График работы и учет рабочего времени как связать два документа

Мария Ж. 24 мин чтения

График работы и учёт рабочего времени связаны через норму часов. График до начала учётного периода фиксирует план: сколько часов, в какие дни и смены. Табель в течение периода фиксирует, что было на самом деле. Разница между ними — это сверхурочная работа, работа в выходной или недоработка. Часы по графику должны совпадать с нормой рабочего времени учётного периода. В 2026 году при 40-часовой неделе норма составляет 1972 часа. Табель ведётся всегда: это обязанность работодателя по части 4 статьи 91 ТК РФ, и правильно составленный график от неё не освобождает. При поденном учёте переработку считают за каждый день по табелю. При суммированном — по итогам учётного периода: он не может быть длиннее 1 года, а при вредных и опасных условиях труда — 3 месяцев.

Покажем, как составить график, который сходится с нормой, какие коды табеля фиксируют отклонения от плана и как сверить оба документа, чтобы работа в выходной не оплачивалась второй раз как сверхурочная. Отдельно разберём изменения статей 99 и 152 ТК РФ, действующие с 1 сентября 2026 года: лимит 4 часа в день и до 240 часов в год. Сценарная таблица по режимам работы, пошаговая сверка, штрафы по статье 5.27 КоАП, образцы табелей и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Содержание

Чем график работы отличается от табеля учёта рабочего времени

У графика и табеля одна единица измерения, рабочий час, но разные функции. Их различия удобно видеть по параметрам: что фиксирует документ, когда он составляется и какая норма ТК РФ его требует.

Параметр График работы (сменности) Табель учёта рабочего времени
Что фиксирует Плановое распределение рабочих часов, смен и выходных Фактически отработанное время и неявки каждого работника
Когда составляется До начала периода, при суммированном учёте — на учётный период В течение периода, по дням
Основание в ТК РФ Статьи 100, 103, 104 Часть 4 статьи 91, статья 99 (точный учёт сверхурочной работы)
Когда обязателен При сменной работе и суммированном учёте; при обычной пятидневке режим задают правила внутреннего трудового распорядка Всегда, по каждому работнику
Доведение до работника Не позднее чем за 1 месяц до введения в действие (часть 4 статьи 103) Ознакомление под подпись ТК РФ не требует
Сверхурочная работа Заранее в график не включается Отражается кодом С (04) по дням, когда она была
Форма Утверждается работодателем, унифицированной формы нет Т-12 или Т-13 по постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 либо собственная форма

Данные в графике и табеле могут не совпадать, и это нормальное состояние учёта. Нарушение возникает, когда расхождение ничем не подтверждено: работник вышел в выходной без приказа, остался после смены без письменного согласия, а в табель перенесли плановые часы из графика. Логику разграничения хорошо описывает разъяснение Государственной инспекции труда о суммированном учёте рабочего времени. График отражает планируемую организацию времени в учётном периоде, табель — фактическое использование, и составление графика не освобождает от ведения табеля.

Унифицированные формы Т-12 и Т-13 с 2013 года не обязательны для коммерческих организаций, но большинство работодателей оставляет их из-за привычного набора кодов. Если вы разрабатываете свою форму, утвердите её приказом и закрепите перечень условных обозначений: на эти коды потом опирается сверка с графиком.

Как составить график работы, чтобы он сходился с нормой часов

Норму часов считают по Порядку исчисления нормы рабочего времени, утверждённому приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. При 40-часовой неделе продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, её умножают на число рабочих дней по календарю пятидневки. Накануне нерабочего праздничного дня день сокращается на 1 час. Календарь 2026 года задан постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 о переносе выходных дней: выходной с субботы 3 января перенесён на пятницу 9 января, с воскресенья 4 января — на четверг 31 декабря. В итоге в 2026 году 247 рабочих дней и 1972 часа нормы при 40-часовой неделе. Норма считается по календарю пятидневки, даже если работник трудится сменами.

