Приказ об увольнении — первичный документ: запись в трудовой книжке вносится на его основании и должна точно соответствовать его тексту. Это требование Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Запись об увольнении делается в день увольнения, тогда как записи о приёме и переводе разрешено вносить в течение пяти рабочих дней. Связка документов держится на двух реквизитах: в графе 4 книжки указываются вид, дата и номер приказа, а в строке «Основание» приказа — реквизиты документа, на котором увольнение основано: заявления, соглашения сторон, уведомления о сокращении. Даты путают чаще всего: в графе 2 книжки стоит последний день работы, в графе 4 — день издания приказа, и совпадают они не всегда.
Ниже — готовые формулировки записи для увольнения по собственному желанию, по соглашению сторон и при сокращении штата, таблица соответствия реквизитов приказа и книжки, порядок действий, если работник не пришёл за книжкой или отозвал заявление. Отдельно показываем, почему приказ об увольнении остаётся бумажным даже при полностью внедрённом КЭДО. Сроки подачи ЕФС-1, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, стоимость подключения кадрового документооборота на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что оформляют раньше: приказ об увольнении или запись в трудовой книжке
Порядок жёсткий и обратного хода не имеет. Сначала издаётся приказ о прекращении трудового договора, и только потом на его основании вносится запись в трудовую книжку. Порядок ведения и хранения трудовых книжек прямо требует, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа: не пересказывала его, не сокращала формулировку и не добавляла деталей, которых в приказе нет. Полный текст документа опубликован на официальном сайте Минтруда в разделе приказов ведомства.
Отсюда вытекает срок издания приказа. Запись об увольнении вносится в день увольнения, значит приказ существует не позднее этого дня. Издать его заранее можно: дата составления приказа и дата прекращения трудового договора — разные реквизиты, и приказ на увольнение 30 сентября спокойно издаётся 25 сентября. Издать приказ задним числом нельзя, и по датам это видно сразу: номер приказа выпадает из хронологии журнала регистрации приказов по личному составу.
Работник знакомится с приказом под роспись — это статья 84.1 ТК РФ. По его требованию выдаётся надлежащим образом заверенная копия приказа. Если ознакомить невозможно или работник отказывается расписываться, на приказе делается соответствующая запись, и увольнение от этого не отменяется.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Полностью электронное увольнение невозможно по закону. Заявление работник подаёт через систему кадрового электронного документооборота, а приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу. В практике Добыто это первое, что приходится объяснять на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из процесса увольнения целиком, а получает гибрид.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компании приходят с запросом «уберите бумагу полностью» и на увольнении упираются в закон. Заявление, согласования и расчётный листок живут в системе, а приказ об увольнении и акт ознакомления с ним печатаются и подписываются от руки. Заложите этот гибрид в регламент заранее, иначе в день увольнения кадровик будет искать, кто распечатает и подпишет приказ.»
Как приказ и трудовая книжка связаны по реквизитам
Связь документов проверяется по четырём полям. Инспектор ГИТ и суд сверяют их механически: формулировка в графе 3 книжки против формулировки в приказе, дата и номер в графе 4 против реквизитов приказа, дата в графе 2 против даты прекращения договора. Расхождение хотя бы в одном поле делает запись дефектной, даже если увольнение по существу законное.
| Реквизит приказа (форма Т-8) | Что в нём стоит | Куда попадает в трудовой книжке |
|---|---|---|
| Дата составления приказа | День издания, может быть раньше дня увольнения | Графа 4: дата приказа |
| Номер приказа | Номер по журналу регистрации приказов по личному составу | Графа 4: номер приказа |
| Дата прекращения трудового договора | Последний день работы | Графа 2: дата записи об увольнении |
| Основание прекращения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ | Формулировка из Трудового кодекса | Графа 3: та же формулировка дословно |
| Строка «Основание (документ, номер, дата)» | Заявление, соглашение сторон, уведомление, акт | В книжке не отражается, хранится в личном деле |
| Подпись работника об ознакомлении с приказом | Обязательна по статье 84.1 ТК РФ | С 01.09.2021 подпись работника в книжке не требуется, записи заверяет ответственное лицо и печать при наличии |
Последняя строка таблицы снимает самый живучий миф кадрового делопроизводства. Требование заверять записи подписью самого увольняемого действовало до сентября 2021 года и в действующий Порядок не перенесено: записи заверяются подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек и печатью, если печать у организации есть.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до издания приказа
- Документ-основание на руках и он читается однозначно. В заявлении есть дата, желаемая дата увольнения и подпись; в соглашении сторон — согласованная дата прекращения договора.
