Форма ЕФС-1 подраздел 1.1: когда и как его заполнять кадровику

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — это сведения о трудовой (иной) деятельности, которые работодатель подаёт в Социальный фонд России по каждому кадровому мероприятию: приём, перевод, переименование, установление квалификации, приостановление и возобновление трудового договора, увольнение, начало и окончание договора ГПХ. С 2026 года подраздел заполняется по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, действующему с 30 декабря 2025 года. Срок подачи определяется видом мероприятия: при приёме, увольнении, приостановлении, возобновлении и по договорам ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора, при переводе, переименовании и присвоении квалификации — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.

Разберём все 11 граф подраздела по порядку: какой код ставить в графе 3, откуда брать пять знаков кода выполняемой функции по ОКЗ, что писать в графах 8-10 про документ-основание и как снять ошибочную запись через графу 11. Покажем, кого с 2026 года в отчёт включать не нужно и какие коды из формы исчезли. Сроки по каждому мероприятию, размеры штрафов СФР, чек-лист перед отправкой, порядок формирования отчёта в 1С:ЗУП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Подраздел 1.1 ЕФС-1: что это за отчёт и кто его сдаёт

Подраздел 1.1 называется «Сведения о трудовой (иной) деятельности» и входит в подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1. С 2023 года он заменил отчёт СЗВ-ТД, и логика осталась прежней: каждое кадровое событие превращается в одну строку, которая попадает на индивидуальный лицевой счёт работника. ИЛС — это индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который ведёт Социальный фонд России, бывший Пенсионный фонд. Раздел «Сведения о трудовой деятельности» на этом счёте формируется исключительно из того, что подал работодатель.

Отчёт событийный, а не периодический. Нет кадрового мероприятия — нет и подраздела 1.1: нулевую форму сдавать не нужно. Этим подраздел 1.1 отличается от подраздела 1.3, который бюджетные организации подают ежемесячно до 25-го числа независимо от кадровых событий, и от раздела 2 по взносам на травматизм с квартальной периодичностью.

Сдают подраздел 1.1 все страхователи: организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники по трудовым договорам, а также заказчики по договорам ГПХ. Внутренние и внешние совместители, дистанционные работники и сотрудники на срочных договорах включаются на общих основаниях: приём и увольнение по ним подаются в обычном порядке, а отдельная отметка о дистанционном характере работы с 2026 года не проставляется. На самозанятых исполнителей подраздел 1.1 не подаётся: заказчик не выступает по отношению к ним страхователем, и правила для работников по трудовому договору на них не переносятся.

Что изменилось в подразделе 1.1 с 2026 года

Новую форму ЕФС-1 и порядок её заполнения утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, электронные форматы — приказ СФР от 17.11.2025 № 1463. Документы вступили в силу 30 декабря 2025 года, и отчётность за декабрь, четвёртый квартал и 2025 год сдавалась уже по обновлённым бланкам. Отдельного решения об отмене ЕФС-1 не принималось: форма сохранена, изменился её состав.

Для подраздела 1.1 правки такие. Из перечня исключены коды ДИСТ и НДОМ, поэтому перевод на дистанционную или надомную работу в отчёт больше не попадает. Добавлен код МДИГ для иностранных граждан, застрахованных в силу международных договоров. Добавлен код ЧАЭСКОМ для командировок за пределы зоны радиоактивного загрязнения. Установление неполного рабочего времени прямо отнесено к мероприятию ПЕРЕВОД с дополнительными отметками НЕПД или НЕПН. Переработаны правила по договорам ГПХ. Сведения об ОКВЭД берутся по состоянию ЕГРЮЛ или ЕГРИП на отчётную дату, а не по данным регистрации.

Шаблоны и справочники, настроенные под форму 2023-2025 годов, продолжают подставлять коды ДИСТ и НДОМ. Справочник видов мероприятий в учётной системе проверяется до первой отправки, а не после протокола с ошибкой.

Кого и когда включать в подраздел 1.1: разбор по ситуациям

Перечень мероприятий закрытый. Отпуск, больничный, командировка, индексация оклада без изменения трудовой функции в подраздел 1.1 не попадают, сколько бы приказов по ним ни издавалось. Таблица ниже собирает ситуации, из-за которых чаще всего возникают лишние или пропущенные строки.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Строки с ответом «не подаётся» дороже остальных: за лишние сведения штраф по 27-ФЗ такой же, как за пропущенные, а исправлять их приходится через отмену записи.

