Какие документы нужны для трудового договора полный перечень при приёме

Какие документы нужны для трудового договора, определяет закрытый перечень статьи 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта (СНИЛС), документы воинского учёта для военнообязанных и призывников, документ об образовании, если работа требует специальных знаний. Справку о судимости и об административном наказании за наркотики запрашивают только для должностей, закрытых законом для таких лиц, а ИНН и справку о заработке за 2 года требовать нельзя. Работодатель со своей стороны знакомит кандидата с ЛНА до подписания договора и подаёт ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня. Для взрослого гражданина РФ пакет этим и ограничивается, а для иностранца, подростка или совместителя на вредную работу добавляются патент или вид на жительство, разрешения родителей и опеки, справка с основного места работы.

Материал помогает собрать пакет с обеих сторон: кандидату понять, что принести и от чего можно отказаться, кадровику проверить комплект по категории работника и не пропустить сроки уведомлений. Отдельно разобраны новые формы уведомления МВД по приказу № 290, действующие с 1 сентября 2026 года, и запрет испытания для женщин с детьми до трёх лет. Образцы документов идут сразу после первого раздела, а сценарная таблица по категориям, пошаговая инструкция, штрафы за ошибки, тарифы электронного оформления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Обязательные документы для трудового договора по статье 65 ТК РФ

Статья 65 ТК РФ называет 5 документов, которые кандидат предъявляет при заключении трудового договора, и 2 справки, которые нужны только для отдельных должностей. Дополнительные документы работодатель вправе потребовать, только если это прямо предусмотрено ТК РФ, федеральным законом, указом Президента или постановлением Правительства. Требования регистрации по месту жительства в статье нет.

Таблица ниже показывает, кому и в каком виде нужен каждый документ из перечня на дату публикации.

Две последние строки работают только при наличии прямого законодательного запрета для конкретной должности. Если запрета нет, справка о судимости не относится к документам для трудового договора, сколько бы её ни просила служба безопасности.

Трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности путают чаще остального. Работник, который перешёл на электронную книжку, приносит форму СТД-Р от прошлого работодателя или выписку из Социального фонда России, а тот, кто сохранил бумажную, отдаёт её работодателю под расписку. Выпускнику без стажа и совместителю нести нечего: совместителя оформляют без трудовой книжки по основному месту работы.

Отдельный слой документов по статье 65 не регулируется. Личную медицинскую книжку предъявляют работники образования, торговли, медицины и общественного питания, медицинское заключение нужно для работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Перед сбором пакета проверьте должность по двум вопросам: есть ли для неё законодательный запрет по судимости и требует ли она медицинских документов.

Образцы документов для оформления приёма на работу

Комплект закрывает работодательскую часть пакета; начинать стоит с шаблона трудового договора и сверять с ним остальные формы.

Дополнительные документы для отдельных категорий работников

Комплект из статьи 65 ТК РФ расширяется по категории работника, и ошибка почти всегда возникает в момент, когда кадровик видит паспорт и применяет общее правило, не спросив о статусе. Сценарная таблица показывает, что добавляется к базовому пакету и что проверить до подписания договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из таблицы видно, что у большинства категорий нагрузка лежит на работодателе: отдельного документа от кандидата нет, но есть уведомление или проверка, срок которой начинает течь со дня заключения договора.

Несовершеннолетние: комплект зависит от возраста и статуса

Пороги построены по принципу: чем младше человек, тем больше взрослых подтверждают, что работа ему не навредит. С 16 лет договор заключается самостоятельно, если работа не вредит здоровью. С 15 лет — самостоятельно, но только на лёгкий труд. С 14 лет нужны письменное согласие одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки, до 14 лет — разрешение органа опеки при узком круге работ, по сути творческих. Согласие родителя не заменяет разрешение опеки.

Испытание несовершеннолетнему не устанавливается, ежегодный отпуск составляет 31 календарный день, продолжительность работы сокращённая: 24 часа в неделю до 16 лет и 35 часов в возрасте от 16 до 18 лет. С 1 марта 2026 года нормативы переноски тяжестей для возрастов от 14 до 17 лет определяет приказ Минтруда от 10.06.2025 № 369н.

