ЕФС-1 в 2026 году: как заполнить без ошибок и сроки

ЕФС-1 — единая форма сведений для Социального фонда России, которая с 2023 года заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Отчёт модульный: целиком его не сдаёт никто, работодатель подаёт только те подразделы, по которым наступило событие. С 30 декабря 2025 года действует новая форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462: отменены коды ДИСТ и НДОМ, добавлены МДИГ и ЧАЭСКОМ, из подраздела 1.2 убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Срок подачи определяется видом мероприятия: приём, увольнение и договоры ГПХ идут не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, постоянный перевод и заявление о выборе формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.

Разберём подраздел 1.1 построчно: какое кадровое событие каким кодом закрывается, откуда берётся код выполняемой функции по ОКЗ и почему в нём 5 знаков. Покажем, как отменить уже принятую запись и что делать с протоколом СФР по коду ошибки 30 или 50. Сроки по всем подразделам на 2026 год, размеры финансовых санкций по 27-ФЗ, чек-лист проверки перед отправкой и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что такое ЕФС-1 и какие подразделы сдаёт ваша организация

Форма построена по модульному принципу. Титульный лист и раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3 подают все страхователи ежеквартально, остальное — по событию. Раздел 1 называется «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» и включает подразделы 1, 1.1, 1.2, 1.3, 2 и 3. Раздел 2 отвечает за взносы на травматизм и включает подразделы 2.1, 2.1.1, 2.2 и 2.3. Обязанность подавать сведения персонифицированного учёта установлена статьёй 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Сдают ЕФС-1 организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники по трудовым договорам или исполнители по договорам ГПХ, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы. Ниже — карта подразделов со сроками на 2026 год.

Сроки, выпадающие на выходной, переносятся на ближайший рабочий день: поэтому годовая отчётность за 2025 год ушла на 26 января, а квартальная за первый квартал 2026 года — на 27 апреля. Проверьте по таблице, какие подразделы реально относятся к вашей организации: коммерческая компания без вредных производств и без накопительных взносов в течение года подаёт только подраздел 1.1 по событиям и раздел 2 ежеквартально.

Новая форма ЕФС-1 с 2026 года: что поменялось в правилах заполнения

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 утвердил и саму форму, и порядок её заполнения. Бланк применяется с 30 декабря 2025 года, включая отчётность за 2025 год: старая форма фондом не принимается. Изменения затронули не оформление, а перечень ситуаций, в которых кадровик вообще обязан что-то подавать.

• Отменена обязанность подавать подраздел 1.1 при приёме или переводе на дистанционную работу (код ДИСТ) и на работу на дому (код НДОМ). Сами коды из формы исключены.
• Из подраздела 1.2 убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС»: при уходе сотрудницы в декрет или в отпуск по уходу за ребёнком отдельная ЕФС-1 больше не подаётся.
• Введён код МДИГ для лиц, подлежащих отдельным видам обязательного социального страхования по международным договорам РФ.
• В подразделе 1.2 появился код ЧАЭСКОМ — командирование за пределы радиоактивно загрязнённой территории, а при неполном дне указывается доля ставки.
• В подразделе 1.1 разрешено одновременно указывать коды неполного рабочего времени НЕПД и НЕПН, а при отмене режима неполного времени подаётся мероприятие ПЕРЕВОД уже без этих кодов.
• Актуализирован классификатор причин увольнения: коды привязаны к конкретным нормам, например «п1ч1с77тк» — соглашение сторон, «ч1с71тк» — неудовлетворительный результат испытания.
• В подразделе 1.3 добавлено значение «4» для третьей квалификационной категории, коды типов организаций «3.2.3», «3.2.4», «3.3.1» и коды выплат с «КВ-24» по «КВ-32» и «СВ-19».
• В разделе 2 код ОКВЭД указывается по данным ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи формы, а не на начало года.

С 1 июля 2026 года меняется ещё один срок: если работник подал заявление на срочную пенсионную выплату или на единовременную выплату пенсионных накоплений, подраздел 1.2 подаётся в течение трёх рабочих дней вместо трёх календарных. Разница в один-два дня решает вопрос, успеете вы отчитаться по заявлению, поданному в пятницу, или нет.

Подраздел 1.1: где кадровая служба теряет сроки

Подраздел 1.1 — это бывший СЗВ-ТД, и именно он даёт основную массу нарушений, потому что подаётся не по календарю, а по факту события. Перечень кадровых мероприятий закрытый: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. Ситуации, которых в перечне нет, в подраздел 1.1 не попадают вообще.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отсчёт срока идёт от даты приказа, а не от даты выхода человека на работу. Если приказ о приёме издан 3 марта, а работник приступает 10 марта, отчитаться нужно не позднее 4 марта. Обратная ситуация встречается чаще: приказ оформлен задним числом, срок уже прошёл, и просрочка возникает в момент издания документа.

