Должностные инструкции в школе по профстандарту как обновить весь комплект

Должностные инструкции в школе по профстандарту собирают из трёх источников: профстандарт по конкретной должности, раздел ЕКС для работников образования (приказ Минздравсоцразвития № 761н) и номенклатура должностей по постановлению Правительства РФ № 225. На сентябрь 2026 года для учителя действует профстандарт «Педагог» (приказ Минтруда № 544н), для директора — № 250н, для советника по воспитанию, социального педагога и тьютора — № 53н. В государственной и муниципальной школе требования профстандартов к квалификации обязательны по статье 195.3 ТК РФ и постановлению Правительства № 584. Порядок оформления зависит от того, что меняет новая редакция: уточнение обязанностей в рамках трудовой функции оформляют приказом и ознакомлением под подпись, а изменение условий трудового договора — дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, которое в КЭДО работник подписывает усиленной подписью, а не простой.

Материал помогает пройти обновление комплекта целиком: сверить штатное расписание с номенклатурой и классификатором ОК 016-2025, подобрать профстандарт к каждой должности, не смешать уточнение инструкции с изменением трудовой функции и увязать инструкции с аттестацией педагогов. Во второй половине статьи — пошаговый порядок, образцы приказа, листа ознакомления и допсоглашения, штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость электронного ознакомления на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Какие профстандарты и справочники применять к должностям школы в 2026 году

Статья 195.3 ТК РФ делает профстандарт обязательным в той части, где закон устанавливает требования к квалификации. Для педагогов такое требование есть: по статье 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» право на педагогическую деятельность имеют лица со средним профессиональным или высшим образованием, отвечающие квалификационным требованиям квалификационных справочников и (или) профессиональных стандартов. Для государственных и муниципальных учреждений постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584 требовало перейти на профстандарты по утверждённым планам, реализация которых должна была завершиться не позднее 1 января 2020 года. Поэтому в бюджетной школе вопрос в 2026 году стоит не «применять ли», а «какой стандарт к какой должности и с какой даты».

ЕКС (приказ № 761н) при этом не отменён. Он остаётся источником для должностей, у которых нет профстандарта, и для формулировок, которых профстандарт не содержит. Наименование должности в трудовом договоре подчиняется отдельному правилу статьи 57 ТК РФ: если с работой по должности связаны льготы, компенсации или ограничения, название должно совпадать с ЕКС или профстандартом. Для педагогов это прежде всего досрочная страховая пенсия: в льготный стаж засчитываются только должности из Списка, утверждённого постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 № 781. Учитель, записанный в штатном расписании как «преподаватель предметов», рискует потерять годы льготного стажа.

Сопоставление должностей школы и профстандартов на дату публикации:

Из таблицы видно, что у трёх стандартов есть дата окончания действия: 652н перестанет действовать 1 сентября 2028 года, 250н — 1 марта 2028 года. Инструкции директора и педагогов допобразования, утверждённые в 2026 году, придётся сверять повторно, когда выйдут новые редакции. Актуальную версию любого стандарта и его код проверяют в национальном реестре профессиональных стандартов Минтруда: там же видно, какие трудовые функции входят в стандарт и какой уровень квалификации им соответствует.

Социальный педагог школы описан в разделе ЕКС для работников образования и в профстандарте 53н. Квалификационные характеристики из разделов ЕКС для социальных работников к нему не применяются, хотя при поиске образца их часто подставляют по совпадению слова «социальный». Для рабочих профессий, включая электромонтёра, профстандарт «Педагог» и ЕКС 761н не используются вовсе: требования берутся из стандарта по виду работ или ЕТКС, а допуски к работам (электробезопасность, промышленная безопасность) оформляются отдельными процедурами и в инструкции указываются как условие допуска.

