Таблица графика работы как оформить и разослать сотрудникам

Таблица графика работы — это локальный документ работодателя, в котором для каждого работника по дням расписаны смены, время начала и окончания работы, перерывы и выходные на месяц, квартал или весь учётный период. Для сменной работы график обязателен по статье 103 ТК РФ: его утверждают с учётом мнения представительного органа работников, если такой орган есть, и доводят до сотрудников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие. Сумма часов в таблице не может превышать норму периода: в 2026 году это 1972 часа при 40-часовой неделе. Если режим у всех одинаковый и закреплён в правилах внутреннего трудового распорядка, отдельная таблица не нужна; при сменном режиме или суммированном учёте график составляют всегда, и ознакомление каждого работника фиксируют подписью.

Ниже — какие столбцы включить в таблицу, как проверить её по норме часов и новому лимиту сверхурочной работы после 144-ФЗ, как связать график с табелем учёта рабочего времени и как разослать документ на бумаге или через КЭДО, чтобы ознакомление выдержало проверку ГИТ и спор в суде. Пошаговая инструкция, сценарная таблица по режимам работы, образцы документов, тарифы на электронную рассылку и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда нужен отдельный график работы, а когда хватает правил внутреннего трудового распорядка

Режим рабочего времени по статье 100 ТК РФ устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективный договор или соглашения, а для отдельного работника, чей режим отличается от общего, — трудовой договор или дополнительное соглашение к нему. Пятидневка с 9:00 до 18:00 и обедом с 13:00 до 14:00, прописанная в ПВТР, уже является графиком работы: помесячная таблица для таких сотрудников не требуется, их время отражается только в табеле.

Отдельную таблицу составляют, когда рабочие дни и часы меняются от периода к периоду и из ПВТР их вычислить нельзя. На практике это четыре ситуации:

• Сменная работа в две, три или четыре смены, когда производственный процесс длиннее допустимой смены, нужно загрузить оборудование или увеличить объём услуг и продукции. График сменности прямо требует статья 103 ТК РФ.
• Суммированный учёт рабочего времени по статье 104 ТК РФ. Норму считают за учётный период, и без графика нельзя доказать, что часы распределены в пределах нормы. Учётный период не может превышать 1 год, а для работ с вредными или опасными условиями труда — 3 месяца.
• Режимы вроде «сутки через трое» или «два через два». По разъяснению Роструда, это не сменная работа, потому что сотрудники сменяют друг друга за пределами суток. Но учёт при таких режимах почти всегда суммированный, и график составляют уже по статье 104.
• Индивидуальный режим отдельного работника, который закреплён в трудовом договоре и отличается от общего: например, работа по скользящему расписанию в одном подразделении.

Когда отдельная таблица графика не нужна

Работнику с ненормированным рабочим днём по статье 101 ТК РФ график не составляют: его режим задан ПВТР, а эпизодическая работа за пределами дня компенсируется дополнительным отпуском. Гибкий график по статье 102 ТК РФ работник регулирует сам в пределах согласованной нормы, поэтому помесячная таблица с конкретными часами противоречит самой сути режима; достаточно зафиксировать в трудовом договоре фиксированное время присутствия, если оно есть, и учётный период. У дистанционного работника режим определяют трудовой договор или ЛНА по статье 312.4 ТК РФ; таблица нужна, только если он работает по сменам. Исполнителям по договору ГПХ и самозанятым график работы не утверждают вовсе: нормы о рабочем времени на них не распространяются, а включение исполнителя в график сменности — один из признаков трудовых отношений.

Прежде чем открывать шаблон, сверьте ПВТР: если режим каждой категории работников там описан полностью и не меняется от месяца к месяцу, табеля достаточно. Если хотя бы у одной группы есть смены или суммированный учёт, график нужен именно для неё.

Как составить таблицу графика работы: обязательные элементы и нормы часов на 2026 год

Унифицированной формы графика сменности нет: Госкомстат её не утверждал, поэтому форму выбирает работодатель и закрепляет в ЛНА или в приказе об утверждении графика. Свобода касается только оформления. Содержание графика Роструд перечисляет конкретно, и каждый элемент из перечня должен читаться в таблице без дополнительных пояснений.

Таблица ниже сводит обязательные элементы графика сменности с ограничениями, которые проверяет инспектор.

