ЕФС-1 2026: структура разделов и порядок заполнения

ЕФС-1 — единая форма отчётности в Социальный фонд России, заменившая с 2023 года СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Она модульная: титульный лист, раздел 1 о трудовой деятельности, стаже, зарплате и дополнительных взносах и раздел 2 о взносах на травматизм. Целиком её не сдаёт никто: каждый подраздел уходит в фонд по своему событию и своему сроку. С отчётности 2026 года применяется форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462, справочник кодов должностей для подраздела 1.3 обновлён приказом от 15.04.2026 № 389. Основное разделение такое: подраздел 1.1 подаётся по кадровому событию, часто на следующий рабочий день, а титульный лист с разделом 2 сдают все страхователи ежеквартально, включая нулевые показатели.

Разберём каждый подраздел: кто его заполняет, из каких кадровых документов берутся данные и в какой срок форма уходит в фонд. Покажем, чем пятизначный код по ОКЗ в подразделе 1.1 отличается от двенадцатизначного кода должности в подразделе 1.3 и почему подраздел 1.2 подаётся не на весь штат. Порядок отмены и корректировки ранее поданных сведений, сценарная таблица «что сдаёт ваша компания», размеры штрафов по 27-ФЗ и 125-ФЗ и стоимость подключения КЭДО — во второй половине статьи.

Из чего состоит ЕФС-1: титульный лист и два раздела

Объединение четырёх форм коснулось бланка, но не порядка подачи. Раздел 1 отвечает за персонифицированный учёт: кадровые мероприятия, страховой стаж, зарплату работников бюджетной сферы и дополнительные взносы на накопительную пенсию. Раздел 2 отвечает за страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Разделы живут по разным правилам, и попытка «сдать ЕФС-1» одним файлом раз в квартал заканчивается пропущенными сроками по подразделу 1.1.

Титульный лист заполняется всегда и уходит в фонд вместе с тем подразделом, который вы подаёте. В нём указываются регистрационный номер страхователя в СФР, ИНН, КПП, наименование и код по ОКВЭД. С 2026 года код ОКВЭД берётся по данным ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату представления формы, а не по последнему подтверждению основного вида деятельности в фонде.

Сводная структура формы выглядит так.

Из таблицы видно распределение нагрузки: постоянная часть отчётности сводится к титульному листу и разделу 2 четыре раза в год, а всё остальное включается по факту событий и категорий работников. Численность страхователя влияет на способ подачи: при численности застрахованных лиц более 10 человек форма представляется только в электронном виде.

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия, сроки и код по ОКЗ

Подраздел 1.1 — прямой наследник СЗВ-ТД. Через него сведения попадают в электронную трудовую книжку работника. Сдают его все работодатели, в том числе на совместителей и на исполнителей по договорам ГПХ, вознаграждение по которым облагается страховыми взносами.

Состав граф в подразделе задан порядком заполнения из приказа СФР № 1462. В графе 2 указывается дата приёма, перевода, увольнения, начала или окончания договора ГПХ в формате ДД.ММ.ГГГГ. В графе 3 — вид мероприятия. Графа 6 отведена под код выполняемой функции: пять цифровых знаков в формате XXXX.X, где первые четыре знака — код группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий, а пятый знак контрольный. Графы с основанием содержат вид документа, его дату и номер: приказ, распоряжение, решение или иное решение работодателя. Графа 11 отведена под признак отмены записи.

Срок подачи зависит от вида мероприятия, и здесь ошибаются чаще всего.

Однодневный срок отсчитывается от даты приказа, а не от даты выхода работника. Кадровик, который проводит приём задним числом в конце недели, получает просрочку по каждому такому человеку. Работник видит результат подачи в своей выписке из индивидуального лицевого счёта: как заказать её через личный кабинет или портал госуслуг, СФР объясняет на странице про выписку из индивидуального лицевого счёта. Расхождение между приказом и данными ИЛС работник приносит обратно кадровику, и правит его тоже работодатель.

Чем код ОКЗ в подразделе 1.1 отличается от кода должности в подразделе 1.3

Два разных кода в одной форме создают устойчивую путаницу. В подразделе 1.1 применяется код по ОКЗ: пять знаков, формат XXXX.X, привязка к группе занятий. В подразделе 1.3 используется справочник кодов должностей и профессий самого фонда, и с 30 мая 2026 года он изложен в новой редакции приказом СФР от 15.04.2026 № 389: код стал полностью числовым и двенадцатизначным вместо прежнего пятизначного буквенно-цифрового, а наименования должностей приведены в соответствие с ОК 016-2025.

