ЕФС-1 в 2026: сроки сдачи, подразделы и коды мероприятий

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель подаёт в Социальный фонд России вместо четырёх прежних отчётов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 30 декабря 2025 года действует её новая редакция, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Саму форму не отменили, отменили отдельные сведения внутри неё: данные о работницах в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, а также коды ДИСТ и НДОМ. Форма подаётся частями, у каждого подраздела свой срок. Подраздел 1.1 привязан к событию: приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ уходят в фонд не позднее следующего рабочего дня. Подраздел 1.2 и раздел 2 привязаны к периоду: год и квартал.

Разберём состав формы по подразделам, сроки на 2026 год, коды кадровых мероприятий и код выполняемой функции по ОКЗ — тот самый пятизначный код должности, из-за которого сведения чаще всего возвращаются. Покажем, где ЕФС-1 формируется в 1С:ЗУП и что сверить до отправки, чтобы не получить протокол с кодом 30. Штрафы с суммами и статьями, порядок бесплатного исправления за 5 рабочих дней, чек-лист перед отправкой и стоимость перевода кадровых документов в электронный вид — во второй половине статьи.

Что такое ЕФС-1 и какие отчёты она заменила

Единая форма собрала в себе персонифицированную отчётность, которая до 2023 года подавалась в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования по отдельности. После объединения фондов в Социальный фонд России отчётность свели в один бланк с общим титульным листом, но с разной периодичностью подачи внутри. Практический смысл для кадровика такой: бланк один, а календарей внутри него четыре.

Сведения из подраздела 1.1 попадают на индивидуальный лицевой счёт работника — тот самый ИЛС, где хранятся стаж, страховые взносы и пенсионные коэффициенты. Опоздание с подачей отражается на конкретной записи в трудовой биографии человека.

Коммерческая компания из этой таблицы работает обычно с тремя строками: подраздел 1.1, подраздел 1.2 и раздел 2. Подраздел 1.3 к ней не относится вовсе, а подраздел 3 появляется только там, где работодатель перечисляет дополнительные взносы на накопительную пенсию. Отдельно существует подраздел 2 раздела 1: основания для отражения периодов работы, дающих право на досрочную пенсию, он подаётся вместе с подразделом 1.2.

Когда ЕФС-1 не сдают вовсе

Индивидуальный предприниматель без работников и без исполнителей по договорам ГПХ страхователем не является, поэтому не подаёт ни одного подраздела, включая нулевой. Нулевой раздел 2 обязателен для остальных работодателей, даже если выплат в квартале не было: сдаются титульный лист и подразделы 2.1 и 2.3. Исключение — компании и предприниматели на автоматизированной упрощённой системе налогообложения.

Подразделы 1.1 и 1.2 нулевыми не подаются. Если в месяце не было ни одного кадрового мероприятия, отправлять пустой подраздел 1.1 не нужно: такая подача создаёт лишние записи, которые потом приходится отменять.

Что изменилось в форме ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 под номером 84665 и применяется начиная с отчётности за декабрь, четвёртый квартал и 2025 год. Порядок заполнения в целом сохранён, изменения точечные, но каждое из них снимает или добавляет работу кадровику.

• Отменены сведения о декретных отпусках. Из подраздела 1.2 исключён тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию»: подавать данные о работницах, уходящих в отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком, работодатель больше не должен.
• Исключены коды ДИСТ и НДОМ. В графе 6 подраздела 1.1 отметки о дистанционной работе и надомном труде не проставляются.
• Добавлен статус МДИГ — для иностранных граждан и лиц без гражданства, застрахованных по международным договорам.
• Добавлен код ЧАЭСКОМ — для работников, направляемых за пределы зон радиоактивного загрязнения.
• При неполном рабочем времени указывается доля ставки.
• Графы «индивидуальный номер рабочего места» и «класс условий труда» заполняются только тогда, когда по результатам специальной оценки условий труда рабочему месту присвоен вредный или опасный класс.
• В разделе 2 появился показатель численности работников-инвалидов, с выплат которым начисляются взносы на травматизм.
• Код ОКВЭД берётся по данным государственного реестра на дату представления сведений.

Об отмене ЕФС-1 кадровики говорят именно из-за этих правок. Сама форма действует, отменены отдельные сведения и коды внутри неё, а обязанность подавать подраздел 1.1 в однодневный срок сохранилась.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Значительная часть материалов по отчётности в сети написана до вступления поправок в силу и подаёт нормы в будущем времени, а часть обсуждаемых инициатив так и осталась проектом. Перед тем как заложить требование в свой регламент, сверьте дату вступления акта в силу и его редакцию: у ЕФС-1 это приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, действующий с 30 декабря 2025 года. Формулировку «планируется» в чужой статье читайте как сигнал перепроверить норму, а не как описание действующего порядка».