Последняя строка чаще всего расходится с практикой. Если плановые часы работника в графике уже превышают норму, это сверхурочная работа, запланированная заранее, а для неё статья 99 ТК РФ требует отдельного основания, письменного согласия и учёта. Кроме того, при составлении графика учитывают работников с особой продолжительностью смены по статье 94 ТК РФ: несовершеннолетних, инвалидов, работников с вредными условиями труда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Норма часов и баланс рабочего времени по производственному календарю 2026

Норму периода берут из производственного календаря, который строится по статье 112 ТК РФ и постановлению Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 о переносе выходных дней в 2026 году. Выходной 3 января перенесён на 9 января, выходной 4 января — на 31 декабря, рабочих суббот в 2026 году нет. При пятидневке год даёт 247 рабочих дней и 118 выходных и праздничных. Годовая норма составляет 1972 часа при 40-часовой неделе и 1774,4 часа при 36-часовой; в предпраздничный день смена короче на 1 час, поэтому из произведения 8 часов на 247 дней вычитаются 4 часа.

Баланс рабочего времени по графику — разница между суммой плановых часов работника и нормой учётного периода. При суммированном учёте баланс сводят к нулю к концу периода: недоработку в одном месяце перекрывают более длинными сменами в другом. Норму для работника, который часть периода болел или был в отпуске, уменьшают на часы этих дней, иначе график покажет ложную недоработку.

Перед утверждением таблицы проверьте три итоговые цифры по каждому работнику: сумму часов за период против нормы, минимальный междусменный отдых и самый короткий еженедельный отдых. Если хотя бы одна не проходит, график переделывают до ознакомления, а не после.

Как связать график с табелем учёта рабочего времени и лимитом сверхурочной работы

График — это план, табель — факт. Обязанность вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, установлена частью 4 статьи 91 ТК РФ, а за сверхурочной работой статья 99 ТК РФ требует от работодателя точного учёта по каждому работнику. Поэтому один и тот же день живёт в двух документах: в графике стоит плановая смена, в табеле — отработанные часы, неявка, больничный, отпуск или сверхурочные.

Для табеля чаще всего используют формы Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но буквенные коды из них остались общим языком кадровиков и бухгалтеров: Я — явка, Н — ночные часы, РВ — работа в выходные и праздничные дни, С — сверхурочная работа, В — выходной. Если собственная форма табеля не утверждена, удобнее вести Т-13 или Т-12 без переделок.

Соберите табель под свой график за пару минут

Конструктор формирует табель по форме Т-13 на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Плановые смены из графика переносятся в строки работников, а отклонения отмечаются по факту.

Сверхурочная работа в год: лимит после 144-ФЗ

С 01.09.2026 действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, изменивший правила о сверхурочной работе. Прежние ограничения по статье 99 ТК РФ сохранились: не более 4 часов в течение 2 дней подряд. Годовой лимит по общему правилу остался 120 часов, но если на работодателя распространяется коллективный договор или отраслевое (межотраслевое) соглашение, лимит поднимается до 240 часов в год. Для отдельных категорий работников лимит остаётся 120 часов.

Оплата по 144-ФЗ построена единообразно: за первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном размере за каждый час. Конкретные размеры устанавливает коллективный договор, отраслевое соглашение, ЛНА или трудовой договор. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Особенности для суммированного учёта урегулированы отдельно: при нём сверхурочными считаются часы сверх нормы учётного периода, и выявить их можно только сопоставив табель с графиком по итогам периода.

Счётчик сверхурочных часов с начала года ведите отдельной строкой в табеле или в сводной ведомости: с ним видно, у кого из работников приближается порог 120 часов и когда понадобится письменное согласие. В сервисе Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день, а документы между учётной системой и КЭДО синхронизируются автоматически.

Как утвердить график работы и довести его до сотрудников за месяц

После составления график сменности утверждает руководитель организации, и по общему правилу его вводят в действие приказом. Если в организации есть представительный орган работников, до утверждения проект направляют ему и учитывают мнение в порядке статьи 372 ТК РФ, как для любого ЛНА; графики сменности, как правило, оформляют приложением к коллективному договору. На разные периоды можно утверждать разные графики, а при суммированном учёте — один график на весь учётный период.

Срок ознакомления по части 4 статьи 103 ТК РФ — не позднее чем за 1 месяц до введения графика в действие. График на январь 2027 года работники должны увидеть и подписать до 1 декабря 2026 года. Исключение действует только для организаций и объектов, где Правительство РФ ввело особенности регулирования в рамках специальных мер в сфере экономики. Изменения и дополнения графика проходят тот же путь, что и утверждение: учёт мнения профсоюза, приказ, ознакомление. Требования к сменному режиму Роструд собрал в памятке для работодателей на портале Онлайнинспекция.рф о сменном режиме работы: там перечислены обязательные элементы графика и случаи, когда сменная работа вводится.

