ЕФС-1 в 2026: сроки подраздела 1.1 и сборка в 1С:ЗУП

ЕФС-1 — единая форма сведений для Социального фонда России, и скорость её сдачи зависит не от самого отчёта, а от того, в каком состоянии в учётной системе лежат кадровые события. Если приказ проведён и в нём стоит отметка о формировании записи электронной трудовой книжки, подраздел 1.1 собирается автозаполнением за несколько минут и уходит в тот же день. Главное различие, которое определяет ваш срок: приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и прекращение договора ГПХ сдаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, а постоянный перевод, переименование организации и заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.

Разберём, какие подразделы закрывают уже внесённые события, какие поля чаще всего возвращают отчёт из фонда и как собрать подраздел 1.1 в 1С:ЗУП, когда мероприятия уже проведены. Покажем, что изменилось в форме с 30 декабря 2025 года: какие коды отменили и какие добавили. Таблица сроков по каждому кадровому событию, сценарная таблица проверок, порядок отмены ошибочной записи, штрафы 2026 года и стоимость подключения — во второй половине статьи.

Состав ЕФС-1: что именно вы сдаёте после кадрового события

Форма действует с 2023 года и собрала в себе пять прежних отчётов: 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М и ДСВ-3. Подраздел 1.1 — прямой преемник СЗВ-ТД, и именно он закрывает кадровые события. Форма модульная: целиком её никто не сдаёт, вы отправляете титульный лист плюс тот подраздел, который относится к вашей ситуации.

• Подраздел 1.1 — сведения о трудовой (иной) деятельности. Сдаётся по факту кадрового мероприятия: приём, перевод, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание договора ГПХ, переименование организации, установление квалификации, запрет занимать должность, подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
• Подраздел 1.2 — страховой стаж. Раз в год, за 2025 год срок сдвинулся на 26 января 2026 года, потому что 25 января пришлось на воскресенье. Подаётся не на всех, а на работников с особенностями учёта стажа: вахта, отпуск по уходу за ребёнком, отстранение от работы, исполнение государственных обязанностей, вредные и опасные условия труда.
• Подраздел 1.3 — сведения о заработной плате работников государственных и муниципальных учреждений. Ежемесячно, до 25-го числа. Коммерческие организации его не заполняют.
• Раздел 2 — взносы на травматизм. Ежеквартально: 27 апреля, 27 июля и 26 октября 2026 года, за 2026 год — 25 января 2027 года.

Сдают форму организации, их обособленные подразделения с собственным регистрационным номером страхователя, индивидуальные предприниматели с работниками, крестьянские хозяйства и общины коренных народов. Способ подачи зависит от численности: при 11 и более застрахованных лицах отчёт принимается только в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, при 10 и менее допускается бумага. Актуальные форматы, реквизиты приказов и адреса для отправки собраны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1.

Подраздел 1.1 собирается из данных, которые уже лежат в кадровом учёте: личная карточка, приказ, штатное расписание, договор. Отчёт формирует учётная система, а система КЭДО отвечает за то, чтобы документ-основание был подписан и вернулся в учёт. В практике Добыто подписанный приказ возвращается в 1С:ЗУП вместе со статусом подписания, поэтому кадровик не переносит реквизиты руками из одной системы в другую.

Срок под каждое кадровое событие: таблица для подраздела 1.1

Сроки разведены пунктами 5 и 6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Одна группа событий требует реакции на следующий рабочий день, вторая ждёт до 25-го числа следующего месяца.

Формулировка «следующий рабочий день» считается по производственному календарю, а не по календарным суткам: приказ от пятницы даёт срок до конца понедельника, а если понедельник нерабочий праздничный — до конца вторника. Отдельного сдвига для массового приёма нет, поэтому двадцать человек, принятых одним днём, уходят одним комплектом в тот же срок, что и один.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Объединение отчётности в одну форму с общим дедлайном 25-го числа сократило сроки и заставило кадровую службу работать в связке с бухгалтерией. Раньше кадровик закрывал свой отчёт отдельно, теперь подраздел 1.1 и квартальный раздел 2 живут в одном календаре, и любая задержка приказа отражается на обоих. Договоритесь внутри компании, кто и в какой день формирует каждый подраздел, и закрепите это письменно: это дешевле, чем разбирать пропущенный срок задним числом.»

