Запись об увольнении по собственному желанию вносится в бумажную трудовую книжку в день увольнения и дословно повторяет текст приказа: без сокращений, с полной ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ и с реквизитами приказа в графе 4. Формулировка допускается в двух вариантах — «Уволен по инициативе работника» и «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника», но причина должна совпадать с текстом кодекса. Записи за время работы у этого работодателя заверяются подписью ответственного лица и печатью при её наличии; подпись самого работника с сентября 2021 года не требуется. Главное различие — какой формат учёта выбрал работник: при бумажной книжке вносится запись и книжка выдаётся под подпись, при отказе от бумажной книжки запись вносить некуда и выдаётся СТД-Р.
Разберём состав четырёх граф, формулировки, из-за которых запись признают недействительной, и порядок заверения. Покажем, что проверить до внесения записи и как действовать, если работник не пришёл за книжкой. Отдельно — механика исправления уже внесённой записи без зачёркивания и право работника на дубликат без недействительной записи. Размеры штрафов, сценарная таблица по категориям работников, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Четыре графы записи об увольнении: что и в каком виде вносится
Раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки заполняется по форме и порядку, которые утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Запись об увольнении занимает одну строку и состоит из четырёх обязательных элементов. Пропуск любого из них означает дефектную запись, а дефектную запись придётся признавать недействительной.
Ниже — состав строки с примером для увольнения по инициативе работника.
| Графа | Что вносится | Пример |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи, продолжающий нумерацию раздела | 14 |
| 2 | Дата увольнения арабскими цифрами: число, месяц, год | 15.09.2026 |
| 3 | Причина прекращения трудового договора в формулировке кодекса со ссылкой на пункт, часть и статью | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| 4 | Наименование, дата и номер документа-основания | Приказ от 15.09.2026 № 41-к |
Дата в графе 2 совпадает с последним днём работы, а не с датой заявления и не с датой приказа. Номер приказа в графе 4 переписывается с самого приказа посимвольно: расхождение в индексе («41-к» против «41») в суде разбирается как отдельное обстоятельство, потому что запись перестаёт соответствовать документу-основанию.
Формулировка в графе 3: что допустимо и из-за чего запись становится недействительной
Порядок 320н требует, чтобы причина увольнения была записана в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или другого федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт. Вводная часть записи жёстко не задана: используются и «Уволен по инициативе работника», и «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Оба варианта встречаются в разъяснениях дежурных инспекторов Роструда, и ни один из них сам по себе основанием для признания записи недействительной не является.
Уязвимое место — остальная часть строки. Дефект возникает в четырёх типовых случаях: причина написана бытовым языком вместо формулировки кодекса («уволена по собственному желанию» без ссылки на норму); ссылка дана неполно (статья 77 без указания пункта и части); применены сокращения, которые Порядок 320н запрещает («п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» вместо развёрнутой ссылки); запись расходится с текстом приказа. Формулировка «по собственному желанию» в кодексе не используется: статья 77 называет это инициативой работника, а статья 80 регулирует расторжение договора по инициативе работника.
Реквизиты действующей редакции удобно сверять по карточке документа на официальном сайте Минтруда: приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года опубликован там вместе с формой книжки и вкладыша. Отдельно обратите внимание на срок действия самого приказа: он ограничен 1 сентября 2027 года, то есть к этой дате появится новая редакция формы и порядка.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в источнике устарела одна деталь, проверять надо всё. Мы не берём из сторонних статей и видео сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Перед тем как переписать формулировку записи из чужого образца, откройте действующую редакцию Порядка и сверьте номер пункта, на который ссылается образец.»
Что проверить до того, как взять ручку
Запись вносится один раз, и чернила из книжки не убираются. Поэтому порядок работы кадровика выстраивается наоборот: сначала сверка комплекта, потом внесение. Проверка занимает несколько минут и снимает основную часть будущих исправлений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Заявление работника. Есть дата подачи, дата желаемого увольнения и подпись. Срок предупреждения по статье 80 ТК РФ — 14 календарных дней, и до его истечения работник вправе отозвать заявление.
- Приказ об увольнении. Издан, подписан, номер и дата присвоены. Текст графы 3 будет переписываться с приказа, поэтому формулировку в приказе правят до внесения записи, а не после.
- Дата увольнения. Последний день работы в приказе, табеле и заявлении совпадают.