При суммированном учёте график составляют на весь учётный период, и сумма часов по нему должна равняться норме периода: быть не больше и не меньше её. Отсюда три правила составления:

  • Сверхурочная работа в график заранее не включается. Если сумма часов по графику выше нормы, график составлен с нарушением, даже если работник согласен.
  • Норму учётного периода уменьшают на часы ежегодного и учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, временной нетрудоспособности и исполнения государственных или общественных обязанностей. Такую позицию Роструд изложил в письме от 01.03.2010 № 550-6-1. Если этого не сделать, часы сверх нескорректированной нормы превратятся в отработку за отсутствие по уважительной причине.
  • Для работников с неполным рабочим днём или неполной неделей нормальное число часов за учётный период пропорционально уменьшается.

Учётный период выбирает работодатель: месяц, квартал или другой срок, но не больше 1 года. Для работ с вредными и опасными условиями труда предел — 3 месяца. Для водителей учётный период при суммированном учёте составляет 1 месяц по приказу Минтранса России от 16.10.2020 № 424. Порядок введения суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка по статье 104 ТК РФ. Региональные инспекции труда отмечают, что больше всего нарушений при суммированном учёте связано именно с установлением нормы рабочего времени, поэтому расчёт нормы стоит приложить к графику.

Ознакомление с графиком: срок и доказательства

Графики сменности доводят до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие (часть 4 статьи 103 ТК РФ). Как правило, они являются приложением к коллективному договору, а при составлении учитывается мнение представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Месяц отсчитывают от даты введения графика в действие. Поэтому график на следующий учётный период утверждают заранее, а не в последние дни текущего.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

В КЭДО ознакомление подтверждается электронной подписью работника в системе. Но доказательственная сила такой подписи держится на процедуре, а не на самом факте отметки в системе.

Важный нюанс из практики: в одном из трудовых споров работодатель корректно внедрил КЭДО. У него было положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, согласие работника получено в срок. На новом рассмотрении, после отмены прежних решений кассацией, работник всё равно выиграл. Подпись выдали в день подписания спорного документа, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Суд оценивал фактическую способность работника работать в системе, а не отметку в журнале ознакомления. Для графиков сменности вывод прямой: пропишите в положении о КЭДО порядок идентификации при подписании и проверьте, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.

Читайте также:  Календарь рабочего времени на год как подготовить кадровой службе

Лайфхак: работники, у которых трудовая деятельность началась до 1 января 2022 года, могут отказаться от перехода на КЭДО. Посчитайте их заранее и держите для них бумажный лист ознакомления с графиком: вести отказавшихся параллельно на бумаге придётся весь переходный период.

Как вести табель учёта рабочего времени по графику: коды и отклонения

Табель заполняют по факту за каждый день. Если день прошёл строго по графику, табель повторяет плановые часы. Если нет, отклонение фиксируется кодом и подтверждается документом: приказом, заявлением, листком нетрудоспособности, служебной запиской. Коды в формах Т-12 и Т-13 одинаковые, их задаёт постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Т-12 рассчитана на ручное заполнение и содержит раздел расчётов с персоналом. Т-13 используют при автоматизированном учёте, например по данным системы контроля доступа.

Для связки с графиком важны коды, которые показывают отклонение от плана:

Код Что означает Какой документ подтверждает отклонение от графика
Я (01) Работа в дневное время Не требуется, если часы совпадают с графиком
Н (02) Работа в ночное время График, если ночные часы запланированы; приказ, если нет
РВ (03) Работа в выходной или нерабочий праздничный день Приказ о привлечении и согласие работника; при выборе отгула — его заявление
С (04) Сверхурочная работа Приказ о привлечении и письменное согласие работника, кроме случаев части 3 статьи 99 ТК РФ
К (06) Служебная командировка Приказ о командировке
ОТ (09) Ежегодный основной оплачиваемый отпуск Приказ об отпуске; дни сверяют с графиком отпусков
Б (19) Временная нетрудоспособность с назначением пособия Электронный листок нетрудоспособности
В (26) Выходные и нерабочие праздничные дни При суммированном учёте — выходные по графику, а не по календарю
НН (30) Неявка по невыясненным причинам Заменяется другим кодом после выяснения причины

Последняя строка таблицы — частая причина расхождений при сверке. Код НН ставят временно. Если его не заменили до закрытия периода, норма учётного периода не будет скорректирована на больничный или отпуск, и сверхурочные часы посчитаются неверно.

