Уведомления по патенту и трудовому договору работодатель подаёт в территориальный орган МВД по месту работы иностранца: о заключении договора и о его прекращении — не позднее 3 рабочих дней с даты подписания или расторжения, по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, которые действуют с 1 сентября 2026 года. Обязанность не зависит от того, работает человек по патенту, по разрешению на работу, по виду на жительство или как гражданин страны ЕАЭС. Главное различие проходит по линии ответственности: за уведомления о договоре отвечает работодатель, а копию трудового договора в МВД относит сам иностранец с патентом — в течение 2 месяцев со дня выдачи патента, иначе патент аннулируют.
Разберём календарь уведомлений, которые закрывают приём, увольнение и квартальную отчётность по высококвалифицированным специалистам, и покажем, что поменялось в бланках с 1 сентября. Отдельно — как проверить человека по реестру контролируемых лиц до подписания договора и какие поля новой формы заполняют неверно чаще всего. Штрафы по статье 18.15 КоАП, сценарная таблица по статусам иностранцев, порядок подачи через портал госуслуг, стоимость и сроки на 2026 год, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие уведомления подаёт работодатель за иностранного работника
Обязанность уведомлять МВД установлена частью 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Уведомление подаётся дважды за цикл работы: при заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ и при его прекращении. Срок в обоих случаях один — не позднее 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения. Отсчёт идёт от даты документа, а не от даты фактического выхода человека на работу.
Ниже собраны уведомления, которые чаще всего закрывают жизненный цикл иностранного работника в компании. Сроки по каждому считаются независимо: пропуск одного не сдвигает срок по другому.
| Уведомление | Срок подачи | Кто подаёт | Основание |
|---|---|---|---|
| О заключении трудового договора или ГПД с иностранным гражданином | Не позднее 3 рабочих дней с даты заключения | Работодатель или заказчик работ | Часть 8 статьи 13 115-ФЗ, приложение № 7 к приказу МВД № 290 |
| О прекращении (расторжении) трудового договора или ГПД | Не позднее 3 рабочих дней с даты прекращения | Работодатель или заказчик работ | Часть 8 статьи 13 115-ФЗ, приложение № 8 к приказу МВД № 290 |
| Копия трудового договора или ГПД в орган, выдавший патент | В течение 2 месяцев со дня выдачи патента | Сам иностранный гражданин | Статья 13.3 115-ФЗ |
| Об исполнении обязательств по выплате заработной платы высококвалифицированному специалисту | Ежеквартально, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом | Работодатель | Статья 13.2 115-ФЗ, приказ МВД № 290 |
| О прибытии иностранного гражданина в место пребывания | В течение 7 рабочих дней со дня прибытия | Принимающая сторона, в том числе работодатель, если он предоставляет жильё | Федеральный закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ |
Из таблицы видно, где чаще всего рвётся процесс: два срока считаются в рабочих днях, один — в календарных месяцах, а ответственный по третьей строке вообще не сотрудник кадровой службы. Отдельная форма предусмотрена для иностранных студентов очной формы обучения, работающих без патента: работодатель уведомляет МВД о предоставлении такому студенту отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — основание статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно, даже когда само уведомление в МВД уходит электронно.
Новые формы уведомлений с 1 сентября 2026 года: приказ МВД № 290
Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 зарегистрирован Минюстом 2 июня 2026 года и применяется с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Он заменил приказ МВД России от 30.07.2020 № 536: бланки прежнего приказа использовались по 31 августа 2026 года включительно. Уведомление о заключении договора теперь заполняется по приложению № 7, о прекращении — по приложению № 8. Тем же приказом утверждены форма ходатайства иностранного гражданина о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста и форма уведомления о выплате такому специалисту заработной платы.
Изменения в содержании форм небольшие по объёму, но именно они дают отказы в приёме документов. В уведомлении о заключении договора появилось поле о сроке его действия: нужно либо проставить отметку «бессрочно», либо указать дату окончания. Во всех формах требуется пол работника. В уведомлении о выплате заработной платы высококвалифицированному специалисту заполняется ИНН работника. Сведения о профессии из формы исключены. К уведомлению прикладывается отдельное согласие на обработку персональных данных работника.
Согласие на обработку персональных данных — самая частая причина возврата комплекта в сентябре 2026 года. Раньше кадровая служба обходилась общим согласием, подписанным при приёме, теперь к каждому уведомлению идёт отдельный документ. Проверьте, есть ли такое согласие в вашем шаблонном комплекте при приёме иностранца, и подписывается ли оно тем же днём, что и трудовой договор.
