лице», «Сведения о месте пребывания» и «Сведения о принимающей стороне».
Открыть форму уведомления о прибытии иностранного гражданина на Госуслугах можно из личного кабинета организации; доступность услуги для своей учётной записи стоит проверить до того, как работник заселится.
Как подать уведомление о прибытии через Госуслуги: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Войдите на Госуслуги в учётную запись организации и откройте услугу «Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания».
- Шаг 2. Заполните раздел «Сведения о лице»: данные о личности работника и документе, удостоверяющем личность, сведения миграционной карты. Данные вносятся так, как они написаны в паспорте, без самостоятельной транслитерации.
- Шаг 3. Заполните раздел «Сведения о месте пребывания»: адрес, где работник фактически живёт, и срок пребывания. Срок не превышает законный срок пребывания и для временно пребывающего работника не больше 1 года.
- Шаг 4. Заполните раздел «Сведения о принимающей стороне»: реквизиты организации и данные ответственного лица.
- Шаг 5. Приложите сканы: страницы паспорта с данными и отметками о пересечении границы, миграционную карту (если требуется), документ о праве пользования помещением, документ о полномочиях ответственного лица. Для учёта по адресу организации добавьте договор с работником, для помещения без адресных данных — письмо о фактическом проживании.
- Шаг 6. Подпишите уведомление УКЭП организации и отправьте. Документ об уплате госпошлины 500 рублей при электронной подаче прикладывать не нужно.
- Шаг 7. Получите отрывную часть уведомления с УКЭП должностного лица МВД в личном кабинете, распечатайте её копию и передайте работнику.
Отрывная часть в электронной форме направляется не позднее рабочего дня, следующего за днём поступления уведомления (пункт 34 Правил № 9, пункт 156 Административного регламента по приказу МВД № 856). Сведения о работнике МВД вносит в государственную информационную систему миграционного учёта в течение 3 рабочих дней. Распечатанная копия отрывной части — документ, который работник предъявляет при проверке; передать её обязана принимающая сторона по части 2 статьи 22 109-ФЗ.
Электронная отрывная часть подписана УКЭП должностного лица МВД. Перед тем как распечатать её и подшить копию в личное дело, проверьте, что подпись действительна, а файл не изменялся после подписания: это пригодится, если при проверке возникнет вопрос о подлинности документа.
Проверьте УКЭП МВД на электронной отрывной части уведомления
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Москва и Московская область: когда уведомление работодателя не подаётся
С 1 сентября 2025 года в Москве и Московской области идёт эксперимент по учёту иностранцев, установленный Федеральным законом от 23.05.2025 № 121-ФЗ на период до 1 сентября 2029 года. Для его участников учёт ведётся не по обычным правилам глав 3 и 4 109-ФЗ, а единственным способом постановки стало приложение «Амина». Работодатель в этих регионах сначала определяет, попадает ли работник в эксперимент, и только потом решает, нужно ли ему уведомление о прибытии.
Текст закона и состав эксперимента опубликованы на портале Правительства РФ в карточке Федерального закона № 121-ФЗ; там же видно, что эксперимент распространяется только на два субъекта.
В эксперимент входят:
- иностранцы, прибывшие без визы для работы по патенту;
- иностранцы, прибывшие без визы для работы без разрешения на работу и патента, кроме граждан Беларуси;
- с 1 сентября 2026 года — отдельные безвизовые категории, которые пребывают не для работы более 90 календарных дней.
Уведомление принимающей стороны в территориальный орган МВД сохранилось для несовершеннолетних и для иностранцев с разрешением на временное проживание (РВП) или видом на жительство (ВНЖ). Для работодателя в Москве это означает три разных маршрута в одной компании: работник по патенту встаёт на учёт сам через «Амину», работник с РВП ставится на учёт по уведомлению принимающей стороны, а у гражданина Беларуси действует 90-дневная льгота. Зафиксируйте в карточке каждого иностранного работника регион, наличие визы, основание для работы и вид документа на проживание: по этим четырём признакам определяется маршрут.
Продление учёта, переезд и увольнение иностранного работника
Временно пребывающего иностранца ставят на учёт на срок из уведомления, но не больше 1 года и не дольше разрешённого срока пребывания (часть 6.1 статьи 22 109-ФЗ). Для работника с РВП предел — срок действия РВП, для работника с ВНЖ, выданным на ограниченный срок, — срок ВНЖ. Продлевается при этом срок пребывания, а не сам учёт: по статье 5 115-ФЗ ряд работников, трудящихся без патента и разрешения на работу, остаётся в России на срок трудового договора, а у граждан ЕАЭС срок пребывания привязан к договору по пункту 5 статьи 97 Договора о Евразийском экономическом союзе.
