Проверка соблюдения работодателем требований охраны какие документы поднимет инспектор

Проверка соблюдения работодателем требований охраны труда строится на документах. ГИТ вправе запросить только то, что относится к предмету конкретной проверки, а работодатель направляет документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования. В запрос по охране труда входят приказы о назначении ответственных, ЛНА и инструкции, результаты СОУТ и оценки профессиональных рисков, журналы инструктажей, протоколы проверки знаний с номером записи в реестре обученных лиц, нормы и карточки выдачи СИЗ, документы о медосмотрах и о расследовании несчастных случаев. Объём комплекта зависит от вида работ. Офисному работодателю без вредных факторов хватает базового набора. На работах повышенной опасности к нему добавляются стажировка, повторный инструктаж новичков раз в 3 месяца в течение первого года и обучение по программе В.

Материал помогает собрать комплект под свой профиль работ. В нём разобрано, какие документы обязательны для офиса, микропредприятия и опасных работ, какие документы инспектор сверяет между собой, на каких расхождениях дат фиксируют нарушение и что из документов по охране труда нельзя перевести в КЭДО. Изменения Правил обучения с 31 августа 2026 года, штрафы по статье 5.27.1 КоАП, пошаговая подготовка к запросу, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто проверяет охрану труда и что запускает внеплановую проверку

Федеральный надзор за соблюдением трудового законодательства, включая требования охраны труда, ведут Роструд и его территориальные органы — государственные инспекции труда. Порядок контрольных мероприятий задаёт Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Для трудового надзора его конкретизирует Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230. В действующей редакции Положение рассчитано до 31.12.2026.

Плановые проверки ограничены мораторием по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336: в плане остались работодатели категории высокого риска. Остальных проверяют внепланово. Статья 57 248-ФЗ относит к основаниям, в частности, сведения о причинении вреда или угрозе вреда, требование прокурора, неисполнение решения надзорного органа и срабатывание индикатора риска.

Перечень индикаторов риска утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н и действует до 31 декабря 2026 года. В редакции приказа от 08.12.2025 № 685н он содержит девять позиций, из них охраны труда прямо касаются две.

Третий индикатор — рост числа несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал по сравнению с тем же кварталом прошлого года. При численности до 50 человек порог составляет 2 случая и более, при численности 50-100 человек 3 и более, при 100-500 человек 4 и более. Дальше порог растёт и доходит до 8 случаев у работодателей численностью свыше 10 000 человек.

Четвёртый индикатор — отсутствие в системе учёта результатов СОУТ сведений о работодателе, который зарегистрирован более 12 месяцев назад и отчитывается по 50 и более застрахованным лицам. Индикатор срабатывает и тогда, когда сведения старше пяти лет, а у работодателя есть рабочие места с вредными или опасными условиями.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня ничего не гарантирует. Индикатор риска срабатывает автоматически по сведениям, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании до решения о проверке нельзя. Самопроверку по проверочным листам Роструда я рекомендую проводить заранее: инспектор пойдёт по тем же спискам.»

Проверить себя по двум индикаторам можно до любого запроса. Сравните квартальное число лёгких несчастных случаев с тем же кварталом прошлого года и убедитесь, что результаты СОУТ внесены в ФГИС учёта результатов СОУТ и не старше пяти лет.

Внимание: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе даёт основание для внеплановой проверки. На профилактическом визите работодатель показывает документы и получает замечания без штрафа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Обращение работника о нарушениях охраны труда

Работник, который столкнулся с нарушением требований охраны труда, направляет обращение в государственную инспекцию труда: Положение № 1230 закрепляет надзор в этой сфере за Рострудом и его территориальными органами. Сведения о причинении вреда или угрозе вреда по статье 57 248-ФЗ служат основанием для внепланового мероприятия. Документы по такой проверке инспектор запрашивает в пределах её предмета.

