Части должностной инструкции обязательные разделы и что можно добавить

Части должностной инструкции закон не перечисляет: Трудовой кодекс РФ этот документ не упоминает, и работодатель сам решает, из каких разделов он состоит. На практике ГИТ ждёт от инструкции четыре вещи: трудовую функцию, круг должностных обязанностей, пределы ответственности и квалификационные требования к должности. К ним обычно добавляют общие положения, права работника и порядок взаимодействия с другими подразделениями. Квалификационные требования берут из профстандарта или квалификационного справочника, а для должностей с льготами и компенсациями наименование должности обязано совпадать со справочником по статье 57 ТК РФ. Инструкцию, оформленную приложением к трудовому договору, меняют дополнительным соглашением, а отдельным документом — утверждают в новой редакции и знакомят с ней работника под подпись.

Материал помогает собрать инструкцию под конкретную должность: какие разделы брать за основу, что дописать для школы, директора, исполняющего обязанности и дистанционного работника, какие формулировки обязанностей мешают применить дисциплинарное взыскание. Отдельно разобраны утверждение, ознакомление на бумаге и в КЭДО и изменение текста без нарушения статьи 74 ТК РФ. Сценарная таблица по типам должностей, пошаговая инструкция, образцы для скачивания, тарифы электронного оформления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Обязательна ли должностная инструкция и откуда берётся её состав

Для коммерческого работодателя должностная инструкция не обязательна: ни определения, ни порядка составления, ни обязательного содержания в нормативных актах нет. Эту позицию Роструд высказал ещё в письме от 31.10.2007 № 4412-6, и с тех пор она не менялась. Обязательным остаётся другое — условие о трудовой функции в трудовом договоре. Статья 57 ТК РФ требует указать работу по должности в соответствии со штатным расписанием, с указанием квалификации, или конкретный вид поручаемой работы. Трудовая функция конкретного сотрудника и есть его должностные обязанности, а инструкция раскрывает их подробнее, чем позволяет формат договора.

Исключения есть, но они отраслевые. Для государственных гражданских служащих вместо должностной инструкции составляют должностной регламент по статье 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, и его содержание задано законом. Для ряда других категорий документ предписан ведомственными актами. В остальных случаях работодатель решает сам, но без инструкции ему сложнее доказать, какие обязанности не исполнил работник: трудовой договор обычно описывает функцию одной строкой.

Состав разделов складывается из трёх источников. Первый — статья 57 ТК РФ: наименование должности, квалификация, трудовая функция. Второй — статья 195.3 ТК РФ: если Трудовой кодекс, другой федеральный закон или иной нормативный акт устанавливает требования к квалификации для конкретной работы, требования профстандарта обязательны, в остальных случаях профстандарт служит основой. Третий — квалификационные справочники: ЕКС для руководителей, специалистов и служащих (квалификационный справочник утверждён постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37) и ЕТКС для рабочих профессий. Из профстандарта берут трудовые функции и требования к образованию и опыту, из справочника — формулировки обязанностей, если профстандарта по должности нет.

Проверить, есть ли по вашей должности профстандарт и не устарел ли он, можно в реестре профессиональных стандартов Минтруда; наименование в инструкции сверяют со штатным расписанием слово в слово.

Обязательные разделы должностной инструкции: что в каждом и на что опираться

Слово «обязательные» здесь означает не требование закона, а минимальный состав, без которого инструкция не выполняет своих задач: не подтверждает соответствие работника должности и не служит основой для оценки его работы. ГИТ называет четыре содержательных элемента — трудовую функцию, круг обязанностей, пределы ответственности и квалификационные требования. Остальные разделы из таблицы делают документ рабочим.

