Должностная инструкция на одну должность должна существовать в одной действующей редакции: закон не запрещает хранить в папке несколько текстов, но в споре работодателю придётся показать, какой именно документ доведён до работника и действовал на дату нарушения. Роструд отвечает на этот вопрос прямо: если обязанности в инструкции расходятся с перечнем обязанностей в трудовом договоре, работник вправе указать на это при ознакомлении и отказаться их исполнять. Главное различие — форма документа. Инструкция-приложение к трудовому договору меняется только соглашением сторон по статьям 72 и 74 ТК РФ, а самостоятельная инструкция утверждается приказом, распространяется на всех работников по этой должности и заменяется новой редакцией с ознакомлением под подпись.
Разберём пять сценариев, из которых вырастает вторая инструкция, и покажем, какой текст в каждом из них реально работает, а какой не создаёт для работника никаких обязанностей. Отдельно отделим незаконный дубль от законных случаев, когда у человека два разных набора обязанностей: совмещение, совместительство, временный перевод, исполнение обязанностей директора. Во второй половине статьи — чек-лист аудита инструкций, пошаговый порядок отмены лишней редакции, образцы приказа об утверждении ЛНА и листа ознакомления, особенности учреждений и школ, тарифы на перевод документов в электронный вид и ответы на частые вопросы.
Откуда в компании появляются две должностные инструкции на одну должность
Вторая инструкция почти никогда не создаётся намеренно. Она появляется из-за того, что порядок разработки и утверждения инструкций нормативно не закреплён, и каждое подразделение решает вопрос по-своему. Типовых источников дубля пять, и каждый требует разного способа устранения.
Первый — новая редакция утверждена, старая не отменена. Приказ об утверждении подписан, работники ознакомлены, но фраза о признании прежней редакции утратившей силу в приказ не попала. Формально в компании действуют два утверждённых текста с разными перечнями обязанностей и двумя листами ознакомления. Второй — инструкция одновременно является приложением к трудовому договору и отдельным локальным нормативным актом. Кадровая служба подписывает инструкцию как приложение, а методолог утверждает приказом общий текст по должности, и перечни расходятся. Третий — рабочая инструкция от руководителя подразделения: документ с реальными задачами, который никто не утверждал приказом и с которым никого не знакомили под подпись. Четвёртый — два разных текста для двух работников на одной строке штатного расписания. Пятый — инструкция под прежним наименованием должности после того, как наименование в штатном расписании изменили.
Разница между этими сценариями принципиальна для действий кадровой службы: в одном случае достаточно приказа об отмене, в другом нужны дополнительные соглашения с каждым работником.
| Сценарий | Как это выглядит в документах | Какой текст работает в споре | Чем устраняется |
|---|---|---|---|
| Старая и новая редакции действуют одновременно | Два приказа об утверждении, два листа ознакомления, прежняя редакция не отменена | Та редакция, которую работник подписал и которая действовала на дату вменяемого нарушения | Приказ о признании прежней редакции утратившей силу с даты введения новой |
| Инструкция-приложение к договору плюс инструкция-ЛНА по той же должности | Обязанности перечислены в трудовом договоре и отдельно в утверждённом приказом тексте | Условия трудового договора: расходящиеся пункты ЛНА работник вправе не исполнять | Дополнительное соглашение к договору либо отмена дублирующего ЛНА |
| Кадровая инструкция и рабочая инструкция руководителя подразделения | Второй документ не утверждён приказом, подписей об ознакомлении нет | Только утверждённая инструкция: неутверждённый текст обязанностей не создаёт | Перенос нужных пунктов в утверждаемую редакцию, изъятие рабочего текста |
| Разные инструкции у двух работников на одной должности | Две утверждённые инструкции по одной строке штатного расписания | Каждая для своего работника, но разницу в объёме работ придётся объяснять при равной оплате по статье 22 ТК РФ | Единый текст на должность, различия оформляются совмещением или отдельными должностями |
| Инструкция под прежним наименованием должности | Наименование в штатном расписании изменено, в инструкции осталось старое | Расхождение названий в договоре, штатном расписании и инструкции толкуется против работодателя | Приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к договорам |
Первые три сценария закрываются внутри кадровой службы за один приказ и один цикл ознакомления. Четвёртый и пятый затрагивают условия трудовых договоров, поэтому требуют согласия работников и двухмесячного уведомления, если меняются обязательные условия договора.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Смена наименования или кода должности требует приказа о внесении изменений в штатное расписание, дополнительных соглашений к трудовым договорам и обновления должностных инструкций — иначе в компании автоматически образуется расхождение между штаткой и инструкцией.