Неверный код выполняемой функции по ОКЗ фонд расценивает как представление недостоверных сведений со всеми последствиями по 27-ФЗ. Проверять код удобнее один раз при вводе должности в штатное расписание, а не в момент сдачи отчёта по конкретному работнику.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Код по ОКЗ живёт не в отчёте, а в штатном расписании и в справочнике трудовых функций учётной системы. Пока эти два места расходятся, каждый новый приём будет уезжать в фонд с тем кодом, который однажды поставили наугад. Откройте свою штатку и сверьте коды по позициям, где за последний год менялось наименование должности.»

Подразделы 1.2, 2 и 3: стаж, досрочная пенсия и дополнительные взносы

Подраздел 1.2 заменил СЗВ-СТАЖ, но не унаследовал его охват. Он подаётся не на весь штат, а только по застрахованным лицам, у которых в отчётном году были особенности, влияющие на стаж: работа, дающая право на досрочное назначение страховой пенсии, замещение государственных должностей и другие периоды с особым учётом. Срок общий — до 25 января года, следующего за отчётным.

Вместе с подразделом 1.2 подаётся подраздел 2 раздела 1: в нём фиксируется основание для отражения периодов работы, дающих право на досрочное назначение пенсии. Отдельно от 1.2 он не имеет смысла, поэтому в календаре кадровой службы эти две части стоят одной строкой.

Подраздел 3 закрывает участок бывшей ДСВ-3: дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию по работникам, за которых такие взносы перечисляются. Периодичность квартальная, срок — 25-е число месяца, следующего за отчётным кварталом.

Когда подраздел сдавать не нужно

Форма модульная, и часть подразделов у большинства компаний не заполняется вовсе. Подраздел 1.3 не касается коммерческих организаций: он предназначен для государственных и муниципальных учреждений. Подраздел 3 не подаётся, если работодатель не перечисляет дополнительные взносы на накопительную пенсию. Подраздел 1.2 не подаётся, если ни у кого из работников в отчётном году не было периодов с особым учётом стажа. Подразделы 2.1.1 и 2.2 не заполняются без обособленных подразделений и без договоров о предоставлении труда работников. Раздел 2 не подают страхователи, применяющие автоматизированную упрощённую систему налогообложения.

Всё остальное сдаётся, и отсутствие выплат от подачи не освобождает: нулевой раздел 2 представляется на общих основаниях.

Сценарии: что сдаёт конкретная компания

Универсальный ответ «сдавайте ЕФС-1» не помогает спланировать работу. Ниже разложено по типовым ситуациям.

Работа с ГПХ выделяется отдельно потому, что там ошибаются в кодах вида договора: для авторских договоров и договоров с физическими лицами предусмотрены отдельные обозначения, и подстановка «универсального» кода даёт недостоверные сведения по каждому исполнителю.

Что изменилось в форме ЕФС-1 с 2026 года

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 утвердил форму и порядок её заполнения, документ вступил в силу 30 декабря 2025 года. Форматы электронного представления утверждены отдельным приказом того же дня, № 1463, и с 1 июля 2026 года применяется обновлённая версия формата: в файле изменились реквизиты, а тег EFS8 заменён на EFS9.

Содержательные изменения затронули коды и состав сведений:

• Исключены коды ДИСТ и НДОМ, которыми раньше обозначали дистанционную и надомную работу.
• Отменена подача типа сведений о назначении выплат по обязательному социальному страхованию при уходе работника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком.
• Добавлен код ЧАЭСКОМ для командировок за пределы зон радиационного загрязнения.
• Для иностранных работников, застрахованных по международным соглашениям, введено отдельное обозначение статуса застрахованного лица.
• Код ОКВЭД в форме указывается по данным ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату представления сведений.
• Справочник кодов должностей для подраздела 1.3 изложен в новой редакции приказом СФР от 15.04.2026 № 389 и применяется с 30 мая 2026 года.

Практический вывод для кадровой службы: сохранённые в учётной системе шаблоны сведений с кодами ДИСТ и НДОМ дают отказ, а не предупреждение. Проверять их нужно до первой подачи в новом периоде, а не после протокола фонда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Значительная часть материалов об изменениях написана до вступления поправок в силу и подаёт нормы в будущем времени, а инициативы министерств выглядят в них как действующие правила. Мы сверяем каждую формулировку с редакцией акта на текущую дату и отдельно помечаем то, что осталось проектом. Перед тем как перестраивать процесс под очередную новость, откройте реквизиты акта: номер, дату и дату вступления в силу.»

