Обязательное пенсионное страхование и индивидуальный персонифицированный учет обязанности работодателя

Обязательное пенсионное страхование и индивидуальный персонифицированный учёт обязывают работодателя передавать в Социальный фонд России сведения о каждом застрахованном лице по форме ЕФС-1, а взносы на ОПС отражать в расчёте по страховым взносам для ФНС. Форма ЕФС-1 не отменена: с 30 декабря 2025 года она действует в редакции приказа СФР № 1462, а с 1 июля 2026 года электронные сведения принимаются только в новом формате. Приём, увольнение и договор ГПХ отражаются в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня, перевод — до 25-го числа следующего месяца. Порог в 10 застрахованных лиц делит работодателей на две ветки: при 10 и менее ЕФС-1 можно сдать на бумаге, при большей численности — только электронно с УКЭП.

Материал отвечает на практические вопросы отчётного месяца: какие подразделы сдаёт именно ваша организация, как отразить исполнителя по ГПХ и самозанятого, где в 1С:ЗУП формируется отчёт и почему сертификат без атрибута keyAgreement с 1 сентября 2026 года перестал подходить. Отдельно разобраны санкции по 27-ФЗ и КоАП и два способа исправить ошибку без штрафа. Сценарная таблица по категориям исполнителей, чек-лист перед отправкой, образцы кадровых документов и стоимость КЭДО для связки с 1С — во второй половине статьи.

Обязанности работодателя по ОПС и персучёту: что, куда и в какой срок

Работодатель в системе ОПС — страхователь, и его обязанности закреплены в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». С 2023 года сведения персучёта, которые раньше сдавались по нескольким формам, включая СЗВ-ТД, подаются в СФР одной единой формой ЕФС-1, а расчёт взносов остался в налоговой отчётности. На практике у работодателя пять обязанностей, и у каждой свой адресат.

Из таблицы видно, что ЕФС-1 и РСВ не заменяют друг друга: первая формирует пенсионные права конкретного человека, второй отвечает за деньги. Ошибка в одном отчёте не исправляется подачей другого. Копии представленных сведений работодатель хранит по правилам хранения бухгалтерских документов (пункт 3 статьи 8 27-ФЗ), то есть не менее 5 лет после отчётного года по статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, если архивные правила не требуют более долгого срока.

ИЛС ПФР: что это и откуда в нём данные

Индивидуальный лицевой счёт — это учётная запись гражданина в системе персучёта. Он открывается при регистрации вместе с постоянным страховым номером, СНИЛС, и хранит данные, на основании которых потом назначается пенсия. До 2023 года ИЛС вёл Пенсионный фонд, поэтому в запросах до сих пор встречается «ИЛС ПФР»; сейчас его ведёт Социальный фонд России. Наполняет счёт работодатель: каждый принятый ЕФС-1 добавляет в ИЛС периоды работы, стаж, начисленные взносы и сведения о страхователе. Работник видит результат в выписке из ИЛС на Госуслугах — там отражаются стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК), выплаты и взносы. Если в выписке нет периода работы у вас, первое, что стоит проверить, — принят ли СФР подраздел 1.1 по этому работнику и совпадает ли в нём СНИЛС.

Отмена ЕФС-1: что на самом деле изменилось в 2025-2026 годах

Запрос «отмена ЕФС-1» чаще всего связан с заменой приказа: 30 декабря 2025 года прежний приказ СФР № 2281 перестал действовать, и форму вместе с порядком заполнения теперь устанавливает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Сама форма осталась. За 2026 год к этому добавились пять изменений, и каждое требует от работодателя конкретного действия.

Из шести изменений два касаются не содержания отчёта, а техники отправки: формат файла и состав сертификата. Именно они дают отказ в приёме при правильно заполненных сведениях. Бланк новой формы СФР опубликовал отдельным файлом — форма ЕФС-1, приложение 1 к приказу СФР № 1462, — и по нему удобно сверить, какие поля появились в вашей учётной программе после обновления.

Сроки сдачи ЕФС-1 по подразделам в 2026 году

Срок подачи ЕФС-1 зависит от подраздела, а внутри подраздела 1.1 — от вида кадрового мероприятия. Одна организация в течение месяца может сдать несколько разных пакетов: сведения о приёме на следующий рабочий день, о переводах — в конце следующего месяца, а квартальные данные — отдельно.