Проверка по разделу: выпишите все должности из штатного расписания школы и напротив каждой поставьте номер профстандарта, раздел ЕКС и позицию номенклатуры № 225. Строка, где хотя бы одна графа пустая или название расходится, — первая в очереди на обновление.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Уточнение инструкции или изменение трудового договора: как понять, какой документ нужен

Трудовой кодекс должностную инструкцию не упоминает, и порядок её составления нормативно не утверждён: на это указывает Роструд в письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1. Практическое следствие для школы: инструкция живёт по правилам того документа, в котором её закрепили. Если она утверждена приказом как ЛНА, новую редакцию вводят новым приказом и ознакомлением. Если она оформлена приложением к трудовому договору, любая её правка — изменение договора, и без письменного соглашения сторон по статье 72 ТК РФ её не провести.

Вторая граница — трудовая функция. Изменить её без согласия работника нельзя ни при каком способе оформления. Уточнить обязанности в рамках той же функции допустимо: например, привести формулировки учителя к трудовым функциям профстандарта 544н, не добавляя новой работы. Когда круг обязанностей расширяется или сужается, а суть работы остаётся прежней, суды квалифицируют это как изменение условий трудового договора. Такое изменение идёт либо по соглашению сторон, либо по статье 74 ТК РФ с уведомлением работника не позднее чем за 2 месяца, если его вызвали изменения организационных или технологических условий труда.

Сценарии, которые встречаются при обновлении школьного комплекта, и документ под каждый из них:

Простая электронная подпись работника закрывает только первую строку. Всё, что затрагивает трудовой договор, перевод или уведомление об изменении условий, статья 22.3 ТК РФ требует подписывать усиленной подписью, поэтому школе, которая планирует обновить комплект через КЭДО, нужно заранее понимать, у скольких работников будет допсоглашение, а не только ознакомление.

Важный нюанс из практики: смена наименования или кода должности при переходе на ОК 016-2025 не ограничивается правкой текста инструкции. Нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, по которому в ЕФС-1 указывается код трудовой функции, поэтому расхождение между инструкцией, штатным расписанием и отчётностью в СФР всплывает при первой же подаче сведений.

Когда переписывать весь комплект не нужно

Сплошная переработка всех инструкций требуется не каждой школе. Профстандарт «Педагог» с 2016 года не менялся, и если инструкции учителей приводили к нему при переходе на профстандарты до 1 января 2020 года, а номенклатура и наименования в штатном расписании совпадают, основания переутверждать их именно из-за 2026 года нет. В таком случае обновляют точечно: должности из новой номенклатуры (советник директора по воспитанию), должности со стандартами 2021-2023 годов (дополнительное образование, дефектологи, специалисты в области воспитания) и наименования, затронутые ОК 016-2025. Проверить, что комплект действительно актуален, можно по датам: дата утверждения инструкции должна быть позже даты вступления в силу стандарта, на который она ссылается.

Аттестация педагогов и должностная инструкция: где процедуры пересекаются

Порядок аттестации педагогических работников утверждён приказом Минпросвещения России от 24.03.2023 № 196, действует с 1 сентября 2023 года до 31 августа 2029 года. Аттестация на соответствие занимаемой должности проводится один раз в 5 лет на основе оценки профессиональной деятельности, и проводит её аттестационная комиссия, которую школа формирует сама. Оценивают работника по обязанностям его должности, поэтому инструкция, не совпадающая с профстандартом и фактической работой, ослабляет позицию школы при отрицательном решении комиссии: расторгнуть договор по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ можно только при недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации.

Сроки из приказа № 196, которые влияют на график обновления инструкций:

• с распорядительным актом о проведении аттестации работника знакомят не менее чем за 30 календарных дней до её начала;
• аттестация одного работника от начала до решения комиссии длится не более 60 календарных дней;
• не подлежат аттестации на соответствие работники с квалификационными категориями, проработавшие в должности менее 2 лет, беременные женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, отсутствовавшие на работе более 4 месяцев подряд из-за заболевания.

Если новая редакция инструкции вступает в силу посреди аттестационного цикла, работника, у которого аттестация уже назначена, разумно ознакомить с ней до издания распорядительного акта об аттестации, а не в процессе. Иначе комиссия оценивает деятельность по обязанностям, с которыми работник формально ознакомлен позже начала процедуры.

