Патент иностранного гражданина стоит ровно столько, сколько составляет фиксированный авансовый платёж по НДФЛ за оплаченный период: базовая величина 1200 рублей в месяц умножается на федеральный коэффициент-дефлятор и на региональный коэффициент субъекта РФ. Срок патента равен периоду, за который платёж внесён: от 1 месяца до 12 месяцев подряд, после чего возможно однократное переоформление ещё на срок до 12 месяцев. Платёж вносится авансом, до даты начала следующего оплаченного месяца, и опоздание на один день прекращает действие патента. Для безвизовых иностранных граждан оформляется патент, для визовых и высококвалифицированных специалистов — разрешение на работу, и порядок оплаты у этих документов разный.
Ниже разобрана формула расчёта на любой срок, порядок продления по датам платежей и перечень расходов, которые в сам платёж не входят: экзамен, медицинское освидетельствование, полис, дактилоскопическая регистрация. Показано, из-за чего патент аннулируется досрочно и как проверить его действительность до выхода работника на смену. Работодателю материал даёт сроки уведомления подразделения по вопросам миграции МВД, размеры штрафов по статье 18.15 КоАП и порядок оформления приёма. Шаблоны кадровых документов, стоимость подключения кадрового электронного документооборота и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сколько стоит патент: формула ежемесячного платежа
Отдельной госпошлины за патент нет. То, что в разговоре называют стоимостью патента, — это фиксированный авансовый платёж по налогу на доходы физических лиц, который иностранный гражданин вносит вперёд за каждый оплачиваемый месяц. Базовая величина 1200 рублей закреплена в пункте 2 статьи 227.1 Налогового кодекса РФ и сама по себе никогда не применяется: её умножают на два коэффициента.
- Коэффициент-дефлятор. Устанавливается приказом Минэкономразвития России на календарный год и действует на всей территории страны. Меняется ежегодно, обычно в сторону увеличения.
- Региональный коэффициент. Отражает особенности рынка труда конкретного субъекта РФ и устанавливается законом этого субъекта. Если регион свой коэффициент на год не принял, он принимается равным единице.
Отсюда формула месячного платежа: 1200 рублей умножить на коэффициент-дефлятор и умножить на региональный коэффициент. Оба множителя утверждаются заново каждый год, поэтому сумма, которую человек платил в декабре, с января уже другая, и продление старым платежом не проходит. Общий порядок и основание для зачёта этих сумм в счёт налога описаны в разделе ФНС про фиксированные авансовые платежи по НДФЛ.
Именно региональный коэффициент, а не федеральная база, разводит субъекты РФ по итоговой сумме платежа: база у всех одна, дефлятор тоже, различается только третий множитель. Поэтому вопрос о стоимости патента без указания региона ответа не имеет — считать нужно по закону того субъекта, где человек собирается работать, и по действующей на текущий год редакции этого закона.
Как рассчитать стоимость патента на нужный срок: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите субъект РФ, в котором будет работать человек. Патент действует только на территории того региона, где выдан, и коэффициент берётся оттуда же.
- Шаг 2. Найдите действующий на текущий год коэффициент-дефлятор по главе 23 Налогового кодекса. Он общий для всех регионов.
- Шаг 3. Найдите региональный коэффициент в законе субъекта РФ на тот же год. Если такого закона нет, подставляйте единицу.
- Шаг 4. Перемножьте: 1200 рублей, коэффициент-дефлятор, региональный коэффициент. Получится платёж за один месяц.
- Шаг 5. Умножьте месячную сумму на число месяцев, которые планируете оплатить вперёд. Оплатить можно от 1 до 12 месяцев сразу.
- Шаг 6. Проверьте, попадает ли оплачиваемый период на следующий календарный год. Если да, месяцы следующего года считаются уже по новым коэффициентам, и заранее оплатить их по старой ставке нельзя.
