Сведения о трудовой деятельности: обязанности работодателя и сроки подачи

Сведения о трудовой деятельности работодатель передаёт в Социальный фонд России через подраздел 1.1 формы ЕФС-1: с 1 января 2023 года он заменил отдельную форму СЗВ-ТД. Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, а также заключение и прекращение договора ГПХ подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания договора. Перевод на другую постоянную работу, переименование работодателя и заявление работника о выборе формы трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. С 30 декабря 2025 года действует форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462. Главное различие: обязанность перед фондом закрывает подраздел 1.1, обязанность перед самим работником — справка СТД-Р по статье 66.1 ТК РФ, и сроки у них не совпадают.

Разберём срок по каждому кадровому мероприятию отдельной таблицей и покажем, какие коды убрали из формы с 2026 года и почему перевод на удалённую работу перестал быть отчётным событием. Отдельно — порядок отмены ошибочно поданного мероприятия и то, в какой срок финансовую санкцию можно снять полностью. Размеры штрафов по 27-ФЗ, чек-лист проверки перед отправкой, сценарная таблица нетиповых ситуаций, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Три разных документа о трудовой деятельности и три разные обязанности

Под одним названием скрываются документы, которые движутся в разные стороны. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 идёт от работодателя в Социальный фонд России и пополняет индивидуальный лицевой счёт работника: это персонифицированный учёт по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Справка СТД-Р идёт от работодателя к работнику и регулируется статьёй 66.1 ТК РФ. Форма СТД-СФР (до переименования фонда — СТД-ПФР) идёт от фонда к гражданину и собирает записи всех работодателей.

Путаница начинается там, где кадровик считает, что отправленный в фонд подраздел 1.1 закрывает обязанность перед работником. Не закрывает: это два самостоятельных документа с разными сроками и разными последствиями за нарушение. Проверить это можно за минуту: откройте последний комплект по уволенному сотруднику и посмотрите, есть ли в нём справка СТД-Р с датой прекращения трудового договора, а не только протокол приёма отчёта из фонда.

Подраздел 1.1 подаётся на всех работников по трудовым договорам, включая совместителей и тех, кто работает вне офиса. Наличие бумажной трудовой книжки от этой обязанности не освобождает. Отдельный блок сведений в том же подразделе закрывает договоры гражданско-правового характера: начало и окончание договора ГПХ отражаются собственными кодами.

Сам работник свои накопленные сведения видит в выписке из индивидуального лицевого счёта: там отражаются страховой стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент, суммы взносов и периоды работы у каждого работодателя. Выписку формируют по заявлению, срок подготовки — один день.

Сроки подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 в 2026 году

Срок зависит не от отчётного периода, а от вида кадрового мероприятия. Событий с реакцией на следующий рабочий день немного, но именно на них компании теряют деньги: пропущенный день по приёму стоит столько же, сколько непредставленный годовой отчёт по стажу.

Из таблицы следует рабочее правило для кадровой службы: мероприятия с суточным сроком привязаны к дате приказа, а не к дате выхода человека на работу или к последнему рабочему дню. Приказ, подписанный в пятницу задним числом, срок не отодвигает.

Остальные части формы живут по календарю. Подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже подаётся раз в год, не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Подраздел 1.3 со сведениями о заработной плате работников государственных и муниципальных учреждений — ежемесячно до 25-го числа. Раздел 2 со взносами на травматизм сдаётся ежеквартально: за первый квартал 2026 года до 27 апреля, за полугодие до 27 июля, за девять месяцев до 26 октября, за год до 25 января 2027 года. Состав сведений и допустимые способы подачи описаны в базе знаний Социального фонда для страхователей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Форма подачи зависит от численности. Работодатели, у которых больше 10 застрахованных лиц, обязаны сдавать ЕФС-1 в электронном виде. Остальные вправе выбрать бумагу. В практике Добыто именно на этом пороге спотыкаются компании, которые за год выросли с 9 сотрудников до 12 и продолжили возить отчёт в клиентскую службу.

Важный нюанс из практики: в спорах по кадровому электронному документообороту работодателю приходится доказывать четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись, получил ли электронный документ. Порядок имеет значение: если рассыпается первое, до оценки конкретного документа дело не доходит.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что запись в системе сформирована от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Откройте своё положение о КЭДО и проверьте, описан ли там порядок идентификации при подписании: при технически исправной подписи и неописанном порядке спор проигрывается.»

