ЕФС-1 при приёме на работу сдают в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме, а если приказ не издавался — за днём подписания трудового договора. Отчёт подают не целиком: заполняют титульный лист, подраздел 1 со СНИЛС и данными работника и подраздел 1.1 с мероприятием ПРИЕМ. С 30 декабря 2025 года действует новая форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462: коды ДИСТ и НДОМ из формы исключены, добавлен статус МДИГ. Различие, от которого зависит порядок подачи, — численность застрахованных лиц: при 11 и более отчёт принимают только в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью, при 10 и меньше допустим бумажный носитель.
Разберём, что вносится в каждое поле подраздела 1.1, откуда берётся пятизначный код по ОКЗ и почему новый классификатор ОК 016-2025 для этого поля не годится. Покажем, как отменить ошибочную запись двумя строками и уложиться в 5 рабочих дней после уведомления фонда. Штрафы по 27-ФЗ и КоАП, ситуации, когда подраздел 1.1 подавать не нужно, комплект документов дня приёма и стоимость подключения КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.
Что уходит в СФР в день приказа о приёме
Обязанность подать сведения возникает не от факта выхода работника на смену, а от даты документа, которым оформлены трудовые отношения. Пункт 6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» отводит на подачу один рабочий день после издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.
Приказ о приёме с 22 ноября 2021 года перестал быть обязательным: статья 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ оставляет его на усмотрение работодателя, а оформление приёма закрывает сам трудовой договор. Если компания отказалась от приказов, точкой отсчёта становится дата подписания договора. Смешивать эти две даты нельзя: подавать отчёт «на следующий день после выхода» — типовой источник просрочки, потому что договор часто подписывают за день-два до первого рабочего дня.
Важный нюанс из практики: срок считается в рабочих днях. Приказ, изданный в пятницу, закрывается подачей в понедельник, а приказ от 30 декабря — первым рабочим днём января. Мы в Добыто держим ЕФС-1 в одном чек-листе с приказом и трудовым договором, а не в отдельной задаче бухгалтерии: разрыв между кадровой и отчётной частью и даёт большинство пропущенных сроков.
Комплект дня приёма в самом отчёте выглядит так: титульный лист с регистрационным номером в СФР, ИНН, КПП и ОКВЭД; подраздел 1 с СНИЛС, фамилией, именем, отчеством, датой рождения, гражданством и статусом застрахованного лица; подраздел 1.1 с одной строкой мероприятия. Остальные подразделы в этот день не заполняются и не отправляются.
Разные кадровые события живут по разным срокам, и это первое, что стоит развести у себя в регламенте.
| Событие | Код мероприятия | Срок подачи подраздела 1.1 |
|---|---|---|
| Приём на работу | ПРИЕМ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или трудового договора |
| Увольнение | УВОЛЬНЕНИЕ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа |
| Заключение и окончание договора ГПХ | НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или окончания договора |
| Постоянный перевод | ПЕРЕВОД | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Приостановление и возобновление договора при военной службе | ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Перевод на дистанционную работу или работу на дому | Коды ДИСТ и НДОМ исключены с 30.12.2025 | Мероприятие не подаётся |
Из таблицы видно практическое следствие: приём и ГПХ работают в режиме одного рабочего дня, всё остальное собирается к 25-му числу. Состав подразделов, сроки и допустимые способы отправки фонд описывает в базе знаний СФР по представлению ЕФС-1, там же перечислены варианты подачи без оператора связи.
Новая форма ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года: что поменялось для приёма
Форму и порядок заполнения утверждает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, форматы сведений — приказ СФР от 17.11.2025 № 1463. Отчёт не отменён и не заменён другим: под запросом «отмена ЕФС-1» в поиске обычно скрываются два разных сюжета — отмена отдельных кодов в подразделе 1.1 и признак отмены ошибочной записи. Ни то, ни другое обязанность отчитываться о приёме не снимает.