Полученная сумма — это не дополнительный налог, а аванс по НДФЛ. Работодатель вправе уменьшить исчисленный с зарплаты налог на уже внесённые работником платежи, но только после того, как получит от работника заявление с документами об уплате и уведомление из налогового органа. Без уведомления зачёт не делается, и налог удерживается полностью.
Сколько действует патент и как считается его срок
Патент выдаётся на срок от 1 до 12 месяцев, и этот срок жёстко привязан к оплате: документ действует ровно тот период, за который внесён фиксированный авансовый платёж. Заявление на выдачу подаётся в течение 30 календарных дней со дня въезда; территориальный орган МВД выдаёт патент в течение 10 рабочих дней со дня приёма заявления.
Продление происходит без визита в отдел по вопросам миграции и без подачи документов: человек просто вносит очередной платёж до окончания уже оплаченного периода. Так патент продлевается многократно, но общий срок его действия не может превышать 12 месяцев со дня выдачи. Дальше работает переоформление: обратиться за ним нужно не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения этих 12 месяцев, и переоформленный патент действует ещё до 12 месяцев. Переоформление допускается один раз.
| Ситуация | Что происходит со сроком | Что нужно сделать |
|---|---|---|
| Первое получение патента | Срок равен числу оплаченных месяцев, от 1 до 12 | Подать заявление в течение 30 календарных дней со дня въезда |
| Оплаченный период заканчивается, работа продолжается | Срок продлевается на оплаченные месяцы в пределах 12 месяцев со дня выдачи | Внести платёж до наступления следующего периода, документы не подаются |
| Прошло почти 12 месяцев со дня выдачи | Дальнейшее продление платежами невозможно | Обратиться за переоформлением не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения срока |
| Патент уже переоформлялся один раз | Повторное переоформление не предусмотрено | Выехать и получить новый патент на общих основаниях |
| Смена работодателя внутри срока патента | Срок не меняется, патент остаётся тем же | Новому работодателю уведомить МВД в течение 3 рабочих дней с даты трудового договора |
Дата окончания патента считается не от календарного месяца, а от даты выдачи и от последнего оплаченного дня. Если человек внёс платёж 14 числа, следующий должен поступить не позднее 13 числа следующего месяца. В практике Добыто кадровые службы чаще всего срываются именно здесь: срок ставят в учётную систему по концу месяца, а фактически он истекает в середине.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что оплачивается сверх фиксированного платежа
Ежемесячный платёж — только часть расходов. До подачи заявления иностранный гражданин оплачивает набор процедур, без которых патент не выдадут, и эти суммы в формулу 1200 рублей не входят.
- Экзамен по русскому языку, истории России и основам законодательства РФ с выдачей сертификата. Стоимость устанавливает организация, проводящая экзамен.
- Медицинское освидетельствование в уполномоченной медицинской организации с выдачей заключений об отсутствии заболеваний, представляющих опасность для окружающих.
- Полис добровольного медицинского страхования либо договор о предоставлении платных медицинских услуг, действующий на период работы.
- Нотариально заверенный перевод паспорта и, при необходимости, других документов на русский язык.
- Дактилоскопическая регистрация и фотографирование в порядке, установленном для иностранных граждан.
Конкретные суммы по этим позициям различаются по регионам и по организациям, поэтому единой цифры по стране не существует: тарифы уточняются в многофункциональном миграционном центре того субъекта, где подаётся заявление. При переоформлении патента часть процедур проходится заново, и это отдельная статья расходов, о которой обычно узнают уже на одиннадцатом месяце.
Полезно знать: при приёме на работу паспорт предъявляется с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии запрашивается справка из МВД. Для иностранных работников к этому добавляется патент или разрешение на работу, а для постоянно проживающих в стране — вид на жительство.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед оформлением приёма мы всегда сверяем три вещи: патент или разрешение на работу, отметку о регистрации по месту пребывания и совпадение профессии в патенте с должностью по штатному расписанию. Если отметки о регистрации в паспорте нет, запрашивайте справку из МВД, а не закрывайте глаза на пробел: проверка начнётся именно с этого листа.»
