Должностная инструкция переводится в электронный вид по правилам локального нормативного акта: работодатель утверждает её приказом с усиленной квалифицированной подписью, а работник знакомится с текстом в системе КЭДО, и для ознакомления ему достаточно простой электронной подписи. До первого электронного ознакомления нужны четыре документа: приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО, уведомление работнику и его письменное согласие. Согласие не требуется от тех, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2021 года, и от дистанционных работников, если порядок обмена описан в ЛНА о дистанционной работе. Главное различие внутри темы: инструкция как отдельный ЛНА меняется приказом работодателя и повторным ознакомлением, инструкция как приложение к трудовому договору — только дополнительным соглашением, подписанным обеими сторонами.
Разберём перевод всего комплекта за один заход, а не по одной инструкции: инвентаризация, допустимые подписи с каждой стороны, маршрут ознакомления на несколько сотен человек и доказательства для случая, когда работника придётся привлекать к дисциплинарной ответственности. Покажем три обстоятельства, которые перевесили в кассации в пользу работника в споре о документе, подписанном через КЭДО. Требования к формату хранения и выгрузке при проверке, сроки и стоимость на 2026 год, образцы приказа, листа ознакомления и положения — во второй половине статьи.
Должностная инструкция как объект перевода: ЛНА или приложение к трудовому договору
Трудовой кодекс не называет должностную инструкцию обязательным документом и не описывает её форму. Работодатель сам решает, в каком виде фиксировать трудовую функцию: описать обязанности прямо в трудовом договоре, оформить инструкцию приложением к нему или утвердить её отдельным локальным нормативным актом. От этого выбора зависит вся дальнейшая механика, включая перевод в электронный вид.
Инструкция-ЛНА живёт по правилам статьи 22 ТК РФ: работодатель утверждает её приказом и знакомит работника под подпись, а при приёме — до подписания трудового договора по статье 68 ТК РФ. Менять такой документ можно односторонне, приказом, с повторным ознакомлением всех, кого он касается. Инструкция-приложение — это часть условий трудового договора. Односторонне её не поправить: понадобится дополнительное соглашение, а при отказе работника — процедура статьи 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.
Для электронного комплекта разница становится практической. ЛНА уходит в маршрут массового ознакомления: один документ, сотни подписантов, простая электронная подпись работника. Приложение к договору уходит в маршрут двустороннего подписания: на каждого работника своё дополнительное соглашение, и вид подписи здесь другой. Компания, у которой половина инструкций оформлена приложениями, а половина — актами, получает в системе два разных процесса и два разных набора шаблонов.
Отдельный сюжет 2026 года — наименования должностей. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности меняется, одной правкой в инструкции дело не обходится: нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе.
Факт: классификатор ОК 016-2025 применяется с 1 января 2026 года и затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА. Обновление справочников в 1С:ЗУП входит в тот же пакет работ, что и правка инструкций.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перед переводом комплекта мы просим показать не инструкции, а трудовые договоры. Если в договоре написано, что должностная инструкция является его неотъемлемой частью, дальше начинается работа не с ЛНА, а с дополнительными соглашениями, и объём проекта меняется в разы. Откройте пять договоров разных лет и посмотрите эту формулировку: в компаниях старше десяти лет она обычно разная.»
Какая электронная подпись нужна для должностной инструкции
Закон выделяет два вида подписи: простую и усиленную, а усиленная делится на неквалифицированную и квалифицированную. Различие между ними — не в степени защиты, а в основании равнозначности собственноручной подписи. УКЭП равнозначна ей в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена с описанным порядком проверки подписи, и без такого соглашения равнозначности нет. Именно на этом ломаются споры.
