Индивидуальный персонифицированный учёт в пенсионном страховании — это учёт сведений о каждом работнике на его индивидуальном лицевом счёте (ИЛС) в Социальном фонде России по Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Страхователь подаёт эти сведения по форме ЕФС-1. Её не отменили: с 30.12.2025 действует редакция по приказу СФР № 1462, а с 01.07.2026 форму принимают только в электронном виде и в новом формате. Приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ отражают в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня, перевод и выбор формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца, стаж в подразделе 1.2 — раз в год до 25 января. Состав отчёта зависит от статуса страхователя: коммерческая компания сдаёт подразделы 1.1, 1.2 и раздел 2, а государственное или муниципальное учреждение из перечня Минтруда добавляет ежемесячный подраздел 1.3 с 12-значными кодами должностей.
В материале собраны все разделы ЕФС-1 со сроками, список кадровых событий для подраздела 1.1 с кодами ОКЗ, правила для исполнителей по ГПХ и самозанятых и путь формирования отчёта в 1С:ЗУП. Отдельно показано, как исправить ошибку без финансовой санкции 500 рублей за каждого работника и что изменилось в 2026 году при подключении к ЭДО СФР. Чек-лист перед отправкой, таблица санкций, тарифы на кадровый электронный документооборот и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что такое ИЛС и какие сведения о работнике на нём копятся
ИЛС — электронная запись в информационных ресурсах СФР, в которой фиксируются пенсионные и социальные права гражданина. СНИЛС — страховой номер, присвоенный этому счёту. Запрос «ИЛС ПФР» относится к тому же счёту: его ведёт Социальный фонд России, к которому перешли функции Пенсионного фонда. Закон № 27-ФЗ определяет цель учёта так: собрать сведения о гражданах, чтобы реализовать их права в пенсионном и социальном страховании и вести учёт трудовой деятельности.
На ИЛС попадает то, что передаёт работодатель-страхователь: кадровые события из подраздела 1.1, страховой стаж из подраздела 1.2, сведения о работе с правом на досрочную пенсию, дополнительные страховые взносы. Если страхователь опоздал с отчётом или ошибся в коде, на счёте работника образуется разрыв: период работы есть в трудовой книжке, но отсутствует в сведениях фонда.
Работник проверяет свой счёт сам. Выписку из ИЛС заказывают на Госуслугах, в клиентской службе СФР или в МФЦ, через Госуслуги её формируют в течение дня. Порядок и формы запроса описаны на странице СФР о получении сведений о пенсионных правах: там же видно, какие каналы доступны без визита в фонд.
Сведения о трудовой деятельности существуют в двух формах. СТД-СФР гражданин получает в фонде, через Госуслуги или МФЦ, в ней собраны все работодатели. СТД-Р выдаёт работодатель за период работы у него: по заявлению работника — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора, это часть 5 статьи 66.1 ТК РФ. Если в СТД-СФР не хватает периода, работник запрашивает СТД-Р у работодателя и сверяет даты приёма и увольнения: расхождение показывает, какой подраздел 1.1 не дошёл до фонда.
Какие сведения подаёт страхователь: состав ЕФС-1 в 2026 году
ЕФС-1 продолжает действовать. С 30.12.2025 форму и порядок её заполнения устанавливает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный Минюстом 18.12.2025 под № 84665, он заменил приказ СФР № 2281. Сам порядок заполнения размещён на сайте фонда, в нём перечислены коды мероприятий и правила отмены записей: текст приказа СФР № 1462 с формой ЕФС-1 и порядком заполнения удобно держать под рукой при проверке отчёта.
Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Раздел 1 объединяет трудовую деятельность, стаж, зарплату отдельных бюджетных учреждений и дополнительные взносы на накопительную пенсию. Раздел 2 посвящён взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Кто и когда сдаёт каждую часть, показано в таблице.