Важный нюанс из практики: в группе компаний подраздел 1.1 сдаётся отдельно по каждому регистрационному номеру страхователя. Если у восьми юридических лиц восемь баз или восемь организаций в одной базе, то и комплектов будет восемь, а общая учётная система этого не объединяет. Проверяйте, что в титульном листе подставился регистрационный номер именно того юридического лица, по которому проведён приказ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Новая форма с 30 декабря 2025 года: что отменили и что добавили

Отчёт не отменён и остаётся обязательным. Отменены отдельные основания для его подачи, и это сокращает число отправок. Форму и порядок заполнения утвердил приказ Социального фонда России от 17.11.2025 № 1462, форматы — приказ № 1463 той же даты. Оба действуют с 30 декабря 2025 года, и сведения за 2025 год сдаются уже по новому бланку.

Что убрали из подраздела 1.1: коды ДИСТ и НДОМ. Перевод сотрудника на дистанционную или надомную работу больше не требует отдельного сообщения в фонд, если сама трудовая функция не меняется. Из подраздела 1.2 исчез тип сведений «Назначение выплат по ОСС»: при уходе работника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком отдельная форма теперь не подаётся.

Что добавили: код МДИГ для иностранных граждан, застрахованных по отдельным видам страхования на основании международных договоров, он заменил прежний ВПИГ. В подразделе 1.2 появился код ЧАЭСКОМ для командировок за пределы радиоактивно загрязнённых территорий. Коды неполного рабочего времени НЕПД и НЕПН сохранились, но теперь их можно указывать вместе в одном поле. Графы о специальной оценке условий труда заполняются только тогда, когда работнику установлен класс 3.1-4. С 1 января 2026 года при определении кода выполняемой функции применяется классификатор ОКПДТР 016-2025.

Для кадровика это означает пересборку справочников, а не отчёта. Записи с кодами ДИСТ и НДОМ, поданные до 30 декабря 2025 года, отменять не нужно: отменена обязанность на будущее, а не переданные ранее сведения.

Пять полей, из-за которых подраздел 1.1 возвращается

Отказ фонда чаще всего связан не со сроком, а с содержимым. Проверьте эти позиции до нажатия кнопки отправки.

1. Код выполняемой функции. Пятизначный шифр формата ХХХХ.Х: четыре знака — начальная группа по Общероссийскому классификатору занятий, пятый — контрольное число. Код выбирается по фактическим обязанностям, а не по названию должности в штатном расписании: «технический директор» в строительстве и в разработке программного обеспечения получают разные коды.
2. СНИЛС и его связка с фамилией. Фонд сверяет номер с персональными данными в своей базе. Смена фамилии, не внесённая в личную карточку, даёт отказ по всему файлу, а не по одной строке.
3. Регистрационный номер страхователя. Если он в учётной системе не совпадает с присвоенным фондом, номер вводится вручную, и отчёт по обособленному подразделению уходит не на тот номер.
4. Реквизиты документа-основания. Вид, дата и номер приказа или дополнительного соглашения переносятся дословно. Приказ, проведённый в системе задним числом с другой датой, создаёт расхождение между отчётом и кадровым архивом.
5. Основание увольнения. Формулировка и ссылка на пункт и часть статьи ТК РФ берутся из актуализированного классификатора причин увольнения, который обновили в декабре 2025 года.

Дальше ситуация определяет, что критично, а что подождёт.