Самый короткий срок у событий, которые меняют статус человека: начало и конец работы. Если приказ о приёме подписан в пятницу, сведения нужно отправить в понедельник, и это правило не сдвигается из-за того, что работник ещё не принёс документы. Состав сведений и ответы по каждому подразделу СФР публикует на странице «Предоставление ЕФС-1» в базе знаний для страхователей: её стоит открыть, когда в учётной программе появляется непонятное поле.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

СЗВ-ТД и ЕФС-1: подраздел 1.1 о кадровых мероприятиях

Сведения о трудовой деятельности, которые до 2023 года сдавались по форме СЗВ-ТД, теперь входят в подраздел 1.1 ЕФС-1. Логика осталась прежней: каждое кадровое мероприятие привязано к дате и реквизитам приказа, а сведения формируют электронную трудовую книжку работника. В подразделе 1.1 также отражается дата заявления работника о том, продолжать ли вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронные сведения. Работнику, на которого бумажная книжка не ведётся, работодатель по заявлению выдаёт форму СТД-Р.

Отдельная категория — договоры ГПХ. Сведения о заключении договора подают не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения, о прекращении — не позднее рабочего дня, следующего за днём прекращения. Для договоров, заключённых в пятницу и прекращённых в понедельник, это два отдельных отчёта.

Подраздел 1.3 и коды должностей в ЕФС-1

Подраздел 1.3 сдают не все работодатели. По пункту 9 статьи 11 27-ФЗ его представляют государственные и муниципальные учреждения, которые ведут определённые виды деятельности: сведения нужны для мониторинга системы оплаты труда в бюджетной сфере. Коммерческой организации подраздел 1.3 сдавать не нужно, и запрос «ЕФС-1 1.3» для неё обычно означает вопрос о том, почему учётная программа предлагает этот подраздел.

Для учреждений с 30 мая 2026 года действует обновлённый справочник должностей с 12-значными кодами. Сведения за июнь 2026 года и последующие месяцы подаются уже с новыми кодами, утверждёнными приказом СФР от 15.04.2026 № 389 (приложения 1 и 2). Сопоставление старых кодов с новыми лучше сделать в карточках должностей до формирования отчёта: если код хранится в штатном расписании, он подтянется во все сведения автоматически.

Электронно или на бумаге: порог 10 застрахованных лиц

Пункт 2 статьи 8 27-ФЗ разрешает бумажную ЕФС-1 только работодателю, у которого за отчётный период 10 или меньше работающих застрахованных лиц. В подсчёт входят и исполнители по договорам ГПХ. При численности больше 10 человек форма сдаётся электронным документом, подписанным УКЭП, а нарушение этого порядка стоит 1 000 рублей по пункту 4 статьи 17 27-ФЗ. Небольшая компания, которая весной наняла трёх подрядчиков по ГПХ и вышла за порог, должна перейти на электронную подачу с того периода, в котором численность превысила 10 человек.

Договоры ГПХ, самозанятые и бюджетные учреждения: кого и как отражать в ЕФС-1

Выплаты физическим лицам по договорам ГПХ на выполнение работ или оказание услуг облагаются страховыми взносами, с 2023 года по единому тарифу, поэтому такие исполнители попадают в персучёт наравне с работниками. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей при этом не переносятся: у исполнителя по ГПХ нет приказов о переводе, трудовой книжки и СТД-Р. Порядок отражения зависит от категории исполнителя.

Строка с самозанятым показывает, где чаще всего возникает санкция: заказчик считает исполнителя на НПД автоматически исключённым из персучёта, а чек за выплату не получен. Проверка простая — по каждому платежу самозанятому в бухгалтерии должен лежать чек; если его нет, сведения в подразделе 1.1 нужны. С 1 сентября 2026 года в договорах ГПХ стоит отдельно проверить, прописано ли условие об уплате взносов на травматизм: от этого зависит значение нового признака в ЕФС-1.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где формируется отчёт и что проверить перед отправкой

Новый формат ЕФС-1, который СФР принимает с 1 июля 2026 года, в 1С:ЗУП 3.1 поддержан начиная с релиза 3.1.34.295; на 10 октября 2026 года актуальная версия конфигурации — 3.1.38.123 от 07.10.2026. Если база не обновлялась с весны, файл будет выгружен в старом формате и не пройдёт приём. Документы ЕФС-1 в программе собраны в журнале «Электронные трудовые книжки», который открывается из раздела «Кадры» или «Отчётность, справки». Подраздел 1.1 можно сформировать и через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Отчётность по физлицам».