Из-за чего патент перестаёт действовать раньше срока
Досрочное прекращение патента почти всегда связано не с решением ведомства, а с действиями самого работника. Срок действия считается прекращённым со дня, следующего за последним днём периода, за который внесён налог. Никакого уведомления при этом не приходит: человек продолжает выходить на смены с недействующим документом, а работодатель продолжает его допускать.
- Платёж внесён позже последнего оплаченного дня. Даже один день просрочки прекращает действие патента, и восстановить его доплатой нельзя.
- Платёж ушёл по реквизитам другого региона. Деньги зачисляются не туда, и по региону выдачи патента период остаётся неоплаченным.
- Работа ведётся не по той профессии, которая указана в патенте. Привлекать по иной профессии работодатель не вправе, даже если сам патент действует.
- Работа ведётся за пределами субъекта РФ, выдавшего патент. Для работы в другом регионе нужен отдельный патент этого региона.
- Копия трудового договора не представлена в МВД в течение двух месяцев со дня выдачи патента. Это самостоятельное основание для аннулирования.
Проверить действительность патента можно до выхода человека на смену: МВД ведёт открытые сервисы проверки документов и реестр контролируемых лиц, куда попадают иностранные граждане, утратившие законные основания для пребывания в России. Наличие человека в этом реестре означает запрет на приём: с ним нельзя заключать трудовой договор, и ответственность за нарушение ляжет на компанию.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что проверять патенты некому, штатный миграционный специалист для этого не нужен: достаточно закрепить контроль дат в кадровом учёте и один раз выстроить маршрут, где копия патента и платёжные документы прикладываются к карточке работника автоматически.
Цена ошибки для компании считается не стоимостью патента. Привлечение иностранного гражданина к труду без действующего патента квалифицируется по части 1 статьи 18.15 КоАП РФ: для юридических лиц это штраф от 250 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях применяется часть 4 той же статьи с верхней границей до 1 000 000 рублей. Штраф считается за каждого работника отдельно, поэтому проверка из-за одного просроченного платежа превращается в шестизначную сумму.
Когда патент не нужен вообще
Значительная часть обращений в миграционный центр приходится на людей, которым патент не требуется по закону. Проверять это нужно до оплаты экзамена и медосвидетельствования, потому что вернуть эти деньги потом не получится.
| Категория | Нужен ли патент | Что работает вместо него |
|---|---|---|
| Граждане государств — членов ЕАЭС | Нет | Трудоустройство без разрешительных документов, миграционный учёт сохраняется |
| Имеющие вид на жительство | Нет | Вид на жительство, работа по всей стране |
| Имеющие разрешение на временное проживание | Нет | РВП, работа в пределах выдавшего его субъекта РФ |
| Прибывшие в визовом порядке | Нет | Разрешение на работу, оформляется работодателем вместе с приглашением |
| Высококвалифицированные специалисты | Нет | Разрешение на работу для ВКС, дополнительно договор ДМС на период пребывания |
| Признанные беженцами или получившие временное убежище | Нет | Удостоверение беженца либо свидетельство о предоставлении временного убежища |
| Прибывшие без визы, без РВП и ВНЖ | Да | Патент субъекта РФ с указанием профессии |
Различие проходит по порядку въезда, а не по гражданству как таковому: патент — документ для безвизового въезда, разрешение на работу — для визового и для ВКС. Разрешение на работу оформляет работодатель, и в нём тоже указывается должность, поэтому перевод такого работника на другую позицию требует переоформления документа, а не просто приказа.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. С иностранными работниками это правило нарушают чаще всего: у человека начинают требовать характеристику с прошлого места или справку о доходах. Законного основания нет, и отказать в приёме по этой причине нельзя.»