Первые пять строк закрывают то, что проверяют ГИТ и суд при споре о взыскании или переводе. Две последние нужны, когда должность работает на стыке подразделений или инструкция живёт в КЭДО: без них непонятно, в какой момент работник получил документ и чем его подписал.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Квалификационные требования: профстандарт, ЕКС или собственные критерии

Выбор источника зависит от должности. Если законом установлены требования к квалификации, например для педагогов, медицинских работников, водителей, требования профстандарта переносятся в инструкцию без смягчения. Если должность обычная офисная и профстандарт носит рекомендательный характер, работодатель вправе сформулировать требования сам, но только те, что связаны с деловыми качествами. Требования к возрасту, полу, месту жительства, не вытекающие из закона, в инструкцию не пишут: статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в приёме по таким основаниям.

Отдельный нюанс — документы, подтверждающие квалификацию. Инструкция не расширяет перечень документов, которые работник предъявляет при приёме. Для отдельных должностей закон сам добавляет документы: для педагогов, например, это справка об отсутствии судимости, которая может быть в электронном или бумажном формате.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме закрытый, и расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании такого права не дают. Когда в инструкции появляется пункт вроде «представляет характеристику с прошлого места работы», законного основания у него нет, и отказать кандидату за непредставление нельзя. Сверьте раздел квалификационных требований со статьёй 65 ТК РФ и уберите из него всё, что закон не требует.»

Должностные обязанности: формулировки, по которым можно применить взыскание

Статья 192 ТК РФ допускает дисциплинарное взыскание за неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей. Чтобы обязанность считалась возложенной, она должна быть описана так, чтобы её исполнение можно было проверить. «Обеспечивает эффективную работу отдела» не проверяется. «Ежемесячно до 5-го числа формирует табель учёта рабочего времени и передаёт его в бухгалтерию» — проверяется: есть действие, срок, результат и получатель.

Формула «выполняет иные поручения руководителя» встречается почти в каждом втором образце. Она не расширяет трудовую функцию: статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором. Поручение в пределах функции работник исполнит и без этой строки, а поручение за её пределами оформляется совмещением или переводом, а не ссылкой на инструкцию. Перед утверждением проверьте каждую обязанность вопросом: сможете ли вы документально показать, что она не исполнена.

Раздел ответственности не может вводить новые виды взысканий. Перечень в статье 192 ТК РФ закрытый: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям, а другие взыскания допустимы только если они предусмотрены федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Штрафы и «лишение премии как взыскание» в инструкцию не вносят: премия регулируется положением об оплате труда, а не инструкцией.

Что можно добавить в должностную инструкцию сверх базовых разделов

Дополнительные разделы оправданы, когда без них обязанность нельзя исполнить или проверить. Раздел ради объёма документа инструкцию не усиливает: чем больше в ней пунктов, тем чаще они расходятся с реальной работой, а расхождение работник использует в споре.

• Порядок замещения. Кто исполняет обязанности на время отпуска, болезни, командировки и на каком основании: приказ, совмещение, временный перевод. Без этого пункта каждое отсутствие оформляется с нуля.
• Показатели результата. Сроки, объёмы, качество работы, по которым руководитель оценивает исполнение. Если от показателей зависит премия, размеры и условия выплаты переносят в положение об оплате труда, а в инструкции оставляют только сами показатели.
• Доступ к персональным данным и коммерческой тайне. Для кадровых, бухгалтерских и руководящих должностей — перечень сведений, с которыми работник вправе работать. Доступ всей кадровой службы ко всему массиву кадровых документов — типовая ситуация и типовое нарушение разграничения доступа.
• Обязанности по охране труда. Инструктажи, средства индивидуальной защиты, порядок сообщения о несчастном случае для должностей с производственными рисками.
• Порядок взаимодействия для дистанционной работы. Каналы связи, сроки ответа, способ передачи результата и ознакомления с документами. Статья 312.3 ТК РФ позволяет знакомить дистанционного работника с ЛНА и приказами путём обмена электронными документами.
• Роль в электронном документообороте. Какие документы работник согласует или подписывает, на каком шаге маршрута согласования, каким видом электронной подписи.

