Обязанности и ответственность работодателя перед сотрудниками полный чек лист

Обязанности и ответственность работодателя перед сотрудниками установлены ТК РФ, КоАП РФ и отраслевыми законами. Их можно разделить на шесть групп: приём, оплата труда, рабочее время и отпуск, охрана труда, кадровые документы и персональные данные, увольнение. Почти каждая обязанность привязана к сроку: письменный трудовой договор оформляют не позднее 3 рабочих дней после фактического допуска, зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, отпускные — не позднее чем за 3 дня до отпуска, расчёт — в день увольнения. Работодатель проверяет себя по проверочным листам государственной инспекции труда (ГИТ). Работник подаёт в ГИТ бесплатную жалобу, но срок на иск в суд при этом идёт: 1 месяц по увольнению, 3 месяца по общим спорам, 1 год по зарплате.

Чек-лист сводит обязанности в таблицу с номерами статей, сроками и санкцией по каждому пункту. Отдельно показаны нормы, вступившие в силу в 2025-2026 годах: лимит сверхурочных до 240 часов, предел снижения зарплаты при депремировании 20%, отдельное согласие на обработку персональных данных. Разобраны исключения: специальная оценка условий труда при дистанционном штате, гарантии несовершеннолетних, документы с работником на больничном. Права трудовой инспекции, официальные каналы жалобы, штрафы по КоАП и УК РФ, пошаговая самопроверка и стоимость КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.

Содержание

Обязанности работодателя по ТК РФ: сводный чек-лист со сроками и санкциями

В каждой строке чек-листа — одна обязанность: норма, срок или порог и статья, по которой нарушение квалифицируют при проверке. Строки сгруппированы по этапам трудовых отношений, от допуска до увольнения.

Обязанность	Норма	Срок или порог	Ответственность
Приём на работу
Оформить письменный трудовой договор после фактического допуска	ст. 67 ТК РФ	не позднее 3 рабочих дней после допуска	ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ
Ознакомить работника с ЛНА	ст. 68 ТК РФ	до подписания трудового договора	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Требовать при приёме только документы по закрытому перечню	ст. 65 ТК РФ	на этапе оформления	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Провести инструктаж, обучение по охране труда и обязательный медосмотр	ст. 214, 220 ТК РФ	до допуска к работе	ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Подать ЕФС-1 о приёме	п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ	не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа	контроль СФР
Оплата труда
Выплачивать зарплату	ст. 136 ТК РФ	не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней после окончания периода	ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 236 ТК РФ
Платить не ниже минимума при полной норме времени	ст. 1 закона № 82-ФЗ, ст. 133.1 ТК РФ	27 093 рубля с 01.01.2026 или региональный минимум	ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ; ч. 2 ст. 145.1 УК РФ
Индексировать зарплату	ст. 134 ТК РФ	порядок в коллективном договоре, соглашении или ЛНА	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Определить систему премирования	ст. 135 ТК РФ, редакция с 01.09.2025	снижение за взыскание — не больше 20% месячной зарплаты	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Выплатить отпускные	ст. 136 ТК РФ	не позднее чем за 3 дня до начала отпуска	ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ
Рабочее время и отпуск
Соблюдать норму рабочего времени	ст. 91, 92 ТК РФ	не более 40 часов в неделю, сокращённые нормы для отдельных категорий	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Ограничить сверхурочную работу	ст. 99, 152 ТК РФ	4 часа за 2 дня подряд, 120 часов в год, до 240 часов по коллективному договору или соглашению	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Обеспечить еженедельный отдых	ст. 110 ТК РФ	не менее 42 часов подряд	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Предоставить ежегодный отпуск по графику	ст. 115, 123 ТК РФ	не менее 28 календарных дней, извещение под роспись за 2 недели	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Охрана труда
Провести специальную оценку условий труда	закон № 426-ФЗ	кроме рабочих мест надомников и дистанционных работников	ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Выдать СИЗ и смывающие средства	ст. 221 ТК РФ, приказ Минтруда № 766н	бесплатно, по утверждённым нормам	ч. 1 ст. 5.27.1; ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ для СИЗ 2-го класса риска
Документы и персональные данные
Выдать заверенные копии документов, связанных с работой	ст. 62 ТК РФ	не позднее 3 рабочих дней после письменного заявления, бесплатно	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Оформить согласие на обработку персональных данных отдельным документом	ст. 9 закона № 152-ФЗ	с 01.09.2025	по законодательству о персональных данных
Получить письменное согласие работника на КЭДО	ст. 22.2 ТК РФ	до перевода работника на КЭДО	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Увольнение и сокращение
Выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт	ст. 84.1, 140 ТК РФ	в день увольнения; если работник в этот день не работал — не позднее следующего дня после его требования	ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 236 ТК РФ
Подать ЕФС-1 об увольнении	п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ	не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа	контроль СФР
Не увольнять по инициативе работодателя в период нетрудоспособности	ст. 81 ТК РФ	весь больничный, включая увольнение по итогам испытания	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Учесть преимущественное право при сокращении	ст. 179 ТК РФ	с 01.09.2026 — также работники, вернувшиеся с военной службы по ст. 351.7 ТК РФ	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