| Часть ЕФС-1 | Что отражают | Кто подаёт | Срок |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Кадровые события и договоры ГПХ | Все страхователи, у которых есть работники или исполнители по облагаемым взносами договорам ГПХ | Следующий рабочий день или 25-е число следующего месяца, в зависимости от события |
| Подраздел 1.2 | Исходные сведения о страховом стаже | Все страхователи | Ежегодно до 25 января следующего года, за 2025 год — до 26.01.2026 |
| Подраздел 1.3 | Тарифная ставка или оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты, премии, условия работы | Государственные и муниципальные учреждения с видами деятельности из приказа Минтруда от 28.12.2023 № 900н | Ежемесячно до 25-го числа следующего месяца |
| Подраздел 3 раздела 1 | Лица, за которых перечислялись дополнительные страховые взносы (ДСВ) | Страхователи, которые перечисляют ДСВ | Ежеквартально до 25-го числа месяца после квартала |
| Раздел 2 | Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний | Все страхователи | Ежеквартально до 25-го числа месяца после отчётного периода |
Для коммерческой компании без ДСВ и досрочников годовой цикл выглядит так: 4 раздела 2, один подраздел 1.2 и подразделы 1.1 по мере кадровых событий. Подраздел 2 раздела 1 со сведениями о работе, дающей право на досрочную пенсию, добавляется, если в штате есть такие должности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Часть сведений о работниках уходит в другое ведомство. Расчёт по страховым взносам (РСВ) работодатель направляет в налоговую ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после расчётного периода, а персонифицированные сведения о физлицах с суммами выплат — в налоговую ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца, по пункту 7 статьи 431 НК РФ. В СФР по ЕФС-1 идут кадровые события, стаж, ДСВ и взносы на травматизм. Поэтому сверку отчётности удобно вести двумя календарями: ФНС и СФР, со своим набором сроков в каждом.
Подраздел 1.1 ЕФС-1: кадровые события, СЗВ-ТД и сроки подачи
Сведения, которые раньше шли в форме СЗВ-ТД, теперь подают в подразделе 1.1 ЕФС-1. Срок отсчитывают от даты приказа или иного документа, которым оформлено событие, а не от даты выхода работника. Закон № 27-ФЗ делит события на две группы: срочные, которые подают на следующий рабочий день, и плановые, которые можно собрать за месяц и отправить до 25-го числа.
| Кадровое событие | Срок подачи подраздела 1.1 | От чего считать |
|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее следующего рабочего дня | Дата приказа о приёме |
| Увольнение | Не позднее следующего рабочего дня | Дата приказа об увольнении |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня | Дата приказа или иного документа |
| Заключение и прекращение договора ГПХ, облагаемого взносами | Не позднее следующего рабочего дня | Дата заключения или прекращения договора |
| Постоянный перевод | Не позднее 25-го числа следующего месяца | Месяц перевода |
| Переименование страхователя | Не позднее 25-го числа следующего месяца | Месяц переименования |
| Установление второй и последующей профессии, квалификации | Не позднее 25-го числа следующего месяца | Месяц установления |
| Запрет занимать должность или вести деятельность | Не позднее 25-го числа следующего месяца | Месяц события |
| Заявление работника о бумажной трудовой книжке или об электронных сведениях | Не позднее 25-го числа следующего месяца | Месяц подачи заявления |
На практике сбой чаще всего происходит на стыке двух сроков: приказ о приёме подписан в пятницу вечером, а отчёт формируют в понедельник после обеда. Если понедельник — рабочий день, он и есть последний день подачи. Перевод внутри компании, наоборот, можно отправить вместе с другими плановыми событиями месяца, отдельной спешки он не требует.
Коды должностей в подразделе 1.1: формат ОКЗ и код договора ГПХ
Для каждой записи в подразделе 1.1 указывают код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) в формате XXXX.X. Первые 4 цифры обозначают группу занятий, пятая после точки — контрольное число. Для договора ГПХ дополнительно ставят код вида договора. Код ОКЗ подбирают по фактической трудовой функции из трудового договора и должностной инструкции, название должности в штатном расписании для этого вторично.
Коды должностей из приказа СФР № 389, о которых много пишут в 2026 году, к подразделу 1.1 не относятся: это 12-значные коды для подраздела 1.3 государственных и муниципальных учреждений. Коммерческой компании достаточно выверить коды ОКЗ один раз при формировании штатного расписания и держать их в справочнике должностей учётной системы.
В сервисе Добыто приказ о приёме подписывается в КЭДО электронной подписью, а подписанный документ со статусом возвращается в 1С:ЗУП. Дата подписания приказа попадает в учётную систему сразу, и кадровику видно, с какого дня считать срок подачи подраздела 1.1.
Когда подраздел 1.1 не подают: самозанятые и необлагаемые договоры
Подраздел 1.1 подают на физлиц по договорам выполнения работ и оказания услуг, авторского заказа и по перечисленным в законе договорам об интеллектуальных правах, если вознаграждение облагается страховыми взносами. Если договор взносами не облагается, обязанность по подразделу 1.1 по этому исполнителю не возникает.
