Изменения рабочего времени как провести и уведомить работников заранее

Изменения рабочего времени проводятся одним из трёх путей: по соглашению сторон с дополнительным соглашением (статья 72 ТК РФ), по инициативе работодателя с письменным уведомлением каждого работника не позднее чем за 2 месяца (статья 74 ТК РФ) или новым графиком сменности, который доводится до работников не позднее чем за 1 месяц до введения (статья 103 ТК РФ). Статья 74 применима только при изменении организационных или технологических условий труда, и трудовую функцию она не меняет. Порядок зависит от того, где записан режим: если он есть в трудовом договоре, меняется договор через соглашение или уведомление; если режим общий и закреплён только в правилах внутреннего трудового распорядка, меняются правила с учётом мнения профсоюза и ознакомлением работников под подпись.

Ниже — сценарная таблица для выбора основания, проверка перед стартом и расчёт дат так, чтобы уведомление не пришлось вручать повторно. Отдельно разобраны ознакомление в КЭДО и при отказе от подписи, неполный режим на срок до 6 месяцев, суммированный учёт, лимит 120 часов сверхурочной работы в год и норма часов по календарю рабочего времени на 2026 год. Пошаговый порядок по статье 74, образцы уведомления и допсоглашения, ошибки с размерами штрафов, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какое основание выбрать: соглашение, статья 74 или новый график

Основание определяют 2 обстоятельства: согласен ли работник на новый режим и есть ли у работодателя организационная или технологическая причина, из-за которой прежний режим нельзя сохранить. Статья 57 ТК РФ относит режим рабочего времени к обязательным условиям трудового договора, если для конкретного работника он отличается от общих правил у работодателя. Статья 100 ТК РФ перечисляет, из чего режим состоит: продолжительность рабочей недели, работа с ненормированным рабочим днём, продолжительность смены, время начала и окончания работы, перерывы, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней. Изменение любого из этих элементов и есть изменение режима.

Сверхурочная работа в таблице стоит отдельной строкой: регулярная переработка сверх лимита не превращается в новый режим сама по себе, её оформляют как смену режима по одному из верхних оснований. Если ваша ситуация совпадает с двумя строками, например работник согласен, но причина организационная, соглашение по статье 72 оформляется быстрее и не требует ожидания 2 месяцев.

Когда статья 74 не подходит

Статья 74 не работает, если организационной или технологической причины нет: желание руководителя сдвинуть начало дня без изменений в производстве или структуре таким основанием не считается, и в споре работодателю придётся доказывать причину документами. Статья не позволяет изменить трудовую функцию, а новые условия не могут ухудшать положение работника по сравнению с коллективным договором и соглашениями (часть 8 статьи 74 ТК РФ). В этих случаях остаётся только соглашение сторон. Проверьте, есть ли у вас приказ или иной документ, из которого видна причина, до того как готовить уведомления.

Что проверить до начала процедуры

Часть ошибок закладывается до первого уведомления: режим меняют по ПВТР, хотя у половины работников он прописан в трудовых договорах, или забывают про профсоюз, и срок 2 месяца приходится отсчитывать заново. Перед стартом пройдите по списку.

1. Где закреплён режим. Откройте трудовые договоры: если в них есть время начала и окончания работы, продолжительность смены или график, меняется договор. Если режим описан только в ПВТР, меняются правила внутреннего трудового распорядка (статья 190 ТК РФ).
2. Есть ли первичная профсоюзная организация. ПВТР, графики сменности и решение о неполном режиме по части 5 статьи 74 принимаются с учётом её мнения. По статье 372 ТК РФ проект направляется в выборный орган, мотивированное мнение он даёт в течение 5 рабочих дней.
3. Что сказано в коллективном договоре. Новый режим не может ухудшать условия, закреплённые в нём.
4. Кто сейчас отсутствует. Работники на больничном, в отпуске, дистанционные сотрудники получат уведомление другим способом, дату вручения фиксируйте для каждого.
5. Кто дал согласие на КЭДО. Работнику без такого согласия уведомление и допсоглашение вручаются на бумаге.
6. Какие учётные документы поменяются. Табель, график сменности, порядок суммированного учёта в ПВТР, настройки учёта в 1С.