Отдельно отметим строку про самозанятых и предпринимателей. Требования к работникам по трудовому договору не переносятся на исполнителей с особым налоговым статусом, и подача на них подраздела 1.1 «на всякий случай» создаёт в лицевом счёте запись, которую потом придётся отменять.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Вероятность ошибки падает там, где кадровик перестаёт вводить данные руками. Когда заявление приходит из личного кабинета сотрудника сразу задачей с заполненными полями, специалисту остаётся проверить и провести документ, а не перенабирать фамилию, дату и должность. Сверьте на своём участке, сколько полей подраздела 1.1 вы всё ещё вводите вручную: каждое из них — отдельная точка отказа в отчёте.»

Образцы кадровых документов, из которых собирается подраздел 1.1

Комплект оснований для одного кадрового мероприятия: начните со штатного расписания, потому что именно из него берётся должность и её код по классификатору занятий.

Как собрать ЕФС-1 в 1С:ЗУП, когда кадровые события уже внесены

Отчёт открывается двумя путями: через раздел «Кадры», пункт «Отчёты и справки», далее «Электронные трудовые книжки», либо через «1С-Отчётность», где он называется «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, раздел 1.1». Приём, перевод, увольнение и договоры ГПХ заполняются автоматически, если в кадровом документе стоит отметка о формировании записи электронной трудовой книжки.

Как сформировать подраздел 1.1 в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проведите кадровый документ и убедитесь, что в нём установлена отметка о формировании записи электронной трудовой книжки. Без неё мероприятие в отчёт не попадёт даже при автозаполнении.
2. Шаг 2. Создайте отчёт и установите дату. Дата определяет, какие события система предложит включить.
3. Шаг 3. Нажмите «Заполнить» и выберите режим: «По приёмам и увольнениям», если закрываете срочные мероприятия текущего дня, или «Все мероприятия», если добираете переводы и переименования к 25-му числу.
4. Шаг 4. Проверьте подстановку данных из личной карточки: код гражданства (643 для России), должность, структурное подразделение, код выполняемой функции, вид, дату и номер приказа. Регистрационный номер сверьте с присвоенным фондом и при расхождении внесите вручную.
5. Шаг 5. Для массового приёма убедитесь, что сформирован один титульный лист и отдельный подраздел 1.1 на каждого человека. На десять принятых сотрудников это один титульный лист и десять подразделов.
6. Шаг 6. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной электронной подписью организации и отправьте. Сохраните протокол приёма: он подтверждает дату исполнения обязанности.

Если мероприятие не появилось после автозаполнения, причина почти всегда в одном из двух мест: в кадровом документе не проставлена отметка о формировании записи электронной трудовой книжки либо при создании отчёта выбран режим «По приёмам и увольнениям», а вы ищете перевод. Модуль интеграции с 1С:ЗУП мы устанавливаем и настраиваем за один день, после чего документы и статусы подписания синхронизируются без ручной выгрузки.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Скорость сдачи ЕФС-1 определяется не отчётом, а моментом, когда приказ становится проведённым документом. Пока заявление идёт по офису и ждёт подписи, срок по подразделу 1.1 уже тикает, и никакая кнопка автозаполнения этого не компенсирует. Начните переносить в электронный вид те процессы, которые порождают кадровые мероприятия: заявления на отпуск, приказы, дополнительные соглашения.»

Ошибка уже ушла в фонд: как отменить и исправить запись

Механизм один для всех типов ошибок в подразделе 1.1. Вы подаёте новый комплект, в котором первой строкой повторяете ранее отправленные сведения дословно и ставите знак «Х» в графе признака отмены записи, а следующей строкой указываете верные данные без этого знака. Одна отправка закрывает обе операции.

Отменяющая запись без замещающей применяется тогда, когда мероприятия не было вовсе: приказ отменён, приём не состоялся, договор ГПХ расторгнут до начала работ. Если ошибка в реквизитах приказа или в коде выполняемой функции, нужны обе строки: без отмены неверная запись останется в лицевом счёте работника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельного срока на исправление в законе нет, но корректировку стоит подавать в тот же день, когда ошибка обнаружена. До тех пор в лицевом счёте работника лежит неверная запись, а штраф по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ назначается в том числе за недостоверные сведения, а не только за просрочку.

