Персонифицированный учет застрахованных лиц как компании вести его без ошибок

Персонифицированный учёт застрахованных лиц — обязанность работодателя передавать в Социальный фонд России сведения о каждом работнике и исполнителе по договору ГПХ: СНИЛС, ФИО, периоды работы, кадровые события и стаж. С 30.12.2025 сведения подают по форме ЕФС-1 из приказа СФР № 1462. С 01.07.2026 электронные отчёты принимаются только в новом формате. Типовые ошибки связаны с датами кадровых оснований, СНИЛС, кодом выполняемой функции по ОКЗ и неполным комплектом сведений. Срок зависит от вида события. О приёме, увольнении и договоре ГПХ сообщают не позднее следующего рабочего дня, о переводе и выборе формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.

Материал разбирает, какие подразделы ЕФС-1 сдаёт коммерческая компания и какие касаются только бюджетных учреждений. Отдельно показано, как заполнить код должности по ОКЗ, где формируется отчёт в 1С:ЗУП 3 и как отменить ошибочную запись, чтобы не платить финансовую санкцию 500 рублей за застрахованное лицо. Также описано, что хранит ИЛС и как кадровые приказы в КЭДО связаны со сведениями для СФР. Таблица санкций и пошаговое исправление записи находятся в середине материала. Чек-лист перед отправкой и стоимость КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.

Что такое ИЛС и какие сведения о работнике получает СФР

Индивидуальный лицевой счёт, который по старой привычке называют ИЛС ПФР, — электронная запись в информационных ресурсах Социального фонда России. СНИЛС — страховой номер, присвоенный этому счёту. На счёте отражаются:

• периоды стажа;
• сведения о заработке и страховых взносах;
• индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК);
• социальные страховые права.

Сведения о стаже и кадровых событиях на счёт передаёт работодатель как страхователь. Поэтому ошибка в его отчёте попадает на счёт работника.

Правовая основа — Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». На дату публикации действует редакция от 20.02.2026, часть изменений вступила в силу 01.09.2026. По пункту 2 статьи 11 27-ФЗ страхователь передаёт сведения о каждом работающем застрахованном лице, включая исполнителей по договорам ГПХ: СНИЛС, ФИО, периоды работы, сведения о трудовой деятельности. Для персонифицированного учёта исполнитель по ГПХ — застрахованное лицо. Требования ТК РФ к работникам на него при этом не переносятся.

Работник может сам проверить, какие сведения дошли до фонда. Выписку из ИЛС со стажем, заработком, взносами и пенсионными правами заказывают через Госуслуги или в СФР. Состав выписки и способы её получения фонд описал на странице о выписке из индивидуального лицевого счёта.

Новая ЕФС-1: что отменили и какая форма действует в 2026 году

Саму ЕФС-1 не отменяли. Силу утратил приказ СФР от 17.11.2023 № 2281, которым форма утверждалась раньше. На дату публикации действует форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462. Приказ зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 под № 84665 и вступил в силу 30.12.2025. Текст документа опубликован на сайте фонда: приказ СФР № 1462 об утверждении новой формы ЕФС-1.

Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 внёс в форму изменения с 30.05.2026. С 01.07.2026 сведения в электронном виде принимаются только в новом формате, поэтому отчёт из необновлённой программы фонд не примет. Версию учётной системы проверяют до ближайшей отправки. Приказ № 389 сделал 12-значными коды должностей бюджетной сферы в подразделе 1.3. Классификатор ОКЗ и код выполняемой функции в подразделе 1.1 эта правка не затронула.

С 2023 года единая форма заменила прежние отчёты персонифицированного учёта, включая СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ. В неё же вошла квартальная отчётность по травматизму, которую раньше сдавали по форме 4-ФСС. Ежемесячного отчёта по типу СЗВ-М в ЕФС-1 нет. Подраздел 1.1 сообщает о кадровых событиях и договорах ГПХ и список работающих за месяц не заменяет. Разъяснения фонда по каждому подразделу собраны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Состав ЕФС-1 и сроки сдачи каждого подраздела

Состав формы закреплён статьёй 8 27-ФЗ и приказом СФР № 1462. В раздел 1 входят:

• подраздел 1.1 о трудовой и иной деятельности: кадровые мероприятия и договоры ГПХ;
• подраздел 1.2 о страховом стаже;
• подраздел 1.3 о заработной плате и условиях работы в государственных и муниципальных учреждениях;
• подраздел 3 о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и взносах работодателя.

Раздел 2 содержит сведения о взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Единого срока у формы нет. У каждой части он свой, а в подразделе 1.1 зависит ещё и от вида кадрового события. Сроки установлены пунктами 5, 6 и 9 статьи 11 27-ФЗ.

