Регистрация иностранца по месту пребывания: порядок 2026

Регистрация иностранного гражданина по месту пребывания оформляется уведомлением о прибытии, которое принимающая сторона подаёт в подразделение по вопросам миграции МВД в течение 7 рабочих дней со дня прибытия. Работодатель становится принимающей стороной не автоматически: только когда он фактически предоставляет работнику жилое или иное помещение для проживания, включая помещение организации без адресных данных. Если сотрудник снимает квартиру сам, уведомление подаёт собственник жилья, а компания к постановке на учёт отношения не имеет. С 1 сентября 2025 года постановка на учёт по месту пребывания оплачивается госпошлиной 500 рублей, а неисполнение обязанностей принимающей стороны стоит юридическому лицу от 400 000 до 500 000 рублей по части 4 статьи 18.9 КоАП РФ.

Разберём, кто подаёт уведомление в каждом типовом сценарии, какие сроки действуют для граждан ЕАЭС, Беларуси и высококвалифицированных специалистов, что приложить к уведомлению и как получить отрывную часть при подаче через портал госуслуг. Отдельно — что проверить до подачи, чтобы не оформить учёт на человека без законного статуса. Сроки второго уведомления, которое работодатель подаёт уже о трудовом договоре, порядок цифрового учёта в Москве и Московской области, образцы кадровых документов, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда работодатель обязан подавать уведомление о прибытии, а когда нет

Принимающая сторона по Федеральному закону от 18.07.2006 № 109-ФЗ — это тот, кто фактически предоставил иностранцу помещение для проживания. Гражданин РФ, постоянно проживающий иностранец, организация, филиал, представительство, государственный орган. Сам факт трудового договора принимающей стороной работодателя не делает.

До 2018 года компании массово ставили иностранных работников на учёт по юридическому адресу, где те никогда не жили. Федеральный закон от 27.06.2018 № 163-ФЗ это закрыл: место пребывания определяется как помещение, где иностранец фактически проживает, то есть спит и отдыхает. Работодатель подаёт уведомление в двух случаях: он предоставил работнику жилое помещение либо работник и трудится, и проживает в помещении организации, не имеющем адресных данных.

Обязанность распределяется между работодателем, собственником жилья и средством размещения по одному признаку: кто фактически предоставил помещение.

Практический вывод из таблицы: обязанность работодателя возникает от жилья, а не от должности и не от вида разрешения на работу. Поэтому первым делом выясняют не гражданство работника, а адрес, по которому он реально ночует, и то, кто этот адрес предоставил.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлениями Правительства, нельзя, и в этой формулировке три источника, а не один. Служба безопасности регулярно просит у иностранного кандидата справку о доходах с прошлого места или характеристику: законного основания нет, и отказать в приёме на этом основании тоже нельзя. Проверяйте по перечню статьи 65 ТК РФ и по статье 327.3 ТК РФ, а остальное запрашивайте только с добровольного согласия.»

Сроки постановки на учёт: 7 рабочих дней и исключения по гражданству

Общий срок отсчитывается со дня прибытия в место пребывания, а дата въезда берётся из миграционной карты. Для отдельных категорий действуют освобождения по международным договорам: в течение этого периода на учёт вообще не ставят, а обязанность возникает только после его истечения.

Освобождение по сроку не отменяет учёт: гражданин Киргизии, проработавший у вас 40 дней и живущий в корпоративном общежитии, на 31-е сутки должен быть поставлен на учёт. Ошибку удобно ловить календарным напоминанием от даты въезда, а не от даты приёма на работу: эти даты почти никогда не совпадают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Формулировка про паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания и справку из МВД при её отсутствии выглядит мелочью, но именно она рабочая для компаний, которые нанимают приезжих. Если отметки нет и справки нет, вы принимаете человека, за место пребывания которого никто не отчитался. Запросите либо отрывную часть уведомления, либо справку, и сложите копию в дело до первого рабочего дня.»

Что проверить и подготовить до подачи уведомления о прибытии

Уведомление, поданное на человека без законного статуса, не решает проблему, а фиксирует её документально: в нём указаны реквизиты вашей организации как принимающей стороны. Поэтому проверка идёт до подачи, а не после.