В таблице указаны санкции по базовым частям статей. Повторное аналогичное нарушение квалифицируют по другим частям тех же статей: там штрафы выше и есть дисквалификация. Размеры этих санкций приведены в разделе об ответственности. Сведения ЕФС-1 принимает и контролирует Социальный фонд России (СФР).

Приём на работу: договор, документы и сведения в СФР

Трудовой договор считается заключённым, когда работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя. Наличие подписанного документа для этого не требуется. Письменный договор в двух экземплярах оформляют не позднее 3 рабочих дней после фактического допуска — этого требует статья 67 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

С ЛНА работника знакомят до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Ознакомление в момент подписания на практике принимают, а ознакомление после подписания — уже нарушение. В КЭДО очерёдность фиксирует метка времени в системе, и спорить о ней потом не приходится.

Перечень документов при приёме закреплён в статье 65 ТК РФ. Требовать документы, которых нет в законе, указе Президента или постановлении Правительства, нельзя. Для отдельных категорий перечень шире:

справку об отсутствии судимости запрашивают для должностей, на которые не допускают лиц с судимостью;
для подростков нужны согласия родителей и органа опеки;
иностранец предъявляет патент или разрешение на работу.

Внешний совместитель, которого принимают на вредные или опасные работы, приносит справку с основного места работы. Работодатель обязан выяснить условия труда на основной должности.

Мария Ж, HR-эксперт, более 13 лет в найме персонала: «Перечень статьи 65 ТК РФ можно расширить только законом, указом Президента или постановлением Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверьте анкету кандидата и чек-лист приёма с этим перечнем.»

С 01.09.2026 испытательный срок нельзя устанавливать женщинам с детьми до 3 лет. Раньше запрет касался матерей детей до полутора лет (Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ). Работникам младше 18 лет испытание тоже не устанавливают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Сведения о приёме подают в СФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа (пункт 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Обновлённая форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и действует с 30.12.2025. Порядок заполнения и сроки по каждому кадровому событию описаны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1.

С 01.09.2025 согласие на обработку персональных данных оформляют отдельно от других документов. Это требование внёс в статью 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ. Пункт о согласии внутри трудового договора или анкеты ему не соответствует. При этом согласие — не единственное основание для обработки: для части кадровых операций основание прямо даёт закон.

КЭДО при приёме: какие документы остаются на бумаге и какой подписью подписывают договор

Статья 22.1 ТК РФ исключает из кадрового электронного документооборота четыре вида документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Исключение касается только этих видов. Заявление об увольнении, например, работник вправе подписать в информационной системе работодателя по статье 22.3 ТК РФ.

Трудовой договор в информационной системе работодателя работодатель подписывает УКЭП. Работник может использовать УКЭП, УНЭП на условиях соглашения сторон или УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства (статья 22.3 ТК РФ).

Работника переводят на КЭДО только с его письменного согласия (статья 22.2 ТК РФ). Отказ от перехода не может быть причиной отказа в приёме или увольнения. Согласие не запрашивают у работников, принятых после 31.12.2021, если на эту дату у них не было трудового стажа. Статьи 22.1-22.3 ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, вступивший в силу 22.11.2021. Для отдельных положений, включая взаимодействие системы работодателя с цифровой платформой, закон установил дату 01.09.2022. Даты и требования собраны в разъяснениях Минтруда о КЭДО.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через КЭДО, прошёл четыре стадии. Районный суд в 2022 году и апелляция поддержали работодателя: у него было положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции эти решения отменил. В деле не нашлось сведений о порядке идентификации, а работодатель не выяснил причины увольнения, когда получил электронное заявление. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала система самого работодателя.

В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разносят по времени. Перед развёртыванием системы на всю компанию её сначала запускают на пилотной группе.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Для спора недостаточно доказать, что заявление сформировано в системе от имени работника. Суд отдельно проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он, а также умеет ли работник на деле пользоваться системой. Если порядок идентификации в локальном акте не описан, спор проигрывают даже при технически исправной подписи. Откройте положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём раздел об идентификации и регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Зарплата, премии и МРОТ в 2026 году: сроки и пороги

Зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты закрепляют в ЛНА, коллективном или трудовом договоре, причём не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена (статья 136 ТК РФ).

