ЕФС-1 — единая форма сведений, через которую работодатель передаёт данные о работниках в Социальный фонд России и пополняет их индивидуальные лицевые счета. Она заменила четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 30 декабря 2025 года действуют новая форма и новый электронный формат, утверждённые приказами СФР от 17.11.2025 № 1462 и № 1463. Сама форма не отменена, отменены отдельные её элементы: тип сведений «Назначение выплат по ОСС» и коды ДИСТ и НДОМ. От вида события зависит срок: приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ уходят в подразделе 1.1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа, а постоянный перевод и выбор формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.
Разберём, из чего состоит форма, какой подраздел закрывает какое событие и кто его сдаёт, как сведения доходят от приказа до СФР в 1С:ЗУП и почему код занятия по ОКЗ стал в 2026 году отдельной задачей для кадровой службы. Покажем, что проверить до отправки и как исправить уже поданную строку. Сроки по каждому подразделу, штрафы по 27-ФЗ, 125-ФЗ и КоАП, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как устроен персонифицированный учёт: ИЛС, СНИЛС и 27-ФЗ
Правила персонифицированного учёта задаёт Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования. Единица учёта в этой системе — не организация и не отчёт, а человек. На каждое застрахованное лицо открыт индивидуальный лицевой счёт, ИЛС, с постоянным идентификатором — страховым номером, тем самым СНИЛС.
По статье 6 закона № 27-ФЗ лицевой счёт состоит из трёх частей. Общая часть хранит периоды работы и страховой стаж, сведения о заработке и начисленных взносах. Специальная часть отражает средства пенсионных накоплений и результаты их размещения. Профессиональная часть нужна тем, у кого работа даёт право на досрочную пенсию. Каждая строка в этих частях появляется не сама по себе, а из отчёта работодателя.
Запрос «ИЛС ПФР» до сих пор встречается, хотя ведомства с таким названием больше нет: с 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России, и лицевые счета ведёт СФР. Работник смотрит свой счёт через портал госуслуг или личный кабинет на сайте фонда и видит там результат работы кадровой службы за все годы. Работодатель своего сотрудника в ИЛС не видит: он видит только собственную отчётность и протоколы её приёма.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Персонифицированный учёт удобно представлять как одностороннюю запись: компания пишет, работник читает. Ошибку в дате приёма или в коде занятия человек обнаружит не в день отправки отчёта, а через несколько лет, когда закажет выписку из лицевого счёта перед назначением пенсии. Попросите работника раз в год сверять выписку из ИЛС с трудовым договором и приказами: расхождения дешевле закрывать корректировкой, пока у вас на руках есть первичные документы.»
ЕФС-1: какие отчёты заменила форма и что изменилось в 2026 году
До 2023 года кадровая и страховая отчётность жила в четырёх формах с разными сроками и разными адресатами. Единая форма сведений собрала их в один документ с титульным листом и разделами, из которых заполняются только нужные под ситуацию. Соответствие прежних отчётов и подразделов пригодится, если в компании остались регламенты и инструкции, написанные до объединения фондов.
| Прежний отчёт | Что стало в ЕФС-1 | Что передаётся |
|---|---|---|
| СЗВ-ТД | Раздел 1, подраздел 1.1 | Сведения о трудовой (иной) деятельности: приём, перевод, увольнение, договоры ГПХ |
| СЗВ-СТАЖ | Раздел 1, подраздел 1.2 | Страховой стаж за календарный год, периоды работы для назначения пенсии |
| ДСВ-3 | Раздел 1, подраздел 3 | Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию |
| 4-ФСС | Раздел 2 | Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, результаты СОУТ и медосмотров |
Отдельного отчёта СЗВ-ТД сейчас не существует, но привычка называть подраздел 1.1 старым именем в кадровых службах сохранилась, и на смысл это не влияет: состав сведений о трудовой деятельности остался прежним.
