ЕФС-1 в 2026: сведения о застрахованном лице без ошибок

Сведения о застрахованном лице работодатель подаёт в Социальный фонд России единой формой ЕФС-1: подраздел 1.1 закрывает кадровые события, подраздел 1.2 — страховой стаж, подраздел 1.3 — заработок работников государственных учреждений, раздел 2 — взносы на травматизм. С 30 декабря 2025 года действует новая редакция формы по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, при этом сама ЕФС-1 не отменена: отменены отдельные коды и один тип сведений. Срок подачи зависит от события, а не от отчётного периода: приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа; постоянный перевод и договоры ГПХ — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Разберём состав каждого подраздела, где брать код выполняемой функции по ОКЗ и какие данные о работнике сверить до отправки, чтобы протокол из фонда не вернулся с отказом. Покажем, какие реквизиты чаще всего расходятся между карточкой работника, приказом и штатным расписанием. Отдельно объясним, почему кадровый электронный документооборот не закрывает задачу отчётности в СФР. Размеры санкций по 27-ФЗ и 5 рабочих дней на исправление, порядок формирования подразделов в 1С:ЗУП, шаблоны кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Сведения о застрахованном лице: что это и куда они попадают

Персонифицированный учёт ведётся по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Каждому человеку фонд открывает индивидуальный лицевой счёт, ИЛС, привязанный к СНИЛС. Всё, что работодатель отправляет по форме ЕФС-1, ложится именно на этот счёт: периоды работы, основания увольнения, страховой стаж, особые условия труда, дополнительные взносы. Из этих записей потом собирается право на пенсию.

Работник видит результат в выписке из ИЛС по форме СЗИ-ИЛС, утверждённой приказом Минтруда от 09.01.2019 № 2-н. Заказать её можно в личном кабинете на сайте фонда или через портал государственных услуг. Величина индивидуального пенсионного коэффициента и страхового стажа в выписке обновляется один раз в год, в феврале, у работающих пенсионеров — 1 августа. Поэтому расхождение, которое кадровик допустил в январе, работник обнаружит только через год, а исправлять его придётся текущему работодателю.

ЕФС-1 действует с 2023 года и заменила собой четыре отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ вместе с ОДВ-1, ДСВ-3 и 4-ФСС. Распространённое заблуждение — что в ЕФС-1 вошёл и СЗВ-М. Это не так: СЗВ-М отменён, а вместо него сдаются персонифицированные сведения о физических лицах, и они идут в налоговую, а не в Социальный фонд. Порядок представления, состав разделов и способы подачи фонд описывает в разделе про представление ЕФС-1 в базе знаний страхователя, там же указаны требования к уведомлениям об устранении ошибок.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Объединение отчётов дало кадровой службе один общий дедлайн — 25-е число, и это изменило зону ответственности. Раньше кадровик сдавал свои формы, бухгалтер свои. Теперь один документ готовят вдвоём, и ошибка в блоке одного специалиста возвращает протокол по всей форме. Договоритесь заранее, кто ставит коды по кадровым событиям, а кто закрывает раздел по взносам, и зафиксируйте это в матрице ответственности.»

Отменили ли ЕФС-1 в 2026 году и что в форме стало новым

Форма не отменена. Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 утверждена новая редакция ЕФС-1 и порядок её заполнения, приказом № 1463 той же даты — форматы сведений. Документ зарегистрирован в Минюсте 18.12.2025 под № 84665 и вступил в силу с 30 декабря 2025 года. Отчётность, которую страхователи сдают в 2026 году за периоды 2025 года, идёт уже по новой форме.

Изменения точечные, но каждое из них меняет либо состав подаваемых сведений, либо перечень допустимых кодов.

Из таблицы следует практический вывод для переходного периода: если компания массово переводила людей на удалёнку и по привычке готовит подраздел 1.1 с кодом «ДИСТ», выгрузка не пройдёт форматный контроль. Тот же эффект даёт старый классификатор оснований увольнения, зашитый в шаблоны приказов.

Состав ЕФС-1 и сроки: какой подраздел подавать по каждому событию

Форма подаётся не целиком и не по календарю. Работодатель отправляет только тот подраздел, к которому относится произошедшее событие, и в срок, привязанный к этому событию. Ниже — разбор по типовым сценариям кадровой службы.

Подраздел 1.2 подаётся не на весь штат. В него попадают работники, у которых есть периоды, влияющие на назначение пенсии по особым правилам: вредные и опасные условия, районы Крайнего Севера, неоплачиваемые периоды, простой, отпуск за свой счёт, командировки в загрязнённые зоны. Если таких периодов у сотрудника нет, отдельная строка по нему в подразделе 1.2 не формируется. Раздел 2 при этом сдают все страхователи, включая тех, у кого начислений в периоде не было.

