Персонифицированный учет в СФР обязанности страхователя и состав передаваемых сведений

Персонифицированный учёт в СФР — это обязанность страхователя передавать в Социальный фонд России сведения о каждом работающем у него лице, включая исполнителей по договорам ГПХ, по единой форме ЕФС-1 на основании статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. С 30 декабря 2025 года действует форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, с 1 июля 2026 года — обновлённый электронный формат, с 1 сентября 2026 года в сведения о договоре ГПХ добавлен признак условия об уплате взносов на травматизм. Срок подачи зависит от вида кадрового события: приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и прекращение договора ГПХ отражают не позднее следующего рабочего дня, а перевод, переименование, установление профессии и запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.

Материал собран для кадровика и бухгалтера, которые отвечают за отправку сведений: состав ЕФС-1 по разделам и формам, которые она заменила, коды кадровых мероприятий и ОКЗ, правила для самозанятых и ИП, порядок отмены ошибочной записи без санкции. Работник найдёт здесь, как проверить свой ИЛС и получить СТД-Р. Таблица санкций, чек-лист страхователя перед отправкой, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто такой страхователь и что СФР хранит на ИЛС

Страхователь — организация или предприниматель, который выплачивает вознаграждение физическим лицам и поэтому обязан вести по ним индивидуальный учёт. Статья 11 закона № 27-ФЗ требует передавать в СФР сведения о каждом работающем лице: СНИЛС, ФИО, периоды работы, сведения о трудовой деятельности и реквизиты договора. Под обязанность попадают и работники по трудовому договору, и исполнители по договорам ГПХ, но состав сведений и коды для них разные.

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт, электронная запись СФР со сведениями о пенсионных и социальных правах гражданина. СНИЛС — страховой номер, присвоенный этому счёту. Запрос «ИЛС ПФР что это» по сути о том же: после объединения ПФР и ФСС счёт ведёт Социальный фонд России, а наполняют его страхователи через ЕФС-1. Ошибка в отчёте работодателя — это ошибка на счёте конкретного человека: неверная дата приёма или пропущенный период стажа потом всплывают при назначении пенсии или пособия.

Распределение ролей простое: страхователь передаёт сведения и отвечает за их полноту, СФР ведёт ИЛС, работник видит результат в выписке. Первое, что стоит сверить в компании, — у каждого работника и исполнителя по ГПХ в учётной системе есть СНИЛС, а ФИО совпадает с паспортом: без этого запись в СФР не привяжется к нужному счёту.

Что изменилось в ЕФС-1 в 2025-2026 годах

За неполный год форма и правила её подачи менялись пять раз, и часть изменений касается не бланка, а формата файла и справочников. Таблица собирает изменения в хронологическом порядке с действием, которое нужно от страхователя.

Два изменения из пяти требуют работы не с бланком, а с программой: формат «ЕФС9» и 12-значный код должности. Если отчёт с 1 июля 2026 года формируется старой версией учётной системы, файл не пройдёт форматный контроль СФР, даже когда все сведения по существу верны. В 1С:ЗУП поддержка нового формата вышла в релизе 3.1.34.295 — номер релиза стоит сверить с установленной версией до ближайшей отправки.

Состав формы ЕФС-1: разделы, подразделы и сроки

ЕФС-1 — не один отчёт, а набор самостоятельных частей с разной периодичностью. Титульный лист обязателен при подаче любого раздела или подраздела, а сами подразделы можно направлять отдельно. С 1 января 2023 года форма заменила пять прежних отчётов, поэтому в таблице указано, какой отчёт закрывает каждая часть.

Отдельного подраздела 1.4 в действующей форме нет: сведения, которые раньше шли в ДСВ-3, отражают в подразделе 3 раздела 1. Подраздел 1.2 сдают не на весь штат, а только на категории из закона, — распространённая ошибка обратного рода, когда стаж по привычке отправляют на всех. СЗВ-М для исполнителей по ГПХ тоже не сохранилась: её заменили ежемесячные персонифицированные сведения о физических лицах, которые подают в ФНС, а сведения ЕФС-1 по договору ГПХ — отдельная обязанность перед СФР.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если численность застрахованных лиц больше 10 человек, то есть от 11, ЕФС-1 подают только в электронном виде. Страхователь с 10 и меньше работниками и исполнителями вправе сдать форму на бумаге. Состав граф и коды проще всего сверять по форме ЕФС-1 из приложения № 1 к приказу СФР № 1462, опубликованной на сайте Социального фонда.