Ознакомление с локальными актами — один из трёх процессов, где работнику достаточно простой электронной подписи. Два других — заявление на отпуск и заявление на командировку. Подписать можно учётной записью в кадровой системе или учётной записью на портале государственных услуг, без криптографии и без выдачи носителей. Со стороны работодателя приказ об утверждении инструкции подписывается усиленной квалифицированной подписью.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Операция с должностной инструкцией | Подпись работодателя | Подпись работника | Что требуется дополнительно |
|---|---|---|---|
| Приказ об утверждении инструкции как ЛНА | УКЭП | не требуется | МЧД, если приказ подписывает уполномоченный работник по доверенности |
| Ознакомление работника с инструкцией-ЛНА | УКЭП на самом акте | ПЭП | ЛНА с порядком проверки подписи и идентификации работника |
| Дополнительное соглашение с инструкцией-приложением | УКЭП | УНЭП или УКЭП | ЛНА с указанием удостоверяющего центра, соглашение об электронном взаимодействии |
| Ознакомление кандидата до подписания трудового договора | УКЭП | ПЭП или УНЭП | соглашение об электронном взаимодействии до возникновения трудовых отношений |
Последняя строка таблицы — место, где проект чаще всего буксует. Кандидат ещё не работник, локальные акты работодателя на него не распространяются, а ознакомить с инструкцией нужно до подписания договора. Либо вы заключаете с ним соглашение об электронном взаимодействии, либо используете подпись, которая у человека уже есть: неквалифицированную выдают при наличии учётной записи на портале государственных услуг, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Простая подпись для ознакомления с локальными актами — самый дешёвый старт из возможных, но это не вариант без хлопот, а другой набор хлопот. Выбирая ПЭП, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт, где описаны правила определения лица по его подписи. Проверьте, есть ли в вашем положении о КЭДО раздел про порядок проверки подписи: без него электронное ознакомление доказательственной силы не получает.»
Что проверить до перевода комплекта инструкций
Перевод комплекта — решение необратимое по каждому процессу, который вы перевели. По документам, переведённым в электронный вид с согласия работника, оформить бумажный вариант обратно уже не получится. Поэтому порядок работ такой: сначала инвентаризация и процессы, потом локальные акты, и только потом система.
Чек-лист предварительной диагностики комплекта
- Пересчитайте инструкции и сверьте со штатным расписанием. В типовом комплекте находятся должности, которых в штатке уже нет, и должности без инструкции вовсе. Переводить в электронный вид имеет смысл сверенный комплект, иначе вы оцифруете мусор.
- Разделите инструкции на ЛНА и приложения к трудовым договорам. Признак смотрится не в самой инструкции, а в тексте договора. От этого зависит маршрут: массовое ознакомление или индивидуальные дополнительные соглашения.
- Сверьте наименования должностей с ОК 016-2025 и штатным расписанием. Расхождение наименования в инструкции, договоре и штатке даёт вопросы при проверке и мешает автоматическому назначению маршрута по должности.
- Посчитайте работников со стажем, начатым до 1 января 2022 года. Они вправе отказаться от КЭДО, и отказавшихся придётся вести в бумажном режиме параллельно. Это часть плана, а не досадная мелочь.
- Определите момент выдачи подписи: при приёме или после испытательного срока. Если подпись выдаётся после испытания, весь комплект документов приёма, включая первичное ознакомление с инструкцией, остаётся на бумаге.
- Проверьте, кто подписывает приказы от имени работодателя. Если это не руководитель, а уполномоченный работник, потребуется машиночитаемая доверенность, опубликованная в реестре.
Пункт про момент выдачи подписи разбирается реже всего, а решает он много. Компания принимает разумное с точки зрения безопасности решение не выдавать ключ человеку, который может не пройти испытание. Следствие: самый документоёмкий момент в жизни сотрудника остаётся бумажным. Для компаний с низкой текучестью выгоднее выдавать подпись при приёме, для компаний, где испытание не проходит заметная часть людей, — после испытания. Третий вариант снимает вопрос целиком: если работник подписывает подписью с портала государственных услуг, выдавать нечего.
Внимание: по процессам, которые вы перевели в электронный вид и на которые работник дал согласие, бумажный вариант вы уже не оформите. Откатиться назад по конкретному документу нельзя, поэтому решение о составе переводимого комплекта принимается до выбора системы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Люди воспринимают внедрение как добавление удобного канала: раньше была бумага, теперь ещё и электронный вид. По переведённым процессам вы меняете способ, а не добавляете запасной. Систему поменять можно, а способ оформления документов по уже переведённому процессу — нет, поэтому сначала опишите свои процессы, а потом смотрите решения.»
