Персонифицированный учёт — это передача в Социальный фонд России сведений, которые ложатся на индивидуальный лицевой счёт работника: периоды работы, стаж, страховые взносы. С 2023 года эти сведения подаются одной формой ЕФС-1, которая заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Форму не отменили: с 30 декабря 2025 года действует новый бланк по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Главное различие внутри формы задаёт весь график кадровика: подраздел 1.1 подаётся по событию (приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня), а подраздел 1.2 и раздел 2 — периодически, к 25-му числу.
Разберём, где в кадровом контуре рождаются данные для ЕФС-1 и в какой момент их обычно перебивают руками из одной программы в другую. Покажем четыре поля, из-за которых форму чаще всего возвращают, и то, как код по ОКЗ попадает в графу 6 из штатного расписания. Дадим порядок связки КЭДО, 1С ЗУП и отчётности, а также чек-лист проверки до запуска. Сроки по каждому подразделу, размеры финансовых санкций, сценарная таблица по типам компаний и стоимость подключения — во второй половине статьи.
Что такое персонифицированный учёт и что попадает в ИЛС
Правила ведения индивидуального лицевого счёта установлены Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. ИЛС открывается каждому гражданину России, а также иностранцам и лицам без гражданства, которые официально работают на территории страны. Номер счёта — это СНИЛС. Внутри счёта хранятся периоды трудовой деятельности, места работы, страховой стаж, количество индивидуальных пенсионных коэффициентов и суммы взносов, которые за человека перечислил работодатель.
Работодатель в этой конструкции выступает страхователем и единственным источником данных о работе. Сам работник ничего в свой счёт не вносит: он только видит результат и может его оспорить. Проверить, что именно дошло до фонда, человек может через выписку из индивидуального лицевого счёта в СФР или через личный кабинет на портале госуслуг. Расхождение между кадровыми документами компании и выпиской работника — это всегда результат того, что сведения либо не ушли, либо ушли с ошибкой.
Отсюда практический смысл всей темы. Персонифицированный учёт — не отдельный процесс отчётности, живущий в бухгалтерии. Это хвост кадрового делопроизводства: каждое кадровое событие обязано в течение суток или месяца превратиться в строку формы. Если событие оформили с опозданием, отчёт опоздает тоже.
ЕФС-1 в 2026 году: состав формы, сроки и что стало с СЗВ-ТД
Запрос про отмену ЕФС-1 обычно означает другое: человек ищет, куда делись прежние отчёты. С 2023 года СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ с ОДВ-1, ДСВ-3 и 4-ФСС перестали существовать как самостоятельные формы, их содержание перенесли в разделы и подразделы единой формы. СЗВ-ТД теперь называется подразделом 1.1 раздела 1. Сама ЕФС-1 действует и обновляется: бланк для подачи на бумаге содержится в приложении № 1 к приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, порядок заполнения — в приложении № 2, электронный формат утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Одновременно из формы убрали часть кодов, которые применялись с 1 января 2024 года, в том числе «ДИСТ» и «НДОМ».
Форма состоит из титульного листа, раздела 1 со сведениями о трудовой деятельности и страховом стаже и раздела 2 со взносами на травматизм. Сроки внутри неё не единые, и это главная ловушка планирования: одна часть формы привязана к событию, другая к календарю.
| Часть формы | Что содержит | Когда подаётся |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1, ключевые события | Приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора |
| Подраздел 1.1, прочие мероприятия | Перевод, переименование, установление новой квалификации, запрет занимать должность, выбор формы трудовой книжки | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Подраздел 1.2, страховой стаж | Стаж за календарный год по отдельным категориям работников, включая специальный стаж | За 2025 год — до 26 января 2026 года |
| Подраздел 1.3 | Сведения о зарплате работников государственных и муниципальных учреждений | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным; подают только эти учреждения |
| Раздел 2 | Начисленные взносы на травматизм по 125-ФЗ | 27 апреля, 27 июля, 26 октября 2026 года и 25 января 2027 года |
| Подраздел 3 | Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию | В сроки, установленные для раздела 2 |
Из таблицы следует организационный вывод: событийная часть формы не переживает выходных и отпусков ответственного. Приняли человека в пятницу — подраздел 1.1 уходит в понедельник, и никакой квартальный график здесь не помогает.