1. Паспорт и срок его действия. Данные в уведомлении должны совпадать с документом символ в символ, включая написание имени латиницей и русскими буквами.
2. Миграционная карта. Дата въезда задаёт отсчёт срока, а заявленная цель въезда должна быть совместима с работой.
3. Патент или разрешение на работу. Патент действует в своём регионе и по указанной в нём профессии: работа по другой должности и в другом субъекте приравнивается к работе без разрешения.
4. Полис или договор добровольного медицинского страхования. Для высококвалифицированных специалистов, временно находящихся в России, договор ДМС относится к дополнительным документам при приёме.
5. Реестр контролируемых лиц. Реестр создан Федеральным законом от 08.08.2024 № 260-ФЗ, с 5 февраля 2025 года данные о конкретном иностранце доступны работодателям и организациям.
6. Допустимая доля иностранных работников. Правительство устанавливает её по отраслям ежегодно, за несоблюдение отвечают по статье 18.17 КоАП РФ.
7. Документ на помещение. Без подтверждения права на жилое помещение уведомление не примут, а адрес в уведомлении должен быть тем, где работник реально живёт.

Проверить, есть ли сведения о человеке в реестре, можно бесплатно в сервисе проверки реестра контролируемых лиц на сайте МВД: понадобятся фамилия, имя, дата рождения и реквизиты документа, удостоверяющего личность. Результат имеет смысл распечатать и приложить к комплекту по работнику с датой проверки.

Соберите трудовой договор с иностранным работником

Конструктор формирует базовый договор с разделами об оплате, рабочем времени и отпуске. Условия, обязательные именно для иностранного работника, вносятся дополнительно по статье 327.2 ТК РФ: сведения о разрешении на работу или патенте и условия оказания медицинской помощи с реквизитами полиса либо договора ДМС.

Как подать уведомление о прибытии: документы, способы, пошлина

Форма уведомления утверждена нормативным актом МВД, и заполняется она без помарок и исправлений: любая правка в бланке — основание вернуть документ. Подавать можно лично, через МФЦ, почтой и через портал госуслуг.

Как подать уведомление о прибытии иностранного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, вы ли принимающая сторона. Основание — фактическое предоставление помещения, а не трудовой договор.
2. Шаг 2. Соберите комплект: паспорт работника и его копия, миграционная карта и копия, документ, подтверждающий право на помещение, документ и копия документа представителя принимающей стороны, документы о законности нахождения в России.
3. Шаг 3. Заполните бланк уведомления. Адрес указывается тот, где работник фактически проживает, включая адрес организации, если помещение не имеет адресных данных.
4. Шаг 4. Оплатите государственную пошлину 500 рублей за постановку на учёт по месту пребывания: подпункт 19.1 пункта 1 статьи 333.28 НК РФ, норма введена Федеральным законом от 31.07.2025 № 271-ФЗ и действует с 1 сентября 2025 года. Оригинал чека прикладывается к комплекту.
5. Шаг 5. Подайте уведомление в срок: 7 рабочих дней в общем порядке, 1 рабочий день при вахтовом методе. Лично в подразделении по вопросам миграции и в МФЦ отметку проставляют в день приёма, почтой уведомление направляется в двух экземплярах с описью вложения, через портал госуслуг результат приходит в течение 1 рабочего дня.
6. Шаг 6. Передайте работнику отрывную часть уведомления с отметкой. При электронной подаче отрывная часть с электронной подписью поступает в личный кабинет, и распечатывает её принимающая сторона.
7. Шаг 7. Заведите копию отрывной части и чека в дело работника и поставьте напоминание на дату окончания срока пребывания: продление срока временного пребывания — отдельная процедура с пошлиной 1000 рублей.

Отрывная часть с отметкой — единственное, что подтверждает постановку на учёт. Отсутствие этой бумаги у работника при проверке читается как отсутствие учёта, даже если уведомление вы подавали.

