ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России вместо СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 30 декабря 2025 года применяется новая редакция формы и электронного формата, утверждённая приказами СФР от 17.11.2025 № 1462 и № 1463. Размер санкции определяется тем, какой именно подраздел просрочен или заполнен с ошибкой. По подразделу 1.1 о приёме и увольнении отвечает должностное лицо: предупреждение или 300-500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП. По подразделам 1.2, 1.3 и 3 фонд считает 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона 27-ФЗ. По разделу 2 о взносах на травматизм — 5% взносов за квартал за каждый полный и неполный месяц просрочки, минимум 1000 рублей.
Разберём сроки по каждому кадровому мероприятию, суммы по каждому подразделу и два законных способа санкцию снять: корректировка до того, как расхождение найдёт фонд, и 5 рабочих дней с даты получения уведомления СФР. Покажем, какие поля подраздела 1.1 чаще всего расходятся с приказом и почему код по ОКЗ в 2026 году стал отдельным источником ошибок. Тарифы на КЭДО, чек-лист сверки перед отправкой и ответы на частые вопросы, включая выписку из ИЛС и разговоры об отмене отчёта, — во второй половине статьи.
Из чего состоит ЕФС-1 и почему её не отменили
Форма собрана из блоков, каждый со своим сроком и своей ответственностью. Подраздел 1.1 раздела 1 — сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц, бывший СЗВ-ТД. Подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже. Подраздел 1.3 — данные о заработной плате и условиях работы, его подают государственные и муниципальные учреждения отдельных видов деятельности. Подраздел 3 — дополнительные взносы на накопительную пенсию. Раздел 2 — начисленные взносы на страхование от несчастных случаев на производстве, бывший 4-ФСС.
Сведения из подразделов 1.1 и 1.2 попадают на индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица. ИЛС ПФР — прежнее название этого счёта: с 2023 года его ведёт Социальный фонд России, а сам счёт никуда не делся и остался основным носителем стажа работника. Работник видит его содержимое в выписке через Госуслуги, и расхождение между приказом в компании и записью на ИЛС всплывает именно там, чаще всего при оформлении пенсии или ипотеки.
Разговоры об отмене ЕФС-1 идут с декабрьского обновления. Отчёт не отменён: изменились форма, формат и часть кодировок. Из формы убрали тип сведений «Назначение выплат по ОСС», поэтому подавать данные при уходе сотрудницы в декрет или в отпуск по уходу за ребёнком больше не нужно. Отменили коды «ДИСТ» для дистанционных и «НДОМ» для надомных работников. Добавили код «ЧАЭСКОМ» для командировок за пределы радиоактивных зон и статус «МДИГ» для иностранцев, застрахованных по международным договорам. Титульный лист теперь требует коды ОКВЭД, совпадающие с текущими данными ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году по видам кадровых мероприятий
Подраздел 1.1 живёт не по календарю отчётности, а по датам приказов, и внутри него сроки разные. Часть мероприятий закрывается следующим рабочим днём, часть уходит на 25-е число следующего месяца.
| Что сдаём | Срок | Даты в 2026 году |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1: приём, увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | По факту события |
| Подраздел 1.1: заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора | По факту события |
| Подраздел 1.1: перевод, переименование, установление квалификации, выбор формы трудовой книжки | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия | Ежемесячно |
| Подраздел 1.2: страховой стаж за 2025 год | Ежегодно до 25 января следующего года, по запросу органов СФР — в течение 3 дней | 26 января 2026 |
| Подраздел 1.3 | Ежемесячно до 25-го числа следующего месяца, только для государственных и муниципальных учреждений отдельных видов деятельности | Ежемесячно |
| Раздел 2 и подраздел 3 | До 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом | 27 апреля, 27 июля, 26 октября 2026 |
Три квартальные даты 2026 года сдвинуты переносом с выходных: 25 апреля и 25 июля пришлись на субботу, 25 октября — на воскресенье. По подразделу 1.2 за 2025 год срок ушёл с воскресенья 25 января на понедельник 26 января. Отсчёт «следующего рабочего дня» по приёму и увольнению переносом не спасается: приказ, изданный в пятницу, закрывается понедельником.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Сверять даты приказов с тем, что реально ушло в фонд, нужно до проверки: после уведомления окно на исправление уже узкое. Мы делаем такую сверку перед проверками и по увольнениям, на которых ожидаем конфликт: там расхождение в один день стоит дороже всего. Возьмите последние 20 приказов о приёме и увольнении и сопоставьте дату приказа с датой протокола приёма сведений — этого достаточно, чтобы увидеть системную ошибку».