- Предыдущие записи. В разделе «Сведения о работе» есть запись о приёме именно в эту организацию и нет незакрытых записей о переводах, которые нужно было внести раньше.
- Формат учёта. Работник не подавал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности вместо бумажной книжки. Если подавал, книжка уже выдана ему на руки и вносить запись некуда.
- Ответственное лицо. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек действует, и подписывать запись будет именно тот, кто в нём назван.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа: районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассация акты отменила, при новом рассмотрении работник выиграл. Положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников и порядок создания личного кабинета у работодателя были оформлены. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Журнал подписания по конфликтным увольнениям стоит смотреть до начала спора, а не после.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 с корректным основанием
Как внести запись и закрыть трудовую книжку
Записи об увольнении вносятся в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа. Для остальных кадровых событий Порядок 320н даёт пять рабочих дней, для увольнения — только день прекращения трудового договора. Чернила используются световодостойкие: шариковая, гелевая, капиллярная или перьевая ручка чёрного, синего или фиолетового цвета.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно.
Как внести запись об увольнении по собственному желанию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите приказ об увольнении и перепишите из него формулировку основания дословно, не сокращая слова и не заменяя их синонимами.
- Шаг 2. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер по разделу «Сведения о работе», не начиная нумерацию заново.
- Шаг 3. В графе 2 укажите дату увольнения арабскими цифрами в формате число, месяц, год.
- Шаг 4. В графе 3 внесите причину прекращения трудового договора с полной ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.
- Шаг 5. В графе 4 укажите наименование, дату и номер приказа.
- Шаг 6. Заверьте записи, внесённые за время работы у этого работодателя: подпись работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек и печать работодателя либо кадровой службы при её наличии. Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.
- Шаг 7. Выдайте книжку работнику под подпись в книге учёта движения трудовых книжек и возьмите расписку о получении.
Шаг 6 чаще всего выполняют по памяти от прежних правил и просят работника подписаться под записью об увольнении. Лишняя подпись работника недействительности не создаёт, но отсутствие подписи ответственного лица или печати при её наличии — создаёт.
Образцы документов для оформления увольнения и выдачи трудовой книжки
Комплект собран под один день увольнения; начинать стоит с заявления работника, потому что от его даты считается срок предупреждения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Выдача книжки в день увольнения и что делать, если работник не пришёл
Статья 84.1 ТК РФ привязывает выдачу трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности к дню прекращения трудового договора. Работник не явился или отказался получать книжку — работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку.
Дальше действует отдельный срок: по письменному обращению работника, не получившего книжку после увольнения, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Уведомление снимает ответственность за прошлое, но не отменяет обязанность выдать книжку по обращению.
Порядок действий зависит от того, в каком формате у работника ведётся учёт стажа. Сценарии из практики сведены в таблицу.
| Ситуация | Что делает работодатель | Что критично |
|---|---|---|
| Работник сохранил бумажную трудовую книжку | Вносит запись, заверяет её, выдаёт книжку под подпись в книге учёта | Запись в день увольнения, дословно по приказу |
| Работник ранее отказался от бумажной книжки | Запись не вносит: книжка выдана на руки при переходе. Выдаёт сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | СТД-Р в день увольнения |
| Работник трудоустроился впервые после 2021 года | Бумажная книжка не оформлялась, учёт только электронный. Выдаёт СТД-Р | Требовать бумажную книжку при приёме нельзя |
| Увольнение внешнего совместителя | Книжку не ведёт и не хранит: запись о работе по совместительству вносит основной работодатель по желанию работника | Документы для основного работодателя: приказ и справка |
| Работник не явился в последний день | Направляет уведомление явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой | Дата отправки уведомления снимает ответственность за задержку |
Четвёртая строка — источник постоянной путаницы при увольнении совместителей: кадровик ищет книжку, которой у него нет, и задерживает выдачу документов. Пятая строка объясняет, зачем в комплекте держат готовый бланк уведомления: дата его отправки становится юридически значимой.
Внимание: форма СЗВ-ТД, которая до сих пор встречается в инструкциях и обучающих видео, не применяется. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1.