Важный нюанс из практики: подросткам часто ставят полную рабочую неделю, потому что они соглашаются на любые условия. Согласие работника не делает незаконное условие законным, а нарушение обнаруживается быстро: инспектор сверяет дату рождения и продолжительность рабочей недели в одном и том же договоре. Перед заключением договора с работником младше 18 лет сверьте эти два поля.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем найма: «Сироту пропускают почти всегда: кадровик видит в паспорте шестнадцать лет и применяет общее правило, не уточнив статус. А для сироты разрешение опеки нужно и после 16 лет, то есть статус меняет комплект документов. Для сезонной работы с подростком я рекомендую срочный трудовой договор на сезон или каникулы: основание для срочности там настоящее, и расставание решается истечением срока.»

Иностранные граждане: новые формы уведомления МВД с 1 сентября 2026 года

Документ на право работы зависит от статуса иностранца по статье 327.3 ТК РФ: временно пребывающий предъявляет патент или разрешение на работу, временно проживающий — РВП, постоянно проживающий — вид на жительство. Высококвалифицированному специалисту из числа временно пребывающих нужен полис ДМС, кроме исключений, установленных законом.

С 1 сентября 2026 года уведомление МВД о заключении договора с иностранцем подаётся по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, которые заменили прежние формы по приказу № 536. Срок прежний — не более 3 рабочих дней со дня заключения договора. В новой форме указывается срок трудового договора или отметка, что он бессрочный, а к уведомлению прикладывается согласие иностранца на обработку его персональных данных. Это согласие берите при подписании договора, иначе подать уведомление в срок не получится.

За неуведомление в течение 3 рабочих дней часть 3 статьи 18.15 КоАП РФ на дату публикации предусматривает для юрлиц штраф от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. С 3 ноября 2026 года в статью вносятся изменения по закону № 294-ФЗ, поэтому редакцию нормы сверяйте на дату приёма.

Совместители и бывшие госслужащие

Статья 283 ТК РФ разрешает запросить у совместителя документ об образовании, если работа требует специальных знаний, и справку о характере и условиях труда по основному месту, если совмещаемая работа вредная или опасная. Трудовую книжку для совместительства не предъявляют.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «На справке с основного места работы компании ошибаются регулярно. Смысл нормы в том, что работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме совместителя на вредное производство работодатель обязан выяснить условия на основном месте: если этого не сделать и человек годами будет работать в двойной вредности, отвечать будет работодатель, а не работник.»

Бывший государственный или муниципальный служащий, уволенный с должности из установленного перечня, в течение 2 лет после увольнения сообщает новому работодателю о последнем месте службы. Работодатель в течение 10 дней со дня заключения договора уведомляет представителя нанимателя по этому месту: так требуют часть 3 статьи 64.1 ТК РФ и часть 4 статьи 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ. Вопрос о государственной службе за последние 2 года стоит включить в анкету кандидата.

Какие документы работодатель требовать не вправе

ИНН в перечень статьи 65 ТК РФ не входит, и отсутствие ИНН не мешает отчётности: налоговая не вправе отказать в приёме отчётов, где у физического лица — получателя дохода ИНН не указан. Если работник принёс ИНН сам, работать с ним проще, но требовать его нельзя. Свидетельства о рождении детей — документ для налогового вычета и дополнительных гарантий, их работник по своей инициативе отдаёт в бухгалтерию, и в пакет для трудового договора они не входят.

Справку о заработке за 2 предыдущих года для расчёта больничного с 2023 года не запрашивают: сведения о заработке Социальный фонд России получает сам. Механизм расчёта пособий описан на странице Минтруда об обязательном социальном страховании. Многие типовые перечни документов при приёме всё ещё включают эту справку, и кандидат вправе её не приносить.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В правиле о запрете лишних документов три источника, а не один. Перечень статьи 65 может расширить федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Типовая ситуация — служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания у такого требования нет: кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»

Отказ в приёме возможен только по деловым качествам кандидата. По письменному требованию соискателя работодатель обязан сообщить причину отказа письменно не позднее 7 рабочих дней со дня предъявления требования (часть 5 статьи 64 ТК РФ). Кандидату, получившему отказ после спора о документах, стоит предъявить такое требование: письменная причина нужна для обращения в ГИТ или суд.

