Миграционная карта — документ, который иностранец получает при въезде в Россию. В ней указаны его данные, цель визита и отметка пограничного органа ФСБ о дате въезда, а тем, кто въехал без визы, карта подтверждает право на временное пребывание. Работодателю копия нужна по трём основаниям: принимающая сторона подаёт уведомление о прибытии с копией карты в течение 7 рабочих дней, патент выдают при цели визита «работа», а к работе допускается только законно находящийся в России иностранец. Статьи 65 и 327.3 ТК РФ карту в перечне документов при приёме не называют, поэтому основание для копии дают 109-ФЗ и 115-ФЗ. У гражданина Беларуси и у иностранца с РВП или ВНЖ миграционной карты нет: первому для работы не нужен патент, второму достаточно документа о проживании.
Покажем, как по карте проверить дату въезда, цель визита и 30-дневный срок подачи на патент, что делать при цели «частная» и почему оригинал карты нельзя забирать на хранение. Разберём уведомления МВД в 3 рабочих дня, проверку по реестру контролируемых лиц и хранение копии в личном деле и КЭДО. Штрафы по статье 18.15 КоАП, тарифы на электронное хранение, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что такое миграционная карта и какие сведения в ней есть
Определение дано в статье 2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Миграционная карта содержит сведения о въезжающем иностранце и сроке его временного пребывания, подтверждает право на временное пребывание для прибывших в безвизовом порядке и служит для контроля за этим пребыванием. Форму и правила использования утвердило постановление Правительства РФ от 16.08.2004 № 413 «О миграционной карте». Бланк заполняется на русском языке, а если иностранец им не владеет, сведения о себе он вносит латиницей.
При пересечении границы пограничный орган ФСБ ставит на карту отметку о въезде. Если карту выдали уже внутри страны, например взамен утерянной, отметку о выдаче ставит территориальный орган МВД. Кадровику при приёме нужны 4 группы сведений:
- ФИО и реквизиты паспорта. Они должны совпадать с паспортом, патентом или разрешением на работу. Расхождение в написании латиницей потом всплывает в уведомлении МВД.
- Дата въезда. От неё считается срок 30 календарных дней, в который иностранец из безвизовой страны обязан подать документы на патент.
- Цель визита. В карте предусмотрены служебный, коммерческий, частный визит, туризм, учёба, работа и транзит. Для патента нужна цель «работа» либо её изменение в заявлении о выдаче патента.
- Отметка пограничного органа ФСБ или МВД. Карта без отметки не подтверждает законный въезд.
Бумажный бланк постепенно дополняют электронными процедурами. С 1 декабря 2024 года иностранцев, въезжающих через аэропорты Шереметьево, Домодедово, Внуково и Жуковский, на границе фотографируют и дактилоскопируют. С 30 июня 2025 года идёт второй этап эксперимента: безвизовые иностранцы проходят предварительную регистрацию в приложении RuID, и по данным паспорта, биометрии, цели и сроку визита формируется цифровой профиль. В марте 2026 года МВД опубликовало законопроект об отказе от миграционных карт с предлагаемым вступлением в силу с 1 января 2028 года. На дату публикации это проект: карта действует, нормы 115-ФЗ и 109-ФЗ о ней применяются в прежнем виде.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Миграционные нормы меняются пакетами, и в открытых материалах часто остаются формулировки, которые к моменту чтения уже устарели. Если в источнике устарела одна деталь, я перепроверяю все остальные: сроки, названия форм и реквизиты беру только из действующей редакции закона. Логику и перечни можно брать из разборов, цифры — нет. Перед приёмом иностранца сверяйте с текущей редакцией 115-ФЗ хотя бы список документов на патент.»
Кому миграционная карта не выдаётся
Граждане Беларуси миграционную карту не заполняют. Нет её и у иностранцев, которые временно или постоянно проживают в России по РВП или ВНЖ. Требовать у них карту бессмысленно: копировать нечего, а статус подтверждается другими документами. У гражданина Беларуси работодатель проверяет паспорт и оформляет трудовой договор, патент ему не нужен. У иностранца с РВП или ВНЖ проверяют сам документ о проживании.
Отдельный случай — высококвалифицированные специалисты. По части 4.1 статьи 20 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» они и члены их семей освобождены от постановки на учёт по месту пребывания на срок до 90 дней со дня въезда. Карта у такого специалиста есть, но уведомление о прибытии в эти 90 дней подавать не нужно. После их истечения на постановку на учёт даётся не более 7 рабочих дней.
