Сведения о трудовой деятельности и пенсионный стаж что подает работодатель в фонд

Мария Ж. 22 мин чтения 12

Сведения о трудовой деятельности работодатель передаёт в Социальный фонд России в форме ЕФС-1. Приём, перевод, увольнение и договоры ГПХ попадают в подраздел 1.1 и складываются в электронную трудовую книжку. Из неё и из данных о начисленных страховых взносах СФР формирует стаж на индивидуальном лицевом счёте (ИЛС). Приём и увольнение подаются не позднее следующего рабочего дня, перевод — до 25-го числа следующего месяца, годовые сведения о стаже в подразделе 1.2 — до 25 января. Подраздел 1.2 обязателен только для категорий из пункта 3 статьи 11 закона № 27-ФЗ: у обычного работника страховой стаж складывается из сведений о взносах, у работника с правом на досрочную пенсию — ещё и из годовых сведений с кодами особых условий.

Работодатель сверит по материалу свою отчётность с требованиями 2026 года: формат ЕФС9 с 1 июля, код «ДГПХФЛНС» для договоров ГПХ и параметры сертификата подписи с 1 сентября. Работник найдёт порядок проверки ИЛС и исправления сведений по статье 66.1 ТК РФ. Сценарная таблица по категориям работников, инструкция по отправке отчёта из 1С:ЗУП, санкции за ошибки с примером из арбитражной практики, тарифы на 2026 год и ответы о стаже — во второй половине статьи.

Содержание

Как сведения от работодателя превращаются в пенсионный стаж

Пенсионный стаж в СФР собирается из трёх потоков данных, и все три формирует работодатель. Статья 66.1 ТК РФ разрешает использовать сведения о трудовой деятельности для исчисления трудового стажа. Статья 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» включает работу в страховой стаж при условии, что за этот период начислялись или уплачивались пенсионные взносы. Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте обязывает страхователя передавать сведения о периодах работы и трудовой деятельности для индивидуального учёта.

Выписка из ИЛС показывает учтённые фондом периоды деятельности, стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК) и страховые взносы. Сведения на Госуслугах сформированы на основе данных, которые фонд получил от работодателей. Собственных источников о том, где и сколько человек работал, у СФР нет: если работодатель не подал мероприятие или подал его с ошибкой, в выписке будет именно это.

Какие сведения работодатель передаёт и на что они влияют в пенсионных правах работника:

Что передаётся Где отражается Срок На что влияет
Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание договора ГПХ ЕФС-1, подраздел 1.1 Не позднее следующего рабочего дня Электронная трудовая книжка, трудовой стаж
Перевод, переименование, запрет занимать должность, установление (присвоение), заявление о способе ведения трудовой книжки ЕФС-1, подраздел 1.1 До 25-го числа следующего месяца Электронная трудовая книжка
Стаж за год по категориям из пункта 3 статьи 11 закона № 27-ФЗ ЕФС-1, подраздел 1.2 До 25 января следующего года Страховой стаж, специальный стаж
Основание для отражения периодов, дающих право на досрочную пенсию ЕФС-1, подраздел 2 раздела 1 До 25 января следующего года Право на досрочную пенсию
Сведения с типом «Назначение пенсии» ЕФС-1, подраздел 1.2 3 календарных дня после запроса СФР или обращения работника Стаж за неполный год перед назначением пенсии
Зарплата и начисленные взносы по каждому работнику Сведения через налоговый орган (пункт 8 статьи 11 и статья 11.1 закона № 27-ФЗ) В составе отчётности по взносам Страховой стаж и ИПК
Дополнительные взносы на накопительную пенсию и взносы работодателя ЕФС-1, подраздел 3 раздела 1 Ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала Накопительная пенсия

Для работника без льготных условий страховой стаж определяется сведениями о взносах, а подраздел 1.1 даёт хронологию: где, кем и с какой даты он работал. Если в трудовой книжке есть период, а взносы за него не начислены, этот период выпадет из страхового стажа. Обратная ситуация тоже бывает: взносы есть, а мероприятия «ПРИЕМ» в электронной трудовой книжке нет.