Итог проверки — список работников с отметкой, по какому основанию и каким способом каждому вручается документ. С этим списком считается самая поздняя дата, к которой все уведомления должны быть на руках.

Изменение режима по соглашению сторон: дополнительное соглашение

Соглашение по статье 72 ТК РФ заключается только в письменной форме, устная договорённость о новом графике юридической силы не имеет. Срока предупреждения нет: новый режим начинает действовать с даты, которую стороны указали в допсоглашении. Этот путь подходит, когда режим меняется по просьбе работника, при переходе на неполное время по статье 93 и когда работодатель готов договориться, а не ждать 2 месяца по статье 74.

В допсоглашении приводят новую редакцию пункта трудового договора о режиме целиком: продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, перерывы, график или порядок суммированного учёта, если он вводится. Формулировка «работник переводится на новый график» без самого графика в споре не показывает, о каком режиме стороны договорились. Если меняется оплата, например при неполном времени, её новая редакция включается в тот же документ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сформируйте дополнительное соглашение о новом режиме работы

После подписания допсоглашения издаётся приказ, если этого требует ваш порядок оформления, и вносятся изменения в табель и учётную систему с даты начала нового режима. В сервисе Добыто допсоглашение уходит работнику на подпись в личный кабинет, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Работник, который не согласился на КЭДО, подписывает бумажный экземпляр.

Изменение режима по инициативе работодателя: порядок по статье 74

Двухмесячный срок по статье 74 ТК РФ отсчитывается от даты, когда работник получил письменное уведомление, а не от даты приказа. Уведомление содержит причину (изменение организационных или технологических условий труда), конкретные новые условия и дату, с которой они вводятся. Если хотя бы одному работнику уведомление вручено позже, для него новый режим вводится позже, и на время разрыва в одном подразделении действуют 2 режима.

Как изменить режим рабочего времени по статье 74 ТК РФ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте причину: приказ о внедрении новой технологии, изменении структуры, графика работы подразделения или иной документ, из которого видно, почему прежний режим нельзя сохранить.
2. Шаг 2. Подготовьте проект новой редакции ПВТР или графика и, если есть первичная профсоюзная организация, направьте его в выборный орган. Мотивированное мнение поступает в течение 5 рабочих дней (статья 372 ТК РФ).
3. Шаг 3. Вручите каждому работнику письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца до даты введения режима. Работник ставит подпись и дату получения; при отказе составляется акт.
4. Шаг 4. Если работник письменно не согласен, предложите ему в письменной форме другую работу, которую он может выполнять с учётом квалификации и здоровья: вакантную должность или нижестоящую, нижеоплачиваемую. Вакансии предлагаются в данной местности, в другой местности — только если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями или трудовым договором.
5. Шаг 5. С даты введения режима оформите изменения: допсоглашения с согласившимися работниками, приказ, ознакомление с новой редакцией ПВТР под подпись (статья 22 ТК РФ).
6. Шаг 6. С работником, который отказался и от нового режима, и от предложенной работы, или которому предложить нечего, трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Ему выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (статья 178 ТК РФ).

Отдельный случай — работник на больничном или в отпуске на дату вручения. Вручать уведомление в этот период закон не запрещает, а увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено статьёй 81 ТК РФ. Подписание допсоглашения об ухудшении условий с болеющим работником формально допустимо, но создаёт спор.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Изменение условий трудового договора с работником, который находится на больничном, закон не запрещает, практика допускает даже подписание допсоглашения о переводе. Но в споре работник скажет, что подписывал с температурой и не понимал документ, и опровергать это придётся вам: у вас его подпись, у него листок нетрудоспособности. Если до даты введения режима есть запас, дождитесь выхода работника и не создавайте спор там, где можно было подождать неделю.»