Квалификационные категории устанавливают комиссии, которые формирует уполномоченный орган государственной власти субъекта РФ. В Республике Марий Эл, как и в других регионах, заявление на категорию подают в региональную комиссию, а не в школу. Кроме первой и высшей, приказ № 196 ввёл категории «педагог-методист» и «педагог-наставник». Ограничения срока действия у категорий, установленных по новому Порядку, нет, и они сохраняются при переходе в другую организацию: именно это обычно называют бессрочной аттестацией. Категории, присвоенные до 1 сентября 2023 года, действуют в пределах своего прежнего 5-летнего срока. Полный текст Порядка размещён на официальном портале правовой информации в публикации приказа Минпросвещения № 196.

На директора школы приказ № 196 не распространяется. По части 4 статьи 51 273-ФЗ кандидаты на должность руководителя и руководитель проходят обязательную аттестацию в порядке и сроки, которые устанавливает учредитель. Аттестация по промышленной безопасности, о которой спрашивают при обновлении инструкций технического персонала, с педагогической аттестацией не связана: это требование к работникам опасных производственных объектов, и в инструкцию школьного рабочего оно попадает только как условие допуска, если такой объект у школы есть.

Проверка по разделу: сопоставьте график аттестации на соответствие на ближайший учебный год с планом обновления инструкций и перенесите ознакомление тех, кто аттестуется в первом полугодии, на начало графика.

Как обновить весь комплект должностных инструкций школы

В школе на 60-80 работников комплект обычно включает 20-30 разных должностей, и основная трудоёмкость приходится не на текст, а на сверку и оформление: приказ, допсоглашения, ознакомление каждого работника. Работу проще вести как проект с одним ответственным, чем поручать каждому заместителю директора переписать инструкции своего направления.

Что проверить до начала работы

1. Как утверждены действующие инструкции: приказом как ЛНА или приложением к трудовым договорам. От этого зависит, нужны ли допсоглашения всем работникам.
2. Совпадают ли наименования должностей в штатном расписании с номенклатурой № 225, ЕКС или профстандартом и не затронуты ли они ОК 016-2025.
3. Какие должности введены после последнего обновления: советник директора по воспитанию, тьютор, ассистенты, педагоги допобразования.
4. Предусматривает ли коллективный договор учёт мнения профсоюза при принятии ЛНА. Если да, проект проходит процедуру статьи 372 ТК РФ до утверждения.
5. Кто из работников в отпуске по уходу за ребёнком, на длительном больничном, в декрете: их знакомят после выхода.
6. Кто и когда проходит аттестацию на соответствие занимаемой должности в текущем учебном году.
7. Если ознакомление пойдёт через КЭДО: какие работники дали согласие на электронный документооборот, какие подписи им выданы и есть ли в Положении о КЭДО порядок идентификации работника.

Как обновить должностные инструкции в школе: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте реестр должностей по штатному расписанию и сопоставьте каждую с профстандартом, разделом ЕКС 761н и позицией номенклатуры № 225.
2. Шаг 2. Для каждой должности выберите в профстандарте обобщённую трудовую функцию, которая соответствует фактической работе. Переносить в инструкцию все функции стандарта нельзя: в нём описаны функции разных уровней квалификации.
3. Шаг 3. Сверьте требования к образованию и опыту из стандарта с документами работников и составьте список расхождений.
4. Шаг 4. Разделите изменения на уточнения в рамках трудовой функции и изменения условий трудового договора по сценарной таблице выше.
5. Шаг 5. Подготовьте новые редакции и, если это требует коллективный договор, получите мотивированное мнение выборного органа профсоюза.
6. Шаг 6. Издайте приказ об утверждении новых редакций с датой вступления в силу и перечнем отменяемых инструкций.
7. Шаг 7. Оформите допсоглашения или уведомления там, где меняются условия договора, и ознакомьте всех работников с новыми инструкциями под подпись на листе ознакомления или в КЭДО.
8. Шаг 8. Внесите изменения наименований в штатное расписание и кадровую программу, чтобы коды в ЕФС-1 совпадали с инструкциями.