Последний пункт перестал быть формальностью с введением статей 22.1-22.3 ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Для одного и того же документа вид подписи у работника и работодателя может различаться: работник как физическое лицо для части документов подписывает простой электронной подписью, работодатель как организация подписывает трудовой договор только квалифицированной. Если инструкция назначает работника подписантом кадровых документов, в ней или в приказе указывают, какую подпись он применяет.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются не степенью защиты, а основанием равнозначности. Квалифицированная равнозначна собственноручной в силу закона, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись для ознакомления с инструкцией, компания берёт на себя обязанность иметь такое соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, подписано ли соглашение с каждым работником, которого вы знакомите с документами электронно.»

Должностная инструкция в школе, директора, исполняющего обязанности и дистанционного работника

Одна и та же структура разделов по-разному нагружена в зависимости от должности и типа работодателя. В коммерческой компании ошибка в наименовании должности обходится правкой штатного расписания, а в должности с льготами — спором о пенсии или компенсации. Таблица показывает, на чём сосредоточиться в каждом сценарии.

Чем сильнее должность связана с гарантиями и ограничениями по закону, тем меньше у работодателя свободы в формулировках. Для обычной офисной должности главный риск — неконкретные обязанности, для педагога и должностей с льготами — расхождение со справочником.

Школа и бюджетное учреждение

Должностные инструкции в школе пишут на основе двух документов одновременно: квалификационных характеристик ЕКС для работников образования и профстандарта «Педагог». Профстандарт для педагогов применяется обязательно, потому что требования к их квалификации установлены законом. Инструкции учреждения сверяют также с ФГОС и федеральными образовательными программами, если в обязанности входит реализация конкретных программ. При приёме педагога проверяется справка об отсутствии судимости: к педагогической деятельности не допускаются лица, имевшие или имеющие судимость по перечню статьи 331 ТК РФ.

Директор и исполняющий обязанности директора

Права и обязанности руководителя в сфере трудовых отношений определяются ТК РФ, другими федеральными законами, учредительными документами, ЛНА и трудовым договором. Инструкция директора не может расширить полномочия, которые устав закрепил за общим собранием или советом директоров, поэтому раздел прав пишут с оглядкой на устав. Утверждает её тот, кто от имени работодателя заключал с директором трудовой договор.

Исполняющий обязанности директора обычно работает по двум документам: собственной инструкции и приказу о возложении обязанностей. Если заместитель исполняет обязанности без освобождения от своей работы, это поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ: нужно письменное согласие и доплата по статье 151. Если он полностью переходит на должность отсутствующего директора, оформляют временный перевод по статье 72.2.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «У приказа о возложении обязанностей есть функция, которую замечают только при разборе дисциплинарных ситуаций. Если приказа нет, а руководитель отсутствовал, работодателю сложнее доказать, чьи именно обязанности не были исполнены. Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо на время отпуска, командировки, болезни, выходных и праздничных дней. Оформляйте такой приказ на каждое отсутствие и перечисляйте в нём полномочия, а не ссылайтесь на должность целиком.»

Когда исполняющий обязанности подписывает кадровые документы в КЭДО по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения документа вместе с самим файлом и файлом подписи. В практике Добыто при увольнении уполномоченного работника первой отзывается доверенность, а уже затем закрывается доступ к системе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы должностных инструкций и приказов для кадровой службы

Комплект показывает готовую структуру разделов на трёх должностях; начните с инструкции специалиста по КДП, в ней проще всего сравнить разделы с таблицей выше.

Как утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней работника

Форму оформления работодатель выбирает сам: инструкция может быть приложением к трудовому договору или самостоятельным документом, который утверждается приказом. От выбора зависит порядок будущих изменений. Позицию инспекции по этому вопросу изложила Государственная инспекция труда в Ростовской области в ответах по правоприменительной практике: там разобраны оба варианта и порядок изменения инструкции в каждом из них.