Мария Ж, специалист по КЭДО и кадровому учёту: «Электронная трудовая книжка не ведётся в фонде отдельно от отчётности: она складывается из тех сведений, которые работодатель сам передал в ЕФС-1. Расхождение в выписке почти всегда ведёт к конкретному отчёту. Сверяйте записи электронной трудовой книжки с приказами о приёме, переводе и увольнении.»

Проверить связку можно в любой момент: работник заказывает выписку из ИЛС и сведения о трудовой деятельности, а кадровая служба сравнивает их с приказами и датами отправки ЕФС-1.

Новая ЕФС-1 в 2026 году: форма не отменена, действует новая редакция

Официального решения об отмене ЕФС-1 на дату публикации нет. Под запросом «отмена ЕФС-1» обычно скрываются две вещи: замена приказа, утверждающего форму, и отмена (аннулирование) ошибочно поданных сведений. С 30 декабря 2025 года форму и порядок заполнения утверждает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный Минюстом 18.12.2025 под № 84665. Он заменил прежний приказ СФР № 2281, а сама форма продолжает действовать. Текст приказа опубликован на странице приказа СФР № 1462 об утверждении формы ЕФС-1.

ЕФС-1 применяется к отчётным периодам с 1 января 2023 года и объединила четыре прежние формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Старые формы СФР по-прежнему принимает для загрузки сведений за прежние периоды, но для текущей отчётности они не применяются.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «ЕФС-1 по-прежнему заменяет СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС, изменилась только её редакция. Когда в чате бухгалтеров пишут про отмену формы, речь обычно о новом приказе или о том, как отменить ошибочные сведения. Прежде чем перестраивать отчётность, проверьте номер и дату приказа, по которому работает ваша программа.»

Изменения формы и порядка, которые вступили в силу с конца 2025 года:

Дата Что изменилось Кого касается
30.12.2025 Действует приказ № 1462. В подразделе 1.2 не подают тип сведений «Назначение выплат по ОСС», в подразделе 1.1 не указывают коды «ДИСТ» и «НДОМ». При отмене неполного рабочего времени подают «ПЕРЕВОД» без кодов «НЕПД» и «НЕПН» Все страхователи
30.05.2026 Код наименования должности в подразделе 1.3 состоит из 12 цифр Государственные и муниципальные учреждения
01.07.2026 СФР принимает ЕФС-1 только в формате с тегом «ЕФС9» и версией «2026-06-01». Файлы с тегом «ЕФС8» и версией «2026-01-01» не принимаются. Новый шаблон кода должности включён в обязательный формат Все страхователи
01.09.2026 По договору ГПХ страхователь сообщает, предусмотрена ли уплата взносов на травматизм. При наличии условия в графе 6 подраздела 1.1 ставят код «ДГПХФЛНС» Заказчики по договорам ГПХ
01.09.2026 СФР не принимает отчётность, подписанную квалифицированным сертификатом без параметров «Согласование ключей», «Шифрование данных» и «Шифрование ключа» Все, кто отправляет отчётность в СФР
Читайте также:  Отчет ЕФС 1 в СФР маршрут документа от кадровика до фонда

Два последних изменения вступили в силу в сентябре 2026 года, и отчёт, подготовленный по прошлогодней инструкции, фонд просто не примет. Перед ближайшей отправкой сверьте версию формата в программе и параметры сертификата подписи у удостоверяющего центра.

Из чего состоит ЕФС-1 и есть ли в ней раздел 3

Форма включает титульный лист, раздел 1 и раздел 2. Раздел 1 посвящён персонифицированному учёту: подраздел 1.1 — сведения о трудовой (иной) деятельности, 1.2 — о страховом стаже, 1.3 — о зарплате и условиях деятельности работников государственных и муниципальных учреждений. В тот же раздел входят подраздел 2 с основанием для отражения периодов, дающих право на досрочную пенсию, и подраздел 3 со сведениями о дополнительных взносах на накопительную пенсию, бывший ДСВ-3. Раздел 2 — это сведения о взносах на травматизм с подразделами 2.1, 2.1.1, 2.2 и 2.3.