- Дата увольнения посчитана правильно. При увольнении по собственному желанию срок предупреждения — две недели со дня, следующего за днём получения заявления; если последний день срока выпал на нерабочий, он переносится на ближайший рабочий день по статье 14 ТК РФ.
- Нет запретов на увольнение по выбранному основанию. Для увольнения по инициативе работодателя проверяются больничный, отпуск и льготные категории.
- Известна форма трудовой книжки работника. Бумажная книжка, только сведения о трудовой деятельности или обе формы у стажа до 2020 года.
- Посчитаны компенсация за неиспользованный отпуск и выплаты при увольнении. Расчёт оформляется запиской-расчётом по форме Т-61.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 с нужным основанием
Как связать приказ и запись в трудовой книжке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте документ-основание: заявление, соглашение сторон, уведомление о сокращении или об истечении срока договора. Присвойте входящий номер и дату.
- Шаг 2. Издайте приказ по форме Т-8 или по собственной форме. Внесите дату прекращения договора, основание со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ, реквизиты документа-основания.
- Шаг 3. Зарегистрируйте приказ в журнале приказов по личному составу и ознакомьте работника под роспись. При отказе или невозможности ознакомить сделайте запись об этом на самом приказе.
- Шаг 4. В день увольнения внесите запись в трудовую книжку: порядковый номер, дата увольнения, формулировка из приказа, в графе 4 — вид, дата и номер приказа.
- Шаг 5. Заверьте записи за период работы подписью ответственного лица и печатью при её наличии.
- Шаг 6. Выдайте трудовую книжку под подпись в книге учёта движения трудовых книжек и оформите расписку о получении. Работнику с электронной трудовой книжкой выдайте сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и проведите окончательный расчёт.
Формулировки записи и документ-основание по видам увольнения
Формулировка записи берётся из Трудового кодекса дословно, а вот документ-основание для строки приказа у каждого основания свой. Таблица собрана по пяти самым частым случаям.
| Основание увольнения | Документ в строке «Основание» приказа | Формулировка в графе 3 книжки | Норма ТК РФ |
|---|---|---|---|
| По собственному желанию | Заявление работника от ДД.ММ.ГГГГ | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника | п. 3 ч. 1 ст. 77 |
| По соглашению сторон | Соглашение о расторжении трудового договора от ДД.ММ.ГГГГ | Трудовой договор прекращён по соглашению сторон | п. 1 ч. 1 ст. 77 |
| Сокращение численности или штата | Приказ о сокращении, уведомление работника, мотивированное мнение профсоюза при его наличии | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности (штата) работников организации | п. 2 ч. 1 ст. 81 |
| Истечение срока трудового договора | Уведомление о прекращении срочного трудового договора | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора | п. 2 ч. 1 ст. 77 |
| Перевод к другому работодателю | Заявление работника, письмо-приглашение принимающей организации | Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю | п. 5 ч. 1 ст. 77 |
Два основания требуют отдельного контроля сроков. О прекращении срочного договора работника предупреждают в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, кроме случая, когда договор заключался на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. При сокращении уведомление вручается персонально под роспись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ, и дата этого уведомления попадает в строку основания приказа.
Полезно знать: заявление об увольнении работник вправе подать через систему КЭДО, и электронная форма сама по себе его не порочит. Спорной становится не форма заявления, а процедура: как работодатель идентифицировал подписанта и когда выдал ему подпись.
Образцы документов для оформления увольнения и трудовой книжки
Комплект собран под один рабочий день увольнения; начните с заявления, дальше идут документы по выдаче книжки и сведениям о трудовой деятельности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Сроки: что оформляется в день увольнения, а что на следующий рабочий день
День прекращения трудового договора — это последний день работы, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. В этот день работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт по статье 140 ТК РФ. Если работник в день увольнения не работал, расчёт выплачивается не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте.
За пределы дня увольнения выходит только отчётность. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о прекращении трудовых отношений: если приказ издан в пятницу, последний день подачи — понедельник. Порядок заполнения и текущие форматы разобраны в базе знаний Социального фонда России по представлению ЕФС-1.
Обратите внимание на точку отсчёта. Срок по ЕФС-1 привязан к дате издания приказа, а не к дате увольнения. При приказе, изданном за пять дней до последнего рабочего дня, сведения уходят в фонд раньше, чем работник получит книжку. Непредставление сведений обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
Важный нюанс из практики: сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдаются работнику, отказавшемуся от бумажной трудовой книжки, и это не альтернатива на выбор кадровика. Если книжка велась и осталась у работодателя, выдаётся именно она, и её невыдача считается нарушением независимо от того, отправлены ли сведения в фонд.