Для коммерческой компании ежедневная работа идёт по подразделу 1.1. По приёму, увольнению и договорам ГПХ на отправку есть один рабочий день, поэтому дату приказа или договора сверяют с датой в записи до отправки. Подраздел 1.2 и раздел 2 привязаны к календарю, и их сроки можно сразу внести в график отчётности на год.

Когда подраздел 1.3 и сведения о стаже компанию не касаются

Подраздел 1.3 сдают государственные и муниципальные учреждения с видами деятельности из перечня Минтруда, которые одновременно отчитываются как респонденты форм федерального статистического наблюдения. Обязанность действует с 01.01.2023, СФР при этом ссылается на приказ Минтруда от 28.12.2023 № 900н. Для коммерческого работодателя обязанность заполнять подраздел 1.3 или включать в него выплаты по ГПХ не подтверждена. 12-значные коды из приказа № 389 к нему тоже не относятся.

Подраздел 1.2 подают не автоматически по каждому работнику, а по категориям лиц из пункта 3 статьи 11 27-ФЗ. Кроме того, его подают при назначении выплат по обязательному социальному страхованию (ОСС) и пенсии. Перед январской отчётностью сверьте список работников с категориями из действующей редакции статьи 11.

Подраздел 1.1 вместо СЗВ-ТД: кадровые события и договоры ГПХ

Срок по приёму, увольнению, приостановлению и возобновлению трудового договора отсчитывается от дня издания приказа или решения. Если приказ о приёме издан в пятницу, запись уходит в СФР не позднее понедельника, когда он рабочий. Неверные даты кадровых оснований входят в число типовых причин ошибок, поэтому дату в записи сверяют с самим приказом.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Документы от имени работодателя подписывают только усиленной квалифицированной подписью и только в учётной базе, где ведётся кадровый учёт. Передать руководителю приказ на подпись через личный кабинет сотрудника нельзя. Если подписывает сам руководитель, используется его УКЭП, полученная в налоговой инспекции или у её доверенных лиц. Заранее назначьте подписантов приказов о приёме и переводе и проверьте, что их подписи действуют.»

По договорам ГПХ в подраздел 1.1 попадают договоры, облагаемые страховыми взносами. О заключении и прекращении такого договора сообщают не позднее рабочего дня, следующего за соответствующей датой. Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ дополнил пункт 2 статьи 11 27-ФЗ: в сведения включается наличие в договоре ГПХ условия об уплате взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Перед отправкой проверьте по тексту договора, есть ли в нём такое условие, и отразите это в записи.

Коды должностей в ЕФС-1: что указывать в графе 6

В графе 6 подраздела 1.1 указывают код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (ОКЗ) в формате XXXX.X. Первые 4 знака — код начальной группы занятий, пятый знак — контрольное число. Код описывает занятие, поэтому название должности в приказе не обязано буквально совпадать с названием группы в классификаторе.

Ошибочный код может не пройти форматно-логический контроль или сделать сведения некорректными. Отдельного штрафа именно за неверный код ОКЗ закон не устанавливает. Если ошибку обнаружил СФР, после его уведомления её исправляют в течение 5 рабочих дней. Перед отправкой проверьте структуру кода: 4 цифры, точка, контрольная цифра.

Штрафы за ошибки в ЕФС-1 и условия освобождения от них

Финансовая санкция по статье 17 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения поданы с опозданием, неполными или недостоверными. Она применяется к сведениям о договорах ГПХ в подразделе 1.1, к стажу в подразделе 1.2 и к подразделу 3. На сведения о трудовой деятельности по подпункту 4 пункта 2 статьи 11 санкция 500 рублей не распространяется. За них установлена административная ответственность по КоАП РФ.

Ответственность за нарушения в персонифицированном учёте распределена между 27-ФЗ и статьёй 15.33.2 КоАП РФ.

Санкция по статье 17 растёт с численностью. Опоздание с подразделом 1.2 по 40 застрахованным лицам обходится компании в 20 000 рублей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Финансовые санкции не применяются, если страхователь сам нашёл ошибку в уже принятых сведениях и подал исправленные раньше, чем её обнаружил СФР. Основание — часть 26 статьи 17 27-ФЗ. Если первым ошибку нашёл фонд, он присылает уведомление, и на исправление даётся 5 рабочих дней. Исправление в этот срок тоже освобождает от санкции по частям 5 и 26 статьи 17. Перечень оснований фонд опубликовал на странице о финансовых санкциях по ЕФС-1.