При суммированном учёте суббота и воскресенье являются рабочими днями, если так установлено графиком. Поэтому код РВ в табеле сменного работника ставят только за выход в выходной по его графику, а не по производственному календарю. Если табель заполняют по календарю пятидневки, работа по плановому графику в субботу ошибочно превращается в работу в выходной с двойной оплатой.

В Добыто табель по форме Т-13 можно собрать конструктором прямо в статье. Он формирует файл .docx на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Для внесения данных понадобится график работника на месяц.

Соберите табель Т-13 на месяц по своему графику

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, табель формируется там. В Добыто для этого есть модуль для 1С:ЗУП, который устанавливают и настраивают за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Проверить готовый табель по графику всё равно придётся: программа не знает, был ли у работника приказ на выход в выходной.

Какой график и какой учёт нужны при вашем режиме работы

Режим рабочего времени устанавливают правила внутреннего трудового распорядка, а для работников с режимом, отличным от общего, — трудовой договор (статья 100 ТК РФ). От режима зависит, нужен ли отдельный график, что проверять в табеле и когда считать сверхурочные.

Режим Что нужно для плана Что критично в табеле Когда считаются сверхурочные
Пятидневка 40 часов, поденный учёт Правила внутреннего трудового распорядка и производственный календарь, отдельный график не нужен Задержки после окончания рабочего дня За каждый день сверх установленной продолжительности
Сменная работа, поденный учёт График сменности, доведённый за 1 месяц Совпадение дат и продолжительности смен с графиком За каждую смену сверх её продолжительности
Суммированный учёт График на учётный период, сумма часов равна норме периода Фактические часы по дням, коды отпусков и больничных для корректировки нормы По итогам учётного периода, оплата — по дням (сменам), на которые пришлась переработка
Вахтовый метод Суммированный учёт обязателен, график работы на вахте Рабочие часы и дни междувахтового отдыха По итогам учётного периода не более 1 года
Вредные и опасные условия труда Учётный период не более 3 месяцев Сокращённая продолжительность по карте спецоценки При подклассах 3.3 и 3.4 — не более 120 часов в год без исключений
Водители Учётный период 1 месяц по приказу Минтранса России № 424 Время управления и время прочих работ по графику По итогам месяца
Гибкое рабочее время (статья 102 ТК РФ) Начало, окончание и продолжительность дня по соглашению сторон, учётный период Суммарные часы за учётный период Сверх суммарного количества часов за учётный период
Ненормированный рабочий день (статья 101 ТК РФ) Перечень должностей в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре Часы по установленному режиму Эпизодическая работа за пределами дня сверхурочной не считается, компенсация — дополнительный отпуск не менее 3 дней (статья 119 ТК РФ)

Чем длиннее учётный период и неравномернее смены, тем больше ошибок даёт механическое копирование графика в табель. При пятидневке расхождение видно в тот же день. При суммированном учёте за квартал оно проявляется только при закрытии периода, когда перераспределить часы уже нельзя.

Когда отдельный график работы не нужен

Если все работники трудятся по общему режиму, например с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, план задают правила внутреннего трудового распорядка вместе с производственным календарём. Отдельный график сменности в этом случае избыточен. Табель при этом всё равно ведут. У дистанционных работников режим рабочего времени устанавливают коллективный договор, локальный нормативный акт или трудовой договор. Если режим в них не определён, работник распределяет время по своему усмотрению (статья 312.4 ТК РФ), и график для него составлять не из чего. Суммированный учёт не нужен, если ежедневную и еженедельную продолжительность можно соблюдать: законодательство прямо обязывает вводить его только при вахтовом методе.