С 01.01.2026 федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц (статья 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ в редакции закона от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Этот порог действует для работника, который полностью отработал норму времени и выполнил трудовые обязанности. Районные коэффициенты и северные надбавки начисляют сверх МРОТ. Субъект РФ вправе установить свой минимум региональным соглашением, но не ниже федерального. Он распространяется на работодателя, если тот не направил мотивированный письменный отказ в течение 30 календарных дней после публикации предложения о присоединении. Исключение — организации, которые финансируются из федерального бюджета (статья 133.1 ТК РФ).

Факт: региональный минимум оплаты труда в Москве на 2026 год — 32 916 рублей, федеральный МРОТ — 27 093 рубля. Если на работодателя распространяется региональное соглашение, зарплату сверяют с региональным значением.

Статья 134 ТК РФ обязывает повышать реальное содержание зарплаты, в том числе индексировать её в связи с ростом потребительских цен. Работодатели вне бюджетной сферы сами устанавливают порядок индексации в коллективном договоре, соглашении или ЛНА. Проверьте, что такой документ у вас утверждён и что индексацию по нему проводили.

С 01.09.2025 действует новая редакция статьи 135 ТК РФ (Федеральный закон от 07.06.2025 № 144-ФЗ). Система премирования должна определять виды премий, их размеры, сроки, основания и условия выплаты. Премию за дисциплинарное взыскание можно снизить только за период, в котором взыскание применено, и не больше чем на 20% месячной зарплаты. У закона о сверхурочной работе от 25.05.2026 тот же номер 144-ФЗ, поэтому в ЛНА и приказах закон указывают вместе с датой.

Средний заработок с 01.09.2025 считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Прежнее постановление № 922 отменено. В расчёт включают выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, а отдельные периоды исключают по правилам Положения.

За задержку зарплаты и других выплат работодатель платит компенсацию — не меньше 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ, действовавшей в этот период, от невыплаченной суммы за каждый день. Отсчёт идёт со дня после установленного срока по день фактического расчёта включительно. Формула: невыплаченная сумма × ключевая ставка × 1/150 × число дней задержки. Компенсацию платят независимо от вины работодателя, а при частичной выплате её считают от невыплаченного остатка (статья 236 ТК РФ). Если сумму вовремя не начислили, компенсацию на неё начисляют, когда право работника подтверждено вступившим в силу решением суда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал в MAX Канал в Telegram

Рабочее время, сверхурочные и отпуск: нормы после 01.09.2026

Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю (статья 91 ТК РФ). Сокращённую норму по статье 92 работодатель обязан установить сам:

до 24 часов в неделю — для работников младше 16 лет;
до 35 часов — для работников от 16 до 18 лет и инвалидов I-II групп;
до 36 часов — при вредных условиях труда 3-4 степени или опасных условиях.

При вредных условиях 3-4 степени неделю можно увеличить до 40 часов, только если это предусмотрено отраслевым соглашением и коллективным договором и работник дал письменное согласие. За это ему платят отдельную денежную компенсацию.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие работника не делает незаконное условие законным. Сокращённое рабочее время для работника младше 18 лет установлено законом, и отказаться от этой гарантии он не может. Поэтому подпись подростка под 40-часовой неделей работодателя не защищает, а письменно фиксирует нарушение. Инспектор видит его сразу: дата рождения и продолжительность рабочей недели стоят в одном договоре. Сверьте эти две строки в договорах всех работников младше 18 лет.»

Неполное рабочее время (статья 93 ТК РФ) — отдельный режим. Его устанавливают по соглашению сторон, а оплату считают пропорционально отработанному времени или выполненному объёму. С 01.09.2026 у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ. Непрерывный еженедельный отдых по общему правилу — не меньше 42 часов (статья 110 ТК РФ).

Сверхурочная работа ограничена 4 часами в течение двух дней подряд и 120 часами в год. С 01.09.2026 годовой лимит можно увеличить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Это статья 99 ТК РФ в редакции закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ, текст которого доступен в официальной публикации на портале правовой информации.