По самозанятым СФР даёт отдельное разъяснение. Если заказчик получил от самозанятого чек, ЕФС-1 не нужна. Если чека нет, а договор предусматривает облагаемое взносами вознаграждение, сведения подраздела 1.1 подают по общим правилам ГПХ. Перед тем как пропустить исполнителя в отчёте, проверьте, сформирован ли чек по каждой выплате, и сохраните его в деле договора.
Отдельный случай — директор, который единственный участник общества и работает без трудового договора. Для периодов с 01.01.2026 СФР рекомендует подать по нему подраздел 1.1, разбор приведён в ответах на частые вопросы в конце статьи.
Какие кадровые документы остаются на бумаге и как это связано с ЕФС-1
Подраздел 1.1 о приёме и увольнении работодатель подаёт только электронно, но часть документов, на которых он основан, закон оставляет в бумажном виде даже при КЭДО. Приказ об увольнении входит в эти исключения, поэтому для увольнения кадровику приходится сначала оформить бумажный приказ с подписью работника, а уже затем формировать электронные сведения на следующий рабочий день.
Внимание: при переходе на КЭДО на бумаге остаются 4 вида документов: приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка. Трудовой договор, допсоглашения, остальные приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели оформляются электронно.
В практике Добыто маршрут увольнения так и строится: заявление работника и сопутствующие документы подписываются в КЭДО, приказ об увольнении оформляется на бумаге, а сведения для подраздела 1.1 кадровик формирует в 1С:ЗУП из тех же данных. Так дата приказа и дата в отчёте совпадают без ручной сверки.
Стаж, бюджетные учреждения и новые коды должностей ЕФС-1 в 2026 году
Подраздел 1.2 с исходными сведениями о страховом стаже сдают все страхователи один раз в год, до 25 января следующего года. За 2025 год срок сдвинулся на 26.01.2026 из-за выходного дня, за 2026 год крайняя дата — 25.01.2027, это понедельник. В подраздел попадают все застрахованные лица, которые работали у страхователя в отчётном году, включая уволенных.
Подраздел 1.3 касается только государственных и муниципальных учреждений, которые ведут виды деятельности из приказа Минтруда России от 28.12.2023 № 900н. Его сдают ежемесячно до 25-го числа следующего месяца и показывают в нём тарифную ставку или оклад, компенсационные и стимулирующие доплаты, премии и иные поощрения. Коммерческие организации этот подраздел не заполняют.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 30.05.2026 приказ СФР от 15.04.2026 № 389 поменял коды наименований должностей для подраздела 1.3. Прежний пятизначный буквенно-цифровой код заменён 12-значным числовым, в файле отчёта он записывается в виде XXXXXX-XXXX-XX. Учреждению нужно заново сопоставить каждую штатную должность с новым кодом до формирования очередного отчёта: старый справочник в учётной системе для подраздела 1.3 больше не подходит.
Вслед за кодами СФР сменил технический формат. С 01.07.2026 все страхователи сдают ЕФС-1 только в электронном виде и в новом формате, в файлах используется тег ЕФС9 вместо ЕФС8. До этой даты страхователь с численностью до 10 человек включительно мог выбрать бумагу или электронную подачу. Требования к формату и разъяснения по срокам публикует сам фонд в базе знаний СФР по форме ЕФС-1, там же видно, какие подразделы сдаются по событиям, а какие по периодам.
Полезно знать: при интеграции КЭДО с 1С:ЗУП документ уходит из 1С на подпись и возвращается обратно подписанным и со статусом, кадровые данные и штатное расписание остаются в 1С. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Как сдать ЕФС-1: ЭДО СФР, 1С:ЗУП и проверка перед отправкой
С 14.07.2026 приказ СФР от 29.05.2026 № 651 отменил отдельное заявление на подключение к ЭДО СФР через оператора. Страхователь, который работает через оператора электронного документооборота, регистрируется автоматически при первой электронной подаче индивидуальных сведений. Ещё одно изменение действует с 31.01.2026: по приказу СФР от 03.12.2025 № 1522 работодатель не отправляет квитанцию о получении электронных документов фонда, а датой их получения считается шестой рабочий день после отправки СФР. Уведомление об ошибке, пришедшее в понедельник, считается полученным через 6 рабочих дней, даже если его никто не открыл, и с этой даты начинает течь срок на исправление.