Сформируйте приказ о введении КЭДО под свой комплект документов
Образцы документов для перевода должностных инструкций в электронный вид
Комплект собран под один проект: начните с положения о ведении КЭДО, потому что порядок ознакомления и проверки подписи описывается именно в нём.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по КДП (образец структуры) | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Полезно знать: с работников, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, письменное согласие на КЭДО не собирается — электронное взаимодействие применяется к ним по умолчанию. Чем моложе коллектив, тем короче этап сбора согласий.
Как перевести весь комплект должностных инструкций в электронный вид
Комплект переводится одной кампанией, а не по мере обновления отдельных инструкций. Смешанный режим, когда часть подразделений знакомится в системе, а часть подписывает листы ознакомления на бумаге, нормален как переходное состояние и плох как постоянное: кадровая служба ведёт два реестра и вручную отслеживает, кто по какому процессу переведён.
Как перевести комплект инструкций в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сведите реестр инструкций. Таблица из четырёх колонок: должность по штатному расписанию, действующая редакция инструкции и дата утверждения, статус документа (ЛНА или приложение к договору), число работников на должности. Реестр показывает объём ознакомлений и пробелы комплекта.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о ведении КЭДО. В положении описываются перечень документов, переводимых в электронный вид, виды подписи для каждого документа, порядок идентификации работника и порядок проверки подписи. Формулировки пишутся под ваши процессы, а не переносятся из шаблона вендора.
- Шаг 3. Уведомите работников и соберите письменные согласия. Согласие по умолчанию письменное, на бумаге. Дистанционные работники выводятся в отдельный поток: с ними порядок обмена регулируется главой о дистанционной работе и отдельным ЛНА, согласие не собирается.
- Шаг 4. Выпустите подписи и проверьте, что работники ими пользуются. Подписи работников выпускаются в личном кабинете и, как правило, бесплатно. Для тех, у кого нет рабочего компьютера и смартфона, оборудуется общее рабочее место с входом в личный кабинет.
- Шаг 5. Загрузите инструкции и настройте маршруты. Инструкция-ЛНА уходит в маршрут массового ознакомления по должностям и подразделениям, инструкция-приложение — в маршрут двустороннего подписания дополнительного соглашения. Маршрут задаётся шаблоном, чтобы не собирать его руками под каждую должность.
- Шаг 6. Запустите пилот на одном процессе для всей компании. Ознакомление с ЛНА подходит для пилота лучше остальных процессов: работнику достаточно простой подписи, ключи выдавать не нужно, объём документов большой.
- Шаг 7. Закройте бумажный контур и опишите архив. После завершения кампании старые листы ознакомления остаются в архиве как доказательство по прошлым редакциям, а новые ознакомления фиксируются только в системе.
Пилот на одном подразделении и пилот на одном процессе решают разные задачи. Первый проверяет технологию, второй — людей. Вторая проверка важнее: технология обычно работает, а сопротивление работников — главная причина, по которой внедрения буксуют. Когда через простой процесс проходит вся компания, через квартал в ней не остаётся людей, для которых электронное подписание — неизвестность. В практике Добыто комплект должностных инструкций и идёт первым потоком именно по этой причине: документов много, подпись простая, риск минимальный.
Как доказать ознакомление с должностной инструкцией в электронном виде
Смысл ознакомления один: без него работника нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение обязанностей, которые он формально не принимал. В бумажном контуре доказательством служит лист ознакомления с собственноручной подписью и датой. В электронном контуре доказательство состоит из трёх частей: сам файл инструкции, отсоединённый файл подписи и записи системы о том, кто, когда и как был идентифицирован.
Судебная практика по КЭДО пока живёт на уровне районных и кассационных судов, разъяснений Верховного Суда по трудовым спорам с электронной подписью нет. Показательный сюжет прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя было положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил, указав, что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл.