Сверх 120 часов в год работника привлекают только с его письменного согласия и по правилам допуска, закреплённым в коллективном договоре, соглашении или ЛНА. Эти правила должны предусматривать направление работника по его письменному заявлению на профилактический медосмотр, диспансеризацию или периодический медосмотр. Пенсионеров, предпенсионеров и работников с вредными условиями подклассов 3.1-3.2 привлекают сверх 120 часов только при отсутствии медицинского запрета и письменно уведомляют о праве отказаться. Работник, который отработал сверхурочно больше 120 часов в год, получает 1 рабочий день в год на диспансеризацию с сохранением места работы и среднего заработка.

Оплата с 01.09.2026 такая. В пределах 120 часов первые 2 часа оплачивают не менее чем в полуторном размере, следующие — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивают не менее чем в двойном размере (статья 152 ТК РФ). По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Беременных к сверхурочной работе не привлекают. Женщин с детьми до 3 лет привлекают только с письменного согласия и при отсутствии медицинского запрета. Такая же гарантия действует для категорий из статьи 259 ТК РФ: работников с детьми-инвалидами, единственных воспитателей детей до 14 лет, опекунов, работников с тремя и более детьми, пока младшему не исполнится 14 лет. Для несовершеннолетних действуют отдельные ограничения статьи 268 ТК РФ.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — не меньше 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ), у работников младше 18 лет — 31 календарный день. График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. О начале отпуска извещают под роспись не позднее чем за 2 недели (статья 123 ТК РФ), отпускные платят не позднее чем за 3 дня до его начала (статья 136 ТК РФ).

С 01.09.2026 работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещено отзывать из отпуска. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА; работу в этом случае оплачивают не менее чем в двойном размере. Общий порядок предоставления отпусков описан в разъяснениях Минтруда об ежегодных отпусках.

Шаблоны трудового договора, графика отпусков и кадровых форм для самопроверки

Комплект покрывает строки чек-листа о приёме, переводе, отпуске, инструктаже и увольнении; начните с трудового договора по основному месту работы.

Документ	Скачать
Трудовой договор: основное место работы	Скачать
Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец)	Скачать
График отпусков Т-7	Скачать
Журнал инструктажа по охране труда	Скачать
Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности	Скачать

Охрана труда: обязательные направления даже для небольшого офиса

Документы по охране труда должен вести любой работодатель, у которого хотя бы один работник трудится не дистанционно, независимо от численности. Обязательный минимум включает восемь направлений:

приказ о назначении ответственного за охрану труда и приказ о распределении полномочий; при численности больше 50 человек нужен специалист по охране труда, можно на неполную ставку;
ЛНА по охране труда;
инструкции по охране труда;
оценка профессиональных рисков;
специальная оценка условий труда, кроме дистанционных рабочих мест;
нормы выдачи смывающих средств и приказ об их утверждении, в том числе для офиса, где средства стоят в дозаторах;
аптечки: приказ, перечень содержимого, журнал использования;
вводный инструктаж для всех работников и обучение по охране труда.

Важный нюанс из практики: в офисной компании на 10-15 человек, которая арендует помещение в бизнес-центре, работник получил тяжёлые травмы из-за неисправного лифта. Организация не отвечала ни за лифт, ни за здание. Но травма случилась в рабочее время, когда работник шёл между этажами по служебным делам. Поэтому её расследовали как несчастный случай на производстве и проверяли инструктажи и обучение работника.

Обучение по охране труда проводят по Правилам, утверждённым постановлением Правительства № 2464. Постановление от 30.06.2026 № 805 продлило их действие до 01.09.2032, изменения действуют с 31.08.2026. Повторное обучение, проверка знаний и вводный инструктаж при внутреннем совместительстве или переводе теперь не нужны, если не меняются условия труда, источники опасности, уровни рисков и характер работы. Практическую часть обучения первой помощи и применению СИЗ с 31.08.2026 нельзя проводить дистанционно.

Сведения о проверке знаний передают в реестр обученных лиц, а регистрационные номера записей указывают в протоколах. При проверке инспектор сопоставляет дату инструктажа в журнале с датой приказа о приёме. Если инструктаж прошёл позже начала работы, нарушение фиксируют по каждому такому работнику.

В практике Добыто при переходе на КЭДО первым делом переносят в систему сроки повторного обучения и инструктажей. Их ведут по каждому работнику от даты его последнего протокола, а не от даты приказа по подразделению: при ручном учёте именно эти сроки теряются чаще всего.

СИЗ и смывающие средства работодатель выдаёт бесплатно по утверждённым нормам с учётом результатов специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков. Он же организует их покупку, выдачу, учёт, хранение, уход и замену (статьи 214 и 221 ТК РФ, Правила, утверждённые приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н). Если обязательных СИЗ нет, требовать выполнения работы нельзя.