Сроки подачи подраздела 1.1 в 2026 году по каждому мероприятию

Сроков два, и путаница между ними даёт основную массу просрочек. Мероприятия, которые меняют сам факт трудовых отношений, уходят в фонд на следующий рабочий день. Мероприятия, которые меняют условия внутри уже существующих отношений, собираются за месяц и подаются до 25-го числа.

Отсчёт ведётся от даты издания приказа, а не от даты выхода работника. Приказ о приёме издан в пятницу, работник выходит в понедельник — подраздел 1.1 уходит в фонд не позднее понедельника, и ждать фактического выхода нельзя.

Графы подраздела 1.1: что писать в каждой

Табличная часть подраздела состоит из 11 граф. Заполняются не все: набор зависит от мероприятия.

• Графа 1 — номер по порядку, сквозная нумерация по каждому кадровому мероприятию.
• Графа 2 — дата мероприятия: приёма, перевода, приостановления, возобновления, увольнения, заключения или прекращения договора ГПХ.
• Графа 3 — код кадрового мероприятия из закрытого перечня.
• Графа 4 — работа в районах Крайнего Севера: коды РКС или МКС, для остальных не заполняется.
• Графа 5 — трудовая функция и структурное подразделение: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид поручаемой работы. По договорам ГПХ не заполняется.
• Графа 6 — код выполняемой функции, пять знаков по ОКЗ и дополнительные буквенные отметки.
• Графа 7 — причины увольнения со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ и код причины увольнения.
• Графа 8 — наименование документа-основания.
• Графа 9 — дата документа-основания.
• Графа 10 — номер документа-основания.
• Графа 11 — признак отмены записи сведений, знак «X».

Формулировки должностей и подразделений в графе 5 сверяются со штатным расписанием и трудовым договором дословно. Расхождение в одном слове даёт расхождение между лицевым счётом работника и его кадровыми документами, а обнаруживается оно обычно при увольнении, когда человек заказывает выписку. Подробный порядок заполнения по каждой строке разбирает инструкция СФР по заполнению первой части ЕФС-1 в базе знаний фонда для страхователей.

Код выполняемой функции: где взять пять знаков ОКЗ

Графа 6 заполняется в формате «ХХХХ.Х»: первые четыре знака — код начальной группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), пятый знак — контрольное число. Кодируется не название должности из штатного расписания, а фактическое занятие на рабочем месте. Одна и та же должность в двух компаниях может получить разные коды, если набор трудовых функций различается.

К коду ОКЗ в той же графе добавляются буквенные отметки: НЕПД при неполном рабочем дне, НЕПН при неполной рабочей неделе, МДИГ для иностранцев по международным договорам. По договорам ГПХ вместо кода занятия ставятся коды вида договора.

В практике Добыто на коде выполняемой функции спотыкаются чаще, чем на сроках: кадровик один раз проставляет код по названию вакансии, справочник тиражирует его на всех новых сотрудников, и ошибка расходится по десяткам лицевых счетов.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Код занятия мы подбираем по фактическому набору задач, а не по строке в штатном расписании. Самый надёжный способ проверки — открыть должностную инструкцию и сверить перечень обязанностей с описанием начальной группы в ОКЗ. Если в компании обновляются наименования должностей под новый классификатор, пересматривайте и коды: они меняются не всегда, но проверить нужно каждую позицию».

Документ-основание в графах 8-10

В графе 8 указывается наименование документа, которым оформлено возникновение, изменение или прекращение отношений: приказ или распоряжение, иное решение работодателя либо наименование гражданско-правового договора. Графы 9 и 10 — дата и номер этого документа. Ошибка здесь редко бывает содержательной: чаще в фонд уходит номер проекта приказа, а не подписанного, или дата регистрации вместо даты издания.

Если приказ подписывается в системе КЭДО, реквизиты берутся из карточки подписанного документа, а не из черновика в редакторе. Электронный приказ о приёме и дополнительное соглашение о переводе закон разрешает оформлять без бумаги по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, а вот приказ об увольнении и акт о несчастном случае остаются на бумажном носителе.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ».

Соберите приказ о приёме с реквизитами для граф 8-10

Образцы кадровых документов, из которых берутся сведения

Ниже формы, реквизиты и формулировки которых попадают в подраздел 1.1; начните со штатного расписания — именно из него графа 5 берёт наименование должности и подразделения.