Документы, которые оформляет работодатель при приёме, и сроки

Работодательская часть пакета начинается до подписи кандидата: статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его работой, и коллективным договором до подписания трудового договора. Приказ о приёме по той же статье работодатель вправе издавать, но не обязан: основанием отношений служит подписанный договор.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: ознакомление с ЛНА допустимо провести до подписания договора или в момент подписания, но не позже. Лист ознакомления с датой после даты договора фиксирует нарушение статьи 68 письменно. Сверьте даты в листе ознакомления и в договоре до того, как работник приступит к работе.

Трудовой договор составляется в письменной форме в 2 экземплярах, по одному каждой стороне. Если работника фактически допустили к работе с ведома работодателя без письменного договора, статья 67 ТК РФ даёт не более 3 рабочих дней со дня допуска, чтобы оформить договор письменно.

Согласие на обработку персональных данных с 1 сентября 2025 года оформляется отдельно от других документов, которые человек подписывает (статья 9 закона № 152-ФЗ в редакции закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ). Пункт о согласии внутри трудового договора или анкеты этому требованию не соответствует. Нужно ли согласие в конкретном случае, зависит от цели обработки: для обработки, которую прямо предписывает закон, согласие не требуется, а для уведомления МВД об иностранце оно приложение к форме по приказу № 290.

Сведения о приёме подаются в Социальный фонд России в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. С 30 декабря 2025 года действует обновлённая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Требования к заполнению и разъяснения по срокам собраны в базе знаний Социального фонда России по форме ЕФС-1.

Личную карточку по форме Т-2 закон вести не обязывает: это факультативный кадровый документ, который удобен для учёта, но его отсутствие нарушением не считается. Запись о приёме вносится в бумажную трудовую книжку, если работник её сохранил, и регистрируется в книге учёта движения трудовых книжек; сведения о военнообязанных передаются в военкомат.

Если вы работодатель и ведёте приём на бумаге, ознакомление с ЛНА можно перенести в электронный вид без изменения порядка статьи 68. В практике Добыто новичок подписывает ЛНА в системе раньше договора, и метка времени фиксирует эту очерёдность точнее, чем дата, проставленная от руки.

Как оформить приём на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений и категорию работника: трудовой договор или ГПХ по существу работы, основное место или совместительство, бессрочный или срочный договор, гражданин РФ, иностранец или несовершеннолетний.
2. Шаг 2. Сверьте документы кандидата с перечнем статьи 65 ТК РФ и дополнительным списком для его категории; ничего сверх перечня не запрашивайте.
3. Шаг 3. Направьте кандидата на предварительный медосмотр, если он обязателен: для работников младше 18 лет, на вредных и опасных работах, на работах, связанных с движением транспорта (статьи 69 и 220 ТК РФ).
4. Шаг 4. Ознакомьте кандидата под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, ЛНА по его работе и коллективным договором до подписания трудового договора.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в 2 экземплярах или в электронном виде; при фактическом допуске без договора оформите его не позднее 3 рабочих дней со дня допуска.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приёме, если он предусмотрен в компании, и подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
7. Шаг 7. Направьте уведомления: в МВД о приёме иностранца — в течение 3 рабочих дней, бывшему работодателю госслужащего — в течение 10 дней, сведения о военнообязанном — в военкомат.

Что включить в трудовой договор: условия, срок и испытание

Комплект документов кандидата нужен для того, чтобы заполнить обязательные условия трудового договора по статье 57 ТК РФ: место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени, если он отличается от общего, условия труда на рабочем месте и гарантии для работ с вредными условиями. Для срочного договора дополнительно указываются срок действия и обстоятельство, которое послужило основанием срочности. Дополнительные условия — испытание, уточнение обязанностей сторон — включаются по соглашению.