Что собрать до заполнения ЕФС-1

Отчёт собирается из кадровых документов, а не из памяти специалиста. Перед подачей проверяются шесть позиций:

1. Регистрационный номер страхователя в СФР. Устаревший номер после реорганизации или смены регистрации даёт отказ по всей форме.
2. Штатное расписание и коды по ОКЗ. Каждая позиция штатного расписания должна иметь код группы занятий, а наименование должности — соответствовать ОК 016-2025.
3. Приказы-основания. Вид документа, дата и номер в подразделе 1.1 берутся из приказа. Приказ, изданный позже фактической даты события, ломает срок подачи.
4. Данные СОУТ и медосмотров на начало года. Подраздел 2.3 заполняется по состоянию на 1 января, а не по текущей дате.
5. Перечень работников с особыми периодами стажа. Этот список формируется в течение года, а не 20 января.
6. Способ подачи. При численности застрахованных лиц более 10 человек допустима только электронная форма.

В практике Добыто расхождение штатного расписания и справочника трудовых функций в учётной системе — самая частая причина, по которой в подразделе 1.1 уезжает неверный код ОКЗ. Проверка занимает один рабочий день на компанию до 300 человек и снимает основную часть будущих уточнений.

Кадровые документы, из которых собираются данные для ЕФС-1

Комплект ниже закрывает подраздел 1.1 и сверку данных перед подачей: начните со штатного расписания, потому что именно из него в отчёт попадают наименование должности и код функции.

Как отменить и скорректировать ранее поданные сведения

Форма поддерживает три типа сведений: исходные, корректирующие и отменяющие. Механика отличается по подразделам, и подмена одного другим приводит к тому, что в лицевом счёте работника остаются обе записи — ошибочная и новая.

В подразделе 1.1 отмена оформляется так: строка с ошибочным мероприятием воспроизводится в том виде, в каком она ушла в фонд, и в графе 11 ставится знак «Х». Для исправления к отменяющей строке добавляется строка с верными данными. В подразделе 1.2 отмена задаётся признаком в поле «Тип сведений», а корректировка подаётся с указанием года, за который вносятся изменения; отмена и корректировка по одному работнику за один период в одном отчёте не совмещаются. В разделе 2 исправление подаётся через поле «Номер корректировки»: 001 для первого уточнения, 002 для второго.

Как исправить ошибку в подразделе 1.1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Поднимите отправленный файл и протокол фонда. Сверьте, какие именно графы разошлись с приказом: дата, вид мероприятия, код по ОКЗ, реквизиты основания.
2. Шаг 2. Проверьте код ошибки в протоколе. Код 20 означает, что сведения приняты и правки не требуются. Код 30 требует исправления в течение 5 рабочих дней. Код 50 означает, что отчёт не принят и подаётся заново целиком.
3. Шаг 3. Сформируйте отменяющую запись: продублируйте исходную строку мероприятия и проставьте «Х» в графе 11.
4. Шаг 4. Добавьте следующей строкой мероприятие с корректными данными, если запись не отменяется, а исправляется.
5. Шаг 5. Отправьте титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1 одним файлом и дождитесь протокола о приёме. До получения протокола сведения не считаются поданными.

Срок на исправление отсчитывается от получения уведомления фонда: бумажное письмо считается полученным на шестой день после отправки, электронное — с даты размещения в личном кабинете. Самостоятельно найденная и исправленная до проверки ошибка штрафа не влечёт.

В практике Добыто отменяющие записи чаще всего приходится подавать по двум причинам: приказ издан позже фактической даты события и в карточку должности подставлен код по ОКЗ от смежной позиции штатного расписания. Обе ошибки видны при сверке реестра сотрудников с приказами до отправки файла.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий в кадровой системе стоит смотреть до спора, а не после. Он показывает не только то, что подтверждает вашу позицию: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе система фиксирует так же аккуратно. Перед проверкой и перед конфликтным увольнением выгрузите журнал по спорному документу и посмотрите на него глазами инспектора.»

Цена ошибки: штрафы по ЕФС-1 в 2026 году

Ответственность за форму разнесена по двум законам, и суммы считаются по разным основаниям.

За непредставление, просрочку или недостоверные сведения по разделу 1 штраф составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Отдельно установлен штраф 1000 рублей за нарушение порядка представления сведений в электронной форме, если численность застрахованных лиц превышает 10 человек. Арифметика простая: пропущенный подраздел 1.1 по 40 работникам стоит 20 000 рублей, и это не зависит от того, был ли ущерб бюджету.

За раздел 2 отвечает пункт 1 статьи 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ: 5% суммы взносов, начисленных к уплате за последние три месяца отчётного или расчётного периода, за каждый полный и неполный месяц просрочки. Верхняя граница — 30% суммы взносов по расчёту, нижняя — 1000 рублей. Должностному лицу выносится предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Финансовую санкцию можно уплатить в половинном размере, если перечислить её в течение первых 10 календарных дней с даты получения требования.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и в кадровой системе

В 1С:ЗУП подраздел 1.1 формируется из документов регистрации трудовой деятельности, а не вводится вручную. Перед первой подачей настраиваются классификаторы: трудовые функции с кодами по ОКЗ создаются в справочнике и привязываются к должностям штатного расписания. Без этой привязки графа 6 остаётся пустой, и отчёт не принимается.

