Уведомление работника о переводе можно вручить через КЭДО с той же юридической силой, что и на бумаге. Для этого нужны два условия: работник дал согласие на электронное взаимодействие и подписывает документ тем видом подписи, который требует статья 22.3 ТК РФ. Согласие на перевод, соглашение об изменении трудового договора и ознакомление с уведомлением по статье 74 работник подписывает УКЭП или УНЭП. Простой подписи для этих документов недостаточно. Подтверждение вручения — зафиксированный системой факт получения документа вместе с подписью работника. Порядок зависит от основания. При переводе по статье 72.1 работодатель получает письменное согласие работника и подписывает с ним соглашение. При изменении условий без смены трудовой функции он предупреждает работника письменно не позднее чем за 2 месяца по статье 74.
С этим материалом кадровик выберет документ для перевода, перемещения, совмещения или изменения условий и проверит, готова ли система к юридически значимому вручению. Работник поймёт, чем подтверждается ознакомление и что означает отсутствие отметки в системе. Во второй половине статьи — таблица способов вручения, пошаговая инструкция, порядок действий при отказе подписать, образцы документов, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы о совмещении, мессенджере MAX и сроках.
Виды перемещений работника: перевод, перемещение, совмещение и изменение условий
Статья 72.1 ТК РФ определяет перевод как постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если подразделение указано в трудовом договоре. Перевод в общем случае допускается только с письменного согласия работника. Перемещение на другое рабочее место без изменения условий трудового договора согласия не требует. От того, к какой группе относится ваша ситуация, зависит, какой документ работник получит и чем его подпишет: соглашение, согласие или уведомление.
В таблице собраны основания из ТК РФ и вид подписи, которым работник подписывает документ в информационной системе работодателя.
| Ситуация | Норма | Согласие работника | Что получает и подписывает работник в КЭДО |
|---|---|---|---|
| Постоянный перевод: меняется трудовая функция или структурное подразделение из договора | ст. 72, 72.1 ТК РФ | Письменное | Согласие на перевод и соглашение об изменении трудового договора: УКЭП или УНЭП |
| Временный перевод по соглашению сторон | ст. 72.2 ТК РФ | Письменное; срок до 1 года либо до выхода отсутствующего работника | Соглашение об изменении трудового договора: УКЭП или УНЭП |
| Временный перевод без согласия | ст. 72.2 ТК РФ | Не требуется только в прямо названных в статье чрезвычайных случаях; срок до 1 месяца | Ознакомление с распорядительным документом; для иных документов ПЭП допустима при согласованных правилах идентификации |
| Перевод по медицинскому заключению | ст. 73 ТК РФ | Письменное. При отказе и переводе до 4 месяцев — отстранение с сохранением должности, свыше 4 месяцев или постоянном — последствия по ст. 77 ТК РФ | Согласие на перевод: УКЭП или УНЭП |
| Перемещение без изменения условий договора | ст. 72.1 ТК РФ | Не требуется | Трудовой договор не меняется, соглашение не подписывается |
| Изменение условий по организационным или технологическим причинам без смены трудовой функции | ст. 74 ТК РФ | Не требуется, но письменное уведомление с причинами не позднее чем за 2 месяца | Ознакомление с уведомлением: УКЭП или УНЭП; работодатель в своей системе подписывает уведомление УКЭП |
| Совмещение: дополнительная работа у того же работодателя | ст. 60.2, 151 ТК РФ | Письменное; доплата по соглашению сторон | Согласие на дополнительную работу; вид подписи определяется по ст. 22.3 ТК РФ для конкретного документа |
| Временный перевод к другому работодателю через службу занятости, с 01.01.2026 до 01.01.2027 | Постановление Правительства РФ от 25.12.2025 № 2131 | Письменное | Исходный трудовой договор приостанавливается, срок его действия продолжает течь |
Уведомление по статье 74 не подходит для смены должности. Статья прямо исключает изменение трудовой функции, поэтому новая должность, оформленная двухмесячным предупреждением без согласия работника, остаётся переводом без согласия. Если в документе меняется трудовая функция, работник подписывает согласие и соглашение, а не знакомится с уведомлением.
