Новый пункт внесен в должностную инструкцию нужно ли согласие работника

Должностная инструкция с новым пунктом требует письменного согласия работника в двух случаях: инструкция оформлена приложением к трудовому договору или новый пункт выходит за пределы трудовой функции, согласованной при приёме. Тогда изменение оформляют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Если инструкция утверждена отдельным локальным актом, а новый пункт только уточняет уже согласованную работу, согласие не нужно: работодатель утверждает новую редакцию приказом и знакомит работника с ней под подпись. Смена технологии или организации труда без смены функции идёт по статье 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца, согласие не требуется, но при отказе работнику предлагают другие вакансии.

Материал помогает отличить уточнение обязанностей от новой трудовой функции по трём проверочным вопросам и выбрать документ: допсоглашение, приказ о совмещении, уведомление или лист ознакомления. Отдельно разобраны два ответа Роструда, которые выглядят противоречащими друг другу, и последствия отказа работника знакомиться с новой редакцией. Во второй половине статьи вы найдёте порядок электронного ознакомления через КЭДО, образцы документов, стоимость сервиса на 2026 год и ответы по школам, исполняющему обязанности директора и профстандартам.

Когда для нового пункта в должностной инструкции нужно согласие работника

Трудовой кодекс не даёт понятия «должностная инструкция» и не регулирует порядок её утверждения. Работодатель сам решает, будет инструкция приложением к трудовому договору или отдельным документом. От этого выбора зависит порядок изменений, а статус инструкции виден по самому трудовому договору: если в нём есть фраза «должностная инструкция является неотъемлемой частью настоящего договора» или инструкция подписана как приложение, это часть договора.

Второй критерий касается содержания нового пункта. Трудовая функция по абзацу 3 части 2 статьи 57 ТК РФ входит в обязательные условия трудового договора: это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника работу, не обусловленную трудовым договором. Новый пункт, который добавляет другую работу, меняет договорное условие, и без письменного соглашения сторон требовать его исполнения нельзя.

Порядок оформления для типовых ситуаций собран в таблице.

Без согласия работника обходится только первая и пятая строка, причём по пятой несогласие работника ведёт к процедуре статьи 74 ТК РФ, а не к обязанности выполнять новый пункт. Прежде чем выбирать строку, откройте трудовой договор сотрудника и найдите, как в нём описана трудовая функция и упомянута ли инструкция.

Два ответа Роструда, которые читают как противоречие

В письме от 31.10.2007 № 4412-6 Роструд указал: если инструкция утверждена отдельным документом и изменения не затрагивают обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить её в новой редакции и письменно ознакомить с ней работника. Если же изменения связаны с обязательными условиями договора, работника заранее письменно уведомляют. В одном из ответов на портале «Онлайнинспекция.РФ» ведомство повторило эту позицию: работодатель вправе утверждать инструкцию и вносить в неё изменения, а работник знакомится с ними под подпись.

В другом ответе на том же портале по ситуации, где в новую редакцию добавили дополнительные обязанности, Роструд пришёл к выводу, что изменить перечень должностных обязанностей работодатель вправе только с письменного согласия работника. Даже утвердив новую редакцию без согласия, работодатель не может требовать выполнения обязанностей, выходящих за рамки первоначальной инструкции или трудового договора. Ответы совместимы: утвердить новую редакцию работодатель может сам, а обязать выполнять дополнительную работу без согласия нет. Поэтому до подписания приказа проверьте каждый новый пункт по тесту из следующего раздела.

Как отличить уточнение обязанностей от новой трудовой функции

Граница между уточнением и новой работой в законе не описана, и инспекторы с судами оценивают её по существу, а не по названию должности. Прежнее наименование должности не превращает новую обязанность в согласованную: в разобранном выше ответе Роструда должность осталась прежней, а согласие всё равно понадобилось.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для каждого нового пункта задайте три вопроса:

1. Выполнял ли работник эту работу раньше в другой форме? Если пункт описывает прежнюю работу новым способом (отчёт в новой программе вместо таблицы, согласование через систему вместо бумажной визы), это уточнение.
2. Требует ли пункт другой квалификации или специальности? Если для исполнения нужны знания, которых не требовала должность при приёме, пункт меняет трудовую функцию.
3. Растёт ли объём работы при прежней оплате? Увеличение объёма и расширение зоны обслуживания статья 60.2 ТК РФ прямо относит к дополнительной работе, которую поручают только с письменного согласия и за доплату по статье 151 ТК РФ.

