Время обучения по охране труда считается рабочим временем и оплачивается: проходить обучение и инструктажи работник обязан по статье 215 ТК РФ, а организовать и оплатить их обязан работодатель по статье 214 ТК РФ. Порядок расчёта зависит от одного условия — отрывается работник от работы или нет. При направлении на обучение с отрывом от работы за работником сохраняются место работы и средняя заработная плата по статье 187 ТК РФ. Если инструктаж, стажировка или внутреннее обучение идут на рабочем месте в течение смены, день закрывается обычной оплатой по окладу или тарифной ставке, средний заработок не рассчитывается.
Разберём, какие коды ставить в табеле, чем расчёт по среднему заработку отличается от оплаты по окладу, как оформить обучение в выходной и когда оно превращается в сверхурочную работу. Покажем, какие документы запрашивает ГИТ и какие из них закон оставляет на бумаге даже при полностью электронном кадровом документообороте. Размеры штрафов по статье 5.27.1 КоАП, чек-лист подготовки к обучению, образцы приказа, журналов и протокола, а также ответы на частые вопросы бухгалтера — во второй половине статьи.
На чём основано правило: обучение по охране труда — это рабочее время
Статья 91 ТК РФ относит к рабочему времени период, в течение которого работник исполняет трудовые обязанности, а также иные периоды, отнесённые к рабочему времени нормативными актами. Прохождение обучения по охране труда и проверки знаний прямо названо обязанностью работника в статье 215 ТК РФ. Обязанность исполняется — значит, период попадает в рабочее время и подлежит оплате.
Вторая опора — статья 214 ТК РФ: обучение по охране труда работодатель обеспечивает за счёт собственных средств. Переложить стоимость курса на работника, вычесть её из зарплаты или предложить учиться в свободное время без оплаты нельзя. Порядок обучения установлен постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, оно действует с 1 сентября 2023 года и определяет виды обучения, программы и требования к проверке знаний.
Отдельная норма закрывает вопрос об оплате при выезде в учебный центр. Статья 187 ТК РФ сохраняет за работником, направленным на профессиональное обучение с отрывом от работы, место работы и среднюю заработную плату, а при обучении в другой местности — ещё и возмещение командировочных расходов по правилам статьи 168 ТК РФ. Проверить формулировку статьи можно в действующей редакции ТК РФ до того, как бухгалтерия начислит оплату по окладу вместо среднего заработка.
Факт: у компаний с выстроенным корпоративным университетом норма составляет 40 часов обучения на сотрудника в год, то есть одну рабочую неделю, при расходах около 1,3% фонда оплаты труда. Обязательные программы по охране труда входят в эти часы и оплачиваются наравне с рабочими днями.
Какие виды обучения по охране труда оплачивает работодатель
Правила 2464 разделяют обучение на несколько форм, и от формы зависит не факт оплаты, а её механика. Инструктажи бывают вводным, первичным, повторным, внеплановым и целевым; повторный проводится не реже одного раза в шесть месяцев. Отдельно идут стажировка на рабочем месте, обучение требованиям охраны труда по программам, обучение оказанию первой помощи и обучение использованию средств индивидуальной защиты. Обучение требованиям охраны труда работодатель организует в течение 60 календарных дней после приёма на работу или перевода на другую должность.
Сценарии ниже собраны так, чтобы бухгалтер сразу видел код табеля и вид начисления по каждому типу обучения.
