Что из отчётов ФСС перешло в ЕФС-1: разбор по подразделам

ЕФС-1 забрала четыре прежних отчёта: 4-ФСС по взносам на травматизм стал разделом 2, СЗВ-ТД — подразделом 1.1, СЗВ-СТАЖ — подразделом 1.2, ДСВ-3 — подразделом 3 раздела 1, а данные о досрочных пенсиях из ОДВ-1 перешли в подраздел 2 раздела 1. Форма модульная: целиком её не сдаёт никто, отправляются титульный лист и те подразделы, под которые в периоде было событие. С 30 декабря 2025 года действует новая редакция бланка по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Различие, от которого зависит календарь кадровика: раздел 2 и подраздел 3 сдаются ежеквартально до 25-го числа, подразделы 1.2 и 2 — раз в год до 25 января, а подраздел 1.1 привязан не к периоду, а к событию, и по приёму или увольнению уходит на следующий рабочий день после приказа.

Разберём таблицу соответствия старых форм и новых подразделов, покажем, что из отчётности ФСС в ЕФС-1 не вошло и сдаётся отдельно, и на кого подраздел 1.2 подавать не нужно вовсе. Отдельно — как считать срок, если приказ издан в пятницу, и что делать с уже сданными сведениями, когда приказ отменён. Точные сроки по всем подразделам на 2026 год, изменения кодов по приказу № 1462, размеры штрафов по 27-ФЗ и 125-ФЗ, чек-лист сверки перед отправкой и стоимость подключения — во второй половине статьи.

Какие отчёты ФСС и ПФР заменила ЕФС-1

Единая форма появилась 1 января 2023 года вместе с Социальным фондом России, в который объединились ПФР и ФСС. Логика была простая: у двух фондов был разный набор форм и разные сроки, после слияния остался один адресат и один бланк. Отчётность ФСС при этом не исчезла, она стала разделом 2 внутри ЕФС-1 и сохранила прежнюю структуру расчёта по взносам на травматизм.

Соответствие прежних форм и новых подразделов выглядит так.

Из таблицы видно, почему ЕФС-1 нельзя вести как один отчёт с одной датой в календаре: пять разных периодичностей внутри одного бланка, и три из них не совпадают ни с кварталом, ни с месяцем. Бухгалтер обычно держит раздел 2 и подраздел 3, кадровик — подраздел 1.1, а годовой блок собирается на стыке двух служб.

Что из отчётности ФСС осталось за пределами ЕФС-1

Не всё, что раньше уходило в ФСС, стало частью единой формы. Подтверждение основного вида экономической деятельности осталось самостоятельной процедурой: заявление и справку-подтверждение организации подают ежегодно до 15 апреля, и от них зависит тариф взносов на травматизм на весь год. Сведения для назначения и выплаты пособий тоже в ЕФС-1 не попали: они передаются по запросу фонда через систему электронного документооборота с СФР, в проактивном порядке. Реестры на выплату пособий, к которым привыкли до 2021 года, работодатель больше не формирует.

Ошибка, которая встречается чаще других: компания сдаёт раздел 2 и считает, что отчиталась перед бывшим ФСС полностью, а подтверждение вида деятельности пропускает. Тариф в этом случае фонд устанавливает сам, по наиболее высокому классу профессионального риска из видов деятельности, заявленных в ЕГРЮЛ.

Раздел 2 ЕФС-1: чем он отличается от 4-ФСС

Раздел 2 сдают все страхователи, зарегистрированные в СФР, даже если начислений в квартале не было: нулевой расчёт подаётся на общих основаниях. Внутри раздела четыре подраздела, и только два из них обязательны для каждого.

• Подраздел 2.1 — расчёт сумм страховых взносов: облагаемая база, тариф, скидка или надбавка, исчисленные суммы. Обязателен для всех.
• Подраздел 2.1.1 — база и взносы отдельно по каждой самостоятельной классификационной единице. Заполняют только страхователи, у которых такие единицы выделены.
• Подраздел 2.2 — сведения о работниках, временно направленных по договору о предоставлении труда работников. Заполняет только направляющая сторона.
• Подраздел 2.3 — результаты обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и специальной оценки условий труда по состоянию на начало года. Обязателен для всех.