Приказы СФР от 17.11.2025 № 1462 и № 1463 вступили в силу 30 декабря 2025 года и изменили не структуру, а правила заполнения. Отчётность, которую компании подают в 2026 году за периоды 2025 года, сдаётся уже по новой форме. Практически значимых изменений пять:
- Исключён тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Отдельно сообщать в фонд об уходе работника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком через эту форму больше не нужно.
- Убраны коды ДИСТ и НДОМ: сам по себе перевод на дистанционную или надомную работу в подразделе 1.1 больше не отражается.
- Добавлен код ЧАЭСКОМ — для командирования работника за пределы зон радиоактивного загрязнения, и код МДИГ — для иностранцев, на которых распространяются международные договоры.
- В подразделе 1.3 при третьей квалификационной категории указывается значение «4».
- ОКВЭД на титульном листе заполняется по данным ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи формы, а не по данным на начало года.
Запрос «отмена ЕФС-1» почти всегда означает одно из двух: отмену старых форм при переходе на единый отчёт в 2023 году или отмену отдельных элементов с 30 декабря 2025 года. На дату публикации форма действует, обязанность её представлять никуда не делась.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции, а через связь с ОКЗ — и код трудовой функции в ЕФС-1.
Разделы и подразделы: кто что сдаёт и в какие сроки
Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Раздел 1 закрывает трудовую деятельность, стаж, оплату труда в бюджетной сфере и дополнительные взносы: в него входят подразделы 1.1, 1.2, 1.3, подраздел 2 с основаниями для досрочной пенсии и подраздел 3. Раздел 2 посвящён взносам на травматизм и содержит подразделы 2.1, 2.2 и 2.3. Разом вся форма не сдаётся никогда: каждый подраздел живёт по своему сроку и своему поводу.
| Событие или период | Подраздел | Срок | Кто сдаёт |
|---|---|---|---|
| Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора | 1.1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Все страхователи |
| Начало и окончание договора ГПХ | 1.1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора | Все страхователи, включая ИП |
| Постоянный перевод, установление и отмена неполного рабочего времени, выбор формы трудовой книжки | 1.1 | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | Все страхователи |
| Страховой стаж за календарный год | 1.2 и подраздел 2 | Ежегодно, не позднее 25 января следующего года | Страхователи по отдельным категориям работников |
| Оплата труда и условия деятельности в бюджетной сфере | 1.3 | Ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца | Государственные и муниципальные учреждения |
| Дополнительные взносы на накопительную пенсию | Подраздел 3 | Ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала | Работодатели, удерживающие такие взносы |
| Взносы на травматизм | Раздел 2 | Ежеквартально, до 25-го числа месяца после отчётного периода | Все страхователи, включая нулевой отчёт |
Из таблицы видно, где проходит реальная граница ответственности кадровой службы: срок «следующий рабочий день» привязан не к дате выхода человека на работу, а к дате приказа. Если приказ о приёме издан в пятницу, сведения уходят в понедельник, и выходные этот срок не продлевают.
Сдавать форму обязаны все страхователи: организации и их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели с работниками, крестьянские хозяйства, физические лица, нанимающие работников, родовые общины коренных народов. Порядок представления, актуальные форматы и способы отправки фонд описывает в базе знаний СФР по представлению ЕФС-1, там же указаны реквизиты действующих приказов. Электронная форма обязательна при численности застрахованных лиц 11 и более человек, при 10 и менее работодатель выбирает формат сам. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите приказ о приёме, от даты которого пойдёт отсчёт срока
От приказа до СФР: как кадровое событие превращается в строку отчёта
Цепочка одинакова для компании на 30 человек и на 3000: происходит событие, оформляется первичный документ, данные попадают в учётную систему, из неё формируется подраздел, файл подписывается и уходит в фонд, фонд возвращает протокол. Ломается цепочка обычно в двух местах — между первичным документом и учётной системой и между отправкой и протоколом.
Как передать сведения о приёме в СФР: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Оформите основание: трудовой договор и приказ о приёме. Именно дата приказа запускает срок, а не дата собеседования и не дата фактического выхода.
- Шаг 2. Внесите событие в учётную систему в тот же день. Проверьте в карточке сотрудника СНИЛС, дату рождения, наименование должности и код занятия.