| Вид обучения | Где проходит | Отметка в табеле | Как оплачивается |
|---|---|---|---|
| Вводный инструктаж | У работодателя, до начала работы | Я (01), явка | Оклад или тарифная ставка за смену |
| Первичный инструктаж на рабочем месте | Рабочее место, до самостоятельной работы | Я (01), явка | Оклад или тарифная ставка за смену |
| Повторный инструктаж, не реже 1 раза в 6 месяцев | Рабочее место | Я (01), явка | Оклад или тарифная ставка за смену |
| Стажировка на рабочем месте | Рабочее место, под руководством наставника | Я (01), явка | Оклад или тарифная ставка, доплата наставнику отдельно |
| Обучение требованиям охраны труда силами работодателя | Учебный класс или площадка компании | Я (01), явка | Оклад или тарифная ставка за смену |
| Обучение в сторонней организации с отрывом от работы | Учебный центр в том же городе | ПК (07) | Средний заработок по статье 187 ТК РФ |
| Обучение с отрывом от работы в другой местности | Учебный центр в другом городе | ПМ (08) | Средний заработок плюс командировочные расходы по статье 168 ТК РФ |
Первые пять строк закрываются обычной зарплатой, две последние — средним заработком. Ошибка в выборе строки меняет не только сумму начисления, но и базу для последующего расчёта отпускных.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обучение проигрывает текучке, если время на него нигде не закреплено. Мы советуем прямо в положении об обучении писать, сколько часов в неделю отводится на подготовку и как эти часы попадают в табель. Тогда у бухгалтерии есть основание для начисления, а у руководителя подразделения нет повода снять человека с учёбы ради срочной задачи.»
Как отразить дни обучения в табеле учёта рабочего времени
Условные обозначения для табеля заданы унифицированными формами Т-12 и Т-13: код ПК или цифровой 07 — повышение квалификации с отрывом от работы, ПМ или 08 — повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности. Отдельного кода именно для обучения по охране труда в формах нет, поэтому организации либо используют ПК, либо вводят собственное обозначение и закрепляют его в учётной политике.
Формы Т-12 и Т-13 с 2013 года не обязательны для коммерческих организаций: по закону № 402-ФЗ компания вправе утвердить собственную форму первичного документа, сохранив обязательные реквизиты. Государственные и муниципальные учреждения ведут табель по форме, утверждённой приказом Минфина. Если вы вводите свой код для обучения по охране труда, добавьте его в перечень условных обозначений вашего табеля приказом, иначе при проверке отметка окажется непонятной проверяющему.
Соберите табель с нужными обозначениями
Обучение без отрыва от работы отдельным кодом не выделяется: работник находится на рабочем месте, смена закрывается как явка. Спорная зона возникает, когда человек полдня был на производстве, а полдня на инструктаже у подрядчика. Практика простая: если работник остаётся в распоряжении работодателя и выполняет его указания, весь день закрывается явкой, а часы обучения фиксируются в журнале и программе.
Внимание: документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного кадрового документооборота. Журнал инструктажа остаётся бумажным с личными подписями, даже если вся остальная кадровая документация переведена в электронный вид.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В сервисе Добыто модуль рабочего времени показывает согласованные периоды по каждому сотруднику, а приказы о направлении на обучение хранятся отдельным типом документа с собственным маршрутом согласования. Табель при этом остаётся на стороне бухгалтерской программы, из электронного архива подтягиваются основания: приказ, протокол, программа.
Как посчитать оплату: средний заработок или оклад
Средний заработок рассчитывается по статье 139 ТК РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922: берутся выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу обучения, и фактически отработанные дни за этот период. Итог редко совпадает с окладом. В месяце после крупной годовой премии средний заработок оказывается выше дневной части оклада, а после длительного больничного — ниже.
Как рассчитать оплату за время обучения по охране труда: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите форму обучения по приказу: с отрывом от работы или на рабочем месте. От этого зависит вид начисления, а не размер ставки.
- Шаг 2. Для обучения без отрыва закройте дни явкой и начислите оплату по окладу или тарифной ставке в общем порядке. Расчёт среднего заработка здесь не нужен.
- Шаг 3. Для обучения с отрывом возьмите расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала обучения — и суммируйте учитываемые выплаты.
- Шаг 4. Разделите сумму на количество фактически отработанных дней в расчётном периоде и получите средний дневной заработок.
- Шаг 5. Умножьте средний дневной заработок на число рабочих дней обучения по приказу и графику работника.
