ЕФС-1 при переводе на другую должность сдают в СФР как подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе. В строке указывают:
- дату перевода;
- новую должность и подразделение в графе 5;
- код ОКЗ новой работы в графе 6;
- реквизиты допсоглашения и приказа в графах 8-10.
Если застрахованных лиц в компании свыше 10, сведения подают только в электронном виде с УКЭП. В отчёт попадает постоянный перевод. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ отражают, когда он стал постоянным. Переход только на дистанционную или надомную работу с 1 января 2026 года в ЕФС-1 не подают.
Материал помогает определить, нужно ли подавать сведения по конкретному переводу, и заполнить строку без ошибки в коде ОКЗ и основании. Также разобрано, как исправить уже принятую запись через признак отмены в графе 11. Сценарная таблица по видам перевода стоит в первом разделе. Во второй половине статьи:
- сборка сведений в 1С:ЗУП;
- санкции для страхователя и должностного лица;
- действия работника при неверной записи в электронной трудовой книжке или ИЛС;
- стоимость КЭДО на октябрь 2026 года;
- ответы на частые вопросы.
Когда сведения о переводе подают в ЕФС-1, а когда нет
Обязанность сдать подраздел 1.1 следует из подпункта 1 пункта 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учёте. По этой норме работодатель сообщает в СФР о переводе работника на другую постоянную работу.
Статья 72.1 ТК РФ называет переводом постоянное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, если подразделение указано в трудовом договоре. Сведения подают по оформленному кадровому событию. Новая строка в штатном расписании сама по себе поводом для подачи не служит.
Решение и норма по каждой типовой ситуации сведены в таблицу.
| Ситуация | Подраздел 1.1 | Что подают и в какой срок | Норма |
|---|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность | Да | «ПЕРЕВОД», не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа | ст. 72.1 ТК РФ; подп. 1 п. 5 ст. 11 27-ФЗ |
| Постоянная смена структурного подразделения, указанного в трудовом договоре | Да | «ПЕРЕВОД», тот же срок | ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ |
| Изменение наименования должности или структурного подразделения | Да, по разъяснению СФР | «ПЕРЕВОД» с новым наименованием в графе 5; основание — документ, которым оформлено изменение | разъяснения СФР по подразделу 1.1 |
| Временный перевод на срок | Нет | Сведения не подают | ст. 72.2 ТК РФ; письмо СФР от 19.03.2025 № 19-20/13816 |
| Временный перевод стал постоянным | Да | «ПЕРЕВОД» в срок, установленный для постоянного перевода | ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ; письмо СФР № 19-20/13816 |
| Перевод только на дистанционную или надомную работу | Нет, с 01.01.2026 | Коды «ДИСТ» и «НДОМ» не используются | приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 |
| Перевод на другую должность одновременно с переходом на дистанционную работу | Да | «ПЕРЕВОД» по новой должности, срок как при постоянном переводе | приказ СФР № 1462; подп. 1 п. 5 ст. 11 27-ФЗ |
Две строки таблицы требуют проверки документов до отправки: изменение наименования и временный перевод, который стал постоянным. В обоих случаях графа «Основание» заполняется по документу, которым изменение оформлено. Если такого документа нет, строку подать не на что сослаться.
Изменение наименования должности или подразделения
СФР в разъяснениях по подразделу 1.1 указывает порядок для этого случая. При изменении наименования должности работника или структурного подразделения подают мероприятие «ПЕРЕВОД». В графе 5 пишут новое наименование, а в основании — реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору.
Приравнивать к переводу по статье 72.1 ТК РФ любое переименование в штатном расписании без анализа кадровых документов нельзя. Проверьте два условия: подписано ли допсоглашение с новым наименованием и меняется ли содержание трудовой функции.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Временный перевод, который стал постоянным
Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ в подраздел 1.1 не попадает. Ситуацию меняет часть 1 той же статьи. Если по окончании срока работник продолжает работать на новой должности и не потребовал вернуть прежнюю работу, условие о временном характере утрачивает силу. С этого момента перевод считается постоянным.
СФР в письме от 19.03.2025 № 19-20/13816 разъяснил: о временном переводе сведения подают, если он стал постоянным.
Важный нюанс из практики: подраздел 1.1 по такому переводу подают в срок, установленный для постоянного перевода, по документу, которым оформлен постоянный характер перевода. Без подписанного допсоглашения о постоянном переводе графы 8-10 заполнить нечем. Поэтому после окончания срока временного перевода сначала оформляют документ, затем отчёт.