Для кадровика, который оформляет приём, значимы четыре изменения. Коды ДИСТ и НДОМ исключены из формы, поэтому перевод сотрудника на дистанционную работу или на работу на дому больше не порождает отдельного мероприятия. Появился статус застрахованного лица МДИГ для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам, — он вытеснил прежний ВПИГ в этой ситуации. В подразделе 1.1 разрешено одновременно указывать коды неполного рабочего времени НЕПД и НЕПН, что закрывает старую проблему с приёмом на неполный день и неполную неделю сразу. Графы 11-12 о специальной оценке условий труда заполняются только при вредных и опасных условиях.
Отдельно добавлены коды ДОИП и ЛДПИ для договоров об отчуждении исключительного права и лицензионных договоров на результаты интеллектуальной деятельности. Если компания оформляет авторов и разработчиков не только трудовыми договорами, эти коды стоит внести в справочник кадровой программы до первой такой выплаты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обновление формы почти всегда ловит компании на справочниках, а не на логике. Приказ СФР № 1462 действует с 30 декабря 2025 года, и если в кадровой программе остались коды ДИСТ и НДОМ, отчёт уйдёт в отказ по формату. Откройте справочник мероприятий и статусов застрахованных лиц до первого приёма в году и сверьте его с действующим порядком заполнения.»
Что заполнить в подразделе 1.1: поля, источники данных и типовые ошибки
Подраздел 1.1 при приёме — это одна строка, но каждое её поле берётся из своего документа. Расхождение между строкой отчёта и кадровым документом фонд не видит, зато видит работник в выписке и государственная инспекция труда при проверке.
| Поле | Откуда берётся | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Дата мероприятия | Дата начала работы по трудовому договору | Подставляют дату приказа вместо даты начала работы |
| Сведения о приёме | Код мероприятия ПРИЕМ | Ставят ПЕРЕВОД при приёме через увольнение в связанной компании |
| Трудовая функция | Наименование должности из штатного расписания и трудового договора | Название в отчёте расходится со штатным расписанием |
| Код выполняемой функции | ОКЗ ОК 010-2014, пять знаков в формате ХХХХ.Х | Берут код из классификатора профессий вместо классификатора занятий |
| Условия работы | Коды НЕПД и НЕПН, при необходимости оба сразу | Указывают один код при приёме и на неполный день, и на неполную неделю |
| Документ-основание | Приказ по форме Т-1 либо трудовой договор с датой и номером | Ссылаются на приказ, который в компании не издаётся |
| Статус застрахованного лица | Гражданство и основание страхования, с 30.12.2025 код МДИГ | Оставляют ВПИГ для иностранцев по международным договорам |
Проверить строку до отправки можно по одному правилу: каждое значение должно дословно совпадать с бумажным или электронным оригиналом, из которого оно взято. Если должность в трудовом договоре звучит как «специалист по кадровому делопроизводству», а в штатном расписании как «специалист по КДП», расхождение вылезет позже, при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Код выполняемой функции: ОКЗ, а не новый ОК 016-2025
Код выполняемой функции состоит из пяти цифровых знаков в формате ХХХХ.Х и берётся из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014. Первые четыре знака — код группы занятий, пятый — контрольное число разряда. Классификатор занятий описывает вид деятельности, а не название должности, поэтому один и тот же код закрывает несколько разных наименований в штатном расписании.
Внимание: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает наименования должностей в штатном расписании, трудовых договорах и должностных инструкциях, но код выполняемой функции в ЕФС-1 по-прежнему берётся из ОКЗ. Обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП, требуется по обоим классификаторам.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Смена классификатора профессий на ОК 016-2025 — это не только новая колонка в штатке. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Сверьте штатное расписание с ОК 016-2025 до массового приёма, иначе каждая новая строка подраздела 1.1 будет повторять старое наименование.»