- Шаг 6. Сравните результат с оплатой по окладу за те же дни. Если средний заработок ниже и в положении об оплате труда предусмотрена доплата до оклада, начислите её отдельной строкой.
Важный нюанс из практики: расхождение среднего заработка и оклада чаще всего всплывает не в месяце обучения, а позже — когда работник видит расчётный листок и приходит с вопросом. Доплата до оклада за дни обучения законна, но она должна быть описана в положении об оплате труда: без такого пункта бухгалтерия начисляет строго средний заработок, и объяснять разницу приходится задним числом.
Средний заработок за дни обучения облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная заработная плата. Сама стоимость обучения по охране труда идёт по другой логике: это затраты работодателя на обеспечение требований охраны труда, а не доход работника. Расходы на обучение работодатель учитывает в составе прочих расходов по статье 264 НК РФ; если обучение проводит собственная комиссия, в расходы попадают оплата труда обучающих работников и начисленные на неё страховые взносы.
Полезно знать: годовое обучение линейного сотрудника обходится примерно в 22 845 рублей, а замена уволившегося — в 6-9 месячных окладов. При окладе 60 000 рублей это 360 000-540 000 рублей, то есть в 16-24 раза дороже обучения.
Обучение вне рабочего времени: когда это законно и как оплачивать
Работодатель вправе организовать обучение за пределами смены, но тогда включаются общие нормы о работе сверх нормы. Привлечение к сверхурочной работе требует письменного согласия работника по статье 99 ТК РФ. Оплата — по статье 152 ТК РФ: первые два часа не менее чем в полуторном размере, последующие часы не менее чем в двойном, причём с 1 сентября 2024 года расчёт ведётся исходя из оклада или тарифной ставки с учётом компенсационных и стимулирующих выплат.
Обучение в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере либо, по желанию работника, в одинарном с предоставлением другого дня отдыха. Формулировка приказа при этом должна называть вещи своими именами: не «направить на обучение», а «привлечь к обучению в выходной день с письменного согласия работника».
Отдельный спорный случай — дистанционные курсы, которые сотрудники проходят вечером в удобное для себя время. Если работодатель установил срок прохождения и контролирует его, время учёбы остаётся рабочим со всеми последствиями по оплате. Безопаснее выделить под онлайн-модули часы внутри смены и закрепить это в приказе, чем потом доказывать, что человек учился по собственной инициативе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Обучение должно встраиваться в рабочий процесс, а не жить отдельным блоком в конце квартала. Когда компания ставит модули по охране труда внутрь смены, у бухгалтерии не возникает вопроса о сверхурочных, а у инспектора — вопроса о том, где работник был в эти часы. Проверьте по приказам за последний год, сколько программ у вас реально прошло за пределами графика.»
Документы, которыми подтверждается оплаченное обучение
Оплата без документального основания — самое частое замечание при проверке. Минимальный комплект: приказ о направлении на обучение с датами, программа обучения с количеством часов, журнал регистрации инструктажей с подписями инструктирующего и инструктируемого, протокол проверки знаний требований охраны труда и табель за те же даты. Сведения об обученных работниках работодатели вносят в реестр, который ведётся в системе Минтруда; порядок подачи и состав данных описаны в разъяснениях о реестре обученных по охране труда лиц на сайте государственной инспекции труда.
Что об этом думает ГИТ: инспектор сверяет даты в протоколе проверки знаний с табелем и графиком работы. Если протокол датирован днём, который в табеле закрыт отпуском, больничным или выходным, обучение считается неподтверждённым со всеми последствиями по статье 5.27.1 КоАП.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до направления работника на обучение
- Утверждён ли перечень профессий и должностей, освобождённых от первичного инструктажа, и не попал ли туда лишний человек.
- Сформирован ли перечень работников, обучаемых оказанию первой помощи, по пункту 33 Порядка 2464.
- Прошло ли меньше 60 календарных дней с даты приёма или перевода — от этого зависит, успеваете ли вы в срок.