Отправка идёт через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя СФР. С 14 июля 2026 года заявление на подключение к ЭДО СФР не требуется: регистрация происходит при первой электронной отправке. С 1 сентября 2026 года СФР принимает электронную отчётность только с квалифицированным сертификатом, в котором есть атрибут «Согласование ключей» (keyAgreement). Сертификат старого выпуска без этого атрибута технически действителен, но для отчётности в СФР перестал подходить. В Добыто УКЭП для подписантов работодателя выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, и при выпуске стоит сразу указать, что сертификат будет использоваться для отчётности в СФР.

Как сдать подраздел 1.1 ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Убедитесь, что у работника есть СНИЛС. Если он не зарегистрирован в персучёте, подайте анкету АДВ-1: СФР откроет ИЛС и оформит подтверждение регистрации в течение 4 рабочих дней.
2. Шаг 2. Проведите в 1С:ЗУП документ «Приём на работу» с датой и номером приказа: из него формируется запись о кадровом мероприятии.
3. Шаг 3. В журнале «Электронные трудовые книжки» создайте сведения о трудовой деятельности и заполните их по документу приёма. Проверьте СНИЛС, дату приёма, должность и реквизиты приказа.
4. Шаг 4. Если работник подал заявление о выборе формы трудовой книжки, укажите дату заявления: эти сведения можно подать до 25-го числа следующего месяца, но удобнее отправить вместе с приёмом.
5. Шаг 5. Проверьте, что программа обновлена до релиза с поддержкой формата от 01.07.2026, а сертификат подписанта содержит атрибут keyAgreement.
6. Шаг 6. Подпишите файл УКЭП и отправьте в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.
7. Шаг 7. Дождитесь протокола приёма. Если пришло уведомление об ошибках, исправьте сведения в течение 5 рабочих дней со дня его получения: в этом случае финансовая санкция не применяется.

Кадровые документы и ЕФС-1 живут в одной учётной базе, но подписываются разными подписями и для разных адресатов. Приказ о приёме — внутренний документ, его подписывают руководитель и работник. ЕФС-1 — отчётность страхователя, её подписывает только работодатель УКЭП. Для 1С:ЗУП у Добыто есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, а подписанные кадровые документы синхронизируются с учётной системой автоматически. Дата и номер приказа, от которых считается срок подраздела 1.1, оказываются в 1С сразу после подписания.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Часто встречаю логику: микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно оформлять так же. Это неверно. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Если в вашей компании такой аргумент звучит, сверьте, разведены ли в локальном акте перечень документов и виды подписи для каждого из них.»

Кадровые документы КЭДО как основание для сведений в ЕФС-1

Каждая запись подраздела 1.1 опирается на кадровый документ: приказ о приёме, переводе, увольнении, договор ГПХ, заявление о выборе формы трудовой книжки. Если документа нет или его дата расходится с датой в сведениях, СФР получит недостоверные данные, а работник увидит ошибку в выписке из ИЛС. Перевод кадровых документов в электронный вид сокращает разрыв между событием и отчётом, но не на всех этапах: часть документов статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге.

Полезно знать: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, входят в перечень исключений из КЭДО. Система кадрового документооборота их не заменяет: это отдельный контур персучёта, который работодатель ведёт в учётной программе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: произвольный кадровый документ, который отправляется работнику на подпись в КЭДО, по приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н должен быть файлом в формате PDF/A-1. Документ в Word, Excel или обычном PDF придётся дублировать на бумаге. Учётные программы с модулем КЭДО проверяют формат перед отправкой, но для документов, созданных вне программы, проверку лучше делать вручную.