Как исправить ошибочную запись в подразделе 1.1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, что нужно сделать с записью: отменить её целиком или заменить правильной.
2. Шаг 2. Для отмены повторите исходные сведения ошибочной записи и поставьте «X» в графе 11 «Признак отмены записи».
3. Шаг 3. Для замены сначала отправьте отменяющую запись по шагу 2, затем отдельной строкой — запись с правильными сведениями.
4. Шаг 4. Если пришло уведомление СФР об ошибке или несоответствии, подайте исправленные сведения в течение 5 рабочих дней.
5. Шаг 5. Если ошибку нашли сами, отправьте исправление до того, как её обнаружит СФР: в этом случае финансовые санкции к страхователю не применяются.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП 3: где формируется отчёт и откуда берутся ошибки

В 1С:ЗУП 3 подраздел 1.1 собирают документом «Сведения о трудовой деятельности», из него сведения формируются и передаются в СФР. Возможность отправки из программы зависит от подключения сервиса «1С-Отчётность» и версии конфигурации. Пункты меню в разных версиях различаются, поэтому путь к документу сверяют по своей базе.

Типовые причины ошибок в отчёте из 1С:

• неверные кадровые основания и даты;
• ошибки в СНИЛС;
• неверный код функции по ОКЗ;
• неполный комплект сведений.

Все четыре причины возникают в исходных кадровых документах и карточке сотрудника. Их проверяют до того, как сформирован документ «Сведения о трудовой деятельности».

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда работник подаёт заявление или запрос через личный кабинет, сведения приходят специалисту по кадрам задачей вместе с подтверждающими документами. Специалист проверяет их и создаёт документ на основании задачи: сотрудник, даты и реквизиты переносятся автоматически, вручную ничего не набирается. Так снижается вероятность ошибки. Следите, чтобы кадровые события заводились из задач и не перепечатывались вручную.»

Для 1С:ЗУП у Добыто есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день. Документы между КЭДО и учётной базой синхронизируются автоматически. Приказ, подписанный в КЭДО, оказывается в той же базе, из которой затем формируются «Сведения о трудовой деятельности».

Кадровые приказы в КЭДО как основание для сведений в СФР

Каждая запись подраздела 1.1 опирается на документ-основание: приказ о приёме или переводе, решение, договор ГПХ, заявление работника о форме трудовой книжки. По статье 66.1 ТК РФ работник выбирал, вести ли бумажную трудовую книжку или получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Этот выбор не снимает с работодателя обязанности передавать сведения в СФР. Порядок работы с электронными трудовыми книжками фонд изложил в памятке СФР работодателям об электронной трудовой книжке.

Работнику сведения выдают по форме СТД-Р. Её оформляет работодатель по тем сведениям, которые сам передал в фонд. По заявлению в период работы СТД-Р выдают не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Форма СТД-СФР содержит сведения из информационных ресурсов фонда.

В КЭДО переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Приказ о приёме или переводе, подписанный в КЭДО, хранится вместе с файлами подписей. При сверке с записью в ЕФС-1 первичный документ лежит в электронном архиве.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Штамп визуализации на документе подпись не подтверждает: его можно скопировать редактором и вставить в любой PDF. Подпись проверяют специальным программным обеспечением, а при использовании УНЭП порядок проверки закрепляет соглашение между работником и компанией. Для контролирующего органа подготовьте приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и архив, где лежат сам документ и файлы подписей.»

Платформа Добыто соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ. На тарифе «Бизнес» доступны ПЭП, УНЭП и УКЭП и электронный архив подписанных документов.

Форма СТД-Р для выдачи работнику сведений о трудовой деятельности

Бланк пригодится, когда работник просит сведения о трудовой деятельности в период работы или при увольнении.

Чек-лист проверки ЕФС-1 перед отправкой в СФР

Каждый пункт закрывает одну из типовых причин ошибок или финансовых санкций по 27-ФЗ.

• СНИЛС и ФИО в записи совпадают с карточкой сотрудника, изменения ФИО внесены по подтверждающим документам.
• Дата в записи подраздела 1.1 совпадает с датой приказа, решения или договора ГПХ.
• Срок не пропущен: по приёму, увольнению, приостановлению, возобновлению и договорам ГПХ — следующий рабочий день, по переводу и заявлению о форме трудовой книжки — 25-е число следующего месяца.
• Код выполняемой функции указан по ОКЗ ОК 010-2014 в формате XXXX.X.
• В подраздел 1.1 включены все договоры ГПХ, облагаемые взносами, и по каждому отражено наличие условия о взносах на страхование от несчастных случаев.
• Комплект сведений по каждому событию полный, без пропущенных записей.
• При численности застрахованных лиц за период свыше 10 человек, считая исполнителей по ГПХ, отчёт уходит электронным документом с УКЭП.
• Учётная система формирует отчёт в формате, обязательном с 01.07.2026.
• Ошибочные записи прошлых отправок отменены признаком «X» в графе 11 до отправки правильных строк.