Работник не пришёл, отказался знакомиться или отозвал заявление
Отсутствие работника в последний день работы увольнение не отменяет. Приказ издаётся, запись в книжку вносится, а на приказе делается запись о невозможности довести его до сведения работника. Дальше работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки, и это единственный способ закрыть риск по статье 234 ТК РФ.
Отзыв заявления до истечения срока предупреждения ломает уже изданный приказ. Приказ об увольнении отменяется отдельным приказом, а внесённая запись признаётся недействительной: в графе 3 пишется, что запись за таким-то номером недействительна, и при необходимости вносится правильная запись. Зачёркивать запись об увольнении в трудовой книжке запрещено.
Отдельный сценарий — заявление, поданное через систему КЭДО по ошибке. Судебная практика рассматривает первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна: работодателю надлежит выяснить причины увольнения и разъяснить право отозвать заявление до согласованного срока. Регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении закрывает этот сценарий заранее.
Лайфхак: журнал подписания в системе КЭДО стоит смотреть до начала спора, а не после. Выгрузку по конкретному работнику имеет смысл делать перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий не выборочный, он показывает всё: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Система, которую внедряли ради доказательств, легко даёт их другой стороне. Выгрузите журнал по спорному документу до того, как получите иск, и вы увидите ровно то, что увидит суд.»
Приказ об увольнении в КЭДО: где проходит граница бумаги
Перечень исключений из статьи 22.1 ТК РФ закрытый: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Бумажная трудовая книжка тоже остаётся бумажной. Всё остальное — заявление, соглашение сторон, уведомления, расчётный листок, ознакомление с локальными актами — работает в электронном виде, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Электронные кадровые документы признаются доказательствами при выполнении четырёх условий: получено согласие работника на КЭДО, работник ознакомлен с локальным актом о КЭДО, работник использовал электронную подпись, работник получил электронный документ. Порядок доказывания именно такой: сначала подтверждается право компании вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета — всё было оформлено. Кассация акты отменила, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл, потому что перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
Внимание: совпадение даты выдачи электронной подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядка идентификации в вашем положении о КЭДО нет, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно способен работать в системе. Оценивается фактическая способность, а не подпись в журнале ознакомления. По этой же причине мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: ошибки настройки и непонимание интерфейса всплывают на десяти людях, а не на трёх тысячах.
Когда КЭДО не решает задачу увольнения
Система не поможет в трёх ситуациях. Первая: увольнение работника, который не давал согласия на КЭДО, — статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого, принятого до перехода, и без него электронное взаимодействие с этим работником незаконно. Вторая: компания, где бумажный документооборот сводится к нескольким увольнениям в год, — приказ и книжка всё равно останутся на бумаге, а экономия не покроет внедрение. Третья: увольнение, которое уже стало конфликтным, — переводить процедуру в новую для работника систему в такой момент значит добавить себе доказываемых обстоятельств.
Ошибки в связке приказа и книжки и цена каждой
Пять ошибок дают основную массу предписаний ГИТ и проигранных споров.
- Дата приказа в графе 2 вместо даты увольнения. Делают по инерции, переписывая шапку приказа. Запись становится недостоверной по стажу, и при расхождении с ЕФС-1 несовпадение видно фонду.
- Пересказанная формулировка основания. «Уволен по собственному желанию» вместо «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись не соответствует тексту приказа, и её придётся признавать недействительной.
- Запись внесена позже дня увольнения. Пятидневный срок действует для приёма и перевода, для увольнения он не применяется.
- Книжка не выдана, уведомление не направлено. Пока уведомление не ушло, работодатель отвечает за задержку по статье 234 ТК РФ и возмещает работнику неполученный заработок.
- Приказ об увольнении подписан только электронной подписью. Документ противоречит статье 22.1 ТК РФ, и в споре работодатель остаётся без надлежаще оформленного приказа.
Цена считается не стоимостью переоформления бумаги. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится должностному лицу и предпринимателю в 1 000-5 000 рублей, организации — в 30 000-50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — это 10 000-20 000 рублей или дисквалификация руководителя на срок от одного года до трёх лет, для организации 50 000-70 000 рублей. Восстановление работника добавляет средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Приказы по личному составу и невостребованные трудовые книжки хранятся долго: документы, созданные после 2003 года, — 50 лет, более ранние — 75 лет. Дефектная связка приказа и записи не исчезает через год, а всплывает при запросе стажа или при проверке спустя годы.