Способ подачи тоже нормирован. Если за отчётный период численность работающих застрахованных лиц, включая исполнителей по договорам ГПХ, превышает 10 человек, форма сдаётся только в электронном виде.
Факт: сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, входят в короткий список исключений из КЭДО наравне с трудовыми книжками, актами о несчастных случаях, приказами об увольнении и документами о прохождении инструктажей по охране труда.
Откуда берётся ручной перенос данных и где он ломается
В типовой компании данные для персучёта проходят три контура. Первый — кадровый: заявление работника, согласие, уведомление, подписанный документ. Второй — учётный: приказ, штатное расписание, табель, запись в личной карточке. Третий — отчётный: сформированный пакет ЕФС-1, подписанный усиленной квалифицированной подписью страхователя и отправленный в фонд. Ручной перенос возникает не внутри контуров, а на стыках между ними.
Стыков ровно два, и оба узнаваемы. Первый: работник прислал заявление в мессенджере или принёс бумагу, кадровик перепечатывает данные в учётную программу. Второй: кадровый документ оформлен, но сведения об основании (дата и номер приказа, код мероприятия) вносятся в отчёт отдельно, руками, в конце месяца по списку. На каждом стыке появляется своя дата, своя формулировка должности и свой шанс на опечатку в СНИЛС.
Четыре поля, из-за которых форму возвращают
Отказ по ЕФС-1 почти всегда упирается в один и тот же набор реквизитов, и каждый из них имеет свой источник в кадровых документах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- СНИЛС и ФИО. Расхождение с данными фонда даёт отказ по всему пакету, а не по одной строке. Источник — личная карточка работника, куда данные попадают при приёме.
- Код выполняемой функции по ОКЗ. Указывается в графе 6 подраздела 1.1 и является обязательным реквизитом. Шифр состоит из пяти цифр в формате XXXX.X, где первая цифра — основная группа занятий, вторая — подгруппа, третья и четвёртая — малая и начальная группы. Значение берётся из общероссийского классификатора занятий ОКЗ 010-2014 (МСКЗ-08), утверждённого приказом Росстандарта от 12.12.2014. Источник кода — штатное расписание, а не память кадровика.
- Код кадрового мероприятия. Набор кодов меняется вместе с формой: с 30 декабря 2025 года из него исключены «ДИСТ» и «НДОМ», которые применялись с 1 января 2024 года. Источник — вид кадрового документа в учётной системе.
- Дата и номер документа-основания. Приказ должен существовать раньше, чем уходит подраздел 1.1, иначе дата основания окажется позже даты отчёта.
Код по ОКЗ показателен как раз тем, что его переносят руками чаще всего. Пока он живёт в голове специалиста, две одинаковые должности в разных подразделениях получают разные коды, и расхождение всплывает через год, когда работник запрашивает выписку по стажу. Если код закреплён в позиции штатного расписания, в отчёт он подтягивается один и тот же.
Формы, которые держат исходные данные персучёта
Комплект ниже закрывает источники всех четырёх полей; начинать стоит со штатного расписания, потому что от него зависит код по ОКЗ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание Т-3 | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени Т-12 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
В практике Добыто расхождения в персучёте чаще находятся не в отчётной программе, а в штатном расписании: одна и та же должность записана двумя разными формулировками, и обе живут годами.
Как вести персонифицированный учёт без ручного переноса
Рабочий принцип формулируется в одну строку: одно поле — один источник истины. Должность и код по ОКЗ живут в штатном расписании, дата и номер основания — в кадровом документе, волеизъявление работника — в подписанном заявлении, а отчётная программа только собирает готовые значения. Как только поле имеет два источника, появляется сверка, а вместе с ней ручной ввод.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда работник подаёт заявление из личного кабинета, оно приходит специалисту по кадрам не письмом, а задачей с уже заполненными полями: сотрудник, вид отсутствия, даты. Кадровику остаётся проверить данные и провести документ, руками он ничего не набирает. Проверьте на своём процессе, сколько полей вы сегодня перепечатываете глазами — обычно это и есть весь резерв по ошибкам.»