Почему система КЭДО не сдаёт ЕФС-1 за вас

Сведения о трудовой деятельности передаются не работнику, а в Социальный фонд России, и подписываются подписью организации в учётной системе. Это отдельный канал: кадровый электронный документооборот закрывает подписание документов с сотрудниками, а отчётность формирует та система, где ведётся кадровый и зарплатный учёт. Большинство сервисов КЭДО, включая наш, прямой интеграции с фондом не имеют и не обещают.

Что КЭДО действительно даёт на этом участке: сокращает разрыв между решением и проведённым документом. Приказ подписан в день издания, а не через три дня после того, как сотрудник доехал до офиса, и подраздел 1.1 уходит в срок. По схеме работы дистанционный сотрудник подписывает документ с телефона, а документ после подписания уходит в электронный архив.

Когда переход на КЭДО ради ускорения ЕФС-1 преждевременен

Выигрыш во времени пропадает в нескольких ситуациях.

• В компании до десяти застрахованных лиц и единичные кадровые события за год. Отчёт при такой численности разрешено сдавать на бумаге, а затраты на внедрение не окупаются экономией часа в квартал.
• Кадровый учёт ведётся в таблицах, а не в учётной системе. Электронное подписание сверху ничего не ускорит: подраздел 1.1 всё равно придётся набивать вручную.
• Задержка возникает не на подписании, а на согласовании: руководители подразделений неделями не смотрят заявки. Это задача маршрутов согласования и сроков реакции, электронная подпись её не решает.
• Компания работает по договорам ГПХ с самозанятыми и предпринимателями. Подраздел 1.1 по ним не подаётся, и ускорять здесь нечего.

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение, где кадровых событий много, обкатывает маршруты и снимает основную часть ошибок настройки.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штамп электронной подписи на PDF ничего не доказывает: картинку можно скопировать в любой редактор и поставить на посторонний документ. Проверка выполняется программно, по файлу подписи, а при запросе контролирующего органа комплект состоит из приказа о введении КЭДО, положения, согласия работника и архива с самим документом и файлами подписи. Проверьте, выгружается ли из вашей системы именно такой комплект, а не один PDF со штампом.»

Цена опоздания: штрафы за подраздел 1.1 и сопутствующие потери

За несвоевременную сдачу или недостоверные сведения персонифицированного учёта взыскивается 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. На должностное лицо дополнительно накладывается предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. По разделу 2 санкция считается иначе: 5 процентов от суммы взносов на травматизм за квартал, но не более 30 процентов и не менее 1000 рублей, по статье 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ.

Арифметика меняется на массовых событиях. Один пропущенный день по приёму пятидесяти человек — это 25 000 рублей по одному только 27-ФЗ, потому что штраф считается пообъектно, а не за факт просрочки. Поэтому массовые приёмы дороже ошибки, чем единичные, и именно они требуют предварительной сверки кодов и СНИЛС, а не проверки после отправки.

Штраф не единственная статья расходов. Незаполненная или ошибочная запись в лицевом счёте работника всплывает при назначении пенсии или при оформлении пособия, и тогда исправлять приходится через заявление в фонд с приложением трудовой книжки, трудового договора, приказов и архивных справок. Восстанавливать документы десятилетней давности дороже, чем один раз сверить код выполняемой функции.

Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов, и электронный кадровый документ в них приравнен к бумажному. Оформленный по требованиям электронный документ инспектор принимает наравне с бумажным, а спор возникает не из-за формы, а из-за отсутствия положения о КЭДО, согласия работника или файлов подписи в архиве.

Что попадает в ИЛС работника и как это проверить

Индивидуальный лицевой счёт — персональная запись в системе персонифицированного учёта, куда стекаются периоды работы, страховой стаж, начисленные взносы и пенсионные коэффициенты. Всё, что вы отправили подразделом 1.1, попадает именно туда, и именно оттуда работник узнаёт, что его приём или увольнение не отражены.