Сверхурочная работа: лимит часов в год и правила учёта с 1 сентября 2026 года

Сверхурочная работа по статье 99 ТК РФ — это работа по инициативе работодателя сверх установленной продолжительности рабочего дня (смены), а при суммированном учёте — сверх нормального числа рабочих часов за учётный период. Инициатива работодателя оформляется приказом, согласие работника — письменно, за исключениями из части 3 статьи 99. Если работник задержался по своей инициативе и приказа нет, часы в табеле как сверхурочные не отражаются. Такая ситуация требует разбора с руководителем подразделения, а не молчаливой правки табеля.

С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, который изменил статьи 99 и 152 ТК РФ. Для связки графика и табеля важны четыре изменения:

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

  • Дневной лимит. Сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в день. Прежняя формулировка про 4 часа в течение двух дней подряд из части 6 статьи 99 исключена, поэтому проверять табель теперь нужно по каждому дню отдельно.
  • Годовой лимит. Базовый лимит — 120 часов в год. Его можно увеличить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Привлечение сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника по правилам допуска к сверхурочной работе, закреплённым в коллективном договоре, соглашении или ЛНА.
  • Категории с жёстким потолком 120 часов. Это работники государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает 1/4 месячной нормы, и работники с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4 по спецоценке. Лица пенсионного и предпенсионного возраста и работники с подклассами 3.1 и 3.2 могут работать сверх 120 часов только с письменного согласия, при отсутствии противопоказаний по медицинскому заключению и после письменного ознакомления с правом отказаться.
  • Оплата при суммированном учёте. Сверхурочные часы оплачиваются исходя из сверхурочного времени, которое пришлось на конкретный день (смену): первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном за каждый час.
Читайте также:  Смена 10 часов и суммированный учёт: как совместить

Последний пункт напрямую связывает табель с графиком. Итоговую сумму сверхурочных при суммированном учёте по-прежнему определяют в конце учётного периода, но для оплаты нужно видеть, в какие дни и смены работник отработал сверх графика. Табель, где за период проставлено только общее число часов, эту задачу не решает. Разъяснения, выпущенные до 1 сентября 2026 года, где первые 2 часа за весь учётный период оплачиваются в полуторном размере, а остальные в двойном, новой редакции статьи 152 не соответствуют.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день, которую оплатили в повышенном размере или компенсировали другим днём отдыха по статье 153 ТК РФ, при подсчёте сверхурочных, оплачиваемых в повышенном размере, не учитывается. Это правило статьи 152 защищает от двойной оплаты одних и тех же часов. В табеле такие часы стоят под кодом РВ, а не С. По желанию работника сверхурочная работа тоже может компенсироваться дополнительным временем отдыха, но не меньше отработанного сверхурочно.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Общий лимит сверхурочной работы после поправок остался прежним, 120 часов в год. 240 часов доступны только тому работодателю, на которого распространяется коллективный договор или отраслевое соглашение с таким условием, и каждый час сверх 120 требует письменного согласия работника. Многие материалы о поправках писались до 1 сентября 2026 года и описывают их в будущем времени. Прежде чем менять ЛНА и правила допуска к сверхурочной работе, сверьтесь с действующей редакцией статьи 99 ТК РФ и проверьте, есть ли у вас документ, который действительно поднимает лимит.»

Точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника — прямая обязанность работодателя по статье 99 ТК РФ. Без табеля с дневной детализацией её нельзя подтвердить ни перед работником, ни перед ГИТ.

Полезно знать: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов в год, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Этот день отражается в табеле как освобождение от работы с сохранением заработка, а не как неявка.

Как сверить табель с графиком по итогам учётного периода

Сверку проводят до закрытия периода и до начисления зарплаты за последний месяц периода. После начисления исправление превращается в перерасчёт. Отдельная сверка нужна при любом режиме, но при суммированном учёте без неё сверхурочные посчитать невозможно: норма и факт расходятся из-за отпусков, больничных и выходов в выходные.