Важный нюанс из практики: личный кабинет сотрудника сам ничего не меняет в учётной базе. Заявление на изменение личных сведений приходит специалисту по кадрам задачей: сотрудник отмечает изменённое поле и прикладывает подтверждающие документы, а решение о внесении изменений принимает специалист. Новая фамилия попадёт в отчёт только после того, как изменение проведут в карточке.

Важный нюанс из практики: право подписи со стороны работодателя распределяют по-разному. Часть компаний делегирует его нескольким сотрудникам кадров и бухгалтерии по машиночитаемой доверенности. Другие заводят руководителю учётную запись с ограниченными правами, где он видит только документы на подпись и подписывает их.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляют через партнёров-удостоверяющих центров.

Стоимость КЭДО для кадровых документов, на которых строится ЕФС-1

Цена КЭДО в Добыто считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа и численности. На тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата. Отправку ЕФС-1 в СФР тарифы не описывают: отчёт формируется в учётной системе и подписывается УКЭП.

Годовой платёж складывается из численности и набора функций. Интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Состав и условия каждого тарифа на дату публикации приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

В 2026 году персонифицированный учёт ведётся по форме из приказа СФР № 1462, а с 01.07.2026 электронные сведения принимаются только в обновлённом формате. Коммерческая компания каждый день работает с подразделом 1.1, где на приём, увольнение и договоры ГПХ отводится один рабочий день после документа-основания. Подраздел 1.3 и 12-значные коды остаются задачей бюджетных учреждений. Санкцию по 27-ФЗ считают по каждому застрахованному лицу. Её не применяют, если компания исправила сведения раньше, чем ошибку нашёл фонд, или уложилась в 5 рабочих дней после его уведомления.

Добыто закрывает кадровую часть этой цепочки. Приказы-основания подписываются в КЭДО, хранятся в электронном архиве и синхронизируются с 1С:ЗУП, откуда сведения формируются для СФР.

Частые вопросы о ЕФС-1 и учёте застрахованных лиц

Как исправить стаж в подразделе 1.2, если СФР уже учёл сведения?

Учтённые сведения корректируют формой с типом «Корректирующая» за тот год, который исправляют. Если сведения нужно аннулировать целиком, подают форму с типом «Отменяющая». Ошибочные сведения, поданные с типом «Назначение выплат по ОСС», отменяют формой «Отменяющая», а верные подают новой формой соответствующего типа. Если исправление отправлено до того, как ошибку обнаружил фонд, санкцию 500 рублей за застрахованное лицо не применяют.

Можно ли подать ЕФС-1 на бумаге, если в штате 8 работников и ещё 4 исполнителя по ГПХ?

Нет. Порог считают по всем застрахованным лицам за отчётный период, включая исполнителей по ГПХ, поэтому 8 плюс 4 дают 12 человек. При численности свыше 10 человек ЕФС-1 подают электронным документом с УКЭП по пункту 2 статьи 8 27-ФЗ. За нарушение электронного порядка подачи предусмотрен штраф 1 000 рублей.

Кто отвечает за ошибку в ЕФС-1: компания или специалист по кадрам?

Финансовые санкции по статье 17 27-ФЗ применяются к страхователю, то есть к компании, в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Административный штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ налагается на должностных лиц. За непредставление или искажение сведений персонифицированного учёта он составляет от 300 до 500 рублей. За нарушения по сведениям о трудовой деятельности возможно предупреждение или штраф в тех же пределах.

Подходит ли электронная подпись работника из КЭДО для подписания ЕФС-1?

Нет. При численности свыше 10 человек ЕФС-1 подают электронным документом, подписанным УКЭП. УНЭП, которую работник получает в личном кабинете КЭДО, облачная и работает только внутри кабинета, скопировать или сохранить её нельзя. ГОСключ и личную УКЭП работника в кабинете тоже не используют: там выпускается отдельная подпись только для кадровых документов.

Чем выписка из ИЛС отличается от формы СТД-СФР?

Выписка из ИЛС показывает стаж, заработок, страховые взносы и пенсионные права, её заказывают через Госуслуги или в СФР. СТД-СФР содержит сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов фонда. СТД-Р выдаёт работодатель по сведениям, которые сам передал. Приём, перевод или увольнение проверяют по форме со сведениями о трудовой деятельности, а стаж и взносы — по выписке из ИЛС.