Перевод на дистанционную или надомную работу с 2026 года
С 1 января 2026 года отменена обязанность сдавать подраздел 1.1 только из-за приёма или перевода на дистанционную (удалённую) работу или работу на дому. Коды «ДИСТ» и «НДОМ» в форме по приказу № 1462 не используются. Сведения о приёме и увольнении дистанционных работников подают по тем же правилам, что и по остальным сотрудникам.
Изменение СФР зафиксировал на странице о заполнении подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Часть инструкций в сети до сих пор описывает коды удалённой работы по прежнему приказу № 2281, и при заполнении по ним в отчёт попадает лишняя строка.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 2026 года сведения о переходе на удалённую работу в ЕФС-1 не подают: кодов «ДИСТ» и «НДОМ» в новой форме нет. Но если одним допсоглашением работнику меняют и режим работы, и должность, строку «ПЕРЕВОД» по новой должности подают в срок постоянного перевода. Перед отчётом смотрите, изменилась ли трудовая функция, а не только формат работы.»
Срок сдачи ЕФС-1 при переводе и способ подачи
Подраздел 1.1 по постоянному переводу представляют не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа или иного документа, подтверждающего перевод. Срок отсчитывают от месяца документа. Дату, с которой работник приступает к новой работе, указывают в строке отдельно как дату перевода.
Пример: приказ подписан 29 сентября 2026 года, перевод с 1 октября. Сведения нужно сдать до 25 октября 2026 года, а датой перевода в строке будет 1 октября. Тот же принцип действует, когда приказ издан заранее, а перевод начинается через несколько недель: срок считают от месяца издания приказа.
Формулировка срока продублирована в ответах СФР на вопросы страхователей по подразделу 1.1. Ориентиром служит месяц издания приказа о переводе.
Способ подачи зависит от численности. Если застрахованных лиц свыше 10, ЕФС-1 сдают только в электронной форме с подписью УКЭП. Это требование пункта 2 статьи 8 27-ФЗ и приложения № 1 к приказу СФР № 1462. При численности 10 человек и менее сведения можно подать на бумажном носителе. Требования к электронной подаче собраны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1.
Подготовьте приказ о переводе, от которого считается срок ЕФС-1
Конструктор в сервисе Добыто формирует файл .docx приказа о переводе с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода. Дату и номер готового приказа затем переносят в графы 8-10 подраздела 1.1.
Как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при переводе на другую должность
С 30 декабря 2025 года форму ЕФС-1 и порядок её заполнения устанавливает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, который заменил приказ № 2281. Строку о переводе заполняют по пунктам 45-50 приложения № 2 к приказу № 1462. Графы 5 и 6 регулирует пункт 46.
Строка постоянного перевода состоит из пяти групп сведений.
| Элемент строки | Что указывают при переводе | Норма Порядка № 1462 |
|---|---|---|
| Дата мероприятия | Дата перевода по приказу | пп. 45-50 приложения № 2 |
| Кадровое мероприятие | «ПЕРЕВОД» | пп. 45-50 приложения № 2 |
| Графа 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» | Новая должность и структурное подразделение, если оно применимо | п. 46 приложения № 2 |
| Графа 6 «Код выполняемой функции» | Код ОКЗ новой работы; при мероприятии «ПЕРЕВОД» графа обязательна | пп. 46-47 приложения № 2 |
| Графы 8-10 «Основание» | Наименование, дата и номер документа: допсоглашения к трудовому договору и дополнительного документа-основания. Подраздел «Основание» может быть множественным | пп. 45-50 приложения № 2 |
Графа 5 описывает уже новую работу, поэтому прежнюю должность в строку перевода не переносят. Пустая графа 6 при мероприятии «ПЕРЕВОД» означает ошибку заполнения: исправлять её придётся через отмену и повторную строку.
В Добыто допсоглашение и приказ о переводе проходят маршрут согласования. Кадровик создаёт документ, система рассылает уведомления, сотрудник подписывает его электронной подписью с телефона. Подписанный экземпляр уходит в электронный архив на срок до 50 лет, и дату и номер для граф 8-10 кадровик берёт из него.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Коды должностей в ЕФС-1: какой код ОКЗ указать в графе 6
В графе 6 «Код выполняемой функции» указывают кодовое обозначение занятия по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). При переводе код подбирают под новую работу. Если специалист переведён на руководящую должность, код его прежней специальности в строку перевода не подходит.
Бывает, что названия должности в ОКЗ нет или группу трудно выбрать по описанию. Для этого случая Минтруд в письме от 19.08.2025 № 14-2/ООГ-3786 предлагает искать связь через классификатор ОКПДТР. Если точного совпадения нет и там, используют код ОКЗ с наиболее близким содержанием трудовой функции.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Код ОКЗ в графе 6 при переводе берут по новой работе, из прежней строки его не копируют. Если должности нет в классификаторе, Минтруд советует идти через ОКПДТР. Если совпадения нет и там, выбирайте код с наиболее близким содержанием трудовой функции. Код сопоставляйте с обязанностями, записанными в допсоглашении о переводе, а не только с названием должности.»