Что об этом думает ГИТ: инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручён. Инспекция ссылается на письма Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1 и от 31.10.2007 № 4412-6. Отдельный экземпляр у работника снимает спор о том, какую редакцию он видел.

Срок ознакомления задаёт часть 3 статьи 68 ТК РФ: до подписания трудового договора работодатель знакомит работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Инструкцию, утверждённую отдельным документом, относят к таким актам, поэтому дата ознакомления в листе не должна быть позже даты трудового договора. Инструкция, подписанная работником через месяц после выхода, в споре о взыскании за период до ознакомления не работает.

Проект инструкции до утверждения обычно проходит руководителя подразделения, кадровую службу и юриста. Согласование может идти последовательно, когда каждый видит правки предыдущего, или параллельно, когда проект уходит всем одновременно и срок согласования сокращается.

Как составить и ввести должностную инструкцию: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте наименование должности со штатным расписанием и ОК 016-2025, а трудовую функцию — с трудовым договором.
2. Шаг 2. Проверьте, есть ли по должности профстандарт и установлены ли законом требования к квалификации. Если установлены, перенесите требования профстандарта без смягчения; если нет, используйте профстандарт или ЕКС как основу.
3. Шаг 3. Опишите обязанности через действие, срок и результат. Уберите пункты, исполнение которых нельзя проверить, и функции, выходящие за трудовой договор.
4. Шаг 4. Сверьте права и ответственность с уставом, положением об оплате труда и статьёй 192 ТК РФ; удалите штрафы и взыскания, которых нет в законе.
5. Шаг 5. Согласуйте проект с руководителем подразделения и юристом, затем утвердите приказом или оформите приложением к трудовому договору.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника под подпись до подписания трудового договора: в листе ознакомления на бумаге или электронной подписью в КЭДО при подписанном соглашении об ЭДО.
7. Шаг 7. Второй экземпляр выдайте работнику по его просьбе, а утверждённую редакцию храните вместе с листом или электронным журналом ознакомления.

Ознакомление с инструкцией в КЭДО: что проверяет суд

Электронное ознакомление через КЭДО допустимо по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, если работодатель ввёл кадровый электронный документооборот локальным актом и работник дал согласие. Суды признают электронные кадровые документы доказательствами при соблюдении этих статей и требований законодательства об электронной подписи. По разобранным делам проверяются 7 обстоятельств:

1. Положение о кадровом электронном документообороте.
2. Утверждённый перечень документов и категорий работников.
3. Соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением об ЭДО.
4. Порядок и дата выдачи подписи.
5. Идентификация работника при подписании.
6. Кто контролировал систему и что она фиксирует.
7. Фактическая способность работника пользоваться системой.

Третий пункт сработал в пользу работодателя в споре, где работник оспаривал увольнение и утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя: суд учёл, что при приёме истец заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде.

Кейс из практики: работодатель ввёл КЭДО по всем правилам: утвердил положение, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, работник дал письменное согласие в день уведомления. Районный суд и апелляция поддержали работодателя в споре об увольнении по заявлению, поданному через систему. Кассационный суд акты отменил: в деле не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл, потому что подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Правильно оформленный КЭДО защищает работодателя, пока спор идёт о документах. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не работают: оценивается фактическая способность, а не подпись в журнале ознакомления. Мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Проверьте в своей системе, что дата выдачи подписи работнику не совпадает с датой первого подписанного им документа.»

В Добыто ознакомление с инструкцией уходит работнику по маршруту: система отправляет уведомление, сотрудник читает документ и подписывает его ПЭП или УНЭП, выпуск которых для сотрудников входит во все тарифы, а подписанный комплект хранится в электронном архиве.

Как изменить должностную инструкцию без спора с работником

Порядок изменения зависит от двух вопросов: как оформлена инструкция и затрагивает ли правка обязательные условия трудового договора. Трудовую функцию работодатель в одностороннем порядке не меняет: это перевод, для которого статья 72.1 ТК РФ требует письменного согласия работника.