Как связать КЭДО, 1С ЗУП и ЕФС-1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Приведите штатное расписание в порядок и проставьте в каждой позиции код по ОКЗ в формате XXXX.X. Одна должность — один код по всей компании, включая обособленные подразделения.
- Шаг 2. Введите КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ: приказ о введении, положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, уведомление и письменное согласие каждого работника.
- Шаг 3. Разграничьте права в учётной системе: кто готовит документ, кто подписывает от имени работодателя, кто формирует и отправляет отчётность. Подпись от имени организации ставится в учётной базе, а не в личном кабинете работника.
- Шаг 4. Настройте обмен между системой КЭДО и 1С ЗУП так, чтобы заявление работника создавало задачу с заполненными полями, а подписанный документ возвращался в базу со статусом и датой подписания.
- Шаг 5. Свяжите вид кадрового документа с кодом мероприятия подраздела 1.1, чтобы приказ о приёме автоматически порождал строку отчёта с датой и номером основания.
- Шаг 6. Настройте контроль срока: событийные мероприятия подраздела 1.1 уходят на следующий рабочий день, поэтому нужен ежедневный, а не ежемесячный список несданного.
- Шаг 7. Раз в квартал сверяйте выгрузку из учётной системы с протоколами приёма фонда: расхождение по одному человеку означает, что его ИЛС ведётся с пробелом.
Полезно знать: обмен между личным кабинетом работника и учётной базой идёт фоновым заданием, и заявка доходит в течение примерно 10 минут. Если приказ нужен работнику прямо сейчас, обмен запускается вручную в режиме онлайн, не дожидаясь фонового задания.
Что проверить до запуска: предварительная диагностика
Автоматизация закрепляет тот порядок, который уже есть. Если исходные справочники грязные, интеграция начнёт переносить ошибки быстрее, чем это делал человек. До подключения проверьте пять пунктов.
- Утверждены ли приказ о введении КЭДО и положение о кадровом электронном документообороте, есть ли перечень документов и категорий работников.
- Собраны ли письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ и оформлены ли соглашения об использовании неквалифицированной подписи.
- Проставлены ли коды по ОКЗ во всех действующих позициях штатного расписания и совпадают ли формулировки должностей с трудовыми договорами.
- Сверены ли СНИЛС и ФИО всех работающих, включая исполнителей по договорам ГПХ, с данными фонда.
- Кто именно подписывает форму от имени организации и на каком основании: усиленная квалифицированная подпись руководителя или подпись сотрудника с машиночитаемой доверенностью.
Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие поля справочников действительно заполнены, а какие заполнены формально.
Ограничения: что нельзя закрыть ни КЭДО, ни интеграцией
Сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, прямо исключены из документов, которыми стороны обмениваются в кадровом электронном документообороте. Практический смысл: подраздел 1.1 не подписывается электронной подписью работника и не проходит через маршрут согласования КЭДО. Он формируется в учётной системе и уходит в фонд усиленной квалифицированной подписью страхователя. КЭДО ускоряет появление основания для строки отчёта, но не заменяет саму отчётность.
Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Увольнение поэтому всегда гибридное: заявление работник подаёт электронно, приказ печатается, а подраздел 1.1 по увольнению уходит не позднее следующего рабочего дня. Компании, которые планируют полностью безбумажный процесс расставания, узнают об этом уже на внедрении.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан этим работником. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому комплект по введению КЭДО стоит проверять раньше, чем настройки интеграции.»