Ответ «да» на второй или третий вопрос означает, что без письменного согласия новый пункт не работает.

На практике формулировки выглядят так. В должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству пункт «оформлять кадровые документы в системе КЭДО» при прежнем составе документов уточняет способ работы. Пункт «вести воинский учёт» у того же специалиста добавляет отдельное направление с собственными требованиями, и его оформляют через согласие. В должностной инструкции директора или его заместителя фраза «замещать директора на период отсутствия» без срока и доплаты не заменяет приказ о возложении обязанностей: исполняющий обязанности директора выполняет их либо в порядке совмещения по статье 60.2 ТК РФ, либо по временному переводу по статье 72.2 ТК РФ. Должностные инструкции в школе, где к работе учителя добавляют новые участки сверх педагогической нагрузки, проверяют по тому же третьему вопросу.

Результат проверки удобно зафиксировать прямо в служебной записке к проекту новой редакции: какие пункты отнесены к уточнению, какие требуют согласия и каким документом оно будет получено.

Как получить согласие работника на изменение должностной инструкции

Согласие на новый пункт оформляют письменно, и устное «не возражаю» инспекцию не убедит. Документ выбирают по тому, какую строку таблицы вы определили для ситуации.

Если инструкция является приложением к трудовому договору или новый пункт меняет трудовую функцию, заключают дополнительное соглашение к трудовому договору: в нём излагают новую редакцию пункта или приложения и дату вступления в силу. Постоянное изменение трудовой функции оформляют как перевод по статье 72.1 ТК РФ, с приказом. Если работу поручают на время и сверх основной, оформляют совмещение, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работ по статье 60.2 ТК РФ: в документе указывают срок, содержание, объём дополнительной работы и размер доплаты. Работник вправе досрочно отказаться от такой работы, а работодатель вправе досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Статья 74 ТК РФ используется, когда меняются организационные или технологические условия труда, например внедряется новая техника или проходит структурная реорганизация, а трудовая функция остаётся прежней. Работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца с указанием причин изменений. Согласие по статье 74 не требуется, но если работник не согласен, работодатель обязан письменно предложить ему другую имеющуюся работу, соответствующую квалификации, а также вакантную нижестоящую или нижеоплачиваемую работу в данной местности. При отсутствии такой работы или отказе от неё договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Что проверить до утверждения новой редакции

• Как в трудовом договоре описана трудовая функция и есть ли в нём ссылка на инструкцию как на приложение.
• Какая редакция инструкции действует и есть ли под ней подпись работника об ознакомлении.
• Какие пункты новой редакции уточняют прежнюю работу, а какие добавляют новую (тест из трёх вопросов).
• Не требует ли должность соответствия профессиональному стандарту, если квалификационные требования установлены законом.
• Определены ли срок, объём и доплата, если новый пункт оформляется как совмещение.
• Есть ли у работника действующая электронная подпись и соглашение об её использовании, если документы пойдут через КЭДО.

Подготовьте дополнительное соглашение с новой редакцией пункта

Как оформить новый пункт должностной инструкции с согласия работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Подготовьте проект новой редакции инструкции и отметьте пункты, которые требуют согласия, по тесту из трёх вопросов.
2. Шаг 2. Выберите документ: дополнительное соглашение при изменении договорных условий, приказ о совмещении при временной дополнительной работе, уведомление по статье 74 ТК РФ при смене организационных или технологических условий.
3. Шаг 3. Передайте работнику проект соглашения вместе с новой редакцией инструкции и дайте время изучить текст до подписания.
4. Шаг 4. Подпишите дополнительное соглашение с обеих сторон в двух экземплярах или электронными подписями в КЭДО, если работник переведён на электронный документооборот.
5. Шаг 5. Издайте приказ об утверждении новой редакции инструкции с датой вступления в силу не раньше даты подписания соглашения.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с утверждённой редакцией под подпись и сохраните лист ознакомления вместе с соглашением в личном деле.

Если соглашение отправляется работнику через КЭДО, дата выдачи ему электронной подписи и дата подписания кадрового документа не должны совпадать. В практике Добыто мы разводим эти действия во времени и отдельно проверяем, что сотрудник умеет работать в системе.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого кадрового документа суд оценивает не в пользу работодателя, даже если положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Поэтому первые кадровые действия с новой подписью мы переносим на другой день. Проверьте по журналу своей системы, что у сотрудников, подписывающих допсоглашения, эти даты не совпадают.»