Самостоятельного раздела 3 в ЕФС-1 нет: по запросу «ЕФС-1 3» ищут подраздел 3 раздела 1. Он подаётся ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала, в те же сроки сдаётся раздел 2. Подраздел 1.3 подают ежемесячно до 25-го числа. Сроки по всем подразделам собраны в памятке СФР работодателям о единой форме отчётности в 2026 году.

Внимание: форму СЗВ-ТД до сих пор называют даже в обучающих видео, записанных в мае 2024 года. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются только в составе ЕФС-1: если в материале устарело название формы, перепроверяйте в нём и сроки, и реквизиты.

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия, коды и сроки подачи

Срок подачи подраздела 1.1 зависит от вида кадрового мероприятия, а не от отчётного периода. Пункт 43 Порядка, утверждённого приказом № 1462, и классификатор к нему предусматривают 10 видов мероприятий: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

  • Не позднее следующего рабочего дня подают приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание облагаемого взносами договора ГПХ.
  • До 25-го числа следующего месяца подают перевод, переименование, запрет занимать должность, установление (присвоение) и сведения о заявлении работника о способе ведения трудовой книжки.

Заявление о трудовой книжке работник подаёт в одном из двух вариантов: о продолжении ведения бумажной книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Работодатель указывает в подразделе 1.1 дату подачи заявления (пункт 40 Порядка). Само заявление хранится у работодателя, в фонд уходит только факт и дата.

Если в один день прошли приём и перевод, отчёт с приёмом всё равно уходит на следующий рабочий день: короткий срок одного мероприятия не сдвигается под длинный срок другого. Чаще всего сроки нарушают именно на мероприятиях с коротким сроком, потому что их подачу привязывают к расчётному периоду.

В Добыто приказы о приёме и переводе работники подписывают электронной подписью, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. Кадровое мероприятие попадает в учётную систему, где формируется ЕФС-1, без повторного ввода дат и реквизитов приказа.

Карточка сотрудника с должностью, отделом и датой приёма в кадровом сервисе
Должность и дата приёма из подписанного приказа — те данные, которые уходят в подраздел 1.1 мероприятием «ПРИЕМ».

Коды должностей в ЕФС-1: ОКЗ и 12-значный код учреждений

В графе 6 подраздела 1.1 указывают код занятия по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) в формате «XXXX.X»: первые 4 цифры обозначают начальную группу занятий, пятая — контрольное число. Код подбирают по трудовой функции, а не по названию должности в штатном расписании: «менеджер» в разных компаниях попадает в разные группы ОКЗ.

Для государственных и муниципальных учреждений есть второй код: с 30 мая 2026 года код наименования должности в подразделе 1.3 состоит из 12 цифр, а с 1 июля 2026 года шаблон этого кода входит в обязательный формат файла. Коммерческие организации подраздел 1.3 не подают, им достаточно кода ОКЗ в подразделе 1.1.

Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025 (приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст) вместо ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому заполняют код трудовой функции в ЕФС-1. Смена наименования или кода должности оформляется приказом об изменении штатного расписания и дополнительными соглашениями, а 1С:ЗУП нужно обновить.

Договоры ГПХ в подразделе 1.1

Договор ГПХ попадает в подраздел 1.1, если вознаграждение по нему облагается страховыми взносами. Начало и окончание договора подают не позднее следующего рабочего дня, как приём и увольнение. С 1 сентября 2026 года страхователь дополнительно сообщает, предусмотрена ли договором уплата взносов на травматизм: если да, в графе 6 подраздела 1.1 ставят код «ДГПХФЛНС».

Период работы по ГПХ с начисленными взносами входит в страховой стаж исполнителя наравне с работой по трудовому договору. Различие в другом: правила о трудовой книжке, переводах и запрете занимать должность на исполнителя не распространяются, поэтому по договору ГПХ подаются только два мероприятия — начало и окончание.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подраздел 1.2 и досрочная пенсия: на кого подают и что проверить

Подраздел 1.2 подают по итогам года не позднее 25 января следующего года и только на категории застрахованных лиц из пункта 3 статьи 11 закона № 27-ФЗ. Пункт 6 Порядка требует отражать за отчётный период весь стаж такого работника, а не только льготные отрезки. В перечень входят работа с правом на досрочную пенсию, на повышение фиксированной выплаты или доплату к пенсии, периоды во вредных и опасных условиях с дополнительными взносами. Отдельно перечислены особые периоды: простой или отстранение, исполнение государственных или общественных обязанностей, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты, приостановление договора по статье 351.7 ТК РФ и другие случаи, названные в законе.