СТД-Р: что работодатель обязан выдать самому работнику

Статья 66.1 ТК РФ задаёт два срока. В период работы сведения о трудовой деятельности выдаются не позднее трёх рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При увольнении — в день прекращения трудового договора, без всякого заявления.

Обязанность выдать СТД-Р при увольнении возникает по тем работникам, у кого сведения ведутся в электронном виде: справка заменяет им бумажную трудовую книжку. Работнику, сохранившему бумажную трудовую книжку, в последний день выдают саму книжку, а СТД-Р оформляют по его запросу. Это право работодателя, а не его обязанность.

Справка оформляется либо на бумаге с подписью уполномоченного лица и печатью при её наличии, либо электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью работодателя. Промежуточных вариантов нет: скан бумажной справки, отправленный по почте, электронным документом не становится.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки бланка и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Проверьте электронную подпись на выданной справке

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

В практике Добыто первый вопрос от уволившегося приходит именно по такому файлу: человек получил СТД-Р в электронном виде и не понимает, чем подтвердить её подлинность при трудоустройстве в другую компанию. Проверка показывает владельца сертификата, удостоверяющий центр и срок действия ключа на момент подписания.

Новая форма ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года: что убрали и что добавили

Форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Обе редакции действуют с 30 декабря 2025 года, поэтому отчёты, которые работодатели сдают в 2026 году за периоды 2025 года, подаются уже по новой форме. Структура осталась прежней, изменился состав кодов и часть правил заполнения.

Из подраздела 1.1 исключены коды ДИСТ и НДОМ. Перевод работника на дистанционную или надомную работу и его возвращение в офис перестали быть отчётным событием: если характер работы не меняется, сообщать об этом в фонд с 2026 года не нужно. Исключён и тип сведений «Назначение выплат по ОСС» — при уходе работника в отпуск по уходу за ребёнком подраздел 1.1 не подаётся.

Добавились коды для новых категорий: МДИГ — для застрахованных по международным договорам, иностранных граждан и лиц без гражданства, ЧАЭСКОМ — для командировки за пределы радиоактивной зоны. Коды неполного рабочего времени в форме сохранены, в отличие от отменённых кодов удалённой работы.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что отслеживать такие правки в компании некому, отдельный сотрудник под это не нужен: в Добыто справочники кодов обновляются на стороне сервиса, а кадровик работает с привычными наименованиями мероприятий.

Код выполняемой функции и коды должностей в ЕФС-1

Код выполняемой функции указывается в графе 6 подраздела 1.1 и состоит из пяти цифр в формате XXXX.X. Первая цифра обозначает основную группу занятий, вторая — подгруппу, третья и четвёртая — малую и начальную группы, пятая — контрольное число. Источник значений один: Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).

Классификатор занятий и классификатор профессий — разные справочники, и в 2026 году это стало заметно. С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, который применялся с 1994 года. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты: при изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Как исправить и отменить уже поданные сведения

Механизмов два, и они не взаимозаменяемы. Корректировка меняет содержание ранее принятой записи. Отмена аннулирует само мероприятие: её применяют, когда события в реальности не было или оно оформлено не тем работником.

Чтобы аннулировать запись, в корректирующий отчёт переносят все сведения из исходного и в табличной части подраздела 1.1 ставят признак отмены «Х» в графе 11. Перед отправкой проверяют, чтобы в одном отчёте не оказалось данных с разными типами сведений — корректирующим и отменяющим — за один отчётный период по одному и тому же застрахованному лицу.

Как отменить ошибочно поданное мероприятие в подразделе 1.1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Поднимите кадровое основание: приказ, договор или дополнительное соглашение, по которому мероприятие попало в отчёт. Отменять запись без первичного документа бессмысленно, фонд сверяет именно с ним.
2. Шаг 2. Определите тип действия. Неверная дата, должность или код выполняемой функции исправляются корректировкой. Мероприятие, которого не было, или запись по чужому работнику снимаются отменой.
3. Шаг 3. Сформируйте отчёт с титульным листом и перенесите в подраздел 1.1 все реквизиты исходной записи без изменений: несовпадение хотя бы одного поля не даст фонду сопоставить запись.
4. Шаг 4. Проставьте признак отмены «Х» в графе 11 по отменяемому мероприятию. Если следом нужно зарегистрировать правильное событие, оно оформляется отдельной строкой.
5. Шаг 5. Убедитесь, что в одном отчёте нет корректирующих и отменяющих сведений за один период по одному человеку. При совмещении отчёт придётся разделить на два.
6. Шаг 6. Отправьте отчёт и дождитесь протокола приёма. До получения протокола обязанность не считается исполненной, а срок продолжает течь.