- Шаг 3. Сформируйте подраздел 1.1. В 1С:ЗУП это раздел «Кадры» или «Отчётность, справки», пункт «Электронные трудовые книжки», создание документа «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1», затем «Заполнить» с выбором между приёмами и увольнениями и всеми мероприятиями.
- Шаг 4. Запустите форматно-логический контроль кнопкой проверки до выгрузки. Ошибка формата на этом этапе стоит минуты, после отправки — повторного цикла.
- Шаг 5. Подпишите файл квалифицированной подписью и отправьте в территориальный орган фонда по месту регистрации. Подача не в тот орган приравнивается к непредставлению.
- Шаг 6. Дождитесь протокола и сохраните его вместе с отправленным файлом. Пока протокол не получен, второй отчёт по тому же событию не создавайте: получится дубль записи.
В 1С:ЗУП приём, увольнение, перевод и договоры ГПХ подтягиваются в подраздел автоматически из проведённых кадровых документов. Это же и источник типичной ошибки: если кадровик оформил приказ в бумажной папке, а в программе провёл его на следующей неделе, автозаполнение отработает корректно, а срок уже нарушен. В Добыто этот разрыв закрывает готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.
Важный нюанс из практики: разрыв между подписанием приказа и его проведением в программе особенно заметен там, где несколько юридических лиц обслуживает один кадровый центр. В сервисе Добыто организации ведутся в одном аккаунте, а у каждого документа хранятся тип, маршрут согласования, срок и дата создания, поэтому дата приказа и дата подписания видны в одной карточке и не восстанавливаются потом по переписке.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью увести увольнение в электронный вид нельзя, при этом срок подраздела 1.1 всё равно считается от даты этого бумажного приказа.
Кадровые документы, которые становятся строками в отчёте
Комплект собран по тем основаниям, которые чаще всего порождают запись в подразделе 1.1; начните со штатного расписания, потому что из него берётся наименование должности для кода занятия.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Форма СТД-Р, сведения о трудовой деятельности для работника | Скачать |
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процедуры увольнения, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление с ним всё равно уходят на бумагу. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Посмотрите свой регламент увольнения: если в нём нет бумажного шага, срок подраздела 1.1 у вас считается от документа, которого формально не существует.»
Коды в ЕФС-1: должность по ОКЗ и кодировка мероприятий
Графа 6 подраздела 1.1 называется «Код выполняемой функции». В неё вносится кодовое обозначение занятия по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), которое соответствует должности или профессии и виду деятельности на рабочем месте. Из пункта 46 Порядка, утверждённого приказом № 1462, исключено упоминание формата кода, но обязанность указывать код по ОКЗ сохранена.
Сложность в том, что штатное расписание компании и классификатор занятий составлены по разной логике. Должности вида «менеджер по развитию партнёрской сети» в ОКЗ нет и не будет: классификатор описывает занятия, а не маркетинговые названия позиций. Как заполнять графу 6 в такой ситуации, Минтруд разъяснил письмом от 12.12.2025 № 14-3/В-1582.
Вторая сложность 2026 года — смена классификатора профессий. ОК 016-2025 заменил классификатор, применявшийся с 1994 года, и при изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП. Пока справочник в программе не обновлён, автозаполнение подставит в отчёт код из старого классификатора.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смена классификатора выглядит как техническая задача для программиста, а разворачивается в кадровую: меняется наименование или код должности — значит, нужен приказ по штатному расписанию и дополнительное соглашение с работником, а не только правка справочника. Сверьте перечень должностей из штатного расписания с классификатором до ближайшей отчётной даты, а не после неё: допсоглашения собираются дольше, чем правится справочник.»
По договорам гражданско-правового характера вместо цифрового кода занятия используются буквенные обозначения вида договора: ДГПХ, ДАВТ, ДОИП и другие. Новые коды 2026 года — ЧАЭСКОМ для командирования за пределы зон радиоактивного загрязнения и МДИГ для иностранных работников, на которых распространяются международные договоры.
