Подраздел 1.1 ЕФС-1: сведения о трудовой деятельности работника

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель сдаёт в Социальный фонд России по каждому кадровому событию: приёму, переводу, увольнению, началу и окончанию договора ГПХ. Срок зависит от события. Приём, увольнение и договоры ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания договора. Перевод, переименование организации, приостановление и возобновление трудового договора — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. С 30 декабря 2025 года действует форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462: коды ДИСТ и НДОМ из неё исключены, а переход на неполное рабочее время, наоборот, теперь требует отдельной записи.

Дальше разберём подраздел 1.1 по графам: что писать в трудовой функции, как собрать код по ОКЗ в формате ХХХХ.Х и что делать с переходом на классификатор ОК 016-2025. Покажем, какие договоры ГПХ в отчёт не попадают вообще, как отменить ошибочную запись и уложиться в 5 рабочих дней после отказа фонда. Коды ошибок СФР, чек-лист проверки перед отправкой, образцы кадровых документов, стоимость автоматизации на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие события попадают в подраздел 1.1 ЕФС-1

Подраздел 1.1 заполняется не по расписанию, а по факту события. Пока в компании ничего не происходит, отчёт не сдаётся; как только издан приказ — запускается срок. Сведения подают все страхователи: организации и индивидуальные предприниматели с работниками, по основным сотрудникам, совместителям и физическим лицам по договорам ГПХ, с вознаграждения которых начисляются страховые взносы.

Основание — статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. Сама форма и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Оба применяются с 30 декабря 2025 года, прежний приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 с этой даты не действует.

Перечень кадровых мероприятий закрытый, и срок у каждого свой. Таблица ниже сводит их вместе с документом, от даты которого этот срок отсчитывается.

Из таблицы видно главную ловушку планирования: два срочных мероприятия из девяти живут в режиме одного рабочего дня, остальные ждут конца следующего месяца. Отпуск, больничный, командировка, повышение оклада и смена фамилии работника в этот перечень не входят — по ним подраздел 1.1 не подаётся вообще.

Срок в один рабочий день: от чего он считается

Срок по приёму и увольнению отсчитывается от даты издания приказа, а не от даты выхода работника или последнего рабочего дня. Приказ о приёме издан в пятницу — сведения уходят в понедельник. Приказ издан 30 апреля, а работник приступает 6 мая — подраздел 1.1 сдаётся 2 мая, задолго до фактического начала работы.

По договорам ГПХ дата другая. В графе с датой указывается дата заключения договора, а при прекращении — дата окончания периода работ: дата акта либо дата истечения срока действия договора. Срок подачи при этом тот же — следующий рабочий день.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Практическая проблема здесь не в норме, а в маршруте согласования. Приказ подписывает руководитель, сведения отправляет бухгалтерия или кадровая служба, а между этими действиями обычно стоит бумажный документ, который кто-то должен донести. В практике Добыто мы видим, что львиная доля просрочек по подразделу 1.1 — это приказ, подписанный вечером и попавший к ответственному за отчётность через два дня.

Сколько стоит одна просроченная запись

За непредставление сведений в срок либо за представление неполных или недостоверных сведений статья 17 закона № 27-ФЗ устанавливает штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Отдельно на должностное лицо накладывается предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ.

Сумма выглядит незначительной ровно до момента массового события. Реорганизация с переводом 120 человек, по которой сведения ушли не 25-го, а 27-го числа, — это 60 000 рублей по одному основанию плюс административный штраф на кадровика или бухгалтера. Вторая часть цены ошибки не в деньгах: пока запись о приёме не прошла, у работника нет в электронной трудовой книжке текущего места работы, и он приходит с этим вопросом в кадровую службу через полгода, когда оформляет кредит или пособие.

Что изменилось в подразделе 1.1 с 30 декабря 2025 года

Перечень кадровых мероприятий уточнили в обе стороны. Из графы «код выполняемой функции» убрали обозначения ДИСТ (дистанционная работа) и НДОМ (надомный труд). Перевод работника на дистанционную работу или возврат в офис больше не требуют отдельной записи в подразделе 1.1, если трудовая функция при этом не меняется.

Одновременно появилось обратное требование: сведения теперь подаются при переходе работника на неполный режим рабочего времени и при возврате с неполного на полный. Коды НЕПД и НЕПН, обозначающие неполный рабочий день и неполную рабочую неделю, разрешено указывать одновременно. Для кадровой службы это означает, что заявления по статье 93 ТК РФ, которые раньше оставались внутренним делом компании, стали отчётным событием.