Совмещение должностей и доплата за совмещение, в том числе в ДОУ
Совмещение оформляется по статьям 60.2 и 151 ТК РФ: дополнительную работу поручают только с письменного согласия работника, а размер доплаты стороны устанавливают соглашением с учётом содержания и (или) объёма дополнительной работы. Отдельного минимального размера доплаты эти статьи не устанавливают. Для детских садов и других образовательных организаций отдельных правил совмещения в ТК РФ нет: в ДОУ применяются те же статьи 60.2 и 151, и согласие работника фиксирует срок поручения, содержание или объём дополнительной работы и размер доплаты. Если согласие на совмещение подписывается в КЭДО, проверьте, что этот документ включён в утверждённый перечень кадровых электронных документов организации.
Полезно знать: с 01.01.2026 действует классификатор профессий ОК 016-2025, он заменил ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ об изменении штатного расписания либо его утверждение в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Какой электронной подписью работник подтверждает получение уведомления
Вид подписи для уведомления о переводе и для уведомления об изменении условий задаёт статья 22.3 ТК РФ. Подпись выбирается по документу, удобство сервиса здесь роли не играет. Если уведомление по статье 74 направляется через информационную систему работодателя, работодатель подписывает его УКЭП (часть 1 статьи 22.3). Работник знакомится с таким уведомлением, подписывает согласие на перевод или соглашение об изменении трудового договора одной из трёх подписей по части 4 статьи 22.3:
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой стороны установили соглашением;
- УНЭП, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства (на практике это Госключ).
ПЭП работника допустима только для иных документов, например заявлений и ознакомления с ЛНА, и при условии, что работодатель установил правила идентификации и порядок, при котором ключ остаётся конфиденциальным. Ознакомление с уведомлением об изменении условий, подписанное ПЭП, требованию части 4 статьи 22.3 не соответствует. Если же стороны взаимодействуют через единую цифровую платформу «Работа в России», работник по части 7 статьи 22.3 может использовать УКЭП, УНЭП, выданную в инфраструктуре электронного правительства, или ПЭП, ключ которой получен при личной явке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками электронного взаимодействия. Без такого соглашения подпись работника под уведомлением теряет доказательственную опору.
Распространённая ошибка — переносить в кадры логику банков и микрофинансовых организаций. По займам, лизингу и договорам услуг суды признают документы, подписанные кодом из SMS, со ссылкой на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. К кадровым документам эта практика не применяется: у них свой перечень и свои требования к виду подписи в статьях 22.1-22.3 ТК РФ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и нам можно так оформлять кадровые документы» неверен. Для трудовых отношений действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, и простая подпись разрешена там далеко не для всего. Когда я слышу такую логику от клиента, первым делом проверяю, разведены ли в компании перечень документов и виды подписи. Откройте своё положение о КЭДО и сверьте, какая подпись закреплена за уведомлением и согласием на перевод.»
Как вручить уведомление о переводе через КЭДО
Вручение в КЭДО регулируют три нормы. Часть 5 статьи 22.1 ТК РФ: работник получает документы от работодателя и знакомится с ними через информационную систему работодателя или через платформу «Работа в России», если работодатель её применяет. Часть 4 той же статьи: система обязана фиксировать факт получения документа сторонами. Часть 3 статьи 22.2: сроки и периодичность подписания и ознакомления работодатель вправе установить своим локальным актом. В сервисе Добыто документ проходит такой маршрут: кадровик создаёт или загружает уведомление, система строит маршрут согласования и отправляет сотруднику оповещение, сотрудник читает документ и подписывает его с телефона, подписанный файл уходит в электронный архив.
Что проверить до отправки уведомления
Суд проверяет не то, что уведомление пришло в электронном виде, а то, был ли КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. По разобранным спорам складывается такой перечень проверяемого:
- Утверждённое положение о кадровом электронном документообороте.
- Утверждённый перечень документов и категорий работников, где есть уведомление, согласие на перевод и соглашение об изменении трудового договора.