В 1С:ЗУП сведения формируются из раздела «Кадры», далее «Электронные трудовые книжки», далее создание документа «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1». Подраздел всегда выгружается вместе с титульным листом; при массовом приёме с одним титульным листом формируется столько подразделов 1.1, сколько человек оформлено. В Добыто модуль для 1С:ЗУП ставится готовым, поэтому кадровое основание из карточки сотрудника и строка будущего подраздела 1.1 не расходятся по датам.

Цена ошибки: финансовые санкции по 27-ФЗ и порядок их снятия

Непредставление сведений в срок, а также представление неполных или недостоверных сведений обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Сумма считается по людям, а не по отчётам: одна забытая отправка по приёму десяти человек стоит 5000 рублей. Представление формы на бумаге при численности застрахованных 11 человек и более даёт отдельную санкцию в 1000 рублей. Для должностного лица предусмотрены предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по КоАП РФ. Срок давности привлечения — три года для организации и один год для должностного лица.

Требование об уплате направляется в течение 10 дней после вступления решения в силу, исполнить его нужно за 20 календарных дней. При уплате в первые 10 дней со дня получения требования размер санкции сокращается наполовину.

Санкции можно избежать полностью в двух случаях. Первый: страхователь сам выявил ошибку и представил уточнённые сведения до того, как её обнаружил фонд. Второй: фонд прислал уведомление об устранении расхождений, и данные исправлены в течение 5 рабочих дней со дня его получения. Условия и порядок расчёта описаны в разделе про финансовые санкции по 27-ФЗ на сайте Социального фонда.

Кейс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, но кассация акты отменила, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: электронную подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у компании были.

Что проверить до отправки сведений

1. Дата приказа или договора, от которой отсчитывается срок, а не дата фактического выхода работника.
2. СНИЛС и фамилия, имя, отчество в точном соответствии с документами персонифицированного учёта.
3. Код выполняемой функции из пяти цифр по ОКЗ, сверенный с действующей редакцией классификатора.
4. Наименование должности, совпадающее со штатным расписанием после перехода на ОК 016-2025.
5. Отсутствие в одном отчёте корректирующих и отменяющих сведений по одному человеку за один период.
6. Способ подачи: при численности застрахованных больше 10 человек — только электронный.
7. Протокол приёма отчёта, сохранённый вместе с кадровым основанием.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: посмотрите, сколько людей в первую неделю не смогли войти в личный кабинет, и вы увидите свой реальный риск.»

Сценарии: что подаётся и что не подаётся в нетиповых ситуациях

Отмена части кодов в 2026 году сместила границу между отчётным и неотчётным событием, и по некоторым ситуациям привычный порядок больше не работает.

Практический вывод из таблицы: два события из семи в 2026 году вообще не порождают отчёта, и именно на них компании чаще всего отправляют лишние сведения по старой привычке. Лишняя запись в лицевом счёте работника потом снимается отменяющим отчётом.

Когда переход на КЭДО не снимает задачу отчётности

Кадровый электронный документооборот ускоряет оформление кадрового основания, но подраздел 1.1 в фонд по-прежнему уходит отдельным каналом. Если интеграция с учётной системой не настроена, срок на следующий рабочий день остаётся ручной задачей кадровика, и сам по себе переход на электронные документы его не закрывает.

Полностью увести увольнение в электронный вид тоже не получится. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге: это статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу, и именно дата этого бумажного приказа задаёт срок подачи подраздела 1.1.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые основания существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране кадровый резерв специалистов, готовых выехать при чрезвычайной ситуации. До внедрения КЭДО оформление примерно 200 человек за несколько дней приходилось закрывать обходными решениями на общем документообороте. После перехода на личные кабинеты основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, до наступления события, а в резерве учреждения находится около 800 специалистов.