Образцы документов для изменения должностной инструкции

Если новый пункт требует согласия, начните с дополнительного соглашения, а для изменений без согласия используйте приказ об утверждении и лист ознакомления.

Что делать, если работник отказался подписать изменения в должностной инструкции

Последствия отказа зависят от того, от чего именно отказывается работник: от ознакомления с новой редакцией, от подписания дополнительного соглашения или от работы в изменённых условиях по статье 74 ТК РФ.

Отказ ознакомиться с изменениями в инструкции, которые не затрагивают трудовую функцию, не является основанием для увольнения: такого основания трудовое законодательство не содержит, это прямо указал Роструд. Работодатель фиксирует отказ актом, который подписывают составитель и присутствующие сотрудники, с датой и текстом предложенной редакции. Новые пункты, уточняющие прежнюю работу, действуют и после отказа ознакомиться с ними, а акт подтверждает, что содержание работнику доводили.

Отказ подписать дополнительное соглашение означает, что работник не согласен на новую работу. Требовать её выполнения нельзя по статье 60 ТК РФ, а дисциплинарное взыскание за неисполнение пункта, на который работник не соглашался, суд признает незаконным: взыскание применяют за неисполнение трудовых обязанностей, а эта обязанность работника не возникла. Если вы работник и получили такой приказ, ответьте письменно, что не согласны на изменение трудовой функции, и сохраните копию ответа.

При отказе от работы в новых условиях по статье 74 ТК РФ работодатель обязан предложить все подходящие вакансии в данной местности. Если их нет или работник от них отказался, договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка по статье 178 ТК РФ. Процедура законна, только если трудовая функция действительно не изменилась: добавление новой работы через статью 74 суды не принимают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и утверждал, что уведомлять его в электронном виде было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу истец заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об электронном документообороте, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Электронная форма уведомления сама по себе не стала основанием для отмены увольнения.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В трудовых спорах суд смотрит не на формат документа, а на процедуру, в которой его создали и довели до работника. Проигрывают из-за неверного вида подписи для конкретного документа или отсутствия идентификации, а не из-за того, что уведомление было электронным. Перед тем как вручать уведомление об изменении условий, проверьте, что у работника есть соглашение об использовании подписи и подпись об ознакомлении с положением о КЭДО.»

Во что обходится новый пункт, внесённый без согласия

Требование выполнять работу, не обусловленную трудовым договором, нарушает статью 60 ТК РФ и подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится должностному лицу в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет, организации в 50 000-70 000 рублей. Если на основании такого пункта работника уволили, при восстановлении суд взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ, и эта сумма обычно превышает штраф.

Изменение должностной инструкции в КЭДО: электронное ознакомление и подписание

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, разрешают вести в электронном виде и локальные нормативные акты, и дополнительные соглашения, и ознакомление с ними. Новую редакцию инструкции утверждают электронным приказом, а работник знакомится с ней в личном кабинете. Дополнительное соглашение подписывают обе стороны: работодатель усиленной квалифицированной подписью, работник видом подписи, который допускает статья 22.2 ТК РФ и локальный акт о КЭДО.

Ознакомление и подписание в КЭДО остаются разными действиями. Ознакомление с инструкцией, утверждённой отдельным документом, подтверждает, что работник знает содержание. Подписание дополнительного соглашения выражает его согласие на новый пункт. Если в системе новая редакция отправлена работнику только на ознакомление, согласие на дополнительную работу эта отметка не заменяет.

Перевести работника на электронное ознакомление можно только с его письменного согласия по статье 22.3 ТК РФ. Исключение: лица, принятые на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа. Для остальных, кто согласия не дал, изменения оформляют на бумаге, и в одной компании два порядка существуют параллельно. Платформа Добыто построена по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой автоматически.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл 4 этапа. Районный суд и апелляция поддержали работодателя: положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника были оформлены. Кассация отменила акты, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Результат определила процедура выдачи подписи, а не вид подписи.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте свой локальный акт о КЭДО и проверьте, описан ли в нём порядок идентификации работника при подписании.»

Когда электронное ознакомление с новой редакцией не подойдёт

Электронный порядок не работает для сотрудника, который не дал согласия на КЭДО, не получил подпись или не подписал соглашение об её использовании. Ещё один ограничитель выявляется только на практике: работник формально подключён, но не умеет пользоваться системой и просит коллегу подписать документ за него. Суд оценивает фактическую способность пользоваться системой, поэтому такое ознакомление в споре не устоит, и для этого сотрудника надёжнее бумажный лист ознакомления.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Оценивается не подпись в журнале ознакомления, а способность человека работать в системе. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и советуем начинать рассылку новых редакций инструкций с неё.»