Ещё один параметр, который проверяется на входе: численность. При 11 и более застрахованных лицах форма подаётся только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Бумажный комплект при такой численности фонд не примет, а нарушение способа подачи имеет отдельную цену.

Что собрать о работнике до заполнения ЕФС-1

Большая часть отказов возникает не на этапе заполнения формы, а раньше: в учётной системе лежат неактуальные данные. Проверьте по каждому работнику, которого затрагивает событие, шесть позиций.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. СНИЛС и ФИО. Пара должна совпадать с данными фонда посимвольно. Смена фамилии, не отражённая в карточке, даёт отказ по конкретному застрахованному лицу, даже если остальные строки корректны.
2. Дата рождения и гражданство. От гражданства зависит статус регистрации: «ГРФ» для граждан России, «МДИГ» для иностранцев и лиц без гражданства, застрахованных по международным договорам.
3. Должность строго по штатному расписанию. Наименование в приказе, трудовом договоре и штатке должно быть одним и тем же, иначе не сойдётся код выполняемой функции.
4. Код по ОКЗ для этой должности. Без него подраздел 1.1 не проходит контроль.
5. Реквизиты приказа или иного решения. Номер и дата задают точку отсчёта срока по кадровым событиям.
6. Основание увольнения по новому классификатору. Формулировка берётся из действующего перечня, а не из шаблона прошлых лет.

В практике Добыто три из четырёх расхождений приходятся на первые две строки этого списка: работник поменял паспортные данные, сообщил об этом руководителю в мессенджере, а до кадровой карточки информация не дошла. Мы закрываем это тем, что заявление на изменение персональных данных сотрудник подаёт из личного кабинета с приложенным подтверждающим документом, и оно попадает кадровику задачей, а не сообщением.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Дайте работнику возможность видеть свои кадровые данные и подавать заявку на их изменение с приложением скана документа. Мы получаем от него готовый набор полей и подтверждение, кадровику остаётся проверить и провести карточку. Руками ничего не переносится, а значит, нет опечатки в СНИЛС, из-за которой строка вылетит из ЕФС-1.»

Код выполняемой функции по ОКЗ: где взять и как не ошибиться

Код выполняемой функции указывается в графе 6 подраздела 1.1, это требование пункта 46 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Формат — пять знаков вида ХХХХ.Х. Первые четыре знака — код занятия по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), пятый после точки — контрольное число профессии. Пример: главный бухгалтер получает код 1211.1.

Код подбирается под фактическую трудовую функцию, а не под красивое название в оффере. «Менеджер по работе с клиентами», «руководитель направления» и «специалист» в ОКЗ не существуют как таковые: нужно определить, к какой укрупнённой группе занятий относится работа. Поэтому коды удобнее закрепить один раз в штатном расписании отдельной колонкой и дальше тянуть их в приказы автоматически, а не подбирать каждый раз перед отправкой.

Личная карточка по форме Т-2 удобна как рабочий сборник этих реквизитов: СНИЛС, ФИО, дата рождения, должность и реквизиты приказа о приёме собираются в одном документе, откуда их проще переносить в подраздел 1.1 и сверять при корректировках.

Соберите карточку работника с полями, которые уходят в отчётность

Кадровые формы, из которых берутся данные для ЕФС-1

Комплект закрывает всю цепочку от штатного расписания до выдачи сведений работнику; начинать проще со штатного расписания, потому что от него зависят и наименование должности, и код по ОКЗ.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где формируются подразделы

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3 подраздел 1.1 формируется из трёх точек входа: раздел «Кадры — Электронные трудовые книжки», раздел «Отчётность, справки — Электронные трудовые книжки» и «Отчётность, справки — 1С-Отчётность — Отчёты — Создать», папка «Отчётность по физлицам». Подраздел 1.2 и раздел 2 создаются документом «Сведения о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2» в тех же разделах.

Поддержка новой редакции формы реализована начиная с версий 3.1.34.177 и 3.1.36.45. Новый код «ЧАЭСКОМ» в подразделе 1.2 заполняется вручную: автоматического заполнения по документам командировок для него нет.