Сколько стоит ошибка в персонифицированном учёте
Санкции за разные подразделы установлены разными законами, и суммы считаются по-разному. Это объясняет, почему опоздание на один день по кадровому мероприятию иногда дороже, чем просрочка квартального раздела.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Нарушение | Норма | Размер |
|---|---|---|
| Непредставление или просрочка сведений персучёта, в том числе подразделов 1.1 и 1.2 | Статья 17 закона № 27-ФЗ | 500 рублей за каждое застрахованное лицо |
| Подача на бумаге вместо электронной формы при обязательном электронном формате | Статья 17 закона № 27-ФЗ | 1000 рублей |
| Просрочка раздела 2 по взносам на травматизм | Статья 26.30 закона № 125-ФЗ | 5% от суммы взносов за последние три месяца за каждый месяц просрочки, не более 30% и не менее 1000 рублей |
| Нарушение срока или порядка представления сведений должностным лицом | Статья 15.33.2 КоАП РФ | От 300 до 500 рублей |
Механика штрафа по 27-ФЗ считается по людям, а не по фактам опоздания. Розничная сеть, которая приняла в торговый день 40 человек и отправила подраздел 1.1 не в понедельник, а во вторник, получает 20 000 рублей за один день просрочки. Срок давности по статье 17 составляет три года, по КоАП — один год, а сам штраф по персучёту можно уплатить в половинном размере в течение 10 дней.
Подача сведений не в тот территориальный орган приравнивается к непредставлению, и это отдельная причина не менять адрес подачи «на глаз» после регистрации обособленного подразделения.
Что проверить до отправки: короткий чек-лист
- СНИЛС и персональные данные в карточке совпадают с документами работника.
- Дата приказа в системе совпадает с датой на бумажном или электронном оригинале.
- Наименование должности взято из действующей редакции штатного расписания.
- Код занятия соответствует ОКЗ, а справочник в программе обновлён под ОК 016-2025.
- По договорам ГПХ указан вид договора буквенным кодом и дата его заключения.
- Пройден форматно-логический контроль, файл подписан квалифицированной подписью.
- Получен и сохранён протокол приёма, дубль по тому же событию не создан.
Полезно знать: система, в которой ведутся кадровые документы, должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Тогда при споре или проверке работодатель подтверждает факты отправки, доставки и работы с документом конкретного пользователя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий системы не выборочный, он показывает всё: и аккуратно подписанный документ, и вход под чужой учётной записью, и дату, которая не сходится с приказом. Поэтому смотреть его нужно до того, как начались спор или проверка, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт, — выгрузите журнал по спорному документу до того, как его запросят у вас.»
Ошибку в уже поданном подразделе 1.1 исправляют не переподачей верной строки, а в два шага: сначала отменяется прежняя запись — подраздел заполняется в полном соответствии с первоначальными сведениями, и в графе 11 «Признак отмены записи» ставится знак «X», затем следующей строкой вносятся правильные данные. Так исправляется и неверный номер приказа, и ошибочная дата, и код занятия.
Когда ЕФС-1 подавать не нужно
Подраздел 1.1 — событийный, а не периодический. Если за месяц в компании не было ни одного кадрового мероприятия и ни одного заявления о форме трудовой книжки, пустой подраздел не сдаётся. Нулевой отчёт в этом случае не нужен, и попытка отправить его «на всякий случай» создаёт лишние записи.
Не попадают в подраздел 1.1 и события, которых нет в закрытом перечне кадровых мероприятий: отпуск, больничный, командировка, временный перевод. Постоянный перевод отражается, временный — нет. С 30 декабря 2025 года к неотражаемым добавились переход на дистанционную и надомную работу, поскольку коды ДИСТ и НДОМ исключены, и уход в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, поскольку отменён тип сведений «Назначение выплат по ОСС».
Подраздел 1.3 заполняют только государственные и муниципальные учреждения — коммерческой компании он не нужен ни в каком виде. Подраздел 3 подаётся лишь теми работодателями, которые удерживают дополнительные взносы на накопительную пенсию. А вот раздел 2 по взносам на травматизм сдаётся ежеквартально всеми страхователями, в том числе нулевым, даже если выплат в пользу работников не было.