Стоимость КЭДО для электронного ознакомления и подписания допсоглашений

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Для компании до 25 человек, где новые редакции инструкций рассылают на ознакомление и подписывают допсоглашения УНЭП, хватает базового тарифа. Если работодателю нужны УКЭП у сотрудников, собственные шаблоны допсоглашений и синхронизация с 1С, итоговую сумму по вашей численности покажут тарифы Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Новый пункт должностной инструкции обходится без согласия работника, только если инструкция утверждена отдельным локальным актом и пункт уточняет уже согласованную работу: тогда достаточно приказа и подписи об ознакомлении. Работа сверх трудовой функции, дополнительный объём или изменение инструкции, приложенной к договору, требуют письменного соглашения, а смена организационных или технологических условий идёт по статье 74 ТК РФ с двухмесячным уведомлением. Отказ знакомиться с уточнениями не даёт основания для увольнения, а отказ от новой работы не даёт основания для взыскания.

Добыто закрывает техническую часть этой процедуры: сервис рассылает новую редакцию на ознакомление, проводит допсоглашение на подпись обеими сторонами и хранит историю подписания, а порядок выдачи подписей мы выстраиваем так, чтобы электронные документы выдержали проверку ГИТ и спор.

Частые вопросы об изменении должностной инструкции

Можно ли утвердить новую редакцию инструкции для всей должности, если часть сотрудников не согласна?

Да, инструкцию, утверждённую отдельным локальным актом, работодатель вправе утвердить в новой редакции сразу для всех сотрудников на этой должности. Для тех, кто не подписал дополнительное соглашение, пункты сверх их трудовой функции не действуют: они продолжают работать в прежнем объёме, и требовать от них новую работу нельзя по статье 60 ТК РФ. Новых сотрудников знакомят с актуальной редакцией под подпись до подписания трудового договора по статье 68 ТК РФ.

Нужна ли отдельная должностная инструкция исполняющему обязанности директора?

Отдельная инструкция не требуется: исполняющий обязанности директора выполняет обязанности по должностной инструкции директора. Основанием служит приказ о возложении обязанностей с письменным согласием работника, сроком и размером доплаты по статьям 60.2 и 151 ТК РФ, если работник совмещает их со своей работой. Если его на время освобождают от основной работы, оформляют временный перевод по статье 72.2 ТК РФ на срок до 1 года или до выхода отсутствующего директора.

Нужно ли согласие учителя, если в должностную инструкцию школы добавили новые обязанности?

Должностные инструкции в школе подчиняются тем же правилам ТК РФ, что и в других учреждениях. Если новая обязанность выходит за пределы педагогической работы, предусмотренной трудовым договором, её поручают только с письменного согласия учителя и с доплатой по статьям 60.2 и 151 ТК РФ. Если пункт уточняет порядок уже выполняемой работы, например форму отчётности, достаточно ознакомления с новой редакцией под подпись.

Обязана ли должностная инструкция соответствовать профстандарту?

По статье 195.3 ТК РФ профессиональный стандарт обязателен в части требований к квалификации, если такие требования установлены ТК РФ, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами. В остальных случаях профстандарт служит основой для инструкции, и работодатель вправе использовать его формулировки частично. Приведение инструкции к профстандарту без изменения трудовой функции оформляют ознакомлением, а если меняется функция, нужно дополнительное соглашение.

Можно ли установить полную материальную ответственность пунктом должностной инструкции?

Нет, пункт инструкции полную материальную ответственность не создаёт. По статье 244 ТК РФ её устанавливают отдельным письменным договором о полной материальной ответственности и только с работниками, чьи должности или работы входят в перечни, утверждённые постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Без такого договора работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка по статье 241 ТК РФ.

В какой срок работник должен ознакомиться с новой редакцией инструкции?

Для изменений в инструкции ТК РФ срок ознакомления не устанавливает, поэтому дату вступления новой редакции в силу ставят не раньше даты ознакомления. Работника, который находится в отпуске или на больничном, знакомят после выхода на работу, и до этого он не отвечает за неисполнение новых пунктов. Для изменений по статье 74 ТК РФ действует отдельный срок: письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца до введения новых условий.