По сравнению с 4-ФСС изменились две вещи. Срок стал единым: 25-е число месяца, следующего за кварталом, вместо прежней развилки 20-е для бумаги и 25-е для электронной формы. И данные по медосмотрам и спецоценке в подразделе 2.3 фиксируются на 1 января отчётного года, то есть в течение года эти графы во всех четырёх отчётах повторяются без изменений. С 2026 года графы по спецоценке заполняются только при наличии рабочих мест с вредными или опасными условиями труда, а коды по ОКВЭД указываются по данным ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи формы.

Раздел 1: как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 разошлись по подразделам

Раздел 1 собрал пенсионную часть отчётности и устроен сложнее второго: у него разные плательщики внутри одной компании, разные сроки и разный охват работников.

Подраздел 1.1 — бывший СЗВ-ТД. Подаётся не по расписанию, а по кадровому мероприятию. Приём на работу, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и прекращение договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора. Перевод на другую постоянную работу, переименование работодателя, установление второй профессии, разряда или категории, подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.

Подраздел 1.2 — бывший СЗВ-СТАЖ. Здесь чаще всего ошибаются: его подают не на весь штат. Подраздел заполняется на работников и исполнителей по ГПХ, у которых в году были периоды, влияющие на пенсионные права: работа во вредных и опасных условиях, районы Крайнего Севера, сельское хозяйство, простой, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребёнком и другие особые периоды. Если у сотрудника весь год обычные условия и полная занятость, отдельной строки в подразделе 1.2 по нему не будет. Официальные разъяснения по спорным ситуациям фонд собирает в разделе ответов на вопросы по представлению подраздела 1.2, и там же уточняются коды особых условий.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подраздел 2 раздела 1 — основание для отражения данных о периодах работы, дающих право на досрочную пенсию. Это то, что раньше жило в ОДВ-1. Сдаётся вместе с подразделом 1.2 и по тем же работникам.

Подраздел 3 — бывший ДСВ-3, реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Периодичность квартальная, срок — 25-е число месяца, следующего за кварталом. Подаёт только тот работодатель, который такие взносы удерживает и перечисляет.

Подраздел 1.3 — единственный подраздел, которого в прежних формах ФСС и ПФР не было в таком виде. Его сдают государственные и муниципальные учреждения, виды деятельности которых перечислены в приказе Минтруда от 28.12.2023 № 900н: образование, наука, медицина, социальное обслуживание, кинематография. Срок ежемесячный, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Коммерческие организации подраздел 1.3 не заполняют.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним по статье 22.1 ТК РФ оформляются только на бумаге, эту позицию Минтруд подтвердил письмом от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью увести увольнение в электронный вид не получится даже при введённом КЭДО, получается гибрид. Для отчётности это значит, что дату старта срока по подразделу 1.1 вы берёте с бумажного приказа, а не из системы, и сверять надо именно его.»

Кадровые документы, от даты которых считается срок по подразделу 1.1

Комплект собран под события подраздела 1.1: приём, перевод, увольнение и сверку данных перед годовым отчётом. Начните со штатного расписания — именно из него в подраздел 1.1 попадают наименование должности и код по ОКЗ.

Соберите приказ о приёме, от даты которого пойдёт срок

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году: сценарии по подразделам

Срок ищется не по названию отчёта, а по событию. Таблица собрана под типовые ситуации кадровой службы, даты приведены с учётом переноса с выходных.

Практический вывод из таблицы: единственный подраздел, который нельзя запланировать заранее, — это 1.1. Приказ, изданный в пятницу, обязывает отчитаться в понедельник, а приказ, изданный 30 декабря, — в первый рабочий день января. Порядок представления и актуальные форматы фонд публикует в базе знаний по представлению ЕФС-1 для страхователей.

Кейс из практики: в обзоре судебной практики по КЭДО встречается ситуация, где работник по ошибке сформировал заявление об увольнении при первом использовании системы. Суд указал, что работодатель должен был выяснить причины и разъяснить право отозвать заявление, признал увольнение незаконным и восстановил работника. Отчётность в такой ситуации тянется следом: если подраздел 1.1 по увольнению уже ушёл, запись отменяется отдельными сведениями с признаком отмены, а мероприятие подаётся заново.