Типовые ситуации после первичной постановки на учёт:
| Ситуация | Что делает принимающая сторона | Срок и основание |
|---|---|---|
| Срок пребывания продлён, работник живёт по тому же адресу после заявленного срока | Сообщает в МВД о продолжении проживания | 3 рабочих дня, пункт 42 Правил № 9 |
| Изменились сведения, которые учитываются при постановке | Уведомляет МВД об изменении | 3 рабочих дня, пункты 157-158 Регламента по приказу МВД № 856 |
| Работник переехал на другой адрес | Уведомление о прибытии подаётся по новому месту пребывания | по общим срокам статьи 20 109-ФЗ |
| Работник сменил работодателя, но живёт по прежнему адресу | Повторное уведомление о прибытии только из-за смены работодателя не подаётся | — |
| Работник выехал из жилья, предоставленного организацией | Вправе уведомить об убытии; отдельный срок для обычной организации не установлен | статья 23 109-ФЗ |
| Убытие из гостиницы и других учреждений из пункта 37(1) Правил № 9 | Администрация уведомляет об убытии | не позднее 12:00 следующего рабочего дня |
| Убытие работника, занятого вахтовым методом | Уведомляет об убытии | 7 календарных дней, пункт 38 Правил № 9 |
Самая частая точка пропуска сроков — продление трудового договора без повторного взгляда на миграционный учёт: дополнительное соглашение подписано, а заявленный в уведомлении срок пребывания уже истёк. Бланк уведомления об убытии утверждён приложением № 1 к приказу МВД России от 14.09.2020 № 641 в редакции от 23.11.2023; в электронном виде организация подписывает его той же УКЭП. В Добыто дополнительные соглашения и приказы подписываются электронно, а электронный архив хранит их с датами подписания, по которым кадровая служба сверяет, не пора ли продлевать учёт.
Уведомление о трудовом договоре и разрешение на работу: отдельные от учёта обязанности
Миграционный учёт отвечает на вопрос, где живёт иностранец. Уведомление о заключении или расторжении трудового либо гражданско-правового договора отвечает на вопрос, где и у кого он работает, и подаётся в территориальный орган МВД (отдел по вопросам миграции) не позднее 3 рабочих дней. Это самостоятельная обязанность работодателя: она действует, даже если работник живёт в собственном съёмном жилье и принимающей стороной компания не является. Если иностранец работает по правилам, позволяющим трудиться в двух субъектах, уведомления подаются в каждом регионе, где ведётся работа.
С 1 сентября 2026 года приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 заменил формы уведомлений о заключении и прекращении договора с иностранцем. Порядок подачи по этому приказу предусматривает рекомендуемые формы согласий на обработку персональных данных, поэтому к пакету документов при приёме добавляется согласие работника по 152-ФЗ. Бланки, заполненные по старым формам, после 1 сентября 2026 года для подачи не используются.
Дата заключения трудового договора — точка отсчёта для 3 рабочих дней. Когда договор подписывается электронно по маршруту «работодатель УКЭП — работник УНЭП», метка времени на подписи работника фиксирует эту дату без споров о том, когда документ был фактически подписан.
Разрешение на работу или патент — третья обязанность, с учётом не связанная. Граждане ЕАЭС работают без них, остальным безвизовым работникам нужен патент, визовым — разрешение на работу. В разрешении на работу указана профессия (должность): сверьте её с должностью в трудовом договоре и штатном расписании до подписания приказа о приёме. Для патентов дополнительно действуют региональные запреты по видам деятельности, например постановление губернатора Краснодарского края от 18.12.2025 № 856; перечень проверяется по субъекту и коду ОКВЭД на дату приёма. В практике Добыто кадровую часть приёма иностранца — договор, согласие на обработку персональных данных, приказ — собирают в одном электронном пакете, а уведомление МВД готовят по этим же реквизитам.
Штрафы за нарушения миграционного учёта и цена ошибки
Ответственность за миграционный учёт и за уведомление о договоре наступает по разным статьям КоАП РФ, а при нескольких иностранцах — отдельно по каждому. Индивидуальные предприниматели по примечанию 1 к статье 18.1 КоАП РФ отвечают как юридические лица.
| Нарушение | Норма | Должностные лица | Юридические лица и ИП |
|---|---|---|---|
| Неисполнение обязанностей принимающей стороны по миграционному учёту | часть 4 статьи 18.9 КоАП РФ | 40 000-50 000 руб. | 400 000-500 000 руб. |
| Неуведомление МВД о заключении или расторжении договора, нарушение формы или порядка | часть 3 статьи 18.15 КоАП РФ | 35 000-50 000 руб. | 400 000-800 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток |
| То же нарушение в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях | часть 4 статьи 18.15 КоАП РФ | 35 000-70 000 руб. | 400 000-1 000 000 руб. или приостановление деятельности на 14-90 суток |
| Фиктивная постановка на учёт по месту пребывания | статья 322.3 УК РФ | штраф 100 000-500 000 руб. или в размере дохода за период до 5 лет, принудительные работы или лишение свободы до 5 лет | |
Для части 4 статьи 18.9 повышенного размера по Москве и Санкт-Петербургу нет, а у статьи 18.15 он есть. Суммы приведены в редакции, действующей на дату публикации; поправки Федерального закона от 04.08.2026 № 294-ФЗ вступают в силу 3 ноября 2026 года, поэтому для нарушений после этой даты сверяйте действующую редакцию КоАП.