Какая инструкция действует, если их две
Трудовой кодекс понятие должностной инструкции не закрепляет: порядок её составления нормативными правовыми актами не урегулирован, поэтому работодатель сам решает, как оформить документ и как вносить в него изменения. Эту позицию Роструд повторяет последовательно — в письме от 31.10.2007 № 4412-6 и в письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1. Минтруд в письме от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817 добавляет к этому практическое требование: правила оформления и изменения инструкций компании стоит закрепить в собственном локальном акте, а изменения утверждать приказом руководителя с ознакомлением работников под подпись.
Свобода формы не означает, что два конкурирующих текста равнозначны. Приоритет определяется не датой файла и не тем, какой документ удобнее работодателю, а тем, каким способом документ порождает обязанность. Инструкция-приложение к трудовому договору действует только в отношении конкретного работника и является частью соглашения сторон. Самостоятельная инструкция утверждается приказом и применяется ко всем работникам, занимающим должность и ознакомленным с её содержанием. Когда два текста расходятся, разбирательство по разъяснению Роструда решается в пользу условий трудового договора: работник вправе указать на расхождение при ознакомлении и отказаться исполнять пункты, с которыми не согласен. Конкретные формулировки приведены в разъяснениях Роструда об изменении должностных инструкций на портале Онлайнинспекция.рф, где ведомство отдельно указывает на статьи 72 и 74 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Две формы инструкции живут по разным правилам на всём жизненном цикле документа — от утверждения до отмены.
| Параметр | Приложение к трудовому договору | Самостоятельный локальный акт |
|---|---|---|
| На кого распространяется | Только на работника, подписавшего этот договор | На всех работников должности, ознакомленных с содержанием |
| Как вводится в действие | Подписями сторон вместе с трудовым договором | Приказом работодателя об утверждении |
| Как меняется | Дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, при инициативе работодателя — по статье 74 ТК РФ с уведомлением не позднее чем за два месяца | Утверждением новой редакции приказом и ознакомлением работников под подпись, если обязательные условия договора не меняются |
| Что делать при несогласии работника | Без согласия изменения не вступают в силу, трудовая функция по статье 74 ТК РФ не меняется вовсе | Составляется акт об отказе от подписи; ознакомление не означает согласия с содержанием |
| Чем заканчивается отказ от работы в новых условиях | Предложением вакансий и прекращением договора по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ | Ничем: обязанности сверх трудового договора работник исполнять не обязан |
Отсюда следует правило, которое снимает большую часть споров: выбирайте одну форму на должность и фиксируйте выбор в локальном акте о порядке разработки инструкций. Смешение форм по одной и той же должности и есть тот случай, когда у компании оказывается две инструкции с разной юридической механикой.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Новый классификатор профессий ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года и затрагивает сразу четыре документа: штатное расписание, трудовой договор, должностную инструкцию и локальные акты. Компании обычно меняют наименование в штатном расписании приказом, а про инструкцию вспоминают через полгода, и к этому моменту у должности уже два текста — под старым и новым названием. Сверьте наименования должностей в штатном расписании и в заголовках инструкций: расхождение здесь означает, что допсоглашения к трудовым договорам вы тоже не оформляли.»
Когда два разных набора обязанностей законны
Не всякая вторая инструкция — дубль. Трудовой кодекс прямо допускает ситуации, когда один человек выполняет два несовпадающих набора обязанностей, но у каждой из них есть своя форма оформления, и подмена её вторым неутверждённым текстом ломает конструкцию.