Соберите приказ о приёме по форме Т-1 прямо сейчас
Из готового приказа в подраздел 1.1 переносятся наименование должности, дата и номер документа-основания. Он же задаёт дату, от которой отсчитывается срок подачи.
Пошаговый порядок действий в день приказа
Порядок ниже рассчитан на компанию, которая ведёт кадровый учёт в программе и отчитывается электронно. Для бумажной подачи выпадает только шаг с подписью и отправкой через оператора.
Как сдать ЕФС-1 при приёме: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату отсчёта. Это дата приказа о приёме, а при отсутствии приказа — дата трудового договора. Срок подачи истекает в конце следующего рабочего дня.
- Шаг 2. Проверьте СНИЛС работника и написание фамилии, имени и отчества по документу. Ошибка в СНИЛС уводит сведения на чужой индивидуальный лицевой счёт, и исправлять её придётся отменяющей записью.
- Шаг 3. Заполните титульный лист и подраздел 1: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, ОКВЭД, данные работника и статус застрахованного лица.
- Шаг 4. Внесите строку подраздела 1.1: дату начала работы, код ПРИЕМ, трудовую функцию по штатному расписанию, код по ОКЗ, при необходимости коды НЕПД и НЕПН, реквизиты документа-основания.
- Шаг 5. Определите способ подачи по численности застрахованных лиц. При 11 и более отчёт отправляется только в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной подписью, при 10 и меньше допустим бумажный носитель.
- Шаг 6. Сохраните протокол приёма отчёта. Если фонд прислал уведомление об ошибке, на исправление отводится 5 рабочих дней, и при подаче в этот срок санкции не применяются.
Комплект дня приёма: что оформляется параллельно с отчётом
ЕФС-1 закрывает обязанность перед фондом, но не перед работником и не перед инспекцией труда. В один день с приказом собирается ещё несколько документов, и часть из них по статье 68 ТК РФ оформляется строго до подписания трудового договора.
До подписания договора работник знакомится под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о защите персональных данных и другими локальными нормативными актами, которые касаются его работы. После подписания оформляются согласие на обработку персональных данных, документы воинского учёта, а также сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если работник их запросил. Бумажную трудовую книжку, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы об инструктаже по охране труда закон оставляет на бумаге — перевести их в электронный вид нельзя.
Полезно знать: согласие на КЭДО нужно не от всех. Работников, принятых после 31 декабря 2021 года, и тех, для кого это первое место работы, достаточно уведомить о ведении кадровых документов в электронном виде. Письменное согласие обязательно от тех, кто принят раньше, и отказ работника не даёт оснований для увольнения или иных санкций.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Приём нового человека упирается не в подписи, а в штатное расписание и контакты. Публикация личного кабинета идёт от штатки: если должность не заведена или у работника не указан ни телефон, ни электронная почта, кабинет не создаётся и подписывать документы нечем. Заведите контакт и должность до дня выхода, а не после первого письма от кадровой службы.»
Образцы кадровых документов для оформления приёма
Комплект собран под первый день работы: начните с трудового договора, остальное подтягивается к нему по датам и реквизитам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Чек-лист онбординга | Скачать |
Когда подраздел 1.1 при приёме подавать не нужно
Часть событий, которые кадровик по привычке считает поводом для отчёта, мероприятиями больше не являются. Перевод действующего работника на дистанционную работу или на работу на дому с 30 декабря 2025 года в подраздел 1.1 не попадает: коды ДИСТ и НДОМ исключены. Временный перевод тоже не подаётся — подраздел 1.1 заполняется только по постоянным переводам. Перемещение внутри организации без изменения трудовой функции и структурного подразделения, указанного в трудовом договоре, мероприятием не считается.
По договорам гражданско-правового характера подраздел 1.1 подаётся только с кодами НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ, и только по тем договорам, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся: у них нет трудовой функции, кода по ОКЗ и приказа о приёме.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: заводите электронную почту или номер телефона работника в тот же момент, когда создаёте карточку в учётной системе. Без хотя бы одного контакта личный кабинет не публикуется, и работник физически не сможет подписать документы дня приёма.