Обязанности работодателя: уведомления, сроки и штрафы
Наём иностранного работника с патентом добавляет к обычной процедуре приёма три вещи: уведомление МВД, контроль допустимой доли иностранных работников и хранение подтверждающих документов.
Уведомление о заключении трудового договора или гражданско-правового договора подаётся в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней с даты заключения. Такое же уведомление в тот же срок подаётся при прекращении договора. Нарушение формы, порядка или срока уведомления образует самостоятельный состав по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ, и для юридических лиц штраф начинается от 400 000 рублей, доходя до 800 000, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 рублей. Обращаю внимание: это ответственность не за нелегального работника, а за опоздание с бумагой по абсолютно легальному человеку. В практике Добыто на проектах с сезонным персоналом срыв трёхдневного срока происходит не от незнания нормы, а от разрыва между датой подписания договора и датой, когда кадровая служба узнала о выходе человека на смену.
Внимание: с 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 17.11.2025 № 419-ФЗ основание увольнения по статье 327.6 ТК РФ для приведения численности иностранных работников в соответствие с ограничениями распространено и на акты субъектов РФ. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в региональном акте.
Допустимая доля иностранных работников по отраслям устанавливается постановлением Правительства ежегодно, и работников сверх допустимой доли увольняют до начала соответствующего календарного года. Ответственность за несоблюдение доли предусмотрена статьёй 18.17 КоАП РФ и не зависит от того, действителен ли патент у конкретного человека.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Раньше работодатели смотрели только федеральные ограничения по долям иностранной рабочей силы. С 1 марта 2026 года увольнение по статье 327.6 ТК РФ работает и по ограничениям, установленным нормативными актами субъекта РФ, а срок прекращения договора берётся из самого регионального акта. Проверяйте региональные запреты по видам деятельности до того, как открываете вакансию, а не после того, как набрали смену.»
Образцы кадровых документов для оформления работника с патентом
Комплект собран под приём на основное место работы; начинать удобнее с трудового договора, в который вносятся сведения о патенте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Чек-лист онбординга | Скачать |
Как оформить приём работника с патентом без бумажного комплекта
Трудовой договор с временно пребывающим иностранным гражданином отличается от обычного составом сведений: по статье 327.2 ТК РФ в него включаются данные о патенте, а также условие об оказании работнику медицинской помощи с реквизитами полиса ДМС или договора с медицинской организацией. Срочность договора при этом из статуса иностранца не вытекает: договор заключается на неопределённый срок, если для срочности нет самостоятельного основания по статье 59 ТК РФ.
Основной объём этого комплекта переводится в электронный вид. Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ позволяет подписывать трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, уведомления и согласия без дублирования на бумаге. Работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, работник — усиленной неквалифицированной, которая выпускается на стороне сервиса.
Четыре документа в электронный вид не переводятся ни при каких условиях: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для смен с иностранными работниками это означает, что журнал инструктажей остаётся бумажным и ведётся отдельно, даже если весь остальной кадровый контур уже электронный.
Лайфхак: работникам, принятым после 31 декабря 2021 года, и тем, для кого это первое место работы, согласие на кадровый электронный документооборот не требуется — достаточно уведомления. Согласие обязательно получать у тех, кто принят раньше, и отказ работника не является основанием для увольнения или иных санкций.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Запуск кадрового электронного документооборота начинается не с подписей, а со штатного расписания и контактных данных. Пока у части сотрудников не заполнены ни телефон, ни электронная почта, личные кабинеты им не создать, и на линейном персонале это видно сразу. Выгрузите штатку, закройте пустые контакты и только потом подключайте подписание.»
Что успеть до первого рабочего дня иностранного работника
Оформление удобно разложить по контрольным точкам: то, что делается до выхода, в первый день и в первую неделю. К моменту выхода на смену у вас на руках должны быть копия патента, платёжный документ по НДФЛ за оплаченный период, сертификат об экзамене, медицинские документы и полис. Эти копии прикладываются к личному делу и хранятся вместе с трудовым договором.