Обязанности работодателя по охране труда, обучению, медосмотрам и расследованию несчастных случаев изложены в тематических разделах портала Роструда «Онлайнинспекция.рф», там же работает электронный инспектор. Работник по этим разделам сверяет свою ситуацию с нормой до обращения, работодатель видит обязанности в формулировках самого надзорного органа.

Документарная и выездная проверка: что инспектор вправе запросить и в какие сроки

Статья 357 ТК РФ даёт государственному инспектору труда право запрашивать у работодателя и безвозмездно получать документы, объяснения и информацию, необходимые для надзора. Плату за подготовку копий по такому запросу работодатель не взимает.

В конкретной проверке это право ограничено её предметом. По части 6 статьи 72 248-ФЗ инспекция не вправе требовать документы, которые к предмету мероприятия не относятся, и сведения, которые она может получить от других органов. Если решение о проверке касается только оплаты труда, журналы инструктажей в предмет не входят.

Две формы проверки различаются местом, основанием и сроками по статьям 72 и 73 248-ФЗ.

Время ожидания запрошенных документов в срок документарной проверки не входит, поэтому задержка ответа продлевает проверку на тот же срок. Выезд назначают, когда исполнение требований нельзя оценить без него или нужно проверить достоверность представленных документов. Под это условие подпадает неполный или противоречивый ответ на требование.

В октябре 2026 года Роструд опубликовал перечень сведений, которые ГИТ может запрашивать у контролируемого лица. Перечень состоит из 26 групп, и охране труда в нём отведены пункты 21 и 22. Пункт 21 охватывает документы о соблюдении обязательных и государственных нормативных требований охраны труда и об обеспечении безопасных условий. Пункт 22 касается организации охраны труда, включая обучение, СИЗ, медицинское обеспечение и финансирование мероприятий.

Перечень показывает, из каких документов инспектор выбирает. Иметь каждый названный документ он работодателя не обязывает. Объём запроса задаёт предмет проверки, а обязательность документа зависит от работ, факторов и категорий работников.

Получив требование, сверьте каждую позицию с предметом, указанным в решении о проверке. Документы, которые к предмету не относятся, инспекция требовать не вправе по части 6 статьи 72 248-ФЗ.

Какие документы по охране труда поднимет инспектор: комплект по блокам

Нарушение по документам фиксируют на стыке двух бумаг. Приказ о приёме сопоставляют с журналом инструктажа, протокол проверки знаний — с реестром обученных лиц, карточку учёта СИЗ — с нормами выдачи. По каждому блоку комплекта у инспектора есть свой предмет сверки.

Базовые блоки нужны любому работодателю, у которого есть работники вне дистанционного режима. Медосмотры, СИЗ сверх смывающих средств, стажировка и документы по подрядчикам добавляются по факту работ и вредных факторов на рабочих местах.

Обучение и инструктажи: шесть групп документов из типового запроса

Запрос по обучению складывается из шести групп, и в каждой инспектор в первую очередь смотрит на даты.

1. Локальные акты: положение или приказ о порядке обучения, приказ о назначении лиц, проводящих инструктажи и обучение, приказ о создании комиссии по проверке знаний, перечень профессий и должностей для стажировки, перечень работников, освобождённых от первичного инструктажа.
2. Программы: обучение по программам А, Б, В, по оказанию первой помощи, по использованию СИЗ, программы инструктажей. Инспектор проверяет дату утверждения и соответствие редакции Правил после поправок от 30.06.2026.
3. Журналы и протоколы: журналы регистрации инструктажей, протоколы проверки знаний, документы о стажировке. Проверяют полноту реквизитов и даты.
4. Реестр обученных лиц: переданные сведения о проверке знаний и регистрационные номера записей.
5. Квалификация обучающих: документы о программах, пройденных лицами, которые проводят инструктажи и обучение, и членами комиссии.
6. Внешнее обучение: документы об обучении в организации, оказывающей услуги по обучению, и расчёт минимального количества работников по приложению № 4 к Правилам № 2464.

Протокол проверки знаний по пункту 92 Правил № 2464 содержит девять сведений. Чаще всего в нём пропускают дату и номер приказа о создании комиссии, название программы с продолжительностью в часах и регистрационный номер записи в реестре обученных лиц.