Что изменилось в ЕФС-1 с 2026 года и правда ли её отменяют

ЕФС-1 не отменена. Отменены прежние формы, вместо которых она введена, а сам бланк с 30 декабря 2025 года действует в новой редакции по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462; электронные форматы утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Запрос про отмену обычно вырастает из другого: часть обязанностей действительно сняли, и по конкретным событиям отчитываться больше не нужно.

• Подраздел 1.1 не подаётся при переводе на дистанционную работу и на работу на дому. Коды ДИСТ и НДОМ отменены. Перевод сотрудника на удалёнку перестал быть кадровым мероприятием для отчёта.
• Подраздел 1.2 не подаётся с типом сведений «Назначение выплат по ОСС». Данные по сотрудникам в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком теперь попадают только в годовой отчёт.
• Появился статус «МДИГ» в поле «Статус зарегистрированного лица» — для иностранцев, застрахованных по международным договорам Российской Федерации.
• В подразделе 1.2 появился код «ЧАЭСКОМ» в графе дополнительных сведений: командирование за пределы радиоактивно загрязнённой территории.
• В подразделе 1.1 разрешено множественное указание кодов неполного рабочего времени НЕПД и НЕПН.
• В подразделе 1.3 расширены справочники: добавлено значение «4» для третьей квалификационной категории медработников, коды организаций 3.2.3, 3.2.4 и 3.3.1, коды выплат КВ-24 — КВ-32 и СВ-19.

Отмена ДИСТ и НДОМ снимает с кадровой службы регулярный источник просрочек: перевод на удалёнку часто оформлялся дополнительным соглашением без приказа, и момент, от которого считать срок, был спорным. В проектах Добыто мы после выхода приказа № 1462 пересобираем маршруты согласования под новый перечень мероприятий: если маршрут по-прежнему помечает перевод на дистанционную работу как срочное событие, кадровик продолжает готовить отчёт, которого фонд уже не ждёт.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Коды должностей в ЕФС-1: что изменил новый классификатор

В подразделе 1.1 наименование должности указывается так, как оно записано в штатном расписании и трудовом договоре, а для отдельных категорий добавляется код по ОКЗ. Здесь ЕФС-1 упирается в классификаторы, которые в 2026 году обновились. Классификатор ОК 016-2025 введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94 и затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты.

Если наименование или код должности меняются, одним отчётом дело не ограничивается: нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатки в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП. Сам факт переименования должности — кадровое мероприятие для подраздела 1.1 со сроком до 25-го числа следующего месяца.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора выглядит технической правкой справочника, а на деле это цепочка: штатное расписание, дополнительные соглашения, справочники в программе и только потом отчёт. Если поменять код в базе, не оформив приказ и допсоглашения, в подразделе 1.1 появится должность, которой нет ни в одном кадровом документе. Проверьте наименования в штатном расписании до того, как обновите классификатор в 1С:ЗУП, а не после.»

Подготовка данных: что сверить до отправки ЕФС-1

Большая часть отказов фонда — это не ошибки в расчёте взносов, а расхождения в персональных данных и в реквизитах кадровых документов. Проверять их дешевле до отправки.

• СНИЛС и ФИО работников совпадают с данными в базе фонда, включая написание через «ё» и дефис.
• Наименование должности в отчёте совпадает со штатным расписанием и трудовым договором, код по ОКЗ проставлен там, где он требуется.
• Дата и номер приказа в подразделе 1.1 совпадают с бумажным оригиналом, а не с датой проведения документа в программе.
• По каждому уволенному за период проверено, что мероприятие ушло на следующий рабочий день, а не в общем пакете за месяц.
• По работникам с вредными условиями, северян и сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком собраны периоды для подраздела 1.2 и основания для подраздела 2.
• Код по ОКВЭД в разделе 2 взят из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи формы.