В практике Добыто мы заводим под миграционные уведомления отдельный тип документа со своим маршрутом и своим сроком. Тогда 7 рабочих дней видны в реестре документов вместе с ответственным, а не живут в календаре одного специалиста по кадрам, который может уйти на больничный.

Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника

Комплект собран под приём на работу: начните с трудового договора, в который дополнительно вносятся сведения о разрешительном документе и полисе ДМС.

Второе уведомление: о трудовом договоре с иностранцем

Миграционный учёт и уведомление о заключении трудового договора — разные процедуры с разными сроками и разными штрафами. О заключении и прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранным работником работодатель уведомляет территориальный орган МВД по субъекту, где работник трудится, не позднее 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения. Основание — статья 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, форма до 1 сентября 2026 года применялась по приказу МВД России от 06.08.2025 № 552.

Цена пропущенного срока здесь выше, чем по миграционному учёту. Неуведомление МВД о заключении или прекращении договора — часть 3 статьи 18.15 КоАП РФ: для должностных лиц от 35 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях применяется часть 4 той же статьи: для юридических лиц от 400 000 до 1 000 000 рублей.

Сроки считаются по каждому работнику отдельно, поэтому при массовом наборе удобнее один реестр, из которого видно три даты: дата въезда, дата постановки на учёт, дата уведомления о договоре. Мы собираем комплект по иностранному работнику одним маршрутом в Добыто КЭДО: договор, приказ, согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления с ЛНА идут пакетом, а статус каждого документа виден в одной таблице.

Важный нюанс из практики: в открытых материалах названия форм и сроки устаревают быстрее всего. В разборах приёма на работу до сих пор встречается форма СЗВ-ТД, хотя сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1 с 2023 года. Логику и перечни из таких источников брать можно, реквизиты форм — нет.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы не берём из вторичных источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Если в материале устарела одна деталь, проверять надо все. По иностранным работникам это правило жёстче: форма уведомления и размер пошлины менялись в 2025 и 2026 годах, поэтому бланк скачивается заново перед каждой подачей, а не берётся из папки годичной давности.»

Москва и Московская область: цифровой учёт вместо обычного уведомления

С 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2029 года в Москве и Московской области действует эксперимент по цифровым механизмам учёта иностранных граждан, введённый Федеральным законом от 23.05.2025 № 121-ФЗ. Участники — иностранцы, приехавшие в безвизовом порядке и работающие по патенту либо имеющие право работать без патента по закону или международному договору. Граждане Беларуси, дети до 18 лет и дипломаты в эксперимент не входят.

Порядок другой по существу: участник регистрируется в мобильном приложении, даёт согласие на обработку персональных данных и передачу геолокации и сам сообщает о месте нахождения и его изменении. На учёт его ставят не по адресу фактического проживания, а по адресу уполномоченной городом организации — миграционного центра. Обычное уведомление о прибытии в этой схеме не подаётся, а от госпошлины участники эксперимента освобождены.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для работодателя это означает, что в двух регионах вопрос о том, кто подаёт уведомление, может не возникать вовсе: обязанность переносится на самого работника. Проверять надо не наличие вашего уведомления, а то, что работник зарегистрирован в приложении и статус его учёта активен.

Когда работодателю не нужно ставить иностранца на учёт

Ситуации, в которых компания подаёт уведомление без обязанности это делать, создают лишний риск: вы заявляете адрес, за который потом отвечаете.

• Работник живёт по своему адресу. Съёмная квартира, жильё родственников, собственное жильё в России — принимающая сторона не вы. Достаточно копии отрывной части в деле.
• Срок освобождения не истёк. Гражданин Беларуси в первые 90 дней и гражданин Казахстана в первые 30 суток на учёт не ставятся.
• Работник размещён в гостинице. Уведомление подаёт средство размещения, и срок у него — 1 рабочий день.
• Работник — участник московского эксперимента. Учёт идёт через приложение по адресу уполномоченной организации.
• Иностранец постоянно проживает в России и живёт по месту жительства. Регистрация по месту жительства и учёт по месту пребывания — разные процедуры, вторая нужна при пребывании по другому адресу.