Как сверить табель учёта рабочего времени с графиком: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Определите норму учётного периода по производственному календарю и приказу № 588н для недельной продолжительности, установленной работнику.
  2. Шаг 2. Уменьшите норму на часы, которые приходятся на отпуск, больничный, исполнение государственных или общественных обязанностей. Берите часы по графику работника в эти дни, а не по календарю пятидневки.
  3. Шаг 3. Сопоставьте каждую смену: плановые часы по графику и фактические по табелю. Все расхождения без кода и подтверждающего документа выпишите отдельным списком и закройте до следующего шага.
  4. Шаг 4. Отделите часы под кодом РВ, оплаченные в повышенном размере или компенсированные днём отдыха. В сверхурочные их не включайте.
  5. Шаг 5. Посчитайте сверхурочные: фактически отработанные часы минус скорректированная норма. Привяжите их к дням (сменам), в которые работник отработал сверх графика, для оплаты по статье 152 ТК РФ.
  6. Шаг 6. Проверьте лимиты: не более 4 часов сверхурочной работы в день, 120 часов в год или 240 при наличии коллективного договора либо отраслевого соглашения, письменные согласия на часы сверх 120.
  7. Шаг 7. Если работник болел в месяце с недоработкой, а переработка в других месяцах не погасилась, скорректируйте график: предоставьте дополнительные часы или дни отдыха, чтобы по итогам периода выйти на норму.
  8. Шаг 8. Подпишите итоговый табель ответственным лицом и руководителем подразделения и передайте в расчётный отдел вместе с приказами о сверхурочной работе.

Условный пример по шагам 1-5: норма квартала по календарю — 480 часов, работник 10 рабочих дней по 8 часов провёл в отпуске. Скорректированная норма — 400 часов. Фактически по табелю он отработал 412 часов, из них 12 часов в праздничный день оплачены в двойном размере под кодом РВ. Сверхурочных за период — 0: 412 минус 12 часов РВ дают 400, то есть ровно норму. Без шага 4 те же 12 часов были бы оплачены дважды.

Для суммированного учёта в Добыто есть калькулятор: на вход он принимает квартал, дату начала, недельную норму, отработанные часы и часовую ставку. На выходе показывает баланс часов, норму за период, сверхурочные часы, доплату за переработку и процент выработки нормы.

Результат сверки нормы, отработанных и сверхурочных часов за учётный период
Итог расчёта по учётному периоду: баланс часов с пометкой о недоработке, норма, факт и доплата за переработку по статье 104 ТК РФ.

Что проверить до утверждения графика на следующий период

  • Порядок суммированного учёта и длина учётного периода закреплены в правилах внутреннего трудового распорядка.
  • Норма периода посчитана по календарю 2026 года с учётом сокращённых предпраздничных дней, расчёт приложен к графику.
  • Сумма часов по графику равна норме, сверхурочная работа в график не заложена.
  • Отпуска из графика отпусков учтены, норма на них уменьшена.
  • Для работников с вредными условиями учётный период не превышает 3 месяцев.
  • Дата ознакомления наступает не позднее чем за 1 месяц до введения графика в действие, для отказавшихся от КЭДО подготовлен бумажный лист ознакомления.
  • Если планируется больше 120 часов сверхурочной работы, есть коллективный договор или отраслевое соглашение с лимитом 240 часов и правила допуска к сверхурочной работе.

Образцы табелей, графика отпусков и документов для утверждения режима работы

Комплект закрывает оба документа связки и оформление режима; начните с табеля Т-12, если учёт ведётся вручную.

Документ Скачать
Табель учёта рабочего времени по форме Т-12, бланк Скачать
Образец заполненного табеля рабочего времени Скачать
График отпусков по форме Т-7 Скачать
Приказ об утверждении локального нормативного акта Скачать
Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ Скачать
Положение о ведении КЭДО Скачать

Электронный график и табель в КЭДО: подписи, ознакомление, хранение

Графики и табели относятся к документам, которые можно вести в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Порядок задаёт положение о КЭДО: перечень документов, категории работников, виды подписи и способ ознакомления. Работодатель подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной подписью. Работник для части документов может использовать ПЭП или УНЭП. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. ПЭП и УНЭП равнозначны ей только при соглашении между участниками обмена и локальном акте с правилами определения лица по его подписи.