В сервисе Добыто такой комплект собирается одним маршрутом: договор, приказ, согласия и лист ознакомления с ЛНА уходят работнику на подпись в браузер или на телефон, а контроль дат окончания патента ведётся в карточке работника. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на смешанных коллективах это снимает большую часть ошибок в контактных данных.
Стоимость подключения КЭДО для компаний с иностранными работниками
Итоговая сумма зависит от численности персонала и от набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Цена считается за сотрудника в месяц, поэтому сезонный штат влияет на неё напрямую: при выраженной сезонности тариф пересматривается, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Выводы
Платёж за патент считается по одной формуле: 1200 рублей, коэффициент-дефлятор текущего года и региональный коэффициент субъекта, где человек работает. Срок документа равен оплаченному периоду и тянется до 12 месяцев со дня выдачи, после чего остаётся одно переоформление. Просрочка платежа, работа не по указанной профессии или за границами региона прекращают действие патента без каких-либо уведомлений, а для компании это состав по статье 18.15 КоАП с шестизначным штрафом за каждого работника.
Сервис КЭДО Добыто закрывает кадровую часть этой задачи: оформление приёма, подписание договора и приказов электронной подписью, хранение копий патента и платёжных документов в карточке работника и контроль дат, после которых человека нельзя допускать до смены.
Частые вопросы о стоимости и сроке патента
Можно ли оплатить патент сразу за 12 месяцев?
Да, фиксированный авансовый платёж вносится за любой период от 1 до 12 месяцев одним платежом, и патент будет действовать весь оплаченный срок. Ограничение одно: оплатить вперёд месяцы следующего календарного года по действующим сейчас коэффициентам нельзя, потому что и дефлятор, и региональный коэффициент утверждаются заново. Если оплачиваемый период пересекает 1 января, месяцы нового года считаются уже по новым значениям.
Что делать, если в платёжном документе ошибка в реквизитах?
Ошибка в реквизитах приводит к тому, что платёж не зачисляется как налог по нужному региону, а срок патента при этом продолжает истекать. Обращаться нужно в налоговый орган по месту уплаты с заявлением об уточнении платежа и приложением документа об оплате. Пока уточнение не проведено, допускать человека до работы рискованно: формально период остаётся неоплаченным.
Патент получен в одном регионе, а работа нужна в другом. Что делать?
Патент действует только на территории того субъекта РФ, который его выдал. Для работы в другом регионе оформляется отдельный патент по правилам этого субъекта, с отдельным заявлением, отдельным региональным коэффициентом и отдельными платежами. Перенести действующий патент в другой регион или доплатить разницу нельзя.
Как изменить профессию, указанную в патенте?
Профессия вносится в патент по заявлению и определяет, на какой должности человек вправе работать. При смене должности иностранный гражданин обращается в тот же территориальный орган МВД, который выдал патент, с заявлением о внесении изменений в сведения о профессии. До внесения изменений привлекать работника по новой должности нельзя, даже если срок патента не истёк.
Кто платит за патент — работник или работодатель?
Обязанность по внесению фиксированного авансового платежа лежит на самом иностранном гражданине: платёж вносится от его имени и по его данным. Работодатель вправе компенсировать расходы по собственному решению, но не вправе в одностороннем порядке удерживать эти суммы из заработной платы: перечень удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый, и оплаты патента в нём нет.
Что происходит с трудовым договором, когда патент закончился?
Работодатель обязан отстранить работника от работы: допускать человека к труду без действующего патента нельзя. Если в течение месяца основание не восстановлено, трудовой договор прекращается по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ. На период отстранения заработная плата не начисляется, а уведомление о прекращении договора подаётся в МВД в течение 3 рабочих дней.