Как сформировать и сдать ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите событие и подраздел. Приём, увольнение, приостановление и возобновление договора идут в подраздел 1.1 со сроком в один рабочий день; перевод и ГПХ — в тот же подраздел, но со сроком до 25-го числа.
2. Шаг 2. Проведите кадровый документ-основание. Приказ должен быть проведён в учётной системе: непроведённый документ в отчёт не попадает, а срок отсчитывается от даты его издания.
3. Шаг 3. Сверьте данные застрахованного лица: СНИЛС, ФИО, дату рождения, статус регистрации, наименование должности и код по ОКЗ.
4. Шаг 4. Сформируйте подраздел и проверьте коды мероприятий и оснований увольнения по действующему классификатору редакции 2026 года.
5. Шаг 5. Прогоните файл через проверочное программное обеспечение до отправки. Форматный контроль на своей стороне дешевле, чем протокол с отказом.
6. Шаг 6. Подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте. При численности 11 и более застрахованных лиц другой способ подачи не допускается.
7. Шаг 7. Дождитесь протокола и разберите его статус: не принят, принят частично или принят с предупреждением. Частичный приём означает, что часть строк по конкретным людям не прошла.

Ошибки в сведениях о застрахованном лице и цена ошибки

Санкции по 27-ФЗ считаются не за отчёт целиком, а за каждого человека. Финансовая санкция составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо, если сведения поданы с опозданием, не в полном объёме или с недостоверными данными. Отдельно предусмотрена санкция 1000 рублей за нарушение порядка представления формы в электронном виде при численности 11 и более работников. Должностное лицо дополнительно отвечает по статье 15.33.2 КоАП РФ: от 300 до 500 рублей.

Размер санкции зависит от того, кто первым обнаружил ошибку. Если страхователь сам подал уточнённые сведения до того, как расхождение нашёл фонд, санкции не применяются. Если фонд направил уведомление об устранении ошибок, на исправление даётся 5 рабочих дней с даты его получения; уложились — штрафа нет. После вынесения решения на выставление требования отводится 10 дней, на уплату — 20 календарных дней с даты получения, при этом уплата в первые 10 дней даёт скидку 50 процентов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Практический пример расчёта. Компания на 120 человек в январе сдала подраздел 1.2 со старым набором данных по спецоценке и получила частичный приём: 30 строк не прошли. Уведомление не отработали в пятидневный срок. Санкция считается по 500 рублей за каждое застрахованное лицо, то есть 15 000 рублей, плюс до 500 рублей на ответственного специалиста. Стоимость самой ошибки в этой ситуации ниже стоимости её последствий: сведения о стаже придётся выверять и подавать заново, а работник увидит расхождение на своём лицевом счёте только в феврале следующего года.

Пять типовых расхождений, которые дают отказ чаще остальных:

• СНИЛС не соответствует ФИО из-за смены фамилии, не проведённой в карточке работника;
• код выполняемой функции подобран под название должности из трудового договора, а не по классификатору ОК 010-2014;
• подраздел 1.1 отправлен позже рабочего дня, следующего за днём издания приказа, потому что приказ провели в системе задним числом;
• использованы отменённые коды «ДИСТ» и «НДОМ» либо старая формулировка основания увольнения;
• графы по СОУТ заполнены по рабочим местам с допустимыми условиями труда, хотя заполняются только при классах 3.1-4.

Когда КЭДО не закрывает задачу по ЕФС-1

Кадровый электронный документооборот снимает ручной ввод и сокращает разрыв между событием и его отражением в базе. Отчётность в Социальный фонд он не заменяет. Требования к системе имеет смысл формулировать с учётом этой границы.

Первое ограничение прямое: сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, входят в закрытый перечень исключений вместе с трудовой книжкой, приказом об увольнении, актом о несчастном случае на производстве и документами об инструктажах по охране труда. Подписать их электронной подписью в системе КЭДО нельзя.

Второе ограничение практическое: сервисы КЭДО подписывают и хранят кадровые документы, а сдача ЕФС-1 идёт через оператора отчётности или через сервис фонда для страхователей. Если поставщик обещает «отчётность в СФР из коробки», уточняйте, речь о собственном канале сдачи или об экспорте файла в вашу учётную систему.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда мы обсуждаем с клиентом требования к системе, отдельно проговариваем границу: КЭДО закрывает оформление и подписание, а не сдачу персонифицированной отчётности. Польза для ЕФС-1 в другом — приказ проводится в день события, а не через неделю, и срок в один рабочий день перестаёт срываться из-за того, что документ ждал подписи в бумажном виде.»