Внимание: если работник согласился на КЭДО, документы по переведённым процессам в бумаге уже не оформляются. Бумажный лист ознакомления с графиком сменности как запасной вариант для такого работника не работает: процесс либо переведён, либо нет.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто первыми в электронный вид переводят процессы, где работнику достаточно простой электронной подписи: заявления на отпуск и командировку, ознакомление с локальными актами. Вход в систему в этом случае не требует выдачи ключей, обучения работе с носителем и объяснений про пин-коды. Ознакомление с графиком сменности укладывается в тот же первый этап, если положение о КЭДО и соглашение о ПЭП уже приняты.

Читайте также:  Изменения рабочего времени как провести и уведомить работников заранее
Маршрут графика сменности в КЭДО от кадровика до подписи работника
Путь графика в КЭДО: кадровик загружает документ, система строит маршрут и уведомляет работника, тот подписывает с телефона, файл уходит в электронный архив.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на КЭДО часто воспринимают как дополнительный канал: была бумага, теперь есть ещё и электронный вид. По переведённым процессам вы меняете способ оформления, а не добавляете запасной, и откатиться обратно по конкретному документу нельзя. Систему поменять можно, способ оформления по уже переведённому процессу — нет. Поэтому до переноса графиков и табелей в систему выпишите процессы, количество документов в год, подписантов и нужный вид подписи, а порядок опишите в локальном акте под себя, а не по шаблону вендора.»

Сколько хранить табели и графики и что выгружать для проверки

Табели учёта рабочего времени и графики отпусков хранятся 5 лет. В КЭДО действуют те же сроки хранения, что и для бумажных документов. Для кадровых электронных документов Минтруд задаёт формат комплекта: сам документ в XML, файл усиленной подписи отдельно, а при подписании по доверенности — машиночитаемая доверенность как обязательная часть комплекта.

Сроки хранения табелей учёта рабочего времени и других кадровых документов
Табели и графики отпусков хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. В КЭДО сроки те же.

Ошибки в связке графика и табеля и сколько они стоят

Большинство ошибок появляется из желания сэкономить время кадровой службы на закрытии месяца. Цена ошибки складывается из доплаты работнику, компенсации за задержку и штрафа ГИТ.

Табель копирует график. Плановые часы переносят в табель целиком, отклонения не отмечают. Задержки после смены и выходы в выходной из учёта пропадают, сверхурочные не оплачиваются. При споре работник взыскивает недоплату и компенсацию по статье 236 ТК РФ: не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки.

Сверхурочная работа заложена в график. Так делают, чтобы заранее закрыть нехватку людей. Сумма часов по графику превышает норму учётного периода, и нарушение видно из самого графика, без сверки с табелем.

Норма не скорректирована на отпуск и больничный. Переработка сверх скорректированной нормы остаётся неоплаченной сверхурочной работой, а работник после отпуска фактически отрабатывает время отсутствия по уважительной причине.

Выход в субботу по графику отмечен кодом РВ. У сменного работника при суммированном учёте суббота по графику — рабочий день. Двойная оплата таких дней — лишний расход фонда оплаты труда. Обратная ошибка, когда выход в выходной по графику отмечен как обычная явка, — недоплата по статье 153 ТК РФ.

График доведён позже чем за 1 месяц. Нарушение статьи 103 ТК РФ фиксируется по дате ознакомления, поэтому электронная отметка с датой здесь работает как доказательство и для работодателя, и против него.

Нарушения учёта рабочего времени квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 — предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 штраф для должностных лиц составляет от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций — от 50 000 до 70 000 рублей.

Штрафы по статье 5.27 КоАП за ошибки в учёте рабочего времени
Санкции за нарушения кадрового учёта в 2026 году, включая повторное нарушение и дисквалификацию руководителя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда табели и графики ведутся в электронном виде, на проверке или в споре нужна не картинка на экране, а файлы. Комплект состоит из самого документа, отдельного файла подписи и доверенности, если документ подписан по ней. Спросите у поставщика системы не о том, хранит ли она документы, а о том, выгружает ли она этот комплект целиком в требуемом формате.»