Внимание: документ, связанный с работой и передаваемый работнику, должен быть в формате PDF/A-1a по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578. Обычный PDF, Word или Excel под требование не подходят, и такие документы придётся дублировать на бумаге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Есть и обратная сторона ограничений, которая работает в пользу компании. Согласие на КЭДО не требуется от работника, принятого после 31 декабря 2021 года, если у него на эту дату не было трудового стажа: для таких сотрудников электронный документооборот применяется по умолчанию. В компаниях с высокой текучестью доля людей без согласия сокращается сама по себе, год за годом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие на присоединение к КЭДО не нужно собирать с тех, кто пришёл после 31 декабря 2021 года и не имел стажа на эту дату. Но это исключение работает только при корректно введённом КЭДО и оформленном перечне документов. Поднимите даты приёма по своей базе: обычно выясняется, что собирать согласия нужно у меньшей части штата, чем планировалось.»
Ошибки персонифицированного учёта и их цена
Финансовые санкции по статье 17 закона № 27-ФЗ считаются не за отчёт, а за человека: 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица за непредставление в срок либо за неполные или недостоверные сведения. При штате в 300 человек одна системная ошибка в коде по ОКЗ превращается в 150 000 рублей. Отдельно установлен штраф 1000 рублей за несоблюдение порядка электронного документооборота, когда численность работающих превышает 10 человек. Должностному лицу по статье 15.33.2 КоАП грозит от 300 до 500 рублей. За раздел 2 санкция считается по статье 26.30 закона № 125-ФЗ: 5 процентов суммы взносов за последние три месяца, но не более 30 процентов и не менее 1000 рублей.
У этой конструкции есть выход, о котором знают не все. Если страхователь сам обнаружил ошибку и представил в территориальный орган СФР уточнённые сведения до того, как её нашёл фонд, санкции не применяются. Если фонд прислал уведомление об ошибках, исправить их без санкций можно в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления. Именно поэтому ежеквартальная сверка выгрузки с протоколами приёма окупается: она переводит ошибку из категории «нашли у вас» в категорию «исправили сами».
Лайфхак: журнал действий в системе смотрят до того, как начался спор, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: журнал не выборочный и показывает всё, включая дату выдачи ключа и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Что критично в разных сценариях
Универсального набора приоритетов здесь нет: у компании на 20 человек и у сети с вахтовым персоналом ломается разное.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 10 застрахованных лиц, один кадровик | Контроль срока следующего рабочего дня по приёму и увольнению | Интеграция и электронный способ подачи: он ещё не обязателен |
| 25-150 человек, учёт в 1С ЗУП | Единые коды по ОКЗ в штатном расписании и обмен статусами подписания | Выделенный сервер и индивидуальные маршруты согласования |
| Распределённая сеть, удалённые и разъездные работники | Скорость получения подписи работника, чтобы приказ появился в день события | Бумажный архив по документам, которые закон разрешает вести электронно |
| Много договоров ГПХ | Подраздел 1.1 на следующий рабочий день по началу и окончанию договора, сверка СНИЛС исполнителей | Подраздел 1.2, если у исполнителей нет специального стажа |
| Производство с вредными условиями | Подраздел 1.2 со специальным стажем и корректность табеля как первичного источника | Электронные расчётные листки на первом этапе внедрения |
Из таблицы видно закономерность: чем больше в компании событий приёма и увольнения, тем сильнее решает скорость подписания, а не мощность отчётной программы.
Когда автоматизация персучёта не нужна
Компании с численностью до 10 застрахованных лиц и редкими кадровыми событиями закрывают подраздел 1.1 вручную без потерь: электронный способ подачи для них не обязателен, а количество строк за год измеряется единицами. Затраты на интеграцию здесь не окупятся, достаточно календарного напоминания и аккуратного штатного расписания.
Не стоит начинать с интеграции и там, где ещё не введён КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ или не собраны согласия работников. Автоматизация обмена в этой ситуации ускорит движение документов, юридический статус которых при споре придётся доказывать заново. Сначала комплект по введению КЭДО, потом связка систем.
Наконец, если кадровый учёт ведётся на аутсорсинге и подрядчик отвечает за отчётность по договору, дублирующая внутренняя система персучёта создаст второй источник истины по тем же полям. В практике Добыто такие проекты мы начинаем с разграничения зон ответственности, а не с подключения модулей.
Стоимость КЭДО и интеграции с 1С для персонифицированного учёта
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного тарифа: интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а на тарифе «Старт» предел — 25 сотрудников. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый из них.
При смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилотной группы на минимальном пакете финансово безопасно.
Выводы
Персонифицированный учёт держится на дисциплине кадрового оформления, а не на отчётной программе: строка ЕФС-1 не может появиться раньше приказа, который её порождает. Событийная часть формы живёт в режиме следующего рабочего дня, периодическая привязана к 25-му числу, и смешивать эти режимы в одном графике нельзя. Ручной перенос данных убирается не покупкой модуля, а наведением порядка в источниках: код по ОКЗ в штатном расписании, СНИЛС в личной карточке, дата и номер основания в кадровом документе. Санкции считаются по 500 рублей за каждое застрахованное лицо, но самостоятельное уточнение сведений до обнаружения ошибки фондом освобождает от них полностью.
Мы в Добыто занимаемся именно этой частью задачи: подписанием кадровых документов электронной подписью и обменом с 1С ЗУП, чтобы основание для строки отчёта появлялось в день события, а не в конце месяца. Отчётность остаётся за учётной системой, а КЭДО закрывает разрыв между кадровым событием и документом, который его подтверждает.
Частые вопросы
Как исправить ошибку в уже сданном подразделе 1.1
Ошибочные сведения корректируются или отменяются подачей нового подраздела 1.1 с соответствующим типом сведений. Ключевой момент здесь не техника, а момент подачи: если страхователь представил уточнённые сведения до того, как ошибку обнаружил фонд, финансовые санкции по статье 17 закона № 27-ФЗ не применяются. Если фонд уже направил уведомление об ошибках, на исправление даётся пять рабочих дней со дня его получения, и при соблюдении срока санкций тоже не будет.
Работник нашёл пробел в своей выписке из ИЛС: что делает работодатель
Пробел означает, что сведения за период либо не дошли до фонда, либо ушли с ошибкой в СНИЛС или коде мероприятия. Работодателю нужно поднять кадровые документы за спорный период, сверить их с протоколами приёма и подать корректирующие сведения по этому человеку. Отдельно проверьте написание фамилии и номер СНИЛС: расхождение в одном символе даёт отказ по всей строке, при этом сам отчёт может числиться принятым.
Подаётся ли ЕФС-1 на исполнителя, который применяет налог на профессиональный доход
Подраздел 1.1 подаётся по договорам гражданско-правового характера, на выплаты по которым начисляются страховые взносы. Если исполнитель применяет налог на профессиональный доход и выплаты по договору взносами не облагаются, оснований для подачи сведений о начале и окончании договора нет. Проверять здесь нужно не статус исполнителя на словах, а фактический режим налогообложения выплат по конкретному договору.
В компании 8 работников и 3 исполнителя по ГПХ: можно сдавать форму на бумаге
Нет. Электронная форма обязательна, если за отчётный период численность работающих застрахованных лиц превышает 10 человек, и исполнители по договорам ГПХ в этот подсчёт входят. При 11 застрахованных лицах бумажная подача нарушает установленный порядок, а санкция за это составляет 1000 рублей по статье 17 закона № 27-ФЗ.
Где взять код по ОКЗ для должности, которой нет в классификаторе дословно
Код выбирается по содержанию трудовой функции, а не по названию должности в штатном расписании. Классификатор ОКЗ 010-2014 (МСКЗ-08) построен по группам занятий: сначала определяется основная группа, затем подгруппа, малая и начальная группы, и на выходе получается пятизначный код формата XXXX.X. Выбранное значение имеет смысл сразу закрепить в позиции штатного расписания, иначе через год две одинаковые должности получат разные коды.
Нужна ли работнику электронная подпись, чтобы работодатель сдал за него ЕФС-1
Нет. Форма подписывается усиленной квалифицированной подписью от имени страхователя: либо подписью руководителя, либо подписью уполномоченного сотрудника с машиночитаемой доверенностью. Подпись работника нужна для кадровых документов, которые становятся основанием для строки отчёта — трудового договора, дополнительного соглашения, заявления, — но не для самой отчётности.