Второе поле риска — вид перевода. В подраздел 1.1 попадает только постоянный перевод. Временный перевод, изменение оклада без смены трудовой функции и перемещение внутри одного структурного подразделения без изменения условий договора отдельным мероприятием не отражаются.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровик считает срок от события, а фонд считает его от приказа. Возьмите за правило в день подписания приказа о приёме или увольнении сразу формировать подраздел 1.1, не откладывая на день выхода или день расчёта. Проверить себя просто: сравните дату приказа в графе документа-основания с датой отправки в протоколе — между ними должен быть не более одного рабочего дня.»

Как заполнить подраздел 1.1 без ошибок: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите мероприятие по закрытому перечню кодов и убедитесь, что событие вообще подлежит отражению: временный перевод, дистанционная работа и изменение оклада в подраздел 1.1 не идут.
2. Шаг 2. Возьмите дату и номер приказа или иного документа-основания и внесите их в соответствующие графы. Дата приказа — это и есть точка отсчёта срока подачи.
3. Шаг 3. Запишите трудовую функцию так, как она сформулирована в штатном расписании и трудовом договоре, вместе со структурным подразделением, если оно указано в договоре.
4. Шаг 4. Заполните графу 6 — код выполняемой функции по ОКЗ в формате ХХХХ.Х. Для мероприятия УВОЛЬНЕНИЕ дополнительно укажите основание и код причины по актуализированному классификатору.
5. Шаг 5. Для неполного рабочего времени проставьте коды НЕПД и НЕПН, при необходимости оба сразу. Графы о результатах специальной оценки условий труда заполняйте только для вредных и опасных условий.
6. Шаг 6. Прогоните файл через проверочную программу перед отправкой: проверка ПО ПД обязательна по порядку заполнения, и она отсекает большую часть отказов.
7. Шаг 7. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица и дождитесь протокола. Отправленный, но не принятый отчёт сроком исполнения не считается.

Важный нюанс из практики: при увольнении в последний день месяца приказ и отчёт часто разносят по разным месяцам. Приказ издан 31 марта, отчёт ушёл 1 апреля — это в срок, потому что 1 апреля был следующим рабочим днём. А вот перевод, оформленный приказом от 31 марта, подаётся до 25 апреля, и его нельзя ставить в один пакет с увольнением.

Образцы кадровых документов, из которых берутся данные для ЕФС-1

Комплект закрывает документы-основания для подраздела 1.1; начните с приказа о приёме, из него заполняется большая часть граф.

Коды должностей в ЕФС-1: откуда берётся код выполняемой функции

Код выполняемой функции указывается в графе 6 подраздела 1.1 и состоит из пяти знаков в формате ХХХХ.Х: первые четыре — код начальной группы занятий, пятый — контрольное число. Источник кода один — Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утверждённый приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст.

Путаница возникает из-за того, что в кадровом обиходе одновременно живут три классификатора. ОКЗ отвечает за занятие и даёт код для ЕФС-1. ОК 016-2025, введённый с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94, отвечает за профессии рабочих и должности служащих и используется в штатном расписании. Профстандарты задают требования к квалификации. В отчёт идёт только код по ОКЗ, но наименование должности в графе трудовой функции должно совпадать с тем, что записано в штатном расписании и трудовом договоре.

При внутреннем совместительстве в подразделе 1.1 указывается код, соответствующий основной работе сотрудника, отдельного кода на каждую функцию не предусмотрено. Проверить свой выбор можно по таблицам соответствия классификаторов, которые публикуют Минтруд и ВНИИ труда.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед годовой отчётностью выгрузите штатное расписание и сверьте наименования должностей с трудовыми договорами и с кодами ОКЗ. Расхождение в одном слове в названии должности само по себе штрафа не даёт, но при проверке стажа оно превращается в запрос от фонда и в переписку с работником. Дешевле закрыть это одним приказом об изменении штатного расписания, чем потом объяснять расхождения по каждому человеку.»

Отмена и корректировка ЕФС-1: как исправить уже принятые сведения

Принятые фондом сведения не редактируются: их можно только отменить и подать заново. Механика отмены — отдельная графа «Признак отмены записи» в подразделе 1.1, в которой ставится знак «Х».

Отмена без замены применяется, когда мероприятия не должно было быть вовсе: подали приём на человека, который не вышел, или продублировали запись. Тогда строка повторяет ранее принятые данные и помечается признаком отмены. Исправление работает иначе: заполняются две строки подряд — первая с признаком отмены и прежними данными, вторая с правильными сведениями. Одной строкой с новыми данными исправить нельзя, фонд увидит это как ещё одно мероприятие.

