Увольнение работника, у которого одновременно ведутся бумажная трудовая книжка и электронные сведения о трудовой деятельности, закрывается тремя действиями в разные сроки. Запись в бумажную книжку и выдача её на руки под подпись — в день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Сам приказ об увольнении — на бумаге, потому что часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит его из кадрового электронного документооборота. Порядок действий определяет то, что работник выбрал в 2020 году: сохранил бумажную книжку — СТД-Р при увольнении не выдаётся, только по его письменному заявлению; отказался от бумажной — книжка уже на руках, и в последний день выдаётся СТД-Р.
Разберём три категории работников и комплект документов для каждой, формулировки записи при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и при сокращении штата, порядок действий, когда человек не пришёл за книжкой, и отзыв электронной подписи уволенного, который в типовых чек-листах пропускают. Покажем, во сколько обходится просрочка ЕФС-1 и задержка выдачи книжки. Чек-лист проверки перед датой увольнения, сроки хранения невостребованных книжек, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто при увольнении получает книжку, кто СТД-Р, а кто оба документа
Две формы учёта существуют параллельно с 1 января 2020 года: Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ ввёл статью 66.1 ТК РФ о сведениях о трудовой деятельности и дал работникам право выбора. До 31 декабря 2020 года каждый действующий работник подавал заявление: продолжать ведение бумажной книжки или получать сведения в электронном виде. Тот, кто выбрал бумагу, получил обе формы сразу — книжка ведётся по прежним правилам, а сведения о кадровых мероприятиях всё равно уходят в Социальный фонд. Тот, кто отказался, получил книжку на руки и остался только с электронными сведениями, которые доступны через электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда России и портал государственных услуг.
Для тех, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, выбора нет: бумажная книжка не оформляется вовсе. Отдельная категория — работники, которые заявление так и не подали. За них выбор сделал закон: бумажная книжка продолжает вестись, пока они не напишут заявление об отказе.
Таблица сводит четыре сценария к комплекту документов на день увольнения.
| Что выбрал работник | Бумажная книжка | Что выдаём в день увольнения |
|---|---|---|
| Заявление о продолжении ведения бумажной книжки (подано до 31.12.2020) | Ведётся и хранится у работодателя | Трудовая книжка под подпись в книге учёта движения; СТД-Р — только по письменному заявлению работника |
| Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (отказ от бумажной) | Выдана на руки в день подачи заявления | СТД-Р по форме из приказа Минтруда от 10.11.2022 № 713н |
| Впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года | Не оформлялась | СТД-Р |
| Заявление не подавал | Ведётся по прежним правилам | Трудовая книжка под подпись в книге учёта движения |
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся по всем четырём категориям без исключений: электронные сведения формируются и на тех, у кого книжка бумажная. Проверить категорию конкретного работника можно по его личной карточке и по заявлению в личном деле, а при сомнениях — по книге учёта движения трудовых книжек, где выдача книжки на руки при отказе от бумажной формы зафиксирована отдельной записью.
Что работодатель обязан выдать в последний рабочий день
День прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ — это последний день работы, кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. В этот день работодатель выдаёт трудовую книжку или СТД-Р, производит окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ и по письменному заявлению выдаёт другие документы, связанные с работой.
Обязательный комплект на 2026 год выглядит так: трудовая книжка или СТД-Р, расчётный листок, выписка из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 о страховом стаже, выписка из раздела 3 с персонифицированными сведениями, а также медицинская книжка и другие личные документы, если они хранились в организации. Справка о доходах, копии приказов, справка о среднем заработке выдаются по заявлению в срок до трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ.
Сама форма СТД-Р не менялась с приказа Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, а вот порядок её заполнения обновился: приказ Минтруда России от 25.06.2026 № 271н действует с 8 августа 2026 года. Поправки касаются реквизитов формы АДИ-РЕГ и уточняют, что СТД-СФР, сформированная в электронном виде через портал государственных услуг, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица территориального органа СФР. Если ваш шаблон СТД-Р собран по старой редакции порядка, сверьте его до ближайшего увольнения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: с 1 сентября 2026 года преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Норма введена Федеральным законом от 25.04.2026 № 108-ФЗ и действует на общих основаниях статьи 179 ТК РФ, то есть при равной производительности труда и квалификации.