Соберите приказ об увольнении с корректной датой и основанием
Штрафы за ЕФС-1 в 2026 году: суммы и нормы
Санкции идут по трём разным законам, и складываются они независимо друг от друга. По одному кварталу компания может получить и финансовую санкцию фонда за каждого человека, и административный штраф на директора.
| Нарушение | Санкция | Норма |
|---|---|---|
| Просрочка или ошибка в подразделе 1.1 по трудовым отношениям | Предупреждение или 300-500 руб. на должностное лицо | Часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ |
| Нарушение трудового законодательства, выявленное вместе с кадровыми документами | 30 000-50 000 руб. на организацию, повторно 50 000-70 000 руб. и дисквалификация руководителя | Статья 5.27 КоАП РФ |
| Непредставление, неполные или недостоверные сведения по договорам ГПХ, страховому стажу, дополнительным взносам, лицам на работах с льготами | 500 руб. за каждое застрахованное лицо | Статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Сдача на бумаге при численности работников свыше 10 человек | 1000 руб. | Статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ |
| Просрочка раздела 2 о взносах на травматизм | 5% взносов за последние 3 месяца отчётного периода за каждый полный и неполный месяц, максимум 30%, минимум 1000 руб. | Статья 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ |
Административная норма даёт фиксированную сумму на одно должностное лицо независимо от числа работников. Статья 17 закона 27-ФЗ умножается на каждого человека в отчёте, поэтому по компании на 500 сотрудников санкция за один непредставленный подраздел 1.2 доходит до 250 000 рублей.
Во что обходится один пропущенный квартал
Возьмём производственную компанию на 300 человек, которая забыла подраздел 1.2 за год. Финансовая санкция считается по каждому застрахованному лицу: 300 умножить на 500 рублей — это 150 000 рублей одним решением. К этому добавится административный штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Просрочка раздела 2 на два месяца при квартальных взносах на травматизм в 400 000 рублей даёт 5% за каждый месяц: 40 000 рублей.
Отдельная строка расходов возникает позже. Расхождение между приказом и записью на ИЛС работник обнаруживает через несколько лет, и восстановление стажа идёт уже через корректирующие сведения за прошлые периоды, поднятие архивных приказов и переписку с фондом. В практике Добыто такие запросы приходят по людям, уволенным 3-5 лет назад, когда кадровика, оформлявшего документ, в компании уже нет.
Как снять штраф за ЕФС-1: 5 рабочих дней и снижение вдвое
Закон 27-ФЗ даёт два окна, в которых санкции можно избежать. Первое: страхователь сам находит ошибку в сведениях и исправляет её до того, как расхождение выявил фонд. Второе: фонд обнаружил несоответствие, направил уведомление об устранении расхождений, и у страхователя есть 5 рабочих дней с даты получения на подачу корректировки. Уведомление вручается лично под расписку, направляется заказным письмом либо передаётся электронно, и при почтовой отправке считается полученным через 6 дней.
Если корректировку не подать, фонд выносит решение и направляет требование об уплате. На это отводится 10 дней со дня вступления решения в силу, а исполнить требование нужно за 20 календарных дней с момента получения. Порядок применения санкций и условия их снижения фонд описывает в базе знаний СФР по финансовым санкциям за ЕФС-1: при уплате в первые 10 дней размер снижается на 50%. Снижение применяется по каждому решению отдельно, включая решения на сотни тысяч рублей по многочисленному штату.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как действовать при уведомлении из СФР: пошаговый порядок
- Шаг 1. Зафиксируйте дату получения уведомления. От неё считаются 5 рабочих дней, и при почтовой доставке датой получения считается шестой день с момента отправки, даже если письмо пришло позже.
- Шаг 2. Сопоставьте указанное расхождение с первичным документом: приказом, трудовым договором, договором ГПХ, заявлением о выборе формы трудовой книжки. Отчёт исправляется под первичный документ; обратный порядок даёт вторую ошибку поверх первой.
- Шаг 3. Сформируйте корректирующие сведения по тому же подразделу и тому же периоду. Для подраздела 1.1 отмена ошибочной записи и подача верной делаются в одном комплекте.
- Шаг 4. Отправьте корректировку в пределах 5 рабочих дней и сохраните протокол приёма. Протокол — единственное подтверждение того, что окно закрыто вовремя.
- Шаг 5. Если решение о санкции всё же вынесено, посчитайте 10 дней с даты получения требования и уплатите в этот срок, чтобы применить снижение на 50%.
Срок давности по финансовым санкциям персонифицированного учёта — 3 года, по административной ответственности — 1 год. Требование, выставленное за нарушение четырёхлетней давности, оспаривается по этому основанию. Мы в Добыто держим протоколы приёма в одном реестре вместе с приказами-основаниями, чтобы при разборе уведомления не искать подтверждения по почтовым ящикам бухгалтерии.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а также обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Шесть ошибок, из-за которых приходит штраф по ЕФС-1
Код выполняемой функции взят наугад. Графа 6 подраздела 1.1 заполняется кодом из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х» по общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014, утверждённому приказом Росстандарта от 12.12.2014. Если должности в классификаторе нет, Минтруд рекомендует ориентироваться на смысл выполняемой работы: определить основную и наиболее квалифицированную функцию работника и подобрать близкую по описанию группу занятий, даже когда названия совпадают не полностью.
