Образец записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке занимает одну строку раздела «Сведения о работе» и четыре графы: номер записи, дату увольнения, формулировку «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» и реквизиты приказа. Запись вносят в последний день работы. Её текст дословно повторяет приказ, не содержит сокращений и заверяется подписью работодателя или ответственного лица, подпись работника не нужна. Если закон связывает с причиной увольнения льготы, формулировку дополняют этой причиной по пункту 17 Порядка № 320н. Работнику без бумажной книжки запись не вносят: в день увольнения ему выдают форму СТД-Р.
По этому материалу специалист по кадрам скопирует текст для каждой графы и определит, когда стандартная формулировка не подходит: при льготах, переводе или соглашении сторон. Он также внесёт исправление без зачёркивания, а работник сверит свою запись с требованиями Порядка. Во второй половине статьи собраны пошаговая инструкция от заявления до подачи ЕФС-1, сроки выдачи книжки и сведений, разбор судебного решения 2026 года о восстановлении на работе, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы.
Образец записи об увольнении по собственному желанию: что писать в каждой графе
Содержание каждой графы определяет пункт 15 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Приказ зарегистрирован Минюстом 01.06.2021 № 63748 и действует с 01.09.2021 до 01.09.2027. Образцы, составленные по прежним правилам и инструкции № 69, для проверки записи не подходят: эти документы утратили силу.
В таблице для каждой графы приведено требование Порядка и текст, который переносится в книжку.
| Графа | Что требует Порядок № 320н | Что вписать |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Номер, следующий за последней записью раздела «Сведения о работе» |
| 2 | Дата увольнения | Последний день работы по приказу |
| 3 | Причина увольнения с указанием статьи, части и пункта ТК РФ | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| 4 | Наименование документа-основания, его дата и номер | Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № ___ (слово «приказ» пишется полностью) |
Графы 2 и 4 связаны между собой: в графе 2 стоит последний день работы, а в графе 4 дата издания приказа. Приказ может быть подписан раньше дня увольнения, поэтому совпадение этих дат не требуется.
Основание увольнения по инициативе работника закреплено в пункте 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Статья 80 ТК РФ регулирует порядок увольнения: срок предупреждения, начало отсчёта и отзыв заявления. Поэтому в графе 3 указывают пункт 3 части первой статьи 77. Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ требует точной формулировки основания с указанием статьи, части и пункта. Порядок № 320н запрещает сокращения, в том числе «пр.» вместо «приказ», и кодекс в записи называют полностью.
Текст для графы 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Текст для графы 4: Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № ___
Запись вносят в день увольнения, который по общему правилу совпадает с последним днём работы. Этого требуют пункты 9 и 16 Порядка № 320н и части 3 и 4 статьи 84.1 ТК РФ. Текст записи должен точно соответствовать приказу, поэтому формулировку основания сверяют с приказом до того, как переносить её в книжку.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Запись заверяет подписью работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Печать ставят, если она есть (пункт 36 Порядка № 320н). Подпись работника под записью Порядок не предусматривает. Под роспись работник знакомится с приказом об увольнении по части 2 статьи 84.1 ТК РФ, и это отдельный документ и отдельное действие кадровой службы.
Чек-лист проверки записи перед выдачей трудовой книжки
- Номер в графе 1 следует за последней записью раздела без пропусков.
- Дата в графе 2 совпадает с последним днём работы, указанным в приказе.
- Формулировка в графе 3 слово в слово совпадает с приказом и содержит пункт 3 части первой статьи 77 с полным названием кодекса.
- Если с причиной ухода закон связывает льготы или преимущества, эта причина указана в записи (пункт 17 Порядка № 320н).
- В графе 4 указаны наименование документа, его дата и номер, слово «приказ» не сокращено.
- Под записью стоит подпись работодателя или ответственного лица, печать проставлена при её наличии.
- В разделе нет зачёркнутых строк: ошибочные записи признаны недействительными по пункту 12 Порядка.