Обратная ошибка встречается чаще: компания предоставила общежитие, но считает, что раз договор аренды оформлен на подрядчика, обязанность не её. Принимающей стороной признаётся тот, кто фактически предоставил помещение для проживания, и по договорам подряда уведомление подаёт организация, давшая жильё.

Цена ошибки: штрафы, фиктивный учёт и доля иностранных работников

Неисполнение принимающей стороной обязанностей по миграционному учёту — часть 4 статьи 18.9 КоАП РФ: граждане платят от 2000 до 4000 рублей, должностные лица от 40 000 до 50 000 рублей, юридические лица от 400 000 до 500 000 рублей. Столько же, от 400 000 до 500 000 рублей для юридического лица, стоит предоставление иностранцу жилья или услуг с нарушением установленного порядка по части 3 той же статьи.

С 21 июня 2026 года для гостиниц, отелей и иных классифицированных средств размещения действует статья 18.9.1 КоАП РФ, введённая Федеральным законом от 10.06.2026 № 169-ФЗ. Размер штрафа привязан к длительности просрочки: опоздание на один рабочий день — от 80 000 до 100 000 рублей, повторное в том же диапазоне — от 160 000 до 200 000 рублей, просрочка свыше одного рабочего дня — от 400 000 до 500 000 рублей. Компаниям, которые размещают вахтовиков и командированных в собственных гостиничных объектах, эту статью стоит прочитать до ближайшего заезда.

Постановка на учёт по адресу, где иностранец не живёт, из административного нарушения превращается в уголовное: фиктивная постановка на учёт по месту пребывания — статья 322.3 УК РФ, наказание вплоть до лишения свободы на срок до 3 лет, штраф по этому составу составляет от 100 000 до 500 000 рублей. Постановка на учёт по юридическому адресу без фактического проживания закрыта с 2018 года, и внутренними приказами компании она не восстанавливается.

К прямым штрафам добавляется допустимая доля иностранных работников, которую Правительство устанавливает по отраслям ежегодно. Работников сверх доли увольняют до начала соответствующего календарного года, ответственность за несоблюдение — по статье 18.17 КоАП РФ. С 1 марта 2026 года основание для расторжения договора по статье 327.6 ТК РФ работает и по ограничениям, введённым региональными актами, поэтому график кадровых решений теперь зависит ещё и от даты в акте субъекта РФ.

Как хранить подтверждения и что можно вести электронно

Комплект по иностранному работнику проверяют не в день приёма, а при плановой проверке или в суде, через год-два. К этому моменту нужны копия отрывной части уведомления, чек об уплате пошлины, копии паспорта, миграционной карты и разрешительного документа, согласие на обработку персональных данных, подписанный трудовой договор и подтверждение ознакомления с ЛНА.

Обработка этих данных без письменного согласия работника неправомерна: копии документов иностранца — те же персональные данные, что и у любого другого сотрудника, и хранятся они по правилам 152-ФЗ и номенклатуре дел, а не бессрочно. Требования к хранению электронных документов переносятся с бумажных: организация вправе самостоятельно создавать архив, а в конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре и передают их на хранение.

В Добыто КЭДО копии паспорта, миграционной карты, разрешительного документа и отрывной части уведомления складываются в карточку сотрудника вместе с подписанными документами, а доступ к карточке ограничивается ролью: кадровая служба видит комплект целиком, руководитель подразделения — только то, что подписывает.

Что можно вести электронно, а что остаётся на бумаге

Электронно можно вести почти весь комплект: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, уведомления и согласия. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, что подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного увольнения иностранного работника не получится: заявление приходит электронно, приказ уходит на бумагу.

Отдельное условие для электронного взаимодействия — письменное согласие работника на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. Для иностранца оно такое же обязательное, как для гражданина РФ, и подписывается до первого электронного документа. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при проверке или споре.

Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска. Суд прямо рассматривал первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно, и восстанавливал работника. Для работника, которому русский язык неродной, это означает, что значимые действия в первую неделю подтверждаются ещё и вне системы.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронным кадровым документам доказывают четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли свою электронную подпись, получил ли документ. Порядок жёсткий: если рассыпается первое, до подписи дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал. Поэтому журнал действий по документу мы смотрим до проверки, а не после того, как спор начался.»