Что проверить работнику в приказе и записи об увольнении
Работнику достаточно пяти проверок, и все они делаются в день увольнения, пока документы ещё на руках у кадровой службы.
- Дата увольнения в приказе и в книжке совпадает с последним рабочим днём, а не с датой издания приказа.
- Формулировка в графе 3 дословно повторяет приказ и содержит ссылку на статью, часть и пункт ТК РФ.
- В графе 4 стоят дата и номер приказа, а не дата увольнения.
- Записи за период работы заверены подписью ответственного лица и печатью при её наличии.
- Выдана трудовая книжка или форма СТД-Р и произведён окончательный расчёт.
Ошибка в записи исправляется по заявлению работника у нынешнего работодателя на основании документа прежнего, а при ликвидации организации — через сведения из архива или суд. Требовать зачёркивания нельзя: недостоверная запись признаётся недействительной, и следом вносится правильная. Если запись мешает трудоустройству, работник вправе требовать дубликат книжки без недействительной записи.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость перевода кадровых документов в КЭДО: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Актуальный состав опций и условия перехода между тарифами указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
На увольнениях экономия считается не подписями, а собранным комплектом: заявление, соглашение, уведомления и ознакомления лежат в одной системе с журналом действий, а на бумаге остаются приказ и трудовая книжка.
Выводы
Очерёдность документов при увольнении не обсуждается: приказ издаётся первым, запись в трудовой книжке вносится на его основании в день увольнения и дословно повторяет его формулировку. Связка проверяется по графам 2, 3 и 4 книжки против даты прекращения договора, основания и реквизитов приказа. Электронный формат меняет процедуру ровно до границы, установленной статьёй 22.1 ТК РФ: приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге, а заявление, соглашение и уведомления работают в системе.
Сервис Добыто закрывает электронную часть этого комплекта и хранит журнал действий, по которому видно, кто и когда подписал документ и когда работнику выдали подпись. Бумажную часть увольнения мы помогаем встроить в регламент так, чтобы в последний рабочий день никто не искал, кто распечатает и подпишет приказ.
Частые вопросы
Можно ли издать приказ об увольнении и внести запись в книжку в один день, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением?
Днём увольнения считается последний день отпуска, но все расчёты и выдача трудовой книжки производятся до ухода в отпуск, поскольку работодатель фактически прекращает отношения с работником до начала отпуска. Приказ издаётся до начала отпуска, запись об увольнении датируется последним днём отпуска и вносится перед выдачей книжки.
Что делать, если приказ подписал не директор, а руководитель подразделения?
Приказ действителен, если право подписи кадровых документов передано этому лицу приказом о распределении обязанностей или доверенностью. Без такого документа приказ оспаривается по субъекту подписания, а запись в книжке, сделанная на его основании, признаётся недействительной. Проверьте дату приказа о делегировании: она должна быть раньше даты приказа об увольнении.
Нужно ли вносить запись в книжку, если работник отказался от бумажной трудовой книжки?
Нет. Если работник подал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности, бумажная книжка выдана ему на руки с записью об этом, и работодатель больше её не ведёт. При увольнении выдаётся форма СТД-Р за период работы у данного работодателя.
Совпадают ли формулировка в приказе и в ЕФС-1?
Формулировка в подразделе 1.1 берётся из того же основания, что и в приказе, но кодируется по справочнику оснований увольнения. Расхождение возникает, когда приказ издан по одному пункту, а в отчёт попал код другого: фонд видит несовпадение, и корректировка подаётся отдельным мероприятием.
Кто отвечает за ведение трудовых книжек, если кадровика в штате нет?
Ответственный назначается приказом руководителя, и это может быть бухгалтер, офис-менеджер или сам руководитель. Без такого приказа ответственность за нарушения ложится на руководителя как на должностное лицо. Тот же приказ определяет, кто заверяет записи и ведёт книгу учёта движения трудовых книжек.
Сколько хранится невостребованная трудовая книжка уволенного работника?
Невостребованные книжки хранятся у работодателя вместе с приказами по личному составу: документы, созданные после 2003 года, — 50 лет, более ранние — 75 лет. До истечения срока книжка выдаётся работнику или его наследникам по заявлению, факт выдачи фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек.
Можно ли выдать работнику копию приказа об увольнении вместо выписки?
По статье 84.1 ТК РФ работник вправе получить надлежащим образом заверенную копию приказа по своему требованию, и отказать в этом нельзя. Копия заверяется отметкой о верности, подписью ответственного лица и печатью при её наличии. Требование удобнее оформлять письменным заявлением: так у работодателя остаётся подтверждение, что документ выдан.