Увольнение — событие, где электронные и бумажные документы пересекаются. Работник может подать заявление об увольнении через КЭДО, приказ об увольнении оформляется на бумаге, а сведения в СФР уходят на следующий рабочий день. Если увольнение потом оспаривается, суд оценивает не только подпись на заявлении, но и то, как работнику выдавалась подпись и кто фактически ею пользовался.

Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через систему кадрового электронного документооборота, и оспорил увольнение. Районный суд в 2022 году в иске отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил, указав, что в деле нет сведений о порядке идентификации и что работодатель должен был выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись ему выдали в день подачи заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, что зафиксировала сама система работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Когда КЭДО не решает задачи персучёта

Система КЭДО закрывает подписание, хранение и маршруты кадровых документов. ЕФС-1 она не заменяет: отчёт формируется в учётной программе, подписывается УКЭП работодателя и уходит в СФР через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя. Если у работодателя 10 и меньше застрахованных лиц, он сдаёт ЕФС-1 на бумаге, и кадровых событий в месяц немного, внедрение КЭДО ради сроков подраздела 1.1 не окупится: дисциплину сроков здесь обеспечивает календарь, а не программа. КЭДО также не поможет с бумажными документами из перечня исключений — приказом об увольнении, актом о несчастном случае, трудовой книжкой. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это показывает, какие кадровые события в вашей организации реально переходят в электронный вид, а какие останутся бумажными.

Образцы кадровых документов для сведений о трудовой деятельности

Комплект покрывает события, которые попадают в подраздел 1.1, и начинать стоит с формы СТД-Р: её работник запрашивает чаще всего.

Штрафы за ЕФС-1 и как исправить ошибку без санкции

За нарушения персучёта отвечают двое: организация перед СФР по статье 17 27-ФЗ и должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ. Какая норма сработает, зависит от вида сведений, и здесь есть исключение, которое легко пропустить: за просрочку подраздела 1.1 по трудовым событиям финансовую санкцию 500 рублей не применяют, а за просрочку сведений о договоре ГПХ — применяют.

Санкция по 27-ФЗ считается по людям, поэтому её размер растёт с численностью. Если подраздел 1.2 за год не сдан по 40 застрахованным лицам, это 40 × 500 = 20 000 рублей. Для договоров ГПХ расчёт такой же: 12 исполнителей, сведения о которых ушли на неделю позже, — 6 000 рублей. Должностной штраф по КоАП невелик, но для работника последствия ошибки другие: неверная дата или пропущенный период в ИЛС влияют на стаж, и исправлять их приходится уже по запросу работника, с поиском приказов за прошлые годы.

Финансовую санкцию по 27-ФЗ можно не получить в двух случаях. Первый — работодатель сам подал исправленные сведения до того, как ошибку обнаружил территориальный орган СФР; самостоятельно исправить можно и сведения, которые фонд уже принял. Второй — СФР прислал уведомление об устранении ошибок, и исправленные сведения поданы в течение 5 рабочих дней со дня его получения. Срок считается от получения уведомления, поэтому электронные входящие от СФР стоит проверять ежедневно.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если порядок идентификации в вашем локальном акте не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи, поэтому проверьте этот раздел Положения о КЭДО до того, как через систему пойдут заявления об увольнении.»

Чек-лист работодателя перед отправкой ЕФС-1

Большинство отказов и санкций связано с подготовкой, а не с заполнением. Перед отчётным периодом стоит пройти по списку:

1. Посчитайте застрахованных лиц за период вместе с исполнителями по ГПХ: больше 10 человек — только электронная подача с УКЭП.
2. Проверьте сертификат подписанта: с 1 сентября 2026 года в нём должен быть атрибут keyAgreement.
3. Убедитесь, что 1С:ЗУП обновлена не ниже релиза 3.1.34.295 с поддержкой формата от 01.07.2026.
4. Сверьте СНИЛС всех работников и исполнителей; по тем, у кого его нет, подайте АДВ-1.
5. Сверьте даты и номера приказов о приёме, переводе и увольнении с датами в сведениях подраздела 1.1.
6. Соберите заявления работников о выборе формы трудовой книжки и отразите даты в подразделе 1.1 до 25-го числа следующего месяца.
7. По каждой выплате самозанятому проверьте наличие чека; без чека подайте подраздел 1.1 как по договору ГПХ.
8. В договорах ГПХ, действующих после 1 сентября 2026 года, проверьте условие об уплате взносов на травматизм.
9. Для государственных и муниципальных учреждений: обновите коды должностей по приказу СФР № 389 для подраздела 1.3.
10. Настройте ежедневную проверку входящих от СФР, чтобы не пропустить 5 рабочих дней на исправление.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые документы, на которых основаны сведения в СФР, существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Стоимость Добыто КЭДО для кадровых документов и интеграции с 1С:ЗУП