Ещё два изменения касаются соседних разделов, но влияют на общий объём работы: из подраздела 1.2 исключён тип сведений о назначении выплат по обязательному социальному страхованию, поэтому отдельно отчитываться по уходу работницы в декрет или в отпуск по уходу за ребёнком больше не нужно — эти данные войдут в годовой отчёт.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы не берём из видеороликов и старых статей сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Проверка простая: если материал датирован до 2023 года, он говорит про СЗВ-ТД, а не про подраздел 1.1 ЕФС-1, и остальные детали в нём тоже устарели. Прежде чем заполнять форму по чужой инструкции, посмотрите на дату публикации и на реквизиты приказа, на который она ссылается.»

Как заполнить подраздел 1.1: графы и основания

Форма построена как таблица кадровых записей по одному застрахованному лицу. По каждой строке заполняются дата мероприятия, код мероприятия, трудовая функция с указанием структурного подразделения, код выполняемой функции (графа 6), реквизиты документа-основания (наименование, дата, номер) и признак отмены.

Трудовая функция пишется так, как она указана в трудовом договоре и штатном расписании, без сокращений и без творческой правки. Расхождение между формулировкой в приказе и формулировкой в отчёте — самый частый повод для вопросов при проверке, потому что сведения из подраздела 1.1 попадают в электронную трудовую книжку и сверяются работником напрямую.

При заключении и прекращении договора ГПХ трудовая функция и код по ОКЗ не заполняются: эти реквизиты предусмотрены только для работников по трудовым договорам. Вместо них указываются вид договора и его реквизиты.

Как заполнить подраздел 1.1 на приём: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите приказ о приёме и зафиксируйте дату его издания. От неё, а не от даты выхода работника, считается срок подачи.
2. Шаг 2. Проверьте регистрационный номер страхователя, ИНН, КПП и наименование организации на титульном листе. Нули вместо ИНН или СНИЛС — причина автоматического отказа.
3. Шаг 3. Внесите СНИЛС и ФИО работника точно так, как они значатся в системе персонифицированного учёта. Расхождение по одной букве даёт несовпадение с базой фонда.
4. Шаг 4. Впишите трудовую функцию дословно из трудового договора и штатного расписания, добавьте структурное подразделение, если оно указано в договоре.
5. Шаг 5. Подберите код выполняемой функции по ОКЗ в формате ХХХХ.Х и проверьте пятый знак — контрольное число.
6. Шаг 6. Укажите наименование, дату и номер приказа, оставьте признак отмены пустым и отправьте отчёт не позднее следующего рабочего дня.
7. Шаг 7. Дождитесь протокола. Положительный протокол сохраняется вместе с приказом: он подтверждает дату исполнения обязанности.

Образцы кадровых документов, от которых заполняется подраздел 1.1

Комплект собран под основания записей: начните с формы СТД-Р, её выдают работнику и по ней проще всего сверить, что ушло в фонд.

Код выполняемой функции и переход на классификатор ОК 016-2025

Код выполняемой функции имеет формат ХХХХ.Х. Первые четыре цифры — код группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (основная группа, подгруппа, малая группа, начальная группа), пятый знак — контрольное число. Подбирается код по фактическим обязанностям работника, а не по красивому названию в штатном расписании: водитель-экспедитор может попасть в разные начальные группы в зависимости от того, что он реально делает.

С 1 января 2026 года применяется новый классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты. Если наименование или код должности меняются, потребуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения.

Сопоставить должность с кодом занятия помогают сервис ФГБУ «ВНИИ труда» и раздел справочной информации на сайте профессиональных стандартов Минтруда, где выложена таблица соответствия классификаторов ОК 016-94 и ОК 016-2025 кодам ОКЗ. Если точного соответствия нет ни в одном классификаторе, берётся код группы занятий с наиболее близкими трудовыми функциями.

Внимание: Новый классификатор ОК 016-2025 связан с ОКЗ, а ОКЗ используется для кода трудовой функции в ЕФС-1. Смена наименования должности по новому классификатору тянет за собой приказ по штатному расписанию, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Договоры ГПХ: когда подраздел 1.1 не подаётся вообще

Сведения по договору гражданско-правового характера подаются только на физическое лицо, с вознаграждения которого начисляются страховые взносы. Если исполнитель зарегистрирован как индивидуальный предприниматель или применяет налог на профессиональный доход, взносы заказчик не начисляет, и подраздел 1.1 по такому договору не сдаётся ни при заключении, ни при расторжении.

Отсюда вытекает порядок действий до отправки: сначала определяется статус исполнителя на дату заключения договора, потом решается вопрос отчётности. Проверить статус плательщика налога на профессиональный доход можно на сайте ФНС по ИНН, статус ИП — по выписке из ЕГРИП. Скриншот чека из приложения самозанятого статус на дату заключения договора не подтверждает: человек мог сняться с учёта на следующий день.