Что проверить за три дня до даты увольнения
- Категорию по трудовой книжке. Есть ли в личном деле заявление 2020 года и какое именно, лежит ли бумажная книжка в сейфе, не выдавалась ли она ранее на руки.
- Комплектность записей. Внесены ли в книжку все переводы, награждения и изменения наименования организации за период работы. Пропущенную запись вносят до записи об увольнении, а не после.
- Основание и его документальное подтверждение. Заявление, соглашение сторон или уведомление о сокращении с отметкой о вручении.
- Дни отпуска. Неиспользованные дни для компенсации и дни, использованные авансом, для удержания.
- Электронные полномочия. Машиночитаемые доверенности, выданные работнику, и сертификат его электронной подписи.
- Доступы. Учётные записи в кадровой системе, в системе КЭДО и в сервисах отчётности.
Приказ об увольнении остаётся на бумаге даже при полном КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из кадрового электронного документооборота четыре вида документов: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Компания может перевести в электронный вид трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления, графики отпусков и ознакомление с локальными нормативными актами, но приказ об увольнении оформляется на бумаге и подписывается собственноручно.
Унифицированная форма Т-8 с 2013 года не обязательна, и работодатель вправе утвердить собственный бланк приказа в составе учётной политики. На практике Т-8 продолжают использовать, потому что она содержит все реквизиты, которые проверяет государственная инспекция труда: основание прекращения со ссылкой на норму, документ-основание с датой и номером, строку ознакомления работника под роспись. Работника знакомят с приказом в день издания, а при отказе или невозможности ознакомления на приказе делается соответствующая запись.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8
Важный нюанс из практики: по процессам, которые уже переведены на КЭДО, оформить документ в бумажном виде обратно нельзя. Электронный документооборот меняет способ оформления, а не добавляет запасной канал. Поэтому перечень процессов в положении о КЭДО стоит утверждать после разбора собственных кадровых процедур, а не по шаблону поставщика системы.
Полезно знать: работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО. Для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется, и чем моложе коллектив, тем меньше времени уходит на сбор согласий.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление об увольнении сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации не описан, спор проигрывается даже при технически исправной подписи, поэтому откройте своё положение о КЭДО и найдите в нём этот раздел.»
В сервисе Добыто маршрут подписания задаётся отдельно для каждого типа документа, поэтому заявление и соглашение о расторжении идут по электронному маршруту, а приказ выводится на бумагу и остаётся вне системы.
Запись об увольнении в бумажной трудовой книжке
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н и действует с 1 сентября 2021 года. Запись об увольнении вносится в точном соответствии с формулировкой ТК РФ и со ссылкой на статью, часть и пункт. Заверяет её подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации при её наличии. Подпись самого работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется — это требование прежних правил, которое до сих пор воспроизводят кадровые инструкции в интернете.
| Основание | Норма ТК РФ | Срок предупреждения | Формулировка записи |
|---|---|---|---|
| По собственному желанию | п. 3 ч. 1 ст. 77, ст. 80 | 2 недели; по соглашению сторон — меньше | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| По соглашению сторон | п. 1 ч. 1 ст. 77, ст. 78 | Срока нет, дата фиксируется в соглашении | Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Сокращение численности или штата | п. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 180 | 2 месяца персонально и под подпись | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Истечение срока трудового договора | п. 2 ч. 1 ст. 77, ст. 79 | 3 календарных дня в письменной форме | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
Та же формулировка основания со ссылкой на норму переносится в подраздел 1.1 ЕФС-1, поэтому расхождение между записью в книжке и отчётом в Социальный фонд видно при первой же сверке стажа.
Как внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, что предыдущая запись закрыта и нумерация не прервана. Если пропущен перевод или переименование организации, внесите пропущенную запись раньше записи об увольнении.