Шаг 8 часто откладывают, хотя ошибка в нём видна Социальному фонду России раньше, чем инспектору ГИТ. В Добыто для синхронизации с учётной системой есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическую способность работать в системе. Если за учителя документы подписывает коллега, потому что сам он в системе не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед раскаткой на весь коллектив мы закладываем пилотную группу: проверьте на одном методическом объединении, что каждый работник сам открывает и подписывает документ.»

Образцы приказа, допсоглашения и листа ознакомления для обновления инструкций

Комплект покрывает оформление новой редакции от приказа до ознакомления; начинать удобнее с приказа об утверждении ЛНА, он задаёт дату вступления инструкций в силу.

Ознакомление коллектива с новыми инструкциями: бумага или КЭДО

Абзац 10 части 2 статьи 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить работников под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, а часть 3 статьи 68 — знакомить принимаемого работника до подписания трудового договора. Для школы это означает, что новая редакция инструкции начинает работать в отношении конкретного работника только после его подписи на листе ознакомления или в системе КЭДО. Перевести ознакомление в электронный вид можно по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, если в школе принят локальный акт о КЭДО и работник дал письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ.

Какие документы комплекта можно подписать электронно

Должностные инструкции, приказы об их утверждении, дополнительные соглашения и уведомления переводятся в КЭДО. Часть кадровых документов закон оставляет на бумаге, и их из электронного маршрута нужно исключить заранее, чтобы не получить смешанный архив без правил.

Как проходит электронное ознакомление с инструкцией

В Добыто кадровик загружает приказ и новые редакции инструкций, система строит маршрут согласования и отправляет работнику уведомление, учитель читает документ и подписывает его с телефона, после чего документ уходит в электронный архив. Для 70 работников это снимает необходимость собирать подписи на бумажных листах по кабинетам, а дата и время ознакомления каждого фиксируются системой.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 решение отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении, решение от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте Положение о КЭДО до массового ознакомления с новыми инструкциями и проверьте, описан ли в нём порядок идентификации: без него спор проигрывается при технически исправной подписи.»

Какую электронную подпись выдать работникам школы

Для ознакомления с новой редакцией инструкции статья 22.3 ТК РФ допускает простую электронную подпись работника, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица по ПЭП и требования к конфиденциальности её ключа. Для допсоглашений, согласия на перевод и ознакомления с уведомлением об изменении условий договора работнику нужна УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Работодатель при заключении и изменении трудовых договоров подписывает только УКЭП.

Проверка по разделу: выгрузите список работников, которым по сценарной таблице нужны допсоглашения, и убедитесь, что у каждого из них выпущена усиленная подпись до даты приказа.

Ошибки при обновлении инструкций и сколько они стоят школе

Нарушения при оформлении инструкций и изменении трудовых договоров ГИТ квалифицирует по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 директору как должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, школе как юридическому лицу — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится должностному лицу в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет, юридическому лицу — в 50 000-70 000 рублей. Штраф при этом не самая дорогая часть: отменённое дисциплинарное взыскание или спор о льготном стаже учителя стоят школе больше.

Новые обязанности вводят приказом без согласия работника. Школе проще утвердить инструкцию одним приказом на весь коллектив, чем собирать допсоглашения. Если новые обязанности выходят за рамки прежних условий договора, приказ не создаёт для работника обязанности их выполнять, и взыскание за неисполнение отменяется при первом обжаловании.

Профстандарт переносят в инструкцию целиком. Так быстрее, но учитель получает на бумаге трудовые функции, которых не выполняет, а аттестационная комиссия затем оценивает его по ним. Инструкция должна описывать фактическую работу в пределах выбранной обобщённой трудовой функции.

Наименование меняют только в инструкции. Если штатное расписание, трудовой договор и кадровая программа остались со старым названием, расхождение переходит в ЕФС-1, а для педагогов ставит под вопрос зачёт периода в стаж для досрочной пенсии.

Все документы комплекта подписывают одной простой подписью. Ознакомление с новой редакцией ПЭП допустимо, допсоглашение — нет. Когда мы в Добыто видим у клиента единый маршрут с ПЭП для любых кадровых документов, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в организации не разведены, и начинаем настройку именно с этого разделения.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронное ознакомление не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Прежде чем отказываться от бумажных листов ознакомления, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Проверка по разделу: возьмите три последних дисциплинарных приказа школы и сверьте, с той ли редакцией инструкции и в какую дату был ознакомлен работник.