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия, коды и сроки подачи

Подраздел 1.1 заменил СЗВ-ТД и формирует электронную трудовую книжку работника. В графе 3 указывают код мероприятия из закрытого перечня пункта 43 Порядка заполнения, утверждённого приказом № 1462. Срок зависит от кода, а не от того, когда кадровик узнал о событии.

На практике в один месяц попадают оба срока: приём 3 марта нужно отправить не позднее 4 марта, а перевод того же работника 20 марта — до 25 апреля. Сведения о заявлении работника о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на сведения о трудовой деятельности в электронном виде тоже идут в подразделе 1.1 со сроком до 25-го числа следующего месяца.

Код ОКЗ и формулировка должности

В подразделе 1.1 код выполняемой функции указывают по Общероссийскому классификатору занятий в формате «XXXX.X»: первые четыре знака — код начальной группы занятий, пятый — контрольное число. Код подбирают по фактической трудовой функции из трудового договора и должностной инструкции, а не по одному названию должности: одинаково названные должности с разными обязанностями могут относиться к разным группам занятий. Наименование должности при этом переносят из штатного расписания и приказа без сокращений, иначе запись в электронной трудовой книжке разойдётся с кадровыми документами.

С 30 декабря 2025 года для дистанционных и надомных работников отдельные коды «ДИСТ» и «НДОМ» не ставят: запись о приёме такого работника подают на общих основаниях. Коды «НЕПД» и «НЕПН» для работы на условиях неполного рабочего времени в форме остались. Подробный порядок заполнения каждой графы СФР разбирает в базе знаний для страхователей по подразделу 1.1 ЕФС-1, там же приведены примеры записей.

Срок «следующий рабочий день» отсчитывается от даты приказа, поэтому узкое место — не отчёт, а скорость, с которой подписанный приказ попадает в учётную систему. В Добыто кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически: приказ о приёме, подписанный в сервисе, оказывается в той же базе, где формируется документ «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1», без повторного ввода дат и реквизитов.

Как подать сведения о приёме работника в подразделе 1.1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Оформите приказ о приёме и проверьте его дату: от неё считается срок «не позднее следующего рабочего дня». Для исполнителя по ГПХ ориентиром служит дата заключения договора.
2. Шаг 2. Сверьте СНИЛС и ФИО работника с документами, внесёнными в учётную систему.
3. Шаг 3. Определите код ОКЗ в формате «XXXX.X» по фактической трудовой функции, наименование должности возьмите из штатного расписания. Для работы на условиях неполного рабочего времени укажите код «НЕПД» или «НЕПН».
4. Шаг 4. Для договора ГПХ, заключённого с 1 сентября 2026 года, отметьте, есть ли в нём условие об уплате взносов на травматизм.
5. Шаг 5. Сформируйте подраздел 1.1 вместе с титульным листом и код мероприятия «ПРИЕМ» в графе 3. При численности от 11 застрахованных лиц файл отправляется только в электронном виде, в формате «ЕФС9» с 1 июля 2026 года.
6. Шаг 6. Дождитесь результата обработки. Если СФР направил уведомление об ошибках, отмените неверную запись знаком «X» в графе 11 и подайте исправленную в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления.

Образцы кадровых документов, из которых берутся сведения для ЕФС-1

Комплект нужен для сверки отправленных сведений с первичными документами; начните с приказа Т-1, из которого в подраздел 1.1 переносятся дата, должность и основание.

Договоры ГПХ, самозанятые и ИП: когда ЕФС-1 нужна, а когда нет

По договору ГПХ с физическим лицом страхователь подаёт подраздел 1.1 с кодами «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» не позднее следующего рабочего дня после заключения и прекращения договора. Исключения связаны со статусом исполнителя, и ошибка здесь возможна в обе стороны: лишний отчёт по самозанятому или пропущенный — по исполнителю, который утратил право на налог на профессиональный доход.

Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся: у исполнителя нет кадровых мероприятий «ПЕРЕВОД» или «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», нет выбора формы трудовой книжки, а подраздел 1.1 фиксирует только начало и окончание договора. Для договоров с самозанятыми достаточно вести реестр чеков: он закрывает вопрос СФР о том, почему по исполнителю нет сведений.