Код особых условий подбирают по применимой позиции списка и фактическим условиям труда. «ЗП12Б» означает работу с тяжёлыми условиями труда и не ставится на любое рабочее место с вредным фактором. Номер рабочего места заполняют, когда есть специальная оценка условий труда и указан код особых условий или основания досрочной пенсии.

Что работодатель подаёт и на чём чаще всего теряется стаж в зависимости от ситуации работника:

Ситуация работника Что подаёт работодатель Что критично Что вторично
Работник без льготных условий Подраздел 1.1 по мероприятиям, сведения о взносах Начисление взносов за каждый месяц, даты приёма и увольнения Подраздел 1.2: по закону не обязателен, СФР допускает добровольную подачу
Право на досрочную пенсию по условиям труда Подраздел 1.1, подраздел 1.2, подраздел 2 раздела 1 Код особых условий по позиции списка, номер рабочего места по спецоценке Наименование должности в штатном расписании, если код и условия подтверждены
Работа в районах Крайнего Севера и приравненных местностях Подраздел 1.1, подраздел 1.2 с территориальными условиями Территориальный код за весь период работы Разбивка года на отрезки без смены условий
Отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты, простой Подраздел 1.2 с выделением особых периодов Точные даты начала и окончания периода Подраздел 1.1: эти периоды не являются кадровым мероприятием
Работник, договор с которым приостановлен по статье 351.7 ТК РФ Подраздел 1.1 («ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ»), подраздел 1.2 Срок подачи — следующий рабочий день после приостановления Перевод на время приостановления не оформляется
Исполнитель по договору ГПХ с взносами Подраздел 1.1 («НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ») Код «ДГПХФЛНС» с 01.09.2026 при условии о взносах на травматизм Код ОКЗ по должностям штатного расписания
Работник государственного или муниципального учреждения Подраздел 1.1, подраздел 1.3 ежемесячно 12-значный код должности с 30.05.2026 Подраздел 1.2, если нет льготных категорий
Читайте также:  Взносы в ЕФС 1 как заполнить раздел о начислениях на травматизм

Самая дорогая ошибка в этой таблице — во второй строке: без кода особых условий период засчитывается в общий страховой стаж, но не в специальный, и право на досрочную пенсию работнику придётся подтверждать отдельно. Если работник уходит на пенсию в середине года, СФР запрашивает сведения с типом «Назначение пенсии», и на их подачу у работодателя 3 календарных дня.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Совместители на вредных работах — место, где компании ошибаются регулярно. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, поэтому при приёме вы обязаны выяснить условия на основном месте. Если не спросили и человек два года отработал в двойной вредности, ответственность ваша. Запрашивайте справку с основного места работы до подписания трудового договора.»

Перед отправкой годового отчёта сверьте список работников с правом на досрочную пенсию с картой спецоценки и проверьте, что у каждого стоит код особых условий за весь год, а не только за последний месяц.

Как сформировать и отправить ЕФС-1 из 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП отчёт ЕФС-1 создают в разделе «Отчетность, справки» через сервис 1С-Отчетность: «Отчеты» → «Создать» → папка «Отчетность в фонды». Данные подраздела 1.1 программа берёт из проведённых кадровых документов, поэтому ошибка в дате приказа или коде ОКЗ в карточке должности переходит в отчёт без изменений. Список отправленных отчётов со статусами хранится в той же учётной системе, и по нему видно, какие сведения о трудовой деятельности фонд принял.

Список отправленных отчётов со статусами, включая сведения о трудовой деятельности
Журнал отчётности в учётной системе: по статусу отправки видно, принял ли фонд сведения о трудовой деятельности.

С 1 июля 2026 года фонд принимает только файлы формата ЕФС9 версии «2026-06-01». Если релиз программы старше этой даты, 1С сформирует файл в прежнем формате ЕФС8, и СФР его не примет. С 1 сентября 2026 года к этому добавилось требование к сертификату подписи, которое опубликовано на странице СФР об электронном документообороте со страхователями.