Сроки ЕФС-1 в 2026 году: какой подраздел когда сдавать

Сроки в форме привязаны к трём разным вещам: к дате приказа, к календарному месяцу и к отчётному периоду по взносам. Когда крайняя дата выпадает на выходной или праздник, она сдвигается на ближайший рабочий день, поэтому квартальные даты 2026 года отличаются от привычного 25-го числа.

Из таблицы видно, где кадровая служба зависит от скорости оформления приказа. Срок по приёму и увольнению отсчитывается от дня издания приказа. Дата выхода на работу и последний рабочий день на него не влияют: приказ подписан в пятницу — сведения уходят в понедельник.

Как подать ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте приказ о приёме на работу и зафиксируйте его дату: именно от неё считается срок в один рабочий день.
2. Шаг 2. Проверьте персональные данные работника: СНИЛС, фамилию, имя и отчество в точном соответствии с документами. Расхождение со сведениями фонда даёт отказ по конкретному человеку.
3. Шаг 3. Определите код выполняемой функции по ОКЗ в формате XXXX.X, опираясь на фактическую трудовую функцию работника.
4. Шаг 4. Заполните подраздел 1.1 только на принятого работника. Остальные сотрудники в эту подачу не включаются.
5. Шаг 5. Подпишите файл усиленной квалифицированной подписью уполномоченного лица и отправьте в СФР. При численности 11 и более застрахованных лиц бумажная подача запрещена.
6. Шаг 6. Дождитесь протокола фонда и сохраните его вместе с квитанцией. Протокол с кодом 50 означает, что отчёт не принят и подавать его надо заново в исходный срок.

Коды в ЕФС-1: кадровые мероприятия и код должности по ОКЗ

Перечень кодов кадровых мероприятий закрытый, подобрать близкий по смыслу код нельзя: код определяет, как запись ляжет на индивидуальный лицевой счёт. Самая устойчивая ошибка связана с кодом ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ: он относится к изменению наименования страхователя, то есть самой организации. Переименование должности работника этим кодом не отражается.

Второй источник отказов — графа 6 подраздела 1.1, где указывается код выполняемой функции. Это пять цифровых знаков в формате XXXX.X: первые четыре знака — код начальной группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), пятый знак — контрольное число. Ориентир — фактическая трудовая функция работника. Название должности из штатного расписания здесь не работает: менеджер по клиентскому опыту в классификаторе занятий отсутствует, а функция за этим названием стоит вполне определённая. Полный порядок заполнения граф с примерами разобран в базе знаний СФР по заполнению ЕФС-1, где фонд даёт свою трактовку спорных ситуаций.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: когда из-за нового классификатора меняются наименование или код должности, одной правкой в отчёте дело не заканчивается. Требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП. Кадровая служба, которая правит только выгрузку, через квартал получает расхождение между отчётом и первичными документами.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Код выполняемой функции мы заполняем по фактическому содержанию работы: классификатор занятий построен на функциях, и названия должностей в штатном расписании с ним обычно не совпадают. Если в штатке появилась должность с новым названием, сначала закройте приказ по штатному расписанию и дополнительные соглашения, и только потом правьте справочник в программе. Проверьте по своей штатке, сколько должностей вы переименовали за последний год и во всех ли случаях есть приказ».

Кадровые документы-основания для подраздела 1.1

Комплект собран под мероприятия, которые уходят в СФР по срочному календарю; начните с приказа о приёме по форме Т-1, от даты которого считается рабочий день на подачу.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где формируется отчёт и что проверить до отправки

В 1С:Зарплата и управление персоналом отчёт собирается двумя путями. Через раздел «Отчётность, справки» и рабочее место «1С-Отчётность» формируется вся форма целиком, включая раздел 2. Через раздел «Кадры» и журнал «Электронные трудовые книжки» создаётся отдельный документ «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1» — этот путь удобнее для ежедневной работы, потому что программа подтягивает мероприятия из кадровых приказов.

Автозаполнение снимает механическую часть работы, но не проверяет содержание. Программа возьмёт код выполняемой функции из карточки должности: если там пусто или стоит устаревшее значение, отчёт уйдёт с ошибкой, а протокол вернётся через несколько дней, когда срок в один рабочий день уже пройдёт.

Перед отправкой имеет смысл пройти короткий чек-лист. Он закрывает те позиции, из-за которых фонд возвращает сведения чаще всего.

