Реестр иностранных граждан, который проверяют перед приёмом на работу, официально называется реестром контролируемых лиц и ведётся МВД по статье 31.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Проверка бесплатная и открытая: на сервисе МВД вводятся фамилия, имя, отчество, дата рождения и реквизиты документа, удостоверяющего личность. Если человек в реестре, у него нет законного основания находиться в России, и заключать с ним трудовой договор нельзя. Заявление об исключении из реестра МВД рассматривает до 30 календарных дней. Реестр контролируемых лиц отвечает только на вопрос о законности пребывания; право работать по конкретной должности в конкретном регионе подтверждают патент или разрешение на работу, и это отдельная проверка по другой базе.
Разберём обе проверки по шагам: где смотреть реестр, что сверять в патенте кроме срока действия, почему совпадение региона и профессии критично и как миграционная карта связана с постановкой на учёт. Покажем границы законной проверки по 152-ФЗ и перечень документов, который требовать нельзя. Штрафы по статье 18.15 КоАП за каждого работника, допустимые доли иностранной рабочей силы на 2026 год, чек-лист до оффера, сценарная таблица по категориям кандидатов, стоимость и сроки подключения кадрового документооборота — во второй половине статьи.
Сверьте данные кандидата по открытым источникам прямо здесь: форма собирает сведения по ФИО и документу и показывает, где данные расходятся.
Какие реестры закрывают вопрос о допуске иностранца к работе
Одного реестра не хватает. Допуск иностранного гражданина к работе складывается из трёх независимых обстоятельств: законность пребывания в стране, наличие права на труд и соответствие этого права месту и характеру работы. Каждое обстоятельство подтверждается своим источником, и провал по любому из них делает приём незаконным, даже если два других в порядке.
| Что проверяем | Источник | Что означает отрицательный результат |
|---|---|---|
| Законность пребывания | Реестр контролируемых лиц МВД, статья 31.2 115-ФЗ | Основания находиться в России нет, трудовой договор заключать нельзя |
| Право на труд | Сервис МВД по проверке разрешений на работу и патентов | Патент недействителен или аннулирован, привлечение к труду образует состав по статье 18.15 КоАП |
| Регион работы | Сам патент или разрешение на работу, поле субъекта РФ | Работа за пределами региона выдачи, ответственность несут и работник, и работодатель |
| Профессия и должность | Запись о профессии в патенте, если регион её вносит | Принять на другую должность можно только после внесения изменений в патент |
| Документ, удостоверяющий личность | Сервисы проверки МВД по вопросам миграции | Документ недействителен, дальнейшие проверки теряют смысл |
| Учёт по месту пребывания | Отрывная часть уведомления о прибытии, миграционная карта | Нарушение правил учёта, при отсутствии постановки — риск включения в реестр контролируемых лиц |
Порядок проверок не произвольный. Начинать имеет смысл с реестра контролируемых лиц: он даёт однозначный ответ и закрывает вопрос за минуту, тогда как сверка патента требует данных, которые кандидат приносит на встречу. В сервисе Добыто карточка кандидата открывается до оффера, и результаты всех шести проверок складываются в неё по мере поступления, без отдельной таблицы в почте.
Реестр контролируемых лиц: кто туда попадает и почему такого кандидата брать нельзя
Реестр появился вместе с режимом высылки, который ввёл Федеральный закон от 08.08.2024 № 260-ФЗ, и заработал с 5 февраля 2025 года. Включение в реестр означает, что у иностранного гражданина нет законного основания находиться в России. Отдельно уведомлять человека МВД не обязано: он считается уведомлённым со дня размещения сведений на сайте.
По пункту 2 статьи 31.2 115-ФЗ иностранного гражданина включают в реестр при истечении срока временного пребывания, разрешения на временное проживание или вида на жительство; при выявленном незаконном въезде; при передаче по реадмиссии без оснований для пребывания; при аннулировании визы, РВП или вида на жительство; при отказе в убежище или статусе беженца; при постановлении об административном выдворении; при решении о депортации, неразрешении въезда или нежелательности пребывания; при истечении 72 часов круизного пребывания на судне; при прекращении гражданства России, если иных оснований находиться в стране нет; при вступившем в силу обвинительном приговоре.