Отчёт сформирован в старом формате. После 30 декабря 2025 года принимается только новая форма и новый электронный формат. Файл, выгруженный необновлённой программой, отклоняется на приёме, а срок при этом продолжает течь.
Договоры ГПХ выпадают из графика подачи. Заключение и прекращение договора гражданско-правового характера закрывается тем же следующим рабочим днём, что и приём с увольнением. По этой строке применяется финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона 27-ФЗ.
Дату мероприятия путают с датой приказа. Срок по подразделу 1.1 отсчитывается от дня издания приказа. Приказ, проведённый в учётной системе задним числом, формально уже просрочен на момент выгрузки.
Отчёт сдают на бумаге при численности свыше 10 человек. Это отдельный состав со штрафом 1000 рублей, который не зависит от того, вовремя ли поданы сами сведения.
Должность переименовали, а сведения не подали. Переименование должности — кадровое мероприятие подраздела 1.1 со сроком до 25-го числа следующего месяца. Переход на ОК 016-2025 сделал такие переименования массовыми, и в 2026 году это самая частая причина пропуска срока.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Классификатор профессий связан с ОКЗ, а ОКЗ даёт код трудовой функции для ЕФС-1, поэтому одно переименование должности тянет за собой цепочку: приказ по штатному расписанию, дополнительное соглашение к трудовому договору, обновление кадровой программы и отдельное кадровое мероприятие в отчёте. Компании ловят просрочку на последнем звене, потому что первые три считают завершением работы. Сверьте свой перечень должностей заранее, пока переименования не пошли потоком».
Образцы кадровых документов, из которых собирается ЕФС-1
Комплект оснований для подраздела 1.1: начните со штатного расписания, потому что именно из него берутся наименование должности и код.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание Т-3 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74) | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
ЕФС-1 в 1С:ЗУП и КЭДО: где рвётся цепочка данных
Отчёт в 1С:ЗУП собирается из проведённых кадровых документов, поэтому качество выгрузки задаётся дисциплиной ввода первичных документов. Типовой сбой выглядит так: приказ подписан руководителем в пятницу, в базу его вносят в среду следующей недели, программа берёт дату документа из карточки, и подраздел 1.1 уходит с опозданием на три рабочих дня. Отчёт сформирован верно, срок нарушен.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
КЭДО сам по себе ЕФС-1 не сдаёт, но закрывает разрыв между подписанием и учётом: документ получает дату и статус в момент подписания, а не в момент, когда до него дошли руки. В сервисе Добыто маршрут документа фиксирует последовательность подписантов, срок обработки и дату создания, и эти данные видны в едином окне по всем документам сразу.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид: электронное заявление и бумажный приказ. Для ЕФС-1 отсюда следует практический вывод — точкой отсчёта срока по подразделу 1.1 остаётся дата бумажного приказа, и именно её надо переносить в учётную систему в день издания».
Что проверить до отправки: чек-лист сверки
- Даты. Дата приказа в базе совпадает с датой на подписанном документе по всем мероприятиям отчётного периода.
- Коды. Код по ОКЗ проставлен в графе 6 в формате «ХХХХ.Х» и соответствует фактической трудовой функции, а не только названию должности.
- Наименования. Должность в отчёте совпадает со штатным расписанием в действующей редакции после перехода на ОК 016-2025.
- Договоры ГПХ. Все заключённые и прекращённые за период договоры попали в подраздел 1.1 со своим сроком.
- Формат. Выгрузка идёт в формате, действующем с 30 декабря 2025 года, программа обновлена.
- Способ подачи. При численности свыше 10 человек отчёт отправляется электронно и подписывается УКЭП руководителя или уполномоченного представителя.
- Протокол. По каждой отправке сохранён протокол приёма, а не только факт отправки из программы.
Когда ЕФС-1 сдавать не нужно и когда КЭДО задачу не закрывает
Сведения при уходе сотрудницы в декрет или в отпуск по уходу за ребёнком с новой формой не подаются: тип «Назначение выплат по ОСС» из формы убран. Подраздел 1.3 касается только государственных и муниципальных учреждений отдельных видов деятельности, коммерческая компания его не заполняет. Коды «ДИСТ» и «НДОМ» не применяются, поэтому перевод сотрудника на дистанционную работу больше не отражается отдельным признаком.