- Шаг 2. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения арабскими цифрами в формате 00.00.0000.
- Шаг 3. В графе 3 напишите основание прекращения дословно по ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт.
- Шаг 4. В графе 4 укажите реквизиты приказа: вид документа, дату и номер.
- Шаг 5. Заверьте запись подписью ответственного за ведение трудовых книжек с расшифровкой и печатью организации, если печать используется.
- Шаг 6. Выдайте книжку работнику и получите его подпись в книге учёта движения трудовых книжек. Дата подписи должна совпадать с датой увольнения.
Увольнение по собственному желанию раньше двухнедельного срока возможно по соглашению сторон, а также в случаях, когда продолжение работы невозможно. Перечня уважительных причин в законе нет, и это работает не в пользу работодателя: неопределённость условия толкуется против того, кто составлял документ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Критерий уважительности один: обстоятельство препятствует работе независимо от воли работника. Переезд из-за перевода супруга по этому критерию проходит, а более выгодное предложение от другого работодателя — нет. Уважительность проверяется и по времени: если работник поступил в вуз в июле, спокойно доработал до декабря и только потом сослался на учёбу, работа была для него возможна. Запросите документальное подтверждение обстоятельства и зафиксируйте дату его возникновения.»
Образцы документов для оформления увольнения и трудовых книжек
Комплект собран под последний рабочий день; начните с книги учёта движения трудовых книжек, потому что именно её первой запрашивает инспектор при проверке.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
ЕФС-1 при увольнении: один рабочий день и цена просрочки
Сведения об увольнении подаются в подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о прекращении трудового договора. Отсчёт идёт от даты приказа, а не от даты увольнения, и при увольнении задним числом или при издании приказа в пятницу эти даты расходятся. Форма и порядок заполнения действуют в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462 с 30 декабря 2025 года: в подразделе 1.1 появился код для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам, исключены коды дистанционной и надомной работы, а при установлении неполного рабочего времени указывается мероприятие «ПЕРЕВОД».
Просрочка стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Дополнительно должностное лицо привлекается по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Суммы небольшие, но начисляются по каждому работнику, поэтому при массовом сокращении на 40 человек забытый отчёт превращается в 20 000 рублей санкций плюс административное производство на кадровика.
Нарушение порядка выдачи трудовой книжки оценивается дороже. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении — до 70 000 рублей на юридическое лицо и дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Сверх штрафа работает статья 234 ТК РФ: за задержку выдачи трудовой книжки или СТД-Р работодатель возмещает работнику не полученный за этот период заработок, и здесь сумма зависит уже от оклада и от того, сколько месяцев человек не мог трудоустроиться.
В сервисе Добыто дата приказа и срок подачи подраздела 1.1 связаны напоминанием в маршруте документа, поэтому отчёт не теряется в дни, когда кадровая служба закрывает сразу несколько увольнений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Работник не пришёл за трудовой книжкой
Если в день прекращения трудового договора выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника или его отказа получить документ, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи — это прямая норма статьи 84.1 ТК РФ. Отправлять книжку по почте без письменного согласия работника нельзя: пересылка документа строгой отчётности по своей инициативе ответственность не снимает.
СТД-Р в той же ситуации ведёт себя иначе: сведения направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, и отдельного согласия работника для этого не требуется. Разница между двумя документами стоит того, чтобы вынести её в регламент увольнения отдельной строкой.
В практике Добыто уведомление оформляют датой последнего рабочего дня и отправляют заказным письмом с описью в тот же день: именно дата направления, а не дата вручения, снимает с работодателя ответственность за задержку.
Невостребованные трудовые книжки хранятся отдельно от книжек действующих работников. Срок хранения — 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, по пункту 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Уничтожить книжку по истечении срока исковой давности по трудовому спору нельзя: архивный срок с исковой давностью не связан.