Для контролируемого лица действует набор ограничений: нельзя регистрировать ИП или юридическое лицо, совершать сделки с недвижимостью и транспортом, управлять транспортным средством, регистрировать брак, выезжать за пределы региона, оформлять и продлевать патент, РВП и вид на жительство. Банковские операции ограничены, за исключением платежей в пределах 30 000 рублей в месяц. Из этого перечня для найма критичны два пункта: оформить патент человек уже не сможет, а водителем его брать нельзя по прямому запрету.
Факт: перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании такого права не дают.
Проверка занимает минуту. Открытый сервис размещён на официальном сайте МВД: реестр контролируемых лиц принимает фамилию, имя, отчество, дату рождения, серию и номер документа с датой выдачи и выдаёт результат по состоянию на выбранный период. Данные нужно вводить ровно так, как они написаны в документе кандидата: любое расхождение в транслитерации даёт пустой результат, который легко принять за чистую проверку.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Пустой результат проверки и отсутствие человека в реестре — не одно и то же. Мы сверяем введённые данные с разворотом документа символ в символ и перепроверяем при расхождении в отчестве или дате выдачи. Сохраните скриншот результата с датой: при проверке это единственное подтверждение того, что вы смотрели реестр до заключения договора, а не после.»
Как проверить кандидата по реестру контролируемых лиц: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите письменное согласие кандидата на обработку персональных данных по 152-ФЗ с указанием цели: проверка достоверности сведений при трудоустройстве. Без согласия обработка данных неправомерна.
- Шаг 2. Возьмите у кандидата документ, удостоверяющий личность, и перепишите данные с самого документа, а не с анкеты и не со слов: фамилию, имя, отчество, дату рождения, серию, номер и дату выдачи.
- Шаг 3. Откройте сервис МВД по адресу мвд.рф/rkl, заполните поля формы и подтвердите проверочный код. Период проверки задайте с запасом, включая предполагаемую дату выхода на работу.
- Шаг 4. Сохраните результат: скриншот или PDF с видимой датой и введёнными данными. Приложите его к комплекту документов кандидата вместе с согласием на обработку персональных данных.
- Шаг 5. Если кандидат найден в реестре, приём не оформляйте. Человек вправе подать заявление об исключении в территориальное подразделение МВД, срок рассмотрения — до 30 календарных дней. Повторную проверку делайте после того, как заявитель покажет результат.
- Шаг 6. Перед выходом на работу повторите проверку, если между первой проверкой и датой приёма прошло больше недели. Основания для включения в реестр возникают в любой момент, а сведения обновляет МВД, а не работодатель.
Патент и разрешение на работу: что сверять помимо срока действия
Разрешение на работу нужно визовым иностранным гражданам и высококвалифицированным специалистам, патент — безвизовым. Оба документа подтверждают право трудиться, но каждый из них ограничен по территории, а часто и по профессии. Проверять только дату окончания — самая частая ошибка при оформлении.
С 5 февраля 2025 года иностранный гражданин обязан работать в том регионе, где выдан патент или разрешение. Исключение появилось с 1 сентября 2025 года: безвизовые иностранцы вправе работать по одному патенту в двух парах субъектов — Москва и Московская область либо Санкт-Петербург и Ленинградская область. Остальные комбинации регионов не работают: сотрудник с патентом Владимирской области не может выйти на объект в Москве, даже если работодатель зарегистрирован в другом субъекте.
Профессия в патенте указывается не везде. Решение о внесении записи о профессии, специальности, должности или виде трудовой деятельности принимает субъект РФ. Если такая запись есть, принять человека на другую должность можно только после внесения изменений в патент. Именно поэтому наименование должности в трудовом договоре, приказе и штатном расписании должно совпадать с записью в патенте буква в букву, а не по смыслу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Действительность патента проверяется в сервисе МВД по проверке разрешений на работу и патентов: заполняются семь полей, включая вид сервиса и реквизиты документа. Результат носит справочный характер, поэтому при расхождении данных запрос направляют в территориальное подразделение по вопросам миграции. В практике Добыто мы прикладываем распечатку результата такой проверки к личному делу вместе с копией патента и квитанциями об авансовых платежах.
Внимание: с 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 17.11.2025 № 419-ФЗ работодатель вправе увольнять иностранных граждан для приведения их численности в соответствие с ограничениями, установленными не только федеральными актами, но и нормативными актами субъектов РФ. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте региона.