Раздел 2 работает по обратному правилу: его сдают все страхователи, зарегистрированные по 125-ФЗ, включая тех, у кого за квартал не было начислений. Минимальная санкция по этому разделу — 1000 рублей, и нулевой отчёт от неё не освобождает, если он не сдан.
КЭДО не отменяет ни один срок и ни одну санкцию по ЕФС-1. Он снимает разрыв между подписанием и вводом в учётную систему, но если кадровые данные ведутся в трёх местах и не сверяются, электронная подпись эту проблему не решит.
Полезно знать: работники, принятые до перехода компании на КЭДО, обязательно дают письменное согласие. Отказ работника от электронного документооборота не является поводом для увольнения или иных санкций, и по таким сотрудникам кадровые документы продолжают вести на бумаге.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: оценивается фактическая способность людей работать в системе, и подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. На пилоте видно, где кадровое мероприятие зависает между подписанием и учётом, и именно эти места дают потом просрочку в отчётности. Возьмите одно подразделение на 20-30 человек и прогоните через него полный цикл приёма и увольнения, прежде чем подключать остальных».
Стоимость перехода на КЭДО: тарифы и сроки подключения
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП на тарифе «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API считаются отдельно. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Ответственность за ЕФС-1 распадается на три независимые линии: административный штраф на должностное лицо по подразделу 1.1, финансовая санкция 500 рублей за каждого человека по персонифицированным сведениям и процент от взносов по разделу 2. Просрочка чаще всего рождается до отчёта: в дате приказа, попавшей в учётную систему позже фактического подписания, и в коде по ОКЗ, взятом по названию должности вместо трудовой функции. Два окна для снятия санкции работают строго по датам: корректировка до обнаружения расхождения фондом и 5 рабочих дней с момента получения уведомления, а уплата в первые 10 дней снижает сумму вдвое.
В Добыто мы подключаем кадровый электронный документооборот так, чтобы дата подписания документа и дата в учётной системе совпадали, а модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день. Обязанность сдавать ЕФС-1 при этом сохраняется, а самый частый источник просрочки по подразделу 1.1 уходит.
Частые вопросы про ЕФС-1 и штрафы
Что делать, если срок подачи выпал на выходной или праздник?
Срок, привязанный к 25-му числу, переносится на ближайший рабочий день. В 2026 году это дало три сдвига по разделу 2: 27 апреля, 27 июля и 26 октября, а по подразделу 1.2 за 2025 год — 26 января. Со сроком «следующий рабочий день» по приёму, увольнению и договорам ГПХ логика другая: считаются именно рабочие дни, поэтому приказ, изданный в пятницу или в предпраздничный день, закрывается первым рабочим днём после выходных.
Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?
Бумажная подача допустима при численности работников 10 человек и менее. При численности свыше 10 человек отчёт представляется только в электронной форме, и нарушение этого порядка образует отдельный состав со штрафом 1000 рублей по статье 17 закона 27-ФЗ. Штраф применяется независимо от того, поданы ли сами сведения в срок.
Штраф считается за каждого работника отдельно?
По статье 17 закона 27-ФЗ — да: 500 рублей умножаются на каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены или представлены неполно и недостоверно. По статье 15.33.2 КоАП штраф фиксированный и налагается на должностное лицо независимо от количества работников. По разделу 2 база другая: процент считается от суммы взносов за последние 3 месяца отчётного периода.
Снимет ли самостоятельная корректировка штраф за просрочку?
Освобождение по статье 17 закона 27-ФЗ рассчитано на ошибки, неполные и недостоверные сведения. Если страхователь нашёл расхождение сам и исправил его до контроля фонда, санкция не применяется. Уже пропущенный срок представления таким способом, как правило, не закрывается: корректировка снимает недостоверность, но факт нарушения срока остаётся. Для просрочки рабочий инструмент другой — снижение суммы вдвое при уплате в первые 10 дней.
Кто отвечает за просрочку: кадровик, бухгалтер или директор?
Административный штраф по статье 15.33.2 КоАП налагается на должностное лицо, то есть на руководителя либо на работника, в чьи должностные обязанности прямо входит представление сведений. Финансовая санкция по статье 17 закона 27-ФЗ применяется к страхователю, то есть к организации. Распределение зон между кадровой службой и бухгалтерией закрепляется приказом и должностными инструкциями, иначе ответственным по умолчанию оказывается руководитель.
Как работник может проверить, подал ли работодатель сведения?
Через выписку из индивидуального лицевого счёта на Госуслугах: там видны кадровые мероприятия, поступившие от работодателя, с датами и наименованиями должностей. Работник вправе запросить у работодателя форму СТД-Р и сопоставить её с выпиской. Расхождение в дате увольнения или наименовании должности означает, что сведения либо не поданы, либо поданы с ошибкой, и исправляются они корректирующим отчётом от работодателя.