Что проверить до подписания трудового договора
С 5 февраля 2025 года работает реестр контролируемых лиц — база МВД, куда попадают иностранцы, утратившие законное основание находиться в России. Реестр введён Федеральным законом от 08.08.2024 № 260-ФЗ, порядок его ведения установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2024 № 1899. Если человек в реестре, заключать с ним трудовой договор до выяснения оснований включения не следует: уведомление о заключении договора вы подадите, и оно станет для МВД отметкой о том, где контролируемое лицо трудоустроено.
Проверка бесплатная и занимает меньше минуты: в сервисе проверки по реестру контролируемых лиц на сайте МВД России вводятся фамилия, имя, отчество при наличии, дата рождения, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность. Данные должны совпадать с документом посимвольно: расхождение в одной букве даёт результат «не найден», и это не то же самое, что чистая проверка.
Чек-лист перед подписанием договора с иностранцем
Эти пункты закрываются до даты трудового договора, потому что после подписания срок в 3 рабочих дня уже идёт и времени на исправления не остаётся.
- Статус пребывания. Патент, разрешение на работу, вид на жительство, разрешение на временное проживание или гражданство страны ЕАЭС — от этого зависит комплект уведомлений.
- Срок и регион действия патента. Патент действует в том субъекте Российской Федерации, где он выдан. Работа в другом регионе требует отдельного патента.
- Профессия в патенте. Субъект Российской Федерации вправе потребовать внесения в патент сведений о профессии. Если профессия указана, работа по другой должности образует нарушение по статье 18.15 КоАП РФ, даже когда патент действующий.
- Реестр контролируемых лиц. Проверяется и кандидат, и работающий персонал: основание для включения может появиться уже после трудоустройства.
- Согласие на обработку персональных данных под уведомление в МВД. Отдельный документ, а не пункт общего согласия.
- Кто в компании подаёт уведомление. Ответственный назначается приказом, иначе срок в 3 рабочих дня теряется на согласованиях.
Сверьте данные работника перед оформлением
В практике Добыто расхождение паспортных данных между анкетой, патентом и трудовым договором встречается чаще, чем недействительные документы. Отчество, написанное в патенте через «ё», а в договоре через «е», в уведомлении даёт несовпадение с базой МВД.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что зависит от статуса иностранца: патент, разрешение на работу, ВКС, ЕАЭС
Уведомления о заключении и прекращении договора подаются за любого иностранного гражданина. Различия начинаются дальше: у патента свой набор обязанностей работника, у высококвалифицированного специалиста — квартальная отчётность работодателя, у обладателя вида на жительство — ежегодное подтверждение проживания, которое подаёт он сам.
| Статус работника | Уведомления работодателя в МВД | Что делает сам работник | Что критично проверить |
|---|---|---|---|
| Патент (безвизовый порядок въезда) | О заключении и о прекращении договора, по 3 рабочих дня на каждое | Относит копию договора в орган, выдавший патент, в течение 2 месяцев со дня выдачи; платит авансовые платежи по НДФЛ | Срок и регион действия патента, профессия в патенте, если она внесена |
| Разрешение на работу (визовый порядок въезда) | О заключении и о прекращении договора | Отдельной обязанности по копии договора нет | Должность, на которую выдано разрешение на работу, и срок его действия |
| Высококвалифицированный специалист | О заключении и о прекращении договора плюс ежеквартальное уведомление о выплате заработной платы | Подаёт ходатайство о привлечении его в качестве ВКС по форме приказа МВД № 290 | Дата последнего рабочего дня месяца, следующего за кварталом, и ИНН работника в форме |
| Гражданин страны ЕАЭС | О заключении и о прекращении договора | Встаёт на миграционный учёт по месту пребывания | Патент не нужен, уведомление в МВД нужно — это разные вопросы |
| Вид на жительство или разрешение на временное проживание | О заключении и о прекращении договора | Ежегодно подаёт уведомление о подтверждении проживания в России | Регион, в котором разрешено временное проживание, и срок действия документа |
| Студент очной формы обучения | О заключении и о прекращении договора плюс уведомление об отпуске без сохранения заработной платы дольше одного календарного месяца в течение года | Подтверждает продолжение обучения | Очная форма и государственная аккредитация образовательной программы |
Строка про патент требует отдельного внимания работодателя, хотя обязанность лежит на работнике. Если человек не отнёс копию договора в МВД за 2 месяца, патент аннулируется, и дальше на работе оказывается иностранец без действующего разрешительного документа — это уже ответственность компании. Поставьте контрольную дату в календаре кадровика на 50-й день с даты выдачи патента и запросите у работника отметку о приёме копии.
Ещё одна зона, которую редко разбирают: с 1 сентября 2025 года в Москве и Московской области идёт эксперимент по учёту иностранцев через мобильное приложение «Амина». Для участников эксперимента подключение к приложению заменяет подачу уведомления о прибытии, то есть принимающая сторона это уведомление не подаёт. На уведомления о заключении и прекращении трудового договора эксперимент не влияет: они подаются в общем порядке.