Стоимость КЭДО для ознакомления с должностными инструкциями: тарифы на 2026 год

Итоговая стоимость зависит от численности работников школы и от того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив.

Малокомплектная школа до 25 работников укладывается в «Старт», где выпускаются ПЭП и УНЭП, а этого достаточно и для ознакомления, и для допсоглашений со стороны работника. Школе, где нужна УКЭП, интеграция с 1С:ЗУП или численность выше 25 человек, подходит «Бизнес» с минимальным платежом 30 000 ₽ в год. Актуальные условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Обновление комплекта инструкций в школе начинается со штатного расписания, а не с текста: сначала наименования сверяют с номенклатурой № 225, ОК 016-2025 и профстандартами, затем решают, где достаточно ознакомления, а где требуется допсоглашение. Профстандарт «Педагог» не менялся, поэтому полная переработка нужна не всем, зато должности со стандартами 2021-2023 годов и новые должности по воспитанию проверяют обязательно. График обновления увязывают с аттестацией на соответствие, чтобы комиссия оценивала работника по той редакции, с которой он ознакомлен.

Самая трудоёмкая часть — ознакомление каждого работника и подписание допсоглашений — переводится в КЭДО. В Добыто маршрут настраивается с разделением документов по видам подписи, а подписи ПЭП и УНЭП для работников школы выпускаются в рамках тарифа.

Частые вопросы

Можно ли наказать педагога за отказ подписать новую должностную инструкцию?

Сам отказ поставить подпись дисциплинарным проступком не является. Работодатель фиксирует, что ознакомил работника с текстом, актом в присутствии 2-3 свидетелей и хранит его вместе с листом ознакомления. Если новая редакция меняет условия трудового договора, без согласия работника она применяется только в порядке статьи 74 ТК РФ, с письменным уведомлением не позднее чем за 2 месяца.

Что делать, если образование работника не соответствует профстандарту?

Несоответствие образования профстандарту само по себе не основание для увольнения. Расторгнуть договор по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ можно только при недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации. Работнику, который продолжает работать, школа может предложить профессиональную переподготовку по профилю должности, а ЕКС 761н допускает назначение лиц без специальной подготовки или стажа по рекомендации аттестационной комиссии.

Сохраняется ли квалификационная категория учителя при переходе в другую школу?

Да. По приказу Минпросвещения № 196 квалификационные категории сохраняются при переходе в другую организацию, в том числе в другом регионе. Категории, установленные с 1 сентября 2023 года, действуют без ограничения срока, поэтому новой школе не нужно направлять учителя на повторную аттестацию для их подтверждения.

Кто утверждает порядок аттестации директора школы?

Порядок и сроки аттестации кандидатов на должность руководителя и самого руководителя устанавливает учредитель по части 4 статьи 51 273-ФЗ. Для муниципальной школы это обычно орган местного самоуправления, для региональной — орган власти субъекта РФ. Требования к квалификации директора при этом берутся из профстандарта № 250н, который действует до 1 марта 2028 года.

Как подобрать профстандарт для электрика или повара школы?

Для рабочих профессий стандарт выбирают по трудовой функции, а не по отрасли работодателя: в реестре Минтруда ищут стандарт по виду работ с электрооборудованием или по приготовлению пищи. Наименование профессии сверяют с ОК 016-2025, который действует с 1 января 2026 года. Группа по электробезопасности и иные допуски в инструкции указываются как условие допуска к работе, а не как трудовая функция.

С какой даты новая инструкция действует для работника в отпуске по уходу за ребёнком?

Для такого работника новая редакция начинает применяться со дня ознакомления под подпись, которое проводят в первый рабочий день после выхода из отпуска. Приказ об утверждении инструкции может вступить в силу раньше, но спросить с работника исполнение обязанностей, с которыми он не ознакомлен, нельзя. Если ознакомление идёт через КЭДО, работнику до выхода проверяют действие электронной подписи и доступ в систему.