Зачем работодателю копия миграционной карты: 3 основания
Перечень документов при приёме, который задают статьи 65 и 327.3 ТК РФ, миграционную карту не содержит. Статья 327.3 добавляет для иностранцев полис ДМС и освобождает их от документов воинского учёта, а для работы нужен патент, разрешение на работу или ВНЖ. Карту работодатель запрашивает в рамках обязанностей по 109-ФЗ и 115-ФЗ, а не как документ для заключения договора.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания нет, и отказать кандидату из-за того, что он её не принёс, нельзя. Поэтому для каждого документа, который вы запрашиваете у иностранца, держите под рукой норму, на которой держится запрос.»
Основание 1: работодатель выступает принимающей стороной
Если компания предоставляет иностранцу жильё, она становится принимающей стороной и ставит его на миграционный учёт по месту пребывания. По подпункту «а» пункта 1 части 2 статьи 22 109-ФЗ иностранец по прибытии предъявляет принимающей стороне паспорт и миграционную карту, кроме случаев, когда международный договор освобождает его от заполнения карты. Уведомление о прибытии подаётся в орган миграционного учёта в течение 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания (часть 3 статьи 20 109-ФЗ), и к нему прикладываются копии всех страниц паспорта и копия миграционной карты. Подать уведомление можно лично, через МФЦ, почтой или в электронной форме.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Оригинал карты при этом остаётся у иностранца. Часть 5 статьи 22 109-ФЗ прямо запрещает принимающей стороне изымать паспорт и миграционную карту. Копию вы снимаете при работнике и возвращаете ему документы в тот же день. Временно пребывающего иностранца ставят на учёт на срок, заявленный в уведомлении, но не более чем на 1 год: это правило действует с поправок Федерального закона от 08.08.2024 № 260-ФЗ.
Основание 2: патент и цель визита «работа»
Иностранец из безвизовой страны должен в течение 30 календарных дней со дня въезда пройти медицинское освидетельствование и подать в МВД документы на патент. Перечень задаёт пункт 2 статьи 13.3 115-ФЗ, и в нём названа миграционная карта с указанием работы как цели визита и с отметкой пограничного органа ФСБ о въезде или МВД о выдаче карты. Нюанс в том, что без карты заявление всё равно примут: если иностранец её не представил, МВД сверяет данные по своим сведениям, а отказ в приёме заявления за отсутствие карты пункт 3 статьи 13.3 не допускает.
Цель «частная» или «туризм» не закрывает путь к патенту. По пункту 2.1 статьи 13.3 иностранец указывает изменение цели визита в заявлении о выдаче патента, при выдаче патента целью визита считается работа, а сведения вносятся в государственную систему миграционного учёта не позднее следующего рабочего дня. Новую карту в этом случае не выдают. Если 30 дней пропущены, к документам добавляется квитанция об уплате штрафа за нарушение срока. Заявление рассматривают до 10 рабочих дней, а если иностранец уже стоит на учёте в налоговом органе, до 5 рабочих дней.
Основание 3: подтверждение законного пребывания
Пункт 1 статьи 13.3 115-ФЗ разрешает привлекать к работе только законно находящихся в России иностранцев. Дата въезда и цель визита в карте, сопоставленные с датой выдачи патента и отметкой о постановке на учёт, показывают, что иностранец въехал законно и вовремя подал документы. Копия в личном деле при проверке МВД показывает, какие документы работодатель видел на дату приёма.
Требования к документам зависят от гражданства и статуса иностранца. Таблица сводит, что проверять у каждой категории:
| Категория иностранца | Миграционная карта | Документ для работы | Уведомления МВД |
|---|---|---|---|
| Безвизовые страны вне ЕАЭС (Узбекистан, Таджикистан и другие) | Есть; цель «работа» или её изменение в заявлении на патент | Патент, действует только в регионе выдачи | Работодатель — 3 рабочих дня после заключения договора; иностранец — 2 месяца со дня выдачи патента |
| Визовые страны | Есть, вместе с визой | Разрешение на работу | Работодатель — 3 рабочих дня |
| Армения, Казахстан, Киргизия (ЕАЭС) | Есть; срок пребывания определяется сроком трудового договора | Патент и разрешение не нужны | Работодатель — 3 рабочих дня |
| Беларусь | Не заполняется | Патент и разрешение не нужны | Работодатель — 3 рабочих дня |
| Иностранцы с РВП или ВНЖ | Нет | Сам документ о проживании | Работодатель — 3 рабочих дня |
Копия карты несёт нагрузку только в первых трёх строках. Для безвизового иностранца с патентом она связывает дату въезда с 30-дневным сроком и регионом патента. Для граждан Армении, Казахстана и Киргизии цель визита в карте показывает, на каком основании они находятся в стране до заключения трудового договора.
