ЕФС-1 из кадровых событий собирается без двойного ввода, если кадровый документ служит единственной точкой ввода. Приказ о приёме, переводе или увольнении проводится в 1С:ЗУП с признаком отражения трудовой деятельности, и подраздел 1.1 формируется из проведённых документов. На это опирается и порядок, утверждённый приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: форму заполняют по приказам, документам кадрового учёта и договорам ГПХ. Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора сдают не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа. Постоянный перевод сдают до 25-го числа следующего месяца. Из кадровых событий строится только подраздел 1.1. Стаж в подразделе 1.2, коды должностей в подразделе 1.3 и взносы в подразделе 3 берут из стажевых категорий, классификатора должностей и платёжных поручений.
Покажем, какие события дают строку в подразделе 1.1 и какие перестали её давать с 30.12.2025. Разберём, как довести приказ в 1С:ЗУП до отправленного отчёта и на каком шаге автоматизация требует ручной сверки. Отдельно описаны изменения новой ЕФС-1: редакция приказа № 1462 с 30.05.2026, формат файла с тегом ЕФС9 с 01.07.2026 и сведения о травматизме по договорам ГПХ с 01.09.2026. Отмена записи с признаком «X», санкции, проверка ИЛС, тарифы КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Откуда ЕФС-1 берёт сведения и где появляется двойной ввод
Пункт 13 порядка заполнения ЕФС-1 к приказу СФР № 1462 перечисляет источники формы. Это первичные документы страхователя, включая приказы и другие документы кадрового учёта, сведения бухгалтерского учёта, технологическая документация и договоры гражданско-правового характера. Строка подраздела 1.1 повторяет то, что уже зафиксировано в приказе или договоре: дату и вид мероприятия, должность, реквизиты документа-основания. Если эти сведения вносят в учёт дважды, две записи со временем расходятся, и в СФР уходит та, которую вносили для отчёта.
В 1С:ЗУП подраздел 1.1 собирается из проведённых кадровых документов, в которых включён признак отражения трудовой деятельности. Повторный ввод возникает в трёх местах:
- приказ подписан на бумаге или в отдельной системе, а в 1С:ЗУП событие вносят заново только ради отчёта;
- в кадровом документе не включён признак отражения трудовой деятельности, и строку добавляют в отчёт вручную;
- ошибку правят прямо в документе ЕФС-1, а приказ в учёте остаётся прежним, и учёт расходится с отправленными сведениями.
Схема без двойного ввода работает, когда подписанный документ возвращается в ту же учётную систему, из которой его отправили на подпись. В Добыто кадровый документ создаётся в 1С, уходит на подпись в КЭДО и возвращается в 1С:ЗУП подписанным, со статусом подписания. Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Наличие двойного ввода проверяется по последнему отправленному подразделу 1.1. Для каждой строки в 1С:ЗУП должен найтись проведённый кадровый документ или договор ГПХ с той же датой мероприятия. Строка, у которой такого документа нет, внесена вручную.
Новая ЕФС-1 в 2026 году: даты изменений и что проверить в учёте
С 30.12.2025 форму ЕФС-1 и порядок её заполнения устанавливает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный Минюстом 18.12.2025 № 84665. Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 утратил силу. Карточка и текст приказа СФР № 1462 об утверждении формы ЕФС-1 опубликованы на сайте фонда. С 30.05.2026 приказ действует в редакции приказа СФР от 15.04.2026 № 389.