Что об этом думает практика: работодателя подвела не электронная форма и не вид подписи, а связка обстоятельств. Подпись выдали работнику в день подписания заявления; работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек; система сама фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Система, которую внедряли ради доказательности, сработала против работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Из этого следуют три требования к электронному ознакомлению с инструкцией, которые проверяются до запуска кампании. Порядок идентификации работника при подписании описан в положении о КЭДО. Система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи, и эта дата не совпадает с датой первых кадровых действий. Работник фактически способен пользоваться системой, а не просто расписался в журнале обучения: оценивается именно способность. Спорные ситуации по кадровым процедурам удобно сверять через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где инспекторы отвечают на вопросы по оформлению и ознакомлению с локальными актами.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Формат, хранение и выгрузка инструкций для проверки
Кадровый документ, который отправляется работнику в электронном виде и не дублируется на бумаге, готовится в формате PDF/A-1A: это требование приказа Минтруда № 578. Файл в обычном PDF, Word или Excel под требование не подходит, и такие документы придётся дублировать на бумаге. Отдельно действуют требования к структуре хранения: обязательный XML, файл подписи, если документ подписан усиленной подписью, PDF и машиночитаемая доверенность, если подписание шло по доверенности.
Комплект хранения — не один файл. Это сам документ, отсоединённый файл подписи и доверенность, когда она применялась. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы, поэтому вендору задаётся конкретный вопрос: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате, а не только хранит его.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки хранения от перевода в электронный вид не меняются. Локальные нормативные акты, к которым относятся утверждённые отдельно должностные инструкции, хранятся постоянно; приказы по личному составу и трудовые договоры — 50 или 75 лет в зависимости от даты. Инструкция-приложение к трудовому договору наследует срок хранения договора.
Лайфхак: спросите вендора до покупки, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. Второй вопрос того же уровня — полный перечень лиц, получающих доступ к данным: обычно это не одна компания, а три, включая владельца инфраструктуры и удостоверяющий центр.
Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатанная инструкция с отметкой об ознакомлении что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. В сервисе Добыто выгрузка идёт комплектом — файл документа, файл подписи и протокол действий по документу, — и этот комплект подходит для передачи в контролирующий орган без пересборки вручную.
Директор, исполняющий обязанности и инструкции в учреждениях
Инструкцию руководителя организации утверждает не он сам, а тот орган, к компетенции которого это отнесено уставом: общее собрание участников, совет директоров, учредитель. В бюджетном учреждении, включая школу, должностную инструкцию директора утверждает учредитель, а инструкции остальных работников — сам директор. Перевод в электронный вид это распределение не меняет, но влияет на подписи: если инструкцию утверждает учредитель, его приказ приходит извне вашей системы и загружается в архив как входящий документ.
Исполняющий обязанности директора работает по одной из двух конструкций, и они дают разные документы. Временный перевод на должность руководителя по статье 72.2 ТК РФ оформляется соглашением сторон и приказом, и на период перевода человек исполняет инструкцию руководителя. Совмещение или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы по статье 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника с указанием содержания и объёма поручаемой работы и срока. В электронном контуре оба варианта проходят как двустороннее подписание, а не как ознакомление с ЛНА: работник здесь не читатель документа, а его сторона.
Для учреждений и школ добавляется требование к наименованию должности. Когда с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам по статье 57 ТК РФ. Электронный комплект это упрощает: при сверке инструкций со штатным расписанием расхождения видно на реестре, а не при проверке.
Когда переводить комплект инструкций в электронный вид рано
Три ситуации, в которых кампанию стоит отложить. Первая: комплект не пересмотрен и содержит инструкции по должностям, которых в штатном расписании нет. Оцифровка не исправит содержание, но зафиксирует его в архиве и в подписанных ознакомлениях. Вторая: большинство работников имеют стаж, начатый до 2022 года, и часть уже заявила об отказе от КЭДО. Параллельный бумажный режим на значительную долю штата съедает выигрыш. Третья: инструкции оформлены приложениями к трудовым договорам, и по каждой позиции требуется дополнительное соглашение. Здесь разумнее переводить в электронный вид новые оформления, а действующие менять по мере пересмотра договоров.