- Согласие работника на КЭДО. Оно не нужно только тем, у кого на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа.
- Соглашение с работником об использовании УНЭП и его ознакомление с положением о КЭДО.
- Порядок и дата выдачи подписи работнику.
- Порядок идентификации работника при подписании, описанный в локальном акте.
- Кто контролирует систему и какие действия она фиксирует.
- Способность работника фактически пользоваться системой.
Самым слабым на практике оказывается пятый пункт. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед подключением всей компании запускаем пилотную группу. На ней видно, кто из сотрудников не может самостоятельно подписать документ.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если подпись выдана работнику в тот же день, когда он подписал юридически значимый документ, суд оценивает это не в пользу работодателя. Так бывает, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Посмотрите в журнале системы дату выдачи подписи и дату ознакомления с уведомлением: эти даты не должны совпадать.»
Как вручить уведомление о переводе в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание. Если меняется трудовая функция или подразделение из договора, это перевод по статьям 72.1, 72.2 или 73 ТК РФ, и работник подписывает согласие и соглашение. Если трудовая функция сохраняется, а меняются другие условия по организационным или технологическим причинам, это уведомление по статье 74 не позднее чем за 2 месяца.
- Шаг 2. Проверьте статус работника в КЭДО: есть ли согласие на электронное взаимодействие и выпущена ли УКЭП или УНЭП. Работнику без согласия документ вручается на бумаге.
- Шаг 3. Подготовьте текст. Для уведомления по статье 74 укажите предстоящие изменения и их причины. Для предложения о переводе укажите новую должность, срок перевода, если он временный, и оплату. Предусмотрите поле для отметки об ознакомлении.
- Шаг 4. Подпишите уведомление УКЭП работодателя и отправьте его работнику через систему работодателя или через платформу «Работа в России».
- Шаг 5. Дождитесь подписи работника в срок, установленный локальным актом о КЭДО. Проверьте, что система зафиксировала получение документа и что подпись работника соответствует части 4 статьи 22.3.
- Шаг 6. Двухмесячный срок по статье 74 отсчитывайте со дня, следующего за подтверждённым ознакомлением, и вводите изменения не раньше, чем он истечёт.
- Шаг 7. После согласия на перевод подпишите с работником соглашение об изменении трудового договора и издайте приказ о переводе. Если подписи нет, переходите к бумажному вручению и фиксируйте отказ актом.
Сформируйте приказ о переводе после подписанного соглашения
Для приказа понадобятся прежняя и новая должность, оклад и вид перевода: постоянный или временный.
Чем подтвердить получение уведомления о переводе
Часть 4 статьи 22.1 ТК РФ требует от информационной системы работодателя фиксировать факт получения электронного документа сторонами трудовых отношений. То же требование повторяет пункт 1 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192. Отдельно фиксировать дату и время ознакомления закон не обязывает. На практике эти сведения содержит сама подпись: работник подписывает УНЭП в формате CAdES-T с меткой времени, и по ней видно, когда документ подписан. Нормативные акты по электронному кадровому документообороту, включая постановление № 1192 и приказ Минтруда № 578н, собраны на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте.
Доказательная сила зависит от способа вручения. Сравнение ниже собрано по нормам ТК РФ и судебной практике.
| Способ вручения | Что подтверждает получение | Где обычно возникает спор |
|---|---|---|
| КЭДО: система работодателя или «Работа в России» | Зафиксированный системой факт получения и подпись работника видом, который требует ч. 4 или ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ | Нет согласия на КЭДО, соглашения об УНЭП, порядка идентификации; подпись выдана в день подписания документа |
| Бумажный экземпляр лично | Подпись работника на экземпляре работодателя; при отказе — акт, в котором записано, что уведомление оглашено и работник отказался его получить и подписать | Акт не отражает, что текст был оглашён |
| Электронная почта | Адрес, согласованный сторонами для юридически значимого обмена | Письмо отправлено на адрес, который для такого обмена не согласовывали |
| Почтовое отправление | Сведения о доставке либо о возврате письма | Письмо вернулось за истечением срока хранения незадолго до юридически значимой даты |
Электронную почту суды не отвергают: в одном из дел городской суд признал, что работодатель уведомил работника о переводе по электронной почте в соответствии с законом. Но 25 сентября 2025 года Второй кассационный суд общей юрисдикции отменил решения по спору о прекращении трудового договора и направил дело на новое рассмотрение. Нижестоящие суды не оценили два обстоятельства: уведомление ушло на адрес, не согласованный для юридически значимого обмена, а почтовое отправление вернулось за истечением срока хранения менее чем за 14 дней до увольнения. Дело касалось увольнения, поэтому автоматически переносить вывод на перевод нельзя. Зато оно показывает, что суд будет проверять, был ли канал согласован заранее.
