ЕФС-1 при переименовании должности подаётся, и подаётся в подразделе 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Отдельного кадрового мероприятия «переименование должности» в форме нет: мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ в графе 3 относится к изменению наименования страхователя, то есть самой организации. Сведения о новом названии должности работника вносятся в порядке, предусмотренном для перевода, и срок у них общий со сроком для перевода: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Главное различие, которое определяет и мероприятие, и срок: поменялось наименование организации — в графе 3 стоит ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ с указанием прежнего и нового регистрационных номеров; поменялось наименование должности работника — запись подаётся как при переводе, с кодом выполняемой функции в графе 6.
Разберём перечень кадровых мероприятий целиком и сроки по каждому: часть сведений уходит следующим рабочим днём, часть ждёт до 25-го числа. Покажем, что писать в графах 5, 6 и 8-10, как исправить уже поданную запись через признак отмены и в каких случаях сведения не подаются вовсе. Что изменилось в подразделе 1.1 с 2026 года, образцы документов по сведениям о трудовой деятельности, стоимость перевода подписания в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие кадровые мероприятия есть в подразделе 1.1
Перечень мероприятий закрытый, и каждое из них имеет своё наименование в графе 3. Запись подаётся по тому мероприятию, которое произошло; подобрать близкое по смыслу нельзя. Источником наименования для графы 5 остаётся квалификационный справочник должностей либо профстандарт, и расхождение с ним всплывает именно в сведениях для фонда.
| Мероприятие в графе 3 | Когда указывается | Срок подачи | Код функции обязателен |
|---|---|---|---|
| ПРИЕМ | Приём на работу или службу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Да |
| ПЕРЕВОД | Постоянный перевод на другую работу, установление или отмена режима неполного рабочего времени | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа | Да |
| ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя, в том числе при реорганизации, а также перевод работника в другое обособленное подразделение или в головную организацию | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа | Нет |
| УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Присвоение второй и последующей профессии, специальности или квалификации с указанием разряда, класса или категории | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа | Да |
| УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение, в том числе при переводе к другому работодателю по просьбе работника или с его согласия | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Да |
| ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ и ВОЗОБНОВЛЕНИЕ | Приостановление и возобновление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ, с 2026 года — и государственной службы | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Да |
| ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ | Лишение права занимать должности или заниматься деятельностью по приговору суда | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа | Нет |
| НАЧАЛО и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ | Начало и окончание периода выполнения работ или оказания услуг | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора | Да |
Переименование должности в этот перечень отдельной строкой не попало, и отсюда растёт типовая ошибка: кадровик выбирает мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ по названию, заполняет графы про регистрационный номер страхователя и получает запись о том, что организация сменила название.
Что по этому поводу разъяснял Социальный фонд
Разъяснение дано в письме СФР от 25.06.2024 № 19-20/28627. Поводом стала реорганизация в форме слияния, при которой у работников изменились наименования должностей. Фонд указал, что информацию о переименовании необходимо вносить в подраздел 1.1 формы ЕФС-1, действуя так же, как при подаче отчёта со сведениями о переводе сотрудника.
Из того же письма следуют две детали, которые в пересказах теряются. Первая: при изменении наименования организации в графе 3 указывается ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, и в записи приводятся прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР; если переименование прошло без смены регистрационного номера, дважды указывается действующий номер. Вторая: если одновременно изменилась трудовая функция работника, дополнительно подаётся мероприятие ПЕРЕВОД.
Для реорганизации письмо добавляет ещё одно: сведения могут быть представлены в СФР как предыдущим, так и новым работодателем. Распределить эту обязанность стороны решают сами, но подать её должен кто-то один, иначе в сведениях появятся две записи по одному событию.
Сроки по каждому кадровому мероприятию и состав граф подраздела 1.1 опубликованы в базе знаний Социального фонда для страхователей: там же приведены реквизиты действующей формы — приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный в Минюсте 18.12.2025 под № 84665 и вступивший в силу 30 декабря 2025 года. Форматы сведений утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1463.