Миграционная карта и миграционный учёт: где ломается комплект
Миграционная карта заполняется при въезде и фиксирует цель визита. Если в карте указана не работа, а частный визит или туризм, патент по такой карте не оформят, и переоформить цель задним числом нельзя: потребуется выезд и новый въезд. Кандидат об этом обычно не говорит, потому что не понимает связи между галочкой на границе и отказом в патенте через месяц.
Постановка на учёт по месту пребывания — обязанность принимающей стороны. Общий срок подачи уведомления о прибытии составляет 7 рабочих дней со дня, следующего за датой въезда по миграционной карте; для граждан государств ЕАЭС — 30 дней. Работодатель становится принимающей стороной, когда сотрудник живёт в арендованном компанией жилье, в общежитии или на территории организации. Подтверждение постановки — отрывная часть бланка уведомления, и именно её, а не устное заверение, нужно увидеть до приёма.
Три документа должны сходиться между собой: миграционная карта, отрывная часть уведомления о прибытии и патент. Расхождение адреса пребывания, срока или региона означает, что где-то процедура оборвалась, а последствия наступают у работодателя. Отдел по вопросам миграции территориального органа МВД принимает уведомления и разъясняет спорные ситуации по конкретному комплекту; в крупных регионах эту же функцию выполняет миграционный центр, через который проходит оформление патентов.
Кадровые документы для оформления иностранного работника
Комплект собран под проверку и оформление приёма; начинать удобнее с положения о проверке кандидатов — оно задаёт основания и объём проверки, на которые потом ссылается согласие.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о проверке кандидатов службой безопасности | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Анкета кандидата для службы безопасности | Скачать |
| Лист согласования кандидата с СБ | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
Границы законной проверки: согласие, 152-ФЗ и перечень документов
Проверка кандидата по любым базам — обработка персональных данных. Основание требуется до первого запроса, а не после получения результата. Работодатель, который передаёт данные кандидата на аутсорсинг, дополнительно отвечает за сам факт передачи: подрядчик должен быть в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора, а согласие — прямо допускать передачу третьему лицу.
Статья 327.3 ТК РФ задаёт перечень документов для иностранного работника: разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство, договор либо полис добровольного медицинского страхования, действующий на территории России. Полис не требуется, если работодатель сам заключил договор с медицинской организацией на оказание платных услуг работнику. Всё, что за пределами статьи 65 и статьи 327.3, работодатель требовать не вправе. Мы закладываем отдельный шаблон согласия под миграционные проверки: цели в нём перечислены списком, а срок хранения результатов привязан к дате решения по кандидату.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места, характеристику или ещё что-нибудь сверх перечня. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании тоже нельзя. Сверьте свой список требуемых документов со статьями 65 и 327.3 ТК РФ и вычеркните всё, что туда не попало.»
Полезно знать: автоматизированные сервисы проверки регулярно склеивают полных тёзок. Один совпавший набор из фамилии, имени и отчества даёт в отчёте чужие исполнительные производства и чужие штрафы, поэтому результат по иностранному кандидату сверяется по дате рождения и реквизитам документа, а не по ФИО.
Ошибки работодателей и во что они обходятся
Статья 18.15 КоАП РФ наказывает за привлечение к труду иностранного гражданина без разрешения на работу или патента. Санкция назначается за каждого работника отдельно: должностное лицо и индивидуальный предприниматель — от 25 000 до 50 000 рублей, юридическое лицо — от 250 000 до 800 000 рублей. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях штраф для юридического лица составляет от 400 000 до 1 000 000 рублей за каждого работника. Альтернатива штрафу — административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй источник расходов — уведомления. Работодатель обязан уведомить МВД о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином не позднее трёх рабочих дней. Формы обновлены приказом МВД России от 12.05.2026 № 290 и применяются с 1 сентября 2026 года; уведомление на старом бланке после этой даты равносильно неподанному. Ответственность за непредставление уведомления — тоже по статье 18.15 КоАП РФ, вплоть до 1 000 000 рублей.