Как подать уведомление в МВД: способы, подтверждение, ответственный
Уведомление подаётся в территориальный орган МВД того субъекта Российской Федерации, где иностранец фактически работает. Не по месту регистрации компании и не по месту выдачи патента. Для организаций с филиалами это означает столько адресов подачи, сколько регионов присутствия.
Как подать уведомление о заключении договора с иностранцем: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения договора и отсчитайте 3 рабочих дня. День подписания в срок не входит, отсчёт начинается со следующего рабочего дня.
- Шаг 2. Возьмите актуальный бланк: приложение № 7 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290 для заключения, приложение № 8 — для прекращения. Бланки приказа № 536 с 1 сентября 2026 года не принимаются.
- Шаг 3. Заполните форму по документам работника, а не по данным из учётной системы. Сверьте написание фамилии, имени и отчества, серию и номер документа, удостоверяющего личность, пол, реквизиты патента или разрешения на работу.
- Шаг 4. Проставьте срок действия договора: отметка «бессрочно» либо дата окончания. Пустое поле — основание для возврата формы.
- Шаг 5. Приложите отдельное согласие работника на обработку персональных данных.
- Шаг 6. Выберите способ подачи: лично на бумаге в подразделение по вопросам миграции, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения либо электронно через сервис «Уведомления по трудовым мигрантам» на портале госуслуг с подписанием УКЭП организации. Электронный канал подключён не во всех подразделениях, уточните это заранее.
- Шаг 7. Сохраните подтверждение: отрывную часть бланка с отметкой подразделения, почтовую квитанцию с описью или электронную квитанцию из личного кабинета. При электронной подаче отсутствие статуса о приёме к рассмотрению в течение 2 рабочих дней — повод подать уведомление лично.
Ответственного за подачу назначают приказом, а не устной договорённостью. Срок в 3 рабочих дня сгорает быстрее всего в компаниях, где договор подписывает руководитель филиала, а уведомление подаёт головной офис.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок внутреннего обмена документами должен быть закреплён локальным актом, иначе он не работает как доказательство. Само по себе то, что отдел кадров годами пересылает сканы по почте, ничего не подтверждает: признание такого обмена строится на двух условиях — он системный и устойчивый, а не разовый, и его порядок описан в локальном акте. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, самое уязвимое.»
Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника
Комплект под приём и сопровождение сотрудника; начните с трудового договора, потому что от его даты считаются 3 рабочих дня на уведомление.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Сколько стоит ошибка: штрафы по статье 18.15 КоАП РФ
Неуведомление МВД о заключении или прекращении договора с иностранцем, а равно нарушение порядка или формы уведомления квалифицируется по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ: должностные лица и индивидуальные предприниматели — от 35 000 до 50 000 рублей, юридические лица — от 400 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действует часть 4 той же статьи: для юридических лиц от 400 000 до 1 000 000 рублей.
Считать нужно не один штраф, а количество работников. Санкция применяется по каждому иностранному гражданину отдельно, поэтому забытая пачка уведомлений на бригаду из 10 человек в Московской области превращается в сумму от 4 000 000 рублей. Отдельный состав образует нарушение срока: подать уведомление на четвёртый рабочий день и подать его правильно — разные события с точки зрения инспектора.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт. Выгрузка покажет и то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный, он показывает всё.»
Когда уведомление подавать не нужно
Обязанность привязана к договору с иностранным гражданином, а не к любому взаимодействию с ним. Уведомление в МВД не подаётся, если кандидат прошёл собеседование, но договор не заключён; если изменились условия действующего договора без его расторжения; если вы заключаете договор с российским гражданином, имеющим второе гражданство, — он для целей 115-ФЗ остаётся гражданином России. Перевод внутри компании без прекращения трудового договора отдельного уведомления о прекращении тоже не требует.
Уведомление о прибытии по 109-ФЗ работодатель подаёт только как принимающая сторона: если он предоставил работнику жильё — общежитие, арендованную компанией квартиру или помещение на своей территории. Когда иностранец живёт по собственному адресу, уведомление подаёт собственник жилья, а не отдел кадров.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Электронное оформление иностранного работника: что можно перевести в КЭДО
Сами уведомления в МВД подаются либо на бумаге, либо через портал госуслуг с УКЭП организации. Кадровые документы, от которых эти уведомления отсчитываются, законом разрешено вести электронно по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, локальные нормативные акты, графики отпусков и табели, согласия. Для компаний с большой долей иностранного персонала это снимает главную проблему — синхронность даты договора и даты подачи уведомления.
Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на КЭДО. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам порядок доказывания всегда один: сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому сохраняйте приказ о введении КЭДО, положение, уведомление работника о переходе и его письменное согласие в одной папке с договором.»