Внимание: в инструкциях по кадровому учёту до сих пор встречается форма СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, и сроки, названия полей и реквизиты из таких инструкций не действуют.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Почему срок отличается от срока при приёме и увольнении
Сроки в подразделе 1.1 разделены на две группы. Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, а также заключение и прекращение договора ГПХ подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора. Перевод, переименование страхователя, установление второй профессии и запрет занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Переименование должности попадает во вторую группу, и у кадровой службы есть до месяца запаса. Запас работает против тех, кто откладывает: приказ по штатному расписанию издан в июне, соглашения с работниками собирались до августа, а срок считается от даты приказа, а не от даты последней подписи.
Отсюда практический порядок: приказ по штатному расписанию издаётся после того, как решено, с какой даты меняются наименования, а дополнительные соглашения датируются той же датой или раньше. Тогда дата кадрового мероприятия в графе 2 совпадает с датой документа-основания в графах 8-10, и вопроса о том, что было раньше, не возникает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в источнике устарела одна деталь, проверять надо все. Сроки, названия форм и реквизиты документов мы берём только из порядка заполнения и из разъяснений фонда: по форме ЕФС-1 за три года поменялись и состав граф, и классификатор причин увольнения, и сам приказ, которым форма утверждена».
Как заполнить подраздел 1.1 при переименовании должности
Порядок ниже рассчитан на случай, когда наименование должности изменилось, а трудовая функция сохранилась.
Как подать сведения о переименовании должности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, занята ли должность. Сведения подаются по работникам. Если переименованная должность вакантна, подавать нечего: данных для записи нет.
- Шаг 2. Заполните графы 1 и 2. В графе 1 — номер записи по каждому мероприятию, в графе 2 — дата кадрового мероприятия, то есть дата, с которой должность называется по-новому.
- Шаг 3. Заполните графу 3. При изменении наименования должности запись подаётся в порядке, предусмотренном для перевода на другую постоянную работу. Мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ оставьте для случая, когда поменялось название самой организации.
- Шаг 4. Заполните графу 5. Новое наименование должности пишется в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если с работой связаны льготы или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам, положениям профессиональных стандартов или спискам должностей. В той же графе указывается вид договора: 0 — бессрочный, 0.1 — срочный до 6 месяцев, 0.2 — срочный более 6 месяцев, 1 — совместительство, 1.1 и 1.2 — совместительство до и более 6 месяцев.
- Шаг 5. Заполните графу 6. Код выполняемой функции пишется в формате XXXX.X: первые четыре знака — код группы занятий по ОКЗ, пятый знак — контрольное число. При неполном рабочем дне или неполной рабочей неделе дополнительно указываются коды НЕПД и НЕПН.
- Шаг 6. Заполните графы 8-10. Наименование документа-основания, его дата и номер. Номер пишется без знака «N». Основанием служит приказ о внесении изменений в штатное расписание либо приказ по работнику, изданный на основании дополнительного соглашения.
- Шаг 7. Проверьте графу 4. Для работ в районах Крайнего Севера указывается РКС, для местностей, приравненных к ним, — МКС. Признак сохраняется и при переименовании должности.
Сам код группы занятий берётся из классификатора, а не из штатного расписания: его подбирают при сверке кодов по ОК 016-2025 и только потом переносят в графу 6.
Код выполняемой функции: когда он меняется вместе с названием
Код выполняемой функции берётся от группы занятий по ОКЗ. Наименование должности влияет на него только тогда, когда новая позиция попадает в другую группу занятий: переименование «специалиста по кадрам» в «специалиста по управлению персоналом» группу занятий обычно сохраняет, а перевод секретаря в делопроизводители её меняет. Поэтому графа 6 проверяется отдельно от графы 5.
Сверить код помогает сам классификатор профессий и должностей: в информационном блоке каждой позиции указан начальный код группы занятий по ОК 010-2014. Если после переименования позиция в классификаторе относится к другой группе, в графе 6 появится другой код, и это уже содержательное изменение сведений, а не формальность.
Графа 6 обязательна для мероприятий ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, а также для начала и окончания договора ГПХ. Для договоров ГПХ вместо кода группы занятий используются собственные коды — ДГПХ, ДАВТ, ДОИП и другие, а графа 5 по таким договорам не заполняется вовсе. По работнику, который не подписал допсоглашение о переименовании, в графе 5 остаётся прежнее наименование: условия его трудового договора не изменились.