Лайфхак: работы на высоте, такие как замена ламп со стремянки, и служебный транспорт можно передать подрядчику: персоналу арендодателя или транспортной компании. Иначе одна стремянка или один штатный водитель потребуют отдельного комплекта документов по охране труда.

Когда специальная оценка и часть требований по охране труда не применяются

Специальную оценку условий труда не проводят на рабочих местах надомников и дистанционных работников, а также у работодателей — физических лиц без статуса ИП и у религиозных организаций. Эти исключения перечислены в части 3 статьи 3 закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ на сайте Минтруда.

Если все работники компании, включая генерального директора, работают дистанционно, на практике от неё требуют только инструкции по выданной технике. Если техника не выдаётся, документов по охране труда не нужно. Смешанный штат под это исключение не подпадает: для работников в офисе действуют все обязательные направления охраны труда.

Ответственность работодателя: КоАП РФ, компенсация и уголовные статьи

Административную ответственность за нарушение трудовых прав устанавливают статьи 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ. Санкции разные для должностного лица, ИП и юрлица. За повторное аналогичное нарушение предусмотрена отдельная, более строгая санкция.

Нарушение	Должностное лицо	ИП	Юрлицо
ч. 1 ст. 5.27: нарушение трудового законодательства (предупреждение или штраф)	1 000-5 000 ₽	1 000-5 000 ₽	30 000-50 000 ₽
ч. 2 ст. 5.27: повторное аналогичное нарушение	10 000-20 000 ₽ или дисквалификация на 1-3 года	10 000-20 000 ₽	50 000-70 000 ₽
ч. 4 ст. 5.27: уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, гражданско-правовой договор вместо трудового	10 000-20 000 ₽	5 000-10 000 ₽	50 000-100 000 ₽
ч. 5 ст. 5.27: повторное нарушение по ч. 4	дисквалификация на 1-3 года	30 000-40 000 ₽	100 000-200 000 ₽
ч. 6 ст. 5.27: невыплата или неполная выплата зарплаты в срок, зарплата ниже установленного минимума (предупреждение или штраф)	10 000-20 000 ₽	1 000-5 000 ₽	30 000-50 000 ₽
ч. 7 ст. 5.27: повторное нарушение по ч. 6	20 000-30 000 ₽ или дисквалификация на 1-3 года	10 000-30 000 ₽	50 000-100 000 ₽
ч. 1 ст. 5.27.1: нарушение требований охраны труда (предупреждение или штраф)	2 000-5 000 ₽	2 000-5 000 ₽	50 000-80 000 ₽
ч. 2 ст. 5.27.1: нарушение порядка специальной оценки условий труда или её непроведение (предупреждение или штраф)	5 000-10 000 ₽	5 000-10 000 ₽	60 000-80 000 ₽
ч. 3 ст. 5.27.1: допуск без обучения, проверки знаний, обязательного медосмотра или при противопоказаниях	15 000-25 000 ₽	15 000-25 000 ₽	110 000-130 000 ₽
ч. 4 ст. 5.27.1: необеспечение СИЗ 2-го класса риска	20 000-30 000 ₽	20 000-30 000 ₽	130 000-150 000 ₽
ч. 5 ст. 5.27.1: повторное аналогичное нарушение	30 000-40 000 ₽ или дисквалификация на 1-3 года	30 000-40 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток	100 000-200 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток

Часть 4 статьи 5.27 описывает уклонение от оформления трудового договора, его ненадлежащее оформление и гражданско-правовой договор, который на деле регулирует трудовые отношения. Отдельная неточность в условиях договора не равна уклонению от его оформления: всё зависит от состава, описанного в КоАП. Часть 4 статьи 5.27.1 касается только СИЗ 2-го класса риска по техническому регламенту Таможенного союза и на другие виды СИЗ не распространяется.

Внимание: штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ назначают за каждого работника, допущенного к работе без обучения, проверки знаний или обязательного медосмотра. 15 необученных работников — это 15 отдельных нарушений, и за каждое юрлицу грозит от 110 000 до 130 000 рублей.

Уголовная ответственность за невыплату зарплаты по статье 145.1 УК РФ возникает, когда нарушение превысило пороги закона и руководитель действовал умышленно из корыстной или иной личной заинтересованности. Состав зависит от того, как именно не платили:

часть 1 — частичная невыплата, то есть выплата менее половины суммы, дольше 3 месяцев подряд: наказание от штрафа до 120 000 рублей до лишения свободы на срок до 1 года;
часть 2 — полная невыплата дольше 2 месяцев подряд или зарплата ниже федерального МРОТ дольше 2 месяцев подряд: штраф от 100 000 до 500 000 рублей, принудительные работы или лишение свободы до 3 лет;
часть 3 — те же деяния с тяжкими последствиями: наказание вплоть до лишения свободы на срок от 2 до 5 лет.