Полезно знать: с 31 августа 2026 года практические занятия по первой помощи и по применению СИЗ, а также занятия на полигонах и тренажёрах дистанционно не проводятся. Полностью дистанционный курс первой помощи с тестом обязанность по обучению не закрывает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кто вправе проводить инструктаж и проверку знаний

Подпункт «з» пункта 53 Правил № 2464 в редакции постановления от 30.06.2026 № 805 требует, чтобы лица, проводящие инструктажи и обучение, прошли программу Б и ту программу В, по которой они инструктируют или обучают. Члены комиссии по проверке знаний по подпункту «е» проходят программы А и Б, а также программу В, по которой проверяют работников. Пункт 74, который раньше отдельно регулировал обучение членов комиссий, утратил силу, и отсылки к нему в положениях о комиссиях устарели.

Протоколы комиссии, члены которой сами не обучены, проверку знаний не подтверждают. Нарушение распространяется на всех работников, прошедших через такую комиссию.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Право проводить инструктаж человеку даёт состав пройденных программ. Приказ о назначении без программы Б и соответствующей программы В такого права не создаёт, и при расследовании несчастного случая инструктаж, проведённый таким лицом, оспаривается целиком. Прежде чем подписывать приказ, сверьте документы об обучении у каждого, кого назначаете.»

СОУТ, профессиональные риски, СИЗ и медосмотры

По части 4 статьи 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ СОУТ проводится на каждом рабочем месте не реже одного раза в пять лет. Срок отсчитывают с даты внесения результатов в информационную систему. Для дистанционных работников СОУТ не проводится, для офисных обязательна.

Статьи 214 и 218 ТК РФ обязывают работодателя выявлять опасности, оценивать и снижать профессиональные риски. Поэтому инспектор запрашивает результаты идентификации опасностей и оценки рисков вместе с положением о СУОТ. Оценка рисков нужна всем работодателям, включая офисных.

Нормы выдачи СИЗ работодатель утверждает по статье 221 ТК РФ и приказу Минтруда от 29.10.2021 № 766н с учётом Единых типовых норм и результатов оценки рисков. Для большинства работников переход на Единые типовые нормы применяется с 01.01.2025. Инспектор проверяет утверждённые нормы, учётные карточки и подтверждение выдачи. Нормы смывающих и дерматологических средств и приказ об их утверждении нужны и офису. Выдавать эти средства офисным работникам лично не требуется: достаточно дозаторов.

Предварительные и периодические медосмотры по статье 220 ТК РФ обязательны для работников на вредных или опасных работах и на работах, связанных с движением транспорта. Лица до 21 года проходят осмотры ежегодно, оплачивает их работодатель. Сверьте перечень работников, направленных на медосмотры, с результатами СОУТ и видами выполняемых работ.

Подрядные организации на территории работодателя

Важный нюанс из практики: работник подрядной организации упал с высоты на объекте крупного заказчика и погиб. Первым документом, который запросили проверка и прокуратура, стал журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций.

Для подрядчиков нужен отдельный комплект, не совпадающий с документами для собственных работников: у подрядчиков другие опасности, и отношения с ними не трудовые. В комплект входят:

• приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж для работников сторонних организаций;
• отдельные программа и инструкция вводного инструктажа;
• отдельный журнал регистрации;
• положение о взаимодействии с подрядными организациями, которое идёт приложением к договору;
• единый перечень вредных и опасных производственных факторов;
• перечень мероприятий по предотвращению повреждения здоровья работников подрядчика.

Часть заказчиков вписывает в положение о взаимодействии штрафные санкции за нарушение требований охраны труда. Специалист по охране труда фиксирует нарушение фотографией и предписанием, и на основании этих документов подрядчику выставляют штраф.