Важный нюанс из практики: в споре, где работника уволили из-за несогласия работать в новых условиях, он утверждал, что уведомлять его в электронном виде было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу работник заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому знакомиться с документами он должен был в электронном виде. Соглашение и отметка об ознакомлении с положением, подписанные в день приёма, потом служат доказательством того, что электронный канал вручения был законным.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Доказать, что документ сформирован в системе от имени работника, для выигрыша в споре мало. Суд отдельно выясняет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте этот порядок не описан, исправная подпись спор не выиграет. Проверьте, есть ли в положении о КЭДО раздел об идентификации работника при подписании.»
Факт: распечатка электронного уведомления — это копия электронного документа, а не оригинал. Значение она получает после заверения: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Образцы уведомления и акта для вручения документов о переводе
Начните с уведомления об изменении условий по статье 74: в нём заложено указание причин и двухмесячного срока.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
Если работник не подписал уведомление о переводе или отказался
Часть 1 статьи 22.1 ТК РФ определяет КЭДО как оформление документов без дублирования на бумаге. Обязанности автоматически печатать уведомление, которое работник не открыл или не подписал в системе, статьи 22.1-22.3 не содержат. Бумажная гарантия есть только у работника, который не дал согласия на КЭДО: ему документы предоставляют на бумаге, заверенными надлежащим образом и бесплатно (часть 9 статьи 22.2). Если же работник согласие дал, но к установленному сроку уведомление не подписал, отметки об ознакомлении нет, и срок по статье 74 не запущен. Уведомление вручают на бумаге. При отказе принять его текст оглашают работнику, а отказ получить и подписать фиксируют актом.
Отказ от перевода и отказ от ознакомления влекут разные последствия. Без письменного согласия перевод по статье 72.1 не оформляется, за исключением случаев, прямо названных в статье 72.2. По статье 74 согласие не требуется: работник, которого уведомили надлежащим образом, может отказаться работать в новых условиях. Увольнение в таком случае оформляют приказом, а приказ об увольнении в КЭДО не переводится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Заранее определите, какие документы о переводе у вас существуют только в электронном виде, и решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда электронное вручение не подходит
- Работник не дал согласия на КЭДО и не относится к тем, кто на 31 декабря 2021 года не имел трудового стажа. Уведомление вручают только на бумаге.
- У работника есть только ПЭП. Для ознакомления с уведомлением по статье 74 и согласия на перевод в системе работодателя её недостаточно.
- В организации нет утверждённого положения о КЭДО или уведомления о переводе нет в перечне кадровых электронных документов.
- Подпись выпускается в день вручения уведомления, либо работник не может самостоятельно работать в системе.
- Вручение через мессенджер MAX. Приказом Минтруда России от 17.09.2026 № 423 подписание кадровых документов УНЭП через MAX введено как эксперимент на период с 21 сентября по 15 декабря 2026 года. Общим способом вручения для всех работодателей он пока не стал.
Во что обходится ошибка во вручении
Нарушение трудового законодательства, в том числе порядка перевода и изменения условий, квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, юридическому лицу — от 30 000 до 50 000 рублей. Дороже штрафа обходится проигранный спор: если суд признает уведомление не врученным, изменения условий и увольнение, которое на них опирается, оспорить проще.
