Отмена ЕФС 1 когда нужна отменяющая форма и как ее подать

Отмена ЕФС-1 — это не удаление отправленного отчёта. Отменяют отдельную запись: в подразделе 1.1 заново подают сведения о кадровом мероприятии, которые СФР уже принял, в точности как в первый раз, и ставят «Х» в графе 11 «Признак отмены записи». Если запись нужно исправить, в том же отчёте следующей строкой идут верные данные. Отменить можно только принятую фондом запись. Если пришёл отрицательный протокол, исходный отчёт исправляют и отправляют повторно. Сведения о трудовой деятельности отменяют признаком в графе 11. Сведения о стаже в подразделе 1.2 отменяют формой с типом «Отменяющая», где указан год.

В статье есть таблица ситуаций, когда отмена обязательна, и пошаговый порядок подачи. Разобраны требование к идентификатору записи и ошибки в кодах должностей после перехода на новый ОКПДТР. Отдельно описаны документы-основания: приказ об отмене, отзыв заявления об увольнении, восстановление на работе. Во второй половине статьи — отмена в 1С:ЗУП, штрафы СФР и Роструда с условиями освобождения, стоимость КЭДО и ответы на вопросы о частных случаях.

Когда нужна отменяющая запись в ЕФС-1

Принятые СФР сведения о кадровом мероприятии учитываются на индивидуальном лицевом счёте работника. Если удалить или распровести документ в учётной программе, на счёте они останутся. Без отменяющей записи в электронной трудовой книжке так и будет стоять, например, увольнение, которого на деле не было. Титульный лист ЕФС-1 не содержит реквизита для отмены всего отчёта: подразделы сдаются по разным основаниям и в разные сроки, поэтому отменяют конкретную запись о мероприятии.

Ниже — ситуации, в которых кадровику приходится подавать отменяющую запись в подразделе 1.1, и ориентир по сроку для каждой.

Отдельного срока для отменяющей записи 27-ФЗ (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте) не устанавливает. Поэтому отмену подают в срок, установленный для самого мероприятия. Приём, увольнение, приостановление и возобновление договора, а также заключение и расторжение договора ГПХ подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения (расторжения) договора. Перевод, переименование и заявления о способе ведения трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Важный нюанс из практики: увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошло четыре судебных этапа. Районный суд и апелляция поддержали работодателя: у него было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил эти акты, потому что в деле не нашлось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, а подписывал за него другой человек. После такого решения в ЕФС-1 отменяют запись «УВОЛЬНЕНИЕ», поданную по этому работнику.

Когда отменяющая запись не нужна

Отмена нужна только тогда, когда запись уже учтена фондом. Если на исходный отчёт пришёл протокол с ошибкой, сведения на лицевой счёт не попали: исходный документ исправляют и отправляют повторно без признака отмены. Изменения, которые произошли после мероприятия, тоже не отменяют: перевод на другую должность или переименование работодателя подают как новое мероприятие. Прежняя запись при этом остаётся верной на свою дату. Прежде чем формировать отменяющую строку, откройте протокол по исходной отправке и убедитесь, что запись принята.

Как заполнить отменяющую строку в подразделе 1.1

В 2026 году ЕФС-1 сдают по форме, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (зарегистрирован 18.12.2025 № 84665). Этот же приказ утверждает порядок заполнения формы. Электронный формат утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Оба приказа действуют с 30 декабря 2025 года. Порядок описывает два действия. Для отмены записи подраздел 1.1 заполняют в полном соответствии с первоначальными сведениями и ставят «Х» в графе 11 «Признак отмены записи». Для исправления ранее поданные сведения сначала так же отменяют, а в следующей строке заполняют исправленные.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

«В полном соответствии» — это и дата мероприятия, и его вид, и должность, и код выполняемой функции, и наименование, дата и номер документа-основания в том виде, в каком их принял фонд. Сверяйте строку с принятым отчётом, а не с текущими данными в программе: если после отправки в карточке сотрудника что-то поправили, программа подставит уже новые значения. В электронном файле у каждого мероприятия есть идентификатор UUID. У отменяющей строки он должен совпасть с UUID, который есть в базе фонда. Если учётная программа присвоит записи новый идентификатор, СФР отмену не примет.