• Инструкция — приложение к трудовому договору. Изменения вносят одновременно в договор и инструкцию дополнительным соглашением.
• Инструкция — отдельный документ, правка не затрагивает обязательных условий договора. Утверждают инструкцию в новой редакции и письменно знакомят с ней работника.
• Правка меняет обязательные условия договора по организационным или технологическим причинам. Работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ, и только после его согласия продолжать работу изменения вносятся в инструкцию.

Если новая редакция добавляет обязанности, которых нет в трудовой функции, это уже не правка инструкции, а поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ с согласием и доплатой. Типовая ситуация — уход одного из сотрудников отдела и перераспределение его участка между оставшимися через новую редакцию инструкций без доплаты.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Документы я делю по последствиям для работника, а не по форме. Ознакомление с информационными локальными актами можно проводить спокойно, даже когда работник на больничном: спор не возникает. Изменение условий трудового договора формально законно и в период болезни, но опровергать довод «мне привезли бумаги, я не читал» придётся работодателю. Новую редакцию инструкции, которая расширяет обязанности, подписывайте после выхода работника и фиксируйте, как документ передан и сколько времени было на ознакомление.»

Новую редакцию доводят до всех, кто работает по старой, и отслеживают, кто уже подписал. На бумаге это лист ознакомления на каждую редакцию, в КЭДО — статус документа у каждого сотрудника.

Перед отправкой новой редакции проверьте: не изменилось ли наименование должности в штатном расписании, не появились ли обязанности за пределами трудовой функции, и есть ли у каждого получателя действующая подпись и соглашение об ЭДО.

Ошибки в должностных инструкциях и во что они обходятся

Отсутствие инструкции само по себе не наказывается, потому что документ не обязателен. Штрафы и проигранные споры появляются из-за того, как инструкцию используют: поручают работу за пределами трудовой функции, применяют взыскания по неконкретным пунктам, меняют текст без процедуры. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юрлицу штрафом от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу и ИП — предупреждением или штрафом от 1 000 до 5 000 рублей.

1. Инструкция скопирована из ЕКС или профстандарта целиком. Так экономят время на описание реальной работы. В итоге половина обязанностей не совпадает с тем, что человек делает, а взыскание за неисполнение пункта, который работник фактически никогда не выполнял, оспаривается.
2. «Иные поручения руководителя» вместо совмещения. Так избегают доплаты по статье 151 ТК РФ. Цена — нарушение статей 60 и 60.2 ТК РФ, штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ и взыскание неначисленной доплаты по требованию работника.
3. Ознакомление после подписания трудового договора. Кадровая служба откладывает подпись на первый рабочий день или позже. Нарушается часть 3 статьи 68 ТК РФ, а взыскание за период до ознакомления суд не поддержит: работник не знал об обязанности.
4. Новая редакция без уведомления по статье 74 ТК РФ. Работодатель считает инструкцию внутренним документом и меняет её приказом. Если правка затронула обязательные условия договора, изменения не действуют, а отказ работника выполнять новые обязанности не является проступком.
5. Наименование должности расходится со справочником. Для должностей с льготами это спор о компенсациях и досрочной пенсии; для остальных после введения ОК 016-2025 — повторная правка штатного расписания, дополнительных соглашений и инструкций.
6. Подпись выдана в день ознакомления, за работника подписал коллега. Экономят время на обучении. Система КЭДО фиксирует эти обстоятельства, и в споре они работают против работодателя.

Шестую ошибку проще предотвратить до запуска, чем исправлять в споре. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: на ней видно, кто из работников не справляется с подписанием самостоятельно, до того как через систему пойдут инструкции и приказы.

Когда отдельная должностная инструкция не нужна

Исполнителю по договору ГПХ и самозанятому должностную инструкцию не составляют. Подчинение внутренним инструкциям и правилам — признак трудовых отношений, и такой документ станет доказательством при переквалификации договора. Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, а не удобством оформления. Для государственного гражданского служащего инструкцию заменяет должностной регламент по 79-ФЗ. В небольшой компании, где трудовой договор уже описывает обязанности конкретно и проверяемо, отдельная инструкция дублирует его, и её отсутствие не нарушает закон. Решение принимают по одному вопросу: сможете ли вы по тексту трудового договора показать, какую обязанность работник не исполнил.