Изменения 2026 года затрагивают разные части формы и разные участки учёта:
| Дата | Что изменилось | Основание | Что проверить в учёте |
|---|---|---|---|
| 30.12.2025 | Новая форма ЕФС-1 и порядок заполнения, приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 утратил силу | Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 | Формы отчёта в учётной системе |
| 30.12.2025 | Коды ДИСТ и НДОМ исключены: дистанционный или надомный характер работы больше не даёт отдельной строки. «ПЕРЕВОД» означает постоянный перевод и применяется при установлении или отмене неполного рабочего времени | Приказ № 1462, приложение 2, раздел IV | Настройки кадровых документов о переводе и режиме работы |
| 30.05.2026 | В подразделе 1.3 пятизначный буквенно-цифровой код должности заменён 12-значным цифровым | Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 | Соответствие должностей новому классификатору |
| 01.07.2026 | Формат файла: тег ЕФС9 и версия 2026-06-01 вместо ЕФС8 и 2026-01-01 | Формат СФР; поддержка в 1С:ЗУП 3.1.34.295 и 3.1.38.18 | Релиз 1С:ЗУП |
| 01.07.2026 | Расширен круг лиц для подраздела 1.2, срок сведений для назначения пенсии — 3 рабочих дня | Закон № 27-ФЗ, ст. 11, пп. 3-4, в редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ | Списки работников для подраздела 1.2 |
| 01.09.2026 | По договорам ГПХ сообщают, есть ли в договоре условие об уплате взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний | Закон № 27-ФЗ, ст. 11, п. 2, подп. 5.1 | Карточки и тексты договоров ГПХ |
Отчёт из кадровых событий затрагивают две даты. Изменение от 30.12.2025 меняет набор событий для подраздела 1.1, изменение от 01.07.2026 меняет формат файла, который принимает СФР. Поддержка тега ЕФС9 появилась в 1С:ЗУП в релизах 3.1.34.295 и 3.1.38.18. Названия меню и состав функций зависят от релиза, поэтому номер релиза своей базы сверяют до первой отправки после 1 июля 2026 года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какие кадровые события попадают в подраздел 1.1 ЕФС-1 и сроки подачи
Перечень мероприятий подраздела 1.1 закреплён в пункте 43 раздела IV приложения 2 к приказу № 1462. Сроки установлены пунктами 5 и 6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учёте. Срок зависит от вида события:
| Кадровое событие | Срок подачи подраздела 1.1 | Что учесть |
|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Срок считают от документа, подтверждающего оформление трудовых отношений |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Срок считают от приказа о прекращении трудового договора |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа, иного документа или решения | Отражают оба мероприятия: и приостановление, и возобновление |
| Постоянный перевод | До 25-го числа следующего месяца | Мероприятие «ПЕРЕВОД» применяют и при установлении или отмене неполного рабочего времени |
| Переименование, запрет занимать должность или заниматься видом деятельности, установление (присвоение) | До 25-го числа следующего месяца | Основание — кадровый документ о соответствующем мероприятии |
| Заявление работника о способе ведения трудовой книжки | До 25-го числа следующего месяца | Срок считают от месяца подачи заявления |
| Начало и окончание договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора | В строке указывают даты начала и окончания периода работ или услуг. С 01.09.2026 добавлены сведения об условии уплаты взносов на травматизм |
По договору ГПХ срок подачи и дата в строке считаются от разных событий. Срок отсчитывают от заключения или прекращения договора по статье 11 Закона № 27-ФЗ. Дату мероприятия пишут по началу или окончанию периода работ по пункту 43 порядка № 1462, а дату подписания договора в эту графу не ставят. При подготовке отчёта срок сверяют по закону, дату события — по порядку.
Все кадровые мероприятия по одному работнику СФР требует отражать в одном отчёте. С 30.12.2025 дистанционный или надомный характер работы отдельной строки не даёт: коды ДИСТ и НДОМ исключены, перевод на такую работу самостоятельным мероприятием не отражают. Полный перечень изменений по подразделу 1.1 СФР приводит в базе знаний для страхователей по подразделу 1.1 ЕФС-1.
Срок в один рабочий день отсчитывают от даты приказа, и время между подписанием и проведением документа в 1С:ЗУП входит в этот день. Когда приказ подписывают в КЭДО Добыто, подписанный документ возвращается в 1С:ЗУП автоматически, и подраздел 1.1 формируют из него без повторного ввода.
Своевременность сдачи проверяется сравнением дат. Даты приказов о приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении за прошлый месяц сопоставляют с датами отправки подраздела 1.1: разница свыше одного рабочего дня означает просрочку.
Как сформировать ЕФС-1 в 1С:ЗУП из кадровых документов
В 1С:ЗУП кадровое событие сначала оформляют кадровым документом, после чего сведения подразделов формируются по учёту. Документация 1С описывает подготовку отчёта через документы ЕФС-1 и документы персонифицированного учёта. Независимый повторный ввод сведений в этой схеме не предусмотрен. Подраздел 1.1 готовят документом персонифицированного учёта, а подраздел 1.3 создают в 1С-Отчётности: «Отчёты» → «Создать» → вид отчёта. Для отправки страхователь регистрирует в 1С-Отчётности подключение к ЭДО СФР. В отчёте доступны проверка, отправка, статус и протокол.