Основания для срочного трудового договора перечислены в ТК РФ, и перечень закрытый; минимальный срок договора закон не устанавливает. С 1 сентября 2026 года субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные договоры по соглашению сторон с численностью до 70 работников вместо прежних 35.

Испытание длится не более 3 месяцев, для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и обособленных подразделений — не более 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. С 1 сентября 2026 года статья 70 ТК РФ в редакции закона от 09.04.2026 № 91-ФЗ запрещает устанавливать испытание женщинам с детьми до 3 лет вместо прежнего порога в полтора года. Кандидатке с ребёнком до 3 лет условие об испытании в договор не включается, и при приёме имеет смысл уточнить возраст детей, если кандидатка сама сообщает о них.

Кейс из практики: работницу уволили как не прошедшую испытание, положив в основу оценки должностную инструкцию, с которой её при трудоустройстве не ознакомили; в договоре и ЛНА обязанности описаны не были. Второй кассационный суд общей юрисдикции признал увольнение незаконным: работодатель не опроверг, что поручал задачи, не согласованные при трудоустройстве. В похожем деле Девятого кассационного суда суды отменили увольнение сотрудника, которому не сообщили задачи на период испытания и не дали доступа к удалённому рабочему столу.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Испытание проверяет соответствие работника поручаемой работе, а работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если инструкции работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, оценивать нечего. Минимум перед установлением испытания: обязанности закреплены в договоре или инструкции, работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим системам выдан.»

Как оформить пакет документов при приёме в электронном виде

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые законом № 377-ФЗ. Кандидат при этом приносит тот же перечень по статье 65: меняется способ подписания договора, приказа и листа ознакомления, а не состав пакета.

Какие документы приёма можно подписать электронно

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота 4 группы документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказ о приёме, заявления, ознакомление с ЛНА и согласия в эти исключения не входят.

Если работодатель ввёл КЭДО, он информирует принимаемого работника об электронном документообороте. Отсутствие у кандидата согласия на КЭДО или электронной подписи не служит основанием для отказа в приёме: такого работника оформляют на бумаге.

Какой подписью подписывают трудовой договор

Вид подписи зависит от системы, в которой заключается договор. В информационной системе работодателя работодатель подписывает договор УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства. На платформе «Работа в России» работодателю доступны УКЭП и такая УНЭП, а работнику — УКЭП, такая УНЭП или ПЭП, ключ которой получен при личной явке (статья 22.3 ТК РФ). ПЭП предусмотрена именно для платформы «Работа в России», для договора в системе работодателя она не подходит.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнёров — удостоверяющие центры. Для 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, поэтому кадровик формирует договор и приказ в привычной учётной системе.

Когда электронное оформление приёма не подходит

Электронный приём не закрывает весь пакет и подходит не каждому работнику. Бумажная трудовая книжка принимается и хранится на бумаге, журнал инструктажа по охране труда подписывается собственноручно. Работник без электронной подписи или без согласия на КЭДО, если согласие от него требуется, оформляется на бумаге. Если в компании ещё нет ЛНА о переходе на КЭДО, электронный договор с новичком заключить нельзя: сначала оформляется порядок электронного документооборота, затем переводятся документы приёма.

Ошибки при сборе пакета документов и их цена

Большинство нарушений при приёме квалифицируют по статье 5.27 КоАП РФ. Для юрлица общее нарушение трудового законодательства по части 1 стоит предупреждения или штрафа от 30 000 до 50 000 рублей, а уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, в том числе фактический допуск без договора, по части 4 — от 50 000 до 100 000 рублей.