1. СНИЛС и ФИО в базе совпадают с документами работника и со сведениями фонда.
2. Дата приказа в отчёте соответствует дате издания приказа, от неё же считается срок подачи.
3. Код мероприятия выбран из закрытого перечня и соответствует событию по документу-основанию.
4. Код выполняемой функции заполнен в формате XXXX.X по ОКЗ и обновлён после смены наименования должности.
5. Основание увольнения указано со ссылкой на конкретный пункт, часть и статью ТК РФ.
6. Сертификат подписи действует на дату отправки, а формат выгрузки соответствует действующей версии, утверждённой вместе с формой.

В практике Добыто узкое место находится между приказом и отчётом: приказ подписывают вечером пятницы, до кадровика он доходит во вторник, и однодневный срок сгорает по дороге. Когда приказы подписываются электронной подписью в единой системе, дата подписания и дата попадания документа к исполнителю совпадают.

Отправка отчёта и протокол СФР: подпись, формат и коды ошибок

Отчёт представляется в электронной форме, если численность работающих застрахованных лиц превышает 10 человек. При 11 и более сотрудниках подача на бумаге даёт финансовую санкцию 1000 рублей по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Компании с численностью до 10 человек включительно вправе сдавать на бумаге, но большинство всё равно отправляет электронно: так фиксируется дата подачи.

После отправки фонд возвращает протокол, и его код определяет ваши дальнейшие действия. Код 50 означает, что отчёт не принят целиком: обычно из-за недействительной подписи или нарушения структуры XML, и подать заново нужно в исходный срок. Код 30 — частичный приём: отклонены записи по конкретным людям, чаще всего из-за расхождения персональных данных. Код 20 — принято с предупреждениями. По кодам 30 и 20 на исправление даётся 5 рабочих дней с момента уведомления.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: распечатка электронного документа остаётся его копией, и заверять её приходится оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией. Для отчётности это значит, что квитанции и протоколы фонда нужно хранить в том виде, в котором они получены, вместе с файлом подписи. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность через три года».

В сервисе Добыто мы храним основания и подписанные файлы в электронном архиве с датами подписания, чтобы при корректировке за прошлый период не поднимать бумажные папки.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Проверьте электронную подпись на своём документе онлайн

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Штрафы за ЕФС-1 и цена ошибки для компании

Санкции по персонифицированному учёту считаются за каждое застрахованное лицо. Одна пропущенная выгрузка на 40 сотрудников — это 20 000 рублей.

• 500 рублей за каждое застрахованное лицо — за непредставление сведений в срок либо за неполные или недостоверные сведения по подразделам 1.1, 1.2 и подразделу 3, статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
• 1000 рублей — за подачу на бумаге при численности 11 и более застрахованных лиц.
• От 300 до 500 рублей на должностное лицо — часть 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ.
• 5 процентов от суммы взносов за последние три месяца отчётного периода, но не более 30 процентов и не менее 1000 рублей — за просрочку раздела 2, статья 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Два механизма позволяют не платить или заплатить вдвое меньше. Первый: если страхователь сам направит исправленные сведения в течение 5 рабочих дней после получения уведомления фонда об ошибках, санкция не применяется. Второй: при уплате в течение первых 10 календарных дней со дня получения требования перечисляется половина суммы. Требование фонд направляет в течение 10 дней со дня вступления решения в силу, а на уплату отводится 20 календарных дней. Размеры санкций и порядок их применения фонд публикует в разделе о финансовых санкциях по 27-ФЗ.

Прямой штраф здесь не самая дорогая часть. Неподанные или отклонённые сведения не попадают на индивидуальный лицевой счёт, и работник обнаруживает пробел в стаже спустя годы, при оформлении пенсии или при получении выписки для кредита. Восстановление такой записи — это переписка с фондом, поднятие приказов из архива и корректирующие формы за закрытый период, то есть работа кадровика, которого в компании уже может не быть.

ЕФС-1, КЭДО и индивидуальный лицевой счёт: что видит работник

Данные из подраздела 1.1 формируют электронную трудовую книжку, а данные подраздела 1.2 — страховой стаж на ИЛС. Работник получает к ним доступ через выписку из индивидуального лицевого счёта на портале госуслуг или в клиентской службе фонда. Выписка показывает стаж, суммы страховых взносов и индивидуальный пенсионный коэффициент; раздел с ИПК и стажем обновляется раз в год, в феврале, а для работающих пенсионеров 1 августа. Состав выписки и способы её получения описаны в разъяснении СФР про выписку из индивидуального лицевого счёта.