Важный нюанс из практики: если документ всё-таки нужно подписать срочно, работайте с доказательствами. Зафиксируйте, каким способом документ передан, что у работника было время с ним ознакомиться и что он добровольно подтвердил готовность подписать, лучше всего перепиской, где он сам об этом пишет.

Неполный режим на срок до 6 месяцев при угрозе массового увольнения

Если изменения условий труда могут повлечь массовое увольнение, часть 5 статьи 74 ТК РФ разрешает ввести режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до 6 месяцев. Решение принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ, работников уведомляют по общим правилам статьи 74. Работник, отказавшийся продолжать работу в неполном режиме, увольняется по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ с гарантиями, положенными при сокращении. Отменить неполный режим раньше срока можно также с учётом мнения профсоюза.

О введении, изменении и отмене неполного рабочего дня или недели работодатель сообщает в службу занятости в течение 3 рабочих дней после принятия решения: это требование статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации». Сведения размещаются на единой цифровой платформе «Работа России». Надзорный комментарий Государственной инспекции труда к статье 74 ТК РФ о неполном рабочем времени показывает, какие шаги процедуры инспекция проверяет при введении такого режима.

Образцы документов для смены режима рабочего времени

Комплект покрывает оба пути, по соглашению и по статье 74; начните с уведомления, от даты его вручения зависит весь график процедуры.

Как уведомить работников и доказать ознакомление

Для статьи 74 доказательство одно: документ с датой, из которой видно, что работник получил уведомление не позднее чем за 2 месяца. Подойдут подпись с датой на экземпляре работодателя, электронный документ в системе КЭДО с отметкой о подписании или акт об отказе от подписи. Уведомление, отправленное в мессенджер или на личную почту, дату вручения само по себе не доказывает.

Бумажное уведомление и отказ от подписи

Уведомление готовится в 2 экземплярах: один остаётся у работника, на втором он пишет, что получил документ, и ставит дату. Если работник отказывается расписываться, текст уведомления зачитывают ему в присутствии 2-3 свидетелей и составляют акт об отказе от подписи, срок в этом случае считается с даты акта. Работнику, который отсутствует, уведомление направляют почтой ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении; пока письмо не вручено, 2 месяца для него не начинаются.

Уведомление и ознакомление через КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают оформлять уведомления, допсоглашения, графики и ознакомление с ЛНА в электронном виде. Работодатель подписывает документы УКЭП, работник — электронной подписью того вида, который закреплён в вашем Положении о КЭДО. Работник, не давший согласия на электронный документооборот, получает уведомление на бумаге. Для дистанционных работников обмен электронными документами предусмотрен статьёй 312.2 ТК РФ, и ознакомление с новым режимом проходит тем же способом, что и остальное кадровое взаимодействие.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошёл 4 инстанции. Работодатель проиграл при наличии Положения о КЭДО, утверждённого перечня документов и согласия работника: подпись выдали работнику в день подписания заявления, сам он пользоваться системой не умел и за него подписывал другой человек, а информационная система работодателя всё это зафиксировала. Для уведомлений о новом режиме вывод тот же: электронная форма доказывает ознакомление, только если выдача подписи и идентификация работника оформлены заранее.

Мария Ж, специалист по электронной подписи и КЭДО: «В трудовых спорах о документах из КЭДО решает не подпись, а процедура. Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Прежде чем рассылать уведомления о новом режиме, проверьте, описан ли порядок идентификации в вашем Положении о КЭДО.»

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно может пользоваться системой. Для процедуры по статье 74 это означает, что подписи работникам выпускаются до старта двухмесячного срока, а не вместе с уведомлением.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Графики сменности, суммированный учёт и календарь рабочего времени

При сменной работе график на следующий период доводится до работников не позднее чем за 1 месяц до его введения (статья 103 ТК РФ). График составляет работодатель с учётом мнения представительного органа работников, как правило он является приложением к коллективному договору. Работа 2 смены подряд запрещена. Ежемесячный график в рамках уже установленного сменного режима — это исполнение режима, а не его изменение, и 2 месяца по статье 74 для него не нужны. Переход с пятидневки на сменный график или со смен по 8 часов на смены по 12 часов меняет сам режим и оформляется по статье 72 или 74.