Как подготовить и отправить ЕФС-1 без возврата: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Проверьте, что кадровые документы проведены: приказ о приёме, переводе или увольнении, договор ГПХ, дата события. Для договора ГПХ отметьте, есть ли в нём условие о взносах на травматизм.
  2. Шаг 2. Сверьте код ОКЗ в карточке должности: формат «XXXX.X», трудовая функция соответствует коду. Для государственного или муниципального учреждения проверьте 12-значный код должности для подраздела 1.3.
  3. Шаг 3. Обновите 1С:ЗУП до релиза, который формирует файл с тегом «ЕФС9» и версией «2026-06-01».
  4. Шаг 4. Создайте отчёт: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Отчеты» → «Создать» → «Отчетность в фонды» → ЕФС-1. Выберите подраздел и заполните его по данным кадровых документов.
  5. Шаг 5. Проверьте сроки: приём, увольнение, приостановление, возобновление и договоры ГПХ — не позднее следующего рабочего дня; перевод, переименование, запрет и заявление о трудовой книжке — до 25-го числа следующего месяца.
  6. Шаг 6. Подпишите отчёт квалифицированной электронной подписью, сертификат которой содержит параметры «Согласование ключей», «Шифрование данных» и «Шифрование ключа».
  7. Шаг 7. Отправьте отчёт и отследите статус приёма. Если после принятия нашли ошибку, исправьте её до того, как её обнаружит СФР.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующего порядка, а не из инструкций и видео прошлых лет. Если в материале устарела одна деталь, проверять приходится все. Перед каждой сменой формата сверяйте реквизиты отчёта с приказом СФР № 1462, а не с прошлогодней памяткой.»

Квалифицированный сертификат для отправки отчётности оформляется на организацию отдельно от подписей сотрудников. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры. При заказе сертификата уточните у удостоверяющего центра, есть ли в нём три параметра, которые СФР требует с 1 сентября 2026 года.

Ошибки в ЕФС-1: санкции, исправление и цена промедления

Статья 17 закона № 27-ФЗ устанавливает финансовую санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения ЕФС-1 не представлены, представлены не полностью или недостоверно. За несоблюдение электронного порядка представления санкция составляет 1 000 рублей. Порядок применения санкций СФР разбирает в базе знаний страхователя о финансовых санкциях по ЕФС-1.

Санкцию можно не получить вовсе. Если страхователь сам исправит принятую ошибочную запись до того, как её обнаружит СФР, санкция не применяется. Если фонд уже прислал уведомление об ошибке, на исправление без санкции отведено 5 рабочих дней. При отчёте на 200 человек с ошибкой в каждой записи санкция по ставке 500 рублей составит 100 000 рублей, а своевременное исправление обходится в повторную отправку.

Важный нюанс из практики: суд может снизить санкцию, но строить на этом расчёт нельзя. В постановлении от 27 мая 2026 года по делу № А56-126417/2025 13-й арбитражный апелляционный суд снизил санкцию за несвоевременное исправление сведений о стаже в ЕФС-1 с 281 500 до 25 000 рублей. Страхователь прошёл две судебные инстанции, а исправление сведений в пятидневный срок обошлось бы ему без санкции.

Типовые ошибки, которые приводят к санкции или к отказу в приёме отчёта:

  • Отправка файла в формате ЕФС8 после 1 июля 2026 года. Программу не обновили, чтобы не перенастраивать учёт в середине года. Фонд отчёт не примет, и за каждое лицо, по которому сведения не представлены в срок, действует санкция 500 рублей.
  • Подпись сертификатом без требуемых параметров. Старый сертификат продолжают использовать, пока не истёк срок его действия. С 1 сентября 2026 года такая отчётность не принимается.
  • Коды «ДИСТ», «НДОМ», «НЕПД» и «НЕПН» по старой привычке. Шаблоны заполнения переносят из прошлых периодов. С 30 декабря 2025 года эти коды в описанных случаях не указываются, и запись становится недостоверной.
  • Приём и увольнение в общем отчёте за месяц. Отчёт собирают раз в месяц, чтобы не отправлять его ежедневно. Срок по этим мероприятиям — следующий рабочий день, просрочка даёт санкцию 500 рублей за каждого работника.
  • Ожидание уведомления фонда вместо самостоятельного исправления. Ошибку замечают, но откладывают до следующего отчёта. Пока СФР ошибку не выявил, исправление проходит без санкции, после уведомления остаётся 5 рабочих дней.
Читайте также:  Раздел 1 подраздел 1 ЕФС 1 что заполнять при кадровом мероприятии