Кейс из практики: на предприятии с большим потоком подрядчиков специалист по охране труда перестал успевать проводить вводный инструктаж лично. Обязанность передали начальнику контрольно-пропускного пункта и подготовили памятку: основные требования, телефоны для связи, зоны, куда можно и куда нельзя проходить. Памятку выдают каждому входящему, а проведённый инструктаж фиксируют.

Несчастные случаи: что поднимают при расследовании

По статье 227 ТК РФ расследуются события с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя, если событие произошло при исполнении трудовых обязанностей или поручения работодателя. Срок расследования по статье 229.1 ТК РФ — 3 календарных дня для лёгкого несчастного случая и 15 календарных дней для тяжёлого или со смертельным исходом. Закон предусматривает исключения и продление этих сроков.

Важный нюанс из практики: в офисной организации на 10-15 человек работник получил тяжёлые травмы в неисправном лифте бизнес-центра, когда шёл между этажами по рабочим делам. Организация не отвечала ни за лифт, ни за здание. Тем не менее случай подлежал расследованию как несчастный случай на производстве, с проверкой инструктажей и обучения пострадавшего. Так же квалифицируется падение бухгалтера с офисного кресла при попытке положить папку на верхнюю полку.

Шаблоны журналов инструктажа, учёта обучения и протокола проверки знаний

Шаблоны закрывают документы по обучению и инструктажам. Первым откройте журнал инструктажа и сверьте даты в нём с приказами о приёме.

Кому какие документы обязательны: офис, микропредприятие, дистанционная работа, опасные работы

Комплект по охране труда сокращается до минимума в одном случае: все работники, включая генерального директора, работают дистанционно. Тогда нужны инструкции по охране труда для оборудования, которое выдал работодатель, а СОУТ не проводится. Если оборудование не выдаётся, инструкции по нему не составляются.

Любой другой работодатель ведёт документы по охране труда независимо от численности. До 50 работников охраной труда занимается ответственный, назначенный приказом, в том числе это может быть специалист по кадрам. При численности свыше 50 работников нужен специалист по охране труда, можно не на полную ставку. Контроль на местах закрепляют за руководителями подразделений: в их должностные инструкции добавляют пункт об обеспечении соблюдения требований охраны труда подчинёнными.

Инструкции по охране труда разрабатывают по должностям и по видам работ: работа с электроприборами, с компьютером, с копировально-множительной техникой, направление в командировку. В материалах практиков охраны труда, которые мы разбираем в Добыто, позиции по дроблению инструкций расходятся. Одни собирают для офиса одну инструкцию для административно-управленческого персонала, другие пишут пять-шесть отдельных. Жёсткого требования дробить нет, но чем крупнее компания и разнороднее работа, тем весомее аргумент в пользу отдельных инструкций. Инструкция при направлении в командировку нужна в любом случае, если работники ездят: несчастные случаи при командировании происходят часто.

Микропредприятие по пункту 100 Правил № 2464 вправе проводить обучение требованиям охраны труда, первой помощи и применению СИЗ только в ходе инструктажа на рабочем месте. Это правило касается формы обучения. Обязанность обучать и документировать обучение сохраняется, и общего освобождения от требований охраны труда у микропредприятий нет.

На работах повышенной опасности с 31 августа 2026 года действует отдельный график для новичков. Работники, впервые начавшие трудовую деятельность, проходят повторный инструктаж не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года, затем раз в 6 месяцев. Срок привязан к дате первого допуска конкретного работника. Обучение по программе В по пункту 60 Правил теперь нужно не реже раза в 3 года вместо ежегодного.

Мария Ж, автор более 1000 статей о трудовом праве и HR: «Два изменения по работам повышенной опасности направлены в разные стороны, а учебные центры, которые продают ежегодную программу В, продают то, что норма больше не требует. Откройте договор с учебным центром на 2026-2027 годы: если в нём заложена ежегодная программа В по работам повышенной опасности, это прямая переплата. Периодичность в договоре должна совпадать с пунктом 60 Правил.»

Сценарии различаются тем, какие блоки добавляются к базовому комплекту и что можно не готовить.