- Есть ли действующий приказ о комиссии по проверке знаний и обучены ли сами члены комиссии.
- Совпадают ли даты обучения с графиком работника: отпуск, больничный и выходные под обучение не подходят.
- Какие часы попадут в табель кодом явки, а какие — кодом ПК, и заведён ли этот код в вашей учётной системе.
Образцы документов для оформления и оплаты обучения по охране труда
Комплект закрывает всю цепочку от приказа до отметки в табеле; начните с приказа о направлении на курсы, он задаёт даты для всех остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о направлении на курсы | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Протокол проверки знаний работников | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Положение об обучении персонала | Скачать |
В практике Добыто HR-специалисты чаще всего спотыкаются именно на этом разделении: приказ и программу переводят в электронный вид, а журнал инструктажа пытаются подписать электронной подписью и получают замечание. Мы заводим под приказ о направлении на обучение отдельный тип документа с маршрутом «руководитель подразделения — специалист по охране труда — работник», а бумажный журнал остаётся в зоне ответственности того, кто проводит инструктаж.
Что стоит ошибка в учёте времени обучения
Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: должностное лицо — от 15 000 до 25 000 рублей, индивидуальный предприниматель — от 15 000 до 25 000 рублей, юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей. Штраф назначается по каждому работнику, допущенному с нарушением, поэтому на участке из десяти необученных сотрудников база для расчёта умножается на десять.
Вторая статья расходов — неоплаченное или недоплаченное время. Неполная выплата заработной платы попадает под часть 6 статьи 5.27 КоАП, а за задержку работодатель платит проценты по статье 236 ТК РФ — не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день просрочки. Если работник не прошёл обучение не по своей вине, работодатель обязан отстранить его от работы по статье 76 ТК РФ, и период отстранения оплачивается как простой по статье 157 ТК РФ, то есть не менее двух третей средней заработной платы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Обучение обходится дешевле последствий, и это видно на цифрах: год обучения линейного сотрудника стоит около 22 845 рублей, а замена уволившегося — 6-9 окладов. К этому добавьте штраф до 130 000 рублей за допуск без обучения. Сверьте по табелям за прошлый год, у скольких сотрудников обучение не подтверждено ни одним документом.»
Когда время обучения не оплачивается как рабочее
Границы применимости правила стоит знать до того, как бухгалтерия начислит лишнее. Кандидат, который проходит вводный инструктаж до заключения трудового договора, в трудовых отношениях ещё не состоит, и оплачивать это время как рабочее оснований нет. Осторожность здесь в другом: если человека фактически допустили к работе, трудовые отношения считаются возникшими по статье 16 ТК РФ со всеми обязательствами по оплате.
Обучение по инициативе самого работника, не связанное с требованиями охраны труда, тоже не превращается в рабочее время автоматически. Ученический договор по главе 32 ТК РФ — отдельная конструкция: время ученичества не должно превышать нормы рабочего времени по статье 203 ТК РФ, а вместо зарплаты выплачивается стипендия, размер которой по статье 204 ТК РФ не может быть ниже МРОТ.
Требовать с уволившегося возмещения затрат на обязательное обучение по охране труда работодатель не вправе. Статья 249 ТК РФ работает для обучения, проведённого за счёт работодателя по соглашению с условием отработки, а охрана труда по статье 214 ТК РФ финансируется работодателем в силу закона.
Кому этот порядок не подойдёт
Исполнители по договорам гражданско-правового характера и самозанятые под правила 2464 в части обучения работников не подпадают: у них нет рабочего времени в смысле статьи 91 ТК РФ, а заказчик не ведёт табель. Переносить на них порядок оплаты обучения по трудовому договору некорректно и опасно — это один из признаков подмены трудовых отношений. Если подрядчик выполняет работы на вашей территории, вопросы безопасности решаются условиями договора и допуском, а не приказом о направлении на обучение.