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ: дополнительную работу по другой или такой же должности поручают с письменного согласия работника, оговаривая содержание, объём и срок работы. Отдельная инструкция здесь не нужна — объём дополнительных обязанностей фиксируется в самом соглашении и приказе. Досрочно отказаться вправе обе стороны, предупредив другую письменно не позднее чем за три рабочих дня. Совместительство по статье 60.1 ТК РФ — другая регулярная оплачиваемая работа по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время: у неё своя трудовая функция и, соответственно, своя инструкция, и это не дубль, а два разных трудовых отношения. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ оформляется письменным соглашением сторон, обычно на срок до одного года, а при замещении временно отсутствующего работника — до его выхода на работу; если по окончании срока прежнюю работу не предоставили, а работник её не потребовал, условие о временном характере перевода утрачивает силу.
Исполнение обязанностей директора собирается из тех же трёх конструкций, а не из отдельной инструкции исполняющего обязанности. Заместитель либо совмещает должность руководителя на период его отсутствия, либо временно переводится на неё соглашением сторон. Строка в инструкции заместителя о замещении руководителя в период отсутствия определяет только круг задач, но не отменяет требований статьи 60.2 ТК РФ к письменному согласию и оплате, когда фактически поручается дополнительная работа.
Соберите приказ о совмещении под свою ситуацию
Чем грозит конфликт двух инструкций: взыскания, увольнения, проверка ГИТ
Цена дублирующей инструкции проявляется не в момент утверждения, а в момент, когда работодателю нужно на неё сослаться. Пункт 35 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 относит к неисполнению трудовых обязанностей нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений и приказов работодателя. Привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно за нарушение обязанности, которая до него доведена, — и доказывать это доведение придётся работодателю.
Судебная практика показывает обе стороны этого правила. В деле, рассмотренном Московским городским судом (апелляционное определение от 26.06.2012 № 11-11709/2012), отсутствие доказательств ознакомления секретаря с должностной инструкцией означало невозможность подтвердить, что обязанности вообще были доведены до работницы, и увольнение признали незаконным. Обратная ситуация — определение Московского городского суда от 09.02.2026 по делу № 33-2434/2025: довод работника о неознакомлении с инструкцией директора магазина суд отклонил, потому что в деле имелись его подписи под инструкциями 2019 и 2020 годов, а взыскания ссылались на совпадающие пункты редакции 2020 года. Совпадение пунктов в обеих подписанных редакциях и спасло работодателя. Если бы редакции расходились именно в тех пунктах, на которых построены взыскания, спор о том, какая из них действовала, работодатель вёл бы уже в позиции обороняющегося.
Сколько стоит вторая инструкция в деньгах
Само по себе наличие двух текстов отдельным составом административного правонарушения не названо. Расходы возникают из действий, которые на эти тексты опираются. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, а на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей. К этому добавляется цена проигранного спора об увольнении: оплата времени вынужденного прогула, восстановление работника в должности и судебные издержки. Отдельная статья расходов — управленческая: пока в компании два перечня обязанностей, руководитель подразделения не может опереться ни на один из них при постановке задач, а кадровая служба каждый раз выясняет, какой текст показывать инспектору.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатанная инструкция с электронной подписью что-то значила в споре, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проигрывают не из-за формата документа, а из-за дефектов процедуры: неясного момента ознакомления, отсутствия порядка идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. С инструкциями работает та же логика — суд смотрит не на красоту текста, а на то, чем подтверждается, что этот текст и именно в этой редакции был доведён до работника. Поднимите последние три приказа о дисциплинарном взыскании и проверьте, на какую редакцию инструкции в них ссылка и совпадает ли она с подписанной работником.»
Как убрать дублирующие инструкции: аудит и порядок действий
Устранение дубля начинается не с переписывания текстов, а с инвентаризации того, что реально действует. Иначе новая, шестая по счёту редакция просто встанет рядом с пятью прежними.
