Соглашение о переводе на другую должность — это дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ: письменная форма, два экземпляра на бумаге либо один электронный файл с подписями обеих сторон. Без него приказ о переводе остаётся без основания, даже если работник уже вышел на новую должность. В документе фиксируют новую трудовую функцию, дату начала работы на новом месте, оклад и срок, если перевод временный. Различие, от которого зависит весь комплект бумаг: при переводе меняется трудовая функция или структурное подразделение, названное в договоре, и письменное согласие работника обязательно; при перемещении условия договора остаются прежними, и соглашение не оформляется вовсе.
Разберём соглашение по пунктам, отделим перевод от совмещения и от временного перевода и покажем, какой подписью документ заверяют в кадровом электронном документообороте: для изменений трудового договора простая электронная подпись не подходит, и на этом чаще всего рассыпается доказательная база. Отдельно — доплата за совмещение по статье 151 ТК РФ, сроки ЕФС-1 и запись в трудовую книжку. Образцы соглашения и уведомления для скачивания, таблица допустимых подписей по каждому документу, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите готовое соглашение о переводе и подпишите его электронной подписью прямо здесь: сервис вернёт подписанный файл и отдельный файл подписи.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Перевод, перемещение и совмещение: что именно вы оформляете
Перевод по статье 72.1 ТК РФ — постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, если это подразделение указано в трудовом договоре, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Любой из этих случаев требует письменного согласия работника. Перемещение внутри той же местности на другое рабочее место, в другое структурное подразделение или на другой механизм переводом не считается, согласия не требует и дополнительным соглашением не оформляется, пока определённые сторонами условия договора не меняются. Эту границу Роструд описывает в памятке о переводе на другую работу и перемещении, и она же чаще всего становится предметом спора с инспектором: если подразделение вписано в договор, перемещение в него превращается в перевод.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Совмещение должностей стоит в стороне от обеих конструкций. По статье 60.2 ТК РФ работник с письменного согласия выполняет дополнительную работу по другой профессии или должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, не освобождаясь от основной работы. Прежняя трудовая функция сохраняется, поэтому запись в трудовую книжку не вносится и сведения о трудовой деятельности в СФР не подаются.
| Ситуация | Норма | Согласие работника | Документы | Трудовая книжка и ЕФС-1 |
|---|---|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность у того же работодателя | ст. 72, 72.1 ТК РФ | Письменное, обязательно | Дополнительное соглашение, приказ о переводе | Запись вносится; ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа |
| Временный перевод по соглашению сторон на срок до одного года | ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ | Письменное, обязательно | Дополнительное соглашение с указанием срока, приказ | Запись не вносится, ЕФС-1 не подаётся |
| Временный перевод при катастрофе, аварии, простое по чрезвычайным обстоятельствам | ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ | Не требуется, срок до одного месяца; на работу более низкой квалификации — только письменное | Приказ; оплата по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней | Запись не вносится, ЕФС-1 не подаётся |
| Перемещение на другое рабочее место в той же местности | ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ | Не требуется, если условия договора не меняются | Приказ о перемещении; соглашение не оформляется | Запись не вносится, ЕФС-1 не подаётся |
| Изменение условий договора по организационным или технологическим причинам | ст. 74 ТК РФ | Уведомление за 2 месяца, у работодателя-ИП — за 14 календарных дней | Уведомление, затем дополнительное соглашение; трудовая функция меняться не может | Запись не вносится, ЕФС-1 не подаётся |
| Совмещение должностей, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ | ст. 60.2, 151 ТК РФ | Письменное, обязательно | Дополнительное соглашение о содержании, объёме, сроке и доплате, приказ | Запись не вносится, ЕФС-1 не подаётся |
| Перевод к другому работодателю | ч. 2 ст. 72.1, п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Письменная просьба работника или его письменное согласие | Увольнение в порядке перевода и новый трудовой договор, а не дополнительное соглашение | Запись об увольнении в порядке перевода; ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня |
Из таблицы следует практическое правило отбора: дополнительное соглашение нужно ровно в четырёх строках из семи, а в остальных достаточно приказа либо вообще другой процедуры. Ошибка в выборе строки стоит дороже ошибки в тексте самого соглашения, потому что тянет за собой неверные отчётные сроки.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Образцы кадровых документов для оформления перевода
Комплект собран под один сценарий: постоянный перевод внутри компании, начиная с дополнительного соглашения — его и смотрите первым.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74) | Скачать |
| Штатное расписание Т-3 | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Что должно быть в соглашении о переводе на другую должность
Структура документа задана статьёй 57 ТК РФ: соглашение меняет те условия трудового договора, которые в нём названы обязательными, поэтому каждое изменяемое условие переписывается заново в новой редакции. Формулировка «внести изменения в пункт 1.2» без приведения новой редакции пункта работает плохо: через два перевода никто уже не восстановит действующий текст договора.
Обязательный минимум соглашения о переводе:
- Реквизиты трудового договора, к которому оформляется соглашение: номер и дата.
- Наименование новой должности и структурного подразделения строго так, как они записаны в штатном расписании.
- Дата, с которой работник приступает к работе в новой должности.
- Срок перевода и указание на временный характер, если перевод не постоянный, либо событие окончания срока при замещении отсутствующего работника.
- Условия оплаты труда в новой редакции: оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки и стимулирующие выплаты.
- Режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общего по правилам внутреннего трудового распорядка.
- Условия труда на рабочем месте по результатам специальной оценки и гарантии за работу во вредных или опасных условиях, если новое место их предполагает.
- Указание на то, что остальные условия трудового договора остаются без изменений.
- Дата составления, подписи сторон и отметка о получении работником своего экземпляра при бумажном оформлении.
Отдельная строка касается срочного перевода. Часть 1 статьи 72.2 ТК РФ даёт предельный срок в один год, а для замещения отсутствующего работника — до выхода этого работника. Если срок истёк, прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод становится постоянным автоматически. Дополнительное соглашение об этом никто не подписывает, а обязанность внести запись в трудовую книжку и подать ЕФС-1 возникает.
В Добыто КЭДО соглашение собирается из шаблона: переменные подставляются из карточки сотрудника, а маршрут задаёт последовательность подписантов — кадровик, руководитель подразделения, работник. Маршрут может быть последовательным, когда документ идёт по цепочке, или параллельным, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю.
Что проверить до подписания соглашения
- Штатное расписание. Должность, на которую переводится работник, есть в действующей редакции Т-3, вакансия свободна, оклад совпадает с тем, что вы пишете в соглашении.
- Наименование должности. Если новая должность связана с льготами, досрочной пенсией или ограничениями, её название приводится в соответствии с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами.
- Должностная инструкция. Инструкция по новой должности утверждена и работник с ней ознакомлен до подписания соглашения, а не после.
- Медицинские ограничения. Для работ, требующих предварительного или периодического осмотра, заключение получено до даты перевода.
- Локальные нормативные акты по новой должности. Положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка подразделения, инструкции по охране труда.
- Комплект для КЭДО. Введённый режим электронного документооборота, согласие работника, соглашение об использовании подписи и выданный ключ, если соглашение будет подписываться электронно.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с локальными актами до подписания, и на переводе это правило работает так же, как при приёме. Допустимо совместить ознакомление с подписанием в один сеанс, но не позже. В электронном виде очерёдность фиксируется меткой времени в системе, и это надёжнее любой бумажной подписи в листе ознакомления: проверьте, что метка ознакомления с должностной инструкцией стоит раньше метки подписания соглашения.»
Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид изменения по таблице выше: перевод, перемещение, совмещение или изменение условий по статье 74 ТК РФ. От этого зависит, нужно ли согласие и какие сроки отчётности вы получите.
- Шаг 2. Оформите основание. При переводе по инициативе работника — его заявление, по инициативе работодателя — предложение или уведомление, при переводе по медицинскому заключению — само заключение и предложение вакансий.
- Шаг 3. Составьте дополнительное соглашение в двух экземплярах либо одним электронным файлом, приведя все изменяемые условия в новой редакции.
- Шаг 4. Ознакомьте работника с должностной инструкцией и локальными актами по новой должности, зафиксировав дату ознакомления.
- Шаг 5. Подпишите соглашение. На бумаге — собственноручно обеими сторонами; в электронном виде — УКЭП работодателя и УКЭП либо УНЭП работника.
- Шаг 6. Издайте приказ о переводе по форме Т-5 или по собственной форме и ознакомьте с ним работника под подпись.
- Шаг 7. Внесите запись в трудовую книжку, если она ведётся на бумаге и перевод постоянный, обновите личную карточку и подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Унифицированная форма Т-5 с 2013 года необязательна: работодатель вправе утвердить свою форму приказа в учётной политике. Но если вы работаете в 1С:ЗУП или в системе КЭДО, проще остаться на Т-5, потому что печатные формы, выгрузки и регистры настроены под неё.
Лайфхак: если соглашение оформляется на бумаге и занимает несколько листов, собирайте подписи сторон на каждой странице. Требования такого в норме нет, это практика, но она снимает возможность подмены листа: сшивка с печатью сохраняется не всегда, а подписанная страница закрывает спор о содержании сразу.
Электронная подпись сторон: чем заверяют соглашение о переводе
Дополнительное соглашение о переводе — это внесение изменений в трудовой договор, а такие документы статья 22.3 ТК РФ относит к закрытому перечню, для которого вид подписи жёстко задан. В информационной системе работодателя работодатель подписывает соглашение только усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной, в том числе УНЭП, сформированной в инфраструктуре электронного правительства через приложение Госключ. Простая электронная подпись в этом сценарии не подходит, хотя для большинства других кадровых документов она допустима.
Исключение одно: если кадровый электронный документооборот ведётся на цифровой платформе «Работа в России», работник вправе подписать документ простой электронной подписью, ключ которой получен при личной явке в порядке, установленном для получения государственных услуг. Внутри собственной системы работодателя это правило не действует.
| Документ при оформлении перевода | Подпись работодателя | Подпись работника | ПЭП допустима |
|---|---|---|---|
| Дополнительное соглашение о переводе | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Нет |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Нет |
| Заявление работника о переводе | Не подписывает | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Да |
| Приказ о переводе (форма Т-5) | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при ознакомлении | Да |
| Должностная инструкция, лист ознакомления с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Да |
| Приказ об увольнении при переводе к другому работодателю | Только бумага | Собственноручно на бумаге | Нет |
Последняя строка объясняет, почему перевод в другую компанию нельзя закрыть внутри системы целиком: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, и эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Внутренний перевод такого ограничения не имеет и проходит в электронном виде от заявления до приказа.
Полезно знать: работники, принятые после 31 декабря 2021 года, и те, для кого это первое место работы, согласия на кадровый электронный документооборот не дают — их достаточно уведомить. Согласие обязательно только для принятых раньше, и отказ работника не даёт оснований для увольнения или иных санкций.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре о любом электронном кадровом документе доказывание идёт в два круга. Сначала выясняют, вправе ли компания вообще вести кадровые документы электронно: есть ли положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, уведомление и письменное согласие конкретного человека. И только потом смотрят, кто и чем подписал соглашение о переводе. Если первый круг рассыпался, до второго дело не дойдёт, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.»
Когда электронное соглашение о переводе не подойдёт
Режим КЭДО не введён в компании или работник в него не включён. Соглашение, подписанное в системе в обход статей 22.1-22.2 ТК РФ, при проверке или в суде оценивается как неоформленное изменение договора, и само наличие файла с подписью ситуацию не исправляет.
Работник отказался от электронного взаимодействия. Для принятых до 2022 года письменное согласие обязательно, и без него весь комплект по переводу этого человека делается на бумаге, даже если вся остальная компания давно живёт в системе.
У работника нет действующей УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись, выданная в системе работодателя, для дополнительного соглашения не годится, и подписание придётся отложить до выпуска подходящего ключа.
Перевод оформляется к другому работодателю. Электронно проходят заявление и новый трудовой договор, а приказ об увольнении в порядке перевода и ознакомление с ним остаются на бумаге.
Временный перевод, совмещение и доплата: что считают неправильно
Совмещение должностей путают с внутренним совместительством примерно в каждом втором комплекте документов, который мы разбираем на аудите. Различие лежит во времени работы: совмещение по статье 60.2 ТК РФ выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня, дополнительный трудовой договор не заключается, а оформляется письменное согласие и дополнительное соглашение с указанием содержания, объёма и срока работы. Внутреннее совместительство по статье 60.1 идёт в свободное от основной работы время, требует отдельного трудового договора и ограничено четырьмя часами в день по статье 284 ТК РФ.
Размер доплаты за совмещение статья 151 ТК РФ отдаёт на усмотрение сторон: он устанавливается по соглашению с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Нижнего предела в кодексе нет, но и формулировка «доплата в размере, определяемом работодателем» в соглашении не работает: условие об оплате должно быть определённым. Пишите либо фиксированную сумму, либо процент от оклада совмещаемой должности с указанием базы расчёта.
Совмещение должностей в ДОУ и других учреждениях — частая ситуация: воспитатель принимает на себя часть обязанностей по вакантной должности, младший воспитатель совмещает работу помощника. Порядок тот же, что в коммерческой компании, но добавляется проверка штатного расписания, утверждённого учредителем, и соответствия наименования должности номенклатуре должностей педагогических работников. Без свободной штатной единицы или без временно отсутствующего работника совмещать нечего, и доплата тогда не имеет основания.
Досрочный выход из совмещения работает в обе стороны. Работник вправе отказаться от дополнительной работы, а работодатель — отменить поручение, но каждая сторона обязана предупредить другую в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Три рабочих дня, а не три календарных, и не «с даты приказа».
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Временный перевод — самая аварийная конструкция в кадровом учёте, потому что о нём забывают. Условие о временном характере утрачивает силу само, если срок истёк, прежняя работа не предоставлена, а человек продолжает работать. Компания узнаёт об этом, когда работник приносит справку и обнаруживается, что в СФР ничего не подано. Поставьте напоминание на дату окончания каждого временного перевода и разбирайте его за две недели: либо возвращаете, либо продлеваете, либо оформляете постоянный перевод с записью и ЕФС-1.»
Отчётность и записи после перевода
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России при переводе на другую постоянную работу не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ о переводе. Приказ от 10 января 2026 года даёт срок до 25 февраля. Для приёма и увольнения срок другой — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и это различие регулярно приводит к путанице: кадровик закладывает суточный срок и на перевод, хотя запаса у него почти полтора месяца.
Трудовая книжка на бумаге заполняется только при постоянном переводе. Временный перевод, перемещение и совмещение в ней не отражаются. Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, бумажная запись не вносится вовсе, а сведения передаются исключительно через ЕФС-1.
Личная карточка обновляется после каждого перевода: раздел с назначениями и перемещениями заполняется по данным приказа, и работник знакомится с записью. Формально унифицированная форма Т-2 необязательна, но раздел о движении по должностям остаётся самым быстрым способом восстановить кадровую историю человека, когда договор и соглашения к нему лежат в разных папках.
В системе кадрового документооборота эта история собирается автоматически: подписанные соглашения уходят в электронный архив, откуда их можно открыть и выгрузить вместе с журналом действий по документу. В Добыто КЭДО архив выделен отдельной вкладкой, и доступ к нему настраивается по ролям, а не выдаётся всем администраторам сразу.
Внимание: система КЭДО должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Тот же журнал, который подтверждает факт подписания, покажет и дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Журнал не выборочный, он показывает всё.
Кейс из практики: в кассационной инстанции рассматривался спор об увольнении через систему КЭДО, и при новом рассмотрении дела работник выиграл. Против работодателя сыграли три обстоятельства: электронную подпись выдали в тот же день, когда было подписано заявление; работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек; система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Положение о КЭДО, перечень документов и полученное в срок согласие работника у компании были, но до этих аргументов суд не дошёл. Мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, способен ли человек работать в системе.
Ошибки при оформлении перевода и цена каждой
Приказ без соглашения. Кадровик издаёт приказ о переводе, ссылаясь на служебную записку руководителя, а дополнительное соглашение не оформляет. Мотив понятен: работник не возражает, зачем лишняя бумага. Результат — изменение условий трудового договора без письменного соглашения сторон, то есть нарушение статьи 72 ТК РФ. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф до 50 000 рублей на юридическое лицо, а при споре о размере зарплаты работник взыщет разницу по прежнему договору, потому что нового условия об оплате не существует.
Соглашение задним числом. Работник вышел на новую должность 1 числа, а соглашение подписали 20-го, поставив дату 30-го числа предыдущего месяца. На бумаге это иногда проходит. В КЭДО метка времени подписания фиксируется системой и не совпадает с датой в тексте документа, а выгрузка журнала показывает расхождение любому проверяющему.
ПЭП вместо УНЭП. Соглашение подписано простой электронной подписью, потому что так настроен маршрут для всех кадровых документов. Документ перестаёт отвечать требованиям статьи 22.3 ТК РФ, и в споре его придётся доказывать другими средствами, а не самим фактом подписания.
Совмещение без объёма и срока. В соглашении написано «поручить выполнение обязанностей бухгалтера с доплатой 20%», без содержания работы, объёма и даты окончания. Формально требования части 3 статьи 60.2 ТК РФ не выполнены, и снять поручение без спора о доплате уже сложно.
Пропуск срока ЕФС-1. Постоянный перевод оформлен, сведения не поданы. Нарушение попадает под статью 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а для должностного лица дополнительно работает статья 15.33.2 КоАП РФ.
Важный нюанс из практики: в части компаний уведомления о переводе исторически уходят по служебной электронной почте. Суды такую переписку признают, но только при двух условиях: обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок такого обмена закреплён локальным нормативным актом. Городской суд, например, признал законным уведомление работника о переводе по электронной почте именно в такой конфигурации. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое: либо закрепляйте порядок локальным актом, либо переводите обмен в КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Дела про переписку по электронной почте часто цитируют как разрешение вести кадровые документы по почте. Читать их надо иначе: суд не признавал почту заменой КЭДО, он оценивал сложившийся между сторонами порядок и находил ему подтверждение в локальном акте. Без локального акта и без длительной практики обмена та же переписка не сработает. Проверьте, есть ли у вас положение, по которому электронные сообщения исполняются наравне с бумажными документами.»
Стоимость подключения КЭДО для подписания соглашений о переводе
Итоговая цена зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и от того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для соглашений о переводе критична доступность УКЭП и УНЭП, а не только ПЭП: тариф «Старт» закрывает базовый кадровый обмен, но полный набор видов подписи и электронный архив входят в тариф «Бизнес». Действующие условия и состав функций по каждому тарифу приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что смена тарифа возможна в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Цены приведены на дату публикации. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров и в тариф не входит.
Выводы
Перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом, перемещение — только приказом, совмещение — соглашением о содержании, объёме, сроке и доплате. Выбор конструкции определяет и отчётность: постоянный перевод даёт запись в трудовую книжку и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца, временный перевод и совмещение не дают ни того, ни другого. В электронном виде соглашение о переводе подписывается УКЭП работодателя и УКЭП либо УНЭП работника, и простая электронная подпись здесь не работает, кроме сценария с платформой «Работа в России».
Сложность такой процедуры не в тексте документа, а в связке: режим КЭДО, согласие работника, вид подписи, дата, приказ, отчёт. Мы в Добыто настраиваем эту связку одним маршрутом, чтобы соглашение о переводе, приказ и лист ознакомления с должностной инструкцией шли одним пакетом и попадали в архив с корректными метками времени.
Частые вопросы
Можно ли подписать соглашение о переводе задним числом, если работник уже работает на новой должности?
Дату составления документа менять нельзя: она относится к его реквизитам. Но дата начала работы в новой должности и дата подписания соглашения — разные вещи, и соглашение вправе указывать, что перевод действует с более ранней даты, если стороны фактически к этому пришли. На бумаге расхождение видно только по содержанию, а в КЭДО метка времени подписания фиксируется системой и выгружается вместе с журналом действий по документу, поэтому исправлять дату в тексте бессмысленно.
Что делать, если работник отказался подписать соглашение о переводе?
Перевод по статье 72.1 ТК РФ без письменного согласия невозможен, и отказ прекращает процедуру: работник остаётся в прежней должности, дисциплинарных последствий это не влечёт. Другая ситуация — изменение условий по статье 74 ТК РФ: там работодатель письменно предлагает имеющиеся вакансии, соответствующие квалификации работника, а также нижестоящие и нижеоплачиваемые, и при отказе от всех предложений трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка.
Нужно ли дополнительное соглашение, если должность просто переименовали?
Да, наименование должности относится к обязательным условиям трудового договора по статье 57 ТК РФ, поэтому переименование оформляется приказом о внесении изменений в штатное расписание и дополнительными соглашениями с каждым затронутым работником. Актуальность вопроса выросла с 1 января 2026 года, когда классификатор ОК 016-2025 заменил ОК 016-94: часть наименований и кодов изменилась, и кадровые программы, включая 1С:ЗУП, требуют обновления справочников.
Как оформить возврат работника после временного перевода?
Если срок перевода указан датой, по её наступлении работник возвращается на прежнюю работу автоматически, издаётся приказ о возврате, дополнительное соглашение не требуется. Если перевод оформлен на период отсутствия другого работника, основанием возврата служит выход этого работника, и дата в приказе привязывается к нему. Опасный сценарий один: срок прошёл, прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает трудиться — тогда перевод становится постоянным, и появляются обязанности по записи в трудовую книжку и по ЕФС-1.
Как перевести дистанционного работника, который живёт в другом городе?
Порядок тот же: дополнительное соглашение и приказ. Место работы дистанционного работника в договоре обычно не привязано к адресу работодателя, поэтому смена города проживания сама по себе переводом не является и соглашения не требует. Если же в договоре указано конкретное структурное подразделение или местность, изменение потребует письменного согласия. По статье 312.1 ТК РФ обмен документами с дистанционным работником ведётся электронно, а при подписании дополнительного соглашения применяются те же виды подписи, что и для офисного персонала.
Считается ли совмещение должностей в детском саду переводом?
Нет. При совмещении работник продолжает выполнять свою трудовую функцию и дополнительно, в течение той же продолжительности рабочего дня, берёт работу по другой должности. Оформляется письменное согласие, дополнительное соглашение с содержанием, объёмом, сроком и размером доплаты по статье 151 ТК РФ, и приказ. Запись в трудовую книжку не вносится, сведения в СФР не подаются. Перед оформлением проверьте, есть ли свободная штатная единица в утверждённом штатном расписании или временно отсутствующий работник: без этого основания для доплаты нет.
Обязателен ли приказ по унифицированной форме Т-5?
Нет, унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда с 2013 года применяются по решению работодателя, и приказ о переводе можно утвердить в собственной форме, закрепив её в учётной политике. Форма Т-5 удобна тем, что под неё настроены печатные формы и регистры в кадровых программах, а состав реквизитов уже закрывает требования к содержанию приказа: прежнее и новое место работы, вид перевода, основание, дата и размер оплаты.