Как подготовить и сдать ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите перечень подразделов под период: какие кадровые мероприятия были, начислялись ли взносы на травматизм, есть ли дополнительные взносы на накопительную пенсию.
2. Шаг 2. Соберите первичные документы: приказы, дополнительные соглашения, договоры ГПХ, табели, результаты спецоценки и медосмотров на начало года.
3. Шаг 3. Сформируйте отчёт в учётной программе и прогоните встроенную проверку, затем сверьте персональные данные по чек-листу выше.
4. Шаг 4. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной электронной подписью: руководителя или уполномоченного сотрудника с машиночитаемой доверенностью.
5. Шаг 5. Отправьте и дождитесь протокола приёма. Отрицательный протокол означает, что отчёт не сдан: срок продолжает течь, и исправленный файл нужно отправить до его окончания.

В практике Добыто сверка реестра сотрудников перед годовым блоком занимает у кадровой службы один-два дня и снимает основную часть расхождений по СНИЛС и наименованиям должностей. Мы закладываем эту сверку в проект внедрения отдельным этапом, до раскатки маршрутов на всю компанию.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В личном кабинете сотрудник заполняет заявку сам, и в кадровую программу она приходит уже с данными и подтверждающими документами. Кадровику остаётся проверить и провести документ, руками он ничего не перебивает. Для отчётности это прямая экономия: расхождения между карточкой работника и отчётом чаще всего берутся из повторного ручного ввода.»

Цена ошибки: штрафы за ЕФС-1 по 27-ФЗ и 125-ФЗ

Ответственность за разные части одной формы наступает по разным законам: за раздел 1 штраф считают по головам, за раздел 2 — от суммы начисленных взносов.

Арифметика по разделу 1 выглядит безобидно, пока речь не идёт о компании со штатом. Пропущенный годовой подраздел 1.2 по 200 работникам — это 100 000 рублей одним решением, независимо от того, начислены взносы правильно или нет. Требование об уплате фонд направляет в течение 10 дней, оплатить его нужно за 20 календарных дней со дня получения, и при оплате в первые 10 дней действует скидка 50%.

Отдельно стоит норма, о которой вспоминают редко: финансовые санкции по 27-ФЗ не применяются, если страхователь сам исправил ошибку до того, как её обнаружили в СФР. Механизм самопроверки и подачи корректирующих сведений подробно описан в разъяснениях фонда о финансовых санкциях по ЕФС-1.

Важный нюанс из практики: компании, которые переходят на КЭДО, обычно рассчитывают убрать бумагу из увольнения полностью, а получают гибрид: заявление работник подаёт электронно, приказ и ознакомление уходят на бумагу. Мы объясняем это на старте внедрения, потому что от бумажного приказа считается и двухнедельный срок предупреждения, и однодневный срок по отчётности.

Когда ЕФС-1 сдавать не нужно

Форма не универсальна, и лишние отчёты создают собственные риски: некорректная запись в подразделе 1.1 попадает в лицевой счёт работника, и её потом приходится отменять. Подраздел 1.1 не сдаётся, если в месяце не было кадровых мероприятий из закрытого перечня статьи 11 27-ФЗ. Подраздел 1.2 не сдаётся на работников без особых периодов. Подраздел 3 не сдаётся, если дополнительные взносы на накопительную пенсию не удерживались. Подраздел 1.3 не сдают коммерческие организации. Раздел 2 сдаётся всегда, пока страхователь стоит на учёте, — даже с нулями.

Как сведения из ЕФС-1 попадают в индивидуальный лицевой счёт

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица в системе персонифицированного учёта, привязанный к СНИЛС. До 2023 года его вёл ПФР, теперь СФР. Именно туда уходят данные из раздела 1 ЕФС-1: подраздел 1.1 формирует электронную трудовую книжку, подраздел 1.2 — страховой стаж и периоды, влияющие на досрочную пенсию, подраздел 3 — учтённые дополнительные взносы. Раздел 2 в лицевой счёт не попадает: взносы на травматизм персонифицированного учёта не образуют.

Практическое следствие для работодателя: любая ошибка в подразделе 1.1 видна работнику. Он открывает выписку из лицевого счёта на портале госуслуг и находит там неверную дату приёма, чужое основание увольнения или должность, которой у него не было. Дальше это либо обращение в кадровую службу, либо жалоба в трудовую инспекцию. Для работника логика обратная: если в выписке нет периода работы, начинать надо не с фонда, а с работодателя, потому что сведения в ИЛС формирует именно он.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Журнал действий в системе смотреть надо до того, как начался спор, а не после. Он покажет и то, что работает на работодателя, и то, что против: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.»