Стоимость КЭДО для ведения графиков и табелей в электронном виде

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год подключение за 5 минут
Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции по запросу по запросу
ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно на всех тарифах входят в тариф
УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры по запросу по запросу
Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов в составе тарифа «Бизнес» установка и настройка за 1 день

Итог по компании определяется численностью: для небольшого штата до 25 человек достаточно тарифа «Старт», а для сменного персонала с интеграцией 1С:ЗУП и электронным архивом табелей нужен «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.

Выводы

График задаёт план, табель фиксирует факт, а связывает их норма учётного периода, скорректированная на отпуска и больничные. Сверхурочные нельзя планировать заранее: они появляются только как подтверждённая приказом разница между табелем и графиком. С 1 сентября 2026 года эту разницу нужно видеть по дням: лимит составляет 4 часа в день, а при суммированном учёте оплата привязана к конкретной смене. Сверка до закрытия периода дешевле любого перерасчёта и любой проверки ГИТ.

В Добыто графики сменности, табели и приказы о сверхурочной работе проходят подписание и ознакомление в КЭДО с фиксацией даты. Комплект хранится в электронном архиве и выгружается для проверки файлами.

Частые вопросы

Можно ли изменить график сменности после того, как работник с ним ознакомился?

ТК РФ отдельной процедуры изменения графика не устанавливает, поэтому новая редакция доводится до работника так же, как исходный график: не позднее чем за 1 месяц до введения в действие по статье 103 ТК РФ. Если изменение нужно раньше, его оформляют с письменного согласия работника. Замену одной смены по договорённости подтверждают заявлением работника и приказом, чтобы табель по этому дню не расходился с документами.

Как отразить в табеле работу в выходной, если работник выбрал день отдыха?

День работы отмечают кодом РВ с фактическими часами. По статье 153 ТК РФ такая работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Выбор принадлежит работнику и оформляется его письменным заявлением: без заявления работа оплачивается в повышенном размере. Роструд в письме от 31.10.2008 № 5917-ТЗ указал, что предоставляется полный день отдыха независимо от числа часов, отработанных в выходной.

Признают ли сверхурочной работу, если приказа о привлечении не было?

По статье 99 ТК РФ сверхурочная работа выполняется по инициативе работодателя, поэтому основной документ — приказ и письменное согласие работника. В судебной практике сверхурочной признают и работу, которую работник выполнял с ведома и по поручению руководителя без приказа. Доказательствами служат данные системы контроля доступа, служебная переписка, электронные журналы. Если руководитель регулярно оставляет людей после смены, безопаснее оформить привлечение, чем спорить о нём после увольнения работника.

Действует ли лимит 240 часов сверхурочной работы для совместителей?

Для работников государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает 1/4 месячной нормы рабочего времени, лимит сверхурочной работы не может превышать 120 часов в год, даже если коллективный договор предусматривает 240. Эта категория прямо названа в новой редакции статьи 99 ТК РФ, действующей с 1 сентября 2026 года. Часы совместительства при этом сверхурочной работой не являются и учитываются в отдельном табеле по совместительству.

Кто подписывает табель учёта рабочего времени?

В формах Т-12 и Т-13 предусмотрены подписи ответственного лица, которое ведёт табель, руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы. Если форма собственная, круг подписантов закрепляют в приказе об утверждении формы или в положении о КЭДО. При электронном табеле маршрут подписания повторяет этот круг, а подписи ставятся видами ЭП, определёнными положением.

Как учитывать ночные часы в графике и табеле?

Ночным считается время с 22:00 до 6:00 (статья 96 ТК РФ). Смена в ночное время сокращается на 1 час без последующей отработки, кроме работников с уже сокращённым рабочим временем и принятых специально для работы ночью, если коллективным договором не предусмотрено иное. Это сокращение закладывают в график заранее. В табеле ночные часы отмечают кодом Н (02) отдельно от дневных: каждый час работы ночью оплачивается в повышенном размере, минимум 20% часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за час работы, по постановлению Правительства РФ от 22.07.2008 № 554.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.