Кейс из практики: работодатель оформил КЭДО по правилам: утвердил положение, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, работник дал согласие накануне перехода. Через систему поступило заявление работника об увольнении. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя. Кассационный суд общей юрисдикции решения отменил: в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл. Подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя. Дело прошло 4 судебных этапа, а решающими оказались обстоятельства выдачи подписи и идентификации.
Стоимость КЭДО для электронного вручения уведомлений о переводе
Цена зависит от численности сотрудников и от того, какие виды подписи нужны: для ознакомления с уведомлением по статье 74 и согласия на перевод работнику нужна как минимум УНЭП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, которые будут получать уведомления в системе, и состава функций: интеграция с 1С и электронный архив входят в «Бизнес», а в «Старт» нет. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому пакету приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Электронное уведомление о переводе имеет ту же силу, что и бумажное, если вручение опирается на действующую процедуру. Нужны согласие работника на КЭДО, положение и перечень документов, порядок идентификации и подпись того вида, который статья 22.3 ТК РФ закрепляет за конкретным документом. Подтверждением служит зафиксированный системой факт получения вместе с УКЭП или УНЭП работника. Если подписи нет, документ вручают на бумаге и фиксируют отказ актом. Отдельно проверьте основание: смена трудовой функции требует согласия работника, а предупреждение за 2 месяца по статье 74 её не заменяет.
В Добыто процесс вручения строится вокруг этих требований: сотрудникам бесплатно выпускаются ПЭП и УНЭП, уведомления идут по маршруту с фиксацией каждого шага, а подписанные документы сохраняются в электронном архиве. Кадровая служба получает доказательную базу заранее, ещё до того, как понадобится защищать документ в споре.
Частые вопросы
Можно ли подписать уведомление о переводе через мессенджер MAX?
Только в рамках эксперимента. Приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423 ввёл подписание кадровых электронных документов УНЭП через национальный мессенджер MAX на период с 21 сентября по 15 декабря 2026 года. 5 октября 2026 года опубликован проект поправок к ТК РФ: с 1 марта 2027 года предлагается добавить взаимодействие через MAX, включая направление работником уведомлений и сообщений. На дату публикации это проект, а не действующая норма. Вне эксперимента вручение идёт через систему работодателя или платформу «Работа в России».
Нужно ли согласие на КЭДО от работника, принятого на работу в 2026 году?
Зависит от его трудового стажа. Согласие не требуется только от тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудовой деятельности. Если человек работал до этой даты, а к вам пришёл в 2026 году, его письменное согласие нужно. Без согласия уведомление о переводе и другие кадровые документы вручают ему на бумаге бесплатно.
С какого дня считать два месяца по статье 74, если уведомление подписано в КЭДО?
Точкой отсчёта служит подтверждённое ознакомление: метка времени в подписи работника или отметка системы о получении документа. Статья 14 ТК РФ прямо связывает начало течения срока со следующим днём только для сроков прекращения трудовых прав и обязанностей. Поэтому надёжнее отсчитывать полные 2 месяца со дня, следующего за ознакомлением, и вводить новые условия не раньше, чем этот срок истечёт. Дата отправки уведомления в систему отсчёт не начинает.
Что происходит с трудовым договором при временном переводе к другому работодателю через службу занятости?
Механизм действует с 1 января 2026 года до 1 января 2027 года по постановлению Правительства РФ от 25.12.2025 № 2131. Перевод возможен только с письменного согласия работника. На период перевода трудовой договор с основным работодателем приостанавливается, а срок его действия продолжает течь. Если договор срочный, время работы у другого работодателя засчитывается в его срок.
Подпись работника под уведомлением в КЭДО означает согласие на перевод?
Нет. Подпись под уведомлением об изменении условий по статье 74 подтверждает только ознакомление с ним, своего согласия на новые условия работник этой подписью не выражает. Для перевода по статье 72.1 работник подписывает отдельное согласие и соглашение об изменении трудового договора УКЭП или УНЭП, а без такого согласия перевод не оформляется, кроме случаев, прямо перечисленных в статье 72.2. При переводе по медицинскому заключению отказ на срок до 4 месяцев ведёт к отстранению с сохранением должности.