Как проверить миграционную карту и статус иностранца до приёма
Сверка документов занимает меньше времени, чем исправление уведомления, поданного с ошибкой. Начинают её с паспорта: данные в карте, патенте и паспорте должны совпадать до буквы. Затем проверяют регион патента. По пункту 16 статьи 13.3 115-ФЗ иностранец не вправе работать по патенту за пределами субъекта РФ, где патент выдан, а работодатель не вправе его там привлекать, кроме случая по статье 13.3-1. Если глава региона решил указывать профессию в патенте, работать по профессии, которой в патенте нет, иностранец не может.
Полезно знать: паспорт при приёме предъявляется с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии запрашивается справка из МВД. Для компаний, которые нанимают приезжих работников, это рабочая деталь при сборе комплекта.
С 5 февраля 2025 года работает реестр контролируемых лиц, созданный по 260-ФЗ. В него вносят иностранцев, которые утратили законные основания для пребывания в России. Проверить кандидата можно по дате рождения и паспортным данным в сервисе МВД «Реестр контролируемых лиц» на официальном сайте МВД России или на Госуслугах. Прямой обязанности сверяться с реестром при найме закон не устанавливает. Но иностранец из реестра законно в России не находится, а привлекать к работе по статье 13.3 115-ФЗ можно только законно находящихся, поэтому проверку имеет смысл делать до подписания договора и сохранять её результат.
Как проверить документы иностранца и снять копию миграционной карты: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите категорию иностранца по таблице выше: безвизовый, визовый, гражданин ЕАЭС, гражданин Беларуси или иностранец с РВП либо ВНЖ. От категории зависит, нужна ли карта вообще.
- Шаг 2. Сверьте ФИО и реквизиты паспорта в карте, патенте или разрешении на работу и в самом паспорте.
- Шаг 3. Проверьте на карте отметку пограничного органа ФСБ о въезде или отметку МВД о выдаче карты, дату въезда и цель визита.
- Шаг 4. Для патента сопоставьте дату въезда с датой подачи документов: если прошло больше 30 календарных дней, в комплекте должна быть квитанция об уплате штрафа. Проверьте, что патент выдан в том субъекте РФ, где будет рабочее место.
- Шаг 5. Проверьте кандидата по реестру контролируемых лиц и сохраните результат проверки с датой.
- Шаг 6. Снимите копию обеих сторон карты при работнике, заверьте её и верните оригинал в тот же день. Копию положите в личное дело и внесите в опись.
Уведомления МВД после приёма иностранца: сроки и кто подаёт
Работодатель уведомляет территориальный орган МВД о заключении и о расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем в течение 3 рабочих дней. Обязанность установлена пунктом 8 статьи 13 115-ФЗ и распространяется на всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей. Форма и порядок утверждены приказом МВД России от 30.07.2020 № 536 в действующей редакции. В уведомлении указывают данные работодателя, ФИО, гражданство, дату рождения и паспорт иностранца, сведения о патенте или разрешении на работу, профессию, вид договора, даты и место работы. Подать его можно лично, заказным письмом или через Госуслуги в сервисе уведомлений по трудовым мигрантам с усиленной квалифицированной электронной подписью.
У иностранца с патентом есть собственная обязанность. По пункту 7 статьи 13.3 115-ФЗ в течение 2 месяцев со дня выдачи патента он направляет в МВД уведомление об осуществлении трудовой деятельности и прикладывает копию трудового или гражданско-правового договора. Если уведомления нет, патент аннулируют (подпункт 4 пункта 22), а повторно подать заявление иностранец сможет не ранее чем через 1 год. Об аннулировании МВД в течение 3 рабочих дней сообщает и работодателю. Выдайте работнику его экземпляр договора в день подписания: без него он не выполнит свою часть процедуры.