Сколько стоит перевод должностных инструкций в электронный вид
Стоимость складывается из численности работников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в личном кабинете |
| УКЭП для подписания со стороны работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив документов | входит в тариф «Бизнес» | на срок хранения документа |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес», а требования к SLA и размещению на выделенном сервере переводят проект в тариф «Корпорация». Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, включая правила перехода между тарифами: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Считать стоит не только абонентскую плату. Цена ошибки при переводе комплекта складывается из другого: отменённое дисциплинарное взыскание, потому что ознакомление с инструкцией не доказано, восстановление работника с оплатой вынужденного прогула и ответственность по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Любая из этих позиций перекрывает годовую подписку на систему для среднего штата.
Выводы
Комплект должностных инструкций переводится в электронный вид как массив локальных нормативных актов: приказ об утверждении подписывается квалифицированной подписью работодателя, ознакомление работника проходит простой электронной подписью, а инструкции-приложения к трудовым договорам идут отдельным маршрутом через дополнительные соглашения. Решающими оказываются не технические вопросы, а три организационных: описан ли в положении о КЭДО порядок идентификации, разведены ли во времени выдача подписи и первые кадровые действия, способен ли работник фактически пользоваться системой. Формат PDF/A-1A и выгрузка комплекта с файлом подписи определяют, чем вы подтвердите ознакомление через пять лет.
Мы в Добыто ведём такие проекты от инвентаризации комплекта до закрытия бумажного контура: помогаем развести инструкции-ЛНА и инструкции-приложения, собрать положение под конкретные процессы компании и запустить массовое ознакомление пилотом на всём штате, а не на одном подразделении.
Частые вопросы
Обязательна ли должностная инструкция, если обязанности описаны в трудовом договоре?
Трудовой кодекс не требует отдельного документа: трудовая функция может быть описана в самом договоре. Инструкция нужна там, где обязанности объёмные, меняются чаще договора или должны быть одинаковыми для всех работников одной должности. Отдельное ограничение касается наименования: если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам либо профессиональным стандартам по статье 57 ТК РФ, и инструкция обычно составляется на их основе.
Нужно ли переутверждать инструкции при переводе в электронный вид?
Сам перевод ранее утверждённой инструкции в электронный формат её не отменяет и переиздания не требует: меняется носитель, а не содержание. Повторное ознакомление проводится, когда текст инструкции изменяется. Практически удобно совместить: если комплект всё равно пересматривается под ОК 016-2025 и штатное расписание, кампания по ознакомлению запускается сразу с новыми редакциями.
Как вести инструкции работников, отказавшихся от перехода на КЭДО?
Отказ от КЭДО не лишает работника права на ознакомление и не освобождает работодателя от этой обязанности. Такие работники ведутся в бумажном режиме параллельно: для них печатается лист ознакомления, который подписывается собственноручно и хранится в бумажном архиве. Отказ можно отозвать позже, поэтому в реестре стоит вести отдельную отметку о способе ознакомления по каждому работнику.
Можно ли полностью отказаться от бумажного архива инструкций?
Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем уничтожать бумажный массив, посмотрите, какие документы существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность: распечатка без заверения оригиналом не является.
Кто подписывает приказ об утверждении инструкции, если руководитель в отпуске?
Подписывает тот, кому полномочия переданы: работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, либо уполномоченное лицо по доверенности. В электронном контуре при подписании по доверенности применяется машиночитаемая доверенность, она публикуется в реестре и входит в комплект хранения кадрового документа. При увольнении такого работника доверенность отзывается первой, до отзыва самой подписи.
Что запрашивает проверяющий, когда ознакомление проходило электронно?
Комплект из четырёх позиций: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на электронное взаимодействие и архив документов по конкретному работнику. Архив — это не один файл, а сам документ в PDF, отдельные файлы подписей и доверенность, если подписание шло по ней. Проверьте заранее, что ваша система выгружает такой комплект одной операцией.