Образцы кадровых документов к увольнению по собственному желанию
Если процедура ещё не начата, откройте первым заявление об увольнении, а если запись уже внесена с ошибкой, начните с образца исправления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
Когда формулировка в графе 3 отличается от стандартной
Стандартная формулировка подходит работнику, который уходит по своей инициативе, если закон не связывает с причиной ухода льготы или преимущества. В других ситуациях запись строится по другому пункту Порядка № 320н или не вносится совсем. Таблица помогает выбрать вариант до того, как открыть книжку.
| Ситуация | Как оформить запись | Норма |
|---|---|---|
| Работник уходит по своей инициативе, льгот по причине ухода нет | Стандартная формулировка с пунктом 3 части первой статьи 77 | п. 3 ч. 1 ст. 77, ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ; п. 15, 17 Порядка № 320н |
| С причиной увольнения закон связывает льготы или преимущества | Кроме пункта 3 части первой статьи 77 указывается эта причина | п. 17 Порядка № 320н |
| Выход на пенсию | Договор расторгается в дату, указанную работником, без отработки двух недель | ч. 3 ст. 80 ТК РФ |
| Перевод к другому работодателю по просьбе работника или с его согласия | Запись о переводе с указанием нового работодателя, пункт 3 части первой статьи 77 не применяется | п. 21 Порядка № 320н |
| Соглашение сторон | Отдельное основание прекращения договора со своей формулировкой, собственное желание в записи не указывается | ст. 77 ТК РФ |
| Бумажная трудовая книжка не ведётся | Запись не вносится, в день увольнения выдаётся СТД-Р | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ; приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н |
| В уже внесённой записи ошибка | Строку не зачёркивают, после последней записи вносят отметку о недействительности и правильную запись | п. 12 Порядка № 320н; письмо Минтруда России от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613 |
Выбор строки зависит от двух обстоятельств: кто инициирует расторжение и есть ли у работника право, связанное с причиной ухода. Сокращение штата и другие основания по инициативе работодателя оформляются по статье 81 ТК РФ, и формулировка по собственному желанию к ним не применяется. Запись по пункту 3 части 1 статьи 77 без заявления работника суд признаёт незаконной: пример решения 2026 года разобран в разделе об ошибках.
Внимание: соглашение сторон, подписанное в период, когда увольнение по инициативе работодателя невозможно, при споре суд проверяет на добровольность. Если из обстоятельств видно, что работника вынудили подписать соглашение вместо незаконного увольнения, суд может встать на его сторону.
Строку таблицы определяют по заявлению работника и тексту приказа, и только после этого вносят запись в книжку.
Порядок увольнения по собственному желанию: заявление, приказ, запись
Работник предупреждает работодателя письменно не позднее чем за две недели (статья 80 ТК РФ). Срок начинает течь на следующий день после того, как работодатель получил заявление. По соглашению сторон договор расторгают и до истечения срока предупреждения. До окончания этого срока работник вправе отозвать заявление, за исключением случая, прямо названного в статье 80.
Часть 3 статьи 80 ТК РФ называет выход на пенсию среди причин, при которых работник не может продолжать работу. В этом случае договор расторгается в дату, указанную в заявлении. Для иных причин из той же нормы закон автоматического правила не устанавливает, и значение имеют обстоятельства и подтверждающие документы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда работник просит уволить его без двухнедельной отработки и называет причину, я первым делом сверяю даты. Роструд рассматривал зачисление в вуз и пришёл к выводу: если после зачисления человек несколько месяцев работал, такая причина не даёт оснований сокращать срок отработки. Обстоятельство, которое действительно мешает работать, проявляется сразу. Поэтому дату документа о причине нужно сверить с датой заявления до того, как признавать за работником право уйти в указанный им день.»
Важный нюанс из практики: в практике Добыто частая техническая причина спора об увольнении в период учебного отпуска связана с разрывом между кадровой службой и бухгалтерией. Работник отдал справку-вызов руководителю подразделения, приказ о предоставлении учебного отпуска не издали, а увольнение оформили по плану. Если работник увольняется по собственному желанию из учебного отпуска, последний день работы и выплаты проверяют отдельно.