Комплект собирается от базового офисного слоя. Каждый вредный фактор, вид опасных работ или подрядчик на территории добавляет к нему свой блок документов.

Когда работы на высоте и транспорт выгоднее передать по договору

Одна лестница для замены ламп превращает офисного работодателя в организацию с работами на высоте и работами со средствами подмащивания. Один собственный водитель добавляет транспортный блок. Каждый из этих видов работ тянет за собой отдельный пласт документов, несопоставимый с выгодой. Практики охраны труда советуют передавать такие работы по договору: замену ламп — рабочим арендодателя, перевозки — транспортной компании со своим штатом водителей. Если собственные работники эти работы не выполняют, документы по ним не составляются.

Расхождения, которые инспектор находит чаще всего, и подготовка к запросу

Нарушения по обучению почти никогда не выглядят как отсутствие обучения. Их находят в расхождениях документов между собой:

• дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме: ошибка видна за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно;
• комиссия, члены которой не прошли нужные программы;
• просроченная периодичность у отдельных работников: повторный инструктаж провели приказом на подразделение, а те, кто был в отпуске или на листке нетрудоспособности, выпали из него;
• программы и перечни, не приведённые к редакции Правил после 31 августа 2026 года;
• сведения о проверке знаний не переданы в реестр обученных лиц или переданы с нарушением срока;
• обучение первой помощи проведено полностью дистанционно.

Изменения Правил обучения с 31 августа 2026 года, которые видны в документах

Постановление Правительства от 30.06.2026 № 805 новой системы обучения не вводит и массового переобучения не требует. Работа приходится на ЛНА, программы и формы протоколов.

• Срок действия Правил № 2464 продлён с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года. В ЛНА, написанных в 2022 году, старая дата часто вписана прямо в текст.
• Освободить от первичного инструктажа (пункт 13) и от обучения (пункт 54) можно только работника, чья деятельность связана исключительно с опасностью от персонального компьютера и офисной техники. Любая дополнительная опасность, выявленная на рабочем месте, выводит работника из перечня. Перечни 2022 года, в которые включали всех офисных работников, требуют пересборки.
• Формулировка «проверка знания требований охраны труда» заменена на «проверка знаний, умений и навыков» (пункт 37). Изменение затрагивает формы протоколов, положения о комиссиях и программы.
• Регистрационный номер записи в реестре обученных лиц указывают в протоколе. Вместо этого к протоколу можно приложить выписку из реестра, подписанную электронной подписью через ФГИС учёта результатов СОУТ (подпункт «з» пункта 92).

Для СИЗ введён свой срок. При актуализации программы обучения по использованию средств индивидуальной защиты внеплановое обучение организуют в течение 60 календарных дней со дня актуализации. Доводить информацию до работников можно в рамках внепланового инструктажа (пункт 41).

Как подготовить документы по охране труда к запросу ГИТ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату получения требования: 10 рабочих дней на ответ отсчитывают с неё.
2. Шаг 2. Пройдите самопроверку по проверочным листам Роструда. По организации обучения действует проверочный лист № 21.
3. Шаг 3. Сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год.
4. Шаг 4. Проверьте документы о пройденных программах у членов комиссии и у лиц, проводящих инструктажи.
5. Шаг 5. Сверьте даты утверждения программ и положений с редакцией Правил № 2464, действующей с 31 августа 2026 года.
6. Шаг 6. Убедитесь, что сведения о проверке знаний переданы в реестр обученных лиц, а регистрационные номера записей стоят в протоколах или в приложенных выписках.
7. Шаг 7. Подготовьте письменный расчёт минимального количества работников для обучения в организации, оказывающей услуги по обучению, по приложению № 4 к Правилам № 2464. Расчёт объясняет, почему часть работников обучена внутри.
8. Шаг 8. Ведите сроки повторного обучения и инструктажей от индивидуальной даты каждого работника.

В практике Добыто сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику первыми выносят в систему при переходе на КЭДО: вручную они теряются чаще других. Квартальный инструктаж новичков на работах повышенной опасности привязан к дате допуска конкретного человека, и вести его в едином журнале практически невозможно.