Работник заказывает выписку из лицевого счёта в СФР через личный кабинет и получает её с перечнем периодов работы. При расхождении он подаёт заявление с подтверждающими документами: трудовая книжка, трудовой договор, приказ о приёме, архивная справка. Работодателя фонд в этом случае запрашивает отдельно, и разбирать историю приходится кадровой службе.

Для работодателя отсюда следует практическое правило: выдавайте работнику форму СТД-Р при увольнении и по письменному запросу, а при массовых приёмах просите новичков сверить свою выписку через месяц после трудоустройства. Это дешёвый способ поймать неотправленный подраздел 1.1 до того, как о нём напомнит фонд.

Стоимость КЭДО и подключения интеграции с 1С:ЗУП

Цена складывается из численности сотрудников, набора функций и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API считаются отдельно. Состав каждого пакета и условия перехода между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф можно в любое время. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.

Выводы

Скорость сдачи формы упирается в состояние кадрового учёта, а не в сам отчёт. Приказ, проведённый в учётной системе с отметкой о записи электронной трудовой книжки, превращается в подраздел 1.1 за несколько минут; приказ, который неделю ходит по кабинетам, ломает срок «следующий рабочий день» независимо от того, насколько удобна программа. Новая форма с 30 декабря 2025 года убрала часть поводов для отправки, а основной риск отказа сместился с даты на содержимое: код выполняемой функции, персональные данные и реквизиты документа-основания фонд сверяет жёстче, чем календарь.

Мы в Добыто занимаемся тем участком, который стоит до отчёта: переводим приказы, заявления и дополнительные соглашения в электронный вид, настраиваем маршруты согласования и связываем подписание с 1С:ЗУП, чтобы кадровое событие появлялось в учёте в день издания документа, а не тремя днями позже.

Частые вопросы

Сотрудника приняли и уволили в один день. Сколько мероприятий подавать?

Два: отдельная запись с кодом ПРИЕМ и отдельная с кодом УВОЛЬНЕНИЕ, обе в одном подразделе 1.1. Срок общий — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказов. Если приказы изданы разными датами, срок считается по каждому приказу отдельно.

Нужно ли подавать подраздел 1.1 по договору ГПХ с самозанятым или ИП?

Нет. Подраздел 1.1 по договорам ГПХ подаётся только тогда, когда с вознаграждения начисляются страховые взносы, а за самозанятых и предпринимателей заказчик их не платит. Исключение касается раздела 2: если в договоре прямо прописана уплата взносов на травматизм, выплаты и взносы попадают в подраздел 2.1.

Кто подаёт сведения на внешнего совместителя?

Каждый работодатель по своим кадровым мероприятиям и под своим регистрационным номером страхователя. Основное место работы подаёт приём и увольнение по основному договору, работодатель по совместительству — по договору о работе по совместительству. Сведения не объединяются и друг друга не заменяют.

Кто подписывает ЕФС-1, если у кадровика нет усиленной квалифицированной подписи?

Отчёт подписывается подписью организации. Если подписывает не руководитель, а сотрудник, используется усиленная квалифицированная подпись физического лица плюс машиночитаемая доверенность, подписанная подписью руководителя и зарегистрированная в ФНС. Держать право подписи на одном человеке рискованно: его отпуск останавливает отправку с суточным сроком.

Подаётся ли подраздел 1.1 на работника с бумажной трудовой книжкой?

Да. Обязанность передавать сведения о трудовой деятельности не зависит от того, ведёт работодатель бумажную трудовую книжку или нет. Способ ведения книжки влияет на другое: работнику, выбравшему электронный вариант, при увольнении выдаётся форма СТД-Р, а владельцу бумажной книжки — сама книжка на руки.

Что сдавать в месяце, когда кадровых мероприятий не было?

Подраздел 1.1 в таком месяце не подаётся: он привязан к событию, а не к календарю. Раздел 2 по взносам на травматизм сдаётся по итогам каждого квартала независимо от начислений, подраздел 1.2 — раз в год и только по работникам с особенностями учёта стажа, подраздел 1.3 — ежемесячно, но только государственными и муниципальными учреждениями.