Стоимость оформления и ведения документов по иностранным работникам в КЭДО

Государственные платежи по миграционному учёту фиксированные: 500 рублей за постановку на учёт по месту пребывания и 1000 рублей за продление срока временного пребывания. Стоимость самого сервиса зависит от численности сотрудников и набора функций.

Итоговая сумма считается от численности и от того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив. Действующие условия по всем трём тарифам, включая состав функций и минимальную оплату, опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, что важно как раз для хранения копий миграционных документов.

Выводы

Обязанность работодателя по миграционному учёту определяется жильём, а не трудовым договором: предоставили помещение — подаёте уведомление о прибытии в 7 рабочих дней, не предоставляли — берёте у работника копию отрывной части. Сроки для граждан ЕАЭС, Беларуси и высококвалифицированных специалистов считаются от даты въезда, а не от даты приёма. Уведомление о трудовом договоре считается отдельно, укладывается в 3 рабочих дня и обходится дороже при просрочке. В Москве и Московской области до сентября 2029 года часть этой работы перенесена на самого работника через приложение.

Практическая сложность не в одной процедуре, а в том, что по каждому иностранному работнику одновременно идут три-четыре срока и растёт комплект документов, который придётся предъявить через год. В Добыто КЭДО этот комплект собирается одним маршрутом с прозрачными статусами и выгружаемым журналом действий, а кадровая служба видит сроки в реестре документов, а не в личных заметках.

Частые вопросы

Нужно ли ставить на учёт гражданина Беларуси, который работает у нас 60 дней?

Нет. Граждане Беларуси освобождены от постановки на учёт в течение 90 дней с даты въезда, и обязанность возникает только после истечения этого срока. Отдельно учтите, что граждане Беларуси не входят в число участников эксперимента по цифровому учёту в Москве и Московской области, поэтому для них действует обычный порядок с уведомлением о прибытии.

Кто платит госпошлину 500 рублей и что будет, если не приложить чек?

Пошлина по подпункту 19.1 пункта 1 статьи 333.28 НК РФ уплачивается за постановку на учёт по месту пребывания, и оригинал чека входит в комплект документов при подаче. Без подтверждения оплаты комплект неполный, а значит срок в 7 рабочих дней рискует истечь на повторном визите. Участники московского эксперимента по учёту через мобильное приложение от этой пошлины освобождены.

Работник переехал из корпоративного общежития в свою квартиру. Что подавать?

Учёт привязан к адресу, поэтому при смене места пребывания процедура проходится заново: новая принимающая сторона по новому адресу подаёт уведомление о прибытии. Снятие с прежнего учёта происходит после поступления в орган сведений о постановке на учёт по новому адресу либо по уведомлению об убытии от прежней принимающей стороны.

Обязан ли работодатель подавать уведомление об убытии?

В общем случае это право принимающей стороны, а не обязанность. Обязанность установлена для организаций, оказывающих гостиничные услуги, социальных учреждений, учреждений исполнения наказаний и компаний, работающих вахтовым методом: при вахте срок составляет 7 рабочих дней с даты убытия, у гостиниц — не позднее 12 часов рабочего дня, следующего за днём убытия.

Можно ли подать уведомление о прибытии через МФЦ и когда поставят отметку?

Да. В МФЦ отметка на отрывной части проставляется в день приёма документов, при личной подаче в подразделении по вопросам миграции — тоже. При подаче через портал госуслуг результат поступает в течение 1 рабочего дня, а отрывную часть с электронной подписью распечатывает принимающая сторона. Почтой уведомление направляется в двух экземплярах с описью вложения.

Миграционный учёт продлевает срок временного пребывания?

Нет, это разные процедуры. Продление срока временного пребывания оформляется отдельно, до истечения текущего срока, с приложением оснований: продлённого патента или разрешения на работу, справки о подаче документов на разрешение на временное проживание или вид на жительство, документов об обучении. Госпошлина за продление составляет 1000 рублей, столько же стоит регистрация иностранца по месту жительства.