Исправление сведений по инициативе работника — отдельная обязанность. По статье 66.1 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника исправляет или дополняет неверные либо неполные сведения о трудовой деятельности, переданные в СФР. Основанием служат приказы и договоры, поэтому от их хранения зависит, как быстро получится подтвердить правильную дату. В тарифе «Бизнес» Добыто есть электронный архив, где подписанные кадровые документы хранятся вместе с электронными подписями.

ИЛС: что это и как работнику проверить стаж

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который раньше вёл ПФР, а теперь ведёт Социальный фонд России. На нём учтены периоды работы, страховой стаж, ИПК и взносы. Выписка из ИЛС и сведения о трудовой деятельности заказываются отдельно: первая показывает пенсионные права, вторые — хронологию кадровых мероприятий из подраздела 1.1. Выписку из электронной трудовой книжки можно получить через услугу Госуслуг по выписке из электронной трудовой книжки.

Если в выписке пропущен период работы по трудовому договору или ГПХ либо в нём ошибка, порядок такой: сначала работник обращается к работодателю за уточнёнными сведениями, затем подаёт заявление о корректировке ИЛС через Госуслуги или клиентскую службу СФР. Перечень документов для корректировки СФР приводит на странице об исправлении ошибок в индивидуальном лицевом счёте. Заявление работодателю подают письменно: именно письменная форма запускает обязанность по статье 66.1 ТК РФ.

Если вы работодатель и работник принёс выписку с пропущенным периодом, ищите причину в собственной отчётности: в ЕФС-1 за этот период, в статусе её приёма и в коде мероприятия. Исправленные сведения закрывают и обращение работника, и риск санкции, если СФР ошибку ещё не выявил.

Таблица документов, которые остаются на бумаге, включая бумажную трудовую книжку
Бумажная трудовая книжка входит в число документов, которые нельзя перевести в КЭДО, поэтому периоды из неё подтверждаются бумажными записями.

Бумажная трудовая книжка и периоды, которых нет в электронных сведениях

Работник, который подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, получает записи и в книжку, и в электронные сведения: работодатель передаёт мероприятия в ЕФС-1 в любом случае. Периоды работы до перехода на электронные сведения подтверждаются бумажной книжкой, и для стажа она остаётся основным документом. В Добыто бумажная трудовая книжка в КЭДО не переводится: закон оставляет её на бумаге, и её учёт ведут отдельно от электронного кадрового документооборота.

Факт: при приёме на работу работник предъявляет трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Исключение — тот, кто устраивается на работу впервые или идёт работать по совместительству.

Ошибку в бумажной книжке исправляет тот работодатель, который сделал запись, или новый работодатель на основании документа от прежнего. Способ исправления зависит от того, кто ошибся и существует ли ещё организация.

Схема выбора способа исправления ошибочной записи в трудовой книжке
Развилка помогает выбрать способ исправления записи, прежде чем подавать в СФР заявление о корректировке стажа.

Когда сведения ЕФС-1 не подтверждают стаж

  • Договор ГПХ без страховых взносов. Он не подаётся в подраздел 1.1 и не входит в страховой стаж: условие статьи 11 закона № 400-ФЗ о начислении взносов не выполняется.
  • Льготный стаж без подраздела 1.2. Подраздел 1.1 фиксирует должность и даты, но не особые условия труда. Без кода особых условий в подразделе 1.2 специальный стаж для досрочной пенсии не формируется.
  • Периоды до перехода на электронные сведения. Подраздел 1.1 их не содержит, и основным доказательством остаётся бумажная трудовая книжка.
  • Ошибка, которую работник хочет исправить без работодателя. Сведения о трудовой деятельности исправляет страхователь. Работник может подать заявление о корректировке ИЛС в СФР, но первичным документом для фонда остаются сведения и документы работодателя.