Статья 143 УК РФ направлена против лица, на которое приказом возложены обязанности по соблюдению требований охраны труда. Если нарушение по неосторожности привело к тяжкому вреду здоровью, грозит штраф до 400 000 рублей или лишение свободы до 1 года (часть 1). Если погиб человек — принудительные работы или лишение свободы до 4 лет (часть 2). Гибель двух и более человек квалифицируют по части 3.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Уголовное дело по статье 143 УК РФ возбуждают не против компании и чаще всего не против генерального директора. Отвечает тот, на кого приказом возложены обязанности по охране труда: руководитель участка, главный инженер, специалист по охране труда, мастер. У этого человека должны быть реальные полномочия и ресурсы — право остановить работу, бюджет на обучение и средства защиты, возможность не допустить работника. Перед подписанием приказа о назначении ответственного проверьте, чем именно назначенный вправе распоряжаться.»

Сколько стоит несчастный случай с необученным работником сверх штрафа

Важный нюанс из практики: суды не подтверждают популярное мнение, что СФР взыщет с работодателя все выплаты пострадавшему в порядке регресса. Девятнадцатый арбитражный апелляционный суд постановлением от 29.04.2026 по делу № А48-10850/2025 не поддержал фонд. Тот требовал вернуть единовременную страховую выплату семье погибшей работницы. Суд указал: работница была застрахована, взносы за неё уплачены, а выплата — это исполнение обязательства страховщика, а не убыток. Взыскание означало бы, что страхователь платит взносы второй раз.

Расходы работодателя появляются в других местах:

надбавка к страховому тарифу по показателям травматизма и потеря права на его снижение — на несколько лет вперёд, с расчётом от фонда оплаты труда;
отказ в финансовом обеспечении предупредительных мер, из которого возмещают часть затрат на охрану труда, включая обучение;
компенсация морального вреда пострадавшему или его родственникам по решению суда; страховой тариф её не ограничивает.

Отсутствие обучения и инструктажа записывают в акт о несчастном случае как причину или сопутствующую причину. В гражданском деле этот акт становится доказательством вины работодателя. Отсутствие письменного трудового договора работодателя не спасает: травмы неоформленных работников суды признают связанными с производством и взыскивают компенсацию морального вреда.

Права трудовой инспекции и как проверяют работодателей в 2026 году

По статьям 356-357 ТК РФ государственная инспекция труда рассматривает обращения, проверяет соблюдение трудового законодательства, запрашивает документы, составляет протоколы об административных правонарушениях и в установленных законом случаях выдаёт обязательные предписания. Инспекции — это территориальные органы Роструда. Контроль они ведут по Федеральному закону от 31.07.2020 № 248-ФЗ.

Плановые проверки ограничены мораторием по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336: в плане остались только работодатели категории высокого риска. Основной контроль идёт через внеплановые проверки по индикаторам риска, жалобы работников и профилактические визиты. Если компании нет в плане проверок, это ничего не гарантирует: индикатор срабатывает по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы.

Перечень индикаторов риска утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н. Он действует до 31.12.2026 и сейчас содержит 9 позиций. Четыре из них касаются работодателей из любых отраслей:

зарплата ниже МРОТ за каждый месяц предыдущего квартала у 60 и более работников, если они составляют 50% штата и более;
нет сведений о результатах специальной оценки условий труда у работодателя, который зарегистрирован больше 12 месяцев назад и отчитывается по 50 и более застрахованным лицам, либо сведения старше 5 лет при наличии вредных или опасных рабочих мест;
число несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал выросло по сравнению с тем же кварталом прошлого года: при численности до 50 человек — на 2 случая и более, для более крупных работодателей порог выше;
сотрудничество более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации больше 35 000 рублей в месяц, работает с ней дольше 3 месяцев и получает от неё 75% дохода и более.

Мораторий ограничивает плановые проверки, но не ответственность. Внеплановая проверка по индикатору или жалобе заканчивается санкциями тех же статей КоАП. По части 1 и части 6 статьи 5.27 и частям 1-2 статьи 5.27.1 вместо штрафа могут назначить предупреждение, но это тоже наказание за доказанное нарушение. Повторное аналогичное нарушение квалифицируют по частям о повторности, где предупреждения нет. Профилактическое мероприятие не освобождает от ответственности за нарушение, найденное позже.