Ошибки, найденные фондом, приходят протоколом с кодом. Код 20 — предупреждение: отчёт принят, но данные стоит проверить. Код 30 — отчёт принят частично: сведения по конкретным работникам не прошли, и подраздел 1.1 по ним формируется и отправляется заново. Код 50 — отчёт не принят целиком, его нужно переотправить полностью. Порядок действий по каждому статусу и адрес технической поддержки фонда описаны в базе знаний СФР для страхователей по представлению ЕФС-1.

На исправление даётся 5 рабочих дней со дня получения уведомления об устранении расхождений. Уложились — финансовые санкции не применяются. Это же освобождение действует, если ошибку вы нашли сами и подали уточнённые сведения до того, как её обнаружил фонд.

Важный нюанс из практики: отменяющая строка должна дословно повторять то, что фонд уже принял, включая дату мероприятия и номер документа-основания. Если подставить в неё исправленные реквизиты, отмена не найдёт исходную запись, и в лицевом счёте останутся обе. В практике Добыто мы сверяем отменяющую строку не с кадровым документом, а с последним принятым протоколом: именно он показывает, что именно фонд считает действующей записью.

Чек-лист проверки перед отправкой ЕФС-1

1. Мероприятие есть в закрытом перечне кодов, а не придумано под ситуацию.
2. Дата и номер документа-основания совпадают с приказом, а между датой приказа и датой отправки не больше одного рабочего дня для приёма, увольнения и договоров ГПХ.
3. Наименование должности совпадает со штатным расписанием и трудовым договором.
4. Код по ОКЗ состоит из пяти знаков в формате ХХХХ.Х и соответствует фактической трудовой функции.
5. Для увольнения указаны и основание, и код причины по актуальному классификатору.
6. Графы о специальной оценке условий труда заполнены только при вредных или опасных условиях.
7. Файл прошёл проверку программой ПО ПД и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
8. Получен протокол о приёме, а не только квитанция об отправке.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и связка с кадровым электронным документооборотом

В 1С:ЗУП подраздел 1.1 формируется не вручную, а из кадровых документов: отчёт собирается по разделу электронных трудовых книжек на основании проведённых приказов о приёме, переводе и увольнении. Отсюда правило: качество ЕФС-1 определяется качеством кадрового документа, а не аккуратностью при заполнении отчётной формы. Приказ, проведённый через неделю после подписания на бумаге, даёт просрочку, которую отчётный модуль исправить не может.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто просрочки по подразделу 1.1 почти всегда упираются в разрыв между подписанием и проведением документа: приказ подписан руководителем в пятницу, а в учётную систему попал в понедельник. Когда приказ подписывается электронной подписью в системе кадрового документооборота и возвращается в 1С со статусом и отметкой времени, дата приказа перестаёт быть спорной величиной.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас кадровые приказы живут в бумажной папке, отдельный проект автоматизации для этого не нужен: модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Сама ЕФС-1 подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью: для отчётности в фонд ПЭП и УНЭП не годятся, это разные по юридической силе инструменты по 63-ФЗ. УКЭП выпускается на руководителя или на уполномоченное лицо по доверенности, и срок действия сертификата стоит проверять до, а не в день сдачи годового отчёта.

Сколько стоит ошибка в ЕФС-1 и как проверить себя

Основная санкция — 500 рублей за каждое застрахованное лицо по части 3 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Она применяется за непредставление сведений, за нарушение срока и за неполные или недостоверные данные, в том числе по датам заключения и прекращения договоров ГПХ и по страховому стажу. Сумма считается по людям, а не по отчётам: одна забытая выгрузка на 40 человек — это 20 000 рублей.

Отдельно стоит нарушение способа подачи: 1000 рублей за представление сведений на бумаге, если численность работающих застрахованных лиц составляет 11 человек и более. По разделу 2 действует своя норма — статья 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ: 5% от суммы взносов за последние три месяца, но не более 30% и не менее 1000 рублей. На должностное лицо дополнительно накладывается административный штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ.

Требование об уплате фонд направляет в течение 10 дней со дня вступления решения в силу, исполнить его нужно за 20 календарных дней с момента получения. Если заплатить в первые 10 календарных дней, перечисляется половина суммы. Практический вывод: спорить или платить — решение экономически разное, и считать его нужно в первую декаду.

Проверить, дошли ли сведения до работника, можно с его стороны: всё, что вы подали в подразделе 1.1, отражается на индивидуальном лицевом счёте в СФР. Работник заказывает выписку из ИЛС и сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР через сервис проверки индивидуального лицевого счёта на Госуслугах, а расхождение с кадровыми документами видно сразу. Для работодателя это бесплатный способ сверки перед годовым подразделом 1.2.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о стаже суд смотрит не на вашу внутреннюю таблицу отправок, а на то, что отражено на лицевом счёте работника. Поэтому при увольнении спорного сотрудника имеет смысл сразу сформировать СТД-Р и убедиться, что данные в нём совпадают с тем, что вы подали в подразделе 1.1. Расхождение, найденное в день увольнения, закрывается отменяющей записью, а найденное через год — объяснительными и перепиской с фондом.»