Цена ошибки считается по числу работников. Если компания поселила в общежитие 3 иностранцев и не подала уведомления о прибытии, минимальный штраф по части 4 статьи 18.9 составит 1 200 000 рублей, максимальный — 1 500 000 рублей. Типовые ошибки, которые к этому приводят:
- Учёт по адресу офиса без фактического проживания. Делают ради простоты, когда работник живёт в съёмной квартире. С 1 марта 2026 года это прямо противоречит части 2 статьи 21 109-ФЗ, а при отсутствии деятельности работника в организации переходит в статью 322.3 УК РФ.
- Срок пребывания в уведомлении длиннее законного. Указывают срок трудового договора целиком; пункт 32 Правил № 9 ограничивает его законным сроком пребывания и 1 годом.
- Подача уведомления о прибытии вместо уведомления о договоре. Считают, что одно закрывает другое; штраф по статье 18.15 начисляется независимо от исполнения обязанностей по учёту.
- Подача уведомления в Москве за работника по патенту. Для участников эксперимента учёт проходит только через «Амину», уведомление принимающей стороны их не ставит на учёт.
- Работник не получил копию отрывной части. Электронный документ остаётся в кабинете организации, а у работника на руках ничего нет, хотя передать копию обязана принимающая сторона.
Стоимость КЭДО для оформления иностранных работников
Госпошлина 500 рублей за постановку на учёт и уведомления МВД с тарифом кадрового документооборота не связаны: КЭДО закрывает кадровую часть приёма — трудовой договор, согласия, приказы и их хранение. Стоимость зависит от численности штата и нужного вида подписи.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и тарифа: компании, где руководитель подписывает договоры УКЭП и нужен электронный архив для выгрузки при проверке, подходит «Бизнес», небольшому штату с ПЭП и УНЭП достаточно «Старта». Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работодатель ставит иностранца на учёт, когда сам обеспечивает ему место проживания, а с марта 2026 года адрес организации годится для учёта только при реальном проживании там. Электронная подача проходит с УКЭП организации, укладывается в 7 рабочих дней (для вахты и гостиниц — в 1 рабочий день) и заканчивается передачей работнику распечатанной отрывной части. Уведомление о договоре и патент или разрешение на работу — отдельные обязанности со своими сроками и штрафами, а в Москве и Московской области для работников по патенту учёт перешёл в «Амину».
Добыто ведёт кадровую часть этой работы: договор, согласия и приказы подписываются электронно, хранятся в архиве с датами подписания и дают кадровой службе точные даты для миграционных уведомлений.
Частые вопросы о регистрации иностранного работника
Может ли иностранный работник встать на учёт сам, без работодателя?
Да, в ряде случаев. Трудящиеся граждане ЕАЭС могут подать уведомление о прибытии самостоятельно через Госуслуги, если им не подаёт его принимающая сторона; встать на учёт нужно в течение 30 суток с даты въезда. Часть 3.3 статьи 22 109-ФЗ предусматривает и самостоятельную подачу иностранцем с электронным подтверждением согласия собственника жилья. Самостоятельная подача не освобождает работодателя от уведомления МВД о трудовом договоре в течение 3 рабочих дней.
Нужно ли согласие собственника, если компания арендует квартиру для работников?
Универсального требования о согласии собственника при подаче уведомления организацией Правила № 9 не содержат. К уведомлению прикладывается документ о праве пользования помещением, для арендованной квартиры это договор аренды. Электронное подтверждение согласия собственника предусмотрено для особого случая, когда иностранец подаёт уведомление сам по части 3.3 статьи 22 109-ФЗ. Проверьте, что договор аренды разрешает проживание третьих лиц: от этого зависит, подтверждает ли он право пользования для конкретного работника.
Может ли ИП быть принимающей стороной и подавать уведомление через Госуслуги?
ИП может предоставить работнику жильё и становится принимающей стороной так же, как организация. По примечанию 1 к статье 18.1 КоАП РФ предприниматель отвечает за нарушения миграционного учёта как юридическое лицо, то есть штраф по части 4 статьи 18.9 составит 400 000-500 000 рублей. Доступность электронной формы для учётной записи ИП проверьте в личном кабинете заранее; бумажное уведомление можно подать в территориальный орган МВД лично.
Что делать, если иностранец работает в двух регионах?
Уведомление о заключении договора подаётся в территориальный орган МВД каждого региона, где ведётся работа, в течение 3 рабочих дней. Миграционный учёт при этом остаётся привязан к месту фактического проживания: если работник переезжает в другой регион и живёт там, уведомление о прибытии подаётся по новому адресу в общие сроки статьи 20 109-ФЗ, обычно 7 рабочих дней.
Работодатель в Москве принимает гражданина Беларуси: подавать уведомление или использовать «Амину»?
Граждане Беларуси исключены из московского эксперимента по Федеральному закону № 121-ФЗ, поэтому «Амина» к ним не применяется. Гражданин Беларуси вправе находиться в России 90 дней со дня въезда без регистрации. Если работник остаётся дольше и живёт в жилье работодателя, уведомление о прибытии подаётся по общим правилам 109-ФЗ с УКЭП организации.