Автоматическую отправку сразу при проведении кадрового документа документация 1С не описывает. Отчёт формируют, проверяют и отправляют отдельным действием, а названия меню могут отличаться в зависимости от редакции и релиза.
Что проверить в 1С:ЗУП до формирования отчёта
Перед первым отчётом в формате ЕФС9 и после каждого обновления базы проверяют:
- релиз 1С:ЗУП: формат ЕФС9 поддержан в 3.1.34.295 и 3.1.38.18, обновлённый классификатор для подраздела 1.3 — в 3.1.34.295;
- подключение страхователя к ЭДО СФР зарегистрировано в 1С-Отчётности;
- в кадровых документах включён признак отражения трудовой деятельности;
- коды ОКЗ и коды мероприятий в кадровой первичке актуальны;
- у работников заполнен статус застрахованного лица;
- в договорах ГПХ внесены даты начала и окончания периода работ, а с 01.09.2026 отмечено условие об уплате взносов на травматизм.
Статус застрахованного лица и коды ОКЗ сверяют по карточкам работников. Автозаполнение переносит в отчёт то, что записано в учёте, и устаревшие значения уходят в СФР без изменений.
Как сформировать подраздел 1.1 ЕФС-1 из кадровых событий в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Оформите и проведите кадровый документ: приказ о приёме, переводе, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора. Убедитесь, что в нём включён признак отражения трудовой деятельности. Для договора ГПХ внесите даты начала и окончания периода работ или услуг.
- Шаг 2. Создайте документ ЕФС-1 для подраздела 1.1 за период и заполните его по учёту. Строки подтягиваются из проведённых документов, вручную их не добавляют.
- Шаг 3. Сверьте отчёт с кадровыми документами. У каждой строки должен быть проведённый документ-основание, а все мероприятия по одному работнику должны быть собраны в одном отчёте. Неверную строку исправляют в кадровом документе и перезаполняют отчёт.
- Шаг 4. Запустите проверку отчёта в 1С-Отчётности и отправьте его через зарегистрированное подключение к ЭДО СФР. По приёму, увольнению, приостановлению, возобновлению и договорам ГПХ отправка должна уложиться в рабочий день, следующий за документом.
- Шаг 5. Отследите статус и протокол СФР. Если сведения приняты с ошибкой, подайте отменяющую строку с признаком «X» в графе 11 и следующей строкой верные сведения.
Где автоматизация из кадровых событий не работает
Формирование из учёта не заменяет актуальную кадровую первичку и контроль протокола СФР. Ручная работа остаётся в пяти местах:
- подраздел 1.3: если название должности не совпадает с новым классификатором, 1С предписывает выбрать значение вручную;
- подраздел 1.2: его подают только по категориям работников из пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ, и этих работников отбирают отдельно;
- подраздел 3: в форму вносят реквизиты платёжного поручения и суммы по каждому лицу;
- договоры ГПХ с 01.09.2026: условие об уплате взносов на травматизм сверяют с текстом договора;
- кадровый документ, оформленный вне 1С:ЗУП и не перенесённый в учёт, строки в отчёте не даст.
Сервис Добыто ЕФС-1 не формирует и в СФР не отправляет. КЭДО отвечает за подписание кадрового документа и его возврат в 1С:ЗУП, а отчёт собирает и отправляет сама 1С:ЗУП.
Подразделы 1.2, 1.3 и 3: какие части ЕФС-1 организации не строятся из кадровых событий
ЕФС-1 не сдают целиком: по каждой обязанности подают соответствующую часть формы с титульным листом. Раздел 2 содержит сведения о взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Подразделы раздела 1 различаются кругом страхователей, сроками и источником сведений:
| Часть формы | Кто подаёт | Срок | Откуда берутся сведения |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Все страхователи при кадровых мероприятиях и договорах ГПХ | Следующий рабочий день или 25-е число следующего месяца, по виду события | Приказы, документы кадрового учёта, договоры ГПХ |
| Подраздел 1.2 | Страхователи, у которых есть работники категорий из п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ | До 25 января года, следующего за отчётным; для назначения пенсии — 3 рабочих дня с запроса СФР или обращения работника | Сведения о стаже работников указанных категорий |
| Подраздел 1.3 | Государственные и муниципальные учреждения видов деятельности из приказа Минтруда от 28.12.2023 № 900н | До 25-го числа каждого месяца за предыдущий | Ставка или оклад, надбавки, премии, 12-значный код должности |
| Подраздел 3 раздела 1 | Страхователи, которые перечислили дополнительные взносы на накопительную пенсию и уплатили взносы работодателя | Ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала | Реквизиты платёжного поручения и суммы по каждому лицу |
Напрямую из кадровых событий строится только подраздел 1.1. У остальных частей формы свой источник: стажевые категории, ведомственный классификатор или бухгалтерия. Ответственность за них распределяют между кадровой службой и бухгалтерией до наступления срока.
Коды должностей в ЕФС-1: что изменилось для подраздела 1.3
С 30.05.2026 в подразделе 1.3 пятизначный буквенно-цифровой код должности заменён 12-значным цифровым по приказу СФР № 389. В 1С:ЗУП обновлённый классификатор появился в релизе 3.1.34.295. Если название должности не совпадает с позицией классификатора, 1С требует выбрать значение вручную. Подраздела 1.1 этот классификатор не касается, но коды ОКЗ в кадровых документах для подраздела 1.1 тоже проверяют до формирования отчёта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Учреждение, которое сдаёт подраздел 1.3, сопоставляет должности штатного расписания с 12-значными кодами до ближайшего срока сдачи. Строки, где автоматическое сопоставление не сработало, проверяют вручную.
Отмена ЕФС-1 и корректировка записи подраздела 1.1
Чтобы отменить ранее принятую строку, подают титульный лист и подраздел 1.1. В нём сведения повторены в полном соответствии с первоначальными, а в графе 11 «Признак отмены» стоит «X». Исправление делают в два хода: сначала подают отменяющую строку, затем следующей строкой подают верные сведения. Основание — пункт 51 раздела IV приложения 2 к приказу № 1462.
Порядок отмены и исправления СФР описывает в памятке для работодателей о единой форме отчётности. В том же документе сказано, что исправленный подраздел подают с титульным листом.
При учёте без двойного ввода исправление начинают с кадрового документа в 1С:ЗУП. Если поправить только строку отчёта, учёт сохранит ошибку, и при следующем формировании по тому же документу она вернётся. Строку по договору ГПХ с датой подписания договора вместо даты начала периода работ отменяют и подают заново с датой начала работ.
Санкции за ошибки и просрочку ЕФС-1
СФР применяет финансовую санкцию 500 ₽ за каждое застрахованное лицо. Она грозит за несвоевременную подачу, неполные или недостоверные сведения в разделах, на которые распространяется статья 17 Закона № 27-ФЗ, включая подразделы 1.2 и 3. Санкция считается по людям, поэтому ошибка в приказе на группу работников умножается на их число. Применимость санкции зависит от вида обязанности и нарушения, и сверять её лучше по таблице финансовых санкций СФР по ЕФС-1.
Санкции не применяются, если страхователь сам обнаружил ошибку и подал исправленные сведения до того, как её нашёл фонд. Это правило части 5 статьи 17 Закона № 27-ФЗ. Поэтому сверку отправленных строк с кадровыми документами проводят сразу после получения протокола, не дожидаясь уведомления СФР.
ИЛС в СФР: что это и как проверить сведения после отправки ЕФС-1
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который ведёт Социальный фонд России. В запросах его по-прежнему называют счётом в ПФР. На этом счёте отражаются сведения индивидуального (персонифицированного) учёта, которые работодатель подаёт в ЕФС-1.
Работник получает выписку из ИЛС на Госуслугах по пути «Услуги» → «Пенсия» → «Выписка из лицевого счёта в СФР». Электронная выписка через портал предоставляется в течение дня. Без портала выписку выдают клиентская служба СФР и МФЦ. Порядок описан в инструкции СФР о получении сведений о пенсионных правах.
Если в выписке нет записи о кадровом событии, кадровая служба проверяет цепочку с начала. Сначала — проведён ли приказ в 1С:ЗУП с признаком отражения трудовой деятельности. Затем — ушёл ли подраздел 1.1 и что сказано в протоколе СФР по этой отправке.
Стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП: тарифы на 2026 год
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Через интеграцию подписанные приказы попадают в учёт, а из учёта — в подраздел 1.1.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Интеграция с 1С входит в тариф «Бизнес». При цене от 50 ₽ за сотрудника в месяц действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Состав каждого пакета и условия перехода между ними собраны на странице тарифы КЭДО с интеграцией 1С. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
В перечне возможностей тарифов КЭДО формирование и отправка ЕФС-1 не указаны: эти функции выполняет 1С:ЗУП через подключение к ЭДО СФР.
Выводы
ЕФС-1 обходится без двойного ввода, когда событие фиксируется в одном месте — в проведённом приказе или договоре ГПХ. Из этого документа собирается строка подраздела 1.1, с него же начинается исправление. По приёму, увольнению, приостановлению, возобновлению и договорам ГПХ на отчёт отведён один рабочий день, поэтому задержка между подписанием и проведением приказа прямо влияет на своевременность сдачи. Изменения 2026 года требуют релиза 1С:ЗУП с поддержкой формата ЕФС9 и отдельной работы с подразделами, которые из кадровых событий не строятся.
Добыто закрывает в этой цепочке участок подписания: кадровые документы подписываются в КЭДО и возвращаются в 1С:ЗУП со статусом, а 1С формирует из них ЕФС-1 без повторного ввода.
Частые вопросы о ЕФС-1
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в месяце не было кадровых событий?
Нулевой подраздел 1.1 не подают. Если в отчётном периоде не было кадровых мероприятий и договоров ГПХ, сведения в СФР не передаются. Другие части формы сдаются по своим обязанностям: подраздел 1.3 ежемесячно для учреждений из приказа Минтруда № 900н, подраздел 3 ежеквартально при перечислении дополнительных взносов на накопительную пенсию.
Можно ли подать ЕФС-1 на бумаге?
Обязанность сдавать сведения в электронном виде по пункту 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ возникает, когда численность работающих застрахованных лиц превышает 10 человек. Если страхователь с численностью 11 человек и выше подал сведения на бумаге, это нарушение электронного порядка. За него СФР применяет санкцию 1 000 ₽ по статье 17 Закона № 27-ФЗ.
Сколько времени даётся на исправление после уведомления СФР об ошибке?
После уведомления фонда об ошибке страхователь исправляет сведения в течение пяти рабочих дней по статье 17 Закона № 27-ФЗ. Исправление оформляют по пункту 51 порядка № 1462. Подают титульный лист, строку с исходными сведениями и признаком «X» в графе 11, затем строку с верными сведениями.
Грозит ли штраф лично специалисту по кадрам за ошибку в ЕФС-1?
Помимо финансовой санкции страхователю по статье 17 Закона № 27-ФЗ, должностному лицу может грозить штраф от 300 до 500 ₽ по статье 15.33.2 КоАП РФ. Ответственным должностным лицом признаётся тот, на кого в организации возложена подача сведений. Применимость штрафа зависит от конкретной обязанности и состава нарушения.
По каким работникам подают подраздел 1.2?
Подраздел 1.2 подают только по категориям из пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Это работники с досрочным или сельскохозяйственным стажем, с периодами простоя и отстранения, отпуска без сохранения зарплаты или по уходу за ребёнком, с периодами приостановления, а также священнослужители. С 01.07.2026 в подраздел включают работников в отпуске по уходу за ребёнком без ограничения возраста ребёнка и лиц с периодом приостановления госслужбы. Общий срок — не позднее 25 января года, следующего за отчётным.
Какой вид договора указывать в подразделе 1.1 по договору ГПХ?
В графе 6 по пункту 46 порядка № 1462 указывают вид договора, в частности ДГПХ или ДГПХФЛНС. Для авторских и лицензионных соглашений ставят соответствующий им код. С 01.09.2026 по подпункту 5.1 пункта 2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ также сообщают, содержит ли договор условие об уплате взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