Как подать сведения о переводе в подразделе 1.1 ЕФС-1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Оформите перевод документами: допсоглашением к трудовому договору с новой трудовой функцией или подразделением и приказом о переводе. Их даты и номера пойдут в графы 8-10.
- Шаг 2. Определите, нужно ли подавать сведения. Постоянный перевод и изменение наименования должности или подразделения подают. Временный перевод и переход только на дистанционную или надомную работу не подают.
- Шаг 3. Заполните строку: дата перевода, мероприятие «ПЕРЕВОД», новая должность и подразделение в графе 5, основание в графах 8-10.
- Шаг 4. Подберите код ОКЗ новой работы для графы 6. Если должности нет в классификаторе, ищите связь через ОКПДТР, затем берите код с наиболее близким содержанием трудовой функции.
- Шаг 5. Подпишите отчёт УКЭП и отправьте в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. При численности 10 застрахованных лиц и менее сведения можно подать на бумаге.
- Шаг 6. Если после отправки найдена ошибка, повторите ошибочную строку с «X» в графе 11. Следующей строкой подайте исправленные сведения.
Образец дополнительного соглашения о переводе на другую должность
Дата и номер этого допсоглашения затем попадают в графы 8-10 подраздела 1.1, поэтому начинать стоит с него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе (образец, DOCX) | Скачать |
ЕФС-1 в 1С:ЗУП при переводе: где сформировать отчёт и что сверить
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 подраздел 1.1 формируют документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1». Его открывают из раздела «Кадры → Электронные трудовые книжки» или «Отчетность, справки → Электронные трудовые книжки». Строки заполняются на основании проведённых кадровых документов, поэтому непроведённый приказ о переводе источником сведений не служит.
Важный нюанс из практики: строка о переводе заполняется автоматически, только если в кадровом документе установлен флаг «Отразить трудовую деятельность» («Отразить в трудовой книжке»). Без флага строка автоматически не заполнится. Перед формированием отчёта откройте приказ о переводе в ЗУП и проверьте отметку.
Поддержка формы по приказу № 1462 появилась в ЗУП 3.1 в версиях 3.1.34.177 и 3.1.36.45. XML-формат, который СФР принимает с 1 июля 2026 года, поддерживается в версиях 3.1.34.295 и 3.1.38.18. До формирования отчёта сверьте номер установленного релиза с этими значениями.
Автозаполнение переносит в отчёт то, что записано в кадровом документе, включая его ошибки. Перед отправкой сверьте строку с исходным приказом по четырём позициям:
- дата перевода;
- дата и номер приказа и допсоглашения в графах 8-10;
- новая должность и подразделение в графе 5;
- код ОКЗ новой работы в графе 6.
Для компаний, которые ведут кадровый учёт в 1С:ЗУП, у Добыто есть готовый модуль. Его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически.
Отмена и исправление записи о переводе в ЕФС-1: графа 11 и повторная строка
Если в принятой строке о переводе ошибка, например неверный код ОКЗ, дата приказа или наименование должности, её исправляют в два хода. Порядок установлен пунктами 51-52 Порядка из приказа СФР № 1462 об утверждении новой формы ЕФС-1.
- Повторите ошибочную строку в полном соответствии с первоначальными сведениями и поставьте «X» в графе 11 «Признак отмены записи».
- В следующей строке укажите скорректированные сведения о переводе.
Одна исправленная строка без отменяющей прежнюю запись не заменяет: Порядок требует сначала отменить ранее представленные сведения. Отменяющая строка воспроизводит первоначальную запись во всех графах, включая реквизиты основания.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Исправление принятой строки о переводе идёт в два хода. Сначала строку воспроизводят так, как её подали, с «X» в графе 11. Только следующей строкой идут исправленные сведения: этого требуют пункты 51-52 Порядка по приказу № 1462. Перед отправкой сверяйте отменяющую строку с принятой по каждой графе.»
Санкции за ошибку и опоздание со сведениями о переводе
Если страхователь нарушил порядок представления сведений в электронной форме, СФР применяет финансовую санкцию 1 000 рублей по части 4 статьи 17 27-ФЗ. Должностному лицу за нарушение срока, непредставление, неполные или искажённые сведения грозит административный штраф от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.
Перечень санкций и основания их применения СФР публикует на странице о действующих финансовых санкциях по ЕФС-1.