Когда сведения подавать не нужно
Четыре ситуации, в которых подраздел 1.1 не формируется.
Должность вакантна. Переименование пустой строки штатного расписания оформляется приказом, и сведения в фонд по ней не подаются: раздел 1 заполняется по зарегистрированным лицам.
Изменился только код по классификатору при прежнем наименовании должности. В графе 5 указывается наименование, и если оно не поменялось, события для подраздела 1.1 нет. Проверьте при этом графу 6: смена кода группы занятий по ОКЗ уже требует подачи сведений при следующем кадровом мероприятии.
Переименовано структурное подразделение, не указанное в трудовом договоре. Подраздел 1.1 содержит сведения о должности, а не об отделе, если подразделение не входит в условия договора работника.
С 2026 года отменена обязанность подавать подраздел 1.1 при приёме на дистанционную работу с кодом ДИСТ и на работу на дому с кодом НДОМ. Для переименования должности это означает, что по дистанционным работникам отдельной записи о характере работы в сведениях больше нет.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на период своего отсутствия: отпуска, командировки, временной нетрудоспособности. В приказе о возложении обязанностей, как и в доверенности, указывается конкретный перечень полномочий. Приказ с формулировкой „возложить исполнение обязанностей директора“ без перечня порождает именно тот спор, который этим приказом пытались предотвратить».
Как исправить уже поданные сведения
Исправление идёт через графу 11, в которой ставится признак отмены «X». Для отмены подаётся запись в точном соответствии с первоначальной: те же даты, то же мероприятие, то же наименование должности. Для корректировки сначала отменяется старая запись, затем вносится исправленная.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Порядок кажется механическим, пока ошибка одна. На штате в несколько сотен человек переименование, поданное не тем мероприятием, означает по две записи на каждого работника, и собрать их нужно без расхождений с первоначальными. Отсюда правило, которое экономит больше всего времени: сверять мероприятие и код выполняемой функции до отправки, на одной записи, а не после приёма сведений фондом.
Цена ошибки складывается из двух частей. Первая — ответственность за непредставление или представление неполных и недостоверных сведений индивидуального учёта. Вторая, менее очевидная, — сведения о трудовой деятельности работника: именно из подраздела 1.1 формируется электронная трудовая книжка, и запись с прежним наименованием должности всплывёт у работника при оформлении пенсии или при приёме на следующую работу.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сверку мы закладываем в момент приёма документа, а не разово перед проверкой. Если расхождение видно сразу, разбираться с ним проще тогда, когда документ ещё не ушёл дальше по цепочке, а не через год, когда его запросили».
Образцы документов по сведениям о трудовой деятельности
Комплект собран под оформление переименования: форма СТД-Р понадобится первой, если работник запросит сведения о своей трудовой деятельности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Полезно знать: Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ, действующий с 1 сентября 2026 года, дополнил часть 1 статьи 179 ТК РФ: преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует при равной производительности труда и квалификации.
Переименование льготной должности затрагивает не только подраздел 1.1. В подразделе 2 раздела 1 формы ЕФС-1 указываются профессии, должности и виды работ, дающие право на досрочную пенсию, количество рабочих мест с особыми условиями труда по штатному расписанию и численность фактически занятых работников. Этот подраздел сдаётся вместе с подразделом 1.2 по итогам года, поэтому к этому моменту новое наименование должно совпадать с позицией Списка. Форма и порядок её заполнения на 2026 год утверждены приказом Социального фонда России от 17.11.2025 № 1462.
Если наименование со Списком разошлось, право на досрочную пенсию работнику придётся подтверждать через суд, а характер работ доказывает работодатель документами того периода.
Кто и как подаёт сведения
Способ подачи зависит от численности. При численности более 10 человек сведения представляются только в электронной форме, при меньшей численности работодатель выбирает между электронной и бумажной формой.