Свою часть сведений работодатель обязан выдать работнику по форме СТД-Р — при увольнении и по письменному заявлению. В компании с кадровым электронным документооборотом выдача идёт из личного кабинета работника. В Добыто мы подключаем такие маршруты вместе с приказами и дополнительными соглашениями: подписанный приказ сразу становится основанием для выгрузки в тот же день. Пилотную группу мы закладываем до раскатки на всю компанию, потому что в спорах оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, и подпись в журнале ознакомления её не подтверждает.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд отказал работнику: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета. Кассационный суд акты отменил, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте порядок идентификации не описан, спор проигрывается при технически исправной подписи. Откройте своё Положение о КЭДО и проверьте, есть ли в нём этот раздел».

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы ДОБЫТО КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, приоритетная поддержка и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Актуальные условия по каждому набору функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Для кадровой службы, которая ведёт ЕФС-1, в этом расчёте важна скорость прохождения приказа: однодневный срок по приёму и увольнению не оставляет запаса на курьера и очную явку.

Выводы

ЕФС-1 работает как четыре разных календаря в одном бланке: событийный по подразделу 1.1, годовой по стажу, ежеквартальный по взносам на травматизм и ежемесячный по зарплате в госучреждениях. Новая редакция формы действует с 30 декабря 2025 года, сведения о декретных отпусках и коды ДИСТ и НДОМ из неё убраны. Основные потери денег дают однодневный срок по приёму и увольнению и два кода: код мероприятия и код выполняемой функции по ОКЗ. Самостоятельное исправление в течение 5 рабочих дней после уведомления фонда снимает санкцию полностью.

Мы в Добыто выстраиваем кадровые маршруты так, чтобы приказ подписывался и попадал к ответственному в один день, а комплект оснований для отчёта хранился в электронном архиве с подписями и датами. Настройкой отчётной программы эта часть не закрывается: она решается на уровне документооборота.

Частые вопросы про ЕФС-1

Нужно ли подавать подраздел 1.1 при изменении оклада или временном переводе?

Нет. Подраздел 1.1 подаётся по закрытому перечню кадровых мероприятий, и повышение оклада в него не входит. Временный перевод тоже не отражается: код ПЕРЕВОД применяется при переводе на другую постоянную работу, а также при установлении и отмене режима неполного рабочего времени. Изменение размера оплаты труда оформляется дополнительным соглашением и остаётся внутри компании.

Сдавать ли ЕФС-1 на исполнителей по договору ГПХ и на самозанятых?

По исполнителям, за которых организация платит страховые взносы, подраздел 1.1 подаётся с кодами НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ, срок — следующий рабочий день после заключения или прекращения договора. Плательщик налога на профессиональный доход по такому договору застрахованным лицом не является, и включение самозанятого в отчёт входит в число типовых ошибок, из-за которых фонд возвращает записи.

Как исправить ошибку в уже принятом подразделе 1.1?

Ошибочная запись отменяется: в новой подаче она помечается признаком отмены, после чего отдельной строкой вносятся правильные сведения. Если фонд прислал уведомление об ошибке, на исправление есть 5 рабочих дней, и при соблюдении этого срока санкция в 500 рублей за застрахованное лицо не применяется.

Сдаёт ли ЕФС-1 организация, в которой в квартале не было выплат?

Раздел 2 по взносам на травматизм сдают все страхователи-работодатели, даже при нулевых показателях: подаются титульный лист и подразделы 2.1 и 2.3. Исключение — компании и предприниматели на автоматизированной упрощённой системе налогообложения. Подразделы 1.1 и 1.2 при отсутствии событий не подаются вовсе, а индивидуальный предприниматель без работников и без исполнителей по ГПХ не сдаёт ничего, включая нулевые формы.

Что такое подраздел 1.3 и кого он касается?

Это сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений. Подраздел сдаётся ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным, и используется для мониторинга оплаты труда в бюджетной сфере. Коммерческие организации его не заполняют, даже если получают бюджетное финансирование по договорам.

Как работнику проверить, что сведения о нём дошли до фонда?

Через выписку из индивидуального лицевого счёта на портале госуслуг или в клиентской службе СФР: выписка показывает периоды деятельности, суммы страховых взносов и пенсионные коэффициенты. Данные об ИПК и страховом стаже в выписке обновляются раз в год, в феврале, а для работающих пенсионеров — 1 августа, поэтому свежие кадровые мероприятия удобнее сверять по сведениям о трудовой деятельности, которые работодатель обязан выдать по форме СТД-Р.