Как заполнить подраздел 1.1 при приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте и зарегистрируйте приказ о приёме. Дата и номер из него пойдут в графы 9 и 10, наименование — в графу 8.
2. Шаг 2. Заполните титульный лист и подраздел 1: регистрационный номер страхователя, ИНН, КПП, наименование, ОКВЭД по данным ЕГРЮЛ на отчётную дату, а по работнику — фамилию, имя, отчество, СНИЛС, ИНН и дату рождения.
3. Шаг 3. В графе 2 поставьте дату приёма из приказа, в графе 3 — код ПРИЕМ.
4. Шаг 4. Заполните графу 5: должность и структурное подразделение дословно по штатному расписанию и трудовому договору. Для совместителя добавьте указание на работу по совместительству.
5. Шаг 5. Проставьте в графе 6 пятизначный код по ОКЗ и, если есть основания, отметки НЕПД, НЕПН или МДИГ. Графу 4 заполняйте только при работе в районах Крайнего Севера и приравненных местностях.
6. Шаг 6. Графу 7 при приёме оставьте пустой: она заполняется только при увольнении.
7. Шаг 7. Подпишите форму и отправьте в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сохраните протокол приёма: он подтверждает дату сдачи.

Чек-лист перед отправкой

Проверка занимает пару минут и снимает основную часть отказов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• СНИЛС и ИНН работника сверены с документами, а не подставлены из старой карточки.
• Дата в графе 2 совпадает с датой мероприятия в приказе.
• Код мероприятия в графе 3 взят из перечня 2026 года, а не из старого справочника.
• Должность в графе 5 совпадает со штатным расписанием и трудовым договором дословно.
• Код в графе 6 имеет формат «ХХХХ.Х» и соответствует фактическим обязанностям.
• Реквизиты в графах 8-10 взяты из подписанного приказа, а не из проекта.
• При численности работников свыше 10 человек отчёт уходит в электронной форме.

Как отменить или исправить запись в подразделе 1.1

Механизм исправления один и работает через графу 11. Чтобы снять ошибочную запись, страхователь подаёт подраздел 1.1, заполненный полностью так же, как в исходных сведениях, и ставит знак «X» в графе 11 «Признак отмены записи сведений». Корректировка — это два действия подряд: сначала отмена прежней строки, затем подача новой строки с верными данными. Отредактировать уже принятую запись напрямую нельзя.

Отдельная строка отмены заполняется на каждое ошибочное мероприятие. Если в одной отправке ушли приём и перевод, а неверен только перевод, отменяется одна строка, а не весь комплект. Срок давности по штрафам за сведения персонифицированного учёта — три года, поэтому исправлять записи прошлых периодов имеет смысл и через год после ошибки.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд акты отменил из-за отсутствия в материалах сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл. Восстановление на работе означает, что запись об увольнении в подразделе 1.1 снимается признаком отмены, и лицевой счёт возвращается в исходное состояние.

В практике Добыто отмена записей чаще всего требуется после переоформления приказов задним числом: приказ переиздали с новым номером, а в фонд ушли реквизиты первого.

Подраздел 1.1 в 1С:ЗУП и в связке с КЭДО

В 1С:ЗУП отчёт формируется в разделе отчётности по сотрудникам: программа сама подбирает кадровые мероприятия за период и подставляет реквизиты приказов. Ручной работы остаётся ровно два места — код выполняемой функции в графе 6 и текстовая формулировка причины увольнения в графе 7. Оба поля программа берёт из справочников, которые заполняет человек, поэтому ошибка справочника тиражируется на все документы без предупреждения.

Связка КЭДО и учётной системы убирает разрыв между подписанием приказа и отправкой сведений. Документ подписывается электронной подписью, статус и реквизиты возвращаются в 1С:ЗУП, и подраздел 1.1 собирается по фактически подписанному приказу. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, где маршрут согласования не укладывается в один рабочий день, отведённый на сдачу сведений о приёме.

Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата первого подписанного кадрового документа у вас не совпадают».

Цена ошибки: штрафы СФР и последствия для работника

Ответственность установлена статьёй 17 Федерального закона № 27-ФЗ: 500 рублей за каждое застрахованное лицо за непредставление сведений в срок и столько же за представление неполных или недостоверных сведений. Нарушение электронной формы подачи при численности свыше 10 человек — 1000 рублей. Для должностного лица предусмотрен отдельный состав по статье 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей.

Суммы выглядят небольшими до момента, когда ошибка системная. Неверный код выполняемой функции, заведённый в справочник и разошедшийся на 60 принятых за год сотрудников, превращается в 30 000 рублей штрафа плюс 60 пар записей на отмену и повторную подачу. Считать надо не тариф за одного человека, а количество лицевых счетов, на которые ушла ошибка.