Стоимость перевода кадровых документов по обучению в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: тарификация в Добыто идёт за сотрудника в месяц, электронные подписи для работников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, поэтому компания на 40 человек и компания на 4000 приходят к разным цифрам при одном и том же тарифе. Актуальные условия, состав каждого пакета и правила перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Отдельно посчитайте документы, которые останутся на бумаге: журналы инструктажей в электронный контур не переводятся, и место для их хранения понадобится в любом случае.
Выводы
Прохождение обучения по охране труда — обязанность работника и одновременно обязанность работодателя его обеспечить, поэтому потраченные часы входят в рабочее время и оплачиваются. Механика расчёта делится надвое: инструктажи, стажировка и внутренние программы закрываются явкой и обычной зарплатой, выезд в учебный центр с отрывом от работы — средним заработком по статье 187 ТК РФ с отметкой ПК или ПМ в табеле. Обучение за пределами графика допустимо, но превращается в сверхурочную работу или работу в выходной со своими правилами оплаты. Документальная цепочка приказ — программа — журнал — протокол — табель должна сходиться по датам, иначе оплаченное обучение считается непроведённым.
Мы в Добыто ведём кадровую часть этой цепочки в электронном виде: приказы о направлении на обучение и положения об обучении подписываются по маршруту без бумаги и хранятся в архиве вместе с отметками о согласовании рабочего времени. Бумажными остаются только журналы инструктажей, которые закон прямо вывел из электронного оборота.
Частые вопросы
Можно ли направить работника на обучение по охране труда во время отпуска или больничного
Нет. Отпуск и период временной нетрудоспособности — время, свободное от исполнения трудовых обязанностей, обучение в эти дни не засчитывается и не оплачивается как рабочее время. Если даты курса совпали с отпуском, отпуск переносится по соглашению сторон либо переносится обучение. Протокол проверки знаний, датированный днём отпуска, при проверке считается недостоверным документом.
Оплачивается ли вводный инструктаж кандидату, который ещё не оформлен
Трудовых отношений до заключения договора нет, поэтому оснований оплачивать это время как рабочее тоже нет. Риск в обратном: если кандидата фактически допустили к работе с ведома работодателя, трудовые отношения признаются возникшими по статье 16 ТК РФ, и все дни подлежат оплате. Безопасная схема — подписать трудовой договор, а затем проводить вводный и первичный инструктажи.
Как оплачивается обучение по охране труда дистанционному работнику
Дистанционный работник по главе 49.1 ТК РФ остаётся стороной трудового договора, обучение для него обязательно, и время обучения оплачивается по тем же правилам. Если работник проходит программу в учебном центре с отрывом от работы, применяется средний заработок по статье 187 ТК РФ. При онлайн-обучении в рабочие часы день закрывается явкой и оплачивается по окладу.
Облагается ли средний заработок за дни обучения НДФЛ и страховыми взносами
Да, средний заработок за время обучения относится к выплатам в рамках трудовых отношений: с него удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы в обычном порядке. Стоимость самого обучения по требованиям охраны труда — это расходы работодателя на выполнение обязанности из статьи 214 ТК РФ, они учитываются по статье 264 НК РФ и доходом работника не являются.
Что делать, если работник отказывается проходить обучение по охране труда
Работодатель обязан отстранить такого работника от работы по статье 76 ТК РФ до прохождения обучения и проверки знаний. Если работник не прошёл обучение по своей вине, период отстранения не оплачивается. Если обучение не состоялось по вине работодателя, отстранение оплачивается как простой по статье 157 ТК РФ — не менее двух третей средней заработной платы.
Можно ли зачесть время обучения по охране труда в счёт нормы рабочего времени при суммированном учёте
Да, часы обучения включаются в отработанное время учётного периода наравне с рабочими часами, поскольку относятся к рабочему времени по статье 91 ТК РФ. При обучении с отрывом от работы день оплачивается по среднему заработку, но норма часов за учётный период на эти дни уменьшается, иначе у работника искусственно возникнет переработка. Порядок уменьшения нормы закрепляется в положении об оплате труда.