Обновлённый формат электронного представления, применяемый с 1 июля 2026 года, поддержан в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 начиная с версий 3.1.34.295 и 3.1.38.18. Компании, которые обновляют конфигурацию раз в квартал, сталкиваются с отказом фонда именно на стыке версий формата.

Отменяющее мероприятие в 1С создаётся в трудовой книжке работника: сначала фиксируется отмена, затем вводится мероприятие с корректными данными, и только после этого формируется новый отчёт для отправки.

В практике Добыто модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы и статусы подписания синхронизируются автоматически. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте вылезают расхождения справочников, которые иначе обнаруживаются в день сдачи отчёта.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, приказ и ознакомление с ним уходят на бумагу. Для отчётности это значит, что реквизиты основания в подразделе 1.1 берутся из бумажного приказа, и его дата определяет однодневный срок подачи. Проверьте, кто у вас физически подписывает приказ об увольнении в день события, если руководитель в отъезде.»

Стоимость КЭДО и электронных подписей для кадровой отчётности

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Тарифы на сервис КЭДО Добыто на дату публикации выглядят так.

Итоговая сумма складывается из численности застрахованных лиц, выбранного набора подписей и необходимости приоритетной поддержки: актуальные условия по каждому пакету и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

ЕФС-1 остаётся действующей формой отчётности, а её структура позволяет каждому страхователю подавать только свою часть. Постоянная нагрузка сводится к титульному листу и разделу 2 четыре раза в год, переменная — к подразделу 1.1, где срок привязан к дате приказа и по приёму, увольнению и договорам ГПХ равен одному рабочему дню. Подразделы 1.2, 1.3 и 3 включаются по категориям работников и типу организации, а цена ошибки считается за каждое застрахованное лицо, а не за отчёт целиком.

Большинство расхождений в форме появляется не на этапе отправки, а раньше: в штатном расписании, справочнике трудовых функций и дате приказа-основания. Мы в Добыто выстраиваем кадровые процессы так, чтобы документ подписывался в день события, а данные из 1С:ЗУП и системы КЭДО совпадали к моменту формирования отчёта.

Частые вопросы о ЕФС-1

Отменили ли ЕФС-1 с 2026 года?

Нет, форма действует. Речь в обсуждениях идёт о смене бланка: с 30 декабря 2025 года применяется форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462, а с 30 мая 2026 года действует новая редакция справочника кодов должностей по приказу от 15.04.2026 № 389. Отменяются не сама форма, а отдельные коды: обозначения ДИСТ и НДОМ из состава сведений исключены. Отдельно словом «отмена» называют технический тип сведений, которым аннулируют ранее поданную запись.

Что такое ИЛС и увидит ли работник данные, которые я подал?

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица в Социальном фонде России. В выписке из него отражаются периоды трудовой деятельности, страховой стаж, количество индивидуальных пенсионных коэффициентов и суммы пенсионных накоплений. Работник заказывает выписку в личном кабинете на сайте фонда или через портал госуслуг, поэтому любое расхождение между приказом и поданными сведениями он видит самостоятельно и приходит с ним к работодателю.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?

Бумажная форма допустима, если численность застрахованных лиц, включая работающих по договорам ГПХ, составляет 10 человек и менее. При численности более 10 человек форма представляется только в электронном виде, а нарушение этого порядка отдельно наказывается штрафом 1000 рублей.

Что делать, если из фонда пришёл протокол с кодом ошибки 30?

Код 30 означает ошибки, которые нужно устранить в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления. Бумажное уведомление считается полученным на шестой день после отправки, электронное — с даты размещения в личном кабинете. Уложились в срок — штрафа по этим сведениям не будет. Код 20 правок не требует, код 50 означает, что отчёт не принят и подаётся заново.

Нужно ли сдавать раздел 2, если выплат в квартале не было?

Да. Титульный лист и раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3 подают все страхователи, зарегистрированные как плательщики взносов на травматизм, в том числе с нулевыми показателями. Исключение — страхователи, применяющие АУСН: они раздел 2 не представляют. Отдельная частая ошибка в подразделе 2.3 — подстановка данных о медосмотрах и СОУТ на текущую дату вместо сведений на начало года.

Подаётся ли подраздел 1.1 по договору с самозанятым?

Подраздел 1.1 заполняется по договорам ГПХ, вознаграждение по которым облагается страховыми взносами. С исполнителем, который применяет налог на профессиональный доход, страхователь взносы не начисляет, и такой договор в подраздел 1.1 не попадает. Проверять статус плательщика НПД нужно на дату каждого акта: при утрате права на спецрежим договор переходит в общий режим налогообложения выплат, и обязанность подать сведения появляется.