Через год карта понадобится снова. Переоформить патент можно, если обратиться не позднее чем за 10 рабочих дней до истечения 12 месяцев со дня его выдачи. К заявлению по пункту 9 статьи 13.3 прикладываются миграционная карта с целью «работа», ходатайство работодателя о переоформлении и трудовой договор. Копия карты в личном деле позволяет подготовить ходатайство без повторного запроса документов у работника.
Внимание: после приёма сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России подаются в составе ЕФС-1. Форма СЗВ-ТД заменена ещё в 2023 году, но до сих пор встречается в обучающих материалах о приёме на работу.
Важный нюанс из практики: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Он связан с ОКЗ, по которому в ЕФС-1 указывается код трудовой функции. Если наименование или код должности меняются, нужен приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам. В регионах, где в патенте указывают профессию, сверяйте её с должностью в договоре и штатном расписании до подачи уведомления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника
Комплект закрывает оформление приёма и личное дело, начинать удобнее с описи: в неё вносится копия миграционной карты вместе с остальными документами.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Как хранить копию миграционной карты: личное дело, 152-ФЗ и КЭДО
Копия карты содержит персональные данные: ФИО, дату рождения, гражданство, реквизиты паспорта, даты въезда. Работодатель обрабатывает их для исполнения обязанностей по 109-ФЗ и 115-ФЗ, и копия хранится в личном деле вместе с копиями паспорта, патента или разрешения на работу и полиса ДМС. Оригинал всегда остаётся у иностранца. При каждом новом въезде он получает новую карту, поэтому после поездки домой копию в личном деле заменяют актуальной, а старую оставляют с отметкой о замене.
Сами кадровые документы, к которым привязана копия, хранятся долго: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет по перечню Росархива, и при переходе на КЭДО эти сроки не меняются. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой автоматически, так что скан карты и трудовой договор лежат в одной карточке работника.
Можно ли вести документы иностранного работника в КЭДО
Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления и согласия можно оформлять в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ при согласии работника на КЭДО. Миграционная карта и патент в КЭДО не подписываются: это документы, выданные государством, и в электронный архив попадает их скан. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому подписание договора с иностранцем не требует отдельной покупки подписи.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Минтруд подготовил законопроект о кадровом документообороте через мессенджер MAX, где для дистанционных работников обсуждается заключение договоров неквалифицированной подписью. На дату публикации это проект, закон не принят. Пока вид подписи для каждого кадрового документа определяют действующие статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Настраивая маршрут подписания для иностранных сотрудников, опирайтесь на них, а не на новости об инициативах.»
Сколько стоит ошибка с миграционными документами иностранца
Штраф по статье 18.15 КоАП РФ назначается за каждого иностранца, и альтернативой ему служит административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Размеры зависят от нарушения и региона:
- Часть 1, привлечение к работе без разрешения на работу или патента: юридическое лицо — от 250 000 до 800 000 рублей, должностное лицо — от 25 000 до 50 000 рублей.
- Часть 3, неуведомление или нарушение порядка и срока уведомления МВД о заключении или расторжении договора: юридическое лицо — от 400 000 до 800 000 рублей, должностное лицо — от 35 000 до 50 000 рублей.
- Часть 4, те же нарушения в Москве, Санкт-Петербурге, Московской или Ленинградской области: юридическое лицо — от 400 000 до 1 000 000 рублей, должностное лицо — от 35 000 до 70 000 рублей.
Цена ошибки не ограничивается штрафом. Если работодатель не выдал иностранцу договор вовремя и тот не направил уведомление в 2-месячный срок, патент аннулируют, работник теряет право работать и может подать новое заявление только через 1 год. Кроме того, пункт 1 статьи 13.3 115-ФЗ разрешает привлекать иностранцев по патенту только работодателям без неисполненных постановлений о наказании за незаконное привлечение иностранцев. Неоплаченный штраф по статье 18.15 закрывает компании найм по патенту до его исполнения.
Факт: с 1 марта 2026 года Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ изменил пункт 9 части 1 и часть 3 статьи 327.6 ТК РФ. Увольнять иностранцев для соблюдения ограничений на их численность теперь можно и по региональным нормативным актам, а трудовой договор прекращается не позднее срока, указанного в акте субъекта РФ.