Важный нюанс из практики: перевод кадровых документов в электронный вид не отменяет требования статьи 22.2 ТК РФ о письменном согласии каждого работника на КЭДО. Без такого согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а обязанность подавать по нему сведения персучёта остаётся прежней. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, кто согласие не подписал и по кому кадровое событие придётся оформлять на бумаге.
Стоимость перевода кадровых событий в электронный вид: тарифы 2026
Персонифицированный учёт сам по себе бесплатен, платить приходится за то, чтобы кадровое событие фиксировалось в срок и в одном месте. Стоимость зависит от численности, нужной интеграции с 1С и набора видов подписи.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Персонифицированный учёт держится на индивидуальном лицевом счёте работника, а ЕФС-1 — способ этот счёт наполнять. Форма собрала четыре прежних отчёта, и её подразделы живут по собственным срокам: кадровые события по приёму, увольнению и договорам ГПХ уходят на следующий рабочий день после приказа, переводы и выбор формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца, стаж — раз в год, взносы на травматизм — ежеквартально. Обновления, вступившие в силу 30 декабря 2025 года, затронули коды и правила заполнения, а не структуру. Штраф считается по людям, поэтому в компании с массовым набором цена одного дня просрочки измеряется десятками тысяч рублей.
Уязвимое место здесь не бухгалтерия, а стык: приказ подписан, а в учётной системе появился через неделю. В практике Добыто этот стык закрывается тем, что кадровое событие фиксируется в момент подписания документа, интеграция с 1С:ЗУП передаёт его в учёт, а даты приказа, подписания и отправки хранятся в одной карточке и выгружаются к проверке.
Частые вопросы
Как исправить ошибку в уже отправленном подразделе 1.1
Двумя строками в одном документе. Сначала повторяется ошибочная запись в полном соответствии с первоначальными сведениями, и в графе 11 «Признак отмены записи» ставится знак «X». Следующей строкой вносятся верные данные. Так исправляются неверный номер приказа, дата мероприятия, наименование должности и код занятия. Отдельного «уточнённого отчёта» в персучёте нет.
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если за квартал не было ни одного кадрового события
Подраздел 1.1 не сдаётся: он подаётся только при наличии кадрового мероприятия или заявления о форме трудовой книжки. Раздел 2 по взносам на травматизм сдаётся в любом случае, даже нулевой, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Эти два правила часто путают и получают либо лишние записи, либо штраф по 125-ФЗ.
Кто подписывает форму и можно ли поручить это бухгалтеру или аутсорсеру
Электронная форма подписывается усиленной квалифицированной подписью. Подписывать может руководитель своим сертификатом либо уполномоченный сотрудник или представитель, действующий на основании доверенности. Полномочия подтверждаются отдельно от подписи на самом файле: сертификат представителя сам по себе право подписывать отчётность за организацию не даёт.
Как работнику убедиться, что компания передала сведения
Заказать выписку из индивидуального лицевого счёта через портал госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда России и сверить периоды работы, должность и даты с трудовым договором и приказами. Второй способ — запросить у работодателя форму СТД-Р: она формируется из тех же данных, которые ушли в фонд.
Что делать, если должности работника нет в классификаторе занятий
Код в графе 6 подбирается не по названию позиции в штатном расписании, а по фактически выполняемой трудовой функции: классификатор описывает занятия, а не маркетинговые наименования должностей. Порядок действий при отсутствии должности в ОКЗ Минтруд разъяснил письмом от 12.12.2025 № 14-3/В-1582.
Обязательно ли внедрять КЭДО, чтобы вовремя сдавать ЕФС-1
Нет. Обязанность представлять сведения установлена законом № 27-ФЗ и не зависит от формы ведения кадровых документов, а КЭДО вводится по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и требует письменного согласия каждого работника. Электронный документооборот влияет не на обязанность, а на скорость: он сокращает разрыв между датой приказа и датой появления события в учётной системе, из-за которого и возникает большая часть просрочек.