Работнику, который читает этот раздел со своей стороны, полезно знать обратную сторону нормы: пока уведомление не направлено, задержка выдачи книжки считается нарушением, и требование о возмещении заработка по статье 234 ТК РФ предъявляется вместе с заявлением в государственную инспекцию труда.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»
Электронная подпись уволенного: сначала доверенность, потом сертификат
Пункт «отозвать сертификат сотрудника» в чек-листе увольнения закрывает не весь риск. Сертификат электронной подписи принадлежит работнику как физическому лицу и уходит вместе с ним, а полномочия подтверждаются отдельным документом — машиночитаемой доверенностью. Если доверенность не отозвана, уволенный получает новый сертификат на себя, что является его правом, и этой новой подписью пользуется вашей действующей доверенностью.
Сроки у двух действий разные. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и круглосуточно, результат наступает сразу. Сертификат прекращает действие с момента внесения записи в реестр удостоверяющего центра, а на это по статье 14 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ отводится до двенадцати часов. Отсюда и порядок: доверенности снимаются в день принятия решения об увольнении, сертификат — в последний рабочий день, носитель принимается под роспись с фиксацией в журнале учёта.
Лайфхак: заявление на отзыв сертификата подписывайте, пока работник ещё на месте. Регламенты части удостоверяющих центров требуют личной явки владельца, и после конфликтного увольнения прийти и подписать заявление будет некому. Порядок отзыва сертификата уволенного стоит выяснить в своём центре заранее, а не в день увольнения.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос при увольнении звучит не ‘сдал ли он свой токен’, а ‘чьими ключами он пользовался и какие пин-коды знал’. Если уходит бухгалтер, два года подписывавший отчётность ключом директора, отзывать надо ключ директора. Проверьте статус сертификата и доверенностей в течение суток после увольнения по серийному номеру сертификата или через портал государственных услуг.»
Обязанность уведомить работодателя и удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности ключа в срок не более одного рабочего дня установлена статьёй 10 63-ФЗ. Если её не перенести в трудовой договор или локальный акт, работник о ней не узнает.
Ошибки, которые всплывают в трудовом споре
Электронная форма документа сама по себе спор не проигрывает: электронный документ признан письменным доказательством и в гражданском, и в арбитражном процессе. Проигрывают на процедуре — на моменте выдачи подписи, на отсутствии идентификации и на неверном виде подписи для конкретного документа.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику: у работодателя были положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, уведомление и письменное согласие работника, полученные за день до перехода. Апелляция жалобу отклонила, кассация акты отменила: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл, и перевесили три обстоятельства — подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала.
Внимание: совпадение даты выдачи электронной подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Сверьте по своей системе, что эти две даты у ваших работников не совпадают.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Вторая по частоте ошибка касается бумажной части. Запись об увольнении вносится раньше, чем издан приказ, или формулировка в книжке расходится с формулировкой в приказе и в ЕФС-1. Исправление делается не зачёркиванием: вносится запись о признании предыдущей записи недействительной и следом верная. Если книжка уже выдана, работник приносит её обратно, а исправление заверяется тем работодателем, который допустил ошибку, либо новым по документу-основанию от прежнего.
Когда КЭДО не ускоряет увольнение
Система не помогает в трёх ситуациях. Первая — в компании остались работники с бумажными трудовыми книжками, а таких большинство там, где коллектив старше и стаж начинался до 2020 года: день увольнения всё равно требует физического присутствия или почтовой пересылки. Вторая — увольняется один человек в квартал: настройка маршрутов и сбор согласий займут больше времени, чем вы сэкономите. Третья — работник со стажем до 1 января 2022 года отказался от КЭДО, и вести его придётся в бумажном режиме параллельно с остальными.
Стоимость подключения КЭДО для оформления увольнений: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | в составе подключения |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно считают «Старт». Условия каждого тарифа и состав функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
УКЭП, которая нужна работодателю для подписания части кадровых документов, доступна на тарифе «Бизнес» и выпускается через партнёров-удостоверяющие центры, а подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников отдельно покупать не нужно.