Как отменить ошибочную запись в подразделе 1.1
Исправить строку правкой поверх нельзя: механизм построен на отмене. Вы подаёте подраздел 1.1 с теми же данными, что ушли в исходном отчёте, ставите в графе «Признак отмены» символ «Х», а следующей строкой вносите правильные сведения уже без этого признака. Обе строки уходят одним отчётом.
Отмена применяется, когда исправляется дата начала работы, СНИЛС, код мероприятия или само событие оказалось лишним — например, работник не вышел и договор аннулирован по статье 61 ТК РФ. Ошибку, которую вы нашли сами до того, как её обнаружил фонд, можно исправить без санкций. Если ошибку нашёл фонд, он присылает уведомление, и на подачу исправленных сведений отводится 5 рабочих дней.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Отмена записи — это не признание вины, а штатная процедура порядка заполнения. Самое дорогое здесь — время: пока строка с неверным СНИЛС висит на чужом индивидуальном лицевом счёте, работник видит в выписке чужое место работы, а ваш новичок не видит своего. Держите протокол приёма отчёта под рукой и проверяйте его в тот же день, а не в конце месяца.»
Сколько стоит просрочка: санкции по 27-ФЗ и КоАП
Статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ устанавливает 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены в срок либо представлены неполно или недостоверно. Отдельная санкция — 1 000 рублей за подачу на бумаге, когда численность застрахованных лиц превышает 10 человек и электронная форма обязательна. Должностное лицо дополнительно отвечает по статье 15.33.2 КоАП РФ: штраф от 300 до 500 рублей.
Требование об уплате фонд направляет в течение 10 дней после вступления решения в силу, на оплату даётся 20 календарных дней. Если заплатить в первые 10 дней, обязательство сокращается вдвое. Порядок расчёта и условия уменьшения фонд описывает в разделе про финансовые санкции по 27-ФЗ.
Считать цену ошибки только по 500 рублям неправильно. При массовом приёме сезонного персонала на 60 человек просрочка в один день превращается в 30 000 рублей, а параллельное нарушение по кадровому оформлению добавляет состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Факт: с 1 сентября 2026 года запрет на испытательный срок расширен: он не устанавливается женщинам с детьми до трёх лет, раньше порог был полтора года. Норма введена Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ и проверяется на этапе подготовки трудового договора, а не после приёма.
ЕФС-1 в 1С:ЗУП и связка с КЭДО
В 1С:Зарплата и управление персоналом подраздел 1.1 формируется документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1» в разделе «Кадры — Электронные трудовые книжки». Документ подтягивает кадровое мероприятие из приказа о приёме, поэтому расхождение даты или должности почти всегда означает, что правили не приказ, а сам отчёт. После обновления справочников коды ДИСТ и НДОМ в списке мероприятий не отображаются, а для иностранца, застрахованного по международному договору, категория подставляется как МДИГ вместо ВПИГ.
Связка с КЭДО закрывает разрыв между подписанием и отчётом. Документы уходят из учётной системы на подпись, возвращаются со статусом и датой подписания, и кадровик видит фактическую дату документа-основания, а не предполагаемую. Мы в Добыто подключаем модуль обмена с 1С:ЗУП на тарифе «Бизнес» и настраиваем маршруты так, чтобы приказ о приёме и трудовой договор шли одним пакетом: у отчёта появляется единственная дата отсчёта.
Важный нюанс из практики: после перехода на КЭДО временные затраты кадровой службы снижаются минимум втрое, но узкое место при приёме смещается. Оно перестаёт быть в подписании и переезжает в подготовку данных: штатное расписание, контакты работника и справочник кодов. Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно ради этого — на пилоте видно, каких данных не хватает.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Подписи в дне приёма разного уровня, и путать их нельзя. Кадровый работник подписывает документы усиленной квалифицированной подписью, полученной в удостоверяющем центре, а работник — усиленной неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе за пару действий и пароль к которой он задаёт сам. УНЭП в Госключе выпускается бесплатно, и для массового приёма это самый дешёвый рабочий вариант.»
Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Данные приведены на дату публикации по действующим тарифам сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и наличия интеграции: на тарифе «Бизнес» действует минимальный порог оплаты, поэтому компании до 50 человек считают экономику иначе, чем компании на 500. Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Сроки внедрения к срокам ЕФС-1 отношения не имеют: обязанность отчитаться о приёме на следующий рабочий день действует и на бумажном документообороте.
Выводы
Отчёт о приёме привязан к дате кадрового документа, а не к первому рабочему дню, и закрывается одним рабочим днём. В подраздел 1.1 уходит одна строка, но собирается она из четырёх источников: трудового договора, штатного расписания, классификатора занятий и приказа. Новая форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 убрала коды дистанционной и надомной работы, добавила статус МДИГ и разрешила два кода неполного времени сразу. Ошибка исправляется не правкой, а парой строк — отменяющей и правильной.
Мы в Добыто выстраиваем день приёма как один маршрут: трудовой договор и приказ подписываются электронной подписью, статусы возвращаются в 1С:ЗУП, а дата основания для подраздела 1.1 берётся из подписанного документа, а не из памяти кадровика.
Частые вопросы
Приказ издан в пятницу, а сотрудник вышел в понедельник. Когда истекает срок?
В конце понедельника. Срок отсчитывается от даты приказа и считается в рабочих днях, дата фактического выхода на него не влияет. При этом в самой строке подраздела 1.1 указывается дата начала работы по трудовому договору, то есть понедельник. Расхождение между датой отсчёта срока и датой мероприятия — штатная ситуация, ошибкой она не является.
Как работник может проверить, что сведения о приёме дошли до Социального фонда?
Через выписку из индивидуального лицевого счёта на портале Госуслуг: там отражаются сведения о трудовой деятельности, переданные работодателями по подразделу 1.1. Работник видит дату приёма, наименование организации и должность. Если в выписке нет записи или указана чужая организация, причина обычно в ошибке СНИЛС — исправляется отменяющей записью.
Сдаётся ли подраздел 1.1 на исполнителя по договору ГПХ и на самозанятого?
По договору ГПХ мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора, но только если на вознаграждение по нему начисляются страховые взносы. С плательщиком налога на профессиональный доход такие взносы не начисляются, поэтому мероприятие не подаётся. Трудовая функция, код по ОКЗ и приказ о приёме к договорам ГПХ не применяются.
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если работник сохранил бумажную трудовую книжку?
Да. Обязанность передавать сведения по подразделу 1.1 не зависит от того, какую форму трудовой книжки выбрал работник. При сохранённой бумажной книжке кадровик дополнительно вносит запись о приёме в неё, а сведения в фонд идут в том же сроке — следующий рабочий день после приказа.
Что делать, если в подразделе 1 ошибка в СНИЛС?
Сведения ушли на чужой индивидуальный лицевой счёт, поэтому нужна отмена. Подайте подраздел 1.1 с теми же данными, что были в исходном отчёте, поставьте признак отмены «Х», следующей строкой внесите правильные данные. Если ошибку обнаружил фонд и прислал уведомление, на исправление есть 5 рабочих дней, и в этот срок санкции не применяются.
Можно ли отправить ЕФС-1 без оператора электронного документооборота?
Да, фонд принимает сведения через общедоступный сервис на своём сайте, а также в виде электронного документа через личный кабинет страхователя, подписанного усиленной квалифицированной подписью. Бумажная подача лично или почтой остаётся только для страхователей с численностью застрахованных лиц 10 человек и меньше: при 11 и более бумажный отчёт даёт штраф 1 000 рублей.