В отменяющей записи указывается дата отмены — дата, когда корректировали кадровое мероприятие. Дата самого документа «Сведения о трудовой деятельности» не может быть раньше даты отмены. Титульный лист подаётся вместе с каждым подразделом, в том числе когда отменяется одна строка. ОКВЭД на титульном листе указывают по ЕГРЮЛ (ЕГРИП) на дату подачи формы. Если застрахованных лиц больше 10, подразделы ЕФС-1 подают только в электронном виде (пункт 2 статьи 8 27-ФЗ).

Как подать отменяющую форму ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите исходную отправку и проверьте протокол. Отменять можно только принятую запись; при отрицательном протоколе исправьте и отправьте исходный отчёт.
2. Шаг 2. Оформите документ-основание: приказ об отмене приказа, заявление работника об отзыве заявления об увольнении, приказ о восстановлении на работе. Отменяющую строку без такого документа подают только при технической ошибке в сведениях.
3. Шаг 3. Сформируйте подраздел 1.1 по работнику и перенесите в строку все данные принятой записи без изменений, включая UUID мероприятия. В графе 11 поставьте «Х».
4. Шаг 4. Если запись исправляется, а не отменяется полностью, следующей строкой заполните верные сведения без признака отмены.
5. Шаг 5. Заполните титульный лист: регистрационный номер, наименование, ИНН и КПП, ОКВЭД по ЕГРЮЛ, ОГРН, должность и ФИО подписанта, дату.
6. Шаг 6. Подпишите отчёт УКЭП и отправьте в СФР в срок, установленный для отменяемого мероприятия.
7. Шаг 7. Получите протокол и проверьте, что отменяющая строка принята. Если протокол содержит ошибку по UUID, сверьте идентификатор с исходной отправкой и подайте запись снова.

Отмена сведений о стаже и других подразделов ЕФС-1

У подраздела 1.2 признака отмены в строке нет. В поле «Тип сведений» знаком «Х» отмечают одно из трёх значений: «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Для отмены отмечают «Отменяющая» и указывают год, за который отменяются сведения. Получив такую форму, СФР отменяет данные о стаже за этот отчётный период, учтённые на лицевом счёте по ранее поданной ЕФС-1. На одно застрахованное лицо за один отчётный период в одной форме можно подать сведения только одного типа: отменяющие и корректирующие данные по одному работнику за один год одной формой не подаются.

Остальные части формы отменяются по своим правилам. Для раздела 2 и подраздела 3 раздела 1 отменяющего типа нет.

Из таблицы видно, что годовые сведения о стаже отменяют целиком за период, а кадровые мероприятия — построчно. Поэтому ошибка в одной строке подраздела 1.1 не затрагивает стаж. Если же неверно поданы годовые сведения о стаже, отменяющая форма аннулирует весь период по работнику, и после неё нужны сведения с верными данными. С 2026 года тип «Назначение выплат по ОСС» из подраздела 1.2 исключён: при уходе работницы в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребёнком отдельные сведения о стаже не подают, стаж попадает в исходную форму за год.

Коды должностей в ЕФС-1 и другие ошибки, из-за которых запись отменяют

Чаще всего строку с исправлением подают из-за графы 6 «Код выполняемой функции». Код трудовой функции указывают по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), это прямо записано в пункте 46 порядка, утверждённого приказом № 1462. Минтруд в письме от 12.12.2025 № 14-3/В-1582 рекомендует определять код ОКЗ по ссылкам в ОКПДТР (Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов). С января 2026 года действует новый ОКПДТР, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Если код ОКЗ в принятой записи не совпадает с должностью, подают две строки: отменяющую и исправленную.