Третий источник — допустимая доля иностранных работников. Постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995 доли на 2026 год по большинству видов деятельности снижены: строительство — 50%, выращивание овощей, лесоводство и лесозаготовки, обработка древесины — по 40%, розничная торговля алкогольными напитками в специализированных магазинах — 0%. Ответственность за несоблюдение долей наступает по статье 18.17 КоАП РФ, а привести численность в соответствие нужно до начала соответствующего календарного года, увольняя работников по статье 327.6 ТК РФ.
Кейс из практики: производственная компания на 480 сотрудников, из них 90 иностранных работников, готовила приём бригады с патентами соседнего субъекта. На этапе сверки выяснилось, что патенты выданы в регионе, не входящем ни в одну из разрешённых пар, а у двух кандидатов истёк срок авансового платежа. Приём остановили на день, бригаду переоформили через миграционный центр по месту работы. Стоимость задержки — один рабочий день простоя против штрафа от 250 000 рублей за каждого из 11 человек.
Когда патент и разрешение на работу не нужны
Проверка по реестру контролируемых лиц нужна всегда, а вот патент требуется не каждому иностранному кандидату. Не нужны ни патент, ни разрешение на работу гражданам государств ЕАЭС — Армении, Белоруссии, Казахстана и Киргизии, а также иностранным гражданам с видом на жительство и с разрешением на временное проживание. Лицу без гражданства патент тоже не требуется, и работодателю не нужно разрешение на привлечение иностранной рабочей силы.
Освобождение от патента не отменяет остального. Уведомление в МВД о заключении и прекращении договора подаётся по всем иностранным гражданам, включая граждан ЕАЭС. Постановка на миграционный учёт тоже обязательна, только срок для граждан ЕАЭС составляет 30 дней вместо 7 рабочих. Разрешение на временное проживание, в отличие от вида на жительство, привязано к региону: работать по нему за пределами субъекта, выдавшего РВП, нельзя.
Что проверить до оффера: сценарии по категориям кандидатов
Объём проверки зависит от статуса кандидата. Ниже — что критично в каждом сценарии и что можно не запрашивать.
| Категория кандидата | Критично проверить | Не требуется |
|---|---|---|
| Безвизовый иностранец с патентом | Реестр контролируемых лиц, действительность патента, регион, профессия в патенте, авансовые платежи, полис ДМС | Разрешение работодателя на привлечение иностранной рабочей силы |
| Визовый иностранец | Реестр контролируемых лиц, разрешение на работу, срок визы, полис ДМС | Патент |
| Гражданин государства ЕАЭС | Реестр контролируемых лиц, миграционный учёт в течение 30 дней, уведомление в МВД | Патент, разрешение на работу |
| Иностранец с РВП | Реестр контролируемых лиц, регион выдачи РВП, срок действия | Патент, разрешение на работу |
| Иностранец с видом на жительство | Реестр контролируемых лиц, срок действия вида на жительство, уведомление в МВД | Патент, привязка к региону |
| Высококвалифицированный специалист | Реестр контролируемых лиц, разрешение на работу ВКС, уровень заработной платы, договор ДМС | Патент, учёт в допустимой доле по большинству видов деятельности |
Таблица показывает разницу в объёме работы: по кандидату с патентом сверяются шесть параметров, по гражданину ЕАЭС — три. Реестр контролируемых лиц остаётся в каждой строке, потому что он проверяет не право на труд, а само право находиться в стране.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ошибка, которую мы видим чаще прочих, — проверка задним числом, когда приказ о приёме уже подписан, а патент смотрят в день выхода. Разрыв между решением о найме и проверкой документов должен быть обратным: сначала реестры, потом оффер. Поставьте проверку по реестру контролируемых лиц отдельным шагом воронки подбора — до согласования кандидата с руководителем, а не после.»
Сроки тоже стоит планировать заранее. Аутсорсинговая проверка кандидата по открытым источникам отрабатывается за час рабочего времени аналитика на человека, если отчёт делается вручную и под конкретный запрос. Проверка по реестру контролируемых лиц занимает минуты и делается силами кадровой службы, без привлечения подрядчика.
Лайфхак: при отсутствии в паспорте отметки о регистрации по месту пребывания запрашивается справка из МВД. Это рабочая деталь для компаний, которые нанимают приезжих: справка закрывает вопрос об адресе, не нарушая закрытый перечень статьи 65 ТК РФ.