Ответственность работодателя за нарушения охраны труда: штрафы и срок давности

Основные составы собраны в статье 5.27.1 КоАП РФ. Индивидуальный предприниматель по частям 1 и 3 отвечает в тех же пределах, что и должностное лицо. У необеспечения СИЗ и других отдельных составов собственные санкции.

В практике штраф по части 3 считают по каждому работнику, допущенному без обучения. Если без обучения к работе допущены 15 человек, верхняя граница для юридического лица составит 1 950 000 рублей.

Срок давности по административным правонарушениям в сфере трудового законодательства по статье 4.5 КоАП — один год. Исчисление зависит от состава и от момента совершения или обнаружения нарушения.

Цена нарушения при несчастном случае

Кроме административного штрафа, при несчастном случае с необученным работником возникает иск о компенсации морального вреда. Отсутствие обучения, инструктажа и стажировки попадает в акт о несчастном случае как причина или сопутствующая причина, и этот акт служит готовым доказательством в гражданском деле. Компенсацию пострадавший или его родственники взыскивают с работодателя напрямую, страховым тарифом её размер не ограничен. Суды взыскивают моральный вред и по травмам работников, с которыми письменный трудовой договор не оформляли.

Статья 143 УК РФ адресована лицу, на которое возложены обязанности по соблюдению требований охраны труда. По части 1, если нарушение по неосторожности повлекло тяжкий вред здоровью, наказание включает штраф до 400 000 рублей и иные меры, вплоть до лишения свободы на срок до одного года. По части 2, при смерти человека, грозят принудительные работы или лишение свободы до четырёх лет. Часть 3 касается смерти двух и более лиц.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «По статье 143 УК РФ отвечает тот, кто расписался за охрану труда: руководитель участка, главный инженер, специалист по охране труда, мастер. В момент расследования приказ о возложении обязанностей становится главным документом дела. Поэтому у назначенного человека должны быть реальные полномочия и ресурсы: право остановить работу, бюджет на обучение и средства защиты, возможность не допустить работника.»

Какие документы по охране труда можно вести в КЭДО, а какие остаются на бумаге

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из КЭДО, в частности, акт о несчастном случае на производстве установленной формы и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая подписываемые работником. Журналы инструктажей и акт о несчастном случае оформляют на бумаге при любой настройке электронного документооборота.

Протокол проверки знаний Правила № 2464 разрешают оформлять как на бумаге, так и в электронном виде. Положения по охране труда, приказы о назначении ответственных и о создании комиссии, программы обучения и ознакомление работников с ЛНА переводятся в КЭДО по общим правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.

В КЭДО Добыто ознакомление с ЛНА по охране труда работники подписывают ПЭП или УНЭП. Эти подписи выпускаются для сотрудников без отдельной оплаты, а журнал инструктажей остаётся бумажным. Перед ответом на требование ГИТ сверьте даты в электронной и бумажной частях комплекта: приказ о приёме, ознакомление с ЛНА и запись об инструктаже должны выстраиваться в одну последовательность.

Составьте перечень документов по охране труда в две колонки: что ведётся в КЭДО и что хранится только на бумаге.

Стоимость КЭДО для документов по охране труда в 2026 году

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от численности, видов электронной подписи и функций: электронного архива, интеграции с 1С, собственных шаблонов документов.

Компании до 25 сотрудников, которой для ознакомления с ЛНА и приказами хватает ПЭП и УНЭП, подходит тариф «Старт». Тариф «Бизнес» добавляет УКЭП, электронный архив и модуль для 1С:ЗУП. Условия, состав функций и порядок перехода между тарифами собраны на странице тарифов КЭДО.

Выводы

Инспектор проверяет охрану труда в пределах предмета конкретного мероприятия, и универсального обязательного списка документов нет. Базовый слой из приказов, ЛНА, инструкций, СОУТ, оценки рисков, инструктажей и аптечек нужен любому работодателю с работниками вне дистанционного режима. Вредные факторы, работы повышенной опасности и подрядчики добавляют свои блоки. Нарушения находят в расхождениях дат и квалификаций, поэтому подготовка начинается со сверки документов между собой и с редакцией Правил № 2464, действующей после 31 августа 2026 года.

