Совмещение должностей оформляется письменным согласием работника и дополнительным соглашением к трудовому договору с указанием вида дополнительной работы, срока, объёма и размера доплаты по статье 60.2 ТК РФ. Приказ издаётся на основании согласия и соглашения, но сам по себе не является обязательным документом по закону — обязательны согласие, условия и оплата. Каждая сторона вправе досрочно прекратить дополнительную работу, письменно предупредив другую не позднее чем за 3 рабочих дня. Прекращение оформляется уведомлением либо соглашением, при истечении срока издаётся приказ о прекращении.
Разберём полный комплект документов для совмещения: какие обязательны по закону, какие используются как учётные и распорядительные, где они хранятся и как долго. Покажем, какие виды электронной подписи допустимы для каждого документа при переходе на КЭДО, и какие штрафы грозят за невыплату доплаты или отсутствие письменного согласия. Сроки хранения по приказу Росархива 236, образец приказа и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы обязательны по закону
Статья 60.2 ТК РФ устанавливает три обязательных элемента: письменное согласие работника, письменное соглашение сторон о сроке, содержании и объёме дополнительной работы, дополнительная оплата по статье 151. Форма согласия и соглашения законом не утверждена. Роструд в руководстве по соблюдению обязательных требований от 11.11.2022 № 253 рекомендует комплект из письменного согласия, дополнительного соглашения к трудовому договору, приказа о совмещении и документов о доплате. Приказ не закреплён статьями 60.2 и 151 как самостоятельная обязанность, но используется как распорядительное и учётное основание.
Письменное согласие работника может содержаться непосредственно в тексте дополнительного соглашения с условиями дополнительной работы. Отдельное заявление работника не является универсальной самостоятельной обязанностью. Отметка «ознакомлен» сама по себе не устанавливает согласие со всеми условиями: документ должен однозначно выражать письменное согласие с видом работы, сроком, объёмом и оплатой.
Факт: Совмещение по другой должности, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работ по той же должности, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника — это дополнительные работы наряду с основной с согласием и доплатой по статье 60.2. Совместительство — отдельный трудовой договор и работа в свободное от основной работы время. Перевод меняет трудовую функцию или структурное подразделение по статье 72.1 и требует письменного согласия.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: Отсутствие письменного согласия работника на дополнительную работу квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП как нарушение трудового законодательства. Штраф должностному лицу от 1000 до 5000 рублей, юридическому лицу от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном — дисквалификация руководителя до 3 лет. Проверьте, что в вашем соглашении явно указаны вид работы, срок и размер доплаты, а не только факт согласия.
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Дополнительное соглашение к имеющемуся трудовому договору содержит все условия дополнительной работы: вид (совмещение профессий или должностей, расширение зоны обслуживания, увеличение объёма работ, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника), наименование совмещаемой должности или профессии либо описание дополнительного объёма работ, срок выполнения дополнительной работы, размер доплаты. Срок может быть указан календарной датой либо привязан к событию — до выхода основного работника с больничного или из отпуска. Размер доплаты устанавливается соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Единого минимального процента или суммы закон не содержит, но работодатель может иметь обязательные внутренние правила в положении об оплате труда или локальном нормативном акте.
Постановление Конституционного Суда РФ от 16.12.2019 № 40-П установило, что дополнительные выплаты за совмещение не включаются в заработную плату, не превышающую МРОТ: это доплата сверх оплаты основной нормы, сравниваемой с МРОТ. Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, действующее с 01.09.2025, прямо учитывает доплаты за совмещение, расширение зоны обслуживания и увеличение объёма работ в среднем заработке.
Лайфхак: При привязке срока совмещения к возвращению отсутствующего работника указывайте в соглашении дату начала дополнительной работы и формулировку «до выхода работника [ФИО] с больничного (из отпуска)». Это предусмотренное соглашением событие, которое завершает поручение без дополнительного одностороннего предупреждения за 3 дня.
Приказ о поручении дополнительной работы
Приказ издаётся на основании письменного согласия работника и дополнительного соглашения. Унифицированной обязательной формы приказа о совмещении должностей нет. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 содержит форму Т-5 — приказ о переводе на другую работу, а не специальную форму совмещения. Приказ содержит реквизиты дополнительного соглашения как основание, вид и условия дополнительной работы, срок, размер доплаты. Работник ознакамливается с приказом под подпись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сформируйте приказ о совмещении через конструктор
Конструктор генерирует файл .docx приказа о совмещении должностей с указанием срока, размера доплаты и блоком согласия работника.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: Мы закладываем в шаблон приказа все обязательные реквизиты из статьи 60.2: вид дополнительной работы, наименование должности или описание объёма, срок и размер доплаты. Подписанный приказ автоматически переносится в электронный архив с журналом действий, а статус ознакомления фиксируется системой. Это снимает основную часть споров о том, знал ли работник об условиях дополнительной работы.
Документы для прекращения совмещения
Каждая сторона вправе досрочно прекратить дополнительную работу, письменно предупредив другую не позднее чем за 3 рабочих дня по статье 60.2 ТК РФ. Согласие другой стороны на досрочное прекращение не требуется. Работник подаёт письменное уведомление о прекращении дополнительной работы, работодатель издаёт письменное уведомление об освобождении работника от дополнительной работы. Истечение согласованного срока завершает поручение без дополнительных документов. При досрочном прекращении по инициативе любой стороны либо при истечении срока издаётся приказ о прекращении совмещения с датой прекращения.
Возможна согласованная более ранняя дата прекращения без требования 3 рабочих дней: стороны подписывают соглашение о прекращении дополнительной работы с указанием даты. При возвращении временно отсутствующего работника, если срок совмещения был привязан к этому событию, издаётся приказ о прекращении дополнительной работы с указанием даты выхода основного работника.
Внимание: Невыплата или неполная выплата доплаты за совмещение квалифицируется по части 6 статьи 5.27 КоАП. Штраф должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей, юридическому лицу от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении — дисквалификация руководителя на 1-3 года и штраф организации до 100 000 рублей. Статья 236 ТК РФ обязывает выплатить компенсацию не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день задержки.
Сроки хранения документов о совмещении
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения кадровых документов. Статья 434 Перечня относит приказы и документы-основания о совмещении должностей (профессий), расширении зоны обслуживания, увеличении объёма работ к документам со сроком 50 лет или 75 лет. Статья 435 Перечня устанавливает тот же срок 50 лет или 75 лет для дополнительных соглашений об изменении условий трудового договора. Документы, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет.
| Документ | Статья Перечня 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении | 435 | 50 или 75 лет |
| Приказ о поручении дополнительной работы | 434 | 50 или 75 лет |
| Приказ о прекращении дополнительной работы | 434 | 50 или 75 лет |
| Уведомление работника о прекращении совмещения | 434 | 50 или 75 лет |
| Расчётные документы о доплате за совмещение | 434 | 50 или 75 лет |
Срок 50 или 75 лет зависит от даты завершения делопроизводства по документу, а не от вида документа. Электронные кадровые документы в системе КЭДО сохраняются в течение тех же архивных сроков по статье 22.3 ТК РФ. Росархив в разъяснении от 12.03.2020 подтверждает, что сроки различаются по видам документов и привязаны к моменту завершения делопроизводства.
Мария Ж, специалист по кадровому электронному документообороту: При переходе на КЭДО работодатель обязан обеспечить хранение электронных документов в течение установленных архивных сроков и возможность выгрузки для проверки ГИТ. Мы закладываем в платформу электронный архив с поиском по реквизитам, датам и категориям документов. Это не дополнительная услуга — это требование статьи 22.3 и приказа Росархива.
Электронное оформление совмещения в КЭДО
Статья 22.3 ТК РФ допускает оформление изменения трудового договора в электронном виде в информационной системе работодателя при соблюдении требований к электронной подписи. Дополнительное соглашение о совмещении подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Работник подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, усиленной неквалифицированной электронной подписью с согласованным порядком проверки подлинности либо усиленной неквалифицированной электронной подписью с использованием инфраструктуры электронного правительства. Простая электронная подпись работника для изменения трудового договора в информационной системе работодателя не указана в перечне допустимых.
Приказ о поручении дополнительной работы подписывается работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник ознакамливается с приказом, подписывая его одной из допустимых усиленных подписей. Уведомление о прекращении дополнительной работы подписывается той же подписью, которой подписывалось дополнительное соглашение.
Полезно знать: Выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи для работников входит в тариф сервиса КЭДО. Усиленную квалифицированную электронную подпись работник может получить бесплатно через Госключ на Госуслугах либо через партнёров-удостоверяющих центры. Оплата выпуска УКЭП за счёт работника без его согласия запрещена.
Отражение совмещения в учётных документах
Совмещение не меняет основную трудовую функцию и не является кадровым мероприятием для подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Само совмещение не отражается в трудовой книжке и подразделе 1.1 ЕФС-1. Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, применяются с 30.12.2025. Роструд в ответе от ноября 2016 года и совместный документ Роструда и ПФР от 10.03.2020 разъясняют, что законодательство не предусматривает внесение записи о совмещении в трудовую книжку и представление сведений по совмещаемой профессии или должности.
Работа по совмещению выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня или смены наряду с основной работой. Дополнительных часов сверх основного режима в табеле учёта рабочего времени не отражается. Учитывается время основного режима работы. Если работник фактически работает сверх основного времени, это квалифицируется по фактическим обстоятельствам как сверхурочная работа или совместительство, а не как совмещение.
Как оформить совмещение: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите письменное согласие работника на дополнительную работу. Согласие может быть оформлено отдельным документом либо содержаться в тексте дополнительного соглашения с пометкой «работник согласен» перед подписью.
- Шаг 2. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием вида дополнительной работы, наименования совмещаемой должности или описания дополнительного объёма, срока и размера доплаты.
- Шаг 3. Подпишите дополнительное соглашение с работником. В электронной системе работодателя используйте УКЭП работодателя и УКЭП либо УНЭП работника.
- Шаг 4. Издайте приказ о поручении дополнительной работы на основании дополнительного соглашения. Ознакомьте работника с приказом под подпись.
- Шаг 5. Начислите и выплачивайте доплату за дополнительную работу в согласованном размере с момента начала совмещения.
- Шаг 6. При прекращении совмещения по инициативе работника или работодателя оформите письменное уведомление не позднее чем за 3 рабочих дня и издайте приказ о прекращении дополнительной работы.
- Шаг 7. Сохраните дополнительное соглашение, приказы и документы о доплате в личном деле работника или в номенклатуре дел в течение 50 или 75 лет по приказу Росархива 236.
Стоимость подключения КЭДО для электронного оформления совмещения
Переход на кадровый электронный документооборот снижает трудоёмкость оформления дополнительных соглашений и приказов о совмещении: документ формируется из шаблона, проходит маршрут согласования и подписывается усиленной электронной подписью без очной явки работника. Подписанные документы автоматически переносятся в электронный архив с журналом действий и возможностью выгрузки для проверки ГИТ.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | до 25 сотрудников |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | минимальная оплата 30 000 ₽ в год |
| Корпорация | по запросу | выделенный сервер и SLA 99.9% |
Итоговая стоимость зависит от численности сотрудников, необходимости интеграции с 1С и требований к уровню сервиса. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для работников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Усиленную квалифицированную электронную подпись работник получает через партнёров-удостоверяющих центры. Подробные условия и точный расчёт стоимости для вашей компании доступны на странице тарифов сервиса Добыто.
Типовое внедрение КЭДО занимает от 1 до 3 дней для технической настройки, но сбор письменных согласий работников на переход к электронному документообороту идёт дольше и зависит от численности. На проектах с численностью более 500 сотрудников сбор согласий может занять от двух недель до месяца.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Выводы
Оформление совмещения требует письменного согласия работника и дополнительного соглашения с указанием вида работы, срока, объёма и размера доплаты. Приказ используется как распорядительное основание, но сам по себе не заменяет согласие и соглашение. Документы хранятся 50 или 75 лет по статьям 434 и 435 приказа Росархива 236 в зависимости от даты завершения делопроизводства. Прекращение совмещения требует письменного предупреждения не позднее чем за 3 рабочих дня либо соглашения о досрочном прекращении. Невыплата доплаты и отсутствие письменного согласия влекут штрафы до 50 000 рублей на организацию и дисквалификацию руководителя при повторном нарушении.
В практике Добыто комплект документов о совмещении формируется из шаблонов, проходит маршрут согласования в электронной системе и подписывается усиленной электронной подписью работника и работодателя. Подписанные документы автоматически переносятся в электронный архив с сохранением в течение установленных архивных сроков и возможностью выгрузки для проверки ГИТ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить совмещение без дополнительного соглашения, только приказом?
Нет. Статья 60.2 ТК РФ требует письменного соглашения о сроке, содержании и объёме дополнительной работы. Приказ без дополнительного соглашения не устанавливает согласованных условий и не подтверждает письменное согласие работника. Отсутствие дополнительного соглашения квалифицируется как нарушение трудового законодательства со штрафом до 50 000 рублей на организацию.
Работник заболел в последние дни испытательного срока. Как считать срок для уведомления об увольнении по итогам испытания?
Больничный не входит в срок испытания и продлевает его на дни болезни. Увольнение по итогам испытания является увольнением по инициативе работодателя, которое запрещено в период временной нетрудоспособности по статье 81 ТК РФ. Трёхдневное предупреждение об увольнении по итогам испытания пересчитывается с учётом продлённого срока испытания. Если уведомление вручено до больничного без учёта продления, даты поехали, и увольнение окажется преждевременным.
Входит ли доплата за совмещение в средний заработок для расчёта отпускных и больничных?
Да. Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, действующее с 01.09.2025, прямо учитывает доплаты за совмещение должностей, расширение зоны обслуживания и увеличение объёма работ в среднем заработке. Доплата включается в расчёт отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, оплаты командировок и других выплат, рассчитываемых исходя из среднего заработка.
Нужно ли создавать вакантную штатную единицу для оформления совмещения по другой должности?
Статья 60.2 ТК РФ буквально не содержит самостоятельного условия «вакантная должность» для совмещения. На практике совмещение по другой должности оформляется по свободной единице или должности временно отсутствующего работника. Совмещение в виде расширения зоны обслуживания или увеличения объёма работ по той же должности не требует второй штатной единицы.
Можно ли прекратить совмещение без предупреждения за 3 рабочих дня по соглашению сторон?
Да. Статья 60.2 устанавливает 3 рабочих дня для одностороннего досрочного прекращения без согласия другой стороны. При согласованной более ранней дате прекращения стороны подписывают соглашение о прекращении дополнительной работы с указанием даты, и требование предупреждения за 3 дня не применяется. Истечение согласованного срока также завершает поручение без дополнительного предупреждения.
Какой вид электронной подписи нужен воспитателю ДОУ для подписания дополнительного соглашения о совмещении в КЭДО?
Усиленная квалифицированная электронная подпись либо усиленная неквалифицированная электронная подпись по статье 22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись работника не входит в перечень допустимых для изменения трудового договора в информационной системе работодателя. УКЭП воспитатель может получить бесплатно через Госключ на Госуслугах. УНЭП выпускается сервисом КЭДО и входит в тариф.
Отражается ли совмещение в форме ЕФС-1 при представлении сведений в Социальный фонд России?
Нет. Совмещение не меняет основную трудовую функцию и не является кадровым мероприятием для подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Новая форма ЕФС-1 и порядок утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, применяются с 30.12.2025. Роструд и ПФР разъясняют, что законодательство не предусматривает представление сведений по совмещаемой профессии или должности. Отдельно оформленный перевод или совместительство подчиняются своим правилам и отражаются в подразделе 1.1 как изменение трудовой функции или заключение второго трудового договора.