Образцы кадровых документов по сведениям о трудовой деятельности

Комплект закрывает выдачу сведений работнику и учёт оснований для подраздела 1.1; начинать стоит с формы СТД-Р.

Стоимость КЭДО Добыто и сроки подключения

Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма зависит от численности застрахованных лиц и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав функций по каждому уровню и условия перехода собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельная юридическая экспертиза локальных актов под запуск обычно не требуется.

Выводы

Обязанность по сведениям о трудовой деятельности распадается на две независимые части. В фонд уходит подраздел 1.1 формы ЕФС-1: приём, увольнение, приостановление и возобновление договора, начало и окончание ГПХ — на следующий рабочий день после приказа, перевод, переименование и заявление о форме трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца. Работнику выдаётся СТД-Р: три рабочих дня по заявлению в период работы и день прекращения договора при увольнении. Новая форма с 30 декабря 2025 года убрала коды ДИСТ и НДОМ и тип сведений о выплатах по социальному страхованию, а цена ошибки осталась прежней — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, которые снимаются при самостоятельном исправлении или исправлении в пятидневный срок после уведомления.

Мы в Добыто ежедневно закрываем связку «кадровое основание — электронная подпись — отчётный срок» и видим, что большая часть санкций возникает не из-за незнания норм, а из-за разрыва между датой приказа и моментом, когда кадровик вспомнил про отчёт. Подключение КЭДО с интеграцией в 1С:ЗУП этот разрыв сокращает до одного действия внутри карточки сотрудника.

Частые вопросы

Подавать ли подраздел 1.1 на работника, сохранившего бумажную трудовую книжку?

Да. Подраздел 1.1 подаётся на всех работников, с которыми заключены или расторгнуты трудовые отношения по ТК РФ, включая совместителей и тех, кто работает вне офиса. Форма ведения трудовой книжки на обязанность перед фондом не влияет: она влияет только на то, обязан ли работодатель выдать такому работнику СТД-Р при увольнении. При бумажной книжке выдача СТД-Р в последний день — право работодателя, а сама книжка выдаётся в обычном порядке.

Как работнику получить сведения о стаже, если прежний работодатель ликвидирован?

Через выписку из индивидуального лицевого счёта в Социальном фонде России: в ней отражаются страховой стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент, суммы взносов и периоды работы у всех работодателей, которые подавали сведения. Заказать выписку можно в разделе заказа справок и документов, срок подготовки — один день. Записи, поданные ликвидированной организацией до её исключения из реестра, из лицевого счёта никуда не пропадают.

Что изменится в выписке из индивидуального лицевого счёта с 1 января 2027 года?

Подготовлен проект новой формы выписки — СЗИ-ИЛСЗЛ, которая заменит действующую СЗИ-ИЛС и начнёт применяться с 1 января 2027 года. В ней появится страховой стаж для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, которого в нынешней выписке нет: сейчас отражается только стаж для пенсии. При этом разбивка пенсионных баллов по годам будет заменена общей суммой индивидуального пенсионного коэффициента одной строкой. На дату публикации документ имеет статус проекта.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?

Только при численности застрахованных лиц 10 человек и меньше. При 11 и более работодатель обязан подавать форму в электронном виде, а за бумажную подачу применяется отдельная финансовая санкция в 1000 рублей по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Она не заменяет штраф за просрочку: если отчёт подан и с опозданием, и в неверном формате, санкции считаются независимо друг от друга.

Ошибка в коде выполняемой функции считается недостоверными сведениями?

Да, недостоверные сведения по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ стоят 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому допущена ошибка. Санкции не будет, если страхователь сам нашёл ошибку и подал уточнённые сведения до того, как её обнаружил фонд, либо исправил данные в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об устранении расхождений. Сверять код нужно по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014, а не по классификатору профессий.

Нужно ли подавать сведения, если работника перевели на неполное рабочее время?

Коды неполного рабочего времени в форме сохранены, в отличие от отменённых с 30 декабря 2025 года кодов ДИСТ и НДОМ. Такое изменение отражается в подразделе 1.1 в общем порядке, то есть не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа, а не на следующий рабочий день. Дополнительное соглашение при переходе на неполное рабочее время по заявлению работника оформляется в течение 5 рабочих дней с даты заявления.