После обновления приказом № 1462 в подразделе 1.1 появились новые правила. Ошибки в них тоже исправляют отменой и новой строкой:

• Неполное рабочее время. При приёме или переводе на неполное рабочее время в графе 6 указывают код «НЕПД» или «НЕПН». Оба кода теперь можно указать одновременно.
• Статус застрахованного лица. Добавлен код «МДИГ» для иностранных граждан, которые подлежат обязательному пенсионному и (или) социальному страхованию по международным договорам РФ. Например, это граждане КНР, которые временно пребывают в России, работают по трудовому договору и не относятся к высококвалифицированным специалистам.
• Договоры ГПХ. Мероприятия «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» подают только по договорам на выполнение работ или оказание услуг. Датой указывают начало или окончание периода работ (пункт 42 порядка), а не дату подписания договора.
• Авторские договоры. Коды «ДОИП» и «ЛДПИ» ставят, только если одновременно выполнены условия пункта 46 порядка: договор связан с результатами интеллектуальной деятельности из подпунктов 1-12 пункта 1 статьи 1225 ГК РФ, вознаграждение получает сам автор, основанием выплаты служит договор, а на выплаты начисляются страховые взносы, в том числе на травматизм.

С 1 сентября 2026 года в сведениях по договорам ГПХ работодатель указывает и то, есть ли в договоре условие об уплате взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Это изменение внёс в статью 11 27-ФЗ Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ. Если по договорам, заключённым после этой даты, условие не отражено, подайте по ним отменяющую и исправленную строки.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в инструкции устарела хотя бы одна деталь, например вместо ЕФС-1 названа СЗВ-ТД, я перепроверяю в ней всё. Из таких материалов можно брать логику и перечни, они меняются редко. Сроки, названия форм и реквизиты мы оттуда не берём. Коды и порядок заполнения сверяйте с действующим приказом СФР на дату подачи.»

Какой документ нужен для отмены записи: приказ, отзыв заявления, восстановление

В отменяющей строке указывают реквизиты исходного документа, а не документа, которым мероприятие отменено. Приказ об отмене в сам отчёт не попадает, поэтому хранится в личном деле. Если СФР или ГИТ спросят, почему запись о приёме или увольнении аннулирована, отвечать будет этот документ. Основания бывают такие:

• Приказ об отмене приказа о приёме — если трудовой договор аннулирован, а «ПРИЕМ» уже учтён на лицевом счёте.
• Заявление работника об отзыве заявления об увольнении и приказ об отмене приказа об увольнении — если работник воспользовался правом по статье 80 ТК РФ до истечения срока предупреждения.
• Решение суда или требование трудовой инспекции о восстановлении и приказ работодателя, изданный на их основании — если увольнение признано незаконным.
• Служебная записка или акт о технической ошибке — если сведения переданы по ошибке, например не по тому работнику, а само кадровое мероприятие не отменялось.

В сервисе Добыто приказ и заявление работника проходят маршрут согласования, и у каждого документа в списке виден статус: «Согласование», «Подписано», «На доработку» или «Отказ». Когда формируете отменяющую строку, видно, подписан ли приказ об отмене и в какой день.

Важный нюанс из практики: увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено статьёй 81 ТК РФ, и увольнение по итогам испытания тоже под этот запрет подпадает. Дни больничного в срок испытания не входят, и дата его окончания сдвигается. Если работодатель вручил предупреждение до болезни и уволил работника по старой дате, увольнение окажется преждевременным. После этого почти всегда приходится отменять и приказ, и запись «УВОЛЬНЕНИЕ» в ЕФС-1. Пересчитывайте даты каждый раз, когда на испытательный срок пришёлся больничный.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда работника увольняют по заявлению из системы КЭДО, суд смотрит не только на то, что заявление сформировано от его имени. Он проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте у себя три вещи: описан ли порядок идентификации в локальном акте, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Какие документы для отмены можно оформить в КЭДО

Приказ об отмене приказа о приёме и заявление об отзыве заявления об увольнении подписывают в КЭДО так же, как другие кадровые документы. Сам отчёт ЕФС-1 работодатель подписывает УКЭП и отправляет в СФР отдельно от кадрового документооборота. ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому для заявления об отзыве работнику не нужно отдельно получать подпись.

Полезно знать: в перечне исключений КЭДО есть трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых документов для приёма и увольнения

Это документы по мероприятиям, которые чаще всего приходится отменять в ЕФС-1. Первым откройте заявление об увольнении: его отзыв — самое частое основание отмены.

Отмена ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где находится отменённое мероприятие

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 подраздел 1.1 формируют документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1». Его можно открыть из разделов «Кадры — Электронные трудовые книжки», «Отчетность, справки — Электронные трудовые книжки» или «Отчетность, справки — 1С-Отчетность — Отчеты». Форма по приказу № 1462 поддерживается начиная с версий 3.1.34.177 и 3.1.36.45. Программа сама фиксирует изменения, исправления и отмену проведения кадровых документов, данные по которым уже переданы в СФР. Прежние данные о мероприятии сохраняются в регистре «Мероприятия трудовой деятельности прочие» с первичным UUID. Новые записываются в регистр «Мероприятия трудовой деятельности» с новым UUID. В отчёт по сотруднику попадают две строки: отменяющая со старым идентификатором и новая с новым.

Для отмены увольнения порядок такой:

1. В разделе «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» откройте документ об увольнении, нажмите «Еще — Разблокировать форму», затем отмените проведение или поставьте пометку на удаление. В программе сотрудник снова числится работающим.
2. В разделе «Кадры — Электронные трудовые книжки» проверьте, что исходный отчёт об увольнении проведён.
3. Создайте документ «Регистрация трудовой деятельности», нажмите «Отменить», выберите сотрудника и мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ». Отменённое мероприятие выделяется серым шрифтом. Сверьте идентификатор и проведите документ.
4. Создайте новый документ ЕФС-1 подраздел 1.1 и заполните его: отменяющая запись попадёт в отчёт автоматически. В печатной форме в графе 11 должен стоять «Х».

Дата в шапке документа «Сведения о трудовой деятельности» не может быть раньше даты отмены, иначе новые сведения сформируются неверно. Отменять мероприятия за периоды до 2023 года в ЗУП сложнее: формат выгрузки определяется датой документа, и часть реквизитов файла правят вручную. После ручной правки такой документ нельзя перепроводить, иначе исправления пропадут.

Готовый модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после этого документы синхронизируются автоматически. Подписанный в КЭДО приказ об отмене попадает в ту же базу, где кадровик отменяет мероприятие и формирует подраздел 1.1.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «У вендора стоит спрашивать не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся именно файлы, а не картинка на экране. Проверьте выгрузку на одном приказе, прежде чем ссылаться на него как на основание отмены.»

Штрафы за ошибки в ЕФС-1 и когда отмена от них освобождает

За ошибки в разных подразделах штрафуют разные органы. Ошибки в сведениях о договорах ГПХ и о стаже проверяет СФР. Ошибки в кадровых мероприятиях по трудовым договорам — Роструд. От этого зависят размер санкции и тот, кто её платит.

По части 26 статьи 17 27-ФЗ санкции не применяются, если страхователь сам нашёл ошибку в принятых сведениях и подал исправленные данные до того, как её обнаружил территориальный орган СФР. Порядок взыскания, сроки по требованию и правила освобождения фонд описывает на странице о финансовых санкциях по ЕФС-1. Если СФР уже прислал уведомление об ошибках, порядок другой, он описан в вопросах в конце статьи. Отменяющую или исправленную строку выгоднее отправить сразу, как только ошибка найдена при сверке, не дожидаясь проверки фонда.

Во что обходится неотменённая запись

По договорам ГПХ санкция считается по количеству людей. Если по 30 исполнителям в записях «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» вместо начала периода работ указана дата подписания и фонд обнаружил это первым, финансовые санкции составят 30 × 500 = 15 000 руб. Сверх этого штраф может получить должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ. Для работника неотменённая запись об увольнении остаётся в электронной трудовой книжке. Из-за неё возникают вопросы при трудоустройстве и при расчёте пенсии, и работник приходит с ними к бывшему или текущему работодателю.

ИЛС в СФР: где проверить, что отмена учтена

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который раньше вёл ПФР, а теперь ведёт Социальный фонд России. Счёт открыт по СНИЛС, и на нём учитываются все принятые сведения ЕФС-1: кадровые мероприятия, договоры ГПХ, стаж. Работодатель узнаёт о результате отмены из протокола по отчёту. Положительный протокол означает, что отменённая запись больше не учитывается на ИЛС. Работник видит итог в сведениях о трудовой деятельности на портале Госуслуг. Если после отмены в выписке осталось ошибочное увольнение или приём, работник показывает выписку работодателю. Тогда кадровик сверяет UUID отменённой записи с исходной отправкой.

Стоимость КЭДО для кадровых документов, на которых строится ЕФС-1

Стоимость зависит от численности сотрудников и нужных видов подписи. Интеграция с 1С, через которую подписанные приказы попадают в базу, где формируют ЕФС-1, входит в тариф «Бизнес».

Итоговая сумма зависит от численности, которую вы подключаете, и от того, нужна ли УКЭП и интеграция с учётной системой. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Отменённая запись в ЕФС-1 — это точная копия принятой фондом строки с признаком отмены, а исправленная — та же копия плюс строка с верными данными. Стаж, сведения госучреждений и данные о досрочной пенсии отменяют формой с типом «Отменяющая» за целый период. По дополнительным взносам и взносам на травматизм отмены нет. Если сверить UUID до отправки, хранить в личном деле документ-основание и найти ошибку раньше СФР, отмена обходится без санкций и без повторных протоколов.

Приказ об отмене и заявление работника об отзыве Добыто подписывает в КЭДО с электронными подписями для сотрудников, а подписанные документы передаёт в 1С:ЗУП. Там кадровик сразу формирует отменяющую строку по готовому основанию.

Частые вопросы об отмене ЕФС-1

Как отменить сведения о трудовой деятельности за 2022 год?

За периоды до 1 января 2023 года отменяющие, корректирующие и дополняющие сведения подают по формам, которые действовали до этой даты: по кадровым мероприятиям — СЗВ-ТД, по стажу — СЗВ-СТАЖ. Это предусмотрено пунктом 1 статьи 15 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ. Подраздел 1.1 ЕФС-1 для отмены записи 2022 года не подходит.

Что делать, если СФР прислал уведомление об устранении ошибок?

Если фонд нашёл ошибки или расхождения со своими данными, в том числе полученными от налоговых органов, он направляет уведомление об устранении расхождений (часть 5 статьи 17 27-ФЗ). Если в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления подать исправленные сведения по названным в нём застрахованным лицам, финансовые санкции не применяются (часть 26 статьи 17 27-ФЗ). Невнесение исправлений в срок — основание для протокола по части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ.

Можно ли заплатить половину финансовой санкции СФР?

Да. Требование об уплате фонд направляет в течение 10 дней со дня вступления в силу решения о привлечении к ответственности. Исполнить его нужно в течение 20 календарных дней со дня получения, если в требовании не указан более долгий срок. Если заплатить в первые 10 календарных дней, платится половина суммы. Заказное письмо с требованием считается полученным по истечении шести дней с даты отправки.

Освобождает ли санкция организации её руководителя от штрафа?

Нет. Если юрлицо привлекли к ответственности по статье 17 27-ФЗ, должностное лицо всё равно может получить штраф по части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Штраф на должностное лицо не может заплатить третье лицо, в том числе сама организация. Срок давности — один год со дня нарушения. Индивидуальные предприниматели по этой статье административной ответственности не несут.

Нужно ли в 2026 году подавать ЕФС-1 при переводе на дистанционную работу?

Нет. С 30 декабря 2025 года сведения о приёме или переводе на дистанционную (удалённую) или надомную работу не подают: коды «ДИСТ» и «НДОМ» из порядка заполнения исключены приказом № 1462. Мероприятие «ПРИЕМ» или «ПЕРЕВОД» подают по общим правилам, если оно есть само по себе, но без этих кодов.

Как отразить возвращение работника с неполного рабочего времени на полное?

Прежнюю запись с кодом «НЕПД» или «НЕПН» не отменяют: на свою дату она была верной. Подают новое мероприятие «ПЕРЕВОД» без кодов неполного рабочего времени в графе 6 (пункт 46 порядка по приказу № 1462). Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода.

Можно ли подать отменяющую запись на бумаге?

Только если работающих застрахованных лиц не больше 10. При численности 11 человек и больше ЕФС-1 подают только электронно, а за бумажный отчёт СФР применяет финансовую санкцию 1000 руб. за несоблюдение порядка представления сведений в электронной форме (статья 17 27-ФЗ).