Когда ЕФС-1 подавать не нужно

Форма не подаётся, если события нет в закрытом перечне. С 2026 года не отчитываются о переводе на дистанционную работу и на работу на дому. Не подаётся ЕФС-1 при уходе в декрет и в отпуск по уходу за ребёнком: тип сведений «Назначение выплат по ОСС» из подраздела 1.2 исключён. Не отражаются временный перевод, изменение оклада без смены трудовой функции и внутреннее перемещение без изменения условий трудового договора. По договорам с плательщиками налога на профессиональный доход подраздел 1.1 не заполняется: страховые взносы на такие выплаты не начисляются, и договор в персонифицированный учёт не попадает. Требования к работникам по трудовому договору на самозанятых исполнителей не переносятся.

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив относятся к тарифу «Бизнес», а условия по SLA и выделенному серверу обсуждаются отдельно. Полный состав функций и условия перехода между тарифами описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому запускать проект на пилотной группе и расширяться по факту дешевле, чем брать максимальный набор сразу.

Выводы

ЕФС-1 ломается не на арифметике, а на двух вещах: на дате приказа, от которой считается срок подраздела 1.1, и на перечне событий, которые вообще подлежат отражению. С 2026 года этот перечень стал короче: дистанционная работа, надомная работа и назначение выплат по обязательному социальному страхованию из формы ушли, зато появились новые коды и обновился классификатор причин увольнения. Механизм исправления один — отменяющая запись плюс верная строка, и на реакцию по уведомлению фонда есть 5 рабочих дней, которые снимают финансовые санкции.

Большая часть просрочек рождается не в отчётном модуле, а в кадровом процессе: приказ подписан на бумаге, проведён позже, дата разошлась. Мы в Добыто закрываем этот разрыв подписанием приказов электронной подписью с фиксацией времени и возвратом статуса в 1С:ЗУП, чтобы дата документа-основания и дата отправки сведений считались от одной и той же точки.

Частые вопросы

Нужно ли подавать подраздел 1.1 по договору с самозанятым исполнителем?

Нет. Сведения по договорам ГПХ подаются только по тем договорам, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Выплаты плательщику налога на профессиональный доход такими взносами не облагаются, поэтому мероприятия НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ по нему не формируются. Если налоговый статус исполнителя утрачен в середине срока договора, обязанность возникает с даты, когда выплаты стали облагаться взносами.

Что делать, если код по ОКЗ для должности не подбирается однозначно?

Код берётся по фактически выполняемой трудовой функции, а не по красивому названию в штатном расписании. Если должность названа нестандартно, найдите ближайшую начальную группу занятий в ОК 010-2014 (МСКЗ-08) по содержанию работы и используйте таблицы соответствия классификаторов, которые публикуют Минтруд и ВНИИ труда. Пятый знак в коде — контрольное число, оно не выбирается произвольно и берётся из классификатора вместе с четырёхзначным кодом.

Будет ли штраф, если уточнённые сведения отправлены на седьмой рабочий день после уведомления?

Освобождение от финансовых санкций работает, если уточнённые сведения представлены в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об устранении расхождений. За пределами этого срока применяется санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо по части 3 статьи 17 закона № 27-ФЗ, а на должностное лицо — административный штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. Отсчёт идёт от даты получения уведомления, а не от даты, когда его увидел исполнитель.

В каком виде сдавать ЕФС-1, если в компании 11 сотрудников?

Только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Порог установлен по числу застрахованных лиц: при 11 и более сведения на бумаге не принимаются, а за нарушение способа подачи предусмотрена санкция 1000 рублей. При численности 10 человек и менее работодатель выбирает форму сам, включая личную подачу и отправку почтой.

Нужно ли подавать подраздел 1.1, если у работника изменился только оклад?

Нет. Перечень кадровых мероприятий закрытый, и изменение размера оплаты труда без смены трудовой функции в него не входит. Отдельное соглашение к трудовому договору при этом оформляется в обычном порядке, а сведения о заработной плате попадают в подраздел 1.3 только у государственных и муниципальных учреждений, которые сдают его ежемесячно до 25-го числа.

Как работник может проверить, что работодатель подал сведения о нём?

Через выписку из индивидуального лицевого счёта в СФР и сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР: оба документа заказываются в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте фонда. В выписке видны периоды работы, стаж и данные страхователя, поэтому расхождение с приказом о приёме или увольнении обнаруживается по дате мероприятия. Работодатель по запросу выдаёт свою версию тех же данных по форме СТД-Р.