Важный нюанс из практики: допустимые доли иностранных работников по отраслям Правительство устанавливает ежегодно. Работников сверх доли увольняют до начала соответствующего календарного года, а за несоблюдение ограничений отвечают по статье 18.17 КоАП РФ. Если в вашей отрасли или регионе действует такая доля, проверяйте её до приёма иностранца, а не после.
Стоимость КЭДО для хранения документов иностранных работников
Цена зависит от числа сотрудников, для которых ведётся электронный документооборот, и от набора функций: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании, где копии миграционных карт, патентов и договоров с иностранцами нужно хранить в электронном личном деле, подходит тариф с электронным архивом. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Миграционная карта не входит в перечень документов при приёме по ТК РФ, но работодателю её копия нужна, если он ставит иностранца на миграционный учёт, проверяет законность въезда и готовит ходатайство о переоформлении патента. По карте видно, когда человек въехал и с какой целью, успел ли он подать документы на патент в 30 дней. Оригинал остаётся у работника, копия хранится в личном деле и обновляется после каждого нового въезда, а уведомления МВД о договоре уходят в 3 рабочих дня независимо от гражданства. У граждан Беларуси и иностранцев с РВП или ВНЖ карты нет, и её отсутствие не нарушение.
В Добыто договоры, приказы и сканы миграционных документов иностранных сотрудников хранятся в одном электронном личном деле, а подписи для работников выпускаются в рамках тарифа. Кадровая служба держит комплект в одном месте, и при проверке МВД документы выгружаются из архива без поиска по папкам.
Частые вопросы о миграционной карте
Можно ли забрать у работника оригинал миграционной карты на хранение?
Нет. Часть 5 статьи 22 109-ФЗ запрещает принимающей стороне изымать у иностранца паспорт и миграционную карту. Карта нужна ему самому: её предъявляют при проверках, при подаче на патент и при его переоформлении по пункту 9 статьи 13.3 115-ФЗ. Работодатель снимает копию и возвращает оригинал в день предъявления.
Что делать, если иностранец потерял миграционную карту?
Обратиться в территориальный орган МВД по месту пребывания в течение 3 дней. Дубликат выдают бесплатно, на нём ставится отметка о выдаче органом МВД, и такая карта принимается для патента наравне с картой с пограничной отметкой. Для работодателя копия утерянной карты в личном деле остаётся подтверждением того, что документ существовал на дату приёма, но после получения дубликата копию обновляют.
Иностранец въехал с целью «частная». Можно ли заключить с ним трудовой договор?
Можно, если он оформит патент. По пункту 2.1 статьи 13.3 115-ФЗ изменение цели визита указывается в заявлении о выдаче патента, и после выдачи патента целью визита считается работа. Выезжать и въезжать заново не нужно. Договор заключают после получения патента, а уведомление МВД подают в 3 рабочих дня с даты договора.
Обязан ли работодатель проверять иностранца по реестру контролируемых лиц?
Прямой обязанности закон не устанавливает. Однако в реестр вносят иностранцев без законных оснований для пребывания, а по пункту 1 статьи 13.3 115-ФЗ привлекать к работе можно только законно находящихся в России. Проверка по дате рождения и паспортным данным на сайте МВД или на Госуслугах занимает несколько минут, её результат с датой стоит сохранить в личном деле.
Правда ли, что миграционные карты отменяют?
В марте 2026 года МВД опубликовало законопроект об отказе от миграционных карт. Вместо них предлагаются биометрия в пунктах пропуска, предварительное уведомление о въезде через RuID и цифровой профиль иностранного гражданина. Вступление в силу предложено не раньше 1 января 2028 года. На дату публикации закон не принят, карта обязательна, и подпункт 3 пункта 2 статьи 13.3 115-ФЗ по-прежнему называет её среди документов на патент.
Нужна ли миграционная карта высококвалифицированному специалисту?
Карту при въезде ВКС получает, как и другие иностранцы, въезжающие по визе или без неё. Разница в миграционном учёте: по части 4.1 статьи 20 109-ФЗ специалист и члены его семьи освобождены от постановки на учёт на срок до 90 дней со дня въезда. После этого срока на постановку на учёт даётся не более 7 рабочих дней, и тогда копия карты понадобится принимающей стороне.