Если работодатель уклоняется от обязательного профилактического визита, это само по себе даёт основание для внеплановой проверки.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Профилактический визит часто считают необязательной беседой, от которой можно вежливо отказаться. На деле отказ переводит компанию из мягкого формата контроля в жёсткий. Визит — единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику кадровых документов.»

Полезно знать: инспектор проверяет по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда, и не вправе выходить за их рамки. Работодатель, который заранее прошёл самопроверку по этим листам, знает, какие документы у него запросят.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции: пошаговая инструкция

Шаг 1. Скачайте проверочные листы Роструда для своей категории и пройдите по ним самопроверку: инспектор будет идти по тому же списку.
Шаг 2. Сравните даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год.
Шаг 3. Проверьте, что у членов комиссии по проверке знаний и у тех, кто проводит инструктажи, есть действующие документы о прохождении нужных программ.
Шаг 4. Сверьте даты утверждения программ обучения и положений с редакцией Правил № 2464, которая действует с 31.08.2026, и с приказом МЧС № 1120.
Шаг 5. Проверьте, что сведения о проверке знаний переданы в реестр обученных лиц, а регистрационные номера записей указаны в протоколах.
Шаг 6. Сравните начисленную зарплату с федеральным МРОТ 27 093 рубля или региональным минимумом, а фактические даты выплат — с датами в ЛНА и сроком 15 календарных дней.
Шаг 7. Сравните даты подачи ЕФС-1 о приёме и увольнении с датами приказов: разрыв больше одного рабочего дня означает нарушение срока.

Жалоба в трудовую инспекцию: официальный сайт, номер и сроки

Жалобу в трудовую инспекцию можно подать лично, почтой, в электронной форме, через Госуслуги и сервис «Дежурный инспектор». Минтруд публикует перечень способов защиты трудовых прав вместе со сроками обращения в суд.

Электронную жалобу подают на официальном сайте «Онлайнинспекция.рф». В разделе «Сообщить о проблеме» оформляют жалобу, «Дежурному инспектору» задают вопрос, а сервис проверки соблюдения требований помогает сверить ситуацию с нормами до обращения.

Обращение в инспекцию бесплатное: граждан рассматривают без оплаты по части 3 статьи 2 закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Письменное обращение рассматривают в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях срок продлевают ещё не более чем на 30 дней и сообщают об этом заявителю (статья 12 закона № 59-ФЗ).

У каждого субъекта РФ своя государственная инспекция труда. Телефон и адрес инспекции вашего региона есть в каталоге территориальных органов Роструда.

Роспотребнадзор не занимается трудовыми спорами. Минтруд в перечне способов защиты трудовых прав называет ГИТ, суд, профсоюз и, в подходящих случаях, прокуратуру. Жалоба в ГИТ не приостанавливает сроки обращения в суд по статье 392 ТК РФ, поэтому в таблице указаны оба канала и срок, который нельзя пропустить.

Ситуация	Куда обращаться	Срок, который нельзя пропустить
Задержка или невыплата зарплаты, выплат при увольнении	ГИТ, суд, прокуратура	иск — 1 год со дня, когда выплату должны были сделать
Спор об увольнении	суд, ГИТ	иск — 1 месяц со дня вручения копии приказа, выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности
Отпуск, график, сверхурочная работа, другие нарушения	ГИТ, суд, профсоюз	иск — 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении
Ответ на письменную жалобу	ГИТ	30 дней со дня регистрации, продление не более чем на 30 дней

Ответ ГИТ на жалобу об увольнении может прийти через 30 дней, когда месячный срок на иск уже истёк. Поэтому жалобу и иск подают параллельно.

Если вы работодатель и читаете этот раздел, чтобы понять, чем ответить на жалобу, ответ дают документы с датами. Метка времени в системе КЭДО показывает, что работник ознакомился с ЛНА до подписания договора и вовремя получил уведомление об отпуске. В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто подписанные документы хранятся в электронном архиве.

Стоимость КЭДО для учёта кадровых обязанностей: тарифы 2026 года

Стоимость сервиса зависит от численности работников и нужных видов подписи: тариф считают за сотрудника в месяц, УКЭП входит в тариф «Бизнес» и выше.

Услуга	Стоимость	Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка	от 30 ₽ за сотрудника / мес	по запросу
Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив	от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год	минимальная оплата — за год
Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции	по запросу	по запросу
ПЭП и УНЭП для сотрудников	бесплатно на всех тарифах	входят в тариф
УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры	по запросу	по запросу
Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов	входит в тариф «Бизнес»	установка и настройка за один день

Итоговая сумма зависит от численности, нужного вида подписи и интеграций. При переходе на более дорогой тариф разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду. Состав тарифов и условия на дату публикации указаны на странице тарифов КЭДО.