Вторая ситуация, когда подраздел 1.1 не нужен: событие вообще не входит в закрытый перечень. Изменение оклада, перевод на другую должность внутри того же наименования, смена фамилии работника, начало и окончание отпуска, больничный, командировка отчётными событиями не являются. Здесь работает простое правило: нет кода мероприятия в форме — нет и обязанности отчитываться.

Отказ СФР и корректировка ошибочной записи

Фонд отвечает на отчёт протоколом. Код 50 означает, что документ не принят: нарушен формат XML-файла, структура не соответствует XSD-схеме, недействительна электронная подпись, регистрационный номер или ИНН страхователя не совпали с базой, в поле СНИЛС или ИНН стоят одни нули, указана недопустимая дата заполнения. Код 30 означает, что документ принят частично: данные загрузились, но по части записей есть расхождения — например, не совпали сведения об исполнителе по ГПХ или неверно заполнен код занятия в формате ХХХХ.Х.

На исправление даётся 5 рабочих дней со дня получения уведомления фонда о выявленных несоответствиях. Уложились в этот срок — штрафа по статье 17 закона № 27-ФЗ не будет; не уложились — основание для санкции сохраняется.

Отдельная сложность возникает, когда ошибку находят через год и приказа-основания под рукой уже нет. В практике Добыто мы храним подписанные приказы и протоколы отправки в одном электронном архиве с привязкой к работнику, поэтому отменяющая запись собирается из карточки сотрудника, а не из поисков по папкам бухгалтерии.

Полностью отменить сданный отчёт со всеми разделами нельзя. Отменяется конкретная запись: подраздел заполняется теми же данными, что и в первоначальных сведениях, а в поле признака отмены проставляется знак «X». Чтобы исправить ошибку, сначала отменяют неверную запись, затем в новой строке представляют корректные сведения. Порядок отмены и исправления, а также перечень кодов мероприятий описаны в базе знаний Социального фонда по заполнению ЕФС-1, где формулировки даны в редакции самого фонда.

Чек-лист проверки перед отправкой

1. Дата в отчёте совпадает с датой издания приказа, а не с датой выхода или увольнения работника.
2. СНИЛС и ФИО совпадают со сведениями персонифицированного учёта посимвольно.
3. Трудовая функция дословно повторяет формулировку трудового договора и штатного расписания.
4. Код выполняемой функции собран в формате ХХХХ.Х, контрольное число проверено.
5. Для договора ГПХ трудовая функция и код занятия не заполнены, статус исполнителя проверен по ЕГРИП или по реестру плательщиков налога на профессиональный доход.
6. Признак отмены пустой, если запись не отменяющая.
7. Сертификат электронной подписи, которой подписывается отчёт, действует на дату отправки.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. С приказами, от даты которых считаются отчётные сроки, это работает буквально. Посмотрите, какие из ваших приказов-оснований существуют только в электронном виде, и чем именно вы подтвердите их подлинность и дату.»

Что попадает на индивидуальный лицевой счёт работника

Сведения из подраздела 1.1 не остаются внутри фонда. Они ложатся на индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица — тот самый ИЛС, который раньше вели в ПФР, а с 2023 года ведёт Социальный фонд России. Из этих записей формируется электронная трудовая книжка.

Работник видит результат вашей работы в справке СТД-СФР (прежнее название — СТД-ПФР) и в выписке из лицевого счёта на портале госуслуг. Туда попадает только то, что подал работодатель по форме ЕФС-1: если запись о приёме не прошла, в выписке текущего места работы просто не будет.

Практическое следствие для кадровой службы: непройденная запись возвращается не уведомлением фонда, а обращением работника — обычно в момент, когда ему срочно нужна справка. При увольнении работник получает от работодателя форму СТД-Р, и расхождение между СТД-Р и СТД-СФР становится видно сразу. Сверять эти два документа удобно в последний рабочий день, пока человек ещё на связи.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В день увольнения кадровая служба закрывает сразу несколько обязанностей, и порядок здесь важен: машиночитаемые доверенности отзываются первыми, сертификат — вторым, а заявление на отзыв подписывается, пока человек ещё на месте. Отчётная запись об увольнении при этом уходит в фонд не позднее следующего рабочего дня после приказа. Проверьте, стоит ли в вашем чек-листе увольнения пункт про отзыв доверенности отдельной строкой до пункта про сертификат.»

Подраздел 1.1 в 1С:ЗУП и связка с кадровым документооборотом

В 1С:Зарплата и управление персоналом подраздел 1.1 формируется документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1». Открыть его можно из раздела «Кадры — Электронные трудовые книжки», из раздела «Отчётность, справки — Электронные трудовые книжки» либо через 1С-Отчётность, где он лежит в папке отчётности по физическим лицам. Новая форма поддерживается начиная с версии 3.1.34.177.