Стоимость КЭДО и что это даёт при подготовке ЕФС-1

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны документов. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и потребности в интеграции: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками, «Бизнес» снимает ограничение по численности и добавляет УКЭП, кастомные шаблоны, интеграцию с 1С и электронный архив. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

УКЭП для подписания отчётности и кадровых документов со стороны работодателя выпускается через партнёров-удостоверяющих центров, подписи сотрудников выпускаются в самом сервисе.

Выводы

Отчётность прежнего ФСС не исчезла, а превратилась в раздел 2 ЕФС-1 с единым сроком 25-е число после квартала и обязательными подразделами 2.1 и 2.3. Пенсионная часть разошлась по разделу 1: СЗВ-ТД стал подразделом 1.1 с привязкой к кадровому событию, СЗВ-СТАЖ — подразделом 1.2, который подаётся только на работников с особыми периодами, ДСВ-3 — квартальным подразделом 3. С 2026 года бланк действует в редакции приказа СФР № 1462: отменены коды ДИСТ и НДОМ, снята обязанность подавать подраздел 1.2 при назначении выплат по социальному страхованию, добавлены статус МДИГ и код ЧАЭСКОМ. Штраф считается по-разному для двух частей формы: 500 рублей за человека по разделу 1 и 5% взносов по разделу 2.

Большая часть просрочек по подразделу 1.1 берётся не из незнания сроков, а из скорости оформления: пока приказ ждёт живой подписи и возвращается из подразделения, рабочий день заканчивается. В Добыто мы закрываем этот участок связкой КЭДО и 1С:ЗУП — документ подписывается в день издания, а кадровые данные не перебиваются руками между системами.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать нулевой раздел 2 ЕФС-1, если сотрудников нет

Да, пока организация стоит на учёте в СФР как страхователь. Раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3 подаётся ежеквартально даже при нулевых начислениях, а штраф по статье 26.30 125-ФЗ в такой ситуации составит минимальные 1000 рублей за каждый непредставленный расчёт. Индивидуальный предприниматель без работников на учёте не стоит и раздел 2 не сдаёт.

Как отменить или исправить уже отправленные сведения по подразделу 1.1

Исправление и отмена оформляются новой формой по тому же работнику. Для отмены ошибочно поданного мероприятия заполняется строка с признаком отмены, для исправления — сначала отменяющая запись, затем корректная. Если ошибку вы нашли сами и исправили до того, как её обнаружил фонд, финансовые санкции по 27-ФЗ не применяются.

Кто подписывает ЕФС-1, если директор в отпуске

Отчёт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Если подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в ФНС: доверенность на бумаге для электронной отчётности не работает. Оформлять её лучше заранее, а не в день, когда истекает срок по подразделу 1.1.

Подаётся ли подраздел 1.1 на самозанятого исполнителя

Нет. Подраздел 1.1 подаётся по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Самозанятый платит налог на профессиональный доход и в системе персонифицированного учёта работодателя не отражается. Переносить требования по работникам и исполнителям по ГПХ на самозанятых нельзя.

Что делать, если пришёл отрицательный протокол в последний день срока

Отчёт считается несданным, срок продолжает течь. Ошибки форматного контроля исправляются и файл отправляется повторно; если исправленный отчёт уходит за пределами срока, риск штрафа сохраняется. Именно поэтому отправлять подраздел 1.1 в последний час рабочего дня рискованно: на разбор протокола времени не остаётся.

Как работнику проверить, что работодатель сдал сведения о нём

Через выписку из индивидуального лицевого счёта на портале госуслуг: там видны периоды работы, основания приёма и увольнения и учтённый стаж. Если период отсутствует или указан неверно, обращаться нужно к работодателю — сведения в лицевой счёт передаёт он, фонд самостоятельно их не формирует.

Сдаётся ли подраздел 1.2 на сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком

Да, но с 2026 года только в составе годового отчёта до 25 января следующего года. Обязанность подавать подраздел 1.2 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» при уходе в социальный отпуск отменена приказом СФР № 1462, отдельный отчёт в момент начала отпуска больше не требуется.