Полезно знать: часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает увольнение в период отпуска и временной нетрудоспособности только по инициативе работодателя. Увольнение по собственному желанию и по соглашению сторон в период учебного отпуска оформляется в общем порядке.
Заявление работник составляет сам, остальные документы этой цепочки готовит кадровая служба. Конструктор Добыто формирует заявление в формате DOCX с указанием пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Запись в трудовой книжке он не формирует и не проверяет.
Составьте заявление на увольнение по собственному желанию по образцу
Как оформить увольнение по собственному желанию и внести запись: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление работника и зафиксируйте дату получения. Двухнедельный срок по статье 80 ТК РФ начинает течь на следующий день. Более раннюю дату увольнения согласуйте с работником. При выходе на пенсию и в других случаях из части 3 статьи 80 увольняйте в дату, указанную в заявлении.
- Шаг 2. Издайте приказ об увольнении на бумаге с основанием «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» и ознакомьте с ним работника под роспись (часть 2 статьи 84.1 ТК РФ). Приказ об увольнении исключён из КЭДО частью 3 статьи 22.1 ТК РФ.
- Шаг 3. В день увольнения внесите запись: номер по порядку, дату увольнения, формулировку из приказа без сокращений, наименование, дату и номер приказа.
- Шаг 4. Заверьте запись подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать поставьте, если она есть.
- Шаг 5. Выдайте трудовую книжку в день увольнения и оформите выдачу распиской о получении. Если работник отсутствует или отказывается её получить, направьте ему уведомление: он должен явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. Работнику без бумажной книжки в тот же день выдайте СТД-Р.
- Шаг 6. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, подайте ЕФС-1 с подразделом 1.1 и кадровым мероприятием «Увольнение».
Выдача трудовой книжки, сведений о работе и подача ЕФС-1 при увольнении
В день прекращения договора статья 84.1 ТК РФ обязывает работодателя выдать работнику трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности. Если работник отсутствует или отказывается получить бумажную книжку, ему направляют уведомление: нужно явиться за ней или дать согласие на отправку по почте. Саму книжку пересылают только с согласия работника. С даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Если уволенный работник не получил книжку в день увольнения и обратился письменно, её выдают в течение 3 рабочих дней. Тот же срок действует для сведений о трудовой деятельности, если бумажная книжка не ведётся.
Работнику, которому бумажная книжка не ведётся, при увольнении выдают сведения по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. Бумажная запись вместо выдачи сведений не оформляется. Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не заводят, и о порядке ведения их стажа СФР рассказывает на странице об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 08.08.2026 действует приказ Минтруда России от 25.06.2026 № 271н, опубликованный 28.07.2026. Он изменил порядок выдачи СТД-СФР: работник запрашивает сведения через Единый портал государственных и муниципальных услуг, электронный документ подписывает УКЭП уполномоченное лицо СФР. Новой формы СТД-СФР приказ не вводит, и форму СТД-Р, которую выдаёт работодатель, изменение не затронуло.
С 30.12.2025 применяется форма ЕФС-1 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированному Минюстом 18.12.2025 № 84665. Подраздел 1.1 с мероприятием «Увольнение» подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и порядок заполнения описан в базе знаний СФР по форме ЕФС-1. Срок считается от даты приказа. Если приказ подписан за несколько дней до последнего рабочего дня, сведения уходят в СФР раньше, чем в книжку вносится запись.
Электронная подпись и доверенности уволенного сотрудника
Сертификат электронной подписи сотрудника выпущен на него как на физическое лицо и остаётся у него после увольнения. Полномочия действовать от имени компании подтверждает машиночитаемая доверенность. Сертификат отзывают через удостоверяющий центр: по статье 14 63-ФЗ у центра есть 12 часов на внесение записи в реестр, и действие сертификата прекращается с момента её внесения. Доверенность работодатель отзывает сам через личный кабинет, круглосуточно и без обращения к третьим лицам.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если в чек-листе увольнения написано только «отозвать сертификат», этого недостаточно. Уволенный вправе получить новый сертификат на себя и подписывать документы от имени компании по доверенности, которая продолжает действовать. Доверенность отзывайте первой, в день решения об увольнении, а сертификат вторым. Порядок отзыва сертификата сотрудника по инициативе работодателя уточните в своём удостоверяющем центре заранее: часть центров требует личной явки.»