Образцы документов о трудовой деятельности и трудовой книжке

В комплект вошли формы, которые нужны при выдаче сведений работнику и при исправлении записей; начните с формы СТД-Р.

Документ Скачать
Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности, которые выдаёт работодатель Скачать
Образец исправления записи в трудовой книжке Скачать
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения Скачать
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек Скачать
Книга учёта движения трудовых книжек (файл .xlsx) Скачать

Стоимость КЭДО Добыто для кадровых документов, по которым формируется ЕФС-1

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а условия для крупных компаний рассчитываются индивидуально.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год подключение за 5 минут
Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции по запросу рассчитывается индивидуально
Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов входит в тариф «Бизнес» установка и настройка за один день
Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно на всех тарифах по запросу
УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры по запросу по запросу

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Пенсионный стаж работника складывается из того, что передал работодатель: кадровые мероприятия в подразделе 1.1 формируют электронную трудовую книжку, сведения о взносах определяют страховой стаж, а подраздел 1.2 с кодами особых условий — право на досрочную пенсию. Форма ЕФС-1 не отменена, но в 2026 году сменились формат файла, требования к сертификату подписи и правила по договорам ГПХ. Ошибку дешевле всего исправить до того, как её найдёт фонд, а работник вправе потребовать исправления письменным заявлением.

Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде и передаёт их в 1С:ЗУП, где формируется ЕФС-1: даты приказов в отчёте совпадают с подписанными документами, а сами документы хранятся в архиве на случай корректировки.

Часто задаваемые вопросы о сведениях в СФР и пенсионном стаже

Учитывается ли стаж, если работодатель начислил взносы, но не перечислил их?

Да. Часть 1 статьи 11 закона № 400-ФЗ включает работу в страховой стаж, если взносы начислялись или уплачивались. Конституционный Суд РФ в постановлении от 10.07.2007 № 9-П признал недопустимым лишать работника стажа из-за неуплаты взносов работодателем, а в определении от 20.11.2007 № 798-О-О указал, что учитываются и периоды, взносы за которые не уплачены или уплачены частично.

Сколько стажа и ИПК нужно для страховой пенсии по старости в 2026 году?

Нужно не менее 15 лет страхового стажа и не менее 30 ИПК. С 1 января 2026 года стоимость одного пенсионного коэффициента составляет 156,76 рубля. Оценить условия приобретения пенсии по имеющимся стажу и ИПК можно в калькуляторе на сайте СФР, но он не считает стаж по отдельным трудовым периодам.

Засчитывается ли в стаж уход за детьми больше шести лет?

С 1 января 2026 года да. Федеральный закон от 28.11.2025 № 443-ФЗ снял прежний предел в 6 лет для учёта ухода одного из родителей за детьми до полутора лет. При многоплодной беременности учитывается фактическая продолжительность ухода за каждым ребёнком.

Можно ли подавать подраздел 1.2 на всех работников, а не только на льготников?

Можно. Обязанность установлена только для категорий из пункта 3 статьи 11 закона № 27-ФЗ, но СФР допускает добровольную подачу подраздела 1.2 на всех работников. Срок тот же — до 25 января года, следующего за отчётным.

Чем форма СТД-Р отличается от СТД-СФР?

СТД-Р выдаёт работодатель: в ней сведения о трудовой деятельности только у этого работодателя. СТД-СФР формируется из информационных ресурсов фонда и содержит сведения от всех работодателей, которые передавали ЕФС-1. Обе формы СФР публикует на странице об электронной трудовой книжке.

Что делать, если 1С:ЗУП формирует ЕФС-1 в формате ЕФС8?

Обновить программу. С 1 июля 2026 года СФР принимает только файлы с тегом «ЕФС9» и версией «2026-06-01», файл в формате ЕФС8 с версией «2026-01-01» не пройдёт приём. Если из-за этого пропущен срок, сведения считаются непредставленными, а санкция составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.