Суммированный учёт рабочего времени вводится, когда ежедневную или еженедельную продолжительность нельзя соблюсти (статья 104 ТК РФ). Учётный период не может превышать 1 год, для работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 3 месяца. Порядок применения суммированного учёта устанавливается ПВТР, поэтому его введение для работников, у которых раньше был поденный учёт, требует изменения правил, учёта мнения профсоюза и уведомления.

Норма часов за учётный период берётся из производственного календаря. В 2026 году при пятидневной неделе 247 рабочих дней, норма при 40-часовой неделе — 1972 часа. Если новый режим вводится с середины учётного периода, норму считают отдельно по дням до и после даты изменения, иначе к концу периода в табеле появляется переработка или недоработка, которой фактически не было.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При ознакомлении с графиками оценивается не подпись работника в журнале, а его фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: проверьте на одном подразделении, что каждый работник сам открывает и подписывает график.»

Сверхурочная работа и учёт рабочего времени после смены режима

Сверхурочная работа не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение 2 дней подряд и 120 часов в год (статья 99 ТК РФ). При суммированном учёте сверхурочной считается работа сверх нормального числа часов за учётный период, поэтому переработка видна только по итогам периода, а не по отдельной смене. Привлечение допускается с письменного согласия работника, кроме случаев, перечисленных в части 3 статьи 99. Первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном; по желанию работника вместо повышенной оплаты предоставляется дополнительное время отдыха не менее отработанного сверхурочно (статья 152 ТК РФ).

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (часть 4 статьи 91 ТК РФ), и точный учёт сверхурочной работы. Унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1; с 2013 года они не обязательны, и работодатель может утвердить собственную форму. С даты нового режима в табеле меняются продолжительность смены, условные обозначения и, если вводится суммированный учёт, порядок подсчёта нормы.

Баланс рабочего времени, то есть разница между нормой периода и отработанными часами, сверяйте с лимитом 120 часов в год ежемесячно, а не в декабре: превышение лимита уже нельзя исправить задним числом. В практике Добыто табели и графики синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, и изменения режима с конкретной даты попадают в учёт без повторного ввода.

Ошибки при изменении рабочего времени и их цена

Нарушение порядка изменения условий трудового договора квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностного лица и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для организации от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет для должностного лица и от 50 000 до 70 000 рублей для организации. Штраф при этом не главная статья расходов: если работника уволили по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с нарушением процедуры, суд восстанавливает его на работе и взыскивает средний заработок за время вынужденного прогула.

• Уведомление вручено позже чем за 2 месяца. Причина обычно в том, что дату введения режима назначают раньше, чем собраны подписи отсутствующих работников. Для непредупреждённого работника новый режим с назначенной даты не действует, отказ работать по нему не нарушение дисциплины.
• Нет документа с организационной или технологической причиной. Статья 74 без причины не применяется, изменение признаётся односторонним изменением договора в нарушение статьи 72.
• Не учтено мнение профсоюза. ПВТР, график сменности или решение о неполном режиме, принятые без процедуры статьи 372, работодателю придётся принимать заново, а срок уведомления для работников может сдвинуться.
• Служба занятости не получила сведения о неполном режиме. Непредставление сведений наказывается по статье 19.7 КоАП РФ: от 300 до 500 рублей для должностного лица, от 3 000 до 5 000 рублей для организации.
• Сверхурочные сверх 120 часов в год. Регулярная переработка по старому режиму, который фактически уже поменяли без оформления, выявляется по табелю и также квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ.
• Новый график согласован устно. Без письменного допсоглашения режим по статье 72 не изменён, и в споре работник ссылается на условия трудового договора.