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при увольнении представляется не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Социальный фонд России публикует сроки представления сведений о трудовой деятельности в базе знаний для страхователей, там же разобраны случаи по договорам ГПХ. В практике Добыто дату приказа и дату отчёта связывают одним маршрутом: приказ, изданный в пятницу, даёт срок по ЕФС-1 в понедельник, и этот перенос через выходные теряют чаще всего.
Ошибка уже в книжке: исправление без зачёркивания и право на дубликат
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивание неверных записей не допускается. Корректор, замазка и подчистка тем более. Исправление делается через признание записи недействительной: в графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — дата внесения исправления, в графе 3 пишется «Запись за номером таким-то недействительна», ниже вносится правильная запись, в графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление.
Способ исправления зависит от того, где допущена ошибка и кто её допустил: исправляет запись тот работодатель, который её внёс, а по новому месту работы исправление вносится только на основании официального документа предыдущего работодателя.
Дубликат вместо цепочки исправлений
У работника есть отдельное право, о котором работодатели вспоминают редко. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдаётся дубликат книжки: в него переносятся все записи, кроме признанной недействительной. Срок выдачи дубликата — не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Работник, которому неприятна цепочка «запись — недействительна — правильная запись» в документе, который он понесёт следующему работодателю, может этой цепочки не оставлять.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Сколько стоит неверная запись об увольнении
Прямая стоимость ошибки складывается из трёх частей, и административный штраф в ней не самая крупная.
Первая часть — административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей это предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы растут, а для руководителя появляется дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Вторая часть — материальная ответственность перед работником. При задержке выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности работодатель возмещает работнику не полученный за это время заработок по статье 234 ТК РФ. Здесь счёт идёт не на фиксированную сумму, а на дни: задержка в месяц равна месячному среднему заработку.
Третья часть — трудозатраты на исправление. Признание записи недействительной, правильная запись, заявление работника на дубликат, перенос всех прежних записей в дубликат, испорченный бланк и акт о его уничтожении. Один неверный символ в графе 4 разворачивает процедуру, которая по сроку выдачи дубликата занимает до 15 рабочих дней.
Полезно знать: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Что из увольнения уходит в электронный вид, а что остаётся на бумаге
КЭДО закрывает вход процедуры и не закрывает выход. Заявление об увольнении работник подаёт электронно, а приказ и акт ознакомления с ним уходят на бумагу по статье 22.1 ТК РФ. Бумажная трудовая книжка в электронный вид не переводится вовсе: она либо ведётся на бумаге, либо не ведётся, если работник от неё отказался.
Важный нюанс из практики: на внедрении это почти всегда оказывается неожиданностью. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид: электронное заявление, бумажный приказ, бумажная книжка или электронный СТД-Р. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью для кадровой службы.
Электронные кадровые документы признаются законными доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Спор в этой категории всегда сопровождается доказыванием четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли работник с локальным актом о КЭДО, использовал ли работник электронную подпись, получил ли работник электронный документ. Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Когда электронное заявление об увольнении работает против работодателя
Из обзора практики: суд учёл, что заявление могло быть сформировано истцом ошибочно при первичном использовании системы КЭДО. Работодатель должен был выяснить причины увольнения и разъяснить работнику его трудовые права и последствия подачи заявления по собственному желанию, включая право отозвать заявление до согласованного сторонами срока. Увольнение признали незаконным, работника восстановили.
Отсюда практический вывод для работодателя: регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении нужен отдельно от самого маршрута подписания. В нём фиксируется, кто связывается с работником, как подтверждается намерение и как разъясняется право на отзыв. Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что выстраивать такой контур некому, отдельная кадровая служба для этого не требуется: порядок описывается в локальном нормативном акте, а подтверждение остаётся в журнале действий системы. В Добыто КЭДО журнал выгружается по конкретному документу.
Лайфхак: если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным нормативным актом, либо переводить в КЭДО. Промежуточное состояние, когда переписываются все, но нигде это не описано, самое уязвимое при споре.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»
Когда бумажная книжка при увольнении не заполняется вовсе
Три ситуации, в которых искать бланк и писать запись не нужно. Первая: работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности вместо бумажной книжки, книжка выдана ему на руки, и с этого момента работодатель её не ведёт. Вторая: человек трудоустроился впервые после 2021 года, бумажная книжка на него не оформлялась. Третья: увольняется внешний совместитель, у которого книжка хранится у основного работодателя.