Лайфхак: заявление на отзыв сертификата подавайте в последний рабочий день, пока работник на месте. Владелец сертификата может подать заявление и сам, приложив скан приказа или страниц трудовой книжки с записью об увольнении. Копия с копии должна быть заверена.
Важный нюанс из практики: типовые чек-листы увольнения содержат пункт про сертификат, но пункта про доверенность в них нет. Ни один нормативный акт прямо не обязывает работодателя отзывать доверенность при увольнении. Если уходит сотрудник, который пользовался ключом руководителя или знал пин-код от его токена, отзывать нужно и ключ руководителя. Мы рекомендуем вносить отзыв доверенностей в процедуру увольнения отдельной строкой перед пунктом про сертификат.
Что можно оформить в КЭДО при увольнении, а что остаётся на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Поэтому приказ, бумажная книжка и запись в ней оформляются на бумаге при любой численности и любом виде подписи. Заявления об увольнении в этом перечне нет: если работник дал согласие на КЭДО, он может подать заявление в электронном виде.
В Добыто работник подаёт и подписывает заявление об увольнении в системе. По этому заявлению кадровая служба готовит бумажный приказ и вносит запись в книжку.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При электронном кадровом документообороте документ работника попадает в систему в момент подачи, и дата получения фиксируется технически. Для заявления об увольнении это дата, после которой начинается двухнедельный срок по статье 80 ТК РФ. Вопрос о том, когда работодатель узнал о решении работника, в такой схеме не возникает. Перед изданием приказа сверьте эту дату с датой увольнения.»
Когда КЭДО не упрощает оформление записи об увольнении
Электронный документооборот не заменяет документы, от которых зависит запись: приказ об увольнении, ознакомление с ним под роспись и саму бумажную книжку. Если увольнения в компании единичные и все работники ведут бумажные книжки, КЭДО переведёт в электронный вид только заявление и сопутствующие уведомления. Работник, который не давал согласия на КЭДО, подаёт заявление на бумаге. Инициатива Минтруда об использовании мессенджера MAX для документооборота между работником и работодателем на дату публикации остаётся проектом и не меняет перечень исключений части 3 статьи 22.1.
Ошибка в записи об увольнении: исправление и цена нарушения
Неверную запись в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не зачёркивают. Пункт 12 Порядка № 320н требует признать её недействительной и внести правильную. Письмо Минтруда России от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613 описывает порядок: после последней записи вносят отметку «Запись за номером таким-то недействительна» и указывают реквизиты документа-основания. По тем же правилам оформляют запись о признании увольнения незаконным и о восстановлении на работе.
Дубликат трудовой книжки без недействительной записи
Если в книжке есть запись об увольнении, признанная недействительной, работник по пункту 30 Порядка № 320н вправе получить дубликат без неё. Для этого он подаёт письменное заявление по месту работы, где была внесена эта запись. Без заявления работника дубликат не оформляют, поэтому работнику нужно подать его самому.
Во что обходится неверное основание увольнения
Основание по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ требует, чтобы работник сам выразил волю уволиться, и это подтверждает его заявление. В решении Калачинского городского суда Омской области от 12.03.2026 по делу № 2-169/2026 работник оспорил увольнение, оформленное по этому основанию без его заявления. Суд восстановил его на работе и взыскал 209 141,68 рубля среднего заработка и 30 000 рублей компенсации морального вреда. Повторное внесение записи стоит дешевле, а основная сумма в таком споре складывается из оплаты вынужденного прогула.