Что об этом думает ГИТ: Роструд прямо указывает, что проставить одному работнику 2 смены подряд нельзя даже при его согласии, а если работник отказывается ознакомиться с графиком, работодатель составляет акт об отказе. Перевод работников с обычного режима на сменный или с двухсменного на трёхсменный по инициативе работодателя из-за изменения организационных или технологических условий требует уведомления под расписку за 2 месяца по статье 74 ТК РФ; в остальных случаях переход оформляют дополнительным соглашением по соглашению сторон.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить и разослать таблицу графика работы сотрудникам: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, что режим работы, учётный период и порядок составления графиков закреплены в ПВТР или отдельном ЛНА. Учётный период при суммированном учёте — не более 1 года, для работ с вредными или опасными условиями — не более 3 месяцев.
2. Шаг 2. Возьмите норму часов на период из производственного календаря 2026 года и уменьшите её для каждого работника на дни отпусков и больничных, известные заранее.
3. Шаг 3. Заполните таблицу: ФИО, должность, табельный номер, коды смен по дням, расшифровку времени смен и перерывов, итог часов. Проверьте междусменный отдых, 42 часа еженедельного отдыха, отсутствие 2 смен подряд и сокращение ночных смен.
4. Шаг 4. Если есть представительный орган работников, направьте ему проект и учтите мнение по статье 372 ТК РФ. Утвердите график приказом руководителя.
5. Шаг 5. Разошлите график не позднее чем за 1 месяц до начала периода: на бумаге под подпись в листе ознакомления или через КЭДО работникам, давшим согласие. Отказ от ознакомления оформите актом.
6. Шаг 6. Отражайте фактически отработанное время в табеле. Любую замену смен вносите изменением графика тем же порядком, а работу сверх нормы оформляйте как сверхурочную с учётом лимитов статьи 99 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронное ознакомление не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Прежде чем рассылать графики только в электронном виде, посмотрите, какие документы у вас существуют лишь в системе и чем вы подтвердите их подлинность.»

Рассылка графика через КЭДО: согласия, подписи и доказательства ознакомления

Графики работы и табели относятся к документам, которые можно вести в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым 377-ФЗ. На бумаге закон оставляет трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы об инструктажах по охране труда и приказы об увольнении; график сменности в этот перечень не входит, поэтому его можно утвердить, разослать и подписать полностью в КЭДО.

Электронная рассылка работает только для тех, кто переведён на КЭДО. О переходе работодатель уведомляет каждого работника, а согласие даётся письменно. Согласия не требуется от тех, кого приняли на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа. Сотрудники, не давшие согласия, знакомятся с графиком на бумаге, поэтому в смешанном коллективе один и тот же график уходит двумя путями, и в листе ознакомления должно быть видно, кто подписал его электронно, а кто собственноручно.

Вид подписи для каждого документа и порядок идентификации работника закрепляются в ЛНА о КЭДО на основании статьи 22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. ПЭП, УНЭП и УКЭП между собой не взаимозаменяемы: работодатель подписывает электронные кадровые документы усиленной квалифицированной подписью, а работник — подписью того вида, который допускает статья 22.3 ТК РФ для конкретного документа. Если ПЭП используется внутри информационной системы работодателя, с работником заключают соглашение об использовании ПЭП и НЭП.

Сценарная таблица показывает, что проверить в первую очередь в зависимости от режима работы и статуса сотрудника.

Из таблицы видно, что форма графика почти нигде не влияет на исход проверки: инспектор смотрит на срок, подпись работника и соответствие часов норме. На эти три точки и стоит тратить время при подготовке рассылки.

Как график проходит через систему КЭДО

Маршрут в КЭДО устроен так: кадровик загружает или формирует график, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает документ и подписывает его с телефона, после чего график уходит в электронный архив на срок до 50 лет. В практике Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому рассылка графика не упирается в покупку подписей для линейного персонала. Платформа Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за сотрудника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: проверьте на одной смене, что каждый сам открывает и подписывает график.»

Чем подтвердить, что работник ознакомлен с графиком

Спор о графике почти всегда сводится к вопросу, знал ли работник о сменах вовремя. В бумажном варианте доказательство — подпись и дата в листе ознакомления. В КЭДО им служат журнал действий системы, дата отправки уведомления, дата и вид подписи работника, а также описанный в ЛНА порядок идентификации.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд в 2022 году встал на сторону работодателя, у которого были Положение о КЭДО и перечень документов. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил: в деле не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл, потому что подпись ему выдали в день подписания заявления, а подписывал за него другой человек, и это зафиксировала система самого работодателя. Для графиков вывод прямой: доказательство ознакомления держится на идентификации и на том, кто фактически подписал документ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что у новых сотрудников эти даты не совпадают.»

Образцы для ознакомления сотрудников с графиком и перехода на КЭДО

Комплект закрывает бумажный и электронный путь рассылки; начните с листа ознакомления с ЛНА, если часть коллектива знакомится с графиком собственноручно.