• Запросили документ сверх перечня. Так делают ради проверки кандидата службой безопасности. Требование справки о доходах или характеристики без законного основания — нарушение статьи 65, а отказ в приёме из-за непредставленного документа кандидат оспаривает через письменное требование по статье 64.
• Допустили к работе до подписания договора. Мотив — не задерживать выход сотрудника. Если договор не оформлен в течение 3 рабочих дней с допуска, это часть 4 статьи 5.27: до 100 000 рублей на юрлицо.
• Не уведомили МВД о приёме иностранца или подали прежнюю форму. С 1 сентября 2026 года форма по приказу № 536 не применяется, а пропуск срока в 3 рабочих дня стоит от 400 000 до 800 000 рублей или приостановления деятельности.
• Ознакомили с ЛНА после подписания договора. Даты в листе ознакомления позже даты договора дают нарушение статьи 68 и ослабляют позицию работодателя в споре об испытании и дисциплине.
• Пропустили срок ЕФС-1. Подраздел 1.1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после приказа или иного документа о приёме; при массовом найме срок нарушают на пакетах, оформленных в пятницу.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Малое предприятие — до 100 человек, микропредприятие — до 15, и это разница в одну цифру с большими последствиями. От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать ЛНА и применять типовую форму трудового договора. Компания на 80 человек, решившая работать без ЛНА, получит нарушение по каждому из них. Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.»

Перед первым приёмом в новом году проверьте три вещи: категорию компании в реестре МСП, актуальную форму уведомления МВД и редакцию ЕФС-1 в учётной программе.

Стоимость электронного оформления приёма в Добыто: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма считается по числу сотрудников в КЭДО, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Пакет для трудового договора складывается из короткого закрытого перечня статьи 65 ТК РФ и надстройки по категории работника: подростку, иностранцу, совместителю на вредную работу и бывшему госслужащему нужны дополнительные документы или уведомления с собственными сроками. Всё, что выходит за этот перечень без прямой нормы закона, кандидат вправе не приносить. Работодательская часть держится на очерёдности: ЛНА до договора, договор не позднее 3 рабочих дней с допуска, ЕФС-1 на следующий рабочий день, уведомление МВД в течение 3 рабочих дней по новым формам.

В Добыто мы переводим работодательскую часть пакета в электронный вид: ознакомление с ЛНА, трудовой договор и приказ подписываются в системе с фиксацией очерёдности, а подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа.

Частые вопросы о документах при приёме на работу

Нужна ли трудовая книжка при приёме на работу по совместительству?

Нет. Совместитель не предъявляет трудовую книжку: она хранится по основному месту работы, а запись о совместительстве вносится туда по желанию работника. По статье 283 ТК РФ у совместителя можно запросить документ об образовании, если работа требует специальных знаний, и справку о характере и условиях труда по основному месту, если совмещаемая работа вредная или опасная.

Можно ли установить испытание, если с работником повторно заключают договор на ту же должность?

Это высокий риск. Верховный Суд включил в обзор практики дело, где работнику на одну и ту же должность неоднократно заключали договоры, каждый раз с новым испытанием. Суды квалифицировали это как злоупотребление правом с целью обойти ограничение испытания по части 5 статьи 70 ТК РФ, и увольнение по части 1 статьи 71 признали незаконным. Повторное испытание допустимо при приёме на другую должность после реального перерыва.

Устанавливается ли испытание работнику, восстановленному судом?

Нет. Девятый кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным условие об испытании на 3 месяца в дополнительном соглашении с восстановленным работником и взыскал компенсацию морального вреда. Восстановление — возврат в прежние отношения, новый трудовой договор не заключается, и проверять соответствие работе, которую человек выполнял годами, нет оснований.

Что делать, если должность требует справку о судимости, а кандидат её ещё не получил?

Для должности, к которой закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием, договор заключают только после предъявления справки. Её выдаёт МВД в бумажном виде с подписью уполномоченного сотрудника или в электронном виде, и электронная справка имеет ту же силу. Дату выхода в таком случае согласуют с учётом срока получения справки.

Нужно ли согласие на КЭДО от работника, который устраивается впервые?

Не нужно, если человек принимается на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа. Работодатель с введённым КЭДО информирует его об электронном документообороте, и документы оформляются электронно. Для остальных работников согласие требуется, но его отсутствие не служит основанием для отказа в приёме.

Нужно ли менять трудовые договоры из-за нового классификатора профессий ОК 016-2025?

Классификатор действует с 1 января 2026 года по приказу Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст вместо ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или его новая редакция и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Классификатор связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому для новых работников наименование должности в договоре сверяют с ним сразу.