Вторая часть цены ошибки не денежная. Данные подраздела 1.1 формируют раздел о трудовой деятельности на индивидуальном лицевом счёте. Работник видит их в выписке из ИЛС на портале госуслуг и в форме СТД-СФР, и предъявляет эту выписку новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки. Пропущенная строка о приёме означает, что периода работы для внешнего мира не существует, а обнаруживается это обычно в момент, когда человек уже уволился и ищет новое место.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Спорные ситуации по сведениям о трудовой деятельности мы разбираем по последствиям, а не по форме документа. Пропуск строки о приёме бьёт по работнику сильнее, чем по бюджету компании: он теряет подтверждение стажа там, где не может на это повлиять. Раз в квартал сверяйте перечень кадровых приказов с перечнем отправленных подразделов 1.1 — расхождение всплывает за один просмотр».

Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто

Итоговая цена зависит от численности сотрудников, выбранного набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Тарифы на дату публикации:

УКЭП доступна на тарифе «Бизнес» и выпускается через партнёрские удостоверяющие центры. Переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полные условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Подраздел 1.1 ЕФС-1 — событийная форма: строка появляется только под конкретное кадровое мероприятие из закрытого перечня, а срок определяется его видом. Приём, увольнение, приостановление, возобновление и договоры ГПХ уходят в фонд на следующий рабочий день, перевод, переименование и присвоение квалификации — до 25-го числа следующего месяца. С 2026 года форма заполняется по приказу СФР № 1462: коды ДИСТ и НДОМ исключены, добавлены МДИГ и ЧАЭСКОМ, неполное рабочее время отнесено к переводу. Ошибки снимаются признаком отмены в графе 11 и подаются заново, а цена ошибки считается не по одному штрафу, а по числу лицевых счетов, на которые она разошлась.

Основная часть просрочек по подразделу 1.1 возникает не из-за незнания правил, а из-за разрыва между подписанием приказа и передачей его реквизитов в отчёт. В Добыто мы закрываем этот разрыв связкой электронного подписания с учётной системой: приказ подписывается в день издания, статус и реквизиты возвращаются в 1С:ЗУП, и суточный срок перестаёт зависеть от того, кто и когда донёс бумагу до бухгалтерии.

Частые вопросы

Чем подраздел 1.1 отличается от подраздела 1.2 и от формы СТД-Р?

Подраздел 1.1 содержит кадровые мероприятия и подаётся по факту события. Подраздел 1.2 — это сведения о страховом стаже за календарный год, он сдаётся ежегодно до 25 января за предыдущий год, а также по запросу работника при назначении пенсии. СТД-Р адресована не фонду, а самому работнику: её работодатель выдаёт на руки в день увольнения или по письменному заявлению, и она подтверждает периоды работы именно у этого работодателя.

Подаётся ли подраздел 1.1 на самозанятого исполнителя?

Нет. Самозанятый платит налог на профессиональный доход самостоятельно, заказчик страхователем по отношению к нему не выступает и сведения о трудовой деятельности не подаёт. Если тот же человек работает по обычному договору ГПХ без статуса плательщика НПД, подраздел 1.1 подаётся с кодами НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ не позднее следующего рабочего дня после заключения и после прекращения договора.

Что писать в графе 7 при увольнении по собственному желанию и по соглашению сторон?

Формулировка переносится из приказа со ссылкой на норму ТК РФ, а рядом ставится код причины. При увольнении по инициативе работника это пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ с кодом «п3ч1с77тк», при расторжении по соглашению сторон — пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ с кодом «п1ч1с77тк». Текст в графе 7 и текст в приказе должны совпадать: расхождение фонд читает как недостоверные сведения.

Можно ли сдать подраздел 1.1 на бумаге?

Зависит от численности. При 11 и более застрахованных лицах отчёт принимается только в электронной форме, за бумагу предусмотрен штраф 1000 рублей. При численности 10 человек и менее допускается любой вариант. Порог считается по количеству лиц, на которых подаются сведения, включая исполнителей по договорам ГПХ.

Что делать, если ошибку в подразделе 1.1 обнаружили через год?

Порядок тот же: подать строку с полным повтором ошибочных данных и знаком «X» в графе 11, затем отдельной записью подать верные сведения. Ограничения по давности для самого исправления нет, а срок давности привлечения к ответственности за нарушения персонифицированного учёта составляет три года. Самостоятельно найденная и исправленная ошибка выглядит для фонда иначе, чем выявленная при проверке.

Кто подписывает ЕФС-1 — руководитель или кадровик?

Форму подписывает руководитель организации либо лицо, которому это право передано приказом или доверенностью. При электронной отправке отчёт заверяется квалифицированной подписью этого лица. В приказе о передаче права подписи указывается конкретный перечень полномочий: формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает спор о том, был ли подписант вправе заверять именно этот документ.