Во всех трёх случаях работодатель в день увольнения выдаёт сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию: именно на первых увольнениях выясняется, у кого из сотрудников какой формат учёта стажа.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на кадровый документооборот
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, входит в тариф «Бизнес» | включено в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма определяется численностью и тарифом: по «Бизнесу» действует минимальная оплата, поэтому компании до 50 человек считают её отдельно. Условия по каждому тарифу и состав функций разобраны на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что переход между тарифами доступен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Бумажный блок увольнения при этом остаётся бумажным независимо от тарифа.
Выводы
Строка об увольнении по инициативе работника держится на четырёх элементах: номере, дате последнего рабочего дня, причине в формулировке кодекса с полной ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 и реквизитах приказа. Вносится она в день увольнения, заверяется подписью ответственного лица и печатью при её наличии, подпись работника под ней не нужна. Ошибку не зачёркивают: запись признают недействительной и вносят правильную, а работник вправе получить дубликат без недействительной строки в течение 15 рабочих дней. Цена одного неверного символа — от административного штрафа до возмещения не полученного заработка по статье 234 ТК РФ.
Добыто занимается кадровым электронным документооборотом и выстраиванием маршрутов, в которых электронная часть увольнения не расходится с бумажной: заявление и уведомления идут через личный кабинет работника, приказ и трудовая книжка остаются на бумаге, а сроки по ЕФС-1 и СТД-Р контролируются по датам приказа.
Частые вопросы
Можно ли внести запись об увольнении заранее, если последний день работы приходится на выходной
Запись об увольнении вносится в день увольнения, то есть в последний день работы по приказу. Дата в графе 2 остаётся датой увольнения из приказа даже тогда, когда этот день нерабочий для кадровой службы: выход ответственного сотрудника или выдачу книжки в этот день организуют отдельно. Заранее заполненная строка опасна тем, что до истечения срока предупреждения по статье 80 ТК РФ работник вправе отозвать заявление, и тогда запись придётся признавать недействительной.
Работник отозвал заявление, а приказ уже издан и запись внесена. Что делать
Приказ отменяется отдельным приказом, а запись в трудовой книжке признаётся недействительной: в графе 3 указывается «Запись за номером таким-то недействительна», в графе 4 — реквизиты приказа об отмене. Работник вправе письменно попросить дубликат книжки без недействительной записи, и его оформляют не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Нужно ли ставить печать, если организация от печати отказалась
Порядок ведения и хранения трудовых книжек требует заверять записи подписью работодателя или ответственного лица и печатью работодателя либо кадровой службы при наличии печатей. Компания, которая печать не использует, заверяет записи подписью. Оттиск печати, срезанный до неузнаваемости, или смазанный оттиск создают больше вопросов при проверке, чем его отсутствие: если печать есть, следите за качеством оттиска.
Что выдать увольняемому, если бумажной книжки у него нет
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения. Форма выдаётся тем, кто отказался от бумажной книжки, и тем, кто трудоустроился впервые после 2021 года. Отдельно от этого подраздел 1.1 формы ЕФС-1 представляется не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении, и этот срок не совпадает с датой увольнения.
Кто исправляет ошибку, если её обнаружили уже на новом месте работы
Исправление вносит тот работодатель, который допустил неверную запись. Новый работодатель может внести исправление только на основании официального документа предыдущего работодателя, подтверждающего правильные сведения. Если организация ликвидирована, правильные сведения подтверждаются документами из архива или в судебном порядке, а не по устному обращению работника.
Обязателен ли акт об уничтожении испорченного бланка
Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша не выбрасывается и не остаётся в обороте: он списывается по акту об уничтожении испорченных бланков, а движение бланков отражается в приходно-расходной книге по учёту бланков. Расхождение между количеством выданных бланков и записями в приходно-расходной книге инспектор фиксирует как самостоятельное нарушение учёта.
Влияет ли формулировка записи на дальнейшее трудоустройство
Запись об увольнении по инициативе работника нейтральна для следующего работодателя: она содержит только основание и ссылку на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, без причин и оценок. Вопросы у кадровика следующего работодателя вызывают дефекты оформления: цепочка недействительных строк, отсутствие заверения, расхождение записи с приказом. Реквизиты приказа работник может сверить сам по сведениям о трудовой деятельности из личного кабинета на портале государственных услуг.