Стоимость электронного оформления и ознакомления с должностными инструкциями

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: для ознакомления с инструкциями компании до 25 человек хватает ПЭП и УНЭП, а шаблоны инструкций под каждую должность и интеграция с 1С есть в тарифе «Бизнес». Актуальные условия и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Подключение аккаунта не включает подготовку положения о КЭДО и сбор согласий работников: эти шаги идут отдельно.

Выводы

Закон не задаёт ни одного раздела должностной инструкции, но ГИТ и суды оценивают её по четырём элементам: трудовой функции, конкретным обязанностям, пределам ответственности и квалификационным требованиям. Остальные части добавляют, когда без них обязанность нельзя исполнить или проверить: порядок замещения, доступ к данным, взаимодействие дистанционного работника, роль в электронном документообороте. Для школы и должностей с льготами формулировки жёстко привязаны к справочникам и профстандартам, для ИО директора решает приказ с перечнем полномочий, а любое изменение идёт по пути, который задаёт форма оформления инструкции.

Добыто переводит утверждение, ознакомление и хранение должностных инструкций в КЭДО с разными видами подписи и маршрутами согласования. Мы выстраиваем выдачу подписи и первые кадровые действия так, чтобы электронный журнал ознакомления выдерживал проверку ГИТ и спор в суде.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если работник отказывается подписать должностную инструкцию?

Отказ от подписи не делает инструкцию недействующей, если она не меняет трудовую функцию и обязательные условия трудового договора. Работодатель зачитывает или передаёт работнику текст и составляет акт об отказе от ознакомления с датой, подписями составителя и присутствующих сотрудников. Если же новая редакция меняет обязательные условия, отказ означает несогласие работать в новых условиях, и действует процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за 2 месяца.

Нужна ли отдельная должностная инструкция совместителю?

Да, совместительство — это отдельный трудовой договор по статье 60.1 ТК РФ, и инструкция составляется по должности, которую работник занимает по совместительству. Внутреннему совместителю нельзя ограничиться ссылкой на основную инструкцию: у двух должностей разные трудовые функции, а знакомят с инструкцией по совместительству так же, до подписания второго трудового договора.

Можно ли утвердить одну инструкцию на всех работников с одинаковой должностью?

Можно: инструкцию утверждают на должность из штатного расписания, а не на конкретного человека. Каждый работник на этой должности знакомится с ней под подпись отдельно. Если у работников одной должности разные участки, например разные объекты или направления, различия выносят в приложение к инструкции или в трудовой договор, иначе взыскание за неисполнение «чужого» участка будет спорным.

Вправе ли работник получить копию своей должностной инструкции?

Да. По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, безвозмездно. При электронном документообороте копию можно выдать в электронном виде, если работник об этом просит. Второй экземпляр инструкции ГИТ рекомендует составлять сразу, чтобы вручать его по просьбе работника.

Нужно ли переутверждать должностные инструкции при смене директора?

Нет. Инструкции утверждает работодатель как организация, а не лично директор, поэтому смена руководителя не прекращает их действие и не требует повторного ознакомления работников. Переутверждать нужно, когда меняются наименования должностей, оргструктура или трудовые функции, например при переходе на ОК 016-2025.

Нужно ли заново подписывать бумажные инструкции после перехода на КЭДО?

Нет. Инструкции, с которыми работники ознакомились на бумаге до перехода, продолжают действовать, а бумажный лист ознакомления остаётся доказательством. В электронном виде оформляют новые редакции и ознакомление новых работников. Для этого у работника должно быть согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и, при использовании ПЭП или УНЭП, соглашение об электронном взаимодействии.