Электронная подача упирается в подпись руководителя или уполномоченного лица, и здесь кадровая служба сталкивается с тем же вопросом, что и при подписании документов с работниками: кому выданы ключи и на какой срок. В практике Добыто это решается приказом об ответственном за кадровый документооборот с перечнем полномочий и маршрутом согласования, в котором видно, у кого документ ждёт подписи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Момент выдачи электронной подписи надо выбирать осознанно, а не оставлять как сложилось. Если подпись выдаётся после испытательного срока, трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге навсегда — то есть этап с наибольшим числом документов в жизни сотрудника вы из электронного оборота исключаете. Если подпись выдаётся при приёме, вы принимаете риск выдачи ключей тем, кто не останется».
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Сумма зависит от численности, набора процессов и вида подписи, который вы выдаёте работникам.
| Тариф или услуга | Стоимость | Условия и сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | базовые шаблоны, email-поддержка |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | персональный менеджер, кастомные интеграции |
| Интеграция с 1С и электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | модуль для 1С:ЗУП настраивается за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | подключение за 5 минут |
| Оформление УКЭП | рассчитывается индивидуально | через партнёров-удостоверяющих центров |
Итоговая сумма складывается из численности, числа переводимых процессов и необходимости кастомных шаблонов. Лимиты по численности, состав тарифов и условия минимальной оплаты смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО: смена тарифа возможна в любое время, при повышении доплата считается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Переименование занятой должности отражается в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 по правилам, установленным для перевода, со сроком до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ в графе 3 закреплено за изменением наименования страхователя, и подача его по работнику создаёт запись о событии, которого не было. Код выполняемой функции в графе 6 проверяется отдельно: он привязан к группе занятий по ОКЗ и меняется не всегда, когда меняется название должности.
Мы в Добыто видим, что срок по этой записи чаще пропускают из-за бумаги: приказ издан, а соглашения с работниками собираются неделями, и отсчёт при этом идёт от даты приказа. Когда соглашения уходят одним маршрутом в электронном виде, отчётный срок и подписи сходятся в одном периоде.
Частые вопросы
Нужно ли подавать ЕФС-1, если должность переименована по новому классификатору профессий
Да, если должность занята и наименование в графе 5 изменилось. Основание в графах 8-10 указывается то же, что и в кадровых документах: приказ о внесении изменений в штатное расписание. Если по классификатору поменялся только код, а наименование сохранилось, события для подраздела 1.1 нет.
Что будет, если подать переименование должности мероприятием ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ
В сведениях появится запись о смене наименования организации, и в электронной трудовой книжке работника она останется в таком виде. Исправление идёт через признак отмены «X» в графе 11: сначала запись отменяется в точном соответствии с первоначальной, затем подаётся корректная.
Кто подаёт сведения при реорганизации: прежний работодатель или новый
Сведения могут быть представлены как предыдущим, так и новым работодателем. Распределите обязанность до даты реорганизации и зафиксируйте в передаточных документах, иначе по одному событию уйдут две записи от двух страхователей.
Нужно ли подавать сведения, если переименование касается только названия отдела
Подраздел 1.1 содержит сведения о должности. Если структурное подразделение не входит в условия трудового договора работника, переименование отдела оформляется приказом и ознакомлением под подпись, а сведения в фонд по этому поводу не подаются.
Какой код выполняемой функции ставить, если новая должность относится к другой группе занятий
Ставится код той группы занятий, к которой относится работа после переименования: первые четыре знака — код группы по ОКЗ, пятый — контрольное число. Начальный код группы для каждой позиции указан в информационном блоке классификатора профессий и должностей, и именно его берут за отправную точку.
Как подать сведения, если работник отказался подписать дополнительное соглашение
До подписания соглашения условия трудового договора не изменились, и должность работника в сведениях остаётся прежней. Подавать запись о переименовании по такому работнику нельзя: в графе 5 указывается наименование, которое действует по его договору, а не по штатному расписанию.
Можно ли подать сведения о переименовании по нескольким работникам одной формой
Да, подраздел 1.1 заполняется по каждому зарегистрированному лицу отдельной записью, а форма подаётся за отчётный период целиком. Нумерация записей идёт по графе 1, и даты мероприятий внутри одной формы могут различаться.