Программа подставляет данные из кадровых документов, и качество отчёта определяется тем, что внесено в базу. Код занятия берётся из справочника должностей: если он там не заполнен или устарел после перехода на ОК 016-2025, отчёт уйдёт с ошибкой в графе 6 и вернётся с кодом 30. Дата мероприятия берётся из кадрового приказа, поэтому приказ, проведённый задним числом, срока не восстанавливает.

Ниже — разбор сценариев, в которых подраздел 1.1 чаще всего срывается, и того, что в каждом из них критично, а что вторично.

Три из пяти сценариев упираются в одно и то же: разрыв между подписанием приказа и попаданием данных к тому, кто отправляет отчёт. В сервисе Добыто приказы о приёме, переводе и изменении режима подписываются в системе и сразу уходят в интеграцию с 1С, поэтому дата издания и дата появления записи в учётной системе совпадают.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Если за работника кадровые документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, вся доказательственная конструкция рассыпается, и приказ, от даты которого вы считали отчётный срок, становится спорным. Перед запуском проверьте на небольшой группе, что люди действительно открывают документ и подписывают его сами.»

Стоимость перевода кадровых событий в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Актуальные тарифы на дату публикации:

Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив относятся к тарифу «Бизнес», а выделенный сервер и API — к тарифу «Корпорация». Полные условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период.

Выводы

Подраздел 1.1 ЕФС-1 держится на трёх вещах: правильно определённом событии, дате приказа и коде занятия. Девять кадровых мероприятий закрывают закрытый перечень, два из них требуют отправки на следующий рабочий день, остальные ждут 25-го числа следующего месяца. С 30 декабря 2025 года форма живёт по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462: дистанционная работа из отчётных событий ушла, неполное рабочее время пришло, а код занятия придётся пересобирать под классификатор ОК 016-2025. Ошибочная запись не удаляется, а отменяется знаком «X» с последующей подачей верных сведений, и на это есть 5 рабочих дней после уведомления фонда.

Большинство просрочек по этому подразделу возникают не из-за незнания нормы, а из-за разрыва между подписанием приказа и его попаданием к ответственному за отчётность. Мы в Добыто закрываем этот разрыв маршрутами согласования и интеграцией с 1С:ЗУП: приказ подписывается электронной подписью, данные сразу оказываются в учётной системе, и однодневный срок перестаёт зависеть от того, кто и когда донёс бумагу.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать подраздел 1.1 на внешнего совместителя

Да. Сведения подаются на всех работников по трудовым договорам, включая совместителей, по тем же мероприятиям и в те же сроки: приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после приказа. Совместительство отражается в форме как признак вида работы, отдельного кода мероприятия для него нет.

Что делать, если приказ издан, а работник так и не вышел на работу

Если сведения о приёме уже ушли в фонд, а трудовой договор аннулирован, ранее поданную запись отменяют: подраздел заполняется теми же данными, что и в первоначальных сведениях, и в поле признака отмены проставляется знак «X». Новую запись о приёме в этом случае подавать не нужно, потому что трудовые отношения не возникли.

В каком виде сдаётся ЕФС-1 и когда допустима бумага

Если численность застрахованных лиц составляет 11 человек и более, отчёт представляется только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью. При меньшей численности допустима бумажная форма. Формат электронного файла утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1463 и применяется с 30 декабря 2025 года.

Как проверить, что запись действительно дошла до электронной трудовой книжки

Помимо положительного протокола от фонда есть проверка со стороны работника: он запрашивает выписку из индивидуального лицевого счёта или справку СТД-СФР через портал госуслуг и сверяет записи. Расхождение между выданной работодателем формой СТД-Р и справкой СТД-СФР означает, что часть сведений в фонд не прошла.

Нужно ли подавать подраздел 1.1 при переводе работника в другое структурное подразделение

Сведения подаются, если это постоянный перевод на другую работу, оформленный приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Временный перевод и перемещение внутри той же трудовой функции без изменения условий договора отчётным мероприятием не являются.

Штраф 500 рублей считается за каждую ошибочную запись или за каждого человека

За каждое застрахованное лицо. Статья 17 закона № 27-ФЗ устанавливает 500 рублей за непредставление в срок либо за неполные или недостоверные сведения по каждому человеку, а не по каждой строке отчёта. Отдельно применяется статья 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей на должностное лицо.

Можно ли подать сведения заранее, до издания приказа

Нет. Подраздел 1.1 заполняется на основании первичных документов кадрового учёта, а реквизиты документа-основания входят в состав записи: без наименования, даты и номера приказа строку корректно не заполнить. Отправка «на опережение» приводит к несовпадению даты мероприятия с датой приказа и к необходимости отменять запись.