Как исправить или отменить сведения: что означает «отмена ЕФС-1»

Отдельной формы или процедуры с названием «отмена ЕФС-1» в приказе № 1462 нет. Механизм зависит от подраздела: в подразделе 1.1 отменяют конкретную запись, в подразделе 1.2 подают сведения с нужным типом.

• Отмена записи в подразделе 1.1. Запись подают повторно в полном соответствии с первоначальными сведениями и ставят знак «X» в графе 11 «Признак отмены записи».
• Исправление записи в подразделе 1.1. Сначала отменяют прежнюю запись, затем следующей строкой подают правильную.
• Отмена сведений о выборе трудовой книжки. Повторяют ранее указанную дату заявления и ставят «X» в поле «Признак отмены».
• Подраздел 1.2. Предусмотрены типы сведений «Исходная», «Назначение пенсии», «Корректирующая» и «Отменяющая»; для корректировки или отмены указывают корректируемый или отменяемый период.

Удалять ошибочную запись в учётной системе и формировать отчёт заново как исходный — типичный путь к дублю на ИЛС работника: в СФР остаются обе записи. Перед исправлением стоит выгрузить уже принятые сведения и сверить, что именно числится за работником, и только потом готовить отменяющую строку.

Санкции за ошибки и просрочку ЕФС-1 и как их избежать

Ответственность за ЕФС-1 распределена между страхователем и должностным лицом, и размер зависит от того, какие сведения нарушены. Финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо не применяется к любой ошибке подряд: из неё прямо исключены сведения о трудовой деятельности по подпункту 4 пункта 2 статьи 11 закона № 27-ФЗ.

Цена ошибки считается по числу людей, а не по числу отчётов. Если сведения о стаже по подразделу 1.2 за 40 работников с правом на досрочную пенсию поданы с опозданием, санкция составит 40 × 500 = 20 000 рублей. Самостоятельное исправление до того, как СФР обнаружил ошибку, регулирует часть 26 статьи 17. За ошибки в кадровых мероприятиях СФР указывает на компетенцию Роструда, и штраф по КоАП платит должностное лицо, а не организация.

Финансовая санкция страхователю не превращается автоматически в дисциплинарное взыскание для кадровика. Замечание, выговор или увольнение по статье 192 ТК РФ возможны только за виновное неисполнение трудовой обязанности, поэтому обязанность по подготовке и отправке ЕФС-1 стоит закрепить в должностной инструкции или приказе с указанием ответственного и его заместителя на время отпуска.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что видит работник: ИЛС, электронная трудовая книжка и выбор её формы

Записи подраздела 1.1 становятся сведениями о трудовой деятельности на ИЛС работника, то есть его электронной трудовой книжкой. Если человек подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки или о переходе на электронную форму, работодатель отражает это заявление в подразделе 1.1 не позднее 25-го числа следующего месяца. Бумажная трудовая книжка при этом остаётся бумажной и ведётся по прежним правилам, включая книгу учёта движения трудовых книжек.

Работник проверяет, дошли ли сведения, по выписке из своего ИЛС. Способы получения перечислены на странице СФР о получении сведений о пенсионных правах: Госуслуги, клиентская служба фонда или МФЦ. Если в выписке нет записи о приёме или неверна должность, первым адресатом претензии становится работодатель: исправить запись на ИЛС может только страхователь, который её подал.

Заявление о выборе формы трудовой книжки — кадровый документ, который удобно подписывать дистанционно. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому такое заявление работник подписывает со своего телефона, а дата подписи сразу задаёт срок для подраздела 1.1.