Что проверить до того, как править инструкции
- Перечень должностей по штатному расписанию. Выгрузите действующее штатное расписание и сверьте наименования должностей с заголовками инструкций. Расхождение после перехода на классификатор ОК 016-2025 — самый частый источник второго текста.
- Форма каждой инструкции. По каждой должности определите: это приложение к трудовому договору или самостоятельный локальный акт. Смешанные случаи выпишите отдельно — с ними работы больше всего.
- Приказы об утверждении. Проверьте, есть ли приказ по каждой редакции и указано ли в нём, с какой даты прежняя редакция утрачивает силу.
- Следы ознакомления. По каждому работнику должно быть подтверждение ознакомления с действующей редакцией: лист ознакомления, подпись на экземпляре или электронная подпись в системе КЭДО.
- Неутверждённые рабочие тексты. Запросите у руководителей подразделений файлы с обязанностями, которые они раздают сотрудникам. Эти документы обязанностей не создают, но в споре работник предъявит именно их.
- Сроки хранения. Отменённая редакция не уничтожается сразу: она продолжает храниться как документ, которым определялись обязанности работника в прошедшем периоде.
В чек-листе аудита кадрового делопроизводства перед переходом на КЭДО, по которому мы работаем в Добыто, должностные инструкции стоят отдельной строкой: сверяются актуальность редакций и наличие следов ознакомления работников. На практике именно этот пункт даёт больше всего находок, потому что инструкции реже других документов попадают в регулярную ревизию.
Как свести две инструкции к одной редакции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите все существующие тексты по должности: утверждённые редакции, приложения к трудовым договорам, рабочие файлы подразделений. Зафиксируйте по каждому дату утверждения и способ введения в действие.
- Шаг 2. Определите, какие пункты расходятся по существу, а какие различаются только формулировками. Расхождения по трудовой функции отделите от уточнения перечня работ: уточнять перечень работ, свойственных должности в конкретных организационно-технических условиях, работодатель вправе, а менять трудовую функцию в одностороннем порядке — нет.
- Шаг 3. Составьте единую редакцию и проверьте, меняет ли она обязательные условия трудовых договоров действующих работников. От ответа зависит дальнейшая процедура.
- Шаг 4. Если условия договора не меняются — утвердите новую редакцию приказом руководителя, прямо указав в приказе дату, с которой прежние редакции признаются утратившими силу, и ознакомьте работников под подпись.
- Шаг 5. Если условия договора меняются — оформите дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ. При инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, направьте письменное уведомление не позднее чем за два месяца и приложите перечень вакансий на случай отказа.
- Шаг 6. Изымите из оборота неутверждённые рабочие тексты и закрепите в локальном акте правило: обязанности по должности устанавливаются только утверждённой инструкцией.
- Шаг 7. Проверьте результат по листу ознакомления: по каждой должности должна остаться одна действующая редакция и полный набор подтверждений ознакомления.
Образцы кадровых документов для наведения порядка в инструкциях
Комплект собран под описанный порядок действий, начинать удобнее с приказа об утверждении локального нормативного акта: именно в нём фиксируется отмена прежней редакции.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству (образец) | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
Должностные инструкции в учреждениях, школах и у отдельных категорий работников
Для большинства коммерческих компаний инструкция остаётся рекомендованным, а не обязательным документом. В государственных органах порядок другой: там обязанности закрепляются должностным регламентом, и свободы в выборе формы у кадровой службы нет. Учреждения занимают промежуточное положение: требование иметь инструкцию и её структура обычно приходят не из Трудового кодекса, а из отраслевых актов и документов учредителя, поэтому проверять их нужно по конкретной категории работников.