Что об этом думает ГИТ: в разъяснении на портале Онлайнинспекция.рф по вопросу работника, которому поменяли график без согласия, специалисты указывают, что изменение условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, а по статье 74 — при изменении организационных или технологических условий труда и с письменным уведомлением за 2 месяца. Соглашение заключается письменно, устная договорённость силы не имеет. Работник, которому режим изменили с нарушением этого порядка, вправе обратиться с заявлением в государственную инспекцию труда, указав полное наименование и адрес организации.

Стоимость КЭДО для уведомлений, допсоглашений и графиков

Стоимость зависит от численности работников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Для процедуры по статье 74 в компании до 25 человек обычно хватает ПЭП и УНЭП из тарифа «Старт», для большей численности и связки с табелем в 1С:ЗУП нужен «Бизнес». Актуальные условия, состав тарифов и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Новый режим вводится законно, если основание выбрано до первого документа: согласие работника оформляется допсоглашением без ожидания, организационная или технологическая причина даёт право изменить режим в одностороннем порядке только через письменное уведомление за 2 месяца, а очередной график сменности достаточно довести до работников за месяц. Даты процедуры строятся от последнего вручённого уведомления, а профсоюз, служба занятости при неполном режиме, табель и лимит 120 часов сверхурочной работы в год закладываются в план с первого дня.

Добыто ведёт в электронном виде всю цепочку документов этой процедуры: уведомления, допсоглашения, графики и ознакомление с ПВТР подписываются работниками с телефона, дата получения фиксируется системой, а данные передаются в 1С:ЗУП.

Частые вопросы об изменении рабочего времени

Может ли руководитель подписывать уведомления об изменении режима, находясь на больничном?

Может. Полномочия руководителя не прекращаются на время болезни: они прекращаются решением уполномоченного органа, а листок нетрудоспособности лишь основание для выплаты пособия. Уведомления и приказы, подписанные в этот период, действительны. Если подписывать будет заместитель, в приказе о возложении обязанностей указывается конкретный перечень полномочий, иначе возникает спор, вправе ли он был подписать именно этот документ.

Нужно ли согласие работника, чтобы установить ему ненормированный рабочий день?

Ненормированный рабочий день — элемент режима по статье 100 ТК РФ, и установить его работнику, у которого его не было, можно по соглашению сторон или по статье 74 с уведомлением за 2 месяца. Должность должна входить в перечень, закреплённый коллективным договором, соглашением или ЛНА (статья 101 ТК РФ). Работнику с ненормированным днём предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней (статья 119 ТК РФ).

Можно ли наказать работника за отказ от сверхурочной работы?

Если работник не дал письменного согласия, дисциплинарное взыскание за отказ незаконно. Без согласия привлечь можно только в случаях части 3 статьи 99 ТК РФ: работы по предотвращению катастрофы, производственной аварии либо устранению их последствий, общественно необходимые работы по устранению непредвиденных обстоятельств, работы при введении чрезвычайного или военного положения. Беременных и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают вовсе, инвалидов и женщин с детьми до 3 лет — только с их согласия, если это не запрещено по состоянию здоровья, и после ознакомления под подпись с правом отказаться.

Можно ли увеличить учётный период для работников с вредными условиями труда до года?

По общему правилу для работников с вредными и (или) опасными условиями труда учётный период не превышает 3 месяцев. Если по причинам сезонного или технологического характера этот период соблюсти нельзя, отраслевым соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение до 1 года (часть 1 статьи 104 ТК РФ). Без такого положения в коллективном договоре работодатель увеличить период не вправе.

Нужно ли знакомить с новым режимом тех, кого принимают после его введения?

Нужно, но в другом порядке. По статье 68 ТК РФ работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА, связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Уведомление за 2 месяца ему не вручают: новый режим сразу становится условием его договора или действует через ПВТР, с которыми он ознакомлен при приёме.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза, если режим меняется одному работнику по соглашению?

Нет, если меняется только его трудовой договор. Соглашение по статье 72 ТК РФ заключают работник и работодатель, профсоюз в нём не участвует. Мнение выборного органа по статье 372 учитывается, когда меняется ЛНА: ПВТР, график сменности, положение о суммированном учёте, решение о неполном режиме для группы работников.