Стоимость зависит от численности сотрудников, которых нужно подключить, и от того, нужна ли интеграция с 1С и УКЭП внутри системы.

Итоговая сумма считается от числа подключённых сотрудников и выбранного тарифа; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав каждого тарифа и условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации. УКЭП для подписантов работодателя выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, её стоимость в тарифы не входит.

Выводы

ЕФС-1 продолжает действовать: в 2026 году изменились приказ о форме, формат файла, требования к сертификату и сведения по договорам ГПХ, а сама обязанность передавать в СФР данные о каждом застрахованном лице осталась прежней. Самые жёсткие сроки — у приёма, увольнения и договоров ГПХ, самая ощутимая санкция — 500 рублей за человека по 27-ФЗ, которую можно снять самостоятельным исправлением или ответом на уведомление в течение 5 рабочих дней. Достоверность сведений в ИЛС работника держится на кадровых документах, датах приказов и процедуре их подписания.

Добыто закрывает кадровую часть этой цепочки: подписание приказов и заявлений в КЭДО, хранение и синхронизацию документов с 1С:ЗУП, откуда работодатель формирует сведения для СФР.

Частые вопросы об ОПС и персонифицированном учёте

Как работнику проверить, что работодатель передал сведения в ИЛС?

Достаточно заказать выписку из индивидуального лицевого счёта на Госуслугах. В ней видны периоды работы и стаж, ИПК, выплаты и взносы, учтённые пенсионные права и сведения о работодателях. Для уже назначенной пенсии часть показателей отображается иначе, а стаж и ИПК до 2015 года приводятся только при наличии соответствующей деятельности. Если периода работы нет, работник обращается к работодателю, а тот проверяет, принят ли СФР подраздел 1.1.

В каком виде выдаётся форма СТД-Р?

СТД-Р выдают работнику, на которого не ведётся бумажная трудовая книжка, по его заявлению. По статье 66.1 ТК РФ сведения предоставляются на бумаге, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП, — в зависимости от способа, указанного в заявлении. Срок — не позднее 3 рабочих дней в период работы и в день прекращения трудового договора при увольнении.

Сколько СФР хранит сведения персонифицированного учёта?

Пункт 4 статьи 8 27-ФЗ устанавливает сроки для документов органов фонда: не менее 6 лет для бумажных и 75 лет для электронных. Эти сроки к работодателю не относятся: копии сданных сведений он хранит по правилам хранения бухгалтерских документов, не менее 5 лет после отчётного года, если архивные правила не требуют дольше.

Как связаны ЕФС-1 и уплата взносов на ОПС через ЕНП?

Это разные обязанности перед разными органами. Взносы на ОПС исчисляются в расчёте по страховым взносам, который сдаётся в ФНС ежеквартально до 25-го числа месяца после отчётного периода, а платятся в составе единого налогового платежа до 28-го числа следующего месяца. ЕФС-1 уходит в СФР и отражает сведения о людях: стаж, кадровые мероприятия, договоры ГПХ. Своевременная уплата ЕНП не освобождает от сдачи ЕФС-1, и наоборот.

Нужно ли согласие на КЭДО от работника, который впервые устраивается на работу?

Если работник принимается после 31 декабря 2021 года и на эту дату у него нет трудового стажа, письменное согласие на переход к электронному кадровому документообороту можно не получать: КЭДО применяется к нему по умолчанию. Остальные работники дают письменное согласие, а работодатель до этого издаёт локальный нормативный акт о введении КЭДО и уведомляет работников. На сведения в ЕФС-1 согласие не влияет: подраздел 1.1 подаётся по всем работникам.