Стоимость перевода кадрового оформления иностранных работников в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, интеграции с 1С и наличия электронного архива, в котором хранятся результаты проверок и копии миграционных документов.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе подключения |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, поэтому по компаниям одного размера она различается. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес». Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Для миграционного блока электронный архив закрывает отдельную задачу: результаты проверок, согласия на обработку персональных данных и копии патентов лежат в одном месте с отметкой даты, и при проверке не приходится восстанавливать хронологию по переписке.
Выводы
Допуск иностранного кандидата к работе подтверждается тремя независимыми проверками: реестр контролируемых лиц МВД отвечает за законность пребывания, патент или разрешение на работу — за право трудиться, а поля региона и профессии в этих документах — за соответствие конкретному рабочему месту. Пустой результат в реестре не равен чистой проверке: данные вводятся строго по документу кандидата, а результат сохраняется с датой. Ошибка по любому из трёх направлений оценивается по статье 18.15 КоАП РФ отдельно за каждого работника, а уведомление в МВД подаётся в течение трёх рабочих дней по новым формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290.
В практике Добыто миграционный блок обычно выносят в отдельный маршрут согласования: анкета, согласие на обработку персональных данных, результаты проверок и скан патента собираются в одну карточку сотрудника до подписания трудового договора. Такой порядок снимает основную часть споров о том, кто и когда смотрел документы.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель повторно проверять действующих сотрудников по реестру контролируемых лиц?
Прямой периодичности закон не задаёт, но основания для включения в реестр возникают в любой момент: истёк срок пребывания, аннулирована виза, вступил в силу приговор. Практичный режим — сверка перед продлением договора, перед изменением должности и при приближении даты окончания патента или РВП. Сотрудник считается уведомлённым о включении со дня размещения сведений на сайте МВД, то есть на его молчание рассчитывать нельзя.
Что делать, если сотрудник попал в реестр уже после приёма на работу?
Само по себе включение в реестр не является основанием для увольнения. Сначала нужно выяснить причину: если она устранима и сотрудник подал заявление об исключении, МВД рассматривает его до 30 календарных дней. Увольнение применяется тогда, когда причина включения лишает работника права трудиться, например при аннулировании патента или разрешения на работу.
Можно ли принять кандидата с патентом другого региона, если работа разъездная?
Нет. Привязка к субъекту РФ действует с 5 февраля 2025 года и не зависит от характера работы. Единственное послабление с 1 сентября 2025 года — право безвизовых иностранцев работать по одному патенту в Москве и Московской области либо в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Для остальных регионов патент оформляется заново по месту фактической работы.
Нужно ли требовать полис ДМС, если компания оплачивает сотрудникам медицинское обслуживание?
Договор или полис добровольного медицинского страхования по статье 327.3 ТК РФ не предъявляется, если работодатель сам заключил договор с медицинской организацией на оказание платных медицинских услуг этому работнику. Договор должен действовать на территории России и покрывать первичную медико-санитарную и специализированную помощь в неотложной форме.
Считается ли проверка по реестру согласием кандидата на проверку судимости и кредитной истории?
Нет. Согласие по 152-ФЗ даётся под конкретные цели и перечень обрабатываемых сведений. Проверка по миграционным реестрам, запрос сведений о судимости и обращение в бюро кредитных историй — разные цели, и каждая должна быть прямо названа в тексте согласия. Универсальная формулировка «согласен на любые проверки» не работает: при споре она читается как отсутствие согласия на конкретную обработку.
Влияет ли допустимая доля иностранных работников на приём конкретного кандидата?
Да, если основной вид деятельности компании попал в постановление Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995. Доля считается от общей численности работников, и превышение устраняется до начала календарного года, на который установлено ограничение. В розничной торговле алкогольными напитками в специализированных магазинах доля на 2026 год равна нулю, то есть принять иностранного работника на такую должность нельзя вовсе.
Кто отвечает за постановку иностранного работника на миграционный учёт?
Принимающая сторона. Работодатель становится ею, когда сотрудник фактически проживает в помещении организации, в общежитии или в жилье, которое компания арендует. Если работник снимает жильё сам, принимающей стороной выступает собственник помещения. Уведомление о прибытии подаётся в течение 7 рабочих дней со дня, следующего за датой въезда по миграционной карте, а для граждан государств ЕАЭС — в течение 30 дней.