Добыто переводит в КЭДО ту часть документов по охране труда, которую разрешает статья 22.1 ТК РФ: положения, приказы и ознакомление с ЛНА. Сроки инструктажей и обучения в системе ведутся по каждому работнику, поэтому электронный архив и бумажный журнал не расходятся по датам.

Частые вопросы о документах по охране труда при проверке

Взыщет ли Социальный фонд России с работодателя выплаты пострадавшему работнику?

Если работник был застрахован и взносы за него уплачены, нет. Девятнадцатый арбитражный апелляционный суд постановлением от 29.04.2026 по делу № А48-10850/2025 не поддержал требование фонда вернуть единовременную страховую выплату родственникам погибшей работницы. Суд указал, что фонд произвёл выплату как страховщик и убытком она не считается, а обязанность возместить вред страхователь исполняет уплатой взносов. Расходы работодателя после несчастного случая растут по другим каналам: через надбавку к страховому тарифу с учётом травматизма и через потерю финансового обеспечения предупредительных мер, если у страхователя есть задолженность или проблемы с отчётностью.

Кто проводит инструктаж по охране труда руководителю организации?

Пункт 22 Правил № 2464 в редакции постановления от 30.06.2026 № 805 разрешает поручить инструктаж на рабочем месте для руководителя организации или филиала специалисту по охране труда либо иному уполномоченному работнику. Обязанность на него возлагают приказом работодателя. По подпункту «з» пункта 53 такое лицо должно пройти программу Б и соответствующую программу В.

Нужны ли повторный инструктаж и проверка знаний при переводе или внутреннем совместительстве?

Пункт 7 Правил в новой редакции охватывает три ситуации: перевод на другую работу, изменение наименования рабочего места или подразделения и оформление внутреннего совместительства. Вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний в этих случаях не требуются, если сохраняются четыре условия: условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Уровни рисков и характер работы кадровая служба самостоятельно не оценивает, поэтому решение готовят вместе со специалистом по охране труда.

Обязан ли учебный центр выдать работодателю протоколы проверки знаний?

Да. С 31 августа 2026 года пункт 94 Правил № 2464 прямо закрепляет, что по запросу работодателя организация или ИП, оказывающие услуги по обучению, предоставляют протокол или выписку из протокола проверки знаний по его работникам. Право самого работника получить протокол или выписку на бумаге сохранено. Если учебный центр выдаёт только удостоверения, направьте ему письменный запрос со ссылкой на пункт 94.

Кто инструктирует и обучает работников, направленных частным агентством занятости?

Инструктажи для таких работников проводит принимающая сторона: физическое или юридическое лицо, к которому агентство их направило и которое их работодателем не выступает (пункт 9 Правил). Обучение требованиям охраны труда они проходят в организации или у ИП, оказывающих услуги по обучению (пункт 44). Понятие частного агентства занятости применяется в значении ТК РФ.

Кого включают во внеплановый инструктаж после несчастного случая?

По пункту 17 Правил в редакции, действующей с 31.08.2026, работодатель включает во внеплановый инструктаж руководителей и работников подразделения, где произошли авария или несчастный случай. В него же входят руководители и работники других подразделений, где возможна аналогичная авария или аналогичный несчастный случай. Ограничить инструктаж участком, где случилось происшествие, новая формулировка не позволяет.

Нужно ли обучать охране труда исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых?

Исполнители по гражданско-правовым договорам обучению по Правилам № 2464 не подлежат: требования к работникам по трудовому договору на них не переносятся. Риск возникает при переквалификации отношений в трудовые, потому что у работодателя сразу появляется группа работников без обучения. В индикаторы риска по приказу Минтруда № 838н входит взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации более 35 000 рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев и получает от неё 75% дохода и более.