В 1С:ЗУП отчёт формируют через меню «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Отчёты» → «Создать», папка «Отчётность в фонды». Там выбирают ЕФС-1 и нужный раздел или подраздел. Данные подтягиваются из кадровых документов базы, поэтому ошибка в приказе или в справочнике должностей переходит в отчёт без изменений.
Мы подключаем КЭДО к 1С:ЗУП так, чтобы кадровые документы подписывались вне учётной системы, а сведения для ЕФС-1 по-прежнему собирались в 1С. Отчётность в СФР при этом отправляется привычным каналом страхователя, электронный документооборот закрывает подписание приказов, заявлений и согласий.
Как подать ЕФС-1 о приёме работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Оформите приказ о приёме на работу. Его дата — точка отсчёта срока: подраздел 1.1 нужно подать не позднее следующего рабочего дня.
- Шаг 2. Определите код выполняемой функции по ОКЗ в формате XXXX.X по трудовой функции работника. Для исполнителя по договору ГПХ дополнительно укажите код вида договора.
- Шаг 3. Сформируйте подраздел 1.1 с мероприятием «ПРИЕМ»: в 1С:ЗУП через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Отчёты» → «Создать» → «Отчётность в фонды» → ЕФС-1.
- Шаг 4. Проверьте, что отчёт выгружается в формате, действующем с 01.07.2026: в файле стоит тег ЕФС9, бумажная подача не допускается.
- Шаг 5. Отправьте файл через оператора ЭДО. Если страхователь подаёт сведения через оператора впервые, регистрация в ЭДО СФР произойдёт автоматически.
- Шаг 6. Следите за ответами фонда: квитанцию о получении отправлять не нужно, документ СФР считается полученным на шестой рабочий день после отправки, и при уведомлении об ошибке на исправление остаётся 5 рабочих дней.
Что проверить до отправки ЕФС-1
- Дата приказа или договора совпадает с датой мероприятия в подразделе 1.1, а срок подачи по таблице событий не пропущен.
- Код ОКЗ записан в формате XXXX.X, пятая цифра после точки — контрольное число.
- Для договора ГПХ указан код вида договора, и вознаграждение по нему облагается страховыми взносами.
- По самозанятому исполнителю есть чек: если он есть, подраздел 1.1 не подают.
- В учреждении из перечня приказа № 900н должности в подразделе 1.3 сопоставлены с 12-значными кодами по приказу СФР № 389.
- Учётная система выгружает файл в формате с тегом ЕФС9.
- По заявлению работника о выборе формы трудовой книжки срок 25-го числа следующего месяца выдержан.
Образцы кадровых документов, на которых основаны сведения ЕФС-1
В комплекте документы, из которых берутся даты и данные для подраздела 1.1, и начинать стоит с приказа о приёме Т-1: его дата запускает срок подачи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности от работодателя | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Ошибки в ЕФС-1: как исправить сведения и избежать санкций
Ошибку в подразделе 1.1 исправляют двумя записями. Первая — отменяющая: в ней повторяют прежние сведения и ставят «X» в поле «Признак отмены». Вторая — правильная запись о том же событии. Если ошиблись в заявлении работника о выборе способа ведения трудовой книжки, порядок прямо требует указать в отменяющей записи прежнюю дату заявления и признак отмены.
Стаж из подраздела 1.2, который фонд уже принял, исправляют корректирующими или отменяющими сведениями по правилам заполнения этого подраздела. Когда СФР сам находит расхождение, он направляет страхователю уведомление, и на устранение даётся 5 рабочих дней.
Исправление записи в бумажной трудовой книжке и исправление сведений в ЕФС-1 — две отдельные процедуры. Неверную запись в книжке исправляют по правилам ведения трудовых книжек, а в фонд параллельно уходит отменяющая и новая запись подраздела 1.1, если ошибка попала и в отчёт.
Санкции за сведения персонифицированного учёта и цена ошибки
Ответственность установлена двумя актами: Законом № 27-ФЗ для организации и КоАП РФ для должностного лица.
| Нарушение | Норма | Санкция |
|---|---|---|
| Несвоевременные, неполные или недостоверные сведения | Статья 17 Закона № 27-ФЗ | 500 руб. за каждое застрахованное лицо |
| Нарушение обязательного электронного способа подачи | Статья 17 Закона № 27-ФЗ | 1 000 руб. |
| Непредставление, неполнота или искажение сведений персонифицированного учёта | Часть 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ | Штраф на должностное лицо от 300 до 500 руб. |
| Нарушения по сведениям о трудовой деятельности в подразделе 1.1 | Часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ | Дело рассматривает Роструд |
Санкция по статье 17 считается от числа людей в отчёте. Компания на 30 человек, которая опоздала с подразделом 1.2, получает 30 × 500 = 15 000 руб. одним решением, хотя ошибка была одна. С 01.07.2026 бумажный отчёт любого страхователя подпадает под санкцию 1 000 руб. за нарушение электронного способа подачи.
От финансовой санкции освобождают два случая. Первый — часть 26 статьи 17 Закона № 27-ФЗ: страхователь сам нашёл ошибку в принятой отчётности до того, как её выявил СФР, и подал уточнённые сведения. Второй — исправленные сведения поданы в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления фонда. Поэтому самостоятельная сверка до 25-го числа, когда сдаются плановые подразделы, обходится дешевле, чем ожидание уведомления.
Стоимость КЭДО для кадровых документов, из которых формируется ЕФС-1
Цена зависит от тарифа, численности сотрудников и набора функций: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющих центров, тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и действующие цены опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены в таблице приведены на дату публикации.
Выводы
Персонифицированный учёт держится на одной форме: ЕФС-1 по приказу СФР № 1462 собирает кадровые события, стаж, данные бюджетных учреждений, ДСВ и взносы на травматизм, а с июля 2026 года принимается только электронно в новом формате. Самые жёсткие сроки у приёма, увольнения и договоров ГПХ — следующий рабочий день от даты документа, поэтому дата приказа должна попадать в учётную систему сразу. Ошибку дешевле найти и исправить самостоятельно: так страхователь уходит от санкции 500 рублей за каждого работника.
Добыто закрывает кадровую часть этой цепочки: приказы, заявления и согласия подписываются в КЭДО электронной подписью и возвращаются в 1С:ЗУП со статусом, а сведения для ЕФС-1 формируются из той же базы без повторного ввода.
Частые вопросы о персонифицированном учёте и ЕФС-1
Нужно ли подавать ЕФС-1 на директора, который единственный участник общества и работает без трудового договора?
Для периодов с 01.01.2026 СФР рекомендует подать по такому директору подраздел 1.1 с мероприятием «ПРИЕМ». Датой указывают 01.01.2026 или дату наделения полномочиями, если она позже, при условии, что сведения по нему раньше не подавались и взносы не начислялись. Это позиция фонда по отчётности, трудовой договор она не подменяет.
Какой крайний срок сдачи подраздела 1.2 за 2026 год?
Подраздел 1.2 сдают до 25 января следующего года. 25.01.2027 приходится на понедельник, переноса нет, поэтому сведения о стаже за 2026 год нужно направить в СФР не позднее этой даты. За 2025 год срок из-за выходного был перенесён на 26.01.2026.
Касаются ли новые 12-значные коды должностей коммерческих компаний?
Нет. Коды по приказу СФР от 15.04.2026 № 389 применяются с 30.05.2026 только в подразделе 1.3, который сдают государственные и муниципальные учреждения с видами деятельности из приказа Минтруда № 900н. Коммерческая компания в подразделе 1.1 по-прежнему указывает код ОКЗ в формате XXXX.X, а новый электронный формат с тегом ЕФС9 с 01.07.2026 обязателен для всех.
Как исправить ошибочно поданное заявление работника о выборе формы трудовой книжки?
В подразделе 1.1 подают отменяющую запись: указывают прежнюю дату заявления и ставят «X» в поле «Признак отмены» по порядку заполнения из приказа СФР № 1462. Затем, если заявление всё же было, подают верную запись. Само заявление о выборе отражается не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи.
Нужно ли отвечать фонду квитанцией о получении его документов?
С 31.01.2026 нет. По приказу СФР от 03.12.2025 № 1522 работодатель не обязан отправлять квитанцию о получении электронных документов фонда. Датой получения считается шестой рабочий день после отправки СФР, и от неё отсчитываются 5 рабочих дней на исправление ошибок по уведомлению.
Нужно ли отдельное заявление для подключения к ЭДО СФР через оператора?
С 14.07.2026 не нужно. Приказ СФР от 29.05.2026 № 651 отменил такое заявление: страхователь, который сдаёт отчётность через оператора электронного документооборота, регистрируется автоматически при первой электронной подаче индивидуальных сведений.