Мы в Добыто считаем первые дни работы человека в системе зоной повышенного риска, и на иностранном персонале это заметнее всего: личный кабинет открывается с телефона на неродном языке. Любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы.
Как хранить уведомления и подтверждать подачу при проверке
Подтверждение подачи — это не копия уведомления, а отметка о его приёме: отрывная часть бланка со штампом подразделения по вопросам миграции, почтовая квитанция с описью вложения либо электронная квитанция из личного кабинета. Храните подтверждение вместе с трудовым договором работника: при проверке инспектор сверяет дату договора с датой отметки и считает рабочие дни между ними.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот в полном объёме. Трудовой кодекс говорит, что организация обязана хранить документы, но не говорит, как хранить, а 125-ФЗ об архивном деле в пункте 2 статьи 13 даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. Это значит, что порядок придётся описать самим — и описать до первой проверки, а не после неё.»
Полезно знать: электронный архив должен обеспечивать не только сохранность документов, но и поиск, идентификацию и восстановление. Любой сотрудник должен в кратчайшие сроки найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность.
В сервисе Добыто подтверждения подачи прикладываются к карточке работника вместе с договором, а система хранит журнал действий по каждому документу. При запросе МВД по конкретному человеку комплект собирается из одной карточки, а не из трёх папок в разных отделах.
Стоимость подключения КЭДО для компаний с иностранным персоналом
Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и виды доступных подписей различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | подключение за 5 минут |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: компании с текучим иностранным персоналом чаще упираются не в цену за сотрудника, а в скорость оформления и в интеграцию с учётной системой. Полный состав тарифов, условия по минимальной оплате и перечень функций каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Ключевых сроков всего три: 3 рабочих дня на уведомление о заключении договора, 3 рабочих дня на уведомление о прекращении и 2 месяца на копию договора, которую иностранец с патентом относит в МВД сам. С 1 сентября 2026 года заполняются бланки приказа МВД России от 12.05.2026 № 290 с полем о сроке действия договора, полом работника и отдельным согласием на обработку персональных данных. Санкции по статье 18.15 КоАП РФ считаются по каждому работнику, поэтому регулярная сверка списка иностранного персонала с поданными уведомлениями стоит дешевле любого разбирательства.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый контур так, чтобы дата трудового договора, комплект согласий и подтверждение подачи хранились в одной карточке работника и поднимались по запросу за минуту. Это не заменяет подачу уведомления в МВД, но убирает разрыв между кадровым документом и миграционной отчётностью, из-за которого срок в 3 рабочих дня чаще всего и пропускают.
Частые вопросы
Нужно ли подавать новое уведомление, если работник продлил патент?
Продление патента авансовым платежом по НДФЛ не меняет трудовой договор, поэтому уведомление о заключении договора повторно не подаётся. Новое уведомление потребуется, если договор расторгли и заключили заново, либо если человек переоформил патент с изменением сведений, влияющих на допустимость работы, — например, региона действия или профессии, когда субъект Российской Федерации требует её указания.
Что делать, если срок в 3 рабочих дня уже пропущен?
Уведомление подаётся при первой возможности: пропуск срока не отменяет обязанность, а неподанное уведомление ухудшает положение сильнее, чем поданное с опозданием. Зафиксируйте дату фактической подачи документально — отметка подразделения или почтовая квитанция с описью пригодятся при рассмотрении дела по статье 18.15 КоАП РФ.
Кто подаёт уведомление, если иностранец работает по договору ГПХ?
Заказчик работ или услуг. Часть 8 статьи 13 115-ФЗ уравнивает трудовой договор и гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг: срок тот же — 3 рабочих дня с даты заключения и с даты прекращения, формы те же, приложения № 7 и № 8 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290.
Нужно ли уведомлять МВД о приёме гражданина Беларуси?
Да. Освобождение от патента по договору о Евразийском экономическом союзе не отменяет обязанность работодателя уведомить МВД о заключении и прекращении договора. Это две разные нормы: право работать без разрешительного документа и обязанность работодателя отчитаться о факте трудоустройства иностранного гражданина.
Что грозит, если работник оказался в реестре контролируемых лиц уже после приёма?
Работодатель обязан отвечать на запросы МВД по этому человеку, а МВД вправе потребовать показать его рабочее место или место проживания, если жильё предоставила компания. Проверяйте не только кандидатов, но и действующий иностранный персонал: основание для включения в реестр может появиться в любой момент уже после трудоустройства, поэтому разовой проверки при приёме недостаточно.
Можно ли подписать трудовой договор с иностранцем электронной подписью?
Да, статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести трудовой договор в электронном виде при введённом КЭДО и письменном согласии работника по статье 22.2 ТК РФ. Ограничение касается другого этапа: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, что подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