Административная ответственность установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ в редакции от 04.08.2026: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей для должностного лица и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Невыдачу трудовой книжки в день увольнения могут квалифицировать как нарушение трудового законодательства, если установлен состав правонарушения и нет исключений, например направленного уведомления. Заявление работника храните вместе с приказом: в споре оно подтверждает его волеизъявление.
Стоимость КЭДО для кадровых документов при увольнении: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа и видов электронной подписи. Приказ об увольнении и бумажная книжка в электронный вид не переводятся, поэтому тариф покрывает заявления, уведомления и другие документы, не входящие в перечень исключений.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | за один день |
Цены приведены на 15.10.2026. Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифы Добыто КЭДО.
Выводы
Запись об увольнении по собственному желанию состоит из номера, последнего дня работы, формулировки с пунктом 3 части первой статьи 77 и полным названием кодекса, а также реквизитов приказа. Текст записи должен совпадать с приказом слово в слово. Стандартная формулировка меняется, когда с причиной ухода связаны льготы или когда работник переходит к другому работодателю по переводу. Работнику без бумажной книжки вместо записи выдают СТД-Р. Ошибку в записи не зачёркивают, а признают недействительной, и работник вправе получить дубликат без неё.
Бумажная книжка и приказ об увольнении остаются вне электронного документооборота. Заявление работника и уведомления в Добыто оформляются в системе с технической фиксацией даты получения, от которой отсчитывается срок предупреждения.
Частые вопросы о записи об увольнении по собственному желанию
Можно ли внести запись об увольнении через несколько дней после последнего рабочего дня?
Пункт 9 Порядка № 320н даёт 5 рабочих дней на внесение записей о работе, но на запись об увольнении этот срок не распространяется: её вносят в день увольнения. Статья 84.1 ТК РФ требует выдать книжку в день прекращения договора, поэтому запись должна быть готова к этому моменту. Отложить внесение записи на пять рабочих дней по общему правилу Порядка нельзя.
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» не осталось места для записи?
Трудовую книжку дополняют вкладышем. По пункту 32 Порядка № 320н вкладыш составляет неотъемлемую часть книжки и без неё недействителен. По пункту 33 о выдаче каждого вкладыша ставят штамп с серией и номером на титульном листе книжки или первого вкладыша. Вшивать вкладыш действующий Порядок не требует. Бланки нового образца применяются с 01.01.2023, а уже выданные книжки старого образца замене не подлежат.
Сколько времени у работника, чтобы оспорить увольнение по собственному желанию?
По части 1 статьи 392 ТК РФ спор об увольнении подают в суд в течение месяца со дня вручения копии приказа, выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности. По другим индивидуальным трудовым спорам действует срок 3 месяца с того дня, когда работник узнал о нарушении. Если срок пропущен по уважительной причине, суд может его восстановить (часть 5 статьи 392 ТК РФ).
Положена ли работнику компенсация, если формулировка в записи неправильная?
Автоматически компенсация не положена. Статья 234 ТК РФ связывает возмещение неполученного заработка с незаконным лишением возможности трудиться. По части 8 статьи 394 ТК РФ средний заработок за вынужденный прогул взыскивается, если неправильная формулировка препятствовала поступлению на другую работу. Суд оценивает, было ли такое препятствие на самом деле.
Можно ли уволиться без двухнедельной отработки из-за перевода супруга в другую местность?
Часть 3 статьи 80 ТК РФ прямо называет выход на пенсию, а перевод супруга в другую местность в норме не упомянут. Такую причину могут отнести к «другим случаям» невозможности продолжать работу, но автоматического правила закон не устанавливает: решают обстоятельства и подтверждающие документы. Без такого основания договор можно расторгнуть до истечения срока предупреждения по соглашению с работодателем.
Можно ли заполнять запись по инструкции № 69?
Нет. С 01.09.2021 записи вносятся по Порядку, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Этот приказ действует до 01.09.2027, а прежние правила ведения трудовых книжек и инструкция № 69 утратили силу. Образцы из старых пособий сверяйте с пунктами 15-17 действующего Порядка, прежде всего в части полного названия кодекса и запрета сокращений.