Выводы
Одновременное существование бумажной книжки и электронных сведений — не переходный этап, а штатный режим для всех, кто сохранил бумажную форму в 2020 году. День увольнения в этом режиме делится надвое: бумажная часть закрывается записью, выдачей книжки под подпись и приказом на бумаге, электронная — подразделом 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа и выдачей СТД-Р тем, у кого бумажной книжки нет. Отдельный блок, который в типовых регламентах увольнения пропускают, — снятие машиночитаемых доверенностей и отзыв сертификата электронной подписи.
Мы в Добыто настраиваем маршруты так, чтобы электронная часть увольнения шла в системе, а исключения из статьи 22.1 ТК РФ оставались на бумаге и не создавали разрыва в документообороте. Практика показывает, что спор выигрывается не видом подписи, а описанным порядком идентификации и аккуратными датами, поэтому положение о КЭДО мы разбираем вместе с кадровой службой до запуска.
Частые вопросы
Работник потерял бумажную трудовую книжку перед увольнением. Что делать кадровику?
Если книжка хранилась у работодателя и утрачена им, дубликат оформляет работодатель по заявлению работника. Если работник потерял книжку, находившуюся у него на руках, за дубликатом он обращается по последнему месту работы, и дубликат выдаётся в течение 15 рабочих дней. В дубликат вносятся общий стаж по подтверждающим документам и записи о работе у последнего работодателя. Выдать вместо дубликата справку или СТД-Р нельзя, если работник сохранил бумажную форму ведения.
Можно ли выдать СТД-Р работнику, у которого ведётся бумажная книжка?
Да, но только по его письменному заявлению. В обязательный комплект дня увольнения СТД-Р для этой категории не входит: ему выдаётся трудовая книжка. Заявление регистрируется, документ готовится в срок до трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. На практике такое заявление подают те, кто оформляет пособие по безработице или подтверждает стаж после 2020 года, который в бумажной книжке отражён не полностью.
Нужно ли сдавать ЕФС-1 на работника с бумажной трудовой книжкой?
Да. Подраздел 1.1 подаётся по всем работникам независимо от формы ведения книжки, срок общий — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Выбор бумажной формы освобождает работодателя от выдачи СТД-Р, но не от передачи сведений в Социальный фонд России.
Работник увольняется в день, когда находится на больничном. Какую дату ставить в книжке?
При увольнении по собственному желанию дата не сдвигается: двухнедельный срок предупреждения течёт независимо от нетрудоспособности, и датой увольнения остаётся день, указанный в заявлении. Больничный лист оплачивается, а книжка выдаётся в день выхода работника либо после направления уведомления о необходимости явиться за ней. По инициативе работодателя уволить работника в период нетрудоспособности нельзя, кроме ликвидации организации.
Что делать, если запись об увольнении внесена с ошибкой, а книжка уже выдана?
Работник приносит книжку обратно, и вносится запись о признании предыдущей записи недействительной, следом — верная запись с правильной формулировкой и реквизитами приказа. Зачёркивать ошибочную запись нельзя. Если ошибка была и в приказе, сначала издаётся приказ о внесении изменений, и только потом правится книжка. Расхождение с уже поданным подразделом 1.1 ЕФС-1 закрывается корректирующей формой с отменяющим и новым мероприятием.
Можно ли принять заявление об увольнении через систему КЭДО?
Заявление в перечень исключений статьи 22.1 ТК РФ не входит, поэтому подавать его электронно допустимо, если процесс переведён на КЭДО и порядок описан в положении. Судебная практика при этом требует от работодателя не просто факта формирования заявления в системе: нужны зафиксированный порядок идентификации и проверка обстоятельств при поступлении заявления от имени работника. Приказ по такому заявлению всё равно издаётся на бумаге.
Сколько хранится книжка, за которой работник не пришёл, и можно ли её уничтожить?
Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования: 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Хранить их следует отдельно от книжек действующих работников. Досрочно уничтожить книжку нельзя ни по истечении срока исковой давности по трудовому спору, ни после ликвидации подразделения: при реорганизации документы передаются правопреемнику, при ликвидации — в государственный или муниципальный архив.