Сумма санкции — не единственная цена ошибки. Нужна повторная отправка из двух строк, сверка с приказом и допсоглашением. Пока сведения не исправлены, у работника в электронной трудовой книжке остаётся неверная запись.
Перевод неверно отражён в электронной трудовой книжке или ИЛС: что делать работнику
Если запись о переводе в электронной трудовой книжке неверная или неполная, работник подаёт работодателю письменное заявление. Работодатель обязан исправить или дополнить сведения и передать их в СФР. Порядок описан на странице СФР об электронной трудовой книжке.
Ошибку в индивидуальном лицевом счёте (ИЛС) по трудовой работе или договору ГПХ СФР рекомендует решать через работодателя: попросить его представить уточнения. Заявление о корректировке ИЛС также можно подать через Госуслуги или лично в клиентской службе СФР. Порядок изложен на странице СФР об исправлении ошибок в ИЛС.
Аббревиатуры ПФР и СЗВ-ТД в запросах встречаются до сих пор, но для текущей отчётности корректно писать «подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР». ПФР с 1 января 2023 года объединён с ФСС в Социальный фонд России. СЗВ-ТД — название прежней формы, функцию которой для кадровых мероприятий выполняет подраздел 1.1.
В личном кабинете сотрудника в Добыто карточка профиля показывает должность, отдел и дату устройства. После перевода эти значения сверяют со сведениями электронной трудовой книжки.
Стоимость КЭДО для оформления переводов и интеграции с 1С:ЗУП
Стоимость КЭДО в Добыто рассчитывается за сотрудника в месяц и зависит от численности и набора функций. Интеграция с 1С и УКЭП входят в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Цены приведены на 22.10.2026 по действующим тарифам КЭДО Добыто. Итог зависит от численности: компания из 40 сотрудников на тарифе «Бизнес» платит по минимальной оплате за 50 сотрудников. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Сведения о переводе подают, когда меняется трудовая функция, подразделение из трудового договора или наименование должности. Временный перевод отражают только после того, как он стал постоянным. Смену режима на удалённый с 2026 года не подают.
Срок привязан к месяцу издания приказа. Качество строки определяют код ОКЗ новой работы и точные реквизиты основания. Ошибку исправляют отменяющей строкой с «X» в графе 11 и следующей исправленной строкой.
Сервис Добыто ведёт эту цепочку от подписания допсоглашения и приказа о переводе в КЭДО до передачи документов в 1С:ЗУП, где по ним формируется подраздел 1.1.
Частые вопросы о ЕФС-1 при переводе
Какая редакция формы ЕФС-1 действует в октябре 2026 года?
Форма и Порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Он применяется с 30 декабря 2025 года и заменил приказ № 2281. Приказ № 1462 изменён приказом СФР от 15.04.2026 № 389, эта редакция применяется к отчётным месяцам начиная с мая 2026 года. Сведения о переводах за сентябрь и октябрь 2026 года подают по форме с учётом этих изменений.
Применяется ли санкция 500 рублей за каждого работника к ошибке в сведениях о переводе?
Автоматически — нет. СФР перечисляет случаи применения санкции 500 рублей за каждое застрахованное лицо отдельно. Сведения о трудовой деятельности по подпункту 4 пункта 2 статьи 11 27-ФЗ в этом перечне не названы. Прежде чем оплачивать или оспаривать санкцию, сверьте её основание с перечнем финансовых санкций СФР по ЕФС-1.
Какую форму подавать, если приказ о переводе издан до 1 января 2023 года?
СФР предлагает ориентироваться на период, в котором издан приказ о кадровом мероприятии. Если приказ издан до 1 января 2023 года, представляется форма СЗВ-ТД. Если после этой даты — подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Для выбора формы значение имеет дата издания приказа, а не дата фактического начала работы на новой должности.
Что такое ИЛС ПФР и где он ведётся после 2023 года?
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица. В нём отражаются в том числе сведения о работе по трудовому договору и договорам ГПХ. ПФР — прежнее название фонда: с 1 января 2023 года он объединён с ФСС в Социальный фонд России. Сведения о переводе по подразделу 1.1 ЕФС-1 работодатель теперь передаёт в СФР.
Нужен ли код ОКЗ, если поменялось только наименование подразделения?
Да. По разъяснению СФР смену наименования должности или структурного подразделения подают мероприятием «ПЕРЕВОД». При этом мероприятии графа 6 «Код выполняемой функции» обязательна по пунктам 46-47 Порядка по приказу № 1462. Код указывают по фактически выполняемой работе: если трудовая функция не изменилась, он совпадает с кодом из прежней записи.