Ошибки в графике работы и во что они обходятся

Нарушения при составлении и рассылке графика квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится юрлицу в 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу — в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Штраф считается за каждое нарушение, поэтому один неверный график на подразделение может дать несколько эпизодов.

• График доведён позже чем за 1 месяц или без подписи работника. Так происходит, когда график дорабатывают до последних дней перед началом периода. Кроме штрафа, работодатель теряет возможность доказать, что работник знал о смене, и неявку на неё нельзя квалифицировать как прогул.
• Переработка заложена в план. Итог часов в графике выше нормы учётного периода означает запланированную сверхурочную работу: каждый час сверх нормы оплачивается не менее чем в полуторном или двойном размере, требует письменного согласия и засчитывается в годовой лимит 120 или 240 часов.
• Две смены подряд или короткий отдых. Такие строки появляются, когда закрывают вакансию силами действующих сотрудников. Роструд считает их нарушением даже при согласии работника, и эпизод виден инспектору прямо из таблицы.
• График принят без учёта мнения профсоюза. По части 4 статьи 8 ТК РФ нормы ЛНА, принятого без соблюдения статьи 372 ТК РФ, не подлежат применению, и весь график становится неприменимым для работников, которых представляет этот орган.
• Подпись выдана в день рассылки, а подписывает другой человек. Работодатель экономит время на подключении сотрудников, но в споре электронное ознакомление перестаёт быть доказательством.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что документ подписан в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем ЛНА о КЭДО порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи, поэтому проверьте этот раздел до первой рассылки графиков.»

Стоимость электронной рассылки графиков работы через КЭДО в 2026 году

Цена зависит от численности сотрудников, которым рассылаются графики, и от набора функций: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива. Данные актуальны на сентябрь 2026 года.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа; тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Отдельная таблица графика нужна там, где режим меняется от периода к периоду: при сменной работе и суммированном учёте. Её проверяют по трём точкам: часы не выходят за норму учётного периода, отдых между сменами и в неделю соблюдён, каждый работник подписал график не позднее чем за месяц до начала. Табель фиксирует фактически отработанное время по тем же датам, и только по нему видно, где план превратился в сверхурочную работу с новыми лимитами и оплатой по 144-ФЗ.

Добыто переводит рассылку графиков, табелей и листов ознакомления в КЭДО: сотрудники подписывают документы с телефона, а журнал системы сохраняет, кто и когда ознакомился, для проверки ГИТ и возможного спора.

Частые вопросы о графиках работы

Можно ли поменять смену работнику, если до неё осталось меньше месяца?

Изменения графика оформляются тем же порядком, что и утверждение: приказ, учёт мнения профсоюза при его наличии, ознакомление. Если замена нужна раньше месячного срока, её согласуют с конкретным работником и фиксируют его письменное согласие. Без согласия выход вне графика оформляется как сверхурочная работа по статье 99 ТК РФ или как работа в выходной день по статье 113 ТК РФ, с соответствующими ограничениями и оплатой.

Нужно ли знакомить с графиком работника, которого приняли после его утверждения?

Да. По части 3 статьи 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель знакомит работника под подпись с ПВТР и иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. График сменности, действующий в подразделении, входит в этот комплект, и месячный срок статьи 103 ТК РФ к новому работнику не применяется: он знакомится с уже действующим графиком при приёме.

Что делать, если сменщик не вышел на работу?

Если работа не допускает перерыва, работник может остаться только при наличии его письменного согласия. Работодатель обязан немедленно принять меры по замене неявившегося сменщика, а время за пределами смены оплачивается как сверхурочная работа и засчитывается в лимит 4 часов за 2 дня подряд и в годовой лимит.

Как оплачивается смена по графику, выпавшая на праздничный день?

Работа в нерабочий праздничный день оплачивается по статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере. По желанию работника вместо повышенной оплаты ему предоставляется другой день отдыха, и тогда работа в праздник оплачивается в одинарном размере. В табеле такие часы отмечают кодом РВ, чтобы бухгалтерия отделила их от обычных смен.

Какие ограничения действуют для несовершеннолетних в графике сменности?

Статья 92 ТК РФ устанавливает сокращённое время: для работников до 16 лет — не более 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю. Норму учётного периода для них считают от этих значений, и итог часов в строке несовершеннолетнего не может быть выше, даже если бригада работает по общей норме. Привлекать несовершеннолетних к сверхурочной и ночной работе статьи 96 и 99 ТК РФ запрещают.

Можно ли рассылать графики через мессенджер MAX?

На дату публикации нет. Минтруд разработал законопроект, который допускает использование мессенджера MAX для электронного документооборота между работником и работодателем, но закон не принят. До его принятия ознакомление с графиком в электронном виде возможно только в КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ, а сообщение в мессенджере ознакомлением не считается.