В образовании опорным документом остаётся профессиональный стандарт «Педагог», утверждённый приказом Минтруда России от 18.10.2013 № 544н: он применяется при разработке должностных инструкций работников образования с 1 января 2015 года. Текст стандарта и сопутствующие разъяснения опубликованы в разделе приказов Минтруда России о профессиональных стандартах. Общее правило применения профстандартов задано статьёй 195.3 ТК РФ: квалификационные требования обязательны, если они установлены Трудовым кодексом, федеральным законом или иным нормативным правовым актом, а в остальных случаях стандарт используется как основа с учётом особенностей трудовой функции и организации труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Школы чаще других сталкиваются с проблемой двух инструкций по конкретной причине: тексты берутся из типовых сборников под названия должностей из квалификационных справочников, а оргструктура и тарификация меняются к началу учебного года. В результате у одного учителя оказываются инструкция из общего комплекта и отдельный текст под фактическую нагрузку. Отдельный случай — частная охрана: для частных охранников должностная инструкция на объекте обязательна, типовые требования к ней утверждены приказом Росгвардии от 19.10.2020 № 419, опубликованным 23 ноября 2020 года. Здесь второй текст недопустим вдвойне, поскольку документ проверяется не только трудовой инспекцией.
Как КЭДО убирает вторую редакцию инструкции
Бумажный оборот сам по себе производит дубли: файл правится в подразделении, распечатывается в двух местах, подписи собираются частями, а отменяющий приказ теряется в общем потоке. Кадровый электронный документооборот введён главой 49.1 ТК РФ (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ) и меняет здесь не скорость подписания, а адресность: у документа есть одна опубликованная версия, и работник видит именно её.
По статье 22.3 ТК РФ для части документов, включая трудовой договор и уведомление об изменении его условий, установлены специальные требования к видам подписей, а для иных документов в информационной системе работодателя работник может использовать простую электронную подпись при согласованных правилах идентификации и соблюдении конфиденциальности ключа. Ознакомление с локальными актами относится ко второй группе, и это снимает основной страх кадровых служб: для листа ознакомления с новой редакцией инструкции не нужно выпускать квалифицированную подпись каждому работнику.
Три вещи, которые электронный контур закрывает по инструкциям: единственная актуальная редакция в карточке документа, автоматический маршрут ознакомления по всем работникам должности и фиксация даты и факта подписания по каждому человеку. Статья 22.3 ТК РФ отдельно обязывает работодателя хранить электронные кадровые документы в сроки, установленные законодательством об архивном деле, поэтому отменённая редакция не исчезает: она остаётся доступной для предъявления по спору за прошлый период. В практике Добыто мы начинаем перевод с локальных актов и инструкций, а не с договоров: это самый массовый маршрут ознакомления и самый быстрый способ увидеть, у кого из работников подтверждения ознакомления не было вовсе.
Лайфхак: разводите во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки инструкции и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и доказывать ознакомление придётся оригиналом на бумаге.»
Когда единая инструкция на должность задачу не решает
Свести тексты к одному не всегда правильный ответ. Если два работника на одной должности действительно выполняют разную работу — не разный объём, а разные функции, — проблема не в инструкциях, а в штатном расписании: корректнее ввести две разные должности с собственными инструкциями и оплатой. Если дополнительный набор обязанностей временный, он оформляется совмещением или временным переводом, и попытка вписать его в общую инструкцию по должности распространит эти обязанности на всех, кто эту должность занимает.
В микробизнесе с несколькими работниками инструкция может быть избыточна вовсе: обязанности допустимо перечислить прямо в трудовом договоре, и тогда отдельного локального акта не требуется. Такой вариант жёстче для работодателя — любое изменение перечня придётся оформлять дополнительным соглашением, — но он исключает саму возможность расхождения двух документов. Выбор между этими вариантами делается один раз и закрепляется в локальном акте о порядке разработки инструкций.
Стоимость перевода должностных инструкций и других ЛНА в электронный вид
Стоимость складывается из численности работников и выбранного тарифа; электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности работников и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а требования к SLA и выделенному серверу считаются отдельно. Действующие условия по каждому тарифу перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что подписи для сотрудников выпускаются без дополнительной оплаты.
Выводы
Две инструкции на одну должность опасны не самим фактом существования, а тем, что в нужный момент работодатель не может назвать действующий документ. Роструд разрешает выбирать форму инструкции, но привязывает последствия к процедуре: приложение к трудовому договору меняется соглашением сторон, самостоятельный локальный акт — приказом и ознакомлением под подпись. Расхождение между инструкцией и трудовым договором работник вправе оспорить при ознакомлении, а взыскание, построенное на неподтверждённой редакции, в суде не устоит. Порядок устранения дубля один: инвентаризация текстов, единая редакция, приказ с прямой отменой прежних версий и подтверждённое ознакомление.
Мы в Добыто регулярно видим этот сюжет на аудите перед внедрением КЭДО и решаем его вместе с переводом локальных актов в электронный вид: одна опубликованная редакция, маршрут ознакомления по всем работникам должности и фиксация даты подписания снимают спор о том, какой текст действовал.
Частые вопросы
Что будет, если должностной инструкции нет вообще?
Для большинства работодателей инструкция не обязательный документ, и её отсутствие само по себе нарушением не считается: Роструд подтверждал это ещё в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0. Последствия проявляются в споре: если обязанность не закреплена ни в трудовом договоре, ни в инструкции, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за её неисполнение не получится. Исключения есть: для государственных органов обязанности закрепляются должностным регламентом, а для частных охранников инструкция на объекте обязательна по приказу Росгвардии от 19.10.2020 № 419.
Сколько хранить отменённую редакцию инструкции?
Отменённая редакция не уничтожается вместе с изданием новой: она подтверждает, какими обязанностями работник был связан в прошедшем периоде, и нужна при споре за этот период. Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляются в номенклатуре дел организации. Для электронных документов статья 22.3 ТК РФ прямо обязывает работодателя соблюдать те же сроки, что установлены законодательством об архивном деле.
Работник отказался подписывать новую редакцию инструкции. Что делать?
Составляется акт об отказе от подписи, при этом ознакомление не означает согласия с содержанием документа. Если новая редакция не меняет обязательные условия трудового договора, она действует, а отказ от подписи фиксируется актом. Если редакция меняет условия договора, вступает в силу процедура статьи 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за два месяца, предложение имеющихся вакансий, а при отказе от них — прекращение договора по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Трудовую функцию по этой процедуре менять нельзя ни при каких условиях.
Можно ли утвердить разные инструкции для двух работников на одной должности?
Прямого запрета нет, но Минтруд в письме от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817 рекомендует обратное: разрабатывать инструкцию на штатную должность, а для группы работников с одинаковыми должностями и схожими обязанностями готовить единый документ. Инструкции под конкретного работника создают риск спора, в том числе об оплате: статья 22 ТК РФ обязывает обеспечивать равную оплату за труд равной ценности. Если работа действительно разная, корректнее ввести разные должности либо оформить дополнительные обязанности совмещением по статье 60.2 ТК РФ.
Нужно ли переподписывать старые бумажные инструкции при переходе на КЭДО?
Требования переподписать ранее оформленные документы закон не содержит. Бумажные листы ознакомления сохраняют доказательственную силу и хранятся по срокам архивного законодательства, а в электронный контур переводится действующая редакция и все последующие. Сам переход на электронный документооборот оформляется по статье 22.2 ТК РФ: локальный акт о введении КЭДО, уведомление работников и письменное согласие каждого, кроме тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа.
Обязательно ли строить инструкцию по профстандарту?
Квалификационные требования профстандарта обязательны, если они установлены Трудовым кодексом, федеральным законом или иным нормативным правовым актом. В остальных случаях стандарт применяется как основа для определения требований к квалификации с учётом особенностей трудовой функции и организации труда, это правило закреплено статьёй 195.3 ТК РФ. Для работников образования профстандарт «Педагог» применяется при разработке инструкций с 1 января 2015 года по приказу Минтруда России от 18.10.2013 № 544н. При разработке допускается уточнять перечень работ, свойственных должности в конкретных организационно-технических условиях.