Третье ограничение касается запуска. Переводить в электронный вид всю компанию сразу не обязательно и чаще всего вредно: закон допускает выбрать и категории документов, и категории работников. Мы закладываем пилотную группу, обычно удалённое подразделение или филиал, и раскатываем на остальных после того, как на пилоте отработаны маршруты согласования и снят вопрос с согласиями.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о стаже почти всегда упирается не в закон, а в комплект доказательств у работодателя. Готовьте связку из трёх документов: локальный нормативный акт о ведении КЭДО, согласие работника и сам файл вместе с отсоединёнными файлами подписи. Штамп подписи на странице PDF доказательством не является: его можно скопировать в любой редактор, проверяется именно файл подписи.»

Стоимость подключения КЭДО Добыто: тарифы и сроки

Стоимость зависит от численности подключаемых работников и от того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности подключённых рабочих мест и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», выделенный контур и SLA — на «Корпорации». Актуальные условия по каждому пакету и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Сведения о застрахованном лице подаются потоком, по каждому кадровому событию и с разными сроками: рабочий день на приём и увольнение, 25-е число на перевод и ГПХ, 25 января на годовой стаж. Форма обновлена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и действует с 30 декабря 2025 года, поэтому старые коды и шаблоны формулировок нужно пересобрать. Санкция считается поштучно, по 500 рублей за каждое застрахованное лицо, но добровольное уточнение до обнаружения расхождения и исправление в течение 5 рабочих дней после уведомления снимают её полностью.

Большая часть отказов возникает из-за расхождения данных между карточкой работника, приказом и штатным расписанием, а не из-за незнания порядка заполнения. Мы в Добыто закрываем этот разрыв тем, что приказ подписывается в день события, а работник сам обновляет свои данные через заявку с подтверждающим документом, и в учётную систему они попадают проверенными.

Частые вопросы о сведениях о застрахованном лице

Нужно ли подавать подраздел 1.1 при переводе работника на дистанционную работу?

Нет. С новой редакцией формы, действующей с 30 декабря 2025 года, коды «ДИСТ» и «НДОМ» отменены, и обязанность представлять подраздел 1.1 при приёме или переводе на дистанционную работу и работу на дому снята. Дополнительное соглашение к трудовому договору при этом оформляется в обычном порядке, просто в отчётность это событие больше не уходит.

Что делать, если работник нашёл ошибку в своей выписке из ИЛС за прошлые годы?

Сведения корректирует тот страхователь, который их подавал. Если организация-работодатель ликвидирована, работник обращается напрямую в территориальный орган Социального фонда с подтверждающими документами: трудовой книжкой, трудовым договором, приказами, справками. Учтите, что величина стажа и пенсионного коэффициента в выписке обновляется раз в год, в феврале, поэтому свежая корректировка отобразится не сразу.

Сдаётся ли ЕФС-1 на исполнителей по договору ГПХ и на самозанятых?

По договорам гражданско-правового характера с физическими лицами подраздел 1.1 подаётся на начало и окончание договора в срок до 25-го числа следующего месяца, а с сентября в подразделе дополнительно указывается, предусмотрены ли по договору взносы на травматизм. На самозанятых, работающих в статусе плательщика налога на профессиональный доход, форма не подаётся: страхователем по ним организация не является.

Что означает статус «принят частично» в протоколе из фонда?

Форма принята, но часть строк по конкретным застрахованным лицам не прошла контроль. По ним придёт уведомление об устранении ошибок, и на исправление будет 5 рабочих дней с даты получения. Практический вывод: протокол нужно открывать и читать построчно, а не ориентироваться на факт доставки файла.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге, если в компании 10 работников?

Да. Обязательная электронная подача с усиленной квалифицированной электронной подписью начинается с 11 и более застрахованных лиц. При меньшей численности допускается бумажный носитель лично или почтой, а также подача через общедоступный сервис фонда. Нарушение способа подачи при численности от 11 человек стоит 1000 рублей.

Как учитывать в подразделе 1.2 отпуск за свой счёт и простой?

Это неоплачиваемые периоды, которые выделяются отдельными строками с соответствующими кодами и влияют на исчисление страхового стажа. Именно наличие таких периодов и делает работника попадающим в подраздел 1.2: если за год у сотрудника не было ни особых условий труда, ни неоплачиваемых периодов, отдельная строка по нему не формируется.

Кто внутри компании отвечает за подготовку сведений: кадровая служба или бухгалтерия?

Закон закрепляет обязанность за страхователем, а распределение внутри организации работодатель определяет сам. На практике подразделы 1.1 и 1.2 ведёт кадровая служба, раздел 2 по взносам на травматизм — бухгалтерия, а титульный лист и отправку закрывает тот, у кого есть подпись для сдачи отчётности. Разграничение стоит зафиксировать приказом и матрицей ответственности, иначе срок в один рабочий день срывается на передаче документа между отделами.