Выводы

Выполнение обязанностей работодателя проверяют по датам: допуск и договор, приказ и ЕФС-1, инструктаж и начало работы, уведомление и начало отпуска, увольнение и расчёт. За 2025-2026 годы к базовому списку добавились лимит сверхурочных с правилами допуска сверх 120 часов, запрет отзывать из отпуска работников с вредными условиями, новые правила премирования и отдельное согласие на персональные данные. Мораторий сократил число плановых проверок, но ответственность сохранилась: внеплановый контроль запускают индикаторы риска и жалобы работников, а срок на иск идёт независимо от жалобы.

Сервис Добыто ведёт кадровые документы с подписями ПЭП, УНЭП и УКЭП и метками времени. Поэтому сроки ознакомления с ЛНА, уведомлений об отпуске и повторного обучения по каждому работнику видны в системе ещё до прихода инспектора.

Частые вопросы об обязанностях работодателя

Можно ли подписывать кадровые документы с работником на больничном?

Прямо закон этого не регулирует. ТК РФ не запрещает издавать приказы в отношении работника на больничном, но статья 81 прямо запрещает увольнять его в этот период по инициативе работодателя, в том числе по итогам испытания. Больничный продлевает испытательный срок на дни болезни, поэтому дату уведомления об увольнении за 3 дня нужно пересчитать. Документы в интересах работника или нейтральные — заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными ЛНА — можно подписывать без риска спора. Соглашение о расторжении договора или изменение его условий формально разрешены, но в споре работник сможет сослаться на состояние здоровья. Если подписать нужно срочно, зафиксируйте, как передали документ, сколько времени было на ознакомление и что работник подписал добровольно. Лучше всего — перепиской, где он сам подтверждает готовность подписать.

Может ли руководитель подписывать приказы и договоры на больничном?

Да. Полномочия директора на время болезни не прекращаются: их прекращает только решение уполномоченного органа, а больничный лишь даёт право на пособие. Договор, который директор подписал на больничном, действителен, и оспорить его по этой причине нельзя. Если руководитель в эти дни работал в полную силу, могут возникнуть вопросы к обоснованности пособия. На период отсутствия издают приказ о возложении полномочий на другого сотрудника с конкретным перечнем документов, которые он вправе подписывать.

Как оформить подростка на работу и не нарушить его гарантии?

С 16 лет подросток заключает договор сам, если работа не вредит здоровью, с 15 лет — только на лёгкую работу. С 14 лет нужны письменное разрешение одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки. Для сироты разрешение опеки нужно и после 16 лет. Работодатель оплачивает предварительный медосмотр до допуска, проверяет работу по перечню запрещённых работ из постановления Правительства № 163 и не устанавливает испытание. Уволить несовершеннолетнего по инициативе работодателя можно только с согласия ГИТ и комиссии по делам несовершеннолетних (статья 269 ТК РФ). Поэтому на сезонную работу подростков берут по срочному трудовому договору: основание для срочности в этом случае реальное.

Нужно ли требовать ИНН и свидетельства о рождении детей при приёме?

Нет, обоих документов нет в перечне статьи 65 ТК РФ. Налоговая не может отказать работодателю в приёме отчётности, если в сведениях о физических лицах нет ИНН. Поэтому ИНН работник приносит только по своему желанию. Свидетельства о рождении детей он передаёт в бухгалтерию, если хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии. Это документ для вычета, а не для приёма на работу, и в личном деле ему не место.

Обучают ли по охране труда исполнителей по договору ГПХ?

Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением № 2464, на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются. Для работников подрядных организаций на своей территории заказчик проводит вводный инструктаж. Для этого нужны отдельный приказ об ответственном, отдельная программа и инструкция, отдельный журнал регистрации и положение о взаимодействии с подрядчиками как приложение к договору. Риск появляется при переквалификации: если отношения признают трудовыми, у работодателя сразу оказывается группа работников, допущенных к работе без обучения. За это предусмотрен штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Может ли небольшая компания работать без локальных нормативных актов?

Это право есть только у микропредприятия — компании с численностью до 15 работников. Малое предприятие — это до 100 человек, и на него такое послабление не распространяется. Микропредприятие вправе не издавать ЛНА и применять типовую форму трудового договора. Компания на 80 человек, которая посчитает себя микропредприятием, нарушит требования по каждому отсутствующему акту. Категорию проверяют по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС.