Коды в ЕФС-1: как выбрать в 2026 году и не ошибиться

Коды в ЕФС-1 — это не один справочник, а несколько разных классификаторов, разложенных по подразделам формы: вид кадрового мероприятия и код выполняемой функции в подразделе 1.1, код причины увольнения там же, территориальные и особые условия труда в подразделе 1.2. С 30 декабря 2025 года форма и порядок заполнения действуют в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462, форматы сведений — в редакции приказа № 1463 от той же даты, а приказ от 17.11.2023 № 2281 больше не применяется. Из графы 6 подраздела 1.1 исключены коды ДИСТ и НДОМ, коды неполного рабочего времени НЕПД и НЕПН остались. Срок зависит от вида мероприятия: приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и расторжение договора ГПХ подаются на следующий рабочий день после приказа, а перевод, переименование, установление профессии и запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.

Разберём каждый классификатор отдельно: какие виды кадровых мероприятий бывают, как определить код должности по ОКЗ и что поменял новый классификатор профессий, какие коды ставят по договорам ГПХ и неполному рабочему времени. Покажем, как отменить неверную запись и в каком случае финансовая санкция не применяется вовсе. Сценарная таблица по графе 6, чек-лист сверки перед отправкой, размеры штрафов по 27-ФЗ и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что изменилось в кодах ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 зарегистрирован Минюстом 18 декабря 2025 года и применяется с 30 декабря 2025 года. Он утвердил и саму форму ЕФС-1, и порядок её заполнения. Отдельным приказом № 1463 обновлены форматы сведений, по которым отчёт уходит в фонд, поэтому обновление кадровой программы здесь не косметическое: старый формат приёмный шлюз не примет.

Правки по кодам сгруппированы в четырёх местах формы. Из графы 6 подраздела 1.1 убраны обозначения дистанционной и надомной работы, вместе с ними ушла обязанность отражать переход работника между офисом и удалённым режимом отдельным мероприятием. В статусах застрахованного лица появился код МДИГ — для иностранных граждан, которые подлежат обязательному пенсионному и социальному страхованию по международным договорам Российской Федерации. В дополнительные сведения подраздела 1.2 добавлен код ЧАЭСКОМ. Расширен перечень кодов должностей и квалификаций, а в подразделе 1.3 появилось значение «4».

Отдельно проверьте наименования полей таблиц: часть из них переименована, и выгрузка из старого шаблона может встать не в ту колонку. Если отчёт формируется не из учётной программы, а из ручной таблицы, сверьте шапку с приложением 1 к приказу № 1462 до первой отправки.

Где какие коды живут и когда сдавать каждый подраздел

ЕФС-1 собрана из блоков, которые сдаются по разным поводам и в разные сроки. Раздел 1 объединяет сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1), о страховом стаже (подраздел 1.2), о заработной плате работников бюджетной сферы (подраздел 1.3) и о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Раздел 2 — взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Титульный лист заполняется всегда, остальное — только по тем работникам и событиям, которые попали в отчётный период.

Коды нужны не для красоты формы. По ним фонд разносит периоды и события по индивидуальному лицевому счёту застрахованного лица (ИЛС): именно оттуда потом берутся стаж для назначения пенсии и данные для электронной трудовой книжки. Ошибка в коде означает не опечатку в отчёте, а неверную запись на счёте конкретного человека.

Разные сроки на одну форму создают типичную путаницу: подраздел 1.1 по приёму нельзя «приложить» к квартальному разделу 2, а подраздел 1.2 нельзя досдать вместе с ближайшим переводом. Каждый блок уходит отдельным отчётом со своим титульным листом. Сроки по конкретным кадровым мероприятиям СФР разбирает в базе знаний для страхователей по ЕФС-1, включая частные случаи вроде реорганизации.

Коды кадровых мероприятий в подразделе 1.1

Вид мероприятия — первый код, который выбирает кадровик, и от него зависит и срок, и состав остальных граф. Перечень закрытый, произвольных формулировок в этой графе не бывает:

• ПРИЕМ — заключение трудового договора.
• ПЕРЕВОД — постоянный перевод на другую работу.
• ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ — смена наименования работодателя, в том числе при реорганизации.
• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) — присвоение работнику разряда, класса, категории, квалификации.
• УВОЛЬНЕНИЕ — прекращение трудового договора.
• ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) — лишение права по приговору суда.
• НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ — заключение гражданско-правового договора с физическим лицом.
• ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ — прекращение такого договора.
• ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ — приостановление трудового договора.
• ВОЗОБНОВЛЕНИЕ — возобновление трудового договора.

Первая группа мероприятий и обе позиции по договорам ГПХ идут в фонд на следующий рабочий день после издания приказа или иного документа, вторая группа накапливается до 25-го числа. При реорганизации по каждому виду договора подаётся мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, а если у работника меняется трудовая функция, дополнительно подаётся ПЕРЕВОД с новой должностью. Отказ работника продолжать работу в изменённых условиях закрывается мероприятием УВОЛЬНЕНИЕ.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Подраздел 1.1 наполовину состоит из реквизитов документа-основания: вид, дата и номер приказа. Когда заявление работника и приказ живут в одном маршруте кадровой системы, кадровик не перебивает эти данные руками, и расхождение между датой приказа и датой в отчёте просто не возникает. Начните проверку не с кода мероприятия, а со сверки даты приказа в базе с датой на подписанном документе.»

В сервисе Добыто заявление работника, приказ и отметка об ознакомлении складываются в один маршрут, поэтому реквизиты основания попадают в кадровую базу без повторного ввода.

Как заполнить подраздел 1.1 при приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите дату отсчёта. Срок считается от дня издания приказа о приёме, а не от даты выхода работника, и составляет один рабочий день.
2. Шаг 2. Выберите вид мероприятия ПРИЕМ и укажите дату мероприятия — дату начала работы по трудовому договору.
3. Шаг 3. Внесите наименование должности, профессии или специальности строго так, как оно записано в трудовом договоре и штатном расписании.
4. Шаг 4. Заполните графу 6: код по общероссийскому классификатору занятий, а при неполном рабочем времени добавьте НЕПД или НЕПН.
5. Шаг 5. Укажите вид, дату и номер документа-основания и сверьте их с оригиналом приказа.
6. Шаг 6. Проверьте СНИЛС и фамилию, имя, отчество по данным работника: расхождение с ИЛС даёт отказ в приёме отчёта, а не предупреждение.
7. Шаг 7. Отправьте подраздел 1.1 отдельным отчётом с титульным листом, не дожидаясь остальных мероприятий месяца.

Соберите приказ о приёме, из которого пойдут реквизиты в подраздел 1.1

Коды должностей: ОКЗ, новый классификатор профессий и договоры ГПХ

Графа 6 подраздела 1.1 называется «Код выполняемой функции» и заполняется по-разному в зависимости от вида договора. По трудовым договорам ставится код по общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Код отражает фактическую трудовую функцию, а не маркетинговое название позиции: если в штатном расписании стоит «евангелист продукта», код всё равно подбирается по тому, что человек реально делает.

По гражданско-правовым договорам вместо кода занятий используются буквенные обозначения вида договора: ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ, ДГПХФЛНС, ДАВТФЛНС. Отдельная пара кодов отвечает за режим рабочего времени: НЕПД при неполном рабочем дне и НЕПН при неполной рабочей неделе. Приоритет кодов неполного рабочего времени СФР закрепил в письме от 18.06.2024 № 19-20/27389, и после исключения ДИСТ и НДОМ выбор в этой графе стал заметно короче.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: при изменении наименования или кода должности мало поправить справочник. Нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП. Компании, которые начали с отчёта, а не со штатки, получают расхождение между наименованием должности в подразделе 1.1 и наименованием в трудовом договоре.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок действий при смене классификатора обратный привычному: сначала приводится в порядок штатное расписание и трудовые договоры, потом уже отчётность. Код в графе 6 — производная от трудовой функции, а функция описана в договоре и должностной инструкции. Сверьте по каждой должности три документа: штатное расписание, трудовой договор и карточку сотрудника в учётной программе.»

Ниже собраны типовые ситуации и то, что реально попадает в графу 6.

Совместительство — самая частая ловушка этой графы: договор о совместительстве сам по себе предполагает работу в течение неполного времени, поэтому дублировать это кодом не нужно.

Кадровые документы, из которых собираются коды подраздела 1.1

Комплект закрывает четыре события, по которым чаще всего подаётся форма; начните с трудового договора, потому что именно из него берётся наименование должности.

Коды подраздела 1.2: стаж, север и вредность

Подраздел 1.2 сдаётся раз в год, не позднее 25 января, и только по тем работникам, у кого в прошедшем году были особенности исчисления стажа для пенсии. Массово на всех сотрудников он не подаётся.

Территориальные условия кодируются обозначениями РКС для районов Крайнего Севера, МКС для приравненных местностей, а также РКСР, МКСР, МКС-РКСР и ОКУ. Особые условия труда идут своим блоком: 27-1 для вредных условий, 27-2 для тяжёлых, 27-ПД для педагогической деятельности, САМОЛЕТ для лётного состава гражданской авиации. Особенности исчисления стажа закрываются кодами вида ПОЛЕ и СЕЗОН, а в дополнительные сведения попадают ДЕКРЕТ, ПРОСТОЙ и новый ЧАЭСКОМ. Графы с номером рабочего места и классом условий труда заполняются только при вредных и опасных условиях по результатам специальной оценки.

Ещё одно изменение новой формы касается поводов для межотчётной подачи: основание сдавать подраздел 1.2 при поступлении заявления работницы об отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком из формы убрано. Оставшиеся межотчётные поводы — назначение пенсии и связанные с ним типы сведений.

Как отменить или скорректировать неверный код

Механика исправления различается по подразделам, и это первое, что стоит уточнить до того, как формировать корректировку.

В подразделе 1.1 неверная запись не редактируется. Её повторяют полностью в том виде, в каком она была принята фондом, помечают признаком отмены, а следом добавляют строку с правильными данными. Если ошибочный код мероприятия привёл к ошибочной дате, отменяются обе записи целиком, а не отдельная графа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В подразделе 1.2 работает тип сведений. «Исходная» подаётся, когда стаж за год уходит впервые. «Корректирующая» исправляет ранее принятые данные, «Отменяющая» удаляет их, и в обоих случаях заполняется поле корректируемого или отменяемого периода с указанием года. Отдельные типы предусмотрены для назначения пенсии.

Важный нюанс из практики: спор по электронным кадровым документам всегда идёт через доказывание четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли документ. Пока не доказано первое, до анализа конкретной записи дело не доходит. Поэтому исправление кода в отчёте начинается с проверки того, что документ-основание вообще оформлен корректно.

В практике Добыто отмена записи почти всегда начинается с первичного документа: пока приказ не переиздан или не дополнен, корректировка в отчёте создаёт второе расхождение вместо снятия первого.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий по документу показывает всё: дату выдачи ключа, время подписания, факт отправки и получения. Смотреть его надо до проверки и до спора, а не после. Мы выгружаем журнал по каждому подписанту перед плановыми проверками и по увольнениям, где ожидаем конфликт.»

Цена ошибки в кодах: финансовые санкции и когда их не будет

Ответственность за ЕФС-1 разложена по двум законам. По статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ санкция составляет 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица за непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений. Отдельно установлен штраф 1000 рублей за несоблюдение порядка представления в электронном виде: при численности более 10 человек бумажный отчёт не принимается. Должностное лицо отвечает по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей.

Считают по людям, а не по формам. Ошибка в коде выполняемой функции у 40 работников превращается в 20 000 рублей, и это при том, что сама форма была сдана вовремя.

Освобождение от санкции работает в двух сценариях. Первый: страхователь сам нашёл ошибку в ранее представленных и принятых сведениях до того, как её обнаружил фонд, и подал исправление. Второй: ошибку нашёл фонд, но страхователь исправил её в течение 5 рабочих дней после получения уведомления. Условия и порядок обжалования СФР описывает в разделе о финансовых санкциях по 27-ФЗ.

Что проверить до отправки: сверка данных и настройка 1С:ЗУП

Большая часть ошибок в кодах рождается не в момент заполнения отчёта, а раньше — в справочниках и кадровых документах. Перед первой отправкой по новой форме пройдите по шести пунктам:

1. Обновлена ли конфигурация до релиза, поддерживающего форму и формат по приказам № 1462 и № 1463.
2. Совпадают ли наименования должностей в штатном расписании, трудовых договорах и карточках сотрудников.
3. Проставлен ли код по ОКЗ у каждой позиции штатного расписания, а не только у новых.
4. Убраны ли из настроек коды ДИСТ и НДОМ, чтобы программа не выгружала их автоматически.
5. Отмечены ли работники с неполным рабочим временем и отделены ли от них совместители.
6. Сверены ли СНИЛС и персональные данные с ИЛС по всем, кто попадает в отчёт.

Мы закладываем эту сверку до первой отправки формы по новому классификатору: она занимает меньше времени, чем последующая отмена записей по каждому работнику.

Когда ЕФС-1 не закрывается через КЭДО

Электронный кадровый документооборот сокращает путь до отчёта, но не заменяет его и не покрывает часть документов. Сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, в КЭДО не переводятся: они уходят в фонд, а не работнику. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге, поэтому полностью электронного увольнения не бывает: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление всё равно печатаются.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Компании рассчитывают убрать бумагу из увольнения целиком, а получают гибрид, и это первое, что мы объясняем на внедрении. Для ЕФС-1 вывод практический: документ-основание по увольнению у вас останется бумажным, а срок подачи подраздела 1.1 при этом сокращённый — один рабочий день. Планируйте передачу приказа кадровику в тот же день, когда он подписан.»

Стоимость перехода на КЭДО: тарифы и что входит в подписку

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной программой.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в кастомных шаблонах и интеграциях. Действующие условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый тариф.

Выводы

Коды ЕФС-1 разложены по подразделам, и выбирать их приходится в четыре захода: вид кадрового мероприятия, код выполняемой функции по ОКЗ или по виду договора ГПХ, код причины увольнения, коды стажа и условий труда. С 30 декабря 2025 года действует форма по приказу СФР № 1462: ДИСТ и НДОМ исключены, НЕПД и НЕПН сохранены, добавлены МДИГ и ЧАЭСКОМ. Срок определяется видом мероприятия, а не удобством кадровой службы, а считает фонд по застрахованным лицам, поэтому одна системная ошибка в справочнике должностей умножается на численность.

Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы реквизиты документа-основания попадали в кадровую базу без ручного ввода, а журнал действий по каждому документу выгружался в любой момент. Это не отменяет отчётность в фонд, но убирает тот слой ошибок, который возникает при переносе дат и номеров приказов руками.

Частые вопросы про коды в ЕФС-1

Нужно ли указывать коды НЕПД и НЕПН при приёме совместителя

Нет. При приёме на работу совместителя, внутреннего или внешнего, коды НЕПД и НЕПН в подразделе 1.1 не проставляются: сам договор о совместительстве уже предполагает работу в течение неполного времени. Разъяснение дано в письме Социального фонда России от 23.07.2024 № 19-20/33495. В графе 6 остаётся только код по общероссийскому классификатору занятий.

Что подавать, если работника переводят на дистанционную работу

Отдельное мероприятие по переводу между офисным и дистанционным режимом в форме с 30 декабря 2025 года не отражается, коды ДИСТ и НДОМ исключены. Если вместе с переходом на удалённый режим меняется трудовая функция или должность, подаётся мероприятие ПЕРЕВОД по общему правилу — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге

Только при численности 10 человек и менее. Если сведения подаются на 11 и более застрахованных лиц, форма представляется в электронном виде, а нарушение этого порядка обходится в 1000 рублей отдельной санкцией по 27-ФЗ, независимо от того, верно ли заполнены коды.

Что делать, если срок подачи выпал на выходной или праздник

Срок переносится на ближайший следующий рабочий день. Это касается и однодневного срока по приёму и увольнению, и сроков до 25-го числа. Отдельного уведомления фонда для такого переноса не требуется.

Нужно ли переподавать принятые записи из-за нового классификатора профессий

Смена ОК 016-94 на ОК 016-2025 сама по себе не повод переподавать ранее принятые сведения. Приводить в порядок нужно кадровые документы: издать приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утвердить его в новой редакции, оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновить справочники в кадровой программе. Код выполняемой функции при этом по-прежнему берётся из общероссийского классификатора занятий, а не из классификатора профессий.

Что такое ИЛС и как работник проверит, дошли ли сведения

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, на который фонд разносит сведения из подразделов 1.1 и 1.2: кадровые мероприятия и периоды стажа. Работник запрашивает выписку из ИЛС через портал госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда России и видит там записи о приёме, переводах и увольнениях. Расхождение выписки с трудовой книжкой — повод обратиться к работодателю за корректировкой, а не в фонд напрямую.

В какой срок надо исполнить требование об уплате финансовой санкции

Требование исполняется в течение 20 календарных дней со дня получения. Если уплатить в первые 10 дней, перечисляется половина суммы. До этого момента остаётся возможность снять санкцию: при исправлении ошибки в течение 5 рабочих дней после получения уведомления об ошибках санкции не применяются.