Чек-лист страхователя перед отправкой ЕФС-1

Каждый пункт списка соответствует требованию закона № 27-ФЗ или Порядка заполнения по приказу № 1462, которое разобрано выше. Перед отправкой отчёта стоит пройти по ним:

• Дата кадрового мероприятия в отчёте совпадает с датой приказа или договора ГПХ, а срок «следующий рабочий день» или «25-е число» ещё не истёк.
• СНИЛС и ФИО совпадают с документами работника.
• Код ОКЗ подобран по фактической трудовой функции, наименование должности совпадает со штатным расписанием.
• В записях нет кодов «ДИСТ» и «НДОМ», исключённых с 30 декабря 2025 года.
• По договорам ГПХ с 1 сентября 2026 года указано, есть ли условие об уплате взносов на травматизм; по самозанятым есть чеки.
• Учётная система обновлена под формат «ЕФС9», для учреждений — под 12-значный код должности в подразделе 1.3.
• При численности от 11 застрахованных лиц отчёт уходит только электронно.
• Для исправления используется отмена записи знаком «X» в графе 11, а не повторная подача исходной записи.
• Назначены ответственный за отправку и его заместитель, обязанность закреплена в должностной инструкции или приказе.

Самый затратный по времени пункт — сверка дат и должностей, когда приказы подписываются на бумаге и попадают в учётную систему с задержкой. При КЭДО подписанный документ хранится в электронном архиве: в тарифе «Бизнес» Добыто архив и интеграция с 1С входят в состав, поэтому при уведомлении СФР об ошибке исходный приказ для сверки ищут в архиве сервиса, а не в папке личного дела.

Стоимость КЭДО для своевременной подачи кадровых сведений в СФР

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с 1С:ЗУП, в которой формируется ЕФС-1. Цены указаны по состоянию на октябрь 2026 года.

Тариф оплачивает кадровый документооборот, из которого берутся даты и реквизиты для ЕФС-1; сам отчёт формируется в учётной системе страхователя. Итоговая сумма зависит от численности и набора функций, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду — условия по каждому варианту собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Персонифицированный учёт сводится к своевременной передаче в СФР того, что уже произошло в кадрах: приём, увольнение и договоры ГПХ отражаются на следующий рабочий день, остальные мероприятия — до 25-го числа, стаж и взносы на травматизм — по годовому и квартальному графику. В 2026 году к содержательным правилам добавились технические: формат «ЕФС9», 12-значные коды для учреждений, признак условия о травматизме в договорах ГПХ. Ошибку дешевле отменить записью с признаком «X» в течение 5 рабочих дней после уведомления, чем оспаривать санкцию.

Добыто закрывает ту часть процесса, где обычно теряются сроки: подписание приказов и заявлений сотрудниками и их передачу в 1С:ЗУП, из которой затем формируется ЕФС-1.

Частые вопросы о персонифицированном учёте и ЕФС-1

Как быстро работник получит выписку из своего ИЛС?

Через Госуслуги электронная выписка приходит в течение дня. В клиентской службе Социального фонда России или в МФЦ сведения формируются в режиме реального времени при обращении. В выписке видны периоды работы и сведения, переданные страхователями, поэтому по ней можно проверить, отражён ли приём к новому работодателю.

В какой срок работодатель обязан выдать форму СТД-Р?

По статье 66.1 ТК РФ в период работы СТД-Р выдают по заявлению работника не позднее 3 рабочих дней, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. Форма содержит сведения о трудовой деятельности у этого работодателя и не заменяет выписку из ИЛС, где собраны данные от всех страхователей.

Как считать срок ответа на запрос СФР о стаже для назначения пенсии?

С 1 июля 2026 года сведения о стаже по запросу СФР или по обращению застрахованного лица подают в течение 3 рабочих дней, а не календарных, по статье 11 закона № 27-ФЗ в редакции закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ. Если запрос получен в пятницу, выходные в срок не входят, и последним днём будет среда. Сведения подают в подразделе 1.2 с типом «Назначение пенсии».

Нужно ли коммерческой организации заполнять подраздел 1.3?

Нет. Подраздел 1.3 о заработной плате и условиях деятельности работников ежемесячно до 25-го числа подают только государственные и муниципальные учреждения из установленного перечня видов деятельности. Для них с 30 мая 2026 года действуют обновлённые коды должностей по приказу СФР № 389, а с 1 июля 2026 года код должности стал 12-значным.

Какие документы 1С:ЗУП формируют разные части ЕФС-1?

В 1С:ЗУП 3.1 части формы формируются отдельными документами: «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1», «Сведения о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2» и «Дополнительные страховые взносы, ЕФС-1 подраздел 3». Поддержка формата, действующего с 1 июля 2026 года, вышла в релизе 3.1.34.295